Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty liên doanh cơ khí xây dựng

Lời nói đầu Trong kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp muốn tồn phát triển điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh đòi hỏi doanh nghiệp phải có cấu tổ chức máy quản lí phù hợp với quy mô tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nó điều kiện đủ định thành công doanh nghiệp thơng trờng Do cấu tổ chức máy quản lí có vai trò ảnh hởng lớn tới tồn doanh nghiệp, nên thời gian thực tập Công ty xuất nhập đầu t xây dựng Hà Nội em đà chọn đề tài: "Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty liên doanh khí xây dựng" làm đề tài cho luận văn tèt nghiƯp cđa m×nh Víi mong mn vËn dơng kiÕn thức đà học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiện cấu ổ chức máy quản lí Công ty Luận văn em gåm ch¬ng: Ch¬ng 1: Lý ln chung vỊ bé máy quản lý Chơng 2: Thực trạng tổ chức máy quản lí Công ty Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lí Công ty liên doanh khí xây dựng Hà Nội Đây đề tài khó, đòi hỏi hiểu biết sâu rộng lý thut cịng nh kinh nghiƯm thùc tÕ V× vËy, dï đà cố gắng nhng chắn chuyên đề em nhiều thiếu sót, mong đợc ý kiến đóng góp thầy cô, anh chị Công ty bạn để chuyên đề em đợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, Hồng, anh Thanh anh chị Công ty đà giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập Hà Nội: Ngày 12 tháng năm 2004 SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hờng Chơng 1: lý luận chung máy quản lý I: Một số khái niệm 1.Quản lý Hiện có nhiều quan niƯm vỊ Qu¶n lý, cã quan niƯm cho r»ng: Qu¶n lý hành cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý điều hành, điều khiển, huy Các quan niệm khác nội dung mà khác cách dùng thuật ngữ Do ta hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nh sau: - Quản lý tác động có hớng ngời nhằm mục đích biến đổi đối tợng quản lý từ trạng thái sang trạng thái khác phơng pháp tác động khác - Quản lý doanh nghiệp trình vận dụng quy luật kinh tÕ, quy luËt x· héi, quy luËt tù nhiªn việc lựa chọn, xác định biện pháp kinh tế, xà hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh để đạt đợc mục tiêu đà xác định Cũng nh trình sản xuất, công tác quản lý cần có ba yếu tố: nhà quản lý, công cụ quản lý, đối tợng quản lý Sản phẩm quản lý định, biện pháp, thị, mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trởn phát triển với hiệu cao Nền kinh tế quốc dân nh đơn vị kinh tế khác coi hệ thống quản lý bao gồm hai phận là: Chủ thể quản lý đối tợng quản lý ( hay nhiều đợc gọi phận quản lý phận bị quản lý) Hai phận có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên chỉnh thể thống Chủ thể quản lý sở mục tiêu đà xác định tác động đến đối tợng quản lý định thông qua hành vi đối tợng quản lý - mối quan hệ ngợc giúp chủ thể quản lý điều chỉnh định đa Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp nh khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp nh lao động tiếp thị dây truyền sản xt, c¶ hƯ thèng tỉ chøc qu¶n lý cịng nh hệ thống phơng thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lợng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lợc kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ máy quản lý - Cơ cấu tổ chức máy quản lý - Lực lợng lao động quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ máy Trong lực lợng lao động quản lý có vai trò định Lao động quản lý phân loại lao động quản lý 3.1 Lao động quản lý: Lao động quản lý bao gồm cán nhân viên tham gia vào việc thực chức quản lý Trong máy hoạt động lao động quản lý phong phú đa dạng, để thực đợc chức quản lý máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác 3.2 Phân loại lao động quản lý: Căn vào việc tham gia hoạt động chức quản lý, ngời ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, phó giám đốc, kế toán trởng Các cán có nhiệm vụ phụ trách phần công việc, chịu trách nhiệm đờng lối chiến lợc, công tác tổ chức hành tổng hợp doanh nghiệp Hai là: Cán lÃnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó quản đốc phân xởng ( gọi lÃnh đạo tác nghiệp); Trởng, phó phòng ban chức Đội ngũ lÃnh đạo có nhiệm vụ đạo thực phơng hớng, đờng lối lÃnh đạo cấp cao đà phê duyệt cho phận chuyên môn Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm ngời thực công việc cụ thể có tính chất thờng xuyên lặp lặp lại Trong doanh nghiệp, tổ chức ba loại lao động quản lý nói cần thiết phải có, nhiên tuỳ theo quy mô hoạt động tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp mà có tỷ lệ thích hợp Trong cán lÃnh đạo cấp cao cán lÃnh đạo cấp trung gian có vai trò vị trí quan trọng, nhân tố định thành bại máy quản lý - linh hồn tổ chức đợc ví nh ngời nhạc trởng giàn nhạc giao hởng II tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khái niệm, nội dung yêu cầu tổ chức máy quản lý 1.1 Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại yếu tố sản xuất thì: Tổ chức kết