®¹i häc quèc gia hµ néi lêi nãi ®Çu Trong c¬ chÕ thÞ trêng hiÖn nay, mçi doanh nghiÖp lµ mét chñ thÓ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh do ®ã vÊn ®Ò n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cã tÝnh quan träng[.]
lời nói đầu Trong chế thị trờng nay, doanh nghiệp chủ thể hoạt động sản xuất kinh doanh vấn đề nâng cao hiệu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cã tÝnh quan träng nã định tồn phăt triển doanh nghiệp Trong chế cạnh tranh khắc nghiệt thị trờng, việc doanh nghiệp phải động mềm dẻo việc điều chỉnh kịp thời phơng hớng kinh doanh, chất lợng, mẫu mà sản phẩm làm ra, sử dụng có hiệu nguồn lực có nh sử dụng đội ngũ cán quản lý doanh nghiệp công việc quan trọng hàng đầu doanh nghiệp Sau 10 năm đổi chuyển từ chế tập trung quan liêu bao cấp sang chế thị trờng có điều tiết vĩ mô Nhà nớc, nhiều năm qua Nhà nớc doanh nghiệp luôn coi trọng việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp cho cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ, giảm bớt đợc đầu mối quản lý mà công việc đợc giao hoàn thành mức tối đa, kết mà doanh nghiệp mong muốn đạt ®ỵc Víi ®iỊu kiƯn hiƯn nay, khoa häc kü thuật công nghệ phát triển nhân tố ảnh hởng trực tiếp có tính chất định tới tồn phát triển doanh nghiệp Bất doanh nghiệp bên cạnh quan tâm đầu t máy móc trang thiết bị sản xuất quan tâm đến đội ngũ cán quản lý, biết sử dụng, xếp vị trí lao động cho phù hợp với chuyên môn nhằm sử dụng hết đợc tiềm năng, sáng tạo họ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thành công Hiện nhà doanh nghiệp đà xây dựng cho cấu tổ chức cho phù hợp với ngành nghề sản xuất kinh doanh mình, song víi sù ph¸t triĨn nhanh chãng cđa nỊn kinh tế việc hoàn thiện cấu tổ chức cho bắt kịp với phát triển cần thiết Xuất phát từ thực trạng nêu Đảng uỷ ban lÃnh đạo Công ty TNHH Nhà nớc Một thành viên Bao Bì 27/7 Hà Nội đặc biệt quan tâm tới việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý phận sản xuất trực tiếp nhng đóng vai trò quan trọng việc tăng suất lao động, chất lợng sản phẩm với chức quản lý việc danh tiếng hay u Công ty thị trờng kết quản lý với đơn vị sản xuất tạo nên sức mạnh Công ty Với kiến thức quản lý kinh tế kết hợp với thực tế giúp em thấy đợc việc tổ chức máy quản lý hợp lý, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc thực mục tiêu doanh nghiệp, với mong muốn nâng cao hiểu biết đóng góp suy nghĩ vào việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nên em đà chọn đề tài: Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Nhà nớc Một thành viên Bao Bì 27/7 Hà Nội Với đề tài cấu trúc viết bao gồm nội dung sau: Lời nói đầu Chơng 1: Một số vấn đề lí luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chơng 2: Thực trạng máy quản lý Công ty TNHH Nhà nớc Một thành viên Bao Bì 27/7 Hà Nội Chơng 3: Những ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Nhà nớc Một thành viên Bao Bì 27/7 Hà Nội Kết luận Chơng Một số vấn ®Ị lÝ ln vỊ c¬ cÊu tỉ chøc doanh nghiƯp 1.1 Bản chất chức cấu tổ chức 1.1.1 Khái niệm cấu tổ chức máy doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm quyền hạn định đợc bố trí theo nhiều cấp nhiều khâu khác đảm bảo thực chức quản lý phục vụ mục đích đà xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức phân công lao động lĩnh vực quản lý, tác động đến trình hoạt động hệ thống quản lý, cấu tổ chức quản lý mặt phản ánh cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc đáng quan tâm Cơ cấu tổ chức máy quản trị có giá trị ổn định tơng đối có vòng đời Do hoàn thiện cấu tổ chức máy doanh nghiệp việc đáng quan tâm 1.1.2 Chức ý nghĩa việc tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp không phận trùc tiÕp s¶n xt doanh nghiƯp, nã cã chøc lựa chọn, xếp, điều phối toàn hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bên cạnh máy quản lý phải đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp theo chiều hớng phát triển, tổ chức tốt công tác doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu cao công tác quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý điều kiện sống doanh nghiệp nhằm giúp cho ngời, thành viên máy phối hợp làm việc với cách có hiệu trình hình thành mục tiêu kế hoạch đà đề Thiếu cấu tổ chức hợp lý gây nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cho công tác quản lý Với chức máy quản lý doanh nghiệp có ý nghĩa sau: Xây dựng cấu tổ chức hợp lý việc làm quan trọng bậc quản trị viên để thực thi nhiệm vụ quản trị có hiệu quả, góp phần quan trọng thực mục tiêu doanh nghiệp đề Công tác tổ chức hiệu giúp thực triệt để việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào hoạt động quản lý giúp cho việc khuyến khích sử dụng với tính chất ngời phát triển toàn diện, tạo điều kiện cho mở rộng, đa dạng hoá tổ chức nâng cao tính độc lập sáng tạo nhà quản trị chức tổ chức phối hợp cốt lõi quy trình quản lý Thực chất máy tiến hành phân công lao động cách hợp lí để khai thác tối đa lực lợng sản xuất quan hệ sản xuất nhằm đạt xuất hiệu quản trị cao 1.2 Những yêu cầu cấu tổ chức máy doanh nghiệp Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo yêu cầu sau: *) Phải đảm bảo tính tối u Giữa khâu cấp quản lý thiết lập mối quan hƯ hỵp lý, thiÕt kÕ cho sè lỵng cÊp quản lý nhất, không thừa thiếu phận không chồng chéo phòng ban, cho nhiệm vụ quyền hạn phải tơng xứng Cấp quản lý nhiều dẫn tới thông tin dễ bị sai lệch, cồng kềnh, yêu cầu máy phải linh hoạt có khả thích ứng với thị trờng, với biến ®ỉi cđa doanh nghiƯp Trong kinh doanh ®i tríc thẳng, thị trờng biến động nhiệm vụ doanh nghiƯp cịng thay ®ỉi theo *) TÝnh tin cËy Cơ cấu tổ chức quản trị phải đảm bảo tính xác tất thông tin đợc sử dụng doanh nghiệp nhờ đảm bảo đợc phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp *) Tính kinh tế Cơ cấu máy quản lý sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu cao nhẩt Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu tơng quan chi phí dự định bỏ kết thu *) Bộ máy phải đảm bảo nguyên tắc thủ trởng Quyền định vấn đề nh vỊ kinh tÕ, kü tht, tỉ chøc, hµnh chÝnh, đời sống phạm vi toàn doanh nghiệp nh ë tõng bé phËn ph¶i giao cho mét ngêi thđ trởng Ngời có nhiệm vụ quản lý toàn diện mặt hoạt động đợn vị đợc giao trách nhiệm quảnlý quyền hạn định Thủ trëng cã thÕ sư dơng bé m¸y cè vÊn gióp viƯc, tranh thđ ý kiÕn ®ãng gãp cđa cÊp díi Nhng ngời định cuối giám đốc (thủ trởng) Mọi giám đốc uỷ quyền cho cấp dới song phải chịu trách nhiệm liên đới Tính tất