Hoàn thiện bộ máy quản lý công ty cổ phần xây dựng thanh xuân

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh LỜI MỞ ĐẦU Lĩnh vực đầu tư kinh doanh phát triển nhà lĩnh vực hoạt động sôi nổi, giàu tiềm thu hút nhiều cơng ty ngồi nước tham gia Đồng thời với cạnh trạnh ngày khốc liệt, thương trường chiến trường Một doanh nghiệp có tổ chức tốt ln tạo ưu cạnh tranh, cộng với chút lĩnh nhà quản lý chắn dẫn đến thành công cho doanh nghiệp Kinh doanh ngày diễn giới đầy phức tạp, trường hợp có nhiều yếu tố liên hệ tương tác qua lại lẫn khơng định đưa hoàn toàn độc lập với định khác Bộ máy quản lý tổ chức thích hợp cho doanh nghiệp đòn bẩy thứ hai giúp doanh nghiệp giải nhiều vấn đề điều kiện kinh tế Công ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân doanh nghiệp có uy tín, thương hiệu lâu năm lĩnh vực xây lắp cơng trình xây dựng Là cơng ty có tiềm lực kinh tế kinh nghiệm hàng đầu lĩnh vực đầu tư kinh doanh phát triển nhà xây dựng hạ tầng thị, cơng ty có đóng góp không nhỏ cho phát triển ngành xây dựng nói chung cho tốc độ thị hóa nói riêng Trong điều kiện thị trường xây dựng ngày cạnh tranh gay gắt, thị trường đầu tư đầy biến động rủi ro Để phát triển cách vững lĩnh vực địi hỏi phải có quản lý chặt chẽ, hiệu máy quản lý Để hiểu rõ tầm quan trọng máy quản lý thành, bại Công ty, nhận thấy máy quản lý Công ty có nhiều ưu điểm, cịn số hạn chế cần khắc phục, qua khảo sát thực tế, kết hợp với kiến thức học với hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn Hà Công Anh anh chị Công ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân em lựa chọn đề tài “Hồn thiện máy quản lý Cơng ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân” Kết cấu đề tài bao gồm: Chương I: Lý luận chung máy quản lý Chương II: Tổng quan Công ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân Chương IV: Một số giải pháp nhằm hồn thiện máy quản lý Cơng ty Cổ phần xây dựng Thanh Xuân Em xin chân thành cảm ơn! Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ I Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.1 Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống để thực mục đích đề Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác tổ chức - Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ xác định máy quản lý để xếp lực lượng, bố trí cấu, xây dựng mơ hình làm cho tồn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động chỉnh thể có hiệu lực - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lượng khác nhau, phận thực chức riêng biệt có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung tổ chức - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, quan hệ phụ thuộc lẫn bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý: Q trình xây dựng hồn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, ln sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp Trần Cơng Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - - - - GVHD: Hà Công Anh Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống ngồi hệ thống Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thơng tin xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiệp Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp phải đạt hiệu cao Tính bí mật: Việc tổ chức máy quản lý phải đảm bảo kiểm sốt hệ thống thơng tin, thơng tin khơng rị rỉ ngồi hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hướng tới va đạt Mục tiêu máy quan lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mơ hình quản lý: Mơ hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng hệ thống quản lý, truyền thống có mơ hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lượng thực chức quản lý vào quy mơ sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mơ máy quản lý trình độ lực lượng lao động phương thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mơ hình tổ chức áp dụng, vào loại công nghệ quản lý áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Cơng Anh Các mơ hình ngun tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mơ hình cấu tổ chức máy quản lý: a Mơ hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc người quyền Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người lãnh đạo Người LĐ tuyến Người LĐ tuyến Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Đặc điểm cấu người lãnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Cịn người thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh người phụ trách thi hành lệnh người mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng - Nhược điểm: Cơ cấu đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mơ nhỏ việc quản lý khơng q phức tạp b Mơ hình cấu theo chức Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức Người lãnh đạo Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3 Kiểu cấu hình thành nên người lãnh đạo chun mơn hố, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lãnh đạo nhiều thủ trưởng Như khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp Ưu điểm: Thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán hơn,phát huy tác dụng người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo Nhược điểm: Đối tượng quản lý phải chịu lãnh đạo nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mơ hình phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mơ lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức c Mơ hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, theo mối liên hệ cấp lãnh đạo đường thẳng, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến Cơ cấu đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - chức Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh Lãnh đạo cấp1 Người lđ cnăng A Người lđ cnăng B Người lđ cnăngC Lãnh đạo cấp2 Người lđ cnăngA Đối tượng qlý Người lđ cnăngB Đối tượng qlý Người lđ cnăngC Đối tượng qlý Ưu điểm: Lợi dụng ưu điểm hai mơ hình trực tuyến chức Nó phát huy lực, chuyên môn phận chức năng, đồng thời đảm bảo quyền huy trực tiếp lãnh đạo cấp cao tổ chức Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cấu đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức d Mơ hình cấu trực tuyến - tham mưu Người lãnh đạo lệnh chịu hoàn toàn trách nhiệm người thừa hành trực tiếp mình, gặp vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia phận tham mưu giúp việc Kiểu cấu cho phép người lãnh đạo tận dụng tài năng, chuyên môn chuyên gia, giảm bớt phức tạp cấu tổ chức, địi hỏi người lãnh đạo phải tìm kiếm chuyên gia giỏi lĩnh vực Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu Người lãnh đạo Tham mưu1 Tham mưu2 Người lãnh đạo tuyến1 Tham mưu1 Tham mưu3 Người lãnh đạo tuyến2 Tham mưu2 Tham mưu1 Các đối tượng qlý Tham mưu2 Các đối tượng qlý 2.2 Các nguyên tắc tổ chức máy quản lý: - Nguyên tắc tổ chức máy quản lý gắn liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích hệ thống chi phối cấu hệ thống Nếu hệ thống có quy mô mục tiêu phương hướng cỡ lớn ( khu vực, nước) cấu tổ chức phải có quy mơ phương hướng tương đương Cịn có quy mơ vừa phải, đội ngũ trình độ tham gia hệ thống phải mức tương đương Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hố tổ chức máy quản lý có đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh - Ngun tắc chun mơn hố cân đối Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ hệ thống theo yêu cầu nhóm chun mơn ngành với đội ngũ nhân lực đào tạo tương ứng có đủ quyền hạn để thực nguyên tắc - Nguyên tắc linh hoạt thích ứng với mơi trường Ngun tắc đảm bảo việc cải tiến máy quản lý phải đảm bảo cho phân hệ, phận mức độ tự sáng tạo tương ứng để cấp quản lý thấp phát triển tài để chuẩn bị thay cán quản lý cấp cần thiết - Nguyên tắc hiệu lực hiệu Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh Nguyên tắc đòi hỏi tổ chức máy quản lý phải mang lại hiệu cao chi phí bỏ đảm bảo hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển lãnh đạo Các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức máy quản lý: Phân tích nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức máy quản lý nhằm đưa mơ hình phù hợp với quy mơ doanh nghiệp tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm đạt hiệu cao công tác tổ chức quản lý từ thúc đẩy doanh nghiệp có mơ hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh thị trường - Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Trong tổ chức kinh tế nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấu tổ chức hai mặt tách rời Khi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh công ty cấu tổ chức thay đổi theo, khơng thay đổi theo máy quản lý cũ làm cản trở việc phấn đấu đạt mục tiêu đề tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiên thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh đòi hỏi thay đổi bắt buộc máy quản lý, song kết nghiên cứu ủng hộ ý kiến máy quản lý cần thay đổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh - Quy mô mức độ phức tạp doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn, phức tạp hoạt động của doanh nghiệp phức tạp theo Do nhà quản lý cần phải đưa mơ hình cấu quản lý hợp lý cho đảm bảo quản lý toàn hoạt động doanh nghiệp đồng thời phải để máy quản