LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm cơ bản
Quản lý là một phạm trù liên quan mật thiết với hợp tác lao động. C.Mác đã coi việc quản lý xuất hiện như là kết quả tất nhiên của sự chuyển nhiều lao động cá biệt,độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại.
Bất cứ lao động xã hội hay lao động chung nào tiến hành trên một qui mô lớn đều yêu cầu có sự chỉ đạo để điều hòa một số vấn đề, các hoạt động cá nhân, mục đích cá nhân Sự chỉ đạo đó phải làm chức năng chung của cơ chế sản xuất đó.
Quản lý là sự tác động của chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường Quản lý bao gồm các điều kiện:
- Phải có một chủ thể quản lý tạo ra tác động và một đối tượng quản lý nhận tác động của chủ thể quản lý tạo ra.
- Phải có mục tiêu xác định cho cả đối tượng và chủ thể Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể quản lý tạo ra tác động.
- Chủ thể phải thực hành việc tác động.
Tóm lại, ở đâu có sự hiệp tác và phân công lao động của con người thì dù cho qui mô lớn hay nhỏ cũng đều cần có sự quản lý nhằm có được năng suất lao động chung cao hơn, đạt được mục tiêu đề ra Như vậy, thực chất của quản lý là quản lý con người hoạt động trên cùng một hệ thống.
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng.
Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại, nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :
- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích: Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại
- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, thông tin từ các nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà Nước ,cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ
- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng
Cơ cấu tổ chức là các hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa có những nhiệm vụ và quyền hạn nhất định được phân theo những cấp những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động quản trị và tiến tới những mục tiêu xác định.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tập thể những người lao động quản lý được chia thành nhiều bộ phận chuyên môn hóa quản lý và được bố trí theo từng cấp với những trách nhiệm quyền hạn nhất định nhằm thực hiện các chức năng của quản lý doanh nghiệp.
1.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý
Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về cơ cấu, xây dựng về mô hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất.
1.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành, các bộ phận này có mối liên hệ mật hũu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp chính là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý, tác động đến quá trình quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý càng hoàn hảo thì càng tác động một cách có hiệu quả đến sản xuất kinh doanh, phục vụ làm tăng lợi nhuận thu được.
Lao động quản lý là hoạt động hay nói cách khác là lao động của những người thực hiện chức năng quản lý trong mỗi tổ chức nhất định
Phân loại lao động quản lý:
Căn cứ theo cấp quản lý:
-Quản lý doanh nghiệp: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng.
-Lãnh đạo doanh nghiệp: Trưởng phòng, Phó phòng và tương đương. -Viên chức chuyên môn nghiệp vụ: Các nhân viên.
Căn cứ theo chức năng nhiệm vụ:
-Lao động của cán bộ lãnh đạo: là lao động của những người đứng đầu tổ chức, có quyền ra quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý, tổ chức thực hiện quyết định quản lý và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
Một số vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.2.1 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều được thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng như ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin được xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp.
- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhưng phải đạt hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát được hệ thống thông tin, thông tin không được rò rỉ ra ngoài dưới bất kỳ hình thức nào Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.2.2 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý
1.2.2.1 Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống
Phương hướng, mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống Nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của hệ thống Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới có hiệu quả
1.2.2.2 Chuyên môn hóa và cân đối
Tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng, nhiệm vụ chồng chéo, trùng lặp, thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế
1.2.2.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường
Tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ, trì trệ, quan liêu mà luôn phải linh hoạt, thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động Ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới, để không bị môi trường đào thải,.
Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thiết kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối kinh doanh, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của CBCNV chức trong từng bộ phận
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình
1.2.2.4 Bảo đảm tính hiệu quả quản lý
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kì tổ chức nào Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới.Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :
-Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất, phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc Dựa trên nguyên tắc nâng cao hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất, phải lựa chọn phương thức truyền tin, trao đổi nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận, mỗi công việc đều có người phụ trách.
- Gắn các cấp quản lý thành một dây xích Trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng, gắn bó với nhau Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh, tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp
-Gọn nhẹ, phải có định biên rõ ràng, tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra
1.2.3 Những nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
Phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý nhằm đưa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
- Quan hệ sở hữu và loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như doanh nghiệp nhà nước hay công ty cổ phần.
- Kiểu cấu tạo của mô hình bộ máy quản lý.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà bộ máy quản lý phải lãnh đạo thực hiện bao gồm các vấn đề như tính chất và đặc điểm của ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, cơ cấu sản xuất kinh doanh và quá trình phát triển của nó, khối lượng công việc và địa bàn hoạt động.
Nội dung hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp
1.3.1 Phân công, phân cấp trong bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bất kì doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp tư nhân hay doanh nghiệp nhà nước,công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần, công ty liên doanh…cũng đòi hỏi phải có sự chỉ huy điều hành sản xuất kinh doanh theo một sự thống nhất tuyệt đối, chấp hành tuân thủ kỷ luật hết sức chặt chẽ, cũng như thống nhất vận hành theo những quy tắc từ trên xuống dưới.
Tùy theo đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp như: loại hình doanh nghiệp, quy mô, chức năng hoạt động,…mà tiến hành bố trí các vị trí Giám đốc, Phó giám đốc và có thể cả kế toán trưởng Chú ý phân công một hoặc một số người, bộ phận làm nhiệm vụ chuyên trách để tham mưu, cố vấn giúp giám đốc trong việc chỉ huy và điều hành doanh nghiệp.
Khi phân công phụ trách, cần quy định giưới hạn tối đa số lượng các phòng chức năng, số lượng bộ phận sản xuất trực thuộc một chức danh quản lý Bởi khi số lượng bộ phận( hoặc nhân viên) trực thuộc một cán bộ quản lý nào đó tăng vượt quá khả năng quản lý, kiểm soát, thì mối quan hệ cũng tăng gấp nhiều lần mà sẽ dẫn đến không thể bao quát hết để điều hành một cách sát sao, hiệu quả.
