Kỹ năng nghiên cứu xử lý yêu cầu công chứng

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 I Khái quát về vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công chứng viên 2 II Về nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng trong quy trình công chứng 3 III Kỹ năng của công chứng viên trong.

MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG I Khái qt vị trí, vai trị, nhiệm vụ công chứng viên II Về nghiên cứu, xử lý yêu cầu cơng chứng quy trình cơng chứng III Kỹ công chứng viên việc nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng4 3.1 Kỹ nghiên cứu xem xét tính xác thực, hợp pháp yêu cầu công chứng 3.2 Kỹ việc kiểm tra, xem xét giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp 3.3 Kỹ xác minh hồ sơ IV Thực trạng việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ công chứng viên hoạt động công chứng 10 4.1 Những mặt đạt 10 4.2 Những mặt hạn chế 11 4.3 Tình minh họa 13 V Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị 16 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 MỞ ĐẦU Cùng với phát triển nhanh chóng giao dịch dân sự, vụ việc tranh chấp ngày tăng, việc khơng có chứng xác thực cản trở lớn quan có thẩm quyền giải tranh chấp Trên tinh thần đó, Bác Hồ có câu nói sâu sắc rằng: “Xét xử tốt, khơng phải xét xử cịn tốt hơn.” Theo đó, đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến pháp luật cho người dân cần thiết, song tăng cường biện pháp, công cụ tổ chức thực pháp luật có tầm quan trọng khơng Trong đó, cơng chứng hoạt động quan trọng, thể chế thiếu Nhà nước pháp quyền Bởi thông qua hoạt động công chứng mà quy phạm pháp luật vào thực sinh động đời sống xã hội trở thành hành vi xử theo pháp luật Do vậy, xét bình diện cơng dân cơng chứng cơng cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp họ giao dịch dân sự, hạn chế rủi ro tranh chấp phát sinh Mặt khác, phương diện Nhà nước hoạt động cơng chứng góp phần phịng ngừa tranh chấp vi phạm pháp luật, tạo ổn định quan hệ giao dịch dân sự, tài sản, bảo đảm trật tự, kỷ cương Đồng thời hoạt động giải tranh chấp quan tố tụng, công chứng tạo chứng xác thực, kịp thời khơng phản bác, chối cãi, trừ trường hợp có ý kiến người thứ ba trình tố tụng cho khơng Cũng quan công chứng xác định quan bổ trợ tư pháp Với vai trò người nhân danh nhà nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân sự, công chứng viên giữ vị trí vai trị chủ chốt để đảm bảo trật tự pháp lý, phòng ngừa rủi ro tranh chấp vi phạm pháp luật chủ thể giao kết hợp đồng, giao dịch Vì vậy, pháp luật công chứng không đặt tiêu chuẩn khắt khe để bổ nhiệm công chứng viên, quy định nguyên tắc hành nghề mà quy định cách chặt chẽ trình tự thủ tục mà công chứng viên bắt buộc phải thực trình tiến hành cơng chứng Nghiên cứu quy trình công chứng, học viên nhận thấy khâu nghiên cứu xử lý hồ sơ có vai trị trung tâm, mang tính định tính hợp pháp hiệu việc thực thủ tục công chứng cơng chứng viên Vì việc vận dụng tốt kỹ nghiệp vụ để thực cách chuyên nghiệp có hiệu việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ có vai trị lớn việc đảm bảo hoạt động nghề nghiệp công chứng viên Do đó, học viên lựa chọn đề tài “Kỹ công chứng viên việc nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng – Thực tiễn thực giải pháp hoàn thiện pháp luật” Nội dung báo cáo tập trung vào kỹ nghiệp vụ đặc thù công chứng viên nghiên cứu, xử lý u cầu cơng chứng Cùng với đó, sở thực trạng hoạt động công chứng giai