Phân tích thực trạng bộ máy quản lý của công ty cổ phần phân lân hàm rồng

Luận văn tốt nghiệp Lời nói đầu Sự chuyển đổi nỊn kinh tÕ ViƯt Nam tõ c¬ chÕ tËp trung quan liêu bao cấp, sang chế thị trờng với đa dạng hoá thành phần kinh tế, đà đời loại hình doanh nghiệp khác Để đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, hoàn thiện máy quản lý đòi hỏi khách quan doanh nghiệp chế thị trờng Đây vấn đề phức tạp có vai trò đặc biệt quan trọng, lẽ đối tợng ngời lao động làm việc lĩnh vực quản lý, ngời làm công việc chuẩn bị điều hành sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng năm qua trớc yêu cầu tình hình mới, trớc sức ép cạnh tranh thị trờng, Công ty đà có bớc tiến đáng kể việc hoàn thiện tổ chức máy quản lý Song công việc đợc coi phức tạp mà Công ty lại tiến hành cổ phần hoá, nên việc tổ chức máy quản lý cha đợc hoàn thiện, cha thử thách qua thời gian Vì muốn hoàn thiện phải có tâm lớn tập thể cán công nhân viên toàn Công ty Xt ph¸t tõ thùc tiƠn, thêi gian thùc tập Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng, đà sâu tìm hiểu tổ chức máy quản lý Công ty mạnh dạn đề xuất “Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiƯn tỉ chøc bé máy quản lý Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng-Thanh Hoá làm đề tài luận văn tốt nghiệp Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn bao gåm phÇn nh sau: PhÇn I: Mét sè lý luận tổ chức hoàn thiện máy quản lý Phần II: Phân tích thực trạng máy quản lý Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng Phần III: Một số ý kiện nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty Cổ phần Phân lân Hàm Rồng Phần I Một số lý luận tổ chức hoàn thiện máy quản lý 1.Một số khái niệm quản lý lao động quản lý 1.1 Khái niệm, thực chất, vai trò, chức quản lý Luận văn tốt nghiệp 1.1.1 Khái niệm Quản lý hoạt động cần thiết cho tất lĩnh vực đời sống ngời đâu ngời tạo lập nên nhóm xà hội cần đến quản lý Về nội dung thuật ngữ quản lý có nhiều cách hiểu không hẳn giống Nhng có quan điểm đợc nhiều ngời đồng tình nhất: Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tợng khách thể quản lý nhằm đạt đợc mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trờng Chủ thể quản lý Khách thể quản lý Mục tiêu Đối tợng bị quản lý Sơ đồ 1: Sơ đồ logic khái niệm quản lý 1.1.2 Thực chất quản lý Xét mặt tổ chức kỹ thuật hoạt động quản lý, quản lý s kết hợp đợc nỗ lực ngời hệ thống việc sử dụng tốt cải vật chất thuộc phạm vi sở hữu hệ thống để đạt tới mục đích chung hệ thống riêng cá nhân cách khôn khéo có hệu có hiệp tác phân công lao ®éng, cã sù tham gia lao ®éng cña mäi ngêi qui mô lớn hay nhỏ cần có quản lý nhằm có đợc suất lao động chung cao hơn, đạt đợc mục tiêu đà đề víi x· héi phÝ thÊp nhÊt Nh vËy, thùc chÊt quản lý quản lý ngời tập thể ngời hoạt động hệ thống Trong hệ thống sản xuất, ngời giữ vị trí trung tâm có ý nghĩa định 1.1.3 Vai trò quản lý Quản lý nói chung nh quản lý kinh tế nói riêng có vai trò quan trọng Cụ thể: - Quản lý yếu tố định hiệu hoạt động hệ thống Việc tổ chức công tác quản lý cách có khoa học tạo điều kiện cho việc giảm chi phí hoạt động nâng cao suất lao động - Việc làm tốt công tác quản lý tạo điều kiện cho ngời lao động phát huy đợc khả sáng tạo Trong môi trờng làm việc với cấu tổ chức quản lý phù hợp, chặt chẽ, bảo đảm đợc cân quyền lợi trách nhiệm cho ngời lao Luận văn tốt nghiệp động, ngời lao động ý thức đợc rõ quyền lợi trách nhiệm họ; giúp cho ngời lao động yên tâm công tác tận tâm cống hiến hết khả cho công việc Qua tạo nên hệ thống mạnh, phát huy đợc u điểm hệ thống, đa hệ thống đạt tới mục tiêu đà đề với hiệu cao chi phí thấp 1.1.4 Chức quản lý Có thể nói chức quản lý loại hoạt động riêng biệt lao động quản lý, thể phơng hớng tác động chủ thể quản lý đến đối tợng khách thể quản lý Việc xác định đắn chức quản lý cần thiết, chức quản lý hình dung đợc trình quản lý nội dung trình hệ thống định Việc phân tích trình quản lý, xét mặt chức quản lý sở để xác định khối lợng công việc theo chức năng, xác định rõ lợng cán quản lý cần có để đảm nhiệm chức ấy, cuối để hình thành cấu máy quản lý Muốn tổ chức máy quản lý doanh nghiệp theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ có hiệu lực không phân tích phù hợp cấu máy quản lý với chức quản lý Căn vào nội dung trình quản lý, quản lý đợc chia làm chức năng: Dự kiến: Doanh nghiệp thu đợc kết đợc hớng dẫn kế hoạch định, chơng trình hành động nhằm xác định rõ ba vấn đề trình sản xuất: sản xuất gì? sản xuất cho ai? sản xuất nh nào? Tổ chức: Tổ chức doanh nghiệp tức trang bị tất cần thiết cho hoạt động Phối hợp: Làm cho đồng điệu tất hoạt động doanh nghiệp nhằm đạt hiệu cao Chỉ huy: Khi tất công việc đà đợc chuẩn bị sẫn sàng, muốn làm cho hoạt động đặn nhiệm vụ chØ huy  KiĨm tra: Xem xÐt l¹i tÊt cÈ công việc số lợng chất lợng xem có đúng, có phù hợp với kế hoạch không 1.2 Một số vấn đề lao động Lao động hoạt động có mục đích ngời tác động vào giới tự nhiên, biến đổi giới tự nhiên nhằm thoả mÃn nhu cầu Nh vậy, lao động điều kiện tất yếu để tồn phát triển xà hội loài ngời Lao động trình sử dụng sức lao động Sức lao động lực lao động ngời, gồm toàn bé thĨ lùc vµ trÝ lùc cđa ngêi Søc lao động yếu tố tích cực nhất, hoạt động cách mạng trình lao động Quá trình lao động đồng thời trình sử dụng sức lao động Về mặt vật chất, trình lao động kết hợp Luận văn tốt nghiệp tác động ba yếu tố trình sản xuất: lao động, đối tợng lao động công cụ lao động Về mặt xà hội, trình lao động đợc thể phát sinh mối quan hệ qua lại ngời lao động với lao động, hình thành nên tính chÊt tËp thĨ, tÝnh chÊt x· héi cđa lao ®éng 1.3 Lao động quản lý máy quản lý doanh nghiệp Ta hiểu lao động quản lý tất ngời lao động hoạt động máy quản lý tham gia vào việc thực chức quản lý Bộ máy quản lý hoạt động có hiệu hay không phụ thuộc nhiều vào việc lao động quản lý có thực tốt chức quản lý hay không Hoạt động lao động quản lý mang tính chất gián tiếp lẽ phải thông qua hệ thống tổ chức, thông qua tập thể mà tác động vào sản xuất Nhờ có hoạt động lao động quản lý mà chức quản lý đợc thực hiện, làm cho trở thành trình 1.3.1 Phân loại lao động quản lý a Theo vai trò lao động quản lý việc thực chức quản lý, lao động quản lý đợc chia thành: Cán lÃnh đạo: Là lao động quản lý trực tiếp thực chức lÃnh đạo, bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, quản đốc, phó quản đốc, trởng, phó phòng ban máy quản lý cđa doanh nghiƯp NhiƯm vơ cđa c¸n bé l·nh đạo là: + Xây dựng hệ thống thành khối thống nhất, đoàn kết có chất lợng cao + Dẫn dắt hệ thống tập thể dới quyền hoàn thành tốt nhiệm vụ đặt cho hệ thống Hoạt động lao động cán lÃnh đạo thực công việc chủ yếu trình quản lý mà vấn đề cốt lõi định tổ chức thực định Chuyên gia: Là lao động quản lý không thực chức lÃnh đạo trực tiếp mà thực công việc chuyên môn nh cán kinh tế, kĩ thuật viên, cán làm công tác nghiên cứu Nhiệm vụ chuyên gia là: Nghiên cứu hoàn thiện đa vào áp dụng phơng pháp sản xuất mới, qui trình công nghệ, định mức kinh tế kĩ thuật nh hình thức phơng pháp tổ chức sản xuất, tổ chức lao động tổ chức quản lý cách khoa học Nhân viên thực hành kĩ thuật: Là lao động quản lý thực công việc đơn giản, thờng xuyên, lặp lặp lại, mang tính chất thông tin- kĩ thuật phục vụ, bao gồm: + Các nhân viên làm công tác hạch toán kiểm tra: Kĩ thuật viên kiểm định đo lờng, nhân viên giao