1.3.2 Hoàn thiện trình độ cán bộ quản lý
Với đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ và kinh nghiệm, công ty chỉ cần sử dụng một số ít nhân lực song vẫn phải đảm bảo hoàn thành công việc quản lý với chất lượng cao hơn so với việc sử dụng đội ngũ quản lý ít được đào tạo. Tính hiệu quả còn được nhân lên bởi việc sử dụng một số lượng quản lý ít hơn đã làm giảm đơn hóa ngay chính cơ cấu tổ chức quản lý do giảm bớt các mối liên hệ giữa các nơi làm việc, bộ phận quản trị với nhau.
1.3.3 Hoàn thiện công tác phục vụ nơi làm việc
Quá trình hoạt động quản lý có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức phục vụ nơi làm việc Nếu như nơi làm việc được trang bị đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu của hoạt động quản lý goáp phần tăng hiệu quả của công việc, đồng thời cũng là cơ sở để tinh giảm bộ máy, chuyên môn hóa hoạt động của bộ máy quản lý Mặt khác đây cũng là một biện pháp tạo bầu không khí tâm lý thỏa mái từ nơi làm việc.
1.3.4 Hoàn thiện công tác khuyến khích người lao động
Một thực tế cho thấy trong cơ chế thị trường công tác khuyến khích người lao động đang được quan tâm đúng đắn trong các doanh nghiệp Công tác này bao gồm khuyến khích vật chất và khuyến khích phi vật chất Nếu như được quan tâm đúng mức sẽ là động cơ giúp cho người lao động nói chung và người lao động quản lý nói riêng hăng say làm việc, tìm tòi sang tạo nâng cao hiệu quả lao động của mình Công việc này đòi hỏi đánh giá chính xác nỗ lực của cá nhân cũng như tập thể ( phòng ban, tổ đội…) và tính công bằng Có như thế mới phát huy được mục đích của công tác.
Tóm lại công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của một hệ thống Để thực hiện công tác quản lý thì phải xuất phát từ bộ máy quản lý ổn định, thích hợp và có năng lực.
1.4 Một số phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp, phân xưởng, tổ sản xuất
Là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các cơ cấu tổ chức bộ máy có sẵn Những cơ cấu tổ chức bộ máy có trước , nay có những yếu tố tương tự với cơ cấu bộ máy quản lý sắp hình thành Cơ sở phương pháp để xác định sự tương tự là sự phân lọai các đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất định chẳng hạn như: tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị ( sản phẩm, quy trình công nghệ ), tính đồng nhất về các chức năng quản trị đucợ tính gần nhau về lãnh thổ Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh, chi phí bỏ ra ít, tuy nhiên thiếu phân tích những điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức bộ máy sắp hoạt động là khuynh hướng cần ngăn ngừa Nhìn chung đây là phương pháp đã được áp dụng phổ biến rộng rãi ở nhiều nơi
1.4.2 Phương pháp phân tích theo yếu tố Đây là phương pháp khoa học được phổ biến rộng rãi cho mọi cấp, mọi đối tượng quản lý Phương pháp này có thể chia ra làm ba giai đoạn:
- Giai đoạn 1: là xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy tổng quát, xác định những kết quả, những tính chất nguyên tắc của cơ cấu.
- Giai đoạn 2 : là xác định các thành phần cho các phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy Xác lập mối quan hệ giữa các phòng ban bộ phận
- Giai đoạn 3: là xác định các đặc trưng của mỗi phòng ban bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy như chắc năng nhiệm vụ, quyền hạn Quy định hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý( điều lệ, nội quy, quy chế) Loại giai đoạn này thường xảy ra hai trường hợp sau:
+ Trường hợp 1: Đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý đang hoạt động Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành được bắt đầu bằng cách nghiện cứu kĩ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại và đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định Để làm được điều đó người ta biểu thị cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị hiện hành và các phòng ban bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ Từ đó chỉ rõ quan hệ phụ thuộc của các phòng ban, bộ phận và các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mà nó thực hiện.
+ Trường hợp 2: Là trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới Trong trường hợp này sẽ diễn ra các bước trình tự như sau:
Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn kiện hướng dẫn của cơ quan quản lý, những quy định có tính chất pháp luật để xây dựng sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy này Kết quả thực hiện bước 1 là xây dựng mục tiêu cơ cấu tổ chức, phân cấp nhiệm vụ quyền hạn cho từng cấp quản lý, xác lập quan hệ giũa các phòng ban, bộ phận với các cơ quan cấp trên, các đơn vị hợp tác bên ngoài, xác định các nhu cầu đảm bảo các bộ và thông tin Như vậy bước 1 là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất định tính đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị.
Bước 2: xác định các thành phần, các phòng ban, các bộ phận của cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị và lập ra mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận ấy Nội dung cơ bản của bước này đucợ thể hiện ở việc phân hệ trực tuyến, chức năng và chương trình mục tiêu, cơ sở để xác định thành phần phòng ban, bộ phận của cơ cấu tổ chức và sự cần thiết về chuyên môn hóa hoạt động quản trị, sự phân cấp và phân chia hợp lý các chức nawg nhiệm vụ cũng như quyền hạn cho các phòng ban, bộ phận ấy Điều quan trọng nhất là tập hợp và phân tích các dấu hiệu ảnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy.
Bước 3: phân phối và cụ thể hóa các chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, quyết định số CBCNV và đòi hỏi trình độ kiến thức cho các phòng ban, bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, từ đó xây dựng điều lệ quy tắc lề lối làm việc nhằm đảm bảo cho cơ cấu bộ máy quản trị hoạt động có hiệu quả cao
Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
1.5.1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp.
1.5.2 Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh của tổ chức
Hoàn thiện bộ máy theo hướng gọn nhẹ và có hiệu lực Để đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu.
Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hướng chuyên tinh nghĩa là thường xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc Tính gọn nhẹ thể hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rườm rà, không thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện khả năng đi đến kết quả, được mọi người thực hiện một cách nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp.Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả trong hoạt động Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao.
