PhÇn 1 c së lý luËn vÒ bé m¸y qun lý trong mét c«ng ty Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn vµ cñng cè bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty x©y dùng II Thanh Ho¸ Lêi nãi ®Çu Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®ß[.]
Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiƯn vµ cđng cè máy quản lý Công ty xây dựng II Thanh Hoá Lời nói đầu Hoàn thiện tổ chức máy quản lý đòi hỏi khách quan nhiều doanh nghiệp, đặc biệt chế thị trờng nh Đây vấn đề khó khăn lực lợng lao động làm công tác quản lý lao động có trình độ cao, hoạt động họ gắn liền với trình sản xuất kinh doanh hiệu hoạt động doanh nghiệp Trong Công ty, máy quản lý đóng vai trò định tồn phát triển Công ty Nếu máy đợc đảm bảo gọn nhẹ, linh hoạt, có trình độ chắn máy làm cho Công ty phát triển nhanh chóng Xuất phát từ thực tế máy quản lý công ty xây dựng II_Thanh hoá đợc hình thành sát nhập hai máy hai Công ty sau qúa trình sát nhập Công ty với Công ty Đờng C, nên có nhiều vấn đề tồn cần phải khắc phục thời gian tới Vì vậy, hoàn thiện máy quản lý điều cần thiết Có nh vậy, máy phát huy đợc vai trò hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, song để làm đợc công tác hoàn toàn đơn giản trình hoàn thiện tất yéu khong tránh khỏi đụng chạm tới quyền lợi vị trí nhiều cán công nhân viên Công ty Trong trình nghiên cứu thực tập tốt nghiệp Công ty, đà nhận thấy cần thiết phải thực đề tài Lý xuất phát từ thực té máy Công ty có cồng kềnh, bố trí lao động cha hợp lý, thời gian làm việc cán công nhân viên cha đảm bảo Đây thực lý làm cho máy quản lý Công ty hoạt động cha có hiệu giai đoạn Trên sở tình hình thực tế máy quản lý Công ty, phơng pháp nghiên cứu nh khảo sát, thống kê, phân tích tổng hợp số liệu viết đà sâu nghiên cứu thực trạng tổ chức máy quản lý, nghiên cứu kinh nghiệm đà thành công công tác tổ chức máy công ty kết hợp với lý thuyết đà đợc tích lũy trình học tập vận dụng vào thực tế để đa kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức máy quản lý Công ty Tôi hi vọng với hiểu biết, ý kiến thân đóng góp đợc cho Công ty điều cần thiết trình hoàn thiện công tác quản lý nhằm xây dựng đợc máy quản lý động, sáng tạo đạt hiệu cao hoạt động sản xuất kinh doanh chung Công ty, đa Công ty trở thành công ty hàng đầu ngành xây dựng Luận văn tốt nghiệp gồm phần sau: Chơng I - C¬ së lý ln vỊ tỉ chøc bé máy quản lý công ty Chơng II - Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty xây dựng II_Thanh hoá Chơng III - Mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiƯn vµ củng cố máy quản lý Công ty Cuối cùng, Tôi xin chân thành cảm ơn thày giáo Tiến sĩ Nguyễn ngọc Quân, cán công nhân viên Công ty đặc biệt cán phòng Tổ chức - hành công ty xây dựng II_Thanh hoá đà giúp đỡ hoành thành luận văn Chơng i sở lý luận máy quản lý công ty I Những khái niệm số mô hình tổ chức Những khái niệm số mô hình tổ chức quản lý A Những khái niệm Khái niệm tổ chức, quản lý tổ chức vai trò tổ chức quản lý Tổ chức: Để thực công việc, mục tiêu xác định cần phải có tổ chức cá nhân tổ chức thành thành viên có chức nhiệm vụ định để thực nhiƯm vơ chung cđa tỉ chøc ViƯc tỉ chøc nh biểu thi công việc mà ngời làm có mục đích có mục tiêu định song lại phải tạo ăn khớp với nhóm, thành viên khác để kết hợp nhằm hoàn thành nhiệm vụ mà nảy sinh tổ chức Vậy, tổ chức đợc hiểu liên kết cá nhân, trình, hoạt động hệ thống nhằm thực mục đích đề hệ thống dựa sở nguyên tắc quy tắc quản trị Quản lý: Đó tác độngcó hớng đích chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý, nhằm trì hoạt động hệ thống sử dụng cách tốt tiềm sẵn có, hội để ®a hƯ thèng ®Õn mơc tiªu ®· ®Ị điều kiện biến động môi trờng Qua khái niệm ta thấy: Quản lý đợc tiến hành tổ chức nhóm định xà hội Tức hoạt động quản lý tồn nhóm