MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 I Tầm quan trọng của việc vận dụng các kỹ năng để tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch 2 II Kỹ năng của công chứng viên trong việc tiếp nhận yêu cầu công chứng.
MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG I Tầm quan trọng việc vận dụng kỹ để tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch II Kỹ công chứng viên việc tiếp nhận yêu cầu công chứng 2.1 Kỹ tư vấn, xác định xác u cầu cơng chứng, xác định hình thức văn cơng chứng 2.2 Kỹ xác định thẩm quyền công chứng 2.3 Kỹ kiểm tra điều kiện thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng 2.3.1 Các giấy tờ, tài liệu cần có hồ sơ u cầu cơng chứng 2.3.2 Kiểm tra đối tượng hợp đồng, giao dịch 2.3.3 Xem xét điều kiện chủ thể hợp đồng, giao dịch 2.3.4 Nội dung yêu cầu công chứng không vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội 11 III Thực tiễn thực kỹ tiếp nhận yêu cầu công chứng Cơng chứng viên giải pháp hồn thiện pháp luật 13 3.2 Những mặt đạt 13 3.3 Những mặt hạn chế 13 3.4 Tình minh họa 16 IV Giải pháp, kiến nghị 18 KẾT LUẬN 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 MỞ ĐẦU Đặc trưng bật khác biệt công chứng viên so với người hành nghề khác với tư cách cá nhân Nhà nước tin tưởng, bổ nhiệm để trao cho phần quyền lực công Nhà nước nhằm thực chức chứng nhận tính xác thực, tính xác, tính hợp pháp tính phù hợp với đạo đức xã hội hợp đồng, văn giao dịch dân giấy tờ dân khác Qua đó, công chứng viên làm cho văn bản, giấy tờ trở thành có hiệu lực pháp luật văn Nhà nước ban hành ra, nhân dân Nhà nước thừa nhận giá trị pháp lý Đồng thời, với chức nói mình, hành vi cơng chứng viên cịn tồn xã hội nhìn nhận chuẩn mực đắn, đặt vào tin cậy cao không muốn khẳng định gần tuyệt đối Theo đó, Văn cơng chứng cơng chứng viên chứng nhận chứng hữu hiệu, có giá trị pháp lý cao, giúp bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp tổ chức, cá nhân, phòng ngừa tranh chấp, tạo ổn định quan hệ giao dịch dân sự, tài sản Trong phát triển kinh tế, văn công chứng sở pháp lý để giải tranh chấp, buộc bên tham gia giao dịch phải chịu trách nhiệm pháp lý tham gia giao dịch Vì vậy, pháp luật đặt quy định trình tự, thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch nhằm đảm bảo hoạt động công cứng công chứng viên diễn cách nghiêm minh, khách quan, đảm bảo giá trị pháp lý văn công chứng an toàn pháp lý người tham gia giao dịch Để hồn thành tốt trách nhiệm nghề nghiệp, người cơng chứng viên khơng cần có tảng kiến thức pháp lý, kinh nghiệm hành nghề, tâm với nghề nghiệp mà cịn cần có kỹ hành nghề Đó kỹ đặc thù nghề cơng chứng Trong kỹ cơng chứng viên việc tiếp nhận yêu cầu công chứng trọng kỹ quan trọng, Đây bước quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch, sở quan trọng để công chứng viên tiến hành bước Do đó, việc nghiên cứu kỹ đặc thù mà công chứng viên cần vận dụng việc tiếp nhận yêu cầu cơng chứng vấn đề có tính áp dụng thực tiễn cao Bởi bên cạnh kiến thức pháp luật, đạo đức hành nghề, kỹ nghề nghiệp phần khơng thể thiếu việc thực quy trình cơng chứng nói chung việc tiếp nhận u cầu cơng chứng cơng chứng viên nói riêng Càng có nhiều kinh nghiệm, kỹ hành nghề độ lành nghề cao, hạn chế sai sót tiếp hồ sơ, bảo đảm chất lượng việc công chứng, quyền lợi ích hợp pháp bên Trong phạm vi đề tài “Kỹ công chứng viên việc tiếp nhận yêu cầu công chứng – Thực tiễn thực giải pháp hoàn thiện pháp luật”, tác giả tập trung phân tích kỹ đặc thù mà công chứng viên cần vận dụng trình tiếp nhận u cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch Đồng thời qua việc nghiên cứu thực tiễn công chứng, tác giả đưa số kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao kỹ hành nghề công chứng viên việc tiếp nhận u cầu cơng chứng nói riêng hoạt động hành nghề nói chung NỘI DUNG I Tầm quan trọng việc vận dụng kỹ để tiếp nhận yêu cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch Trong q trình thực việc công chứng hợp đồng giao dịch, công chứng viên phải tiến hành nghiên cứu giải yêu cầu công chứng cách thận trọng, tỉ mỉ, xác, quy định pháp luật cơng chứng quy định pháp luật có liên quan Cơng chứng viên phải thực bước công chứng theo trình tự, thủ tục sở ghi nhận cách đầy đủ khách quan ý chí bên đồng thời tuân thủ quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch công chứng Thẩm quyền phạm vi công chứng công cứng viên tổ chức hành nghề công chứng rộng Để công chứng viên thực công chứng theo thẩm quyền, thiết phải có trình tự, thủ tục cụ thể Có thể ví quy trình cơng chứng “khung xương” cẩm nang hành nghề công chứng viên Công chứng viên thực hoạt động công chứng bắt buộc phải tuân thủ cách nghiêm ngặt, chặt chẽ theo quy định pháp luật trình tự, thủ tục cơng chứng Quy trình chung cơng chứng hợp đồng giao dịch quy định Điều 40 Điều 41 Việc chia quy trình cơng chứng thành giai đoạn có nhiều quan điểm, theo học viên, vào quy định Luật công chứng, quy trình cơng chứng phân chia thành giai đoạn: Tiếp nhận yêu cầu công chứng; Nghiên cứu, xử lý hồ sơ; Soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng; Ký cơng chứng; Hồn tất thủ tục cơng chứng Trong đó, tiếp nhận hồ sơ u cầu cơng chứng bước có vai trị quan trọng thủ tục công chứng loại hợp đồng, giao dịch Việc thực tốt bước giúp cho thủ tục thực nhanh chóng, bảo đảm tính xác thực, hợp pháp văn thỏa thuận, đảm bảo tính tuân thủ pháp luật quy trình cơng chứng Tại bước này, công chứng viên cần vận dụng kỹ tư vấn để giao tiếp với người yêu cầu công chứng, xác định xác u cầu cơng chứng sở giấy tờ trao đổi thông tin với người yêu cầu công chứng, xác định thẩm quyền công chứng, xác định hình thức văn cơng chứng Theo đó, việc tiếp nhận yêu cầu công chứng phải hướng tới mục tiêu xác định xác u cầu cơng chứng kiểm tra thẩm quyền công chứng, hồ sơ, chủ thể, đối tượng giao dịch để tiến hành bước thủ tục công chứng Do việc vận dụng kỹ nghiệp vụ để đạt mục tiêu cần thiết, định tới tính xác chuyên nghiệp việc công chứng Hơn nữa, thông thường, công chứng viên phải thực việc tiếp nhận yêu cầu công chứng với khoảng thời gian ngắn, với tâm hoàn toàn “bị động” bên yêu cầu công chứng đề khơng hẹn trước, nên khơng có chuẩn bị trước Cùng với bên cạnh giao dịch có tính chất đơn giản có hợp đồng, giao dịch có tính phức tạp, mang đủ tình tiết tiềm ẩn “góc khuất”, nguy khó lường gây hậu pháp lý, thiệt hại kinh tế vô lớn cho cá nhân, tổ chức tham gia giao dịch Vì vậy, cơng chứng viên khơng có kinh nghiệm kỹ hành nghề thục việc tiếp nhận yêu cầu công chứng dễ dẫn tới sai sót khơng đáng có quy trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch Điều không dẫn đến thiệt hại cho người yêu cầu công chứng mà công chứng viên – chủ thể chứng nhận phải chịu hậu pháp lý sai sót thiệt hại gây Cơng chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật người yêu cầu công chứng tính xác thực, hợp pháp văn cơng chứng chứng nhận Tùy thuộc tính chất, mức độ vi phạm pháp luật, mức độ thiệt hại người yêu cầu công chứng mà công chứng viên phải bị xử lý kỷ luật, chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, chịu chế tài xử phạt hành bị truy cứu trách nhiệm hình Mặt khác, việc tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch khơng địi hỏi cơng chứng viên có kỹ áp dụng pháp luật công chứng mà cịn cần có kỹ vận dụng quy định pháp luật lĩnh vực pháp luật khác có liên quan đến hồ sơ để xem xét tiếp nhận hồ sơ Từ xác định xác loại việc cơng chứng, từ xác định xác giấy tờ cần có hồ sơ, tránh địi hỏi q nhiều giấy tờ khơng cần thiết dẫn đến việc gây phiền tối, khó khăn cho người u cầu cơng chứng đảm bảo an tồn pháp lý hồ sơ công chứng Để làm điều địi hỏi cơng chứng viên phải am hiểu quy định pháp luật phải có kỹ nghề nghiệp định, nhìn bên ngồi, hoạt động cơng chứng hoạt động mang tính thủ tục, hình thức, để giải việc cơng chứng cơng chứng viên phải hồn tồn dựa quy định pháp luật nội dung Cùng với đó, thực tiễn hành nghề cịn tồn nhiều vấn đề chưa pháp luật điều chỉnh, tồn nhiều mâu thuẫn quan điểm giới cơng chứng Do đó, việc vận dụng tốt kỹ hành nghề từ khâu tiếp nhận yêu cầu cơng chứng có vai trị định đến tính xác thực, hợp pháp hợp đồng chứng nhận, hiệu hoạt động công chứng II Kỹ công chứng viên việc tiếp nhận yêu cầu công chứng II.1 Kỹ tư vấn, xác định xác u cầu cơng chứng, xác định hình thức văn công chứng Người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng, dù Phịng cơng chứng hay Văn phịng cơng chứng có mong muốn việc cơng chứng giải cách nhanh chóng, thuận tiện an toàn Song thực tế đến tổ chức hành nghề công chứng, người yêu cầu công chứng thường trình bày nội dung u cầu cơng chứng theo cách hiểu họ Do trình độ dân trí nói chung hiểu biết pháp luật nói riêng đa số người dân cịn hạn chế nên khơng trường hợp người yêu cầu công chứng yêu cầu công chứng viên chứng nhận loại việc hoàn toàn khác với mong muốn đích thực họ Chẳng hạn trường hợp ơng B muốn tặng cho tồn nhà đất thuộc quyền sở hữu, sử dụng cho người trai ông; qua trao đổi công chứng viên làm rõ thực chất ơng B muốn lập di chúc để lại tài sản bà cho người trai ơng qua đời Vì tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, công chứng viên ln bình tĩnh, chủ động trao đổi đặt câu hỏi để nắm bắt yêu cầu họ cách cụ thể, xác Cơng chứng viên cần có khả nhận biết tâm lý người u cầu cơng chứng theo giới tính, tuổi tác, trình độ, nghề nghiệp… kỹ gợi ý đặt câu hỏi để người yêu cầu công chứng trình bày cụ thể, rõ ràng u cầu cơng chứng họ Bởi nghe họ nói mà khơng hiểu mục đích thật họ dẫn đến giải việc công chứng không với ý chí người u cầu cơng chứng Với người có trình độ nhận thức thấp, người già, cơng chứng viên phải cố gắng để hiểu mục đích thật họ u cầu cơng chứng, người thường có cách diễn đạt khó hiểu dễ dẫn đến hiểu nhầm Cơng chứng viên nên hỏi nội dung để người u cầu cơng chứng xác nhận lại xác yêu cầu công chứng họ, nghe họ nói mà khơng hiểu mục đích thật họ dẫn đến giải việc công chứng khơng với ý chí người u cầu cơng chứng Ngay từ tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên phải xác định yêu cầu công chứng có phù hợp với quy định pháp luật, có vi phạm đạo đức xã hội khơng? Trong nhiều trường hợp, cơng chứng viên phải giải thích cho họ hiểu rõ chất loại hợp đồng, giao dịch có liên quan để họ xác định loại giao dịch mà muốn thực (phân biệt quyền nghĩa vụ khách hàng hay nhầm lẫn di chúc tặng cho, mua bán ủy quyền, vay tiền chuyển nhượng, …) Việc tư vấn công chứng viên phải thực sở quy định pháp luật đảm bảo ngun tắc tơn trọng ý chí tự nguyện, thỏa thuận bên tham gia giao dịch Trong số trường hợp thông qua việc giao tiếp với người u cầu cơng chứng, cơng chứng viên phát gian dối khách hàng (ví dụ qua trao đổi, công chứng viên phát yêu cầu công chứng việc chia tài sản chung vợ chồng nhằm trốn tránh nghĩa vụ trả nợ riêng người chồng) Công chứng viên phải xác định cách xác mong muốn, mục đích, ý chí chủ quan người tham gia giao dịch, từ nắm bắt yêu cầu công chứng xác định loại văn cần soạn thảo giấy tờ cần thiết Điều địi hỏi cơng chứng viên bên cạnh tảng kiến thức pháp luật loại hợp đồng, giao dịch cịn phải có kỹ khác kỹ xác định thẩm quyền công chứng, kiểm tra hồ sơ chủ thể tham gia giao dịch II.2 Kỹ xác định thẩm quyền công chứng Tại bước tiếp nhận yêu cầu công chứng, sau xác định xác u cầu cơng chứng, công chứng viên phải xem xét yêu cầu công chứng có thuộc thẩm quyền cơng chứng hay không thụ lý văn công chứng yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền công chứng công chứng viên Việc xem xét thẩm quyền công chứng phải vào Điều 42 Luật Công chứng năm 2014 : “Công chứng viên tổ chức hành, nghề công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn từ chối nhận di sản bất động sản văn ủy quyền liên quan đến việc thực quyền bất động sản” Một điểm công chứng viên cần lưu ý xác định thẩm quyền công chứng việc công chứng phải khơng thuộc trường hợp bị cấm theo quy định điểm c khoản Điều Luật Công chứng 2014, theo cơng chứng viên khơng “Cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch có liên quan đến tài sản, lợi ích thân người thân thích vợ chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi vợ chồng; đẻ, nuôi, dâu, rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột vợ chồng; cháu đẻ, nuôi;” II.3 Kỹ kiểm tra điều kiện thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng Sau xem xét yêu cầu công chứng thuộc thẩm quyền công chứng công chứng viên, công chứng viên phải xem xét hồ sơ để trả lời cho câu hỏi yêu cầu có đảm bảo điều kiện có hiệu lực giao dịch dân hay không? Để đưa định tiếp nhận hay từ chối yêu cầu công chứng Những vấn đề cần xem xét bao gồm: II.3.1 Các giấy tờ, tài liệu cần có hồ sơ u cầu cơng chứng Cơng chứng viên cần xác định giấy tờ cần có hồ sơ u cầu cơng chứng, sở đối chiếu với hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp để xác định xem giấy tờ hợp pháp, đầy đủ chưa? chưa đủ cần cung cấp thêm giấy tờ gì? Bởi thực tế, có u cầu cơng chứng giải người yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề cơng chứng; có trường hợp người yêu cầu công chứng phải trở để bổ sung thêm giấy tờ thiếu hồ sơ công chứng Do vậy, Công chứng viên vào yêu cầu công chứng giấy tờ hồ sơ người yêu cầu công chứng cung cấp để xem xét tính đầy đủ hồ sơ hướng dẫn người yêu cầu công chứng chuẩn bị hồ sơ u cầu cơng chứng trường hợp hồ sơ cịn thiếu sót Theo quy định Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014, hồ sơ yêu cầu công chứng bao gồm: (1) Phiếu yêu cầu công chứng Phiếu yêu cầu công chứng giấy tờ đầu tiên, thiếu việc thực hoạt động công chứng Phiếu yêu cầu công chứng phải đảm bảo có đầy đủ thơng tin theo quy định Điểm a Khoản Điều 40 Luật công chứng 2014 Công chứng viên cần hướng dẫn người yêu cầu công chứng điền đầy đủ thông tin phiếu yêu cầu công chứng Việc đảm bảo đầy đủ thông tin phiếu yêu cầu công chứng theo quy định pháp luật cần thiết, giúp hạn chế việc người yêu cầu công chứng khiếu nại, khiếu kiện giúp cho việc tra (nếu có) thực cách thuận lợi (2) Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có) (3) Giấy tờ cần cung cấp cá nhân - Giấy tờ tùy thân Trong quy trình công chứng, giấy tờ tùy thân để công chứng viên xác định, nhận dạng chủ thể Hợp đồng, giao dịch lực hành vi dân chủ thể tham gia giao dịch Đồng thời giấy tờ tùy thân có giá trị xác định xác người u cầu cơng chứng, giúp người xuất trình giấy tờ khẳng định chủ thể có quyền xác lập, thực giao dịch trước công chứng viên Các giấy tờ tùy thân sử dụng theo quy định pháp luật bao gồm: Chứng minh nhân dân (Điều Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 Chính phủ chứng minh nhân dân); Chứng minh nhân dân nhựa 12 số: Được cấp theo thông tư số 57/2013/TT-BCA quy định mẫu Chứng minh nhân dân Căn cước công dân: Khoản Điều Luật cước công dân 2014 Chứng minh sĩ quan (điểm b khoản Điều Nghị định số 130/2008/NĐ-CP ngày 19/12/2008 Chính phủ giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam); Hộ chiếu (khoản Điều Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 Chính phủ xuất cảnh, nhập cảnh công dân Việt Nam) Chứng minh cán công nhân viên chức quốc phòng: Theo Khoản Điều Nghị định 59/2016/NĐ-CP Nghị định 59/2016/NĐ-CP quy định Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp Khi kiểm tra giấy tờ tùy thân, công chứng viên cần xem xét giấy tờ có cịn hạn sử dụng hay khơng, có bị hỏng, nhàu nát hay không - Giấy tờ nơi cư trú: Thuộc nhóm giấy tờ mà pháp luật quy định phải có hồ sơ cơng chứng Theo Thơng tư 06/2015/TT-BTP hướng dẫn Luật Công chứng 2014, mẫu lời chứng phải xác định địa thường trú cá nhân Tại Khoản Điều 24 Luật cư trú 2006 có quy định:Sổ hộ cấp cho hộ gia đình cá nhân đăng ký thường trú có giá trị xác định nơi thường trú công dân Do hồ sơ u cầu cơng chứng, người u cầu cơng chứng phải xuất trình hộ - Giấy tờ tình trạng nhân: Bao gồm Giấy đăng ký kết hơn; Giấy xác nhận tình trạng nhân (4) Giấy tờ cần cung cấp tổ chức: - Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư; - Con dấu pháp nhân (để đóng dấu vào văn cơng chứng theo Điều lệ doanh nghiệp); - Biên họp Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông/Ban chủ nhiệm hợp tác xã/Đại hội xã viên việc chấp thuận hợp đồng giao dịch văn đồng ý chủ sở hữu doanh nghiệp giao dịch không thuộc thẩm quyền định người đại diện theo pháp luật (theo quy định điều lệ doanh nghiệp văn pháp luật)…; - Điều lệ doanh nghiệp/hợp tác xã; - Báo cáo tài (trong trường hợp chứng minh thẩm quyền hội đồng quản trị, hội đồng thành viên, ban chủ nhiệm Hợp tác xã) - Giấy tờ tùy thân người đại diện ký hợp đồng Nếu người ký người đại diện theo pháp luật công ty phải có Giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật - Tổ chức, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước (doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh, doanh nghiệp Việt Nam mà nhà đầu tư nước mua cổ phần, sáp nhập, mua lại theo quy định pháp luật đầu tư): có giấy tờ thể tư cách pháp nhân thẩm quyền định thực giao dịch theo pháp luật doanh nghiệp, pháp luật đầu tư: (5) Hồ sơ chủ thể khác (nếu có): Tùy vào trường hợp cụ thể, Chủ thể khác Người làm chứng, Người đại diện, Người phiên dịch (6) Giấy tờ tài sản Giấy tờ tài sản giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng giao dịch người yêu cầu công chứng, sở để công chứng viên xác định đối tượng hợp đồng giao dịch hợp đồng giao dịch có đối tượng tài sản Chỉ thơng qua giấy tờ này, người u cầu cơng chứng chứng minh chủ sở hữu, chủ sử dụng tài sản đối tượng hợp đồng giao dịch Theo điểm d Khoản Điều 40 Luật Công chứng, giấy tờ tài sản dùng hoạt động cơng chứng gồm có giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng giấy tờ thay pháp luật quy định tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản Cơng chứng viên cần kiểm tra giấy tờ chứng minh quyền sở hữu xem có bị tẩy xóa, có dấu hiệu giả mạo khơng? Về thẩm quyền cấp loại giấy tờ có phù hợp với quy định pháp luật không (5) Bản giấy tờ khác có liên quan đến Hợp đồng giao dịch mà pháp luật quy định phải có Trong nhiều trường hợp, giấy tờ tùy thân giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng tài sản chưa đủ chứng minh tính hợp pháp, tính xác thực hợp đồng giao dịch u cầu cơng chứng Vì nhà làm luật đưa quy định việc xuất trình giấy tờ khác liên quan đến hợp đồng giao dịch hồ sơ yêu cầu công chứng hợp lý Đối với nhóm giấy tờ khơng thể đưa tiêu chí xác định cụ thể loại giấy tờ hợp đồng, giao dịch nội dung cần chứng minh cho việc xác lập hợp đồng, giao dịch có sở pháp lý, sở thực tế khác Một số giấy tờ khác kể đến giấy chứng nhận kết hơn, giấy xác nhận tình trạng nhân, Giấy tờ chứng minh tình trạng tài sản chung/riêng (trong trường hợp bên bán cá nhân): − Án ly hôn chia tài sản/án phân chia thừa kế/văn tặng cho tài sản…; − Thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản vợ chồng; − Văn cam kết/thỏa thuận tài sản riêng thời kỳ hôn nhân; − Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận quan hệ hôn nhân (trong trường hợp sống chung chưa làm thủ tục đăng ký kết hôn); − Giấy tờ xác định việc tài sản nằm ngồi thời kỳ nhân: Giấy xác nhận tình trạng nhân (trên sở đối chiếu với thời điểm tạo dựng tài sản) Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng cung cấp thêm loại giấy tờ, tài liệu phải vào quy định pháp luật, giải thích cho người u cầu cơng chứng cách rõ ràng Để xác định yêu cầu công chứng cần giấy tờ, tài liệu nào, công chứng viên cần vào quy định pháp luật chun ngành Vì cơng chứng viên cần xây dựng cho tảng kiến thức pháp luật vững chắc, nắm yêu cầu pháp lý loại giấy tờ, loại hợp đồng giao dịch Bên cạnh đó, cơng chứng viên cần vận dụng kỹ nhận dạng chữ viết, chữ ký, dấu tài liệu, giấy tờ, phải vận dụng kiến thức mẫu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất qua thời kỳ, mẫu giấy đăng ký kết hôn, đặc điểm nhận dạng giấy tờ tùy thân, sử dụng máy soi, kính lúp để xem xét kỹ đường nét, hoa văn, dấu… giấy tờ Với tình trạng giả mạo giấy tờ tinh vi nay, học viên cho việc xem xét cần thiết để đảm bảo tính xác thực, hợp pháp việc công chứng, đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp bên đảm bảo an tồn nghề nghiệp cho cơng chứng viên Cơng chứng viên nên hệ thống lại tồn giấy tờ hồ sơ công chứng tiếp nhận Việc xếp hồ sơ theo nhóm (giấy tờ nhân thân, giấy tờ có liên quan bên nhóm giấy tờ tài sản) giúp cho công chứng viên thuận tiện việc tra cứu đưa thông tin vào văn công chứng viên soạn thảo II.3.2 Kiểm tra đối tượng hợp đồng, giao dịch Đối với việc kiểm tra đối tượng hợp đồng, công chứng viên phải đảm bảo đối tượng hợp đồng phải thực thực tế Quy định đặt chế định hợp đồng không nằm quy định điều kiện có hiệu lực giao dịch dân nói chung (Điều 117) Điều có nghĩa là, áp dụng việc tuyên bố hợp đồng vô hiệu không áp dụng loại giao dịch dân khác (hành vi pháp lý đơn phương, giao dịch dân có điều kiện) Khoản Điều 408 BLDS 2015 quy định: “Trường hợp từ giao kết, hợp đồng có đối tượng khơng thể thực hợp đồng bị vơ hiệu.” Đối tượng hợp đồng yếu tố quan trọng cấu thành hợp đồng, đối tượng hợp đồng khơng thể thực hợp đồng thực Đối với trường hợp tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu người u cầu cơng chứng phải xuất trình giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, sử dụng Đối với loại tài sản việc kiểm tra, xác minh chủ sở hữu tương đối đơn giản thông qua việc kiểm tra giấy tờ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chứng minh quyền sở hữu tài sản người yêu cầu công chứng cung cấp Ví dụ: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận đăng ký mô tô, xe máy, ôtô Khi kiểm tra giấy tờ này, công chứng viên cần xem xét kỹ xem giấy tờ có bị tẩy xóa, có dấu hiệu giả mạo khơng? Kiểm tra thẩm quyền cấp loại giấy tờ có phù hợp với quy định pháp luật ? Đồng thời cần vào thông tin giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp quy định pháp luật, đồng thời cần phải vận dụng kỹ nghiệp vụ để có nhận định xác II.3.3 Xem xét điều kiện chủ thể hợp đồng, giao dịch Về lực chủ thể : Xác định tư cách chủ thể để công chứng viên đảm bảo hợp đồng, giao dịch mà chứng nhận đảm bảo điều kiện có hiệu lực giao dịch dân Việc xác định tư cách chủ thể nắm quy định pháp luật loại chủ thể cịn giúp cơng chứng viên xác định yêu cầu hồ sơ công chứng, yêu cầu nội dung giao dịch cách phù hợp với quy định dành riêng cho loại chủ thể Vì chứng minh lực pháp luật dân sự, tư cách giao kết hợp đồng, giao dịch, loại chủ thể lại cần loại giấy tờ khác Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng bao gồm cá nhân tổ chức Điểm a khoản Điều 117 Bộ luật dân năm 2015 quy định điều kiện chủ thể tham gia giao kết hợp đồng sau: “Chủ thể có lực pháp luật dân sự, lực hành vi dân phù hợp với giao dịch dân xác lập” Trước hết, để xác định chủ thể tham gia giao dịch, công chứng viên phải dựa quy định pháp luật để xác định người yêu cầu công chứng, chủ thể giao dịch yêu cầu công chứng phải đáp ứng điều kiện mặt chủ thể Đối với người đủ 18 tuổi tự tham gia giao dịch dân trừ trường hợp bị hạn chế, lực hành vi dân Để xác định cá nhân trực tiếp tham gia giao dịch hay phải thông qua người đại diện phải đồng ý người đại diện, công chứng viên phải xem xét độ tuổi cá nhân thơng qua giấy tờ tùy thân họ xuất trình yêu cầu công chứng Giấy tờ tùy thân để công chứng viên xác định, nhận dạng chủ thể Hợp đồng, giao dịch lực hành vi dân chủ thể tham gia giao dịch Đồng thời công chứng viên cần thông qua kỹ đặt câu hỏi, giao tiếp để nắm bắt thái độ, tâm lý, sức khỏe… cá nhân họ tham gia hợp đồng, giao dịch Từ xác định họ có bị rơi vào trường hợp khơng tỉnh táo, minh mẫn, lực, hạn chế lực hành vi dân hay không Trường hợp công chứng viên nhận thấy nghi ngờ mức độ nhận thức, làm chủ hành vi người yêu cầu công chứng đề nghị giám định Đối với chủ thể giao dịch pháp nhân, công chứng viên phải xác định phạm vi đại diện người đại diện, thẩm quyền đại diện người đại diện, bảo đảm việc giao kết quyền, lợi ích hợp pháp pháp nhân, phù hợp với điều lệ pháp nhân quy định pháp luật Để xác định lực chủ thể pháp nhân tham gia hợp đồng, giao dịch mà thông qua người đại diện, công chứng viên phải xem xét điều kiện để thực quyền, nghĩa vụ dân làm đại diện trình 10 xác lập giao kết hợp đồng, giao dịch người đại diện (quy định Điều 134 Bộ luật dân 2015) Nếu đại diện theo ủy quyền người ủy quyền thực hiện, xác lập hợp đồng, giao dịch phạm vi ủy quyền Trường hợp này, công chứng viên cần lưu ý xem xét tính hợp pháp phạm vi hợp đồng uỷ quyền Thực tế, khơng trường hợp người ủy quyền thực quyền khác ngồi phạm vi ủy quyền mà người ủy quyền khơng biết Đối với chủ thể chủ thể tham gia giao dịch hộ gia đình, Khoản Điều 212 Bộ luật Dân năm 2015 có quy định: “Tài sản thành viên gia đình sống chung gồm tài sản thành viên đóng góp, tạo lập nên tài sản khác xác lập quyền sở hữu theo quy định Bộ luật luật khác có liên quan” Trường hợp hộ gia đình tham gia quan hệ dân thành viên hộ gia đình chủ thể tham gia xác lập, thực giao dịch dân ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực giao dịch dân Việc ủy quyền phải lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác Khi có thay đổi người đại diện phải thơng báo cho bên tham gia quan hệ dân biệt Trường hợp thành viên hộ gia đình tham gia quan hệ dân khơng thành viên khác ủy quyền làm người đại diện thành viên chủ thể quan hệ dân xác lập, thực Đồng thời công chứng viên cần lưu ý trường hợp xác định tư cách chủ thể thành viên hộ gia đình sử dụng đất Việc xác định thành viên hộ gia đình nguyên tắc phải vào hồ sơ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Nếu giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khơng ghi rõ thành viên hộ người u cầu công chứng phải xin xác nhận Uỷ ban nhân dân có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có ý kiến xác định thành viên hộ gia đình thời điểm cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Về tính tự nguyện chủ thể Người tham gia