yếu phải tiến hành chế độ thủ trởng xuất phát từ nguyên tắc tập trung dân chủ quản lý kinh tế, xuất phát từ chuyên môn hoá lao động sâu sắc hợp tác lao động xảy ra, yêu cầu hợp tác phải có huy thống Trong trờng hợp doanh nghiệp có quy mô lớn, thủ trởng cấp dới phải phục tùng nghiêm chỉnh thủ trởng cấp trên, trớc hết thủ trởng cấp trùc tiÕp, thđ trëng tõng bé phËn cã toµn qun định trớc vấn đề phận chịu trách nhiệm trớc giám đốc 1.3 Những nguyên tắc để xây dựng hoàn thiện cÊu tỉ chøc bé m¸y doanh nghiƯp Khi thiÕt lËp vµ vËn hµnh bÊt kú mét tỉ chøc nµo cịng phải tuân thủ, vận dụng nguyên tắc chung tổ chức Những nguyên tắc xuất phát từ thực tiễn quản lý phù hợp với quy luật khách quan Những nguyên tắc tập trung dân chủ đợc coi nguyên tắc bao trùm loại tổ chức Tuy nhiên, cần đợc vận dụng sát hợp với tính chất loại tổ chức có phơng thức hoạt động khác (tổ chức trị, tổ chức kinh doanh) Víi tỉ chøc qu¶n lý kinh doanh (doanh nghiệp) nguyên tắc: Tự chủ, tự chịu trách nhiệm (trong khuôn khổ thể chế bao gồm luật pháp quy chế) có hiệu lực để đạt hiệu kinh tế cao Từ nguyên tắc chung nhiều nhà khoa học quản lý đà xác lập nguyên tắc nh sau: - Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định chức tổ chức; từ chức mà thiết lập máy phù hợp; tự máy mà bố trí ngời đáp ứng yêu cầu - Nguyên tắc 2: Nội dung chức tổ chức cần đợc phân chia thành phần việc rõ ràng phân công hợp lý, rành mạch cho phận cá nhân chịu trách nhiệm thực - Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn phải tơng xứng - Nguyên tắc 4: Cần xác lập xử lý mối quan hệ chức năng, chế độ công tác lề lối làm việc - Nguyên tắc 5: Bảo đảm cung cấp thông tin qua lại đầy đủ kịp thời; trung thực độ tin cậy cao - Nguyên tắc 6: Có kiểm tra kịp thêi ®Ĩ kiĨm chøng viƯc thùc hiƯn mäi nhiƯm vơ; qua xử lý vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ đúc kết kinh nghiệm - Nguyên tắc 7: Tạo hợp tác gắn bó thành viên tổ chức, ngời điều hành với tập thể lao động, hớng vào mục tiêu chung - Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ bố trí sử dụng cán bộ, nhân viên tạo điều kiện cho ngời phát huy cao khả không ngừng phát triển lực phẩm chất Trong phạm vi doanh nghiệp việc tổ chức máy quản lý phải thoả mÃn yêu cầu: Một là: Phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ doanh nghiệp, phải thực đầy đủ toàn diện chức quản lý doanh nghiệp Hai là: Phải đảm bảo nguyên tắc chế độ thủ trởng, chế độ trách nhiệm cá nhân sở đảm bảo phát huy quyền làm chủ tập thể lao động doanh nghiệp Ba là: Phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kinh tế doanh nghiệp Bốn là: Phải đảm bảo chuyên, tinh, gọn nhẹ c ó hiệu lực Bộ máy quản lý đợc coi chuyên, tinh, gọn nhẹ có hiệu lực số cấp quản lý số máy quản lý Tỷ lệ nhân viên quản lý so với tổng số cán công nhân viên chức nhỏ mà hoàn thành đầy đủ chức quản lý, đồng thời định máy quản lý đợc chuẩn bị chu đáo, khoa học sát với thực tiễn đợc ngời chấp hành 1.4 Các nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khi hoàn thiện cấu tổ chức quản lý phải xuất phát từ yêu cầu mà điều quan trọng nhất, khó khăn phải quán triệt yêu cầu vào điều kiện, hoàn cảnh tình cụ thể định Nói cách khác cần tính đến nhân tố ảnh hởng trực tiếp gián tiếp việc