nhận viết hoá đơn, nhân viên kế toán, toán, thủ kho, thủ quĩ Luận văn tốt nghiệp + Các nhân viên làm công tác hành chính: kĩ thuật viên đánh máy, chụp, nhân viên văn th, lu trữ + Các nhân viên làm công tác phục vụ: Trực điện thoại, bảo vệ, lái xe, tạp vụ b Theo vai trò lao động quản lý việc quản lý toàn trình sản xuất, lao động quản lý đợc chia thành: Nhân viên quản lý kĩ thuật: Là ngời đợc đào tạo trờng kĩ thuật, đà đợc rèn luyện sản xuất có trình độ kĩ thuật tơng đơng, đợc cấp có thẩm quyền thừa nhận văn bản, đồng thời ngời trực tiếp làm công tác kĩ thuật doanh nghiệp, bao gồm: Phó giám đốc,các trởng, phó phòng phụ trách kĩ thuật, kĩ thuật viên, nhân viên làm việc phòng ban kĩ thuật Nhân viên quản lý kinh tế: Là ngời làm công tác lÃnh đạo, tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, bao gồm: Giám đốc hay phó giám đốc phụ trách kinh doanh, kế toán trởng, cán nhân viên phòng kế toán, phòng kinh doanh Nhân viên quản lý hành chính: Là ngời làm công tác tổ chức nhân sự, thi đua khen thởng, quản trị hành chính,văn th đánh máy, bảo vệ, tạp vụ, lái xe Sự phân loại lao động quản lý theo tiêu thức có ý nghĩa quan trọng việc nghiên cứu đánh giá cấu tỷ lệ số lợng chất lợng đội ngũ lao động quản lý so với đặc điểm, qui mô loại hình sản xuất doanh nghiệp Nh với loại lao động quản lý khác lại có nội dung lao động khác 1.3.2 Nội dung lao động quản lý Các loại lao động quản lý khác có nhiệm vụ lao động khác có nội dung lao động khác Sự khác khác tính chất chức quản lý qui định Tuy nhiên, nội dung lao động tất loại lao động đợc hợp thành từ yếu tố thành phần sau đây:  Ỹu tè kÜ tht: ThĨ hiƯn ë sù thùc công việc mang tính chất thiết kế mang tính chất chuyên môn nh: Thiết kế, ứng dụng sản phẩm mới, phân tích thiết kế áp dụng phơng án cải tiến công nghệ sản xuất, tổ chức lao động Yếu tố tổ chức hành chính: Thể thực công việc nhằm tổ chức thực phơng án thiết kế, định nh lập kế hoạch, hớng dẫn công việc, điều chỉnh kiểm tra đánh giá công việc Yếu tố sáng tạo: Thể thực công việc nh: Suy nghĩ, tìm tòi, phát minh kiến thức mới, định, phơng pháp để hoàn thành công việc Yếu tố thực hành giản đơn: Thể thực công việc đơn giản đợc thực theo qui định, hớng dẫn có sẵn nh công việc Luận văn tốt nghiệp có liên quan đến thu nhập xử lý thông tin, truyền tin công việc phục vơ  Ỹu tè héi häp vµ sù vơ: ThĨ tham gia họp chuyên môn giải công việc có tính chất thủ tục Năm yếu tố có mặt nội dung lao động lao động quản lý nhng với tỷ trọng khác làm cho nội dung lao động họ khác 1.3.3 Đặc điểm lao động quản lý Hoạt động lao động quản lý hoạt động trí óc mang nhiều đặc tính sáng tạo Đây đặc điểm bản, định đặc điểm khác Vì vậy, yêu cầu đối việc tổ chức lao động lao động quản lý phải tập trung t tởng, độc lập làm việc, yêu cầu bố trí nơi làm việc hợp lý, yêu cầu điều kiện làm việc nh tiếng ồn, ánh sáng Hoạt động lao động quản lý mang đặc tính tâm lí xà hội cao: Đặc điểm đòi hỏi biện pháp lao động khoa học phải tạo môi trờng lao động thoải mái, dễ chịu, tạo bầu không khí tập thể lao động nh phải ý đến giới hạn tâm lí- xà hội tổ chức lao động Hoạt động lao động lao động quản lý thu nhận biến đổi thông tin để phục vụ mục đích quản lý cấp quản lý doanh nghiệp Những thông tin kinh tế đà đợc xử lý hay cha đợc xử lý kết hoạt động lao động quản lý Mặt khác, thông tin phơng tiện hoàn thành nhiệm vụ tất hoạt động quản lý nhờ có thông tin mà lao động quản lý nhận đợc hiểu biết, t liệu cần thiết để giải nhiệm vụ Do yêu cầu phải tổ chức tốt công tác thông tin, trang bị đầy đủ phơng tiện để thu nhận xử lý thông tin, cất giữ truyền tin Hoạt động lao động quản lý nhìn chung có nội dung đa dạng, khó xác định kết lao động không biểu dới dạng vật chất trực tiếp Do đặc điểm nên hoạt động quản lý khó theo dõi, khó đánh giá định mức xác Đòi hỏi tiến hành tổ chức lao động phải có phơng pháp nghiên cứu, phơng án tổ chức phù hợp định mức phù hợp Hoạt động lao động quản lý mang tính chất động tính trách nhiệm cao Đặc điểm đặt yêu cầu với tổ chức lao động phải trọng bồi dỡng tuyển chọn cán bộ, xác định rõ ràng trách nhiệm quyền hạn phân công lao động quản lý Luận văn tốt nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp 2.1 Khái niệm Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp tổng hợp phận khác có mối quan hệ phụ thuộc lẫn đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn xác định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích chung đà xác định doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý hình thức phân công nhiệm vụ lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến trình hoạt động hệ thống Cơ cấu tổ chức quản lý, mặt phản ánh cấu trách nhiệm ngời hệ thống, mặt khác có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển hệ thống 2.2 Những yêu cầu cấu tổ chức máy quản lý Việc xây dựng hoàn thiện tổ chức máy quản lý phải đảm bảo yêu cầu sau: Tính tối u: khâu cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh phân chia chức quản lý theo chiều ngang, cấp quản lý thể phân chia chức quản lý theo chiều dọc) thiết lập mối liên hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý hệ thống cấu tổ chức máy quản lý mang tính động cao, luôn sát phục vụ mục đích đề hệ thống Tính linh hoạt: máy quản lý phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xẩy hệ thống nh môi trờng Tính tin cậy: máy quản lý phải đảm bảo tính xác tất thông tin đợc sử dụng hệ thống, nhờ đảm bảo phối hợp với hoạt động nhiệm vụ tất bé phËn hÖ thèng  TÝnh kinh tÕ: bé máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu cao Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu mối tơng quan chi phí dự định bỏ kết thu Tính bí mật: đòi hỏi giữ gìn đợc nội dung hoạt động phân hệ hệ thống, chống rò rỉ thông tin cho hệ thống kình địch thờng xuyên theo dõi giám sát 2.3 Những nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý Đặc điểm chế quản lý Bộ máy quản lý chịu ảnh hởng trực tiếp chế quản lý Đó ảnh hởng tới trình hình thành hệ thống mục tiêu, phơng án sản xuất, hình thức kinh doanh, việc bố trí phận quản lý, phơng thức tác động lÃnh đạo tới nhân viên hệ thống, điều xuất phát từ sách, chủ trơng, đờng lối chế quản lý quy định bắt Luận văn tốt nghiệp buộc cấu tổ chức máy quản lý phải thích nghi, phải đợc bố trí, xếp cho phù hợp với ràng buộc chế quản lý Tính chất đặc điểm sản xuất Các thành phần kinh tế, ngành kinh tế khác tất yếu dẫn đến đặc điểm sản xuất kinh doanh khác Mặt khác, doanh nghiệp ngành nhng có quy mô sản xuất trình độ công nghệ khác máy quản lý khác Điều khẳng định tính chất đặc điểm sản xuất quy định hình thức tổ chức máy quản lý Mức độ sở vËt chÊt kÜ thuËt Khi cã mét c¬ së vËt chất kĩ thuật đại, quy mô lớn, áp dụng công nghệ tiên tiến máy quản lý phải đợc bố trí theo hớng chuyên, tinh, gọn nhẹ phù hợp với điều kiện thực tế, tránh gây lÃng phí Ngợc lại, tình trạng sở vật chất kĩ thuật lạc hậu, thiếu thốn, quy mô nhỏ máy quản lý cần phải đợc tổ chức cho thích hợp với điều kiện thực tế mà ®¶m b¶o cã hiƯu qu¶  Mèi quan hƯ phơ thuộc số lợng ngời bị quản lý khả kiểm tra ngời lÃnh đạo Yếu tố quy định quy mô máy quản lý, ảnh hởng tới việc hình thành phận với số phòng ban, số lợng nhân viên cấp lÃnh đạo phụ trách Tóm lại, tiến hành xây dựng cấu cần phải xem xét, cân nhắc tính toán hài hoà yếu tố giúp cho hoạt động quản lý có hiệu 2.4 Các nguyên tắc tổ chức