giao dịch phải hoàn toàn tự nguyện Bởi quyền tự hợp đồng gắn liền với quyền tự định đoạt bên, hợp đồng có hiệu lực kết thể ý chí đích thực bên Khi giao kết hợp đồng, bên hồn tồn tự nguyện, khơng chịu áp lực từ người khác áp lực từ đối tác, áp lực từ bên thứ ba, khơng có cưỡng ép, đe dọa, lừa dối Các chủ thể bị đe dọa, lừa dối, cưỡng ép thực giao dịch dân thực hành vi khơng phải xuất phát từ tính tự nguyện mà bị ép buộc người khác Điều 112 quy định giao dịch dân nêu rõ “Giao dịch dân khơng có điều kiện quy định Điều 117 Bộ luật vơ hiệu, trừ trường hợp Bộ luật có quy định khác” giao dịch dân vô hiệu Giao dịch dân bị đe dọa, lừa dối, cưỡng ép vi phạm điều “chủ thể tham gia giao dịch dân hồn 11 tồn tự nguyện.” Cũng vậy, cơng chứng viên qua tiếp xúc giấy tờ tùy thân người yêu cầu công chứng nhận thấy người yêu cầu công chứng hồn tồn tự nguyện, khơng bị lừa dối, ép buộc chứng nhận giao dịch dân II.3.4 Nội dung yêu cầu công chứng không vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội Nội dung yêu cầu công chứng không vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội Việc xem xét cần thiết, nhà làm luật nêu quy định buộc người áp dụng, thực pháp luật không công chứng, chứng thực khi: “Biết phải biết yêu cầu công chứng, chứng thực nội dung công chứng, chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội.”( Điều 39 Luật Công Chứng năm 2006) Luật Công Chứng năm 2014 liệt kê hành vi nghiêm cấm thực cơng chứng, theo cơng chứng viên khơng: “Thực cơng chứng trường hợp mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch, nội dung dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội; xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực giao dịch giả tạo hành vi gian dối khác” Có thể thấy "Đạo đức xã hội" cụm từ quen thuộc đạo luật, văn pháp luật Việt Nam Tuy nhiên đến thời điểm tại, định nghĩa pháp lý, chưa có điều luật hay văn quy phạm định nghĩa pháp lý cụm từ Trên hệ thống giáo trình, tài liệu khoa học - học thuật Việt Nam đưa nhiều quan điểm khác Trong đó, nhìn chung đề cập đến nội dung "phù hợp với văn hóa, phong tục, phong, mỹ tục Việt Nam" Nói cách khái quát, đạo đức xã hội chuẩn mực ứng xử chung đời sống xã hội, cộng đồng thừa nhận tôn trọng Vì việc xem xét đánh giá giao dịch có trái đạo đức xã hội hay khơng phụ thuộc nhiều vào chủ quan cơng chứng viên Công chứng viên cần hỏi người yêu cầu công chứng thỏa thuận mà họ muốn đưa vào nội dung hợp đồng, giao dịch Trên sở đó, cơng chứng viên đối chiếu với quy định pháp luật xem thỏa thuận có vi phạm điều cấm pháp luật trái đạo đức xã hội không? Nếu có vi phạm cơng chứng viên phải phân tích, hướng dẫn cho họ thỏa thuận lại, khơng có vi phạm cơng chứng viên tiến hành bước Trên sở xem xét điều kiện để thụ lý hồ sơ công chứng, Công chứng viên hướng dẫn người u cầu cơng chứng hồn thiện hồ sơ, khơng hồn thiện từ chối công chứng Khi từ chối công chứng, công chứng viên nói rõ lý từ chối cơng chứng cho người yêu cầu công chứng biết; trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng đồng thời để tránh việc người u cầu cơng chứng địi lại hồ sơ lần nữa, công chứng viên nên đề nghị họ ghi nhận đủ toàn hồ sơ ký biên nhận 12 Đồng thời, việc xem xét hợp đồng, giao dịch có đảm bảo điều kiện theo quy định pháp luật phải công chứng viên thực xun suốt q trình xem xét u cầu cơng chứng, từ giai đoạn tiếp nhân đến giai đoạn thụ lý hồ sơ Như vậy, công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng phải vận dụng kỹ nghiệp vụ với việc trao đổi với bên tham gia giao dịch để xác định yêu cầu công chứng xác định hồ sơ công chứng Như vậy, bước tiếp nhận yêu cầu công chứng sở, quan trọng để thực tốt giai đoạn quy trình cơng chứng Để thực tốt, địi hỏi cơng chứng viên ngồi kiến thức pháp luật tốt cịn phải có kỹ nghề nghiệp định để xác định xác loại việc cơng chứng, từ xác định xác giấy tờ có hồ sơ, cho khơng địi hỏi q u cầu cần có để tránh phiền tối, khó khăn cho người u cầu công chứng đảm bảo quy định pháp luật, đảm bảo an toàn pháp lý hồ sơ cho giao dịch III Thực tiễn thực kỹ tiếp nhận yêu cầu công chứng Công chứng viên giải pháp hoàn thiện pháp luật 3.2 Những mặt đạt Theo thống kê Bộ tư pháp, tính đến năm 2021, số lượng Cơng chứng viên Việt Nam 2.992 người, với 1.258 tổ chức hành nghề công chứng Đồng thời thống kê sau năm triển khai thi hành Luật Công chứng, tổ chức hành nghề công chứng nước công chứng 27 triệu việc; chứng thực chữ ký giấy tờ, tài liệu, chứng thực từ gần 52 triệu việc; tổng số phí cơng chứng thu khoảng gần 8,5 nghìn tỷ đồng; tổng số tiền nộp thuế nộp ngân sách nhà nước khoảng gần 1,7 nghìn tỷ đồng Hoạt động cơng chứng góp phần quan trọng vào việc phịng ngừa tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện, đặc biệt lĩnh vực đất đai, nhà - lĩnh vực vốn phức tạp tiềm ẩn nhiều nguy tranh chấp Không thể phủ nhận công chứng “lá chắn” hữu hiệu để phòng ngừa rủi ro đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, tiết kiệm thời gian, chi phí cho xã hội, giảm thiểu cơng việc cho Tịa án việc giải tranh chấp dân Bên cạnh đó, nhờ triển khai sách phát triển nghề cơng chứng, đội ngũ công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng liên tục phát triển Tiêu chuẩn bổ nhiệm cơng chứng viên hồn thiện từ Luật Cơng chứng 2014 chất lượng đào tạo công chứng viên không ngừng nâng cao, hoạt động tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tổ chức cách thường xuyên Nhờ đó, trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành nghề công chứng viên ngày nâng cao Đồng thời nhân lực ngành công chứng q trình kiện tồn, bảo đảm trình độ Bộ Tư pháp, Quyết định số 1122/QĐ-BTP ngày 08/7/2021 công bố tài liệu phổ biến thông tin thống kê năm 2020 13 chuyên môn kỹ nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ ngành Hầu hết nhân lực đào tạo bản, quy, có tinh thần trách nhiệm, gắn bó, phục vụ lâu dài phát triển ngành 3.3 Những mặt hạn chế Hiện nay, tiếp nhận u cầu cơng chứng nói riêng cơng chứng hợp đồng, giao dịch nói chung pháp luật nội dung để công chứng viên tiến hành thủ tục công chứng, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp bên Do đó, khung pháp lý chưa đảm bảo cơng chứng viên gặp nhiều khó q trình áp dụng pháp luật điều ảnh hưởng tới hiệu hoạt động công chứng hợp đồng, giao dịch, đồng thời dẫn tới tình trạng quy định pháp luật cơng chứng viên lại có cách hiểu áp dụng khác Một thực trạng diễn quy định hệ thống pháp luật Việt Nam có thiếu đồng Luật Công