1.5.3 Đối với Công ty đầu tư và xây dựng Licogi số 2
Như bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn nhất của Công ty cũng là lợi nhuận Do vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất là trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính cạnh tranh cao trên thị trường cả về chất lượng, mẫu mã sản phẩm và tiến độ giao hàng.
Và để đạt được điều đó thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường.
Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Do vậy để tận dụng tốt nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì việc hình thành và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm rất cần thiết và bước đầu quyết định sự hình thành và phát triển cả Công ty trên thương trường.
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
Giới thiệu tổng quan về công ty đầu tư và xây dựng Licogi số 2
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty đầu tư và xây dựng Licogi số 2
Công ty đầu tư và xây dựng Licogi Số 2 là đơn vị trực thuộc Tổng công ty xây dựng và Phát triển hạ tầng Licogi - Bộ xây dựng Công ty được thành lập theo Quyết định Số 863/QĐ/TCT-HĐQT ngày 20/06/2007 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng công ty Xây dựng và Phát triển hạ tầng Licogi, trên cơ sở sát nhập hai đơn vị: Chi nhánh Tổng công ty Licogi tại Quảng Ninh và Ban quản lý dự án Hạ Long
- Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt : Công ty đầu tư và xây dựng Licogi
- Tên giao dịch quốc tế : NO 2 Licogi construction and investment company
- Trụ sở chính : Lô B5 - Khu ĐT mới cột 5 - cột 8 - Phường Hồng Hải
- TP Hạ Long - Quảng Ninh
- Giấy phép đăng ký kinh doanh : Số 2216000096 ngày 28/06/2007
- Tài khoản giao dịch : 4401 000000 1259 tại NH ĐT & PT Quảng Ninh
- Web: www.licogi2.com.vn
Quyết định thành lập Công ty đầu tư và xây dựng Licogi Số 2 khẳng định quyết tâm của lãnh đạo Tổng công ty Licogi xây dựng một đơn vị vững mạnh tại vùng kinh tế quan trọng và đầy tiềm năng khu vực Đông Bắc và Tỉnh Quảng Ninh Trên cơ sở thế mạnh tiềm năng sẵn có, định hướng phát triển của Công ty đầu tư và xây dựng Licogi Số 2 tập trung vào các lĩnh vực sau :
- Phát triển đầu tư kinh doanh hạ tầng các Khu đô thị và hạ tầng các khu công nghiệp tại vùng Đông Bắc.
- Tham gia thi công xây lắp trên các công trình : dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, thủy điện trên phạm vi toàn quốc.
- Tiếp thị, tìm kiếm các dự án
- Đầu tư các dự án điện, văn phòng, khách sạn
- Khảo sát địa hình, địa chất công trình, thí nghiệm kiểm định chất lượng công trình
- Kinh doanh vận tải đường thủy, đường bộ
2.1.2 Tình hình sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây
Ban lãnh đạo Công ty đã nhận thức đúng đắn, nắm bắt cơ hội đầu tư để lãnh đạo chỉ đạo thực hiện đa dạng hoá nghành nghề: Đầu tư hạ tầng các khu đô thị mới, chung cư, khách sạn, xây dựng cầu đường Công tác đầu tư đã tạo ra thế và lực mới, tạo đà phát triển của Công ty giai đoạn mới Đẩy mạnh công tác đầu tư phát triển và chuyển dịch cơ cấu sản xuất kinh doanh, nâng cao năng lực sản xuất.
Công ty đầu tư máy móc thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất thi công các công trình lớn cũng như mở rộng nghành nghề kinh doanh như : Đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu đô thị Cột 5 - Cột 8 giá trị 220 tỷ đồng; Đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu đô thị Cột 5 - Cột 8 mở rộng giá trị 117,519 tỷ đồng; Đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật công trình đường bao biển Lán Bè trị giá 221 tỷ đồng; Đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật khu đô thị đồi T5 giá trị 63 tỷ đồng; Đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật Dự án khu đô thị sau đường bao biển LK1, LK2, DV giá trị 6,279 tỷ đồng; Xây dựng hệ thống thoát nước tổng thể ga Hạ Long giá trị 8,327 tỷ đồng
Việc khai thác hiệu quả các dự án đã tạo việc làm ổn định cho tập thể cán bộ, công nhân viên Công ty và mang lại mức thu nhập ổn định cho người lao động Với quan điểm đa dạng hoá ngành nghề mở rộng sản xuất kinh doanh, Công ty đã mạnh dạn mở rộng sang lĩnh vực xây dựng cầu đường như dự án Đường bao biển lán Bè được Tổng công ty và Uỷ ban nhân dân Tỉnh Quảng Ninh đánh giá đạt chất lượng rất cao
Về công tác quản lý Công ty thường xuyên quan tâm, cải tiến về công tác quản lý, đặc biệt về quản lý vật tư, máy móc thiết bị, lao động, giá thành. Chú trọng công tác kiểm tra tài chính, công tác Hợp đồng giao khoán đội công trình, xây dựng và tổ chức thực hiện các biện pháp về đấu tranh chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm việc sử dụng xe con, điện thoại, chi tiêu để hạ giá thành công trình Hầu hết các sản phẩm, công trình Công ty đảm nhiệm làm Chủ đầu tư và thi công đều đảm bảo chất lượng được Tổng công ty, UBND Tỉnh Quảng Ninh và chủ đầu tư đánh giá cao.