ngời Quản lý gồm công việc huy tạo điều kiện cho ngời khác thực công việc đạt mục đích nhóm Vai trò máy quản lý doanh nghiệp Quá trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nhằm thực số mục tiêu định Để thực đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn trình tổ chức thực Lực lợng lực lợng quản lý doanh nghiệp hình thành nên máy quản lý doanh nghiệp Nhng để đảm bảo thống nhất, ăn khớp điều hành sản xuất kinh doanh doah nghiệp phải có ngời điều hành trực tiếp đạo lực lợng quản lý, thực hiƯn nhiƯm vơ bè trÝ, s¾p xÕp cho phï hợp với nhân viên quản lý vào nhiệm vụ đảm bảo phối kết hợp nhịp nhàng thành viên cấu nhằm khai thác tối u tiềm chuyên môn, trí sáng tạo ngời việc thực mục tiêu đà đề nh suất, chất lợng, doanh thu, lợi nhuận Nh vậy, doanh nghiệp nh máy quản lý không lực lợng có tiến hành nhiệm vụ quản lý đợc Ngợc lại, không trình tổ chức lại thực đợc nh máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp a Cơ cấu tổ chức Đó hình thức tồn tổ chức, nói lên đặt theo trật tự phận tổ chức mèi quan hƯ gi÷a chóng Trong néi bé tỉ chøc tồn hai mối liên hệ chủ yếu yếu tố cấu thành nên tổ chức, là: - Mối liên hệ dọc tổ chức cấp cấp dới - Mối liên hệ ngang yếu tè ngang cÊp C¬ cÊu tỉ chøc trùc tiÕp qut định hệ thống huy mạng lới thông suốt tổ chức Do đó, cấu tổ chức thích hợp quan trọng việc thực có hiệu mục tiêu tổ chức Tóm lại, cấu tổ chức kết cấu phân tầng lớp từ xuống dới thể hình thức lÃnh đạo theo hình chóp, đứng đầu ngời lÃnh đạo cao sau đến phận lÃnh đạo thấp tầng cuối Do có nhiều nhân tố ảnh hởng đến cấu tổ chức nên việc tổ chức cấu tổ chức phải hợp lý, xử lý xác đáng mối quan hệ cấp tổ chức mức độ quản lý Cần có phân định rõ ràng quyền hạn chức nhiệm vụ cÊp tỉ chøc nh»m ph¸t huy hiƯu st cđa cá nhân từ làm lợi cho việc nâng cao hiệu công tác nói chung b Cơ cấu tổ chức máy doanh nghiệp Tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định, đợc bố trí theo cấp, khâu khác nhằm đảm bảo thực chức quản lý thực mục đích chung đà xác định doanh nghiệp đợc gọi cấu tổ chức máy tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản lý hình thức phân công lao động lĩnh vực quản trị, có tác động đến trình hoạt động tổ chức quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý mặt phản ánh cấu trách nhiệm ngời hoạt động sản xuất, mặt khác có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển sản xuất c Bộ máy quản lý doanh nghiệp Bao gồm tập hợp ngời có trình độ có chức nhiệm vụ rõ ràng trình tiến hành hoạt động quản lý doanh nghiệp Những yêu cầu tổ chức quản lý Quá trình xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo yêu cầu sau: a Tính tối u Giữa khâu cấp quản lý ( khâu quản lý phản ánh cách phân chia chức quản lý theo chiêù ngang, cấp quản lý lại thể phân chia chức quản lý theo chiều dọc) thiết lập mối liên hệ hợp lý với số lợng cấp quản lý hệ thống cấu quản lý mang tính động cao, sát phục vụ mơc ®Ých ®Ị cđa doanh nghiƯp b TÝnh linh hoạt Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo khả thích ứng linh hoạt với tình xảy hệ thống nh môi trờng c Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức quản lý phải đảm bảo tính xác thông tin đợc xử lý hệ thống, nhờ đảm bảo phối hợp nhịp nhàng hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiƯp d TÝnh kinh tÕ C¬ cÊu bé máy quản lý phải sử dụng với chi phí quản lý thấp nhng đạt hiệu cao Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu mối tơng quan chi phí dự định bỏ kết thu e Tính bí mật Trong giai đoạn nay, khốc liệt cạnh tranh chế thị trờng đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểp soát chặt chẽ thông tin mang tính chiến lợc Điều đòi hỏi giữ gìn đợc nội dung hoạt động phận máy, chống rò rỉ cắp thông tin đối thủ cạnh tranh có kình địch thờng xuyên theo dõi