chứng, Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Công chứng, Luật Hôn nhân gia đình, … Trong thực tiễn áp dụng pháp luật, văn hướng dẫn thi hành pháp luật lại thường xuyên sửa đổi, bổ sung hoàn thiện đến nhiều bất cập; mâu thuẫn, chưa đầy đủ thống Sự bất cập, thiếu thống nhất, đồng quy định pháp luật tạo nên cản trở định trình cơng chứng viên tiếp nhận u cầu cơng chứng thực bước quy trình cơng chứng Đơn cử quy định khơng đồng Luật công chứng Bộ luật dân 2015 Luật công chứng sử dụng thuật ngữ “giao dịch dân trái pháp luật pháp luật” Bộ luật dân lại sử dụng thuật ngữ “giao dịch dân không vi phạm điều cấm luật” định nghĩa cụ thể “Điều cấm luật quy định luật không cho phép chủ thể thực hành vi định” Cũng dễ hiểu nguyên nhân dẫn đến khác Luật Công chứng 2014 xây dựng ban hành Bộ luật dân 2005 có hiệu lực thời điểm này, nhà làm luật sử dụng cụm từ “vi phạm điều cấm pháp luật” Rõ ràng, quy định “điều cấm pháp luật” có phạm vi điều chỉnh rộng so với quy định “điều cấm luật” “Luật” văn quy phạm pháp luật Quốc hội ban hành, cịn “pháp luật” tồn hệ thống văn quy phạm pháp luật, bao gồm luật văn luật (nghị định, thông tư ) Sự khác biệt quy định pháp luật dẫn tới hình thành nhiều quan điểm vấn đề Công chứng viên tiếp nhận u cầu cơng chứng Có quan điểm cho nội dung yêu cầu công chứng không nằm điều cấm luật cơng chứng viên phép tiến hành thụ lý cơng chứng giao dịch đảm bảo điều kiện có hiệu lực khác Cũng có quan điểm cho loại giao dịch mà có quy định pháp luật điều chỉnh cơng chứng viên phép chứng nhận Cũng có nhiều cơng chứng viên đồng tình với việc áp dụng hai quan điểm cho thực tiễn hành nghề cơng chứng viên phải vào tình huống, trường hợp cụ thể để áp dụng 14 Bên cạnh đó, vấn nạn giấy tờ giả mạo ngày tăng, ngày xuất nhiều trường hợp sử dụng giấy tờ, tài liệu giả mạo danh người khác ký tên hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản nhà ở, quyền sử dụng đất có giá trị lớn, tổ chức hành nghề cơng chứng để lừa đảo Trình độ tinh vi công nghệ làm giả giấy tờ ngày đại, chí diễn tình trạng giấy chứng nhận giả phơi thật, chữ ký, dấu bị làm giả khó phát Thực tế, Viện Khoa học kỹ thuật hình sự, với mẫu so sánh thiết bị đại việc giám định tài liệu giả nhiều thời gian Tuy nhiên với lượng hồ sơ lớn phải tiếp nhận ngày, thông thường công chứng viên có vài phút để xem xét xác định giấy tờ thật hay giả Đồng thời Với nhu cầu công chứng ngày gia tăng nay, tỉnh thành lớn, có lượng hồ sơ cao, thông thường tiếp nhận yêu cầu công chứng, cơng chứng viên có vài phút để xem xét tài liệu, giấy tờ người yêu cầu công chứng cung cấp để nhận dạng thông tin đưa định thụ lý hay từ chối yêu cầu công chứng Với cường độ công việc vậy, cho dù công chứng viên lành nghề, nhiều kinh nghiệm bảo đảm phân biệt độ thật giả giấy tờ cách tuyệt đối Rất dễ nhận thấy rằng, trước vấn nạn giấy tờ giả cơng chứng viên phải làm nhiệm vụ tình trạng “tay không bắt giặc”, điều dẫn tới rủi ro nghề nghiệp cho cơng chứng viên, nỗi ám ảnh cho người dân thực giao dịch họ dễ trở thành nạn nhân Vì vậy, văn phịng cơng chứng mong muốn nhận chia sẻ liệu sở liệu đăng ký đất đai, nhà ở, sở liệu công dân, sở liệu hộ tịch, sở liệu đăng ký phương tiện giới để có phát giả mạo giấy tờ, hạn chế rủi ro Đơn cử để xác định giấy chứng nhận thật hay giả, thông tin có xác hay khơng ngồi việc xem xét đặc điểm nhận dạng giấy tờ, công chứng viên cần tiếp cận với thông tin từ quan cấp giấy chứng nhận; để xác định nhân thân người, việc kiểm tra giấy tờ tùy thân, công chứng viên cần đối chiếu thông tin với sở liệu cơng dân; để xác định hợp đồng mua bán nhà chung cư thật hay giả, công chứng viên cần phải kiểm tra thông tin từ chủ đầu tư… Nếu chia sẻ liệu quản lý giúp công chứng viên thuận lợi trình đối chiếu, phát giả mạo giấy tờ, bảo vệ tốt quyền lợi ích hợp pháp bên giao dịch Điều góp phần đảm bảo an tồn nghề nghiệp cho công chứng viên Tuy nhiên tới thời điểm chưa có quy định liên thơng nguồn thông tin từ hệ thống quan đăng ký quyền sử dụng đất, quan thi hành án dân sự, quan quản lý lý lịch tư pháp, Ủy ban nhân dân huyện, xã Văn phòng thừa phát lại để cơng chứng viên tiếp cận với liệu nêu để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ Do tổ chức hoạt động thơng tin cơng chứng mang tính tạm thời Đồng thời, việc cập nhật thông tin ngăn chặn tài sản có tranh chấp, tài 15 sản diện phải kê biên thi hành án… phụ thuộc nhiều vào quan tòa án, văn phòng đăng ký đất đai, thi hành án, khơng có quy định cụ thể chế bắt buộc quan cung cấp thông tin ngăn chặn đầy đủ, kịp thời, dẫn đến hệ lụy tài sản diện phải ngăn chặn giao dịch qua công chứng Mặt khác, hệ thống liệu hoạt động cơng chứng có phần quản lý hồ sơ ngăn chặn để ngăn chặn việc tẩu tán tài sản việc cập nhật thông tin chưa triệt để, có đơn vị gửi, có đơn vị khơng gửi, có đơn vị chậm trễ việc cập nhật, dẫn đến tình trạng thơng tin tài sản cần ngăn chặn chưa cập nhật thường xuyên, đầy đủ dễ kéo theo hệ lụy mà người chịu ảnh hưởng trực tiếp bên hợp đồng, giao dịch 3.4 Tình minh họa Hiện nay, tranh chấp dân nói chung ngày tăng, đặc biệt tranh chấp hợp đồng, giao dịch cơng chứng ngày nhiều Có nhiều hợp đồng, giao dịch thực tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận bị tịa án tuyên hủy tuyên vô hiệu văn công chứng, buộc tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại Khi tiếp cận án liên quan đến tranh chấp hợp đồng, giao dịch công chứng, hầu hết án, Hội đồng xét xử thường đưa nhận định, đánh sau: (i) thứ nhất, hành vi chứng nhận cơng chứng viên chưa tn thủ trình tự, thủ tục pháp luật quy định, (ii) thứ hai, công chứng viên vi phạm quy định pháp luật có liên quan chứng nhận văn cơng chứng Do đó, Tịa án “tun hủy” hay “tun vơ hiệu” văn công chứng buộc giải hậu pháp lý có liên quan.2 Đơn cử vụ việc Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh định khởi tố bị can, lệnh bắt tạm giam bốn tháng ông Bùi Văn Ần (SN 1954), cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng Bùi Ần (đóng phường Điện Ngọc, thị xã Điện Bàn, Quảng Nam), điều tra hành vi thiếu trách nhiệm gây hậu nghiêm trọng Theo điều tra ban đầu, với trách nhiệm công chứng viên Trưởng Văn phịng cơng chứng Bùi Ần, ơng Ần thực khơng quy trình cơng chứng Cụ thể, ơng Phạm Thành Tín (SN 1988, Giám đốc Cơng ty TNHH Tập đồn vận tải Tín Rin Công ty TNHH TMV Du lịch Ding Dong, trú phường Điện Ngọc) đưa hợp đồng chuyển nhượng cho ông Ần ký, ông Ần không yêu cầu người bán người mua, người ủy quyền người ủy quyền có mặt phịng cơng chứng để ơng