đoạn nay, đặc biện thực tiễn quy định pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng, báo cáo đưa số kiến nghị, giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật liên quan nâng cao chuyên môn nghiệp vụ hành nghề công chứng công chứng viên NỘI DUNG I Khái quát vị trí, vai trị, nhiệm vụ cơng chứng viên Luật Cơng chứng 2014 đưa định nghĩa công chứng viên sau “Cơng chứng viên người có đủ tiêu chuẩn theo quy định Luật này, Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để hành nghề công chứng”( Khoản Điều 2) Theo quy định trên, công chứng viên người có đủ tiêu chuẩn trình độ chuyên môn, kỹ đạo đức hành nghề theo quy định pháp luật, Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm Nhiệm vụ công chứng viên thực cung cấp dịch vụ công cho nhân dân đạo quy định Nhà nước ban hành, cụ thể thực công việc bảo đảm an toàn pháp lý cho bên tiến hành công chứng hợp đồng, giao dịch Qua hạn chế phịng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật giao dịch dân sự, góp phần bảo vệ quyền lợi ích đáng cho nhân dân, giữ gìn ổn định trật tự xã hội Là chủ thể nhà nước ủy thác phần quyền lực công để chứng nhận hợp đồng, giao dịch, nhiệm vụ công chứng viên phải thận trọng q trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch để đảm bảo tính xác thực hợp pháp hợp đồng, công hợp đồng việc bảo quản hợp đồng Công chứng viên đảm nhiệm vai trò người thứ ba tham gia chứng kiến giao dịch cách khách quan, trung thực thực xem xét, chứng nhận hợp đồng mà không thiên vị bên Từ cơng chứng viên giúp bên soạn thảo hợp đồng ghi nhận ý chí họ giao kết cách xác, rõ ràng, pháp luật, ngăn chặn thỏa thuận bất cơng hay bất hợp pháp Trên sở đó, công chứng viên người nhân danh nhà nước chứng minh tính hợp pháp hợp đồng giao dịch công chứng ( văn công chứng) chịu trách nhiệm tính xác thực, hợp pháp văn cơng chứng Tính xác thực việc xác thực xác thời gian, địa điểm diễn việc giao kết hợp đồng, giao dịch; xác định người yêu cầu công chứng (trên sở giấy tờ tùy thân, giấy tờ, tài liệu tình trạng hôn nhân, giấy tờ ủy quyền,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp) lực hành vi người yêu cầu công chứng thời điểm công chứng; xác định đối tượng hợp đồng, giao dịch (trên sở giấy tờ, tài liệu tài sản, công việc phải làm,… mà người yêu cầu công chứng cung cấp); xác định nội dung điều khoản hợp đồng, giao dịch (trên sở ghi nhận xác ý chí chủ quan bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch); tính xác giấy tờ văn dịch từ tiếng nước sang tiếng Việt tiếng Việt sang tiếng nước ngồi (bản dịch) Cịn tính hợp pháp việc lập giao kết hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ thủ tục mà pháp luật quy định, đồng thời nội dung điều khoản, thỏa thuận hợp đồng giao dịch không trái với quy định pháp luật đạo đức xã hội Có nghĩa là, hợp đồng giao dịch hợp pháp cơng chứng viên tiến hành xác nhận, hợp đồng giao dịch bất hợp pháp bị từ chối cơng chứng Chính đặc điểm làm cho hoạt động cơng chứng có chức đảm bảo an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, ngăn ngừa vi phạm pháp luật, phòng ngừa tranh chấp xảy ra, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp cho cá nhân tổ chức II Về nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng quy trình cơng chứng Có thể nói nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng hoạt động trung tâm quy trình cơng chứng Cơng chứng viên phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, nghiên