Năng động sáng tạo trong cơ chế mới, lãnh đạo đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tốc độ tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước Công ty là một trong những đơn vị sản xuất kinh doanh liên tục tăng trưởng đạt hiệu quả kinh tế cao Để có thể nhìn nhận rõ hơn về những thành quả cũng như sự tăng trưởng mà Công ty đầu tư và xây dựng Licogi Số 2 đã đạt được trong những năm vừa qua, chúng ta có thể xem xét kết quả cụ thể như sau:
Bảng 2.1: Bảng thống kê một số chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu của Công ty năm 2011
TT Năm/Chỉ tiêu ĐVT 2009 2010 2011
1 Giá trị sản lượng Tỉ đồng 140,12 116,075 205 76,61
Tỉ suất lợi nhuận/Vốn
5 Nộp ngân sách Tỉ đồng 0,066 5,235 7,6 45,17
6 Thu nhập bình quân Trđ/ng/th 2,2 2,4 3,2 33,33
7 Đầu tư chiều sâu Tỉ đồng 22 16,5 19,560 18,55
8 Công tác xã hội Tr.đồng 70 100 240 240
Bảng 2 2: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
Cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2011
Số Năm 2011 Năm 2010 So sánh
3 Doanh thu thuần về bán hàng, cung cấp dịch vụ (10-03) 10 117.446.199.086 99.236.809.833 18.209.389.253 118,35
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20-11) 20 33.299.329.011 30.437.148.850 2.862.180.161 109,4
6 Doanh thu hoạt động tài chính 21 414.113.484 117.888.437 296.225.047 351,3
- Trong đó: Chi phí lãi vay 23 33.700.000 106.602.145 (72.902.145) 31,61
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 25 3.507.336.388 9.511.033.670 (6.003.697.282) 36,88
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh 30 = 20+(21-22)-(24+25) 30 30.172.406.107 20.937.401.472 9.235.004.635 144,1
14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
15 Thuế thu nhập doanh nghiệp (51P x
15 16 Chi phí thuế TNDN hoãn lại 52
17 Lợi nhuận sau thuế TNDN (60P-51) 60 22.483.089.616 15.705.614.996 6.777.474.620 143,15
(Nguồn: “Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh”-phòng tài vụ)
Qua bảng phân tích này, các nhà quản lý Công ty sẽ đánh giá được các mặt hoạt động của công ty trong năm qua trên các chỉ tiêu là doanh thu, chi phí và lợi nhuận Từ số liệu đã tính toán ở trên cho thấy doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2011 đã tăng 18.34% so với năm 2010 tương ứng với 18.209.389.253đ Giá vốn hàng bán tăng 22,3% tương ứng với 15.347.209.092đ Chi phí quản lý và chi phí lãi vay giảm đáng kể làm cho lợi nhuận trước thuế tăng 44,10% tương đương với 9.231.586.112đ Kết quả này sẽ được thấy rõ qua việc xác định các chỉ tiêu sau :
/doanh thu = Lợi nhuận sau thuế
Tỷ suất lợi nhuận /doanh thu năm 2010 = 15.705.614.996
Tỷ suất lợi nhuận /doanh thu năm 2011 = 22.483.089.616
Như vậy trong năm 2011 cứ 100đ doanh thu thì có 80,86đ chi phí và 19,14 đ lợi nhuận sau thuế; tương ứng với năm 2010 là 84,18đ chi phí và 15,82đ lợi nhuận sau thuế Đây là kết quả tốt của Công ty trong năm nay. Công ty cần giữ vững và phát huy hơn nữa kết quả đã đạt được.
2.1.3 Các đặc điểm về kinh tế kĩ thuật có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty
2.1.3.1 Đặc điểm về sản phẩm
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất công nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền kinh tế quốc dân.Một bộ phận lớn của thu nhập quốc dân, của quỹ tích lũy cùng với vốn đầu tư của nước ngoài được sử dụng trong lĩnh vực xây dựng cơ bản Công nghệ xây dựng được phát triển theo hướng cơ giới hóa để nâng cao chất lượng công trình và hiệu quả kinh tế So với các ngành sản xuất khác, ngành xây dựng cơ bản có những đặc điểm về kinh tế - kỹ thuật riêng biệt, điều này được thể hiện rất rõ nét ở sản phẩm xây lắp và quá trình tạo ra sản phẩm của ngành Cụ thể: Sản phẩm xây lắp là những công trình xây dựng, vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất sản phẩm xây lắp lâu dài Do đó, việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp phải lập dự toán (dự toán thiết kế, dự toán thi công) Quá trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho công trình xây lắp Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tư (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp không thể hiện rõ Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện sản xuất (xe máy, thiết bị thi công, người lao động ) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm Đặc điểm này làm cho công tác quản lý sử dụng, hạch toán tài sản, vật tư rất phức tạp do ảnh hưởng của điều kiện thiên nhiên, thời tiết và dễ mất mát hư hỏng Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài Nó phụ thuộc vào quy mô, tính phức tạp về kỹ thuật của từng công trình Quá trình thi công được chia thành nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi trường như nắng, mưa, lũ lụt Đặc điểm này đòi hỏi việc tổ chức quản lý, giám sát chặt chẽ sao cho bảo đảm chất lượng công trình đúng như thiết kế, dự toán.
Sản phẩm xây dựng là phương tiện cho các hoạt động sản xuất và dịch vụ khác, nhà máy để sản xuất công nghiệp, cầu, đường là phương tiện của ngành giao thông, đê đập là phương tiện ngành thủy lợi Nhiều khi sản phẩm xây dựng còn là mục đích của sản xuất xã hội Thí dụ như nhà ở Nhà ở là phương tiện nghỉ ngơi sau lúc lao động, là phương tiện tái sản xuất sức lao động, nhưng nhà ở cũng là mục tiêu của con người, mong muốn có cuộc sống đàng hoàng hơn, dễ chịu hơn Phân định sản phẩm nào là mục đích hoặc là phương tiện nhằm có chính sách đầu tư hiệu quả Đặc điểm của sản phẩm xây dựng là chiếm diện rộng, vật liệu và phương tiện thi công phải chuyển từ nơi khác đến địa điểm xây dựng Việc chiếm diện tích rộng còn làm cho việc bảo vệ, giữ gìn trong quá trình xây dựng khó khăn
Một đặc điểm nữa của sản phẩm xây dựng là thời gian hoàn thành thường kéo dài, xây dựng hàng năm, nhiều năm nên tác động của thời tiết, khí hậu làm tăng khó khăn cho việc bảo quản trong quá trình thi công công trình. Thời gian kéo dài còn chịu những thay đổi của tổ chức, của con người, nhiều khi thay đổi chủ trương trong quá trình tạo ra sản phẩm xây dựng làm cho công trình “chắp vá” thiếu nhất quán, không đồng bộ Sản phẩm xây dựng cũng đa dạng và nhiều hình thái khác nhau.
