Mục Các nội dung gợi ý
Mục tiêu và phạm vi
• Tổng qt, mục đích, mục tiêu, kết quả, các luận cứ và lý giải cho việc thiết kế hệ thống theo dõi
• Hệ thống theo dõi sẽ giúp các nhà quản lý đáp ứng các yêu cầu báo cáo và các nhu cầu về thông tin của các bên liên quan như thế nào
• Tóm tắt một số kinh nghiệm về theo dõi nói chung được thực hiện với các bên liên quan chủ chốt
• Thảo luận về mức độ tham gia, sự cân bằng giữa các phương pháp tiếp cận định lượng và định tính, các nhu cầu về nguồn lực và các trọng tâm dự kiến của hệ thống theo dõi
Phương pháp tiếp cận
Tổng quan về phương pháp huy động sự tham gia của các bên liên quan, phương pháp tiếp cận mang tính chất học hỏi nào sẽ được sử dụng, và phương pháp thu thập thông tin nào sẽ được dùng- ví dụ, mức độ sử dụng phương pháp tiếp cận có sự tham gia, các hệ thống thơng tin theo vị trí địa lý, các hệ thống thơng tin tin học hóa hoặc khảo sát cơ sở Khung lơgíc được điều chỉnh, cộng với các chỉ số
Định nghĩa chính xác tất cả các câu hỏi hoạt động, các chỉ số và các nhu cầu thông tin cho tất cả các cấp của khung lơgíc
• Đánh giá nhu cầu thông tin của tất cả các bên liên quan
• Đánh giá các chỉ số về các yếu tố bên ngồi và các giả định, ví dụ như: khí hậu, giá cả, dịch sâu, bệnh, tình hình kinh tế, mơi trường chính sách
• Đánh giá các nhu cầu thông tin và các chỉ số phù hợp với nguơiừ sử dụng cuối cùng và mang tính khả thi về mặt kĩ thuật cũng như nguồn lực
• Lựa chọn các câu hỏi và các chỉ số hoạt động.
Hệ thống thông tin quản lý và báo cáo
• Mục đích của hệ thống thơng tin quản lý • Tổ chức thu thập và tổng hợp thông tin
Đối với mỗi sản phẩm thông tin- cần đặt các câu hỏi ai, cái gì, bao giờ và ở đâu
Lịch trình xử lý thơng tin- ai, cái gì, khi nào, tới ai, với mục đích gì
Các hệ thống lưu trữ thơng tin trên máy tính và thủ công sẽ hoạt động như thế nào, với/tới ai, cho dữ liệu nào
Liệt kê các nhu cầu lưu trữ dữ liệu • Các báo cáo đầu ra dự kiến, ví dụ:
Các kênh giao tiếp và phản hồi khơng chính thức Luồng báo cáo và hạn báo cáo
Sơ lược về kế hoạch làm việc năm và mẫu ngân sách, bao gồm các kế hoạch đầu ra/hoạt động và ngân sách, ngân sách tổng hợp, kế hoạch đào tạo, kế hoạch mua sắm, kế hoạch dịch vụ tư vấn
Các báo cáo tiến độ thường niên cho cả dự án đầu tư và cho từng hợp phần, các đánh giá thôn bản
Các báo cáo tài chính thường niên Các đồn giám sát thường xuyên
Mục Các nội dung gợi ý Kế hoạch theo dõi và thời gian thực hiện các hoạt động
Định nghĩa chính xác về các phương pháp áp dụng với mỗi nhóm các bên liên quan khác nhau để phục vụ 2 mục đích cơ bản sau:
• Theo dõi các nguồn lực, các hoạt động và quản lý để có thể thực hiện dự án đầu tư một cách hiệu quả:
Các nguồn lực đầu vào- sử dụng phương tiện đi lại, cơng tác phí, đăng ký tài sản, đăng ký dịch vụ/hỗ trợ kỹ thuật
Các hoạt động- đào tạo (các hội thảo, tour khảo sát v.v), xây dựng (cơ sở kỹ thuật hoặc xã hội), tổ chức các chuyên đề, thử nghiệm và trình diễn mơ hình, hạn mức tín dụng, v.v.