bám sát thơng trờng Những nhân tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Mục đích việc phân tích yếu tố ảnh hởng tới tổ chức máy quản lý doanh nghiệp nhằm tìm mô hình tổ chức quản lý góp phần nâng cao hiệu doanh nghiệp Không yếu tố riêng lẻ định mô hình tổ chức máy quản lý công ty, mà tổ chức máy quản lý công ty chịu ảnh hởng nhiều yếu tố yếu tố lại thay ®ỉi tïy theo tõng trêng hỵp a NhiƯm vơ s¶n xt kinh doanh cđa doanh nghiƯp HiƯn nay, mét điều đợc chấp nhận chung nhiệm vụ sản xuất kinh doanh tổ chức máy quản lý hai mặt tách rời công tác quản lý doanh nghiệp Chendler đà tiến hành nghiên cứu nhiỊu doanh nghiƯp lín ë Hoa Kú nh: Dupond, Scars, Standart Oil, đà đến kết luận có thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cấp công ty máy quản lý phải thay đổi theo Lý khiến công ty phải thay đổi máy quản lý máy quản lý cũ gây hiệu việc phấn đấu đạt đợc nhiệm vụ công ty có thay đổi sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, có thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có thay đổi bắt buộc máy quản lý Song, kết nghiên cứu ủng hộ ý tởng máy quản lý cần kÌm theo nhiƯm vơ s¶n xt kinh doanh b Quy mô độ phức tạp doanh nghiệp Ban lÃnh đạo phải nghiên cứu tổ chức máy quản lý cho quản lý đợc toàn hoạt động doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mô lớn phức tạp hoạt động doanh nghiệp nhiều phức tạp Do máy quản lý phải đợc tổ chức cách hợp lý, cho đảm bảo quản lý đợc toàn hoạt động doanh nghiệp mà đảm bảo máy quản lý không bị cồng kềnh phức tạp cấu c Địa bàn hoạt động Việc mở rộng địa bàn hoạt động phân tán địa bàn hoạt động đòi hỏi có bố trí lại lao động nói chung lao động quản lý nói riêng, dẫn ®Õn sù xt hiƯn cđa mét c¬ cÊu tỉ chøc quản lý Nh vậy, thay đổi địa bàn hoạt động doanh nghiệp ảnh hởng đến máy quản lý d Công nghệ Đặc điểm chung mức độ phức tạp công nghệ mà doanh nghiệp ®ang sư dơng cã thĨ ¶nh hëng ®Õn viƯc tỉ chức máy quản lý Cụ thể doanh nghiệp trọng đến công nghệ cao thờng có định mức quản lý thấp, máy quản lý phải đợc bố trí cho tăng cờng khả doanh nghiệp thích ứng kịp thời trớc thay đổi nhanh chóng công nghệ Các doanh nghiệp khai thác công nghệ thờng có xu hớng sử dụng cán có trình độ học vấn cao có kinh nghiệm kỹ thuật, cán quản lý có chủ trơng đầu t cho dự án hớng vào hậu thuẫn việc trì sức mạnh công nghệ doanh nghiệp, hệ thống cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ đảm bảo phối hợp cách chặt chẽ việc định liên quan đến kinh doanh công nghệ e Mức độ phức tạp môi trờng kinh doanh Mức độ phức tạp môi trờng kinh doanh có ảnh hởng tới máy tổ chức quản lý Trong điều kiện môi trờng kinh doanh ổn định doanh nghiệp có máy quản lý ổn định, việc đa định thờng mang tính tập trung với thị, nguyên tắc cứng rắn, quản lý tốt Ngợc lại, doanh nghiệp có đợc thành công môi trờng kinh doanh thay đổi nhanh chóng thờng phải tổ chức máy quản lý có mối liên hệ gắn bó hữu cơ, việc định có tính chất phân tán với thể lệ mềm mỏng linh hoạt, phòng ban có liên kết chặt chẽ với với tổ đội đa chức f Cơ sở kỹ thuật hoạt động quản lý trình độ cán quản lý Nhân tố ảnh hởng lớn tới tổ chức máy quản lý Khi sở kỹ thuật hoạt động quản lý (máy vi tính, điện thọai ) đầy đủ đại, trình độ cán quản lý cao đảm nhiệm đợc nhiều công việc góp phần giảm đợc cán quản lý máy quản lý Các cán quản lý theo phơng cách truyền thống thờng thích sử dụng cấu tổ chức máy quản lý theo kiểu truyền thống nh tổ chức máy, quản lý theo phận chức vận dụng hình thức tổ chức khác nh tổ chức máy quản lý theo mô hình ma trận Các cán quản lý theo phong c¸ch trun thèng cịng thÝch sù kiĨm so¸t tËp trung, họ thờng không thích mô hình tổ chức máy quản lý mang tính phân tán, nhiều nhân viên g Thái độ đội ngũ cán công nhân viên Thái độ đội ngũ cán công nhân viên ảnh