Ngoài ra, sản phẩm xây dựng còn do nhiều người, có các chủng loại nghề nghiệp khác nhau tham gia nên nó có tính phức hợp Vì vậy mà hoạt động tổ chức xây dựng đòi hỏi phải có trình độ tổ chức khoa học cao.
2.1.3.2 Đặc điểm về tài chính
Thông qua việc đánh giá khái quát thực trạng tài chính của Công ty này, nhà quản trị sẽ thấy được một cách khái quát nhất kết quả và trạng thái tài chính của Công ty, đồng thời cũng phát hiện những mặt còn yếu kém của đơn vị để từ đó dự tính những rủi ro và tiềm năng tài chính trong tương lai
Bước đánh giá này chủ yếu sử dụng số liệu trên Bảng cân đối kế toán của Công ty lập ngày 31/12/2011 để đánh giá khái quát tình hình tài chính củaCông ty trong năm 2011 như sau:
Bảng 2.3: Một số chỉ tiêu chủ yếu trong Bảng CĐKT
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2011 Năm 2010
Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty đầu tư và xây dựng Licogi số 2
2.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của công ty Để thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ cơ bản của công ty, giám đốc công ty đầu tư và xây dựng Licogi Số 2 đã ban hành quy chế làm việc để phân công lãnh đạo; Xác định các chức năng, nhiệm vụ của các phòng và sự phối hợp hoạt động giữa các phòng ban và các đoàn thể trong cơ quan Trên tinh thần phân công cụ thể, phối hợp nhịp nhàng và phát huy quyền làm chủ tập thể, phát huy năng lực, trí tuệ, tính sáng tạo đồng thời gắn bó trách nhiệm của các phòng ban và mỗi CBCNV để phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ chính trị của Công ty đầu tư và xây dựng licogi Số 2 Cơ cấu bộ máy được tổ chức dưới hình thức: Trực tuyến chức năng Hình thức này hợp lý vì với đặc thù của một công ty chuyên ngành về xây dựng, các dự án thi công nằm rải rác ở các nơi, nên để công tác quản lý và điều hành quá trình sản xuất được hiệu quả phải có phân cấp quá trình quản lý Bộ máy quản lý của Công ty kể từ ngày thành lập đã được sắp xếp lại theo hướng gọn nhẹ có hiệu quả.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty đầu tư và xây dựng Licogi số 2
(Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
PGĐ kĩ thuật PGĐ kinh tế
Tổ thí nghiệm quản lý CLCT
Phòng kinh tế kế hoạch
Phòng dự án Đội thi công cơ giới Đội san nền Đội xây dựng Đội xây lắp điện
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm :
- 05 phòng ban nghiệp vụ và 06 tổ đội sản xuất
2.2.2 Hệ thống chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
2.2.2.1 Quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới a) Ban giám đốc
Giám đốc: Hà Văn Đến
Nghề nghiệp: Kỹ sư kinh tế xây dựng
Chức vụ: Bí thư Chi bộ,Giám đốc Công ty Đầu tư và xây dựng LICOGI số 2
Kinh nghiệm công tác: Giám đốc điều hành công ty
Giám đốc là người đại diện hợp pháp duy nhất và cao nhất về mọi vấn đề của Công ty, trước pháp luật và trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty Điều hành tổ chức và thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Tổng công ty giao đồng thời chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Phân công và phối hợp của các phó giám đốc, kế toán trưởng đồng thời quyết định mọi phương hướng, chiến lược phát triển của toàn Công ty Thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ của Công ty với Nhà nước và với Công ty chủ quản, đảm bảo từng bước CBCNV trong Công ty Chỉ đạo chung công tác kế hoạch, công tác kỹ thuật công tác thanh quyết toán vốn đầu tư, công tác thu chi tài chính, công tác tổ chức, lao động tiền lương của Công ty.
Giúp việc cho Giám đốc có 02 Phó giám đốc :
Phó giám đốc kỹ thuật: Nguyễn Tất Phương
Nghề nghiệp: Kỹ sư xây dựng
Chức vụ: Phó Giám đốc Công ty Đầu tư và xây dựng LICOGI số 2 Kinh nghiệm công tác: Đội trưởng thi công, Trưởng phòng kỹ thuật, Thay mặt cơ quan giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt (Được giám đốc uỷ quyền) Thường xuyên giữ mối quan hệ với văn phòng Tổng công ty, các sở chuyên nghành, các cơ quan chuyên môn của chính quyền địa phương để giải quyết nhiệm vụ được giao Tham mưu và chịu trách nhiệm về công tác đảm bảo kỹ thuật, công tác quản lý thi công, công tác an toàn lao động, vệ sinh môi trường cho các công trình Trực tiếp phụ trách điều hành phòng kỹ thuật sản xuất, bộ phận xây lắp điện, bộ phận xây dựng và bộ phận thi công cơ giới Đối với từng dự án chỉ đạo giải quyết các thủ tục xây dựng cơ bản và trình ký, ký duyệt các bước được phân cấp quy định
Phó giám đốc kinh tế: Lê Thị Tuyết Mai
Nghề nghiệp: Kĩ sư kinh tế xây dựng
Chức vụ: Phó giám đốc Công ty đầu tư và xây dựng LICOGI số 2
Kinh nghiệm công tác: Trưởng phòng kinh tế
Chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty. Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện giao dịch thương mại, nghiên cứu thị trường Theo dõi và chỉ đạo các đội sản xuất, các phòng nghiệp vụ thuộc phạm vi được giám đốc phân công Chỉ đạo công tác thu hồi vốn, thanh quyết toán dứt điểm các công trình đã đầu tư xây dựng.