hình thành phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản lý Có thể quy thành hai nhóm nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức quản lý: +) Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý Tình trạng tình hình phát triển công nghệ sản xuất doanh nghiệp Sự phát triển công nghệ sản xuất ngày đáp ứng đợc nhu cầu sản xuất doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm đợc chi phí nh: tiền lơng, nguyên vật liệu, tăng suất lao động tình trạng côngnghệ máy móc thiết bị sản xuất doanh nghiệp định tới phơng án sản xuất kinh doanh nghiệp Do tình trạng tình hình phát triển công nghệ sản xuất gây ảnh hởng đến cấu tổ chức quảnlý Tính chất đặc điểm sản xuất Việc sản xuất loại hàng hoá định đó, hay quy mô sản xuất, loại hình sản xuất có ảnh hởng tới cấu tổ chức quản lý nh việc doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn (Các tổng công ty) họ không đầu t vào lĩnh vực, địa bàn định hay loại sản phẩm mô hình cấu tổ chức quảnlý họ đợc xây dựng để đảm bảo cho công tác quản lý chức doanh nghiệp lúc mô hình cấu tổ chức quản lý khác so với doanh nghiêp sản xuất vừa nhỏ Mức độ chuyên hoá tập trung hoạt động quản lý Chuyên môn hoá tập trung hoạt động quản lý tạo cho phận chức tập trung công việc đợc giao, thực cách cao Công tác chuyên môn hoá sàng lọc đợc cán quản lý chuyên trách, phù hợp với trình độ đợc đào tạo nhằm xếp công tác phòng chức đạt đợc hiệu công việc mức cao Trình độ giới, tự động hoá hoạt động quản lýtrình độ, kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao động họ Khi ngời quản lý làm việc môi trờng đà đợc tự động hoá nh việc sử dụng phần mềm máy tính công tác họ với kiến thức, kỹ chuyên môn đợc đào tạo họ tự xử lý đợc công việc đợc giao công việc trớc phải cần tới nhiều ngời Quan hệ phụ thuộc số lợng ngời làm việc lÃnh đạo, khả kiểm tra ngời lÃnh đạo hoạt ®éng cđa nh÷ng ngêi cÊp díi Mét doanh nghiƯp cã tầm quản lý hẹp lúc nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động nhân viên cấp dới Với doanh nghiệp có tầm quản lý rộng mối quan hệ nhân viên trực tiếp sản xuất với lÃnh đạo doanh nghiệp phải thông qua cán trởng phòng chức Ngoài có nhân tố khác nh: - Tuỳ thuộc vào thời gian làm việc làm ca tổ chức phân xởng quản lý theo ca - Tuỳ thuộc vào chức doanh nghiệp - Tuỳ thuộc vào đặc điểm khách hàng 1.5 Các kiểu cấu tổ chức máy Cùng với phát triển sản xuất đà hình thành kiểu cấu tổ chức máy doanh nghiệp khác +) Cơ cấu trực tuyến LÃnh ®¹o doanh nghiƯp L·nh ®¹o tun L·nh ®¹o tuyÕn Cn Cn Cn Cn Cn Cn Cn: C¸c phòng ban chức LÃnh đạo tuyến 1,2: Giám đốc, phó giám đốc quản lý mảng hoạt động Loại hình chiếm vị trí định hệ thống quản lý thuộc doanh nghiệp Nội dung cấu trực tuyến thang gồm nhiều bậc cấp bậc điều khiển (quyết định, mệnh lệch trực tiếp kiểm tra) cấp dới; cấp dới phục tùng cấp Đó mèi quan hƯ ®iỊu khiĨn phơc tïng mang tÝnh chÊt bắt buộc Với cấu nguyên tắc điều hành tập trung xuyên suốt với chế độ thủ trởng đợc bảo đảm thực hiện; loại trừ tình trạng mâu thuẫn chệch choạc nhiệm vụ đợc phân cấp Một cấu trực tuyến hợp lý phải đáp ứng điều kiện - Số cấp quản lý ngời can thiệp vào trình quản lý, tạo đợc ổn định cho đối tợng quản lý (tránh tình trạng chậm trễ, mệnh lệnh bị sai