Nhân viên bán hàng tại bưu điện việt nam bưu cục cấp 2 châu thành

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI BƯU ĐIỆN VIỆT NAM – BƯU CỤC CẤP CHÂU THÀNH SINH VIÊN THỰC HIỆN: BÙI THỊ TUYẾT NHI MSSV: DQT171845 LỚP: DH18QT2 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NHÂN VIÊN BÁN HÀNG TẠI BƯU ĐIỆN VIỆT NAM – BƯU CỤC CẤP CHÂU THÀNH SINH VIÊN THỰC HIỆN: BÙI THỊ TUYẾT NHI MSSV: DQT171845 LỚP: DH18QT2 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: ThS HỒ BẠCH NHẬT An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 LỜI CẢM ƠN Bằng tình cảm chân thành lịng biết ơn sâu sắc, tơi xin gửi lời chúc sức khoẻ, hạnh phúc, thành công đến tất quan cá nhân tạo điều kiện giúp đỡ q trình tơi học tập, thực tập thực báo cáo Đầu tiên, xin gửi tới quý Thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, Trường Đại học An Giang lời cảm ơn chân thành Với quan tâm, dạy dỗ tận tâm với nghề, Thầy cô truyền đạt cho kiến thức cần thiết bổ ích để làm tảng cho việc thực báo cáo ứng dụng vào sống sau Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn chân thành tri ân sâu sắc đến Ths Hồ Bạch Nhật – Giảng viên hướng dẫn Cùng với tận tâm nguồn tri thức mình, thầy truyền đạt cho tơi kiến thức vô quý giá Thầy lắng nghe giải đáp cách tận tình thắc mắc tơi, giúp tơi hồn thành báo cáo đầy đủ hạn Tôi xin chân thành cảm ơn thầy, chúc thầy nhiều sức khoẻ, niềm tin để tiếp tục thực sứ mệnh cao đẹp dẫn dắt truyền đạt vốn kiến thức cho hệ nói tiếp sau Cuối tơi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Tổng công ty Bưu điện Việt Nam – Bưu điện huyện Châu Thành tất anh chị Bưu điện tiếp nhận nhiệt tình tạo điều kiện thuận lợi cho tơi tìm hiểu thực tiễn thực cơng việc thực tế suốt q trình thực tập công ty Tôi xin gửi lời chúc sức khoẻ đến toàn thể anh chị Bưu điện Kính chúc q cơng ty ngày thành cơng phát triển thịnh vượng Một lần nữa, xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành tất giúp đỡ đó! Xin trân trọng cảm ơn! An Giang, ngày 05 tháng 05 năm 2021 Sinh viên thực Bùi Thị Tuyết Nhi ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i MỤC LỤC ii DANH MỤC BẢNG iv DANH MỤC HÌNH iv LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 THÔNG TIN VỀ BƯU ĐIỆN VIỆT NAM 2.1.1 Tên đơn vị 2.1.2 Sứ mệnh, tầm nhìn, triết lý mục tiêu kinh doanh 2.1.3 Lịch sử hình thành 2.1.4 Cơ cấu tổ chức 2.1.5 Sơ đồ tổ chức 2.1.6 Ngành nghề kinh doanh 2.1.7 Sản phẩm/dịch vụ 2.2 THÔNG TIN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.2.1 Tên đơn vị thực tập 2.2.2 Sơ đồ tổ chức 2.2.3 Nhân BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 10 3.1 TÌM HIỂU VỀ VỊ TRÍ THỰC TẬP 10 3.1.1 Sơ lược vị trí thực tập 10 3.1.2 Mô tả công việc nhân viên bán hàng chủ động 10 3.1.3 Yêu cầu công việc 10 3.2 MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC VÀ VĂN HỐ DOANH NGHIỆP 11 3.2.1 Khách hàng Bưu điện 11 3.2.2 Môi trường làm việc 11 3.2.3 Văn hoá doanh nghiệp 11 3.3 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA DOANH NGHIỆP 13 ii NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 15 5.1 TÌM HIỂU CÁC DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT VÀ QUY TRÌNH CHUYỂN PHÁT CỦA BƯU ĐIỆN 16 5.1.1 Tìm hiểu quy trình chuyển phát Bưu điện 16 5.1.2 Tìm hiểu dịch vụ chuyển phát 16 5.2 THỰC HÀNH NHẬP THÔNG TIN VÀO HỆ THỐNG BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT 19 5.3 THỰC HÀNH DÁN VẬN ĐƠN 20 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 22 6.1 NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƯỢC CỦNG CỐ 22 6.2 NHỮNG KỶ NĂNG CÁ NHÂN, GIỮA CÁC CÁ NHÂN VÀ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐÃ HỌC HỎI ĐƯỢC 22 6.2.1 Những kỹ cá nhân học 22 6.2.2 Những kỹ cá nhân học 22 6.2.3 Những kỹ thực hành nghề nghiệp học 22 6.3 KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC THỰC TIỄN TÍCH LUỸ ĐƯỢC 23 6.4 KẾT QUẢ CƠNG VIỆC ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO ĐƠN VỊ 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 iii DANH MỤC BẢNG Bảng : Lịch làm việc tuần Bảng 2: Thống kê số lượng nhân viên Bưu điện huyện Châu Thành DANH MỤC HÌNH Hình 1: Logo Bưu điện Việt Nam Hình 2: Sơ đồ tổ chức Tổng công ty Bưu điện Việt Nam Hình 3: Sơ đồ tổ chức Bưu điện huyện Châu Thành Hình 4: Trang văn hố doanh nghiệp 12 Hình 7: Bưu kiện hồn chỉnh 21 iv LỊCH LÀM VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ KÝ XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN MỖI TUẦN Vị trí thực tập: Nhân viên bán hàng chủ động Người hướng dẫn: Nguyễn Phú Quý Địa điểm làm việc: Bưu điện huyện Châu Thành Thời gian làm việc: Làm việc cố định ngày thứ 3, thứ 4, thứ theo hành Sáng 7h00 – 11h00, chiều 13h00 – 17h00 Bảng : Lịch làm việc tuần Kết đạt Tuần Nội dung công việc Tuần 23/02 25/02 - Tìm hiểu vị trí thực tập thơng qua trao đổi với người hướng dẫn quy định làm việc vị trí nhân viên bán hàng chủ động - Tìm hiểu sản phẩm/ dịch vụ đơn vị kinh doanh thông qua người hướng dẫn website Vnpost.vn - Trao đổi với người hướng dẫn số hiệu, quy trình chuyển phát hàng hố thư để tìm hiểu quy trình chuyển phát bưu điện - Được người hướng dẫn cách hoàn thành thư chuyển phát nhanh bưu phẩm bảo đảm trước nhập thông tin vào hệ thống - Học cách dán vận đơn lên bưu kiện Tuần 02/03 04/03 - Làm quen với phần mềm bưu chuyển phát - Hồn chỉnh thư - Nhập thơng tin bưu gửi chuyển phát nhanh - Nhập thông tin bưu phẩm bảo đảm (thư) - Dán vận đơn Chữ ký GVHD Tuần 09/03 11/03 - Hoàn chỉnh thư - Nhập thông tin bưu gửi chuyển phát nhanh - Nhập thông tin bưu phẩm bảo đảm (thư) - Dán vận đơn - Hỗ trợ đóng mộc lên phiếu EMS Tuần 16/03 18/03 - Hoàn chỉnh thư - Nhập thông tin bưu gửi chuyển phát nhanh - Nhập thông tin bưu phẩm bảo đảm (thư) - Nhập thông tin bưu kiện khách lẻ - Dán vận đơn - Hỗ trợ đóng mộc lên phiếu EMS - Hồn chỉnh thư dịch vụ hành cơng Tuần 23/03 25/03 - Hồn chỉnh thư - Nhập thơng tin bưu gửi chuyển phát nhanh - Nhập thông tin bưu phẩm bảo đảm (thư) - Nhập