quản lý Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn với phơng hớng, mục đích hệ thống Phơng hớng mục đích hệ thống chi phối c¬ cÊu cđa hƯ thèng NÕu mét hƯ thèng mơc tiêu, phơng hớng có quy mô có lớn cấu tổ chức phải có quy mô tơng ứng Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản lý phải đợc phân công, phân nhiệm phân hệ hệ thống theo nhóm chuyên ngành, với ngời đợc đào luyện tơng ứng có đủ quyền hạn Để thực nguyên tắc cần phải tuân thủ yêu cầu cụ thể sau: + Phải công bố rõ ràng nhiệm vụ, mục đích, mục tiêu hệ thống để thành viên hệ thống nắm hiểu phần việc guồng máy chung hệ thống + Cơ cấu tổ chức đợc phân phối dựa theo nhiệm vụ đợc giao theo phạm vi công việc phải thực hiện.Rõ ràng, có giao nhiệm vụ cách cụ thể với cân xứng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phân hệ để phân biệt rõ làm tốt, làm hệ thống tồn phát triển tốt Luận văn tốt nghiệp Nguyên tắc thích nghi linh hoạt với môi trờng Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành tổ chức máy quản lý phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tơng xứng để cán quản lý cấp thấp phát triển đợc tài năng, chuẩn bị cho việc thay vị trí cán quản lý cấp cần thiết Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi máy quản lý phải thu đợc kết hoạt động cao so với chi phí mà hệ thống đà bỏ ra, đồng thời đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ điều khiển ngời lÃnh đạo Cần tuân thủ yêu cầu sau: + Cơ cấu tổ chức quản lý phải cấu hợp lý nhất, bảo đảm chi phí cho hoạt động nhỏ nhất, mà kết chung thu đợc hệ thống lớn khả + Cơ cấu tổ chức phải tạo đợc môi trờng văn hoá xung quanh nhiệm vụ phân hệ: làm cho phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị hoạt động mà tham dự nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho phân hệ có liên quan trực tiếp với Các cán quản lý phân hệ phải có lơng tâm, trách nhiệm, phải có ý thức hợp tác làm tốt nhiệm vụ mình, tránh gây khó khăn trở ngại cho phân hệ hệ thống từ hình thành hành vi xử hợp lý, tích cực phân hệ hệ thống + Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm cho cán quản lý phân hệ có quy mô hợp lý, tơng ứng với khả kiểm soát, điều hành họ Luận văn tốt nghiệp 2.5 Các kiểu cấu Cùng với phát triển hệ thống đà hình thành kiểu cấu tổ chức máy quản lý khác Mỗi kiểu chứa đựng đặc điểm khác đợc áp dụng điều kiện cụ thể định 2.5.1 Kiểu cấu tổ chức trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, gồm có cấp số cấp dới, toàn vấn đề đợc giải theo kênh liên hệ đờng thẳng Cấp lÃnh đạo trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn hệ thống Sơ đồ 2: Sơ đồ cấu trực tuyến Ngời lÃnh đạo hệ thống Ngời lÃnh đạo tuyến Ngời lÃnh đạo tuyến Các nhân viên cấp dới Các nhân viên cấp dới - Ưu điểm: Kiểu cấu tạo điều kiện thuận lợi cho viƯc thùc hiƯn chÕ ®é mét thđ trëng, ngêi lÃnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn kết công việc ngời dới quyền - Nhợc điểm: Đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử dụng chuyên gia với trình độ cao mặt quản lý; cần phối hợp, hợp tác công việc hai đơn vị cá nhân ngang quyền thuộc tuyến khác việc báo cáo, thông tin phải đờng vòng theo kênh đà quy định 2.5.2 Cơ cấu chức Kiểu cấu lần đợc áp dụng với lÃnh đạo mảng công việc đảng phái trị chế độ đốc công doanh nghiệp Sau phạm vi ứng dụng đợc mở rộng phù hợp với khối lợng công tác quản lý ngày lớn Những nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho đơn vị riêng biệt theo chức quản lý hình thành nên ngời đứng đầu phân hệ đợc chuyên môn hoá đảm nhận thực chức định Những ngời thừa hành nhiệm vụ cấp dới nhận mệnh lệnh từ ngời lÃnh đạo cao hệ thống, mà từ ngời lÃnh đạo chức khác