Các hoạt động theo dõi khác
• Theo dõi các kết quả và tác động để có thế xây dựng các chiến lược thực hiện, ví dụ như:
Khảo sát - cơ sở/theo hộ gia đình, hợp phần, nhân sự
Các đánh giá hàng năm có sự tham gia và các hội thảo lập kế hoạch Các đánh giá hàng năm khác và nhận xét của người hưởng lợi, các phần tổng kết và lập kế hoạch
Báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc
Tính khả thi về mặt kỹ thuật và nguồn lực của các phương pháp
Kế hoạch theo dõi- lịch trình các sự kiện chủ chốt và các thời điểm báo cáo/ra quyết định
Chương trình nghị sự các sự kiện quan trọng
Thiết lập các điều kiện và xây dựng năng lực Tổ chức theo dõi:
Các mối liên kết cần thiết về mặt thể chế và với các bên liên quan trong theo dõi
Có hay khơng sự hiện hữu của một đơn vị theo dõi cụ thể và đơn vị này có liên quan thế nào tới cấu trúc quản lý và các cấp bậc trong tổ chức
Các nhu cầu về nhân sự:
Số lượng, năng lực và trách nhiệm của các bên liên quan khác nhau trong theo dõi, bao gồm cả các nhân viên BQLDA và các bên liên quan chính Chế độ khuyến khích đối với các bên liên quan
Các nhu cầu về đào tạo nhân viên và các bên liên quan
Các nhu cầu về nguồn lực
Phương tiện đi lại và thiết bị Hỗ trợ kỹ thuật
Ngân sách theo dõi
Tóm tắt việc phân bổ ngân sách theo các dịng cụ thể
Các phụ lục
• Khung lơgíc gốc và khung lơgíc đã sửa đổi • Liệt kê các chỉ số dự kiến trong khung theo dõi
• Đưa ra các mẫu thu thập dữ liệu, lịch trình hàng năm, nửa năm các hoạt động, v.v.. • Đưa ra các mẫu để chuẩn bị: các báo cáo quý, nửa năm, năm, tóm tắt các thành tích chính; các báo cáo hiện trạng về các đầu vào, và nguồn lực, đầu ra và các nghiên cứu đánh giá- tóm tắt các phát hiện và khuyến nghị
• Mơ tả cơng việc của nhân viên và mức đãi ngộ cụ thể • Bản giao việc hỗ trợ kỹ thuật
• Khung theo dõi và kế hoạch theo dõi
• Ngân sách cụ thể cho các nguồn lực theo dõi Nguồn: Trích từ IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )
3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng
Những chuẩn bị về tổ chức
Bất cứ một Ban QLDA, Chủ dự án hay một CQCQ có trách nhiệm quản lý hay giám sát việc thực hiện một dự án ODA đều cần phải có những cán bộ theo dõi với chức năng, vai trị và nhiệm vụ riêng nhằm chuyển tải các thơng tin theo dõi do lãnh đạo và các quy định và thủ tục hiện hành yêu cầu. Các quy định, trình tự và thủ tục cũng như một số thơng tin cụ thể về công tác chuẩn bị về tổ chức sẽ được trình bày kỹ trong cuốn sổ tay riêng dành cho cấp lãnh đạo7. Tóm lại, các chuẩn bị về tổ chức cho công tác theo dõi thông thường bao gồm:
• Một cán bộ theo dõi chuyên trách được cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo Ban QLDA đề cử để thực hiện việc thu thập các dữ liệu theo dõi từ các bộ phận khác và báo cáo dữ liệu này với lãnh đạo nhằm hỗ trợ công tác quản lý của lãnh đạo và đáp ứng những yêu cầu báo cáo với các cấp quản lý cao hơn.
• Một đầu mối theo dõi tại mỗi bộ phận (điển hình là các bộ phận kế tốn và tài chính, kế hoạch và đấu thầu, kỹ thuật và mơi trường, chính sách xã hội và giải phóng mặt bằng và hành chính) nhằm đảm nhận trách nhiệm thu thập, đối chiếu, phân tích và báo cáo dữ liệu của bộ phận mình để tổng hợp chung vào báo cáo trình lãnh đạo.
• Một lãnh đạo trong mỗi cơ quan chủ quản hay cơ quan quốc gia có trách nhiệm xem xét các dữ hiệu theo dõi và cung cấp phản hồi theo dõi tới Ban QLDA, Chủ dự án hoặc CQCQ. Một ví dụ về tổ chức Ban QLDA của Dự án nâng cấp đơ thị Cần Thơ được trình bày trong Biểu đồ 19. Các chức năng của cán bộ theo dõi trong Ban QLDA được trình bày trong Biểu 20. Một ví dụ về tổ chức của cơ quan chủ quản của Bộ Giao thơng Vận tải được trình bày trong Biểu 21. Các chức năng của cán bộ theo dõi trong các cơ quan chủ quản được trình bày trong Biểu 22. Một số thông tin thêm về tổ chức cơng tác theo dõi có thể được truy cập trong phần Nghiên cứu tình huống về Những chuẩn bị về thể chế trong trang web về Theo dõi & Đánh giá Quốc gia:
www.mpi.gov.vn/tddg