Ần chứng kiến việc ký kết hợp đồng, dẫn đến hợp đồng ủy quyền hợp đồng chuyển nhượng bị Tín giả chữ ký chủ đất Đặng Văn Dinh, Nâng cao chất lượng hoạt động công chứng thời kỳ hội nhập, Tạp chí Tịa Án nhân dân điện tử, đăng ngày 04 tháng 11 năm 2021 16 Chính chữ ký cơng chứng ơng Ần yếu tố để số bị hại tưởng đủ thủ tục pháp lý đưa tiền cho ơng Tín Hành vi thiếu trách nhiệm ơng Ần q trình thực quy trình cơng chứng tạo điều kiện cho Tín chiếm đoạt tài sản với số tiền 13,7 tỷ đồng Trước đó, Cơng an Quảng Nam bắt tạm giam đối tượng Phạm Thành Tín, điều tra hành vi lừa đảo chiếm đoạt tài sản, làm giả dấu, tài liệu quan nhà nước.3 Liên quan đến vụ án lừa đảo 23 xe ô tô bị cáo Trần Thị Thu Trang (CAO thông tin), Văn phịng cơng chứng Vương Đình Hợp bị TAND tỉnh Lâm Đồng tuyên phạt bị cáo liên đới bồi thường cho bị hại 7,6 tỷ đồng, hành vi cơng chứng 24 giấy tờ giả khơng xác minh, không yêu cầu giám định Theo nội dung vụ án, cuối năm 2016, Trần Thị Thu Trang (45 tuổi, trú thị trấn Di Linh) vay tiền nhiều người, sau cho người khác vay lại để hưởng chênh lệch lãi Do nhiều người vay tiền Trang không trả, Trang lâm cảnh nợ nần Cùng thời gian này, Trang thuê 18 xe ô tô người TP Đà Lạt huyện Đức Trọng, Di Linh với giá thuê từ 16 triệu đến 24 triệu đồng/tháng, sau cho người khác thuê lại với giá tiền cao Đến tháng 9-2017, làm ăn thua lỗ, Trang thuê Võ Cảnh (40 tuổi, trú phường Vĩnh Hịa, TP Nha Trang, tỉnh Khánh Hồ) Phạm Thị Tùng Thanh (49 tuổi, trú TP Hồ Chí Minh) làm giả Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (đất khơng có thật) 23 Giấy chứng nhận đăng ký xe mang tên Trang (với xe Trang thuê) Trang trả cho Cảnh Thanh 101 triệu đồng tiền công làm giả số giấy tờ Sau đó, Trang mang tất giấy tờ giả đến Văn phịng cơng chứng Vương Đình Hợp cơng chứng hợp đồng ủy quyền cho bà Võ Thị Kim Nga (48 tuổi, trú thị trấn Di Linh) toàn quyền định đoạt 18 xe ô tô mảnh đất 28 Lê Lai, phường 5, TP Đà Lạt để vay bà Nga 10,3 tỷ đồng Quá trình điều tra, quan Cơng an làm rõ, Trang cịn th hàng chục xe tơ khác, sau làm giả giấy tờ, chấp cho người để vay nhiều tỷ đồng Tuy nhiên, bị hại giao nộp lại xe, không làm đơn tố cáo Trang nên quan Cơng an khơng đề cập đến Tại Tịa, bị cáo thừa nhận toàn hành vi phạm tội Ơng Vương Đình Hợp – Trưởng Văn phịng cơng chứng Vương Đình Hợp, cho rằng, việc làm Văn phịng công chứng hợp pháp, việc bị cáo Trang dùng hồ sơ giả đến cơng chứng, Văn phịng khơng thể phát Tuy nhiên, lập luận bị Hội đồng xét xử, trực tiếp thẩm phán Nguyễn Kim Đồng - Chủ toạ phiên bác bỏ, cho rằng, theo Luật Cơng chứng, cơng chứng viên phải có trách nhiệm xác minh, Quốc Việt, Bắt giam trưởng văn phịng cơng chứng Quảng Nam, Báo Nhân Dân, https://nhandan.vn/thoi-su-phap-luat/bat-giam-mot-truong-van-phong-cong-chung-o-quang-nam-641013/ 17 nghi ngờ yêu cầu giám định giấy tờ trước cơng chứng Văn phịng cơng chứng Vương Đình Hợp khơng thực Về bồi thường thiệt hại, Tịa tun Văn phịng cơng chứng Vương Đình Hợp bị cáo Trang liên đới bồi thường cho bà Nga 7,6 tỷ đồng Riêng bị cáo Trang phải bồi thường thêm cho bà Nga 1,6 tỷ đồng Theo phân tích luật sư Vũ Thành Nam - Trưởng Văn phòng luật sư Nhân Vũ (tại Đà Lạt), người bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho bị hại Võ Thị Kim Nga vụ án này: Trước việc người đem hàng chục xe tơ đứng tên cầm cố tư nhân (sau giấy tờ xe quan chức xác định giả), chắn phải chịu mức lãi suất cao, mà không chấp ngân hàng kinh nghiệm, nghiệp vụ, cơng chứng viên phải nhận điều bất thường, từ có biện pháp kiểm tra, ngăn chặn phối hợp với quan chức làm rõ, tránh việc "tiếp tay" cho tội phạm Hành vi nhập nhằng công chứng giấy tờ thật, giả xảy nhiều Văn phịng cơng chứng, vơ tình hay cố ý giúp sức cho đối tượng âm mưu thực hành vi lừa đảo, chiếm đoạt tài sản bị hại, gây bất bình, xúc dư luận xã hội nhiều năm qua Việc Hội đồng xét xử TAND tỉnh Lâm Đồng tuyên buộc Văn phịng cơng chứng Vương Đình Hợp có trách nhiệm liên đới bồi thường 7,6 tỷ không làm chức trách, đảm bảo tính minh bạch hoạt động Văn phịng cơng chứng dư luận đồng tình, nhằm có tính răn đe, nhắc nhở Văn phịng cơng chứng phải minh bạch, cẩn trọng hơn, có trách nhiệm việc thực quyền hạn công chứng viên.4 Có thể nói, vụ án liên quan đến hoạt động cơng chứng đã, cịn diễn ngày nhiều phức tạp Để giảm thiểu tranh chấp dân nói chung tranh chấp liên quan đến hoạt động cơng chứng nói riêng, địi hỏi người cơng tác lĩnh vực cơng chứng, công chứng viên cần phải nắm vững không ngừng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Hơn hết, cần có giải pháp để nâng cao chất lượng nghề công chứng trách nhiệm cơng chứng viên góp phần tạo ổn định hoạt động công chứng IV Giải pháp, kiến nghị Việc hồn thiện pháp luật cơng chứng lĩnh vực pháp luật có liên quan vấn đề quan trọng việc tạo thuận lợi cho công chứng viên trình tiếp nhận thụ lý yêu cầu cơng chứng Trong q trình xây dựng pháp luật cần phải trọng tính thống hệ thống pháp luật, khắc phục quy định chồng chéo, mâu thuẫn quy phạm pháp luật đạo luật Ngọc Hà (14/05/2020) “Công chứng giấy tờ giả, văn phịng cơng chứng liên đới bồi thường 7,6 tỷ đồng”, Báo công an < http://congan.com.vn/vu-an/lam-dong-cong-chung-giay-to-gia-van-phong-cong-chung-phai-boithuong-76-ty-dong_92693.html> (Truy cập ngày 08/03/2022) 18 đạo luật khác Việc sửa đổi, bổ sung luật công chứng luật liên quan cần đặt mối quan hệ tổng thể, thống hữu với tạo hành lang pháp lý hoàn chỉnh, thống để hạn chế tình trạng xuất nhiều luồng quan điểm, cách hiểu giải thích pháp luật khác cơng chứng viên tiếp nhận hồ sơ công chứng Điều cịn góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý nhà nước hoạt động công chứng, giúp cơng chứng viên bảo vệ tốt quyền lợi ích hợp pháp chủ thể tham gia giao dịch dân Việc hoàn thiện pháp luật cần phải theo kịp, phù hợp đáp ứng đòi hỏi thực tiễn xã hội, đáp ứng tốt yêu cầu đáng công dân tổ chức, giảm thiểu kẽ hở pháp luật tạo thuận lợi cho công chứng viên việc áp dụng pháp luật để đảm bảo an toàn pháp lý cho cá nhân, tổ chức Đồng thời, Luật Công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật có liên quan cần quy định chế phối hợp nghiệp vụ chia sẻ thông tin tổ chức hành nghề công chứng quan, tổ chức quản lý tài sản việc xác định thông tin chuẩn xác nhà đất, tài sản để đảm bảo thực việc công chứng hợp đồng, giao dịch bảo đảm kịp thời; đồng thời, hạn chế xảy sai sót, nhầm lẫn Ðối với việc cung cấp thông tin liên quan nhà đất, tài sản, nên có chế cơng khai, minh bạch trình tự, thủ tục, thời gian trả kết quả, lệ phí cung cấp thơng tin Cần ban hành quy chế khai thác, sử dụng sở liệu công chứng thống nước nhằm đảm bảo đồng bộ, thống Xuất phát từ cần thiết việc liên thông chia sẻ liệu giữ quan có thẩm quyền nay, cần quy định cụ thể trách nhiệm chế phối hợp quan có liên quan việc xây dựng sở liệu như: Sở Tài ngun Mơi trường; phịng Tài ngun Mơi trường (Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất) huyện, thành phố thuộc tỉnh tổ chức hành nghề cơng chứng; Tịa án, Thi hành án quan khác có liên quan phạm vi địa phương sở đạo phối hợp đạo UBND cấp tỉnh Xây dựng chế phối hợp với quan công an, quản lý xuất nhập cảnh trường hợp xác minh giấy tờ tùy thân Cùng với đó, cần trao cho Cơng chứng viên cơng cụ làm việc, quyền tiếp cận thông tin mức độ hợp lý sở liệu quan quản lý nhà nước sở liệu đăng ký đất đai, nhà ở, sở liệu công dân, sở liệu hộ tịch, sở liệu đăng ký phương tiện giới Việc tiếp cận góp phần nâng cao hiệu hoạt động cơng chứng cơng chứng viên, phịng ngừa vấn nạn giả mạo Đồng thời giảm thiểu hầu hết thủ tục xin trích lục, xác minh thơng tin, rút ngắn thời gian công chứng, tiết kiệm nhiều chi phí cơng sức cho người dân, giảm tải cho quan hành nhà nước…Tuy nhiên, ngành cơng chứng khơng thể có đủ thẩm quyền khả xây dựng, lưu trữ, cập nhật toàn liệu này, chắn cần xây dựng chế liên thông phối hợp, chia sẻ, khai thác cách hợp lý quan quản lý nhà nước Việc tiếp cận thông 19 tin công chứng viên cần quy định cụ thể, phải trả phí, quyền tiếp cận thơng tin công chứng viên cần phải gắn liền với yếu tố “Công quyền” mà pháp luật trao cho công chứng viên việc tiếp cận mục tiêu đáng bảo vệ quyền lợi hợp pháp tổ chức, cá nhân, thực nhiệm vụ trị Do khơng thể đánh đồng với nhu cầu thơng tin thông thường khối doanh nghiệp tổ chức tín dụng hay doanh nghiệp hoạt động thương mại dịch vụ Bên cạnh đó, để nâng cao hiệu hoạt động công chứng, cần tiếp tục triển khai biện pháp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao kỹ hành nghề, chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức hành nghề công chứng viên Hướng tới mục tiêu phát triển đội ngũ công chứng viên đủ số lượng, giỏi chuyên môn nghiệp vụ, vững lĩnh trị, sáng đạo đức nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu ngày cao xã hội công chứng, phục vụ đắc lực cho công cải cách tư pháp hội nhập kinh tế quốc tế Từ nâng cao hiệu hoạt động tổ chức hành nghề công chứng, xây dựng hệ thống tổ chức hành nghề công chứng chuyên nghiệp, bền vững, chất lượng cao Cuối cùng, để đảm bảo hiệu hoạt động công chứng, hạn chế sai phạm công chứng viên hoạt động hành nghề, cần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước công chứng, đẩy mạnh việc phân cấp cho tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, đồng thời tạo sở pháp lý cho việc phát huy vai trò tự quản tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên quản lý hoạt động cơng chứng từ góc độ nghề nghiệp, tham gia, hỗ trợ cho công tác quản lý nhà nước công chứng Và tiến hành đánh giá kịp thời hiệu quản lý nhà nước tổ chức hoạt động cơng chứng để có giải pháp phù hợp với thực tế Tăng cường công tác kiểm tra, tra, phát kịp thời trường hợp vi phạm quy định trình tự, thủ tục cơng chứng có biện pháp xử phạt để răn đe KẾT LUẬN Có thể nói, hành vi cơng chứng công chứng viên hành vi “khởi đầu” cho loạt hành vi người thừa hành pháp luật khác, mang đến tính hợp pháp cho giao dịch dân mà pháp luật nước quy định Theo đó, hoạt động cơng chứng cơng chứng viên nhằm tới mục đích quan trọng khác, bảo đảm cho việc tránh xa tranh chấp, hậu pháp lý đáng tiếc, thiệt hại vật chất mà việc giao kết hợp đồng, giao dịch mang lại, tức hành vi công chứng viên nhằm mang lại tính an tồn pháp lý, an tồn mặt tài sản cho bên hợp đồng, giao dịch Do đó, cơng chứng viên có vị trí pháp lý giống “thẩm phán phòng ngừa” Tức người phải “đi tiên phong” việc ngăn ngừa trước vi phạm pháp luật xảy ra, ngăn ngừa hậu pháp lý hậu tài sản đáng tiếc xảy tương lai việc giao kết hợp đồng, giao dịch mang lại 20 Do đó, từ khâu tiếp nhận yêu cầu công chứng, công chứng viên cần có vận dụng kỹ chun mơn, xem xét kỹ lưỡng tính hợp pháp giấy tờ tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, đối chiếu thông tin giấy tờ, áp dụng quy định pháp luật có liên quan để có tư vấn phù hợp, đảm bảo việc tiếp nhận tiến hành nhanh chóng, thẩm quyền, khơng thời gian khách hàng đảm bảo kiểm tra cách xác tính xác thực, hợp pháp tính đầy đủ hồ sơ Đồng thời, nghề cơng chứng nghề có đặc thù yêu cầu riêng biệt, người hành nghề cần có nhiều kỹ nghiệp vụ đạo đức hành nghề ln đảm bảo tn thủ quy định pháp luật Vì văn cơng chứng thực theo trình tự, thủ tục luật định việc chứa đựng nội dung làm phát sinh quyền nghĩa vụ bên tham gia hợp đồng, giao dịch cịn sản phẩm chứa đựng kết trình tư gắn theo trách nhiệm công chứng viên trước việc đảm bảo lợi ích hợp pháp bên trước pháp luật Do người hành nghề cần khơng ngừng học hỏi tích lũy kinh nghiệm để mang lại niềm tin cho bên giao dịch góp phần bảo vệ pháp luật, xây dựng pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cá nhân, tổ chức u cầu cơng chứng, nâng cao uy tín cơng chứng viên, góp phần tơn vinh nghề cơng chứng xã hội DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Luật Dân năm 2015 Luật công chứng năm 2014 Luật Căn cước công dân 2014 Nghị định số 05/1999/NĐ-CP ngày 03/02/1999 Chính phủ chứng minh nhân dân; Thông tư số 57/2013/TT-BCA quy định mẫu Chứng minh nhân dân Luật cước công dân 2014 Nghị định số 130/2008/NĐ-CP ngày 19/12/2008 Chính phủ giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam; Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 Chính phủ xuất cảnh, nhập cảnh công dân Việt Nam Nghị định 59/2016/NĐ-CP quy định Chứng minh quân nhân chuyên nghiệp 21 10 Bộ Tư pháp, Quyết định số 1122/QĐ-BTP ngày 08/7/2021 công bố tài liệu phổ biến thông tin thống kê năm 2020 11 Đặng Văn Dinh, Nâng cao chất lượng hoạt động cơng chứng thời kỳ hội nhập, Tạp chí Tịa Án nhân dân điện tử, đăng ngày 04 tháng 11 năm 2021 12 QUỐC VIỆT, Bắt giam trưởng văn phịng cơng chứng Quảng Nam, Báo Nhân Dân, https://nhandan.vn/thoi-su-phap-luat/bat-giam-mot-truongvan-phong-cong-chung-o-quang-nam-641013/ 13 Ngọc Hà (14/05/2020) “Công chứng giấy tờ giả, văn phịng cơng chứng liên đới bồi thường 7,6 tỷ đồng”, Báo công an < http://congan.com.vn/vu-an/lamdong-cong-chung-giay-to-gia-van-phong-cong-chung-phai-boi-thuong-76ty-dong_92693.html> (Truy cập ngày 08/03/2022) 22