Kế toán trưởng: Phụ trách công tác kế toán, thống kê tài chính doanh nghiệp theo quy định của pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ kế toán trưởng. b) Các phòng ban
Thực hiện công việc kế toán thống kê trong Công ty và quản lý các nguồn tài chính của Công ty Phòng tài vụ chuyên trách về quản lý tài sản, tiền vốn Do vậy nhiệm vụ của phòng rất nặng nề bao gồm: Cân đối các nguồn vốn để giải quyết vốn kinh doanh, quản lý các hoạt động chi tiêu của Công ty dựa trên sự ghi chép đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh và lập các chứng từ, hóa đơn, xác định kết quả hoạt động của Công ty. Báo cáo trước giám đốc về tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của Công ty Phòng kế toán phải phối hợp chặt chẽ với các phòng ban chức năng khác để thực hiện tốt công tác kế toán, cung cấp thông tin tài chính kịp thời cho lãnh đạo Công ty.
Phòng kinh tế - kế hoạch:
- Lập dự toán chi phí cho các hạng mục công trình, lên phương án cho việc thực hiện các Hợp đồng kinh tế cũng như đề ra các phương án sản xuất kinh doanh, cung ứng nguyên vật liệu cho các dự án thi công Phòng kế hoạch có chức năng tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động kinh doanh của công ty, thực hiện giao dịch thương mại, xây dựng các đơn giá dự thầu, đơn giá dự toán giao khoán cho công tác xây lắp toàn công ty
- Thường xuyên kiểm tra và cập nhật kịp thời các yếu tố làm thay đổi mặt bằng giá vật tư, thiết bị, nhân công đối với các dự án công ty đang triển khai thi công để có biện pháp điều chỉnh ngay nhằm đảm bảo cho việc sản xuất trên công trường được liên tục.
- Căn cứ tình hình thực tế về năng lực và thị trường, phòng nghiên cứu và xây dựng kế hoạch sản xuất từng tháng, quý, năm và dài hạn của Công ty trình giám đốc phê duyệt
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc thống nhất các chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị trong công ty; Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch tài chính; đề xuất các biện pháp tổ chức quản lý nhằm phát triển sản xuất trong công ty
- Kiểm tra đôn đốc các đơn vị trong việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã được phê duyệt Tổng hợp và kịp thời báo cáo lãnh đạo công ty những diễn biến trong quá trình sản xuất kinh doanh của các đơn vị theo định kỳ tháng, quý, năm
- Cùng với các phòng ban chức năng khác của công ty kiểm tra thanh toán, quyết toán từng hạng mục công trình đã được dầu tư xây dựng
- Lập báo cáo theo yêu cầu của cơ quan chức năng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Quản lý, lưu trữ những tài liệu có liên quan đến công tác kế hoạch
Phòng tổ chức - hành chính:
Quản lý, nghiên cứu các chính sách về lao động, tiền lương - tiền thưởng của công nhân viên chức trong toàn Công ty Nắm vững thông tin về tình hình lao động sản xuất, xây dựng chiến lược đào tạo cán bộ công nhân viên Theo dõi, báo cáo về tình hình lao động để Giám đốc có thể đưa ra các chính sách nhân sự hợp lý Tổng hợp các mặt hoạt động của toàn Công ty. Bên cạnh đó còn phải thực hiện các nhiệm vụ về văn thư, giấy tờ lưu trữ.
- Quản lý, kiểm tra, giám sát, chỉ đạo, điều hành công tác kỹ thuật tại các công trình, dự án đang thi công theo đúng hồ sơ thiết kế Kiểm tra công tác an toàn bảo hộ cho người lao động, vệ sinh công nghiệp trong quá trình thi công tại công trường
- Quản lý kỹ thuật, chất lượng, thẩm định hồ sơ ở các bước thiết kế dự toán cho tất cả các công trình xây dựng
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng công trình Là đầu mối tổ chức nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng Đề xuất các giải pháp xử lý kỹ thuật nếu phải thay đổi bổ sung trong quá trình xây dựng
- Hoàn chỉnh và lập hồ sơ thiết kế, hồ sơ dự thầu, hồ sơ hoàn thành giai đoạn cho các dự án đã, đang và sẽ triển khai.
- Tham gia quản lý về công tác chuẩn bị đầu tư, tổng mức đầu tư, tổng dự toán và quyết toán các dự án đầu tư xây dựng - kinh doanh hạ tầng đô thị của Công ty đã được ký kết Lập các hợp đồng mua bán, chuyển nhượng với khách hàng và các bên liên quan.
Đánh giá tình hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty được áp dụng theo sơ dồ trực tuyến chức năng Do đó có nhiều thuận lợi trong công tác tổ chức quản lý và tạo ra các mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban Kiểu cơ cấu này đã tận dụng được hết những ưu điểm của hình thức cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Đó là tạo ra được một kênh liên hệ theo đường thẳng và mối tương quan giữa các phòng ban, tránh được nhầm lẫn và sai sót khi mệnh lệnh được ban hành từ cấp lãnh đạo Ngoài ra còn thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo nhờ đó giải quyết các vẫn đề một cách thuận lợi Nhờ có các phòng ban chức năng mà thông qua đó các phó giám đốc theo dõi các công việc sản xuất kinh doanh mình phụ trách được thuận lợi hơn, cũng như trong việc báo cáo lại với cấp trên về kết quả thu được Đối với các đội xây xựng, CBCNV trong công ty được quy định rõ nhiệm vụ sản xuất và phục vụ sản xuất sát với thực tê Hàng tháng, hàng quý đều được công ty giao nhiệm vụ cụ thể theo yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh và được kiểm tra giám sát, đôn đốc thực hiện có hiệu quả Sự phát triển không ngừng của công ty là kết quả tổng hợp công sức bền bỉ của các thế hệ công nhân viên dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty Nổi bật nhất là vai trò lãnh đạo và sự cống hiến của ban giám đốc, đây là những người tiên phong trong việc đề xuất và quyết tâm thực hiện phương án đổi mới công ty bằng việc ban hành và sửa đỏi bổ sung kịp thời nội quy lao động, các quy chế phù hợp giúp cho công tác quản lý trở nên chặt chẽ, đồng bộ và hiệu quả.
