Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp

Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp Phần II: Chuyên đề tốt nghiệp I Lý luận kế toán tiền lơng khoản trích theo lơng doanh nghiệp Sự cần thiết quản lý hạch toán tiền lơng khoản trích theo lơng doanh nghiệp 1.1 Vai trò, chất, chức tiền lơng: Việt Nam trớc đây, kinh tế bao cấp, tiền lơng đợc hiểu phần thu nhập quốc dân, đợc Nhà nớc phân phối cách có kế hoạch cho ngời lao động theo số lợng chất lợng lao động Chuyển sang kinh tế thị trờng, nhiều thành phần kinh tế tham gia hoạt động kinh doanh nhng có quản lý vĩ mô Nhà nớc, tiền lơng ®ỵc hiĨu theo ®óng nghÜa cđa nã nỊn kinh tế Nhà nớc định hớng cho sách lơng hệ thống đợc áp dụng cho ngời lao động làm việc thành phần kinh tế quốc dân nhà nớc công nhận hoạt động thị trờng sức lao động Quan niệm Nhà nớc nh sau: "Tiền lơng giá sức lao động đợc hình thành sở giá trị sức lao động đợc thông qua thoả thuận ngời có sức lao động ngời sử dụng sức lao động, đồng thời chịu chi phối quy luật kinh tế, có quy luật cung - cầu" Trong chế mới, nh toàn loại giá khác thị trờng, tiền lơng tiền công ngời lao động khu vực sản xuất kinh doanh thị trờng định Nguồn tiền lơng thu nhập ngời lao động lấy từ hiệu sản xuất kinh doanh (một phần giá trị sáng tạo ra) Tuy nhiên quản lý vĩ mô Nhà nớc tiền lơng khu vực sản xuất kinh doanh buộc doanh nghiệp phải đảm bảo cho ngời lao động có thu nhập tối thiểu Nhà nớc quy định để ngơì lao động ăn, ở, sinh hoạt học tập mức cần thiết Còn ngời lao động khu vực hành nghiệp hởng lơng theo chế độ tiền lơng Nhà nớc quy định theo chức danh tiêu chuẩn trình độ nghiệp vụ cho đơn vị công tác Nguồn chi trả lấy từ ngân sách Nhà nớc Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp Mặc dù, khái niệm tiền lơng đà thừa nhận sức lao động hàng hoá đặc biệt (là tổng thể mối quan hệ xà hội), đòi hỏi phải trả lơng cho ngời lao động theo đóng góp hiệu cụ thể Đầu năm 2003 mức lơng đà đợc nâng lên mức cao (290.000đ) nhng đơn vị sản xuất kinh doanh, quan hµnh chÝnh sù nghiƯp ë khu vùc Nhµ níc ë nớc ta cha hoàn toàn hoạt động trả lơng nh đơn vị sản xuất t nhân, cần phải có sách phù hợp cho ngời lao động ý nghĩa tiền lơng ngời lao động, doanh nghiệp vô tô to lớn đảm bảo đầy đủ chức năng: - Chức thớc đo giá trị: sở để điều chỉnh giá cho phù hợp giá (bao gồm sức lao động) biến động - Chức tái sản xuất sức lao động: nhằm trì lực làm việc lâu dài, có hiệu sở tiền lơng bảo đảm bù đắp đợc sức lao động đà hao phí cho ngời lao động - Chức kích thích lao động: Bảo đảm ngời lao động làm việc có hiệu đợc nâng lơng ngợc lại - Chức tích luỹ: Đảm bảo có dự phòng cho sống lâu dài ngời lao động hết khả lao động gặp bất trắc rủi ro Trong doanh nghiệp cần sử dụng lực lợng lao động định tuỳ theo quy mô, yêu cầu sản xuất cụ thể Chi phí tiền lơng yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm doanh nghiệp sản xuất Vì vậy, sử dụng hợp lý lao động tiết kiệm lao động sống (lơng), góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp điều kiện để cải thiện, nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho công nhân viên, cho ngời lao động doanh nghiệp Tiền lơng vấn đề chi phí néi bé tõng doanh nghiƯp thu nhËp ®èi víi ngời lao động mà vấn đề kinh tế - xà hội mà Chínhphủ quốc gia cần phải quan tâm 1.2 Yêu cầu quản lý nhiệm vụ kế toán tiền lơng khoản trích theo lơng: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu số lợng lao động, thời gian kết lao động, tính lơng tính trích khoản theo lơng, phân bổ chi phí nhân công cho đối tợng sử dụng lao động Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp - Hớng dẫn kiểm tra nhân viên hạch toán phận sản xuất kinh doanh, phòng ban thực đầy đủ chứng từ ghi chép ban đầu lao động, tiền lơng, mở sổ cần thiết hạch nghiệp vụ lao động tiền lơng chế độ, phơng pháp - Lập báo cáo lao động tiền lơng thuộc phần việc phụ trách - Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, chi phí nhân công, suất lao ®éng, ®Ị xt c¸c biƯn ph¸p nh»m khai th¸c, sư dụng triệt để có hiệu tiềm lao động có sẵn doanh nghiệp Quỹ tiền lơng hình thức tiền lơng Trong doanh nghiệp thành phần kinh tế khác kinh tế thị trờng có nhiều loaị lao động khác nhau: tính chất, vai trò loại lao động trình sản xuất kinh doanh lại khác Vì thế, doanh nghiệp phải lựa chọn hình thức trả lơng cho ngời lao động cho hợp lý, phù hợp với đặc điểm công nghệ, phù hợp với trình độ lực quản lý Hiện nay, việc trả lơng doanh nghiệp phải thực theo luật lao động theo Nghị định NĐ197/ CP 31-12-1994 Thủ tớng Chính phủ qui định chi tiết hớng dẫn thi hành điều 58 Bộ luật lao ®éng níc ta C¸c doanh nghiƯp cã thĨ ¸p dơng hình thức trả lơng nh sau: -Hình thức trả lơng theo thời gian -Hình thức trả lơng theo sản phẩm -Hình thức trả lơng khoán 2.1 Hình thức trả lơng theo thời gian: Theo hình thức này, sở để tính trả lơng thời gian làm việc trình độ nghiệp vụ ngời lao động Tuỳ theo tính chát lao động khác nhau, ngành nghề cụ thể có thang lơng riêng, thang lơng lại tuỳ theo trình độ thành thạo nghiệp vụ, kỷ luật, chuyên môn mà chia làm nhiều bậc lơng, bậc lơng có mức tiền lơng định Tiền lơng theo thời gian tính theo đơn vị thời gian nh: tháng, tuần, ngày, Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp Lơng tháng đợc quy định sẵn bậc lơng thang lơng, có nhiều nhợc điểm không tính đợc ngời làm việc nhiều hay ngày tháng, tác dụng khuyến khích tận dụng đủ số ngày làm việc quy định Lơng tháng thờng áp dụng để trả lơng cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế nhân viên thuộc nghành hoạt động tính chất sản xuất Tiền lơng tháng = Tiền lơng cấp bậc x Số ngày làm việc chức vụ ngày thực tế tháng Lơng tuần đợc trả cho ngời lao động vào mức lơng tháng số tuần thực tế tháng Long tuần áp dụng trả cho đối tợng lao động có thời gian lao động không ổn định mang tính chất thời vụ Tiền lơng tuần = Tiền lơng tháng x 12 Số tuần làm việc theo chế độ * Lơng ngày trả cho ngời lao động vào mức lơng ngày số ngày làm việc thực tế tháng Lơng ngày thờng áp dụng để trả lơng cho lao động trực tiếp hởng lơng thời gian, tính lơng cho ngời lao động ngày hội họp, học tập làm nghĩa vụ khác làm để tính trợ cấp bảo hiểm xà hội (BHXH) Hình thức có u điểm đơn giản, dễ tính toán, phản ánh đợc trình độ kỹ thuật điều kiện làm việc ngời lao động Song, cha gắn tiền lơng với kết lao động ngời nên không kích thích việc tận dụng thời gian lao động, nâng cao suất lao động chất lợng sản phẩm Tiền lơng ngày = Tiền lơng tháng Số ngày làm việc theo chế độ * Mức lơng tính dựa sở mức lơng ngày, thờng đợc áp dụng để trả lơng cho lao động trực tiếp thời gian làm việc không đợc hởng theo sản phẩm Ưu điểm hình thức đà tận dụng đợc thời gian lao động công nhân viên nhng nhợc điểm cha gắn tiền lơng với kết lao động với ngời, theo dõi phức tạp