hợp yếu tố sản xuất Theo trình phát triển thì: Tổ chức liên kết tất cá nhân, trình hoạt động hệ thống ®Ĩ thùc hiƯn c¸c mơc ®Ých ®Ị Theo mèi quan hệ: Tổ chức bao gồm xác định cấu liên kết hoạt động khác tổ chức - Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Tô chức máy quản lý doanh nghiệp dựa chức năng, nhiệm vụ đà xác định máy quản lý để xếp lực lợng, bố trí cấu, xây dựng mô hình làm cho toàn hệ thống quản lý doanh nghiệp hoạt động nh chỉnh thể có hiệu lùc nhÊt - C¬ cÊu tỉ chøc: C¬ cÊu tỉ chức phân chia tổng thể tổ chức thành phận nhỏ theo tiêu thức chất lợng khác nhau, phận thực chức riêng biệt nhng có quan hệ chặt chÏ víi nh»m thùc hiƯn mơc tiªu chung cđa tổ chức - Cơ cấu tổ chức máy quản lý: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phận có trách nhiệm khác nhau, nhng quan hệ phụ thuộc lẫn đợc bố trí theo khâu, cấp quản lý để tạo thành chỉnh thể nhằm thực mục tiêu chức quản lý xác định 1.2 Yêu cầu tổ chức máy quản lý: Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức máy cần phải đảm bảo thực yêu cầu sau: - Tính tối u: Phải đảm bảo khâu cấp quản lý đợc thiết lập mối quan hệ hợp lý, mang tính động cao, sát phục vụ cho mục đích đề doanh nghiệp - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống nh hệ thống - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức máy quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin đợc xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo đợc phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất hoạt động doanh nghiƯp - TÝnh kinh tÕ: C¬ cÊu tỉ chức máy quản lý phải đợc tổ chức cho chi phí bỏ trình xây dựng sử dụng thấp nhng phải đạt hiệu qu¶ cao nhÊt - TÝnh bÝ mËt: ViƯc tỉ chøc máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ dới hình thức Điều định tồn phát triển doanh nghiệp 1.3 Nội dung máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung, sau nội dung chủ yếu: - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà máy quản lý cần hớng tới va đạt đợc Mục tiêu máy quan lý phải thống với mục tiêu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, - Xác định cấu tổ chức quản lý theo khâu cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô máy quản lý, hệ thống chức nhiệm vụ đà xác định việc phân công hợp tác lao động quản lý Trong cấu quản lý có hai nội dung thống nhau, khâu quản lý cấp quản lý - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý định hình quan hệ cấu quản lý xác định cấp, khâu, mối liên hệ thống chúng mét hƯ thèng qu¶n lý, vỊ trun thèng cã mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu kiểu phối hợp chúng - Xây dựng lực lợng thực chức quản lý vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ xác định quy mô máy quản lý trình độ lực lợng lao động phơng thức xếp họ guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức thông tin định quản lý Các mô hình nguyên tắc tổ chức máy quản lý 2.1 Các mô hình cấu tổ chức máy quản lý: a Mô hình cấu theo trực tuyến Đây kiểu cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp cấp dới Cơ cấu tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trởng, ngời lÃnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm kết công việc ngời dới quyền Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người đạo lÃnh Người LĐ tuyến Người LĐ tuyến Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Đặc điểm cấu ngời lÃnh đạo thực tất chức quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm hệ thống phụ trách Còn ngêi thõa hµnh mƯnh lƯnh chØ nhËn lƯnh mét ngêi phụ trách thi hành lệnh ngời mà - Ưu điểm: máy gọn nhẹ, tạo ®iỊu kiƯn thn lỵi cho viƯc thùc hiƯn chÕ ®é thủ trởng - Nhợc điểm: Cơ cấu đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cấu làm hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cấu áp dụng cho tổ chức có quy mô nhỏ việc quản lý không phức tạp b Mô hình cấu theo chức Theo kiểu cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý, phận đảm nhiệm chức định Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức Người lÃnh đạo Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC Đối tượng lý1 Đối tượng ly2 Đối tượng lý3 quản quản quản Kiểu cấu hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc chuyên môn hoá, đảm nhận thực số chức định Mối liên hệ thành viên tổ chức phức tạp chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng Nh khác với cấu tổ chức trực tuyến chỗ: ngời lÃnh đạo chia bớt công việc cho ngời cấp dới Ưu điểm: Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, sử dụng tốt cán hơn,phát huy tác dụng ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu lÃnh đạo nhiều thủ trởng khác nhau, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trởng Mô hình phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức c Mô hình cấu tổ chức theo trực tuyến - chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, theo mối liên hệ cấp dới lÃnh đạo đờng thẳng, phận chức làm nhiệm vơ chn bÞ