lạc, quan liệu cách bức) - Thông tin quản lý đợc vËn ®éng trùc tiÕp, chØ trun dÉn theo chiỊu däc dới không bị vợt cấp - Gắn chặt (tơng xứng) với công nghệ, công đoạn đợc chuyên môn hoá; phối hợp hoạt động chu trình kinh doanh đợc thực cấp cao - Bảo đảm tỷ lệ hợp lý cán quản lý ngời thừahành (quá nhiều cán phụ trách giảm tính linh hoạt quản lý) - Phi tập trung hoá quyền lực mức độ hợp lý, chuyển giao phần quyền lực trách nhiệm cho cấp dới để phát huý tính chủ động, sáng tạo ý thức dám chịu trách nhiệm cấp dới song kiểm soát đợc toàn tình hình Cơ cấu tổ chức trực tuyến đợc vận dụng với trình độ khác từ đơn giản đến phức tạp Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng, ngời lÃnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn kết công việc ngời dới quyền Nhợc điểm: Kiểu cấu tổ chức đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao mặt quản trị Dễ dẫn tới tình trạng tải công việc ngời lÃnh đạo cấp cao Khi cần phối hợp, hợp tác công việc hai đơn vị hai cá nhân ngang quyền thuộc tuyến khác công việc báo cáo thông tin, thỉnh thị phải đờng vòng theo kênh liên hệ đà quy định Vì nhợc điểm loại cấu tổ chức phù hợp với hệ thống quản lý nhỏ, chứcnăng nhiệm vụ quản lý không phức tạp đợc sử dụng phù hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ Vì nhợc điểm loại cấu tổ chức phù hợp với hệ thống quản lý nhỏ, chức nhiệm vụ quản lý không phức tạp đợc sử dụng phù hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất nhỏ +) Cơ cấu chức Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp Ngời lÃnh đạo tuyến Cn Ngời lÃnh đạo tuyÕn Cn Cn Cn: Phßng chøc LÃnh đạo tuyến 1,2 : Giám đốc, phó giám đốc quảnlý mảng hoạt động Sự phát triển đòi hái cã sù më réng c¬ cÊu theo chiỊu ngang, cấp quản lý (theo trực tuyến) phải thực chức khâu quản lý với nhiều việc phức tạp đòi hỏi kiến thức chuyên sâu mà ngời quản lý phải dựa vào nắm đợc tình hình định đợc đắn (không thể đợc thực hiện) Đó cấu phòng, ban chức cấp nằm hàng ngang sơ đồ tổ chức cấp Các quan chức công cụ quản lý ngời đứng đầu cấp làm nhiệm vụ chuẩn bị định theo dõi tình hình lĩnh vực (kế hoạch, vật t, tài chính, lao động, tổ chức - cán bộ, tiếp thị, tiêu thụ) quyền đạo cấp dới mà hớng dẫn không mâu thuẫn với chế độ thủ trởng Với hoạt động tơng đối phức tạp (doanh nghiệp vừa) cấu chức có hiệu cấu trực tuyến Nó không đòi hỏi ngời giám đốc phải tự phân tích tất vấn đề tự theo dõi tình hình sâu mặt Các phận chức gồm chuyên gia nhân viên chuyên sâu kinh tế, kỹ thuật, nghiệp vụ mà nắm vững thể chế hành liên quan đến hoạt động doanh nghiệp; họ có kinh nghiệm xử lý tình cụ thể để giúp giám đốc định đắn Ưu điểm: Kiểu cấu thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản trị cho ngời lÃnh đạo doanh nghiệp Nhợc điểm: Vi phạm tính thống quản lý điều hành, vi phạm chế độ thủ truởng chế độ trách nhiệm Ngời lÃnh đạo doanh nghiệp phải phối hợp hành động ngời lÃnh đạo chức năng, nhng khối lợng công tác quản trị lớn, ngời lÃnh đạo doanh nghiệp khó phối hợp đợc tất mệnh lệnh họ, dẫn đến tình trạng ngời thừa hành lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh, chí mệnh lệnh trái ngợc Cơ cấu cồng kềnh, mối quan hệ cấu phức tạp dẫn tới động linh hoạt cấu chức thờng đợc sử dụng thực tế 10