Xây dựng cơ cấu tổ bộ máy quản lý tại công ty vận tải ô tô hàng không

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời mở đầu Hội nhập đà diễn vô mạnh mẽ sôi động toàn cầu Cạnh tranh khốc liệt không ngừng nghỉ đặc trng chủ yếu kinh tế thị trờng, chất lợng sản phẩm cao, giá thành rẻ, đáp ứng đợc nhu cầu thị trờng vấn đề sống doanh nghiệp Năng suất, chất lợng sản phẩm yếu tố trực tiếp đợc tạo từ ngời lao động, nhng lại kết trình quản lý điều hành máy quản lý doanh nghiệp Một đội ngũ lao động giỏi chuyên môn, kỹ thuật, trang bị máy móc đại cha hẳn đà lợi đảm bảo tồn phát triển bền vững cho doanh nghiệp nh lực quản lý yếu kém, hệ thống tổ chức quản lý hiệu Bộ máy quản lý trung tâm đầu nÃo nơi tập trung hệ thần kinh tổ chức, điều hành hoạt động doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lí phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Qua thời gian thực tập công ty vận tải ô tô Hàng Không em nhận thấy máy quản lý công ty hoạt động cha có hiệu quả, cấu tổ chức quản lý cha hợp lý, bố trí nhâm chồng chéo.Vì để đóng góp ý kiến việc nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý công ty em đà chọn đề tài "Xây dựng cấu tổ máy quản lý Công ty vận tải ô tô Hàng Không" làm đề tài cho chuyên đề thực tập Cùng với kiến thức đà học với hớng dẫn cô giáo em hy vọng tìm hiểu đề biện pháp nhằm kiện toàn cấu tổ chức máy quản lí công ty vận tải ô tô Hàng Không Trong trình nghiên cứu viết bài, chuyên đề em đà đợc hoàn thành sở sử dụng phơng pháp nghiên cứu nh phơng pháp phân tích, tổng hợp, thống kêtrong phạm vi công ty vận tải ô tô Hàngtrong phạm vi công ty vận tải ô tô Hàng Không, lấy cấu máy quản lý công ty đối tợng để nghiên cứu Chuyên đề em gåm ba phÇn: PhÇn I : Lý ln vỊ lao động quản lý máy quản lý doanh nghiệp Phần II : Thực trạng tình hình hoạt động công ty vận tải ô tô Hàng Không Phần III : Giải pháp nhằm nâng cao hiệu máy quản lý công ty vận tải ô tô Hàng Không Phạm Ngọc Hùng 21 Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trong trình nghiên cứu viết chuyên đề em đà đợc hớng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình cô giáo, ThS Vũ Thị Uyên toàn thể cô chú, anh chị phòng tổ chức lao động tiền lơng công ty vận tải ô tô Hàng Không Em xin chân thành cảm ơn ! Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phần I : Lý luận lao động quản lý máy quản lý doanh nghiệp I Nội dung tổ chức máy quản lý Khái niệm 1.1 Khái niệm quản lý Quản lý trình lập kế hoạch, tổ chức, lÃnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động doanh nghiệp nh»m mơc ®Ých ®a doanh nghiƯp ®i ®Õn mét kÕt mong đợi hiệu cao điều kiện môi trờng đầy biến động Quản lý tác động có mục đích chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm trì hoạt động hƯ thèng, sư dơng mét c¸ch tèt nhÊt mäi tiỊm sẵn có, hội để đa hệ thống đến mục tiêu đà định Đối tợng quản lý nguồn lực tất hoạt động doanh nghiệp Tuy nhiên đối tợng trực tiếp chủ yếu quản lý mối quan hệ ngời bên bên doanh nghiệp Chủ thể quản lý tác động lên ngời, cụ thể ngời lao động thông qua tác động lên yếu tố vật chất phi vật chất khác nh tài chính, công nghệ, thông tintrong phạm vi công ty vận tải ô tô Hàngđể đạt mục tiêu doanh nghiệp đà đặt ra, sở vận dụng thực tế quy luật khách quan việc lựa chọn xác định biện pháp kinh tế, xà hội, tổ chức khoa học, kỹ thuật để tác động lên đối tợng quản lý Giống nh trình sản xuất, hoạt động quản lý cần có yếu tố nh chủ thể quản lý, công cụ hay gọi phơng tiện quản lý, đối tợng quản lý Sản phẩm quản lý định, biện pháp, thị, mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trởng phát triển với hiệu cao Nh quản lý trình xây dựng, đề mục tiêu cách thức hành động để đạt mục tiêu ấy, đồng thời với việc xây dựng hình thái cấu tổ chức định để đảm bảo nguồn lực theo cấu Điều hành, đạo gây ảnh hởng đến ngời dùng công cụ tác động đến hành vi ngời thông qua hệ thống phơng pháp lÃnh đạo ngời Quản lý hoạt động ngời lao động, đánh giá kết thực công việc ngời lao động từ kịp thời điều chỉnh sai lệch tạo tiền đề cho việc tiến hành đổi hệ thống