thông tin bưu kiện khách lẻ - Nhập thông tin bưu kiện khách hàng lớn dử liệu có sẳn hệ thống - Dán vận đơn - Hỗ trợ người hướng dẫn đóng chuyến thư Tuần 30/03 01/04 - Hồn chỉnh thư - Nhập thơng tin bưu gửi chuyển phát nhanh - Nhập thông tin bưu phẩm bảo đảm (thư) - Nhập thông tin bưu kiện khách lẻ - Nhập thông tin bưu kiện khách hàng lớn dử liệu có sẳn hệ thống - Dán vận đơn - Hỗ trợ người hướng dẫn đóng chuyến thư Tuần 06/04 08/04 - Hoàn chỉnh thư - Nhập thông tin bưu gửi chuyển phát nhanh - Nhập thông tin bưu phẩm bảo đảm (thư) - Nhập thông tin bưu kiện khách lẻ - Nhập thông tin bưu kiện khách hàng lớn dử liệu có sẳn hệ thống - Dán vận đơn - Hỗ trợ người hướng dẫn đóng chuyến thư - Tạo điều tin thu gơm 3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 TÌM HIỂU VỀ VỊ TRÍ THỰC TẬP 3.1.1 Sơ lược vị trí thực tập Tên gọi thức: Nhân viên bán hàng chủ động Trực thuộc: phòng Kinh doanh khu vực huyện Châu Thành Người quản lý trực tiếp: Phan Thị Bích Diễm (tổ trưởng) Thời gian làm việc: Giờ hành ngày thứ Hai, thứ Ba, thứ Tư, thứ Năm, thứ Sáu, sáng thứ Bảy hàng tuần (sáng từ 7h00 – 11h00; chiều từ 13h00 – 17h00) Địa điểm làm việc: Bưu điện Huyện Châu Thành 3.1.2 Mô tả công việc nhân viên bán hàng chủ động ❖ Nhiệm vụ tổng quát: - Tìm kiếm khách hàng - Chăm sóc khách hàng ❖ Nhiệm vụ cụ thể: - Tìm kiếm khách hàng gửi hàng - Giới thiệu tư vấn dịch vụ Bưu điện - Chăm sóc khách hàng, theo dõi đơn hàng cho khách hàng - Chịu trách nhiệm thông báo cho khách hàng đơn hàng phát chưa phát 3.1.3 Yêu cầu công việc ❖ Kiến thức: Kiến thức bán hàng, sản phẩm/dịch vụ ngành ❖ Kỹ năng: - Kỹ giao tiếp - Kỹ bán hàng - Kỹ lắng nghe, thấu hiểu - Kỹ tin học (word, excel) - Kỹ giải vấn đề ❖ Phẩm chất: - Có trách nhiệm với cơng việc 10 - Thân thiện, lịch - Nhanh nhẹn, trung thực cơng việc - Kiên trì, bền bỉ, chịu áp lực cơng việc 3.2 MƠI TRƯỜNG LÀM VIỆC VÀ VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP 3.2.1 Khách hàng Bưu điện - Khách hàng lớn Bưu điện là: + Các quan Nhà nước: Chi cục Thuế huyện Châu Thành, Bảo hiểm Xã hội huyện Châu Thành, Toà án nhân dân huyện Châu Thành, Chi cục Thi hành án dân huyện Châu Thành, Phòng Nội vụ huyện Châu Thành, UBND huyện, xã, thị trấn huyện, Công an huyện, xã, thị trấn địa bàn huyện châu thành,… thường xuyên có nhu cầu gửi thư + Các công ty, đơn vị kinh doanh: Công ty Xây dựng Điện Minh Sang, Cơng ty CP TM Bia Sài Gịn Sông Hậu chi nhánh An Giang, Công ty TNHH Oriental Garment An Giang, Công ty TNHH may mặc LU AN, Chi nhánh Công ty Cổ phần Khử trùng VN An Giang, shop Huỳnh Trang, shop Lâm Huyền, Mùng Gà Đá, cửa hàng Phú Lễ, cửa hàng Nguyễn Phú Lãm, shop Kim Anh,… Nhóm khách hàng ưu đãi cước rẻ so với gửi hàng thông thường + Khách hàng lẻ mảng bưu có nhu cầu gửi thư, hàng hố cho người thân bn bán nhỏ lẻ - Bên cạnh có khánh hàng mảng Tài Bưu như: thu hộ, chuyển tiền qua ngân hàng qua bưu điện, dịch vụ bảo hiểm (bảo hiểm xe,…), hàng tiêu dùng,… 3.2.2 Môi trường làm việc Bưu điện Châu Thành trang bị đầy đủ thiết bị, phòng ốc đầy đủ, tiện nghi cho phòng ban, phận như: máy in, máy photo, máy tính, máy lạnh số trang thiết bị khác nhầm tạo môi trường làm việc động, thuận tiện thoải mái cho nhân viên Qua đó, tạo cho nhân viên có tinh thần làm việc tốt, khích lệ nhân viên làm việc có hiệu 3.2.3 Văn hoá doanh nghiệp 11 Văn hoá doanh nghiệp Bưu điện thể qua trang phục nhân viên, cách trang trí, xếp phịng ban, màu sắc doanh nghiệp nhằm tạo cho doanh nghiệp khác biệt, đặc trưng dễ phân biệt Bên cạnh đó, Bưu điện tạo cho nhân viên tinh thần làm việc tập thể, rút ngắn khoảng cách nhân viên lãnh đạo; xây dựng quy tắc, thái độ ứng xử với khách hàng hay cá nhân đơn vị Đặc biệt Bưu điện Việt Nam cịn có trang văn hoá doanh nghiệp http://guicaniemtin.vn Tại chia sẻ câu chuyện, hoạt động cá nhân tiêu biểu Bưu điện giúp kết nối nhân viên Bưu điện Việt Nam đến gần Hình 4: Trang văn hố doanh nghiệp 12 Hình 5: Bưu điện quân bán bảo hiểm xe Hình 6: Bưu điện huyện Châu Thành chào mừng Quốc Tế Phụ Nữ 3.3 ĐỐI THỦ CẠNH TRANH CỦA DOANH NGHIỆP ❖ Đối thủ cạnh tranh Năm 2020, theo đánh giá TT-TT, cạnh tranh lĩnh vực bưu chuyển phát (BCCP) diễn mạnh mẽ khốc liệt có doanh nghiệp lớn Bưu điện Việt Nam (VNPost) Tổng cơng ty CP Bưu Viettel (Viettel Post) Thậm chí, loạt doanh nghiệp bưu khơng phép nhiều nhà xe hoạt động BCCP khơng phép (xe khách vận chuyển hàng hố với chi phí 30.000 – 40.000/gói hàng liên tỉnh) Lĩnh vực giao nhận BCCP hoạt động kinh doanh trực tuyến thịnh hành, đặc biệt mảng dịch vụ thu tiền hộ (Ship COD) thu hút nhiều đơn vị tham gia Bên cạnh cạnh tranh giá dịch vụ thị trường BCCP khốc liệt với cạnh tranh tốc độ giao hàng, chất lượng, an toàn dịch vụ,… Đối với thị 13 trường huyện Châu Thành – An Giang, bên cạnh đối thủ lớn Viettel Post VNPost cịn cạnh tranh với doanh nghiệp đà phát triển Công ty Cổ phần Giao Hàng Tiết Kiệm (GHTK), J&T Express,… ❖ Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn Hình thức chuyển phát cho thấy dấu hiệu tích cực thị trường đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bưu ngày cạnh tranh khốc liệt Bên cạnh doanh nghiệp bưu hoạt động thị trường nhiều doanh nghiệp vận tải tận dụng đầu xe bến bãi để lấn sang lĩnh vực bưu Tại thị trường huyện Châu Thành có nhà xe lớn hoạt động lĩnh vực chuyển phát nhà xe Phương Trang, Nguyễn Huệ, Bách Cơ, Hùng Cường, Một số doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi hay liên doanh như: J&T Express, Kerry Express,… tập trung vào khách hàng lớn công ty, doanh nghiệp xuất nhập Điểm ý tham gia hãng chuyển phát dựa tảng công nghệ như: Grab, Go Viet,… Sự xuất tình trạng cạnh tranh không lành mạnh ảnh hưởng đến doanh nghiệp ngành 14 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG Những cơng việc phân cơng thời gian thực tập: - Tìm hiểu dịch vụ chuyển phát quy trình chuyển phát Bưu điện - Thực hành dán vận đơn hàng hoá - Thực hành nhập thông tin vận đơn vào hệ thống 15 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CƠNG 5.1 TÌM HIỂU CÁC DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT VÀ QUY TRÌNH CHUYỂN PHÁT CỦA BƯU ĐIỆN 5.1.1 Tìm hiểu quy trình chuyển phát Bưu điện Thơng qua quan sát trình làm việc nhân viên giao dịch trao đổi với người hướng dẫn, tìm hiểu quy trình chuyển phát hàng hố thư Bưu điện huyện Châu Thành Quy trình bao gồm: - Phát phiếu điền thông tin cho khách hàng: Bao gồm chuyển phát thường chuyển phát nhanh, khách hàng tự điền đầy đủ thông tin vào phiếu - Nhập thông tin vào hệ thống: Giao dịch viên nhập thông tin cần thiết phải trùng khớp với thông tin khách hàng điền phiếu thông tin vào hệ thống - Đóng gói bưu gửi: • Đối với bưu gửi hàng hoá, sau nhận từ khách hàng phải kiểm tra với quy trình hàng hố gửi Bưu điện • Hàng hố đóng gói tuỳ loại phải đảm bảo khơng bị trầy xước, vỡ q trình vận chuyển • Đối với bưu gửi tài liệu, phải bỏ vào bìa thư dán kín Trên bìa thư phải ghi đủ số hiệu, khối lượng có đầy đủ mộc nghiệp vụ - Dán vận đơn: • Mỗi vận đơn bao gồm số hiệu riêng biệt ứng với loại bưu gửi dịch vụ • Vận đơn bao gồm phiếu thông tin khách hàng ghi gửi bưu gửi phiếu thông tin sau nhập thơng tin vào hệ thống • Vận đơn dán vào hàng hố đóng gói để đảm bảo có đủ thơng tin bưu gửi, đảm bảo chó q trình chuyển phát - Đóng chuyến thư: Bưu gửi sau dán đầy đủ vận đơn lưu vào hệ thống thông qua việc quét số hiệu vận đơn, sau đóng đến bưu cục khác xe Bưu điện 5.1.2 Tìm hiểu dịch vụ chuyển phát ❖ Chuyển phát nhanh EMS - Giới thiệu dịch vụ: Là dịch vụ chuyển phát nhanh thư, tài liệu, vật phẩm, hàng hoá từ người gửi đến người nhận Việt Nam nước nước giới khn khổ Liên minh Bưu Thế giới (UPU) Hiệp hội EMS theo tiêu thời gian Công ty Cổ phần Chuyển Phát Nhanh Bưu điện công bố trước 16 - Phạm vi cung cấp: Toàn quốc 100 quốc gia vùng lãnh thổ khắp giới theo thoả thuận Công ty Bưu nước thuộc Liên minh Bưu Thế giới (UPU) đối tác khác - Yêu cầu nghiệp vụ: + Phiếu bìa thư đưa cho khách hàng điền thông tin cần thiết: Họ tên, địa chỉ, số điện thoại người gửi; họ tên, địa chỉ, số điện thoại người nhận; nội dung, giá trị bưu gửi; thu hộ (nếu có) Mỗi phiếu thơng tin bao gồm liên kèm với số hiệu giống + Sau khách hàng điền thông tin vào phiếu xong, nhân viên lấy nhập thông tin đóng nhật ấn vào bìa thư phiếu thơng tin Ngồi bìa thư viết thêm số hiệu, khối lượng mộc nghiệp vụ (nếu có) + Thơng tin sau nhập từ phiếu điền thông tin xong: Liên lưu bưu cục gốc, liên đính kèm vào bìa thư dán vào gói hàng để chuyển cho bưu cục phát, liên gửi cho khách hàng tốn hố đơn Hình 7: Vận đơn chuyển phát nhanh EMS ❖ Bưu phẩm bảo đảm - Giới thiệu dịch vụ: Là dịch vụ chấp nhận, vận chuyển phát bưu phẩm đến địa nhận nước quốc tế; bưu phẩm gắn số hiệu để theo dõi, định vị trình chuyển phát - Phạm vi cung cấp: Toàn quốc 17 - Yêu cầu nghiệp vụ: + Bưu thiếp, thư khách hàng mang đến bưu cục bưu tá đến địa khách hàng để nhận bưu gửi theo yêu cầu theo hợp đồng kí kết + Khi thư đến bưu cục dán số hiệu phù hợp, đóng nhật ấn lên bìa thư mộc nghiệp vụ liên quan (nếu có) Giao dịch viên nhập thơng tin từ thư vào hệ thống Cuối cùng, đóng chuyến thư gửi đến bưu cục phát ❖ Dịch vụ Bưu kiện - Bưu kiện dịch vụ chuyển phát vật phẩm, hàng hoá đến địa nhận Bưu gửi gắn số hiệu để theo dõi, định vị trình chuyển phát - Phạm vi cung cấp dịch vụ: Toàn quốc, 232 quốc gia vùng lãnh thổ giới - Phân loại hàng hoá: + Hàng cồng kềnh: Hàng hố có cấu trúc đặc biệt, khơng thể xếp chung với bưu gửi khác cần có lưu ý đặc biệt q trình vận chuyển khai thác + Hàng nặng: Hàng hố có khối lượng đơn 30kg + Hàng dễ vỡ: Hàng hoá làm vật liệu dễ vỡ cần xử lý đặc biệt, bao gồm loại sau: Đồ sành sứ, đồ gốm; đồ thuỷ tinh, kính, pha lê; đồ điện tử, linh kiện điện tử; thiết bị viễn thông, công nghệ thông tin + Hàng nhẹ: Hàng hố tích 6000cm3/kg + Hàng dễ lây nhiễm: Hàng có chứa tác nhân virus, vi khuẩn, ký sinh trùng, nấm,… có khả lây bệnh cho người động vật + Hàng thông thường: Hàng hố khơng thuộc loại nêu - u cầu nghiệp vụ: + Vận đơn đưa cho khách hàng điền thông tin cần thiết tuỳ vào khách hàng lựa chọn chuyển phát nhanh hay chuyển phát thường: Thông tin người gửi; thông tin người nhận; nội dung, giá trị bưu kiện, thu hộ (nếu có) Mỗi phiếu thơng tin bao gồm liên kèm với số hiệu giống + Sau khách hàng điền thông tin vào phiếu xong, nhân viên lấy nhập thông tin đóng nhật ấn, mộc nghiệp vụ (nếu có) vào phiếu thơng tin 18 + Thơng tin sau nhập từ phiếu điền thông tin: Liên lưu bưu cục gốc, liên vào gói hàng để chuyển cho bưu cục phát, liên gửi cho khách hàng toán hố đơn + Đóng gói hàng hố gọn gàng chắn, giao dịch viên in vận đơn để dán lên gói hàng Cuối cùng, đóng chuyến thư để gửi cho bưu cục phát xe thư đến vào thời gian cố định ngày Hình 8: Vận đơn chuyển phát thường 5.2 THỰC HÀNH NHẬP THÔNG TIN VÀO HỆ THỐNG BƯU CHÍNH CHUYỂN PHÁT Hình 9: Giao diện Bưu chuyển phát – thơng tin người gửi 19 Hình 10: Giao diện Bưu chuyển phát – thông tin người nhận Thực hành nhập thông tin bưu gửi user người hướng dẫn, bao gồm dịch vụ chuyển phát thường chuyển phát nhanh Khi nhập thông tin phải đảm bảo: - Quét xác số hiệu bưu gửi - Nhập thông tin người gửi người nhận tên, địa số điện thoại - Nhập số tiền bưu gửi có thu hộ - Đối với khách hàng lớn bưu điện phải nhập mã khách hàng - Chọn dịch vụ phù hợp với số hiệu bưu gửi - Nhập mã yêu cầu thu gôm bưu gửi mà bưu tá mang từ địa khách hàng - Nhập nội dung bưu gửi bắt buộc bưu kiện khối lượng, kích thước (nếu có) bưu gửi - Chọn dịch vụ GTGT thu hộ, báo phát, … Nếu khách hàng có yêu cầu 5.3 THỰC HÀNH DÁN VẬN ĐƠN Hàng hố đóng gói quy cách dán vận đơn chứa thông tin liên quan lên gói hàng Khi dán vận đơn cần đảm bảo yếu tố sau: - Trên vận đơn phải có đầy đủ thông tin người gửi, người nhận, thông tin cần thiết, mộc Bưu điện dẫn nghiệp vụ tuỳ vào loại bưu gửi 20 - Hai mã vạch vận đơn bao gồm số hiệu mã chia phải dán mặt phẳng, không bị nhăn hay cong vênh tuyệt đối không dán băng keo lên vạch chia để đảm bảo cho q