Tiền lơng ngày Báo cáo thực tập 4K Tiền lơng Đào Thị Vinh Lớp Lớp = Số làm việc theo chế độ Thực tế cho thấy đơn vị thời gian trả lơng ngắn việc trả lơng gần với mức độ hao phÝ lao ®éng thùc tÕ cđa ngêi lao ®éng Hình thức trả lơng có nhợc điểm không phát huy đầy đủ nguyên tắc phân phối theo thời gian lao động, sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, cha ý đến kết chất lợng công tác thực tế ngời lao động 2.2 Hình thức trả lơng theo sản phẩm: Theo hình thức này, sở để tính trả lơng số lợng chất lợng sản phẩm hoàn thành Đây hình thức trả lơng phù hợp với nguyên tắc phân phối theo lao động, gắn bó chặt chẽ thù lao lao động với kết sản xuất, kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ, phát huy lực, khuyến khích sử dụng tài năng, sử dụng phát huy tăng suất lao động Tuy nhiên bên cạnh có hạn chế khắc phục đợc nh: suất cao nhng chất lợng làm ẩu, vi phạm quy trình, sử dụng qua lực máy móc coi trọng số lợng sản phẩm hoàn thành phần định mức kinh tế kỹ thuật xây dựng lỏng lẻo, không phù hợp với điều kiện khả sản xuất doanh nghiệp Bởi vậy, việc trả lơng theo sản phẩm, vấn đề quan trọng phải xây dựng đơn giá tiền lơng loại sản phẩm, công việc cách hợp lý Tuỳ thuộc vào điều kiện tình hình cụ thể doanh nghiệp, hình thức trả lơng theo sản phẩm đợc vận dụng theo phơng pháp cụ thể: - trả lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế - Trả lơng theo sản phẩm gián tiếp - Trả lơng theo sản phẩm có thởng - phạt - Trả lơng theo sản phẩm luỹ tiến a Tiền lơng trả theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế Với cách trả lơng này, tiền lơng phải trả cho ngời lao động đợc trích trực số lợng dản phẩm hoàn thành quy cách, phẩm chất đơn giá tiền lơng sản phẩm đà quy định không chịu hạn chế Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp Đơn giá tiền lơng trả cho đơn vị sản phẩm hoàn thành đợc xây dựng vào mức lơng cấp bậc công việc định mức sản lợng cho công việc Ngoài ra, có phụ cấp khu vực đơn giá tiền lơng có thêm tỷ lệ phụ cấp khu vực Hình thức trả lơng theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế có u điểm đơn giản, dễ hiểu, quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, lơng trả công nhân cao sản xuất nhiều sản phẩm, khuyến khích đợc ngời công nhân nâng cao suất lao động Đây hình thức phổ biến đợc doanh nghiệp sử dụng để tính lơng phải trả cho lao động trực tiếp Tuy nhiên cách trả lơng có nhợc điểm nâng cao lợi ích cá nhân, không khuyến khích ngời lao động quan tâm đến lợi ích chung tập thể b Tiền lơng trả theo sản phẩm luỹ tiến Theo hình thức này, tiền lơng theo sản phẩm trực tiếp vào mức độ hoàn thành tỷ lệ luỹ tiến Mức luỹ tiến quy định cao định mức sản lợng Những sản phẩm dới mức khởi điểm luỹ tiến đợc tính theo đơn giá tiền lơng chung cố định, sản phẩm vợt mức ngày cao suất luỹ tiến lớn Lơng trả theo sản phẩm luỹ tiến có tác dụng kích thích mạnh mẽ việc tăng nhanh suất lao động, nhng thờng dẫn đến tốc độ tăng tiền lơng cao tăng suất lao động làm tăng khoản chi phí nhân công giá thành sản phẩm doanh nghiệp Vì vậy, áp dụng hình thức đợc sử dụng nh giải pháp tạm thời nh áp dụng trả lơng khâu quan trọng cần thiết để đẩy nhanh tốc độ sản xuất đảm bảo cho sản xuất cân đối, đồng áp dụng trờng hựop doanh nghiệp phải thực gấp đơn đặt hàng Trờng hợp không cần thiết doanh nghiệp không nên sử dụng hình thức c Tiền lơng trả theo sản phẩm gián tiếp