Với sự nỗ lực của toàn thể CBCNV trong công ty, công ty đã đạt được nhiều thành tựu: tổng doanh thu và thu nhập bình quân đã đạt được và vượt mức kế hoạch đề ra, cơ bản đã lo đủ việc làm cho đội ngũ công nhân, nền tài chính của công ty dần đi vào ổn định, công tác quản lý doanh nghiệp ngày càng được nâng cao, các quy chế của công ty được sủa đổi, và thay thế từng phần cho phù hợp với tình hình kinh tế hiện nay
- Việc khai thác thị trường đôi lúc còn khó khăn nhưng dưới sự điều hành của ban lãnh đạo và sự cố gắng của CBCNV công ty, đến nay những khó khăn đó đã được tháo gỡ, đảm bảo thực hiện đúng tiến độ, chất lượng như kế hoạch đề ra
- Điều kiện làm việc và trang thiết bị phục vụ cho lao động quản lý ở các phòng ban ngày càng được cải thiện với việc trang bị thêm máy vi tính ở hầu hết các phòng ban, điều hòa nhiệt độ và các trang thiết bị chuyên dụng khác đã có tác dụng nâng cao hiệu quả của công tác quản lý nhờ đó mà mọi công việc được hoàn thành nhanh chóng
- Đội ngũ cán bộ quản trị viên của công ty có trình độ tốt, có nhiều kinh nghiệm, có kiến thức kinh tế, pháp luật tin học…
Như vậy, chất lượng đội ngũ lãnh đạo, quản lý của công ty được quan tâm, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý
2.3.2 Nhược điểm Đi cùng với những thuận lợi, công tác tổ chức quản lý cũng có nhiều hạn chế Bộ máy quản lý bao gồm nhiều bộ phận nhiều cấp bậc, nhiều công đoạn quản lý gây ra sự phức tạp trong quản lý kinh doanh, sự chồng chéo trong công tác quản lý gây ra sự mâu thuẫn.
Mối quan hệ giữa một số phòng ban, các đội sản xuất trong quá trình sản xuất kinh doanh đôi khi còn thiếu chặt chẽ, đồng bộ làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh chung của công ty Công tác lãnh đạo điều hành, công tác tổ chức cán bộ nhằm phát huy tính sáng tạo, chủ động trong sản xuất kinh doanh chưa được tăng cường thường xuyên Công tác đào tạo cán bộ kế cận thu hút nhân tài để bố trí đúng người, đúng việc, đúng chuyên ngành chưa được coi trọng đúng mức Hầu hết số lao động quản lý trong công ty đều có trình độ tốt Dù vậy một số vị trí thuộc lĩnh vực kinh tế, pháp luật còn thiếu cán bộ Đội ngũ công nhân kĩ thuật đáp ứng yêu cầu sản xuất còn quá mỏng, trình độ không đồng đều, một số cán bộ trẻ cần đào tạo thêm
Công ty chưa thực sự quan tâm đến công tác marketing, giới thiệu về năng lực cũng như tiềm năng phát triển của công ty để các nhà thầu trên khắp đất nước biết đến và làm tăng khả năng trúng thầu Cán bộ trong công ty chưa thực sự nhanh nhẹn khi tiếp cận với công nghệ tin học quản lý mới nên công việc khi xử lý còn lung túng và không chính xác.
Công ty chưa có một kế hoạch lâu dài, mạnh mẽ trong việc tiêu chuẩn hóa đội ngũ cán bộ, chưa đánh giá đúng vị trí và tầm quan trọng của bộ máy quản lý Doanh nghiệp.
Công ty đã chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ nhưng vẫn chỉ mang tính hình thức, chưa thục sự đi vào chiều sâu, không đem lại hiệu quả cao, gây lãng phí cho Doanh nghiệp.
Công tác tuyển chọn, bổ nhiệm đánh giá và khuyến khích năng lực hoạt động của cán bộ thiếu độ tin cậy, đôi lúc không có cơ sở khoa học, lệ thuộc vào nhận định chủ quan của lãnh đạo
Có một số bộ phận cán bộ cao tuổi, sức khỏe yếu nhưng đã có quá trình cống hiến lâu năm cho Công ty, nay không đáp ứng được yêu cầu của cong việc nhưng cũng không thể cho họ nghi việc được Đây cũng là nguyên nhân khiến cho bộ máy quản lý của Công ty cồng kềnh
Cơ chế chính sách chưa rõ ràng, quyền lợi và lợi ích chưa gắn liền với nhiệm vụ và trách nhiệm, người làm nhiều không khác người làm ít, người làm được việc cũng không khác người không làm được việc, cơ chế chính sách còn cứng nhắc, không khuyến khích người lao động phát huy hết khả năng của mình trong lao động.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty
3.1.1 Phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 3.1.1.1 Về cơ cấu bộ máy
Hiện tại công ty tiếp tục duy trì, ổn định các phòng ban chức năng Tuy nhiên Công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa việc tổ chức các phòng ban sao cho phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất trong việc thực hiện các mục tiêu và phương hướng kinh doanh cho giai đoạn tới.
3.1.1.2 Về công tác cán bộ
Công ty luôn nhận thức rõ vai trò quyết định của đội ngũ cán bộ, vì vậy công ty luôn chú trọng công tác này và đã có các phương hướng về công tác cán bộ như sau:
+ Xây dựng và hoàn thiện quy hoạch cán bộ chủ chốt đến năm 2014 + Trẻ hóa đội ngũ cán bộ của công ty
+ Xây dựng và hoàn thiện quy chế tuyển dụng lao động trong đó xác định rõ tiêu chuẩn đối với cán bộ được tuyển dụng.