trình qt số hiệu xác bưu gửi vận chuyển nhanh chóng Hình 5: Bưu kiện hoàn chỉnh 21 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 6.1 NỘI DUNG KIẾN THỨC ĐƯỢC CỦNG CỐ - Kiến thức giao tiếp: Học cách giao tiếp với khách hàng, cấp trên, anh chị đồng nghiệp thông qua ngôn ngữ, cử mực, lịch trình thực tập - Kiến thức tin học: Học cách tra cứu nhập thông tin hệ thống cố kỹ tin học học trường - Kiến thức quản trị nhân sự: Hiểu cách tổ chức nhân sự, phân công công việc, tiêu chuẩn công việc theo vị trí, phịng ban đơn vị thực tập NHỮNG KỸ NĂNG CÁ NHÂN, GIỮA CÁC CÁ NHÂN VÀ THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP ĐÃ HỌC HỎI ĐƯỢC 6.2.1 Những kỹ cá nhân học 6.2 - Kỹ làm việc độc lập: Quản lý thời gian hồn thành cơng việc thân cách độc lập không phụ thuộc vào người khác - Ý thức kỷ luật: Tuân thủ quy định đơn vị, làm giờ, hồn thành cơng việc giao, tuân thủ nội qui làm việc - Kỹ lắng nghe thấu hiểu: Lắng nghe, tôn trọng anh chị hướng dẫn công việc, ý điểm quan trọng công việc để làm 6.2.2 Những kỹ cá nhân học - Kỹ giao tiếp: Học cách giao tiếp với khách hàng đồng nghiệp cách hiệu Khi giao tiếp với khách hàng cần lịch sự, thân thiện phù hợp với khách hàng để giải kịp thời vấn đề khách hàng Đối với đồng nghiệp cần có hồ đồng tơn trọng để tạo mơi trường làm việc thoải mái hiệu - Kỹ làm việc nhóm: Trong q trình thực tập học cách làm việc nhóm có cơng việc cần hỗ trợ đồng nghiệp đóng chuyến thư,… Cần có lắng nghe hỗ trợ lẫn thành viên để đạt mục tiêu hồn thành cơng việc tiến độ hiệu 6.2.3 Những kỹ thực hành nghề nghiệp học - Học cách sử dụng hệ thống VNPOST thông qua việc nhập thông tin bưu gửi 22 - Học cách ứng xử với khách hàng, đồng nghiệp cấp trên: Với khách hàng cần vui vẻ, thân thiện; với đồng nghiệp cần hoà đồng, cởi mở, giúp đỡ công việc; làm việc với sếp phải tôn trọng, nghiêm túc 6.3 KINH NGHIỆM VÀ BÀI HỌC THỰC TIỄN TÍCH LUỸ ĐƯỢC - Biết thêm nhiều thông tin bưu điện, đặc biệt mảng bưu chuyển phát - Nắm rõ quy trình giao dịch với khách hàng từ việc tiếp xúc, gặp gỡ khách hàng đến lúc thực giao dịch hỗ trợ khách hàng 6.4 KẾT QUẢ CƠNG VIỆC ĐÃ ĐĨNG GĨP CHO ĐƠN VỊ - Dán khoảng 2000 vận đơn cho bưu kiện khách hàng lớn khách hàng lẻ Bưu điện - Nhập khoảng 3000 vận đơn, thư, bưu gửi vào hệ thống - Hoàn chỉnh bưu gửi tài liệu thư, bao gồm việc ghi số hiệu, khối lượng đóng mộc nghiệp vụ - Hỗ trợ nhân viên giao dịch ghi thông tin cho khách hàng, đưa phiếu điền thông tin hướng dẫn khách hàng - Hỗ trợ đóng mộc Bưu điện vào phiếu điền thông tin để đồng nghiệp giao phiếu phục vụ đơn vị hành cơng - Hỗ trợ người hướng dẫn đóng chuyến thư - Hỗ trợ đồng nghiệp hồn thành thư dịch vụ hành cơng - Tạo 10 điều tin thu gôm 23 TÀI LIỆU THAM KHẢO Trà My (2019) Doanh nghiệp bưu cần hợp tác để phát triển Báo điện tử Quân đội nhân dân Truy cập từ https://www.qdnd.vn/kinh-te/cac-vande/doanh-nghiep-buu-chinh-can-hop-tac-de-phat-trien-582787 Tổng công ty Bưu điện Việt Nam Truy cập từ http://www.vnpost.vn/ 24