Tiền lơng ngời đợc trả theo sản phẩm gián tiếp đợc xác định cách nhân số lợng sản phẩm thực tế ngời lao động trực tiếp ngời phục vụ với đơn giá lơng cấp bậc họ (hoặc mức lơng cấp bậc nhân với tỷ lệ % hoàn thành định mức sản lợng bình quân ngời lao động trực tiếp) Tiền lơng trả theo = Số lợng sản phẩm x sản phẩm trực công nhân trực tiếp đơn giá tiền lơng gián tiếp Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp tiếp Hoặc Mức lơng cấp = bậc lao động gián tiếp Đơn giá tiền lơng gián tiếp = x Số lợng sản phẩm công nhân trực tiếp Sản lợng định mức x 100 Mức lơng cấp bậc lao động gián tiếp Sản lợng định mức Hình thức trả lơng áp dụng để trả lơng gián tiếp phận sản xuất ch công nghệ điều chỉnh máy, sửa chữa thiết bị, bảo dỡng máy móc, lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm Trả lơng theo thành phẩm gián tiếp phối hợp với lao động trực tiếp khuyến khích ngời lao động trực tiếp để nâng cao suất lao động, quan tâm tới kết chung Tuy nhiên, hình thức không đánh giá đợc kết lao động ngời lao động gián tiếp d Tiền lơng trả theo sản phẩm có thởng, phạt Để khuyến khích ngời công nhân có ý thức trách nhiệm sản xuất, công tác, doanh nghiệp có chế độ tiền thởng ngời công nhân đạt đợc tiêu mà doanh nghiệp đà quy định nh thởng chất lợng sản phẩm tốt, thởng tăng suất lao động, tiết kiệm vật t Trong trờng hợp ngời lao động làm sản phẩm hỏng, lÃng phí vật t, không đảm bảo ngày công quy định phải chịu mức tiền phạt trừ vào mức tiền lơng theo sản phẩm mà họ đợc hởng Thực chất hình thức trả lơng kết hợp tiền lơng trích theo sản phẩm với chế độ tiền thởng, phạt mà doanh nghiệp quy định Hình thức đánh vào lợi ích ngời lao động, làm tốt đợc thởng, làm ẩu phải chịu mức phạt tơng ứng, tạo cho ngời lao động có ý thức công việc, hăng say lao động Nhng hình thức làm tuỳ tiện dẫn đến việc trả tởng bừa bÃi, không ngời việc, gây tâm lý bất bình cho ngời lao động Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp 2.3 Hình thức trả lơng khoán The hình thức này, công nhân đợc giao việc tự chịu trách nhiệm với công việc hoàn thành Có phơng pháp khoán: Khoán công việc khoán quỹ lơng - Khoán công việc: Theo hình thức này, doanh nghiệp quy định mức tiền lơng cho công việc khối lợng sản phẩm hoàn thành Ngời lao động vào mức lơng tính đợc tiền lơng thông qua khối lợng công việc đà hoàn thành Tiền lơng khoán công việc = Mức lơng quy định Khối lợng công x cho công việc việc đà hoàn thành Cách trả lơng áp dụng cho công việc lao động giản đơn, có tính đột xuất nh: bốc dỡ hàng, sửa chữa nhà cửa - Khoán quỹ lơng Theo hình thức này, ngời lao động biết trớc số tiền lơng mà họ nhận sau hoàn thành công việc thời gian hoàn thành công việc đợc giao Căn vào khối lợng công việc khối lợng sản phẩm thời gian cần thiết để hoàn thành mà doanh nghiệp tiến hành khoán quỹ lơng Trả lơng theo cách khoán lơng áp dụng cho công việc định mức cho phận công việc công việc mà xét giao khoán công việc chi tiết lợi mặt kinh tế, thờng công việc cần hoàn thành thời hạn Trả lơng theo cách tạo cho ngời lao động có chủ động việc xếp tiến hành theo công việc từ tranh thủ thời gian hoàn thành công việc đợc giao Còn ngời giao khoán yên tâm thời gian hoàn thành Nhợc điểm phơng pháp trả lơng dễ gây tợng làm bừa, làm ẩu, không đảm bảo chất lợng muốn đảm bảo thời hoàn thành Vì vậy, muốn áp dụng phơng công tác kiểm nghiệm chất lợng sản phẩm trớc giao nhận phải đực coi trọng, thực chặt chẽ Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp Nhìn chung doanh nghiệp tồn kinh tế thị trờng, đặt lợi nhuận lên mục tiêu hàng đầu nên việc tiết kiệm đợc chi phí lơng nhiệm vụ quan trọng, cách thức trả lơng đợc lựa chọn sau nghiên cứu thực tế loại công việc doanh nghiệp biện pháp bản, có hiệu cao để tiết kiệm khoản chi phí Thông thờng doanh nghiệp phần việc phát sinh đa dạng với quy mô lớn nhỏ khác Vì vậy, hình thức trả lơng đợc doanh nghiệp áp dụng linh hoạt, phù hợp trờng hợp, hoàn cảnh cụ thể để có đợc tính kinh tế cao Hạch toán lao động 3.1 Hạch toán số lợng lao động: Để quản lý mặt số lợng, doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động Sổ phòng lao động tiền lơng lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp lập riêng cho boọ phận) nhằm nắm tình hình phân bổ, sử dụng lao động có doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp vào sổ lao động (mở riêng cho ngời lao động) để quản lý nhân số lợng chất lợng lao động, biến động chấp hành chế độ ngời lao động 3.2 Hạch toán thời gian lao động Muốn quản lý nâng cao hiệu sử dụng lao động, cần phải tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động kết lao động kết lao động Chứng từ hạch toán thời gian lao động bảng chấm công Bảng chấm công đợc lập riêng cho phận, tổ, đội lao động sản xuất, ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc ngời lao động Bảng chấm công tổ trởng (hoặc trởng phòng, ban) trực tiếp ghi để nơi công khai để công nhân viên chức giám sát thời gian lao động ngời Cuối tháng, bảng chấm công đợc tổng hợp thời gian lao động tính lơng cho phận, tổ, đội sản xuất 3.3 Hạch toán kết lao động Để hạch toán kết lao động kế toán sử dung loại chứng từ ban đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình đặc điểm sản xuất doanh nghiệp Mặc dầu sử dụng mẫu chứng từ khác nhng chứng từ bao gồm nội dung cần thiết nh tên công nhân, tên công việc sản phẩm, thời gian lao động, số lợng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn Báo cáo thực tập 4K Đào Thị Vinh Lớp Lớp chất lợng công việc hoàn thành Đó báo cáo kết nh: "Phiếu giao, nhận sản phẩm", "Phiếu khoán", "Hợp đồng giao khoán", "Phiếu báo làm thêm giờ", "Phiếu xác nhận sản phẩm công việc hoàn thành" Chứng từ hạch toán lao động phải ngời lập (tỉ trëng) ký, c¸n bé kiĨm tra kü tht x¸c nhận, đợc lÃnh đạo duyệt y (Quản đốc phân xởng, trởng phận) Sau đó, chứng từ đợc chuyển cho nhân viên hạch toán phân xởng để tổng hợp kết lao động toàn đơn vị, chuyển phòng lao động tiền lơng xác nhận Cuối chuyển phòng kế toán doanh nghiệp để làm tính lơng, tính thởng Để tổng hợp kết lao động, phân xởng, phận sản xuất, nhân viên hạch toán phải mở sổ tổng hợp kết lao động Trên sở chứng từ hạch toán lao động tổ chức gửi đến, hàng ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán phân xởng ghi kết lao động ngời, phận vào sổ công sổ, lập báo cáo kết lao động gửi cho phận quản lý liên quan Phòng kế toán doanh nghiệp phải mở sổ tổng hợp kết lao động để tổng hợp kết chung toàn doanh nghiệp - hạch toán tổng hợp tiền lơng: 4.1 Chứng từ sử dụng: - Bảng chấm công - bảng toán tiền lơng 4.2 Tài khoản sử dụng Sử dụng tài khoản 334: "Phải trả công nhân viên" 4.3 Nghiệp vụ hạch toán: Phơng pháp tổng hợp tiền lơng đợc ghi theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lơng TK 141,138,333 TK 334 TK 627,642 (1) (2)