tổ chức 1.2 Khái niệm tổ chức quản lý Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Tổ chức khái niệm quản lý chức quản lý yếu tố hình thành cấu máy quản lý mối quan hệ chúng Vấn đề quản lý gặp khó khăn quản lý không cã hiƯu qu¶ nÕu nh hƯ thèng tỉ chøc qu¶n lý rối loạn, không ổn định Đứng phơng diện quản lý tổ chức việc phối hợp hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, việc giao trách nhiệm quản lý nhóm cho thành viên hay phận chịu trách nhiệm quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát đồng thời tạo điều kiện cho liên kết ngang dọc phận với cấu tổ chức, liên kết phận riêng biệt thành hệ thống, hoạt động trôi chẩy, nhịp nhàng ăn khớp nh máy thống Với vai trò ý nghÜa nh hiƯn tỉ chøc cã tÊt c¶ lĩnh vực hoạt động nh kinh tế, trị, văn hóa, xà hội số hoạt động khác nữa, nhờ có tổ chức mà ngày ngời đạt đợc thành tựu thần kỳ mà cá nhân riêng lẻ đạt đợc Nh tổ chức quản lý cách thức mà nhà quản lý lựa chọn sử dụng sở khoa học quản lý để phục vụ cho hoạt động quản lý đợc hiệu quả, có sở, có trình tự khoa học, có tổ chức, xếp bố trí hợp lý việc định quản lý Việc tổ chức quản lý không gây sáo trộn, rờm rà mà ngợc lại làm tăng linh hoạt, tính nhạy bén giản đơn cấu tổ chức 1.3 Khái niệm phân loại lao động quản lý 1.3.1 Khái niệm Lao động quản lý đợc hiểu với nghĩa rộng cán quản lý, bao gồm cán quản lý nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Cụ thể bao gồm Giám đốc, phó giám đốc chuyên viên làm công tác tham mu cho giám đốc, trởng phó phòng ban nhân viên thuộc phòng ban chức 1.3.2 Phân loại lao động quản lý Để phân loại lao động quản lý ngời ta vào việc tham gia hoạt động thực chức quản lý để chia lao động quản lý thành ba loại sau * Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, phó giám đốc, kế toán trởng Các cán có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đờng lối chiến lợc, công tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp * Cán lÃnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó phòng ban chức năng, trởng, phó quản đốc phân xởng ( gọi lÃnh đạo tác nghiệp) Bộ Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phận lÃnh đạo có nhiệm vụ điều hành đạo thực phơng hớng, đờng lối sách lÃnh đạo cấp cao đà phê duyệt giao cho phận chuyên môn * Viên chức chuyên môn nghiệp vụ gồm ngời thực công việc cụ thể có tính chất thờng xuyên lặp lặp lại Đối với tổ chức khác tuỳ theo quy mô hình thức hoạt động kinh doanh doanh nghiệp mà tỷ lệ loại lao động quản lý bố trí cho phù hợp Cần ý đến vai trò cán quản lý cấp cao cán quản lý cấp chung phận quan trọng nhân tố định thành bại máy quản lý Nội dung tổ chức quản lý 2.1 Chức mối quan hệ 2.1.1 Chức * Chức quản lý Chức quản lý loại hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phơng thức tác động chủ thể quản lý đến đối tợng quản lý Việc xác định đắn chức quản lý tiên đề cần thiết khách quan để quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên tinh giảm nhẹ có hiệu lực Không thể không phân tích phù hợp cấu máy quản lý với chức quản lý * Chức định hớng Là chức dự kiến trớc đờng phát triển tơng lai doanh nghiệp mà chủ yếu đề cập đến mục tiêu doanh nghiệp đờng để đạt mục tiêu Trong kinh tế thị trờng chức định hớng định thành hay bại phát triĨn hay diƯt vong cđa doanh nghiƯp theo quan niƯm truyền thống chức định hớng công tác kế hoạch hoá dựa sở thống kê kinh nghiệm để soạn thảo mục tiêu phơng án hành động định hớng mục tiêu * Chức tổ chức Chức bao gồm hai phận gắn bó hữu với tổ chức xây dựng tổ chức trình tổ chức xây dựng, bao gồm công việc liên quan đến công tác xây dựng doanh nghiệp nh xây dựng cấu sản xuất, quy trình công nghệ xây dựng máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức trình hoạt động với nội dung tổ chức thực t tởng chiến lợc kế hoạch * Chức phân phối Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khi định hớng phát triển đòi hỏi trớc hết việc phân phối nhiệm vụ, phân quyền điều hành vận động giữu phận, đơn vị Đây nhiệm vụ công tác tổ chức nhiệm vụ đà đợc phân phân phối cho cấp, đến cá nhân tổ chức, tất yếu đòi hỏi phải hớng nhiệm vụ theo mục tiêu đà đặt ra, chức phối hợp quản trị Theo H.Payol phối hợp làm đồng tất hành động doanh nghiệp nhằm đào tạo dễ dàng có hiệu Phối hợp hiểu phận chức tổ chức, phân chia công việc tách rời với việc làm đồng công việc đà phân chia * Chức kiểm tra Nhân tố quản trị so sánh mục tiêu đặt cho phận cho doanh nghiệp với kết họ đạt đợc giai đoạn Qua đánh giá đợc cách thực đợc mục tiêu đặt Việc đòi hỏi công tác kiểm tra trình hoạt động ngời lao động máy móc thiết bị măt khác đề cập đến hoàn cảnh bên bên doanh nghiệp * Chức điều khiển Là chức mà chủ thể quản trị tác động lên đối tợng quản trị nhằm làm cho họ thực nhiệm vụ đựơc giao 2.1.2 Mối quan hệ quản lý đối tợng bị quản lý Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu định điều kiện biến động môi trờng Để quản lý đợc phải tồn hệ quản lý gồm hai phân hệ chủ thể quản lý đối tợng quản lý Chủ thể quản lý tác nhân tạo tác động quản lý nhằm dẫn dắt đối tợng quản lý đến mục tiêu Chủ thể quản lý ngời, máy quản lý gồm nhiều ngời, thiết bị Đối tợng quản lý tiếp nhận tác động chủ thể quản lý, đối tợng quản lý giới vô sinh, sinh vật ngời Chủ thể quản lý đối tợng quản lý phải có chung mục đích thống nhất, đạt đợc mục đích theo cách tốt điều kiện môi trờng đầy biến động nguồn lực hạn chế lý tồn quản lý Quản lý liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều, chủ thể quản lý phải liên tục thu thập thông tin môi trờng hệ thống , tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin định Quyết định dạng thông tin đặc biệt tác động Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lên đối tợng quản trị, đối tợng quản trị tiếp nhận tác động đảm bảo vật chất khác để thực chức năng, nhiệm vụ 2.2 Bộ máy quản lý 2.2.1 Khái niệm máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp nh khâu phụ trợ Bộ máy quản lý lực lợng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lợc kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh tổ chức Vậy máy quản lý tổ chức hệ thống ngời với phơng tiện tổ chức đợc liên kết theo số nguyên tẵc quy tắc định mà tổ chức thừa nhận để lÃnh đạo quản lý toàn hoạt động hệ thống nhằm đạt đợc mục tiêu đà định hay nói cách khác máy quản lý chủ thể quản lý hệ thống 2.2.2 Những yêu cầu máy quản lý doanh nghiệp Xây dựng cấu máy quản lý cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau - Tính tối u: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý đợc thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục tiêu doanh nghiệp - Tính linh hoạt: Cơ cấu máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống nh hệ thống - Tính tin cậy: Cơ cấu máy quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin đợc xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo đợc phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu máy quản lý phải đợc tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp nhng phải đạt hiệu cao - Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ dới hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 2.2.3 Phân công máy điều hành doanh nghiệp Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bộ máy điều hành doanh nghiệp tập hợp nhiều ngời thống mục tiêu có nhiệm vụ phối hợp với để quản lý đIều hành hoạt động doanh nghiệp Có nhiều dạng cấu máy quản lý khác tùy theo hoàn cảnh điều kiện doanh nghiệp mà xây dựng cấu cho phù hợp Việc hình thành phận cấu phản ánh trình chuyên môn hóa hợp nhóm công việc, chức năng, nhiệm vụ hoạt động tổ chức theo chiều ngang để giao cho nhà quản lý phụ trách Nếu phân chia tổ chức thành phận hợp lý dẫn đến việc quản lý gặp khó khăn hiệu Trên thực tế phận đợc hình thành theo nhiều tiêu thức khác với tiêu thức khác dó hình thành cấu máy quản lý tơng ứng Và dù kiểu cấu nh tổ chức quản lý đòi hỏi đạo theo ý chí thống tuyệt đối, đòi hỏi phục tùng kỷ luật nghiêm ngặt, điều khiển máy quản trị theo nguyên tắc thống từ xuống dới Giám đốc doanh nghiệp ngời đợc giao trách nhiệm quản trị doanh nghiệp ngời huy cao doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý toàn diện chịu trách nhiệm toàn diện mặt sản xuất, kỷ luật kinh doanh đời sống công nhân viên doanh nghiệp Để có thời gian tập trung vào vấn đề có tính chiến lợc doanh nghiệp giám đốc nên chia sẻ công việc cho phó giám đốc Ngời có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc tổ chức sản xuất huy hoạt động hàng ngày tổ chức từ khâu chuẩn bị sản xuất đến khâu bố trí điều hành lao động tổ chức cấp phát vật t Tuỳ theo mô hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp bố trí từ đến phó giám đốc trở lên, phó giám đốc chịu trách nhiệm phần cấu quản lý doanh nghiệp.Từ phó giám đốc phân công công việc đến phòng ban, phân xởng, tổ đội (nếu sở sản xuất ) Toàn hoạt động tài kế toán theo quy định đợc giao cho kế toán trởng có vị trí nh phó giám đốc ý nghĩa tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp giúp cho máy quản lý đợc bố trí, xếp cách hợp lý, khoa học, nhằm nâng cao tính động, gọn nhẹ, điều hành hệ thống quản lý hoạt động hoạt động tốt có hiệu quả, hoàn thành tốt mục tiêu, nhiệm vụ hệ thống đặt Phân công lao động hợp lý, ngời có khả chuyên môn thuộc lĩnh vực đợc Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phân công trách nhiệm lĩnh vực đó, ngời khả chuyển đến phận khác thích hợp Tổ chức máy quản lý tạo nên tính hài hoà phận với nhờ có tổ chức máy quản lý mà mối quan hệ phận có phối hợp nhịp nhàng hơn, ăn khớp Tổ chức máy quản lý sở xem xét tác động yếu tố khách quan chủ quan lên hoạt động tổ chức Vì giúp cho tổ chức thích nghi đợc với yêu cầu, đòi hỏi thị trờng, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh doanh nghiệp Tạo cho doanh nghiệp lợi định sản xuất kinh doanh II Các loại cấu máy quản lý Khái niệm cấu máy quản lý Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức không thức ngời tổ chức Do hình thành nên hai loại cấu tổ chức cấu thức câú không thức, ta đề cập đến cấu thức mà Cơ cấu máy quản lý (cơ cấu thức) tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn đợc chuyên môn hoá, đợc giao trách nhiệm định đợc bố trí theo cấp nhằm thực chức quản lý hệ thống Cơ cấu máy quản lý đợc hình thành phận quản lý cấp quản lý Các kiểu cấu máy quản lý 2.1 Mô hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho viƯc thùc hiƯn chÕ ®é mét thđ trëng, ngêi lÃnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc ngời dới quyền Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến NgườiưlÃnhưđạo LÃnhưđạoưtuyến LÃnhưđạoưtuyến CácưđốiưtượngưQlý CácưđốiưtượngưQlý Phạm Ngọc Hùng Lớp: QTNL 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguồn: Giáo trình Quản trị học TS Đoàn Thị Thu Hà TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Đặc điểm cấu ngời lÃnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Còn ngời thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh ngời phụ trách thi hành lệnh ngời mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng - Nhợc điểm: Cơ cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp 2.2 Mô hình cấu theo chức Với kiểu cấu này, công việc quản lý đợc phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Kiểu cấu hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng Nh khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ ngời lÃnh đạo chia bớt công việc cho ngời cấp dới Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức NgườiưlÃnhưđạo Nguồn: Giáo trình Quản trị học TS Đoàn Thị Thu Hà TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Ưu điểm: Hiệu tác nghiệp cao, thu hút đợc chuyên gia vào LĐạoưbộưphậnưA LĐạoưbộưphận c công tác lÃnh đạo, sử dụng LĐạoưbộưphậnưB tốt cán hơn, phát huy tác dụng ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo - Nhợc điểm: Thờng dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề tiêu chiến lợc, đối tợng quản lý phải chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trởng Đốiưtượngưqlý Đốiưtượngưqlýư2 Đốiưtượngưqlýư3 Mô hình phù hợp víi tỉ chøc, doanh nghiƯp cã quy m« lín, viƯc tổ chức phức tạp theo chức 2.3 Mô hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Ph¹m Ngäc Hïng Líp: QTNL 43A