lý không cồng kềnh phức tạp mặt cấu Còn doanh nghiệp vừa nhỏ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Địa bàn hoạt động: Việc mở rộng phân tán địa bàn hoạt động doanh nghiệp có thay đổi xếp lao động nói chung lao động quản lý nói riêng dẫn đến thay đổi cấu tổ chức quản lý Do thay đổi địa bàn hoạt động doanh nghiệp ảnh hưởng tới cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp - Công nghệ: Việc sử dụng công nghệ doanh nghiệp ảnh hưởng tới tổ chức máy quản lý Nếu doanh nghiệp trú trọng đến cơng nghệ thường có định mức Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh quản lý tốt, máy quản lý phải tổ chức cho tăng cường khả doanh nghiệp cần thích ứng kịp thời với thay đổi cơng nghệ nhanh chóng Một hệ thống cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ phải đảm bảo phối hợp chặt chẽ việc định liên quan đến công nghệ doanh nghiệp - Môi trường kinh doanh Tổ chức máy quản lý hợp lý điều kiện đủ cho doanh nghiệp thành công thương trường Do mức độ phức tạp mơi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức máy quản lý Nếu môi trường biến động biến động nhanh chóng có thành cơng địi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức máy quản lý có mối quan hệ hữu Việc đề định có tính chất phân tán với thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, phòng ban có liên hệ chặt chẽ với - Cơ sở kỹ thuật hoạt động quản lý trình độ cán quản lý Nhân tố có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức máy quản lý Khi sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, đại, trình độ cán quản lý cao đảm nhiệm nhiều cơng việc góp phần làm giảm lượng cán quản lý máy quản lý, nên máy quản lý gọn nhẹ đảm bảo tính hiệu quản lý - Thái độ đội ngũ cán công nhân viên Đối với người qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức làm việc họ hồn thành cơng việc nhanh chóng hơn, khối lượng cơng việc lớn làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức máy quản lý dễ dàng hiệu Ngược lại, với lao động khơng có ý thức làm việc, khơng tự giác dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng, làm cho lãnh đạo tổ chức đơng lên, việc tổ chức máy quản lý khó khăn Các phương pháp hình thành cấu tổ chức máy quản lý: Để hình thành cấu tổ chức máy quản lý trước hết bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu phương hướng phát triển hệ thống, sở tiến hành tập hợp yếu tố cấu tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Việc hình thành cấu tổ chức việc mơ tả chi tiết hoạt động đối tượng quản lý xác lập tất mối quan hệ thông tin sau hình thành cấu tổ chức máy quản lý Để có cấu tổ chức hợp lý người ta thường dựa vào hai phương pháp chủ yếu sau: Trần Công Linh Page Lớp QTKD 2B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Hà Công Anh 4.1 Phương pháp kinh nghiệm Theo phương pháp cấu tổ chức hình thành dựa vào việc kế thừa kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trước có yếu tố tương tự với cấu tổ chức hình thành để hình thành cấu tổ chức dựa vào cấu tổ chức mẫu có tính đến điều kiện cụ thể đơn vị so sánh nhiệm vụ, chức năng, đối tượng quản lý, sở vật chất kỹ thuật để xác định cấu tổ chức thích hợp Do đơi phương pháp gọi phương pháp tương tự Ưu điểm phương pháp trình hình thành cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích kinh nghiệm quý báu khứ Nhược điểm: dễ dẫn đến chép máy móc, thiếu phân tích điều kiện cụ thể 4.2 Phương pháp phân tích Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cấu tổ chức quản lý bắt đầu cách nghiên cứu kỹ lưỡng cấu tổ chức tại, tiến hành đánh giá hoạt động theo tiêu thức định, phân tích chức năng, quan hệ phụ thuộc phận để đánh giá mặt hợp lý cấu hành sở dự kiến cấu sau bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho phận cán lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên thừa hành chủ chốt Ưu điểm: Phương pháp phân tích điều kiện thực tế quan, đánh giá mặt hợp lý chưa hợp lý để hoàn thiện cấu hiệu Nhược điểm: Phương pháp tốn nhiều thời gian chi phí lớn để thiết kế cấu tổ chức Tuy nhiên hoạt động quản lý để hình thành tổ chức máy quản lý tốt người ta không sử dụng hai phương pháp Mà tuỳ theo tình hình cơng ty hình thành cấu quản lý theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa kết hợp hai phương pháp để lợi dụng ưu điểm chúng II Vai trò cần thiết phải hoàn thiện máy quản lý Vai trò tổ chức máy quản lý Một tổ chức muốn tồn phát triển người khơng thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp lỗ lực cá nhân để hướng tới mục tiêu Trần Công Linh Page 10 Lớp QTKD 2B