+ Tiếp tục triển khai lại việc bố trí phân công lao động ở bộ phận hành chính, kế toán
+ Khuyến khích cán cán bộ tự học tập để nâng cao trình độ quản lý + Tiếp tục duy trì chế độ trả lương theo quy chế khoán đã được toàn thể công nhân viên chức thông qua.
3.1.1.3 Về cơ chế hoạt động
Tiếp tục duy trì những quy định, nguyên tắc hoạt động và các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận theo quy chế tổ chức và hoạt động kinh doanh của
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
3.1.2 Mục tiêu phát triển sản xuất của công ty trong thời gian tới
- Giữ vững được nhịp độ tăng trưởng hàng năm Nếu có thời cơ thuận lợi thì có thể tăng tốc tỷ lệ cao hơn.
- Tiếp tục đổi mới và hoàn thiện công tác quản lý và cơ chế điều hành theo hướng tiên tiến, hiện đại và văn minh thương nghiệp Giữ vững và ngày càng phát huy vai trò chủ đạo của doanh nghiệp Nhà nước
- Giữ vững định hướng ngành kinh doanh chủ lực, đảm bảo cho nó chiếm tỷ lệ doanh thu cao trong tổng doanh thu của Công ty.
- Đảm bảo nguồn vốn ổn định cho nhu cầu kinh doanh, phải tận dụng các nguồn vốn phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Đó là những định hướng chính, các cấp, các phòng ban phải nỗ lực thực hiện để đạt được kết quả như kế hoạch Công ty đã xây dựng.
Hiện nay công ty đang triển khai các dự án: Đầu tư xây dựng hạ tầng kỹ thuật công trình Dự án Đông Hưng tại thị xã Đông Hưng - Tỉnh Thái Bình dự kiến đạt giá trị 115 tỷ đồng; Dự án Khu đô thị Yên Thanh - Uông Bí - Quảng Ninh dự kiến đạt giá trị 150 tỷ đồng
Các dự án Công ty kết hợp với Tổng công ty như Dự án xây dựng công trình toà nhà chung cư tại Lô CT7 - Khu đô thị mới Thịnh Liệt - Quận Hoàng Mai - Hà Nội trong năm 2011 đã tiến hành khởi công công trình , dự kiến đạt giá trị 300 tỷ đồng Mục tiêu phấn đấu của công ty là : Quyết tâm xây dựng công ty trở thành đơn vị mạnh, kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo đời sống người lao động và phát triển bền vững Giá trị sản lượng năm đến năm 2012 phấn đấu đạt 295 tỷ
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
3.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Một bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, em xin đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lí.
Em nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy không có phòng kinh doanh mà hoạt động chủ yếu trong phòng kinh tế kế hoạch và phòng dự án Theo em quy mô hoạt động của công ty còn chưa lớn không nên chia nhỏ ra nhiều phòng ban như vậy Công ty nên gộp hai phòng ban trên lại thành phòng kinh doanh- dự án Đội ngũ CBCNV cần phát huy tối đa năng lực của mình, giới thiệu về sản phẩm của công ty.
Từ trước tơi nay công ty đầu tư và xây dựng Licogi số 2 chưa có một bộ phận nào đảm nhận công tác Marketing, mà đây lại là vấn đề vô cùng quan trọng Hiện nay công tác tiếp thị, đấu thầu do phòng kinh tế-kế hoạch đảm nhận chỉ là một phần nhỏ trong các chức năng của phòng kinh tế Do đó việc thành lập một bộ phận Marketing trong phòng kinh doanh- dự án mà em đã đề xuất là thực sự cần thiết, đó không chỉ là giải pháp thúc đẩy doanh số mà còn góp phần nâng cao vị thế và hình ảnh công ty lên một tầm mới.
Ngoài ra, công ty cũng chưa có một phòng ban nào có chức năng cung cấp vật tư, lưu kho và bảo quản vật liệu, kiểm soát thiết bị Do đó cần phải thành lập thêm một phòng là phòng vật tư thiết bị.Tuy nhiên khi sát nhập các phòng ban lại như vậy sẽ có sự phản đối về thay đổi nhân sự Theo em nên điều chuyển trưởng phòng kế hoạch sang làm trưởng phòng vật tư thiết bị,đồng thời để trưởng phòng dự án cũ làm trưởng phòng kinh doanh- dự án kết hợp với phó phòng kế hoạch để điều hành phòng mình.
Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty
Mô hình này cơ cấu tổ chức bộ máy vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa Giám đốc và các phòng ban chức năng được thực hiện nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng Giám đốc Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ giám đốc sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn.
3.2.2 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý
Nói chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty đã được kiện toàn, điều chỉnh đảm bảo tinh gọn, hiệu quả hơn trong công tác tham mưu giúp lãnh đạo Công ty quản lý điều hành Tuy nhiên để Công ty hoạt động tốt và phát triển bền vững thì giữa các phòng ban và các cấp lãnh đạo phải có
PGĐ kinh tế PGĐ kĩ thuật
Phòng kinh doanh- dự án
Phòng vật tư thiết bị
Phòng tài vụ mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ nhau cùng chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì vậy cần phải có đội ngũ lãnh đạo sáng suốt, chức năng nhiệm vụ của các cấp lãnh đạo phải được thống nhất, liên hệ mật thiết với nhau và không bị chồng chéo Tuy chức năng nhiệm vụ của Công ty đã được kiện toàn, nhưng Công ty chưa phân rõ được nhiệm vụ của từng nhân viên trong các phòng ban nên nhiệm vụ của một số trưởng phòng phải kiêm quá nhiều dẫn đến chất lượng công việc không cao.
Do mô hình cơ cấu tổ chức có thay đổi nên em cũng xin đề xuất các chức năng nhiệm vụ của một số phòng ban cho phù hợp.
* Phòng kinh doanh – dự án
+ Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp , các hướng phát triển công nghệ.
+ Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình giám đốc phê duyệt.
+ Phải thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền
+ Trong việc liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng : Xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của giám đốc.
+ Cần tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo, chăm sóc khách hàng.
+ Cần cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng
