BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Đề Tài Thiết lập mục tiêu của nhóm theo nguyên tắc SMART và dùng ma trận SWOT để phân tích năng lực của nhóm và l.
z BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN : KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN Đề Tài :Thiết lập mục tiêu nhóm theo nguyên tắc SMART dùng ma trận SWOT để phân tích lực nhóm lên kế hoạch thời gian để thực mục tiêu Hà Nội 03/2021 LỜI NÓI ĐẦU “Tương lai khơng tốt đẹp nhờ hy vọng, tốt đẹp nhờ hoạch định Và để hoạch định cho tương lai, cần mục tiêu.” - Jim Rohn Việc xây dựng thiết lập mục tiêu kỹ quan trọng, chìa khố đưa bạn đến cảnh cửa thành cơng, thiết lập mục tiêu tốt đem tới định hướng tương lai tốt Ngày nay, cường độ công việc ngày cao, địi hỏi người cần có kỹ làm việc tốt để hồn thành mục tiêu mà đề trước Với số người, họ hứng khởi với mục tiêu đề hết thời hạn mà họ khơng đạt mục tiêu họ thường quy vào lý "Không đủ thời gian" Nhưng thực tế cho thấy, quỹ thời gian định, có người làm việc khơng đạt hiệu cao số người lại có hiệu suất làm việc gấp đôi, gấp ba người khác Phải họ có quỹ thời gian nhiều người khác? Tuy nhiên, quỹ thời gian người nhau, vấn đề khơng phải có thời gian để hồn thành mục tiêu đó, mà cách thức sử dụng thời gian tốt Mỗi cá nhân phải nhận định lực thân từ xây dựng nên mục tiêu “thơng minh”, cụ thể, phù hợp với thân Nhưng khơng phải biết có phương pháp đánh giá lực cá nhân, phương pháp xác định mục tiêu tốt Một phương pháp hữu dụng để nhận định lực thân, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức ma trận SWOT; từ thiết lập cho mục tiêu xác theo ngun tắc “thơng minh” SMART Vậy ma trận SWOT nguyên tắc SMART gì? Phải áp dụng chúng để đạt hiệu nhất? Chúng ta tìm hiểu giải đáp thắc mắc chúng thông qua viết nhé! PHỤ LỤC A – LÝ THUYẾT: I NGUYÊN TẮC SMART: Định nghĩa Mục tiêu SMART hay nguyên tắc SMART tiếng Anh SMART Goals hay SMART Principle Đây phương pháp để xác định mục tiêu Nếu người hay tổ chức khơng có mục tiêu cụ thể rõ ràng khó để phát triển Mục tiêu SMART thực chất ngun tắc có tính thơng minh thiết lập để định hình thực mục tiêu tương lai Chúng ta biết khả làm xây dựng kế hoạch cụ thể cho chúng SMART tên viết tắt chữ đầu, xây dựng để thiết lập mục tiêu, đảm bảo cho mục tiêu đề xuất hoàn thành Dịch nghĩa Chữ Từ thông thường Từ thay S Specific Strategic Tính cụ thể M Measurable Motivating Đo lường Tính khả thi A Achievable Asignable, Agreed, ActionOriented, Ambitious, Aligned with Corporate Goals, Attainable R Relevant Realistic, Resourced, Reasonable, Results-based Thực tế T Time-bound, Time-limited Trackable, Time-based, TimeOriented, Timely, Time-sensitive, Timeframe, Testable Giới hạn thời gian thực Nguồn gốc SMART Việc sử dụng thuật ngữ S.M.A.R.T biết đến ấn "Management Review " tháng 11 năm 1981 George T Doran - chuyên gia tư vấn cựu giám đốc kế hoạch doanh nghiệp Công ty Điện lực Washington Tại nên áp dụng nguyên tắc SMART? Dưới lợi ích vượt trội SMART giúp bạn phát huy lực thân, đạt hiệu cơng việc cách tối đa nhất: • Cụ thể hóa mục tiêu: Khi bắt tay vào làm công việc mới, cá nhân hay tổ chức “hào hứng” với mục tiêu, nguyện vọng nhiều mục tiêu thiết lập cịn mơ hồ, khó thực thực tế Khi đó, nguyên tắc SMART giúp cụ thể hóa mục tiêu, đo lường đánh giá mục tiêu đề Khi áp dụng yếu tố SMART, mục tiêu dần tranh rõ ràng, cụ thể • Đơn giản, dễ thực hiện: SMART thực đơn giản, dễ thực áp dụng cho nhiều người nhiều mơ hình tổ chức khác Ngun tắc SMART tập trung vào việc giúp bạn xây dựng, thiết lập đo lường xác mục tiêu đề Năm tiêu chí SMART bao gồm: “Tính cụ thể – Đo lường – Tính khả thi – Thực tế – Giới hạn thời gian thực hiện” giống cột mốc dẫn rõ ràng giúp xác định mục tiêu cho thân, cho tổ chức hướng • Tập trung hơn, hiệu suất hơn: Chúng ta làm việc để hướng tới, đạt mục tiêu cụ thể, rõ ràng Các kết làm việc đo lường, đánh giá xác Cơng việc giới hạn thời gian, có tạo cảm giác áp lực giúp đạt hiệu suất công việc tốt hơn.Điều quan trọng để gia tăng hiệu suất công việc gia tăng tập trung vào mục tiêu Khi có tập trung làm việc hiệu hơn, dù làm thời gian quy định chí so với thời gian giới hạn thực hiện.Với SMART, bạn có thểlàm việc thơng minh thay làm việc nhiều thời gian • Xác định mức độ phù hợp, xác mục tiêu: Giữa bộn bề điều cần phải làm, ln cảm thấy chống ngợp khơng biết nên xếp ưu tiên làm điều trước? SMART giúp bạn xác định mức độ phù hợp, xác thứ tự ưu tiên thực mục tiêu Thơng qua tiêu chí SMART, loại bỏ mục tiêu không phù hợp Mặt khác, mục tiêu SMART có yếu tố giới hạn thời gian Do đó, bạn xếp, ưu tiên làm trước cơng việc có thời hạn gấp rút, cần thiết • Cải thiện khả đo lường mục tiêu: Mục tiêu đề hồn thành? Nhiều mơ hồ việc thực hoàn thành mục tiêu đề hay chưa SMART giúp bạn cải thiện khả đo lường mục tiêu.Ngay từ thiết lập mục tiêu, SMART nhấn mạnh đến yếu tố đo lường Chúng ta cần đạt kết gì? Cần hồn thành ngưỡng nào? Kết xem đạt chuẩn? Tất câu hỏi giải từ thiết lập mục tiêu với SMART • “Thơng Minh” lại khơng chi phí: SMART mơ hình quản lý mục tiêu theo dạng “mã nguồn mở” Điều có nghĩa ứng dụng SMART mà khơng cần phải xin cấp phép, chứng nhận từ ai, từ tổ chức Chúng ta khoản chi phí áp dụng SMART cho thân hay tổ chức Ưu điểm mục tiêu SMART chúng dễ hiểu cho biết chúng thực Tiêu chí SMART thường liên tưởng đến lý thuyết quản lý theo mục tiêu Peter Drucker.1 Nội dung nguyên tắc SMART 4.1 S - Specific (Tính cụ thể) Một mục tiêu thông minh trước tiên phải dự án lên kế hoạch cách cụ thể, rõ ràng Mục tiêu cụ thể, rõ ràng chứng tỏ khả đạt cao Tính cụ thể, chi tiết dễ hiểu mục tiêu đặt ra: Các mục tiêu đề chi tiết cụ thể dễ xác định hội nắm bắt vấn đề mức độ khả thi, đo lường vấn đề hội thực tế có thành cơng hay khơng Thường xây dựng mục tiêu cá nhân, nhiều người mơ hồ chưa có định hướng cho kết sau muốn đạt mà tóm gọn lời lẽ chung chung, thiếu chi tiết, khó đo lường mức độ khả thi thực tế làm có định hướng kế hoạch hay không 1Doran, G T (1981) "There's a S.M.A.R.T Way to Write Management's Goals and Objectives", Management Review, Vol 70, Issue 11, pp 35-36 4.2.M - Measurable (Đo lường được) Nguyên tắc hàm ý mục tiêu phải gắn liền với số Nguyên tắc SMART đảm bảo mục tiêu bạn có sức nặng, cụ thể cân, đo, đong, đếm Chúng ta biết xác cần đạt gì, Ví dụ : Nếu bạn muốn đạt mục tiêu lấy chứng tin học văn phịng tính đo lường (Measurable) bạn phải đạt số điểm đạt yêu cầu loại chứng tin học văn phịng bạn tham gia thi lấy chứng tin học văn phòng 4.3.A - Attainable (Tính khả thi) Tính khả thi yếu tố quan trọng ta đưa mục tiêu Nghĩa phải suy nghĩ khả thân trước đề tiêu xa vời không muốn bỏ chừng Nhưng khơng có nghĩa bạn lập cho mục tiêu dễ dàng, đơn giản, qua loa làm cho bạn khơng cảm thấy thích thú thách thức vơ hình chung bạn bỏ qua hội thử thách với điều to lớn 4.4 R - Realistic (Tính thực tế) Ý định bạn thiết kế cho khơng nên xa vời so với thực tế Bạn hoàn tồn áp dụng đủ nguồn lực để đảm bảo chúng đến nơi cần phải đến Để làm điều này, ngồi tính tốn xem khả năng, vật chất, quỹ thời gian, nguồn hỗ trợ…xem có thực ý định không 4.5 T - Time bound (Giới hạn thời gian thực hiện) Thời gian yếu tố then chốt quan trọng trình đặt mục tiêu Giống hẹn, mục tiêu lớn nhỏ cần định hướng thời gian cụ thể để thực Nó tạo cho bạn cột mốc định hướng thời điểm bạn đạt mục tiêu tận hưởng chiến thắng, thành Trong trình thực hiện, ta biết đến đâu hành trình kịp thời đưa điều chỉnh mức độ phấn đấu cho phù hợp để đạt mục tiêu theo kế hoạch thười gian định trước Hơn nữa, việc thiết lập thời gian hoàn thành cơng việc tạo tính kỷ luật chun nghiệp cho cá nhân, tổ chức việc quản lý thời gian suất công việc theo tiến độ hiệu • Các bước thiết lập mục tiêu SMART: Bước 1: Thiết lập mục tiêu với từ ngữ cụ thể “Hồn thành tốt cơng việc” khơng phải mục tiêu thiết lập với từ ngữ cụ thể Thay đó, bạn thiết lập mục tiêu như: “Hoàn thành nghiên cứu khoa học tháng” “Hoàn thành tốt” cụm từ mơ hồ Như nào, mức đạt ngưỡng tốt? Hãy tránh dẫn đến mơ hồ thực mục tiêu cách thiết lập mục tiêu SMART trước hết với ngôn từ thật cụ thể, rõ ràng, không gây nhầm lẫn Bước 2: Gắn mục tiêu với yếu tố đo lường Mục tiêu SMART cần gắn với yếu tố đo lường Thực tế, có đo lường bạn đánh giá chuẩn xác tiến độ hoàn thành mục tiêu mức Tiếp nối ví dụ trên, gắn thêm yếu tố đo lường nhằm làm rõ mục tiêu sau: “Hoàn thành2 nghiên cứu khoa học tháng” • Bước 3: Hướng đến mục tiêu thực tế • Sai lầm thường mắc phải đặt mục tiêu đề số lượng quá nhiều, tính thử thách thấp cao Khi mục tiêu q thử thách, bạn chẳng có tiến cơng việc kỹ chun môn Khi mục tiêu thử thách, đạt được, khiến nản chí, làm việc đối phó, chí bỏ khơng tìm lối cơng việc q áp lực Yếu tố thực tế cần xem xét qua trình lịch sử cơng việc trước Trước đây, bạn viết nghiên cứu khoa học nửa tháng Vậy, nghiên cứu khoa học tháng vừa khơng q vừa khơng thử thách đạt Một mục tiêu đặt vừa tầm, người, lúc tạo cảm hứng cho công việc tiến triển mạnh mẽ Điều quan trọng bạn cần đặt mục tiêu phù hợp thực tế • Bước 4: Xác định tính liên quan mục tiêu Trường Đại học bạn có thi nghiên cứu khoa học bạn muốn tăng thứ hạngđề tài nghiên cứu khoa học bảng xếp hạng.Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên thường xuyên soi chiếu xem mục tiêu có thực giúp ích cho thân, tổ chức hay khơng Từ ví dụ sẵn có trên, có mục tiêu sau:“Hồn thành nghiên cứu khoa học tháng nhằm tăng thứ hạng đề tài nghiên cứu khoa học bảng xếp hạng” • Bước 5: Đặt mục tiêu khung thời gian cụ thể Bạn cần đặt mục tiêu SMART khung thời gian cụ thể Yếu tố thời hạn giúp bạn hồn thành cơng việc gắn với trách nhiệm tiến độ cao Thời hạn áp lực vừa đủ đểgia tăng hiệu suất công việc Mặt khác, thời hạn góp phần tạo nên yếu tố ổn định kết đạt thân Trong ví dụ nêu trên, thời gian giới hạn để thực mục tiêu đề “trong tháng” • Ý nghĩa nguyên tắc SMART: Xác định làm rõ mục tiêu cuối Mục tiêu SMART giúp xác định rõ ràng mục tiêu cuối nơi muốn đến Bất mục tiêu cần có tầm nhìn rõ ràng ngắn hạn, trung hạn dài hạn Chính đích đến giúp trì động lực để tạo đà thực mục tiêu Chúng ta hồn tồn chủ động thực mục tiêu cách thơng minh thay chạy băng băng lại lạc đường S.M.A.R.T giúp đường thông qua việc làm rõ mục tiêu cuối bạn mong muốn đạt Giúp tập trung SMART giúp tập trung biết cách ưu tiên vào mục tiêu quan trọng nhất, không bị phân tâm, xao nhãng vào điều vụn vặt không đem lại kết quả, lợi ích sống Nguyên tắc SMART giúp xác định điều thật mong muốn đạt kiên định thực mục tiêu • Thúc đẩy đạt mục tiêu phù hợp thực tế • Bản chất nguyên tắc SMART đề mục tiêu có tính khó khăn, thử thách ln nằm ngưỡng khả thi, thực nguồn lực có SMART thúc đẩy giúp đạt mục tiêu phù hợp thực tế, thứ mơ hồ viển vơng • Chia mục tiêu lớn thành mục tiêu nhỏ đạt Chúng ta thường bị ngột ngạt, choáng ngợp với mục tiêu q lớn so với tầm vóc Chính vậy, việc chia nhỏ thành mục tiêu vừa với sức bước, bước thực mục tiêu nhỏ để góp phần thực mục tiêu lớn điều vô cần thiết Nguyên tắc SMART dùng tính cụ thể để giúp chia mục tiêu lớn thành mục tiêu nhỏ hơn.Khi đạt mục tiêu nhỏ bước bậc thang tiệm cận đạt mục tiêu lớn hồn thành mục tiêu nhỏ, có tính cộng hưởng • Quản lý thời gian tốt 10 Làm bật lĩnh vực mà bạn thực tốt lĩnh vực mà thân thực tốt lĩnh vực khác Viết phẩm chất kỹ độc đáo riêng bạn Tự đặt câu hỏi sau cho thân như: - Những điều thân làm tốt gì? - Bản thân tốt người khác điểm nào? - Tài bẩm sinh gì? - Tơi sở hữu mối quan hệ cá nhân nào? - Những kỹ khả đặc biệt xây dựng bây giờ? - Tơi có số lợi mà người khác khơng có(như trình độ, chứng chỉ, giải thưởng, chế độ ưu tiên ) - Chuyên môn làm hài lịng ơng chủ/giáo viên tơi chưa? Cân nhắc câu trả lời quan điểm bạn người xung quanh Nhớ đừng khiêm tốn hay rụt rè, mà phải thật khách quan đánh giá xác Nếu thấy khó điểm mạnh lập tức, liệt kê tất tính cách thành tựu bạn, tìm xem điểm mạnh nằm đâu • Weakness – Điểm yếu Chỉ chúng với câu hỏi sau: - Những điều làm tốt trốn tránh gì? - Những thói quen xấu đặc điểm tính cách tiêu cực tơi gì? - Những lĩnh vực cần cải thiện gì? - Những sếp, bạn bè đồng nghiệp tơi xem điểm yếu tôi? - Những nhiệm vụ mà tơi thường tránh tơi khơng thích chúng không cảm thấy tự tin thực chúng? - Tơi có số thói quen làm việc khơng mong muốn?(VD: vô tổ chức, không giờ, tơi khơng thể xử lý căng thẳng, tơi hay nóng nảy ) - Nỗi sợ hãi giữ lại nghiệp tơi gì?(Như sợ đứng trước đám đông, sợ rủi ro, ấp úng ) - Tính cách hay thói quen khiên tơi lùi cơng việc ? Ví dụ: Sợ nói trước đám đơng, thói quen bẻ tay, khơng nhìn thẳng nói chuyện, khơng giờ,… 16 Nhớ nhìn nhận điểm yếu từ góc nhìn thân người ngồi điểm yếu tồn bên người bạn cản trở đường bạn tới mục tiêu.Chính vfi vậy, bạn thẳng thắn đối diện với thật, giới hạn để từ có hướng giải pháp để vượt qua • Opportunity – Cơ hội cá nhân Các câu hỏi sau giúp thân biết có hội nào: - Con đường nghiệp, lĩnh vực giáo dục ngành công nghiệp phát triển với tốc độ nhanh? - Những cơng nghệ đổi mang lại cho tơi lợi ích nghiệp - Làm cách tơi tận dụng kịch kinh doanh xu hướng nhất? - Ngành phát triển hay có hội cho ngành khác khơng? - Tơi có phải đối mặt với số vấn đề nghiệp cơng ty tơi? Những cách loại bỏ chúng gì? - Cịn cơng việc tốt phù hợp với thị trường? - Tơi có mạng lưới liên hệ chiến lược xã hội hya cần xây dựng chúng để đạt lợi ích kinh doanh? Cơ hội yếu tố bên ngồi mơi trường, chúng có khả góp phần vào thành cơng bạn giúp đường đến thành cơng bạn nhanh chóng Vì bạn phải biết nhận nắm bắt hội tận dụng điểm mạnh, nhận biết hạn chế điểm yếu để nắm bắt hội tầm tay • Threat – Thách thức Bạn cần xem xét câu hỏi sau đây: - Điều cản trở tiến tơi cơng việc đào taho tôi? - Các yếu tố bên ngồi ảnh hưởng đến mục tiêu tôi? - Những thay đổi kinh doanh thay đổi cơng nghệ có đe dọa vị trí không? - Đồng nghiệp cạnh tranh với tơi cho vị trí dự án nào? - Những cạnh tranh thị trường làm việc tôi? 17 - Nhu cầu công việc nghành công nghiệp thay đổi sao? - Bất kì điểm yếu tơi dẫn đến mối đe dọa cho tơi? Việc phân tích thách thức, khó khăn bên ngồi điều cần thiết phải làm cản trở bạn đến thành cơng Sau tìm thách thức sau cần đưa phương án khắc phục Phương án giúp nâng cao kỹ năng, lực bạn để thách thức không vùi dập bạn Những lưu ý thực phân tích SWOT cá nhân +) Thành thật với – Nhìn nhận cách xác đắn Viết điểm mạnh điểm yếu bạn với trung thực tuyệt đối +) Hãy tập trung đừng làm thời gian – Quá trình cần ý hồn tồn bạn Vì vậy, bạn thực phân tích SWOT vội vàng, khơng có việc sử dụng Dành thời gian để tập trung vào phân tích thân bạn +) Suy nghĩ suy nghĩ lại – Chúng định vài điều thân mà không cần suy ngẫm nhiều Vì trình suy nghĩ sâu sắc, bạn cần tiếp tục phân tích bạn hoàn toàn chắn thân +) Hỏi người thân gia đình, bạn bè đồng nghiệp bạn – Đây thực kỹ thuật hữu ích để kiểm tra kỹ đặc điểm tính cách bạn Hãy nhờ giúp đỡ từ cha mẹ, anh chị em, đồng nghiệp bạn bè bạn cách hỏi họ điểm mạnh điểm yếu cốt lõi bạn Kết luận:Việc phân tích SWOT vơ hữu ích để tìm điểm mạnh điểm yếu mình, qua thấy mối đe dọa hay hội Việt biết xác vấn đề gặp phải giúp bạn tập trung phát huy điểm mạnh để hạn chế tối đa mối đe dọa ập tới Sẽ chẳng có ý nghĩa bạn phân tích Swot mà khơng có hành động cụ thể phân tích Hãy bắt tay vào thực phát huy tối đa điểm lợi tháo gỡ khó khăn mà gặp phải Ví dụ SWOT cá nhân 18 Lý thuyết vậy, cịn thực tế phân tích SWOT cá nhân nào? Vậy để hiểu rõ tham khảo phân tích SWOT cá nhân Hùng - nam nhân viên Marketing online: • • • • S – Strengths : Điểm mạnh - Tiếp thu nhanh kiến thức, kỹ Marketing online, khả tự học Marketing cao - Luôn đạt doanh số, thường xuyên vượt doanh số, thành viên bật nhóm Marketing - Rất sáng tạo, đưa nhiều sáng kiến chạy quảng cáo, khách hàng yêu thích cách tiếp cận - Kỹ giao tiếp tốt, giao tiếp tốt với khách hàng, đồng nghiệp cấp trên, dễ gây thiện cảm, để lai ấn tượng tốt - Năng động, hoạt bát, nhiệt tình ln có tâm cao độ để hồn thành cơng việc cách tốt W – Weaknesses : Điểm yếu - Chưa biết cách xếp công việc quản lý thời gian hợp lý, thường xuyên quên việc cần làm - Vì thường có nhiều việc cần làm lúc, hay rơi vào trạng thái căng thẳng, áp lực - Khơng kiểm sốt cảm xúc, nóng giận căng thẳng - Không chịu áp lực lớn, hay nhảy việc O – Opportunities : Cơ hội - Thị trường Marketing online ngày phổ biến phát triển, tạo nhiều hội việc làm hội thăng tiến cho - Khoa học công nghệ phát triển, đồng nghĩa với đời thiết bị điện tử đại phục vụ thao tác công việc nhanh - Nền tảng mạng xã hội phát triển mang lại nhiều nguồn khách hàng có tiềm qua hoạt động Marketing online T – Threats: Thách thức - Thị trường Marketing online phát triển đồng nghĩa với việc có nhiều đối thủ cạnh tranh, địi hỏiphải ln đổi mới, sáng tạo, kiên trì sáng suốt với chiêu trò quảng cáo đối thủ - Thiếu hụt nhân có chun mơn thời gian gần khiến bị tải công việc, giảm sức sáng tạo - Cấp tạo nhiều áp lực, không giúp đỡ tơi phát triển chun mơn, kìm hãm phát triển sáng tạo cá nhân - Môi trường làm việc không thoải mái, căng thẳng 19 - Đồng nghiệp chưa có đồn kết, hỗ trợ nhau, teamwork, thiên làm việc phát triển cá nhân, người có tơi cao nên suất làm việc nhóm chưa cao B – LIÊN HỆ THỰC TIỄN VỚI MỤC TIÊU NHĨM: Mục tiêu nhóm: “Tổ chức hoạt động quyên góp, ủng hộ Phường Xuân La để mua vật tư y tế tặng Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương Cơ sở 2, Đông Anh, Hà Nội” Ý nghĩa mục tiêu: Trước tình hình dịch bệnh COVID-19 có diễn biến phức tạp, Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương sở tiếp nhận điều trị nhiều ca bệnh dương tính với COVID-19 Mặc dù sở vật 20 chất kĩ thuật bệnh viện đầy đủ số ca bệnh khơng ngừng tăng lên ngày gây khó khăn việc điều trị Với tinh thần “tương thân tương ái”, nhóm chúng tơi định “Tổ chức hoạt động quyên góp, ủng hộ Phường Xuân La để mua vật tư y tế tặng Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương Cơ sở 2, Đông Anh, Hà Nội” nhằm củng cố tuyến đầu chống dịch, thực phương châm “chống dịch chống giặc” mà Đảng Nhà nước đề Tính SMART mục tiêu: Mục tiêu đề phải đảm bảo đầy đủ yếu tố nguyên tắc SMART, điều giúp giữ cho thân nhóm có trách nhiệm mục tiêu đặt khoảng thời gian định, cải thiện khả hoàn thành mục tiêu nhóm, cho nhóm thấy rõ ràng cụ thể nhiệm vụ cần làm để đạt mục tiêu đảm bảo khơng có vấn đề xảy q trình tiến hành Tính SMART mục tiêu thể qua yếu tố sau: S – Specific (Tính cụ thể) I Lên kế hoạch cụ thể yếu tố then chốt dự án, mục tiêu tình sống Để việc lên kế hoạch thiết thực, cụ thể, rõ ràng ý nghĩa sử dụng cơng cụ 5W2H, cụ thể sau: • What: Tổ chức hoạt động quyên góp, ủng hộ để mua vật tư y tế tặng Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương, cụ thể việc cần lm: + Tìm địa điểm tổ chức + Chuẩn bị công tác tuyên truyền cho ngày tổ chức hoạt động + Lên danh sách dụng cụ cần mua + Tổ chức hoạt động quyên góp + Mua vật tư y tế + Quyên góp vật tư y tế + Viết thư cảm ơn + Đánh giá trình hoạt động • Why: Trước tình hình dịch bệnh COVID-19 chúng tơi làm dự án nhằm qun góp tiền để mua vật tư y tế tặng Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương Nhằm củng cố tuyến đầu dịch đảm bảo cho bệnh nhân tối ưu hóa điều kiện chữa trị Đồng thời, phát huy tinh thần Đại đoàn kết dân tộc, giúp giảm bớt gánh nặng cho Chính phủ chi phí mua trang thiết bị y tế phục vụ cho bệnh nhân mắc COVID-19 21 • • • Where: Địa điểm nhận tiền ủng hộ: Tại phường Xuân La (hoặc thơng qua tài khoản ngân hàng) Who: Nhóm chúng tơi, quan quyền địa phương, tổ chức hỗ trợ bạn trẻ, bạn tình nguyện viên có nguyện vọng tham gia chúng tơi When : Trong vịng tháng 15 ngày • How: + Đầu tiên, chúng tơi phải xin phép quyền địa phương cho phép thực vận động ủng hộ + Tổ chức tuyên truyền nhiều hình thức hợp pháp + Tìm hiểu dụng cụ, vật tư y tế cần sử dụng để giúp phòng, chống dịch COVID-19 + Tìm hiểu sở bán dụng cụ y tế uy tín, chất lượng + Liên hệ với bệnh viện để chọn ngày chuyển giao dụng cụ cho bệnh viện + Viết thư cảm ơn + Đánh giá q trình hoạt động • How much : khoản chi phí mà chúng tơi phải dự trù cho lần tổ chức hoạt động quyên góp bao gồm : + Chi phí thuê loa, đài tuyên truyền + Chi phí làm băng dơn, hiệu tun truyền + Chi phí lại thành viên + Chi phí thuê xe vận chuyển dụng cụ y tế + Và có vài chi phí phát sinh khác trình tổ chức M – Measurable (Đo lường được): - Tiếp cận 90% người dân trú, sinh sống làm việc địa bàn Phường Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội Và số có 70% người dân tham gia ủng hộ - Tiếp cận 10.000 người dùng Facebook nhằm lan tỏa nhận ủng hộ người dân Việt Nam Và số có khoảng 30% người đóng góp ủng hộ thông qua tài khoản ngân hàng - Tiếp cận 10.000 người dùng YouTube chia sẻ trình thực vận động qun góp - Kết thúc tháng 15 ngày vận động quyên góp 50.000.000 VNĐ để mua vật dụng y tế cho Bệnh viện Bệnh Nhiệt đới Trung ương A – Attainable (Tính khả thi): 22 - Với tinh thần nhiệt huyết tuổi trẻ, động, sáng tạo tồn nhóm Với kinh nghiệm truyền thơng thành viên, nhóm chúng tơi tự tin lan tỏa thông điệp ý nghĩa đến với người dân địa bàn Phường Xuân La, Tây Hồ, Hà Nội toàn quốc - Sự đồng lịng xã hội trước tình hình dịch bệnh COVID-19 phức tạp Người Việt Nam đề cao tinh thần “tương thân tương ái”, “thương người thể thương thân” - Nhận đồng lòng, tham gia hỗ trợ, giúp đỡ quan, đồn thể cơng tác tun truyền vận động R – Realistic (Thực tế): - Xuất phát từ tinh thần “đồng bào” người dân tộc Việt, thành viên người có ý thức cao cơng tác phịng chống dịch, có tinh thần thương người thể thương thân mang mong muốn “qt bóng” COVID-19 lãnh thổ “Hình chữ S” thương yêu, nên thành viên có ý thức cao cơng việc mà phân cơng - Tình hình dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp, đó, sở y tế Việt Nam chưa thực đáp ứng nhu cầu cần thiết trang thiết bị y tế cơng tác phịng, chống dịch - Đây công việc mang tinh thần tương thân tương ái, giúp ích cho tồn xã hội, nhằm nâng cao tinh thần chống dịch nước giúp giảm bớt gánh nặng cho ngân sách nhà nước - Là gương tốt cho bạn trẻ người noi theo từ khích lệ tinh thần ý thức chống dịch toàn dân T – Time Bound (Giới hạn thời gian thực hiện): - Thời gian để chuẩn bị thực tổ chức quyên góp để mua vật tư y tế tặng cho Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương - củng cố tuyến đầu chống dịch nhóm giới hạn tháng 15 ngày Phân tích lực nhóm (Dùng ma trận SWOT): SWOT (hay ma trận SWOT) công cụ sử dụng để giúp cá nhân hay tổ chức định hình, nhìn nhận điểm mạnh, điểm yếu, thời thách thức trình hoạt động để đạt mục tiêu Bên cạnh SWOT cịn giúp nhìn sâu sắc nhóm,để nhóm phát huy mạnh mình, nắm bắt thời tránh rủi ro trình hoạt động, đưa phương pháp, kế hoạch phù hợp để hạn chế khó khăn Vì mà dựng lại SWOT cần thiết II 23 việc đưa định hoạch định chiến lược thiết lập kế hoạch, định bước để đạt mục tiêu Để phân tích lực nhóm phải trải qua công cụ SWOT gồm yếu tố sau: S – Strengths – Điểm mạnh - Một số thành viên tham gia hoạt động tình nguyện, qun góp khu vực tổ chức khác nên có kinh nghiệm, kĩ thiện nguyện, hướng dẫn cho thành viên chưa có kinh nghiệm, giúp nhóm hoạt động dễ dàng - Có thành viên sống khu vực Xuân La nên dễ dàng triển khai kêu gọi hỗ trợ quyên góp - Các thành viên nổ, hoạt bát, nhiệt tình, dễ dàng lan tỏa lượng tích cực lấy lịng tin người dân - Mỗi thành viên có ưu điểm khác nên giúp đỡ, tương tác bổ trợ cho nhau, phát huy mặt tích cực để hoạt động mang lại hiệu cao - Các thành viên có chung mục tiêu q trình tham gia hoạt động nên lên kế hoạch cụ thể cho trình hoạt động, tự nguyện tự giác làm việc, tất nỗ lực hoạt động mục tiêu chung - Số lượng thành viên nên phân chia công việc cụ thể, rõ ràng, có nhiệm vụ cụ thể dễ dàng quản lý, khơng có chuyện chồng chéo nhiệm vụ khối lượng công việc không đồng W – Weakness – Điểm yếu Bên cạnh đó, tổ chức quyên góp từ thiện nhóm có điểm hạn chế sau: - Là nhóm nhỏ nên gặp khó khăn kêu gọi thêm nguồn lực hỗ trợ, không kêu gọi nguồn lực lớn - Nhóm khơng có danh tiếng, cần nhiều thời gian xây dựng hình ảnh tạo niềm tin cho người dân - Khơng có quan hệ với tổ chức, doanh nghiệp lớn để kêu gọi ủng hộ - Điều kiện kinh phí hạn hẹp làm hạn chế khả nhóm - Là nhóm nên thời gian để tìm hiểu hòa hợp người lại với nhau, thành viên chưa hiểu rõ dễ gây xung đột khơng đáng có - Chưa biết rõ lực, cụ thể điểm mạnh điểm yếu để phân công công việc phù hợp cho thành viên 24 - Nhóm nhỏ nên khối lượng cơng việc thành viên lớn, đòi hỏi thành viên phải tận tâm chịu áp lực - Mỗi cá nhân có thời gian bận bịu rảnh rỗi khác nên khó khăn việc tập hợp đầy đủ trí lực, vật lực tâm lực để triển khai kế hoạch O – Opportunities– Cơ hội Các yếu tố bên ngồi có ảnh hưởng vơ lớn hoạt động nhóm, đơi hội, thử thách, quan trọng nhóm phải biết nắm bắt thời cơ, dù chớp nhoáng, để mục tiêu thực nhanh chóng hơn, đường tới thành cơng dễ dàng Vì nhóm phân tích hội mà nhóm tận dụng sau đây: - Dân trí người dân địa phương cao, có khả tiếp nhận thông tin tốt -Hoạt động thiện nguyện nhóm có hội đại phận người dân địa phương biết đến hưởng ứng, chung tay đóng góp -Nhiều tổ chức, nhà tài trợ có mục đích qun góp nên liên hệ đề nghị giúp đỡ, ủng hộ hoạt động nhóm - Được quyền địa phương đồng tình, khuyến khích, hỗ trợ cơng tác tun truyền vận động tạo điều kiện cho hoạt động -Nhiều tình nguyện viên hưởng ứng đăng kí tham gia tình nguyện, mở rộng quy mơ địa bàn hoạt động nhóm -Có thể tìm nguồn cung cấp thiết bị y tế ổn định, trao đổi để giảm giá thành số sản phẩm mua nhiều thiết bị - Bệnh viện cần hỗ trợ từ bên ngồi, diễn biến dịch phức tạp, chống dịch lâu dài nên tránh việc hao hụt thiết bị y tế 4.T – Threats – Thách thức Khi nắm bắt hội để phạt huy điểm mạnh, nhóm phải lường trước thách thức gặp phải để từ đưa biện pháp hạn chế khắc phục chúng, để điểm yếu dần thành điểm mạnh nhóm Sau thách thức mà nhóm gặp phải: - Nếu số lượng tình nguyện viên đăng kí tham gia lớn làm xáo trộn hoạt động, kế hoạch nhóm, việc quản lý nhóm khó khăn - Một phận người dân cịn có thành kiến với nhóm thiện nguyện, làm ngơ với hoạt động kêu gọi quyên góp nhóm, trí có kẻ xấu lợi dụng, cơng kích xun tạc hoạt động nhóm gây cản trở cho công tác thiện nguyện, chậm trễ tiến độ công việc - Thời gian gấp rút nên phải triển khai công việc nhanh, dẫn đến việc không chu tồn hiệu khơng cao 25 - Khó khăn việc liên hệ, làm việc với đầu mối Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương để chuyển vật tư y tế quyên góp cho bệnh viện - Dịch bệnh COVID-19 diễn biến phức tạp hạn chế hoạt động nhóm, khơng thể tập trung đơng người nơi tiếp nhận qun góp, phải giãn cách trì trệ kế hoạch nhóm đề ra, phải đưa nhiều phương án dự phịng để khơng bối rối có yếu tố phát sinh - Tuy ủng hộ nhóm gặp khó khăn liên hệ giúp đỡ quyền địa phương địa điểm nhận quyên góp, thiết bị hỗ trợ cơng tác thiện nguyện - Có nhiều quỹ, hội, đội nhóm, tổ chức từ thiện lớn hoạt động nên nhóm chúng tơi gặp khó khăn việc tranh thủ hỗ trợ nguồn lực từ người dân - Thời tiết bắt đầu vào hè, nắng gắt làm ảnh hưởng đến tinh thần sức khỏe thành viên, dễ gây mệt mỏi, chán nản Kế hoạch thời gian thực hiện: Kế hoạch chi tiết, cụ thể cơng việc nhóm phải làm: Một lần nữa, nhóm chúng tơi sử dụng cơng cụ 5W2H để lên kế hoạch cho mục tiêu lần nhóm với cơng việc cụ thể, rõ ràng sau: + Việc nhóm chúng tơi cần phải làm là: Liên hệ với quyền địa phương để xin phép tổ chức hoạt động mong muốn nhận giúp đỡ quyền địa phương địa bàn phường Xuân La công tác tuyên truyền, địa điểm tổ chức hoạt động quyên góp dụng cụ hỗ trợ công tác tổ chức + Liên hệ với người đại diện Bệnh viện Bệnh nhiệt đới Trung ương để kết hợp với họ tổ chức hoạt động + Lên danh sách dụng cụ y tế cần mua dự trù chi phí + Liên hệ với bên cung cấp trang thiết bị, dụng cụ y tế để trao đổi thông tin với họ + Thiết kế poster, banner, câu hiệu nhằm phục vụ công tác tuyên truyền + Đăng tuyên truyền lên phương tiện