hởng đến tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Công nhân viên có trình độ học vấn cao đà qua đào tạo thờng có ý thức với công việc đợc giao họ hoàn thành tốt khối lợng công việc Nh vậy, không cần nhiều lao động quản lý để đôn đốc huy họ làm việc số lợng lao động máy quản lý đợc tinh giảm Tuy nhiên, có cán công nhân viên có thái độ làm việc thiếu tinh thần trách nhiệm, thờng không hoàn thành công việc đợc giao, cán công nhân viên nh cần phải có đủ lao động quản lý để đôn đốc, kiểm soát công việc họ Điều làm tăng số lợng cán quản lý doanh nghiêp B - Một số mô hình tổ chức máy quản lý Cùng với phát triển hệ thống đà hình thành cấu tổ chức quản lý khác Mỗi kiểu chứa đựng đặc điểm, u điểm, nhợc điểm đợc áp dụng điều kiện cụ thể định Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đờng thẳng) Đây cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp số cấp dới Toàn vấn đề đợc giải theo kênh liên hệ đờng thẳng Cấp lÃnh đạo trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn hệ thống Cơ cấu đợc áp dụng phổ biến cuối kỷ 19 doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản xuất liên tục Cơ cấu dựa nguyên tắc Thống huy hoạt động" theo học giả H.FASOL, đờng trực tuyến cần phải thống nhất, ngời, thủ trởng Đặc điểm cấu tổ chức quản trị theo trực tuyến: Cấp lÃnh đạo trực tiÕp cÊp díi, cÊp díi tiÕp nhËn, chÊp hµnh chØ thị, mệnh lệnh cấp Các mối liên hệ thành viên tổ chức đợc thực theo đờng thẳng (ngời thừa hành mệnh lệnh nhận lệnh qua cấp trực tiếp thi hành theo lệnh ngời thôi) + Ưu điểm: - Đơn giản, rõ ràng thống huy - Khả tách biệt rõ ràng ký hiệu - Có hiệu giải mâu thuẫn + Nhợc điểm: ngang - Không có phân công hợp lý, điều hành theo chiều Dễ đến độc đoán cá nhân định - Đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp đồng thời không tận dụng đợc giúp đỡ chuyên gia có trình độ cao mặt quản trị cần thiết liên hệ hai thành viên tuyến thông tin phải đờng vòng Cơ cấu tổ chức trực tuyến Thủ trởng quan Ngườiưđiềuưhànhưtrựcưtuyếnư1Ngườiưđiềuưhànhưtrựcưtuyếnư2 Ngườiưđiềuưhànhưtrựcưtuyếnư3 Cơ cấu chức Cơ cấu chức đợc áp dụng với thủ lĩnh mảng công việc đảng phái trị chế độ đốc công doanh nghiệp, sau đợc ứng dụng rộng rÃi phù hợp với khối lợng công tác quản lý ngày lớn Những vụ quản lý đợc phân công cho đơn vị riêng biệt theo chức quản lý hình thành nên ngời đứng đầu phân hệ đợc chuyên môn hoá đảm bảo chức định Mối liên hệ nhân viên hệ thống phức tạp ngêi thõa hµnh nhiƯm vơ ë cÊp díi nhËn mƯnh lệnh từ ngời lÃnh đạo cao hệ thống mà từ ngời lÃnh đạo chức khác (nguyên tắc Taylor đề xuất áp dụng tổ chức lao động khoa học xí nghiệp mình) + Ưu điểm: -Thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo -Giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho ngời lÃnh đạo cao hệ thống + Nhợc điểm: Ngời lÃnh đạo hệ thống phải phối hợp hoạt động ngời lÃnh đạo chức nhng khối lợng công tác quản lý, ngời lÃnh đạo hệ thống khó phối hợp đợc tất mệnh lệnh họ nên dễ dẫn tới tình trạng cấp dới lúc phải thi hành nhiều mệnh lệnh Thêm vào không trì đợc tính kỷ luật, kiểm tra phối hợp Mô hình phù hợp với xí nghiệp loại nhở đơn vị hành nghiệp Cơ cấu chức : LÃnh đạo doanh nghiệp Chứcưnăngư1 Chứcưnăngư2 Chứcưnăngư3 Cấpưdưới Cấpưdưới Cấpưdưới Cơ cấu trực tuyến - tham mu Vẫn cấu trực tuyến, nhng lÃnh đạo đà có bổ sung thêm phận tham mu giúp việc Đây hình thức quản lý kết hợp huy trực tiếp cấp lÃnh đạo hành xí nghiệp đạo nghiệp vụ nhân viên chức cấp + Ưu điểm: Cơ cấu dễ dàng thực chế độ thủ trởng nhng bớc đầu đà biết khai thác kiến thức chuyên gia giúp việc + Nhợc điểm: Tốc độ định thờng chậm có thêm nhiều ngời để bàn khiến lÃnh đạo phải cân nhắc lâu kiểu cấu có phạm vi sử dụng không lớn lắm, dùng cho hệ thống có phạm vi hẹp Cơ cấu trực tuyến tham mu LÃnhưđạo Thamưmưu CÊpdíi