thông tin đại chúng, kêu gọi ủng hộ tổ chức, tham gia Tình nguyện viên + Mua đồ dùng phục vụ cho hoạt động: loa, mic, trang y tế, nước rửa tay sát khuẩn, nước uống, đồ ăn nhẹ,… phục vụ cho người dân tham gia ủng hộ, bạn Tình nguyện viên thành viên nhóm + Tuyển, tập huấn phân cơng nhiệm vụ cho bạn Tình nguyện viên + Tổ chức hoạt động qun góp, ủng hộ + Tổng kết tài sau chương trình kết thúc Bao gồm tiền mặt quyên góp trực tiếp số tiền qun góp thơng qua chuyển khoản III 26 + Th địa điểm để cất bảo quản dụng cụ y tế + Mua dụng cụ, vật tư y tế + Khử trùng dụng cụ, vật tư y tế trước quyên góp cho bệnh viện + Thuê xe vận chuyển dụng cụ đến bệnh viện + Viết thư cảm ơn đến quyền địa phương; nhân dân địa phương; tổ chức, nhà tài trợ đồng hành; bạn Tình nguyện viên + Cơng khai kết thực chương trình danh sách dụng cụ mua để ủng hộ, qun góp + Đánh giá q trình hoạt động: Đánh giá thành công điểm cần cải thiện chương trình để rút kinh nghiệm cho lần thực + Tổ chức liên hoan nhóm kết thúc hoạt động Kế hoạch thời gian thực công việc: Biểu đồ Gantt biểu diễn đồ họa thời gian thực nhiệm vụ, sử dụng để lập kế hoạch thời gian tiến độ dự án hay mục tiêu Biểu đồ Gantt hiển thị toàn khoảng thời gian dự án, chia thành khoảng thời gian ngắn vài ngày tuần; ứng với khoảng thời gian nhiệm vụ tương ứng xếp bước để hoàn thành dự án Biểu đồ Gantt giúp phân chia thời gian cho kế hoạch cụ thể mục tiêu, xác định rõ ràng bước thực dự án, đồng thời giúp theo dõi tiến độ thực công việc quản lý thời gian tốt Đó lí nhóm chúng tơi ứng dụng Biểu đồ Gantt vào việc lên kế hoạch thời gian thực công việc, sau: Nhiệm vụ hay hoạt động 1/6 – 3/6 4/6 – 5/6 6/6 – 7/6 8/6 9/6 11/6 15/6 30/6 2/7 10/7 11/7 12/7 – – – – –9/7 10/6 14/6 29/6 1/7 Liên hệ với quyền địa phương Liên hệ với Bệnh viện Lên danh sách dụng cụ y tế cần mua Liên hệbên cung cấp dụng cụ y tế Thiết poster, banner, hiệu 27 Đăng tuyên truyền lên phương tiện truyền thông đại chúng Mua đồ dùng phục vụ cho hoạt động Tuyển, tập huấn cho Tình nguyện viên Tổ chức hoạt động quyên góp, ủng hộ Tổng kết tài Th địa điểm bảo quản dụng cụ y tế Mua dụng cụ, vật tư y tế Khử trùng dụng cụ Thuê xe chuyển vận Viết thư cảm ơn Công khai kết thực chương trình Đánh giá trình hoạt động Tổ chức liên hoan nhóm Những màu tơ đen tương ứng với nhiệm vụ thời gian thực nhiệm vụ Trên Biểu đồ giới hạn từ ngày 01/06 đến hết ngày 12/07, nhiên trình chuẩn bị tổ chức hoạt động gặp phải thuận lợi bất lợi khơng thể lường trước nên dẫn đến thời gian bị chênh lệch với thời gian dự định Chính vậy, mà nhóm chúng tơi để thêm khoảng thời gian dư tầm ngày (1 tháng 15 ngày theo dự kiến trên) để kịp thời giải vấn đề phát sinh 28 Có nhiều cách để phân tích lực thực mục tiêu thân tổ chức Cũng có nhiều phương pháp để xây dựng nên mục tiêu hoàn chỉnh Tuy nhiên cách giúp cho thấy điểm mạnh, điểm yếu thân, hội, thách thức từ ngồi mơi trường rõ ràng ma trận SWOT; phương pháp giúp ta thiết lập mục tiêu “thơng minh” ngun tắc SMART Phân tích lực thân để đưa mục tiêu SMART có tính khả thi tầm tay với; đồng thời đưa mục tiêu “thông minh” giúp bạn có thêm điểm mạnh SWOT Hãy biết kết hợp hai phương pháp vì: “Cảm giác có mục đích động lực tốt để sống Khi bạn có lý để sống, bạn khơng tìm thấy lý từ bỏ đời.” - Khuyết danh - 29 Tài liệu tham khảo https://crmviet.vn/nguyen-tac-smart/ https://ankhangreal.vn/blog/muc-tieu-smart-la-gi/ https://vietnambiz.vn/muc-tieu-smart-smart-goals-la-gi20191125232821357.htm https://marketingai.admicro.vn/mo-hinh-smart/ https://winerp.vn/nguyen-tac-smart-la-gi https://vi.wikipedia.org/wiki/M%E1%BB%A5c_ti %C3%AAu_S.M.A.R.T#cite_note-:0-1 https://dinhnghia.vn/5w2h-la-gi-vai-tro-y-nghia-5w2h.html https://blog.okrs.vn https://www.ihcm.vn 10 https://dinhnghia.vn 11 https://www.tudiendanhngon.vn 12 https://15phut.vn/ky-nang-nghe-nghiep/phan-tich-swot-ca-nhan-2/ 13 https://luanvan99.com/ma-tran-swot-la-gi-bid99.html 14 https://atpsoftware.vn 30 5/10/2021 11:07 PM