cứu vấn đề liên quan đến yêu cầu công chứng để bảo đảm tính xác, xác thực tình trạng nhân thân, lực pháp luật, lực hành vi người u cầu cơng chứng, tình trạng pháp lý tài sản hợp đồng, giao dịch có liên quan đến tài sản phù hợp nhân thân quyền tài sản người tham gia giao dịch Đồng thời xác định xác khách quan người tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch hồn tồn tự nguyện, khơng bị ép buộc, cưỡng ép, lừa dối Kết việc nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng để công chứng viên đưa tư vấn xác cho bên vấn đề liên quan đến yêu cầu công chứng họ Cũng đưa kết cuối thụ lý hồ sơ, hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung giấy tờ, hay từ chối yêu cầu công chứng Để làm điều địi hỏi cơng chứng viên phải am hiểu quy định pháp luật phải có chun mơn nghiệp vụ, kỹ hành nghề Hơn nữa, công chứng viên thường phải thực việc nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng khoảng thời gian ngắn số lượng hồ sơ công chứng viên tiếp nhận hàng ngày thông thường nhiều Thực tế bên cạnh giao dịch có tính chất đơn giản có nhiều hợp đồng, giao dịch có tính phức tạp cao tiềm ẩn rủi ro cho người yêu cầu công chứng cơng chứng viên Do đó, cơng chứng viên khơng có kinh nghiệm kỹ hành nghề thục việc nghiên cứu xử lý yêu cầu công chứng dễ dẫn tới sai phạm Điều không dẫn đến thiệt hại cho người yêu cầu công chứng mà công chứng viên – chủ thể chứng nhận hợp đồng, giao dịch phải chịu trách nhiệm sai sót xuất phát từ chủ quan công chứng viên Bởi theo quy định khoản 4, Điều Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải chịu trách nhiệm trước pháp luật người yêu cầu cơng chứng tính xác thực, hợp pháp văn cơng chứng chứng nhận Tùy thuộc tính chất, mức độ vi phạm mức độ thiệt hại người yêu cầu công chứng mà công chứng viên bị xử lý kỷ luật, chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, chịu chế tài xử phạt hành bị truy cứu trách nhiệm hình Vì vậy, điều tiên thành thục kỹ hành nghề công chứng viên, khâu nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng III Kỹ công chứng viên việc nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng III.1 Kỹ nghiên cứu xem xét tính xác thực, hợp pháp yêu cầu công chứng Mục tiêu hoạt động nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng cơng chứng viên phải loại trừ tồn nguy dẫn đến tranh chấp, đảm bảo tính hợp pháp, xác thực hợp đồng giao dịch Về tính xác thực : Tính xác thực bao gồm xác định người, xác định việc xác định chất hợp đồng, giao dịch (1) Xác định người: Đây yêu cầu quan trọng hoạt động cơng chứng Việc xác định đúng, xác người yêu cầu công chứng tạo điều kiện cho cơng chứng viên xác định chủ thể, khách thể hợp đồng, giao dịch mà ngăn ngừa trường hợp mạo danh, lừa đảo… Công chứng viên phải tiến hành xác định người yêu cầu công chứng thông qua việc xem xét giấy tờ tùy thân họ Tuy nhiên, nửa nhiệm vụ công chứng viên Sau xác định xác người u cầu cơng chứng, cơng chứng viên phải kiểm tra trạng thái tâm lý khả nhận thức người yêu cầu công chứng Cụ thể, Công chứng viên phải đảm bảo người yêu cầu công chứng không bị lừa dối, đe dọa giao kết hợp đồng, giao dịch Bởi bên tham gia giao dịch dân bị lừa dối bị đe dọa văn cơng chứng bị Tịa án tun vơ hiệu Lừa dối đe dọa quy định Điều 127 Bộ luật dân 2015, cụ thể: “Lừa dối giao dịch dân hành vi cố ý bên người thứ ba nhằm làm cho bên hiểu sai lệch chủ thể, tính chất đối tượng nội dung giao dịch dân nên xác lập giao dịch Đe dọa, cưỡng ép giao dịch dân hành vi cố ý bên người thứ ba làm cho bên buộc phải thực giao dịch dân nhằm tránh thiệt hại tính mạng, sức khỏe, danh dự, uy tín, nhân phẩm, tài sản người thân thích mình.” Theo Luật Cơng Chứng năm 2014, người yêu cầu công chứng “là cá nhân, tổ chức Việt Nam cá nhân, tổ chức nước ngồi có u cầu cơng chứng hợp đồng, giao dịch, dịch theo quy định Luật này”(Khoản Điều 2) Như vậy, người yêu cầu công chứng theo pháp luật Việt Nam cá nhân, tổ chức Việt Nam cá nhân, tổ chức nước ngồi có u cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, dịch Trước hết, để xác định chủ thể tham gia giao dịch, công chứng viên phải dựa quy định pháp luật để xác định người yêu cầu công chứng, chủ thể giao dịch yêu cầu công chứng phải đáp ứng điều kiện mặt chủ thể Đối với người đủ 18 tuổi tự tham gia giao dịch dân trừ trường hợp bị hạn chế, lực hành vi dân Để xác định cá nhân trực tiếp tham gia giao dịch hay phải thông qua người đại diện phải đồng ý người đại diện, công chứng viên phải xem xét độ tuổi cá nhân thông qua giấy tờ tùy thân họ xuất trình u cầu cơng chứng Giấy tờ tùy thân để công chứng viên xác định, nhận dạng chủ thể Hợp đồng, giao dịch lực hành vi dân chủ thể tham gia giao dịch Đồng thời giấy tờ tùy thân có giá trị xác định xác người yêu cầu công chứng, giúp người xuất trình giấy tờ khẳng định chủ thể có quyền xác lập, thực giao dịch trước công chứng viên Đồng thời công chứng viên cần thông qua kỹ hỏi, giao tiếp để nắm bắt thái độ, tâm lý, sức khỏe… cá nhân họ tham gia hợp đồng, giao dịch Từ xác định họ có bị rơi vào trường hợp khơng tỉnh táo, minh mẫn, lực, hạn chế lực hành vi dân hay không Trường hợp công chứng viên nhận thấy nghi ngờ mức độ nhận thức, làm chủ hành vi người yêu cầu cơng chứng đề nghị giám định Chỉ chắn người yêu cầu công chứng ký kết hợp đồng, giao dịch trạng thái tinh thần thoải mái, không chịu sức ép từ phía bên ngồi rằng, họ hoàn toàn ý thức hậu việc làm cơng chứng viên khẳng định tính xác thực chủ thể (2) Xác định việc: Để xác định việc, công chứng viên phải xác định tính xác định tính hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, tài liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch người yêu cầu công chứng cung cấp Những giấy tờ, tài liệu giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng tài sản đem giao dịch, giấy tờ uỷ quyền, tình trạng nhân… Đây giấy tờ pháp lý chứng minh quyền giao kết hợp đồng giao dịch người yêu cầu công chứng, sở để công chứng viên xác định đối tượng hợp đồng giao dịch Chỉ thông qua giấy tờ này, người yêu cầu cơng chứng chứng minh việc giao kết hợp pháp họ có quyền giao kết hợp đồng, giao dịch Do cơng chứng viên cần có xem xét kỹ sở quy định pháp luật liên quan kinh nghiệm nghề nghiệp Trong trường hợp có nghi ngờ độ tin cậy yêu cầu công chứng giấy tờ, tài liệu nêu cơng chứng viên có quyền công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ có quyền từ chối cơng chứng Tính xác thực không đơn việc công chứng viên phải xác định xác cá nhân người yêu cầu công chứng mà vào giấy tờ họ xuất trình, cơng chứng viên cịn phải xác định xem người u cầu cơng chứng có đầy đủ tư cách theo quy định pháp luật để xác lập, giao kết hợp đồng, giao dịch hay khơng Đồng thời công chứng viên phải xem xét đảm bảo điều khoản điều kiện hợp đồng, giao dịch cịn phải tn thủ nghiêm túc quy định hành pháp luật thiết lập dựa sở pháp lý (các giấy tờ, tài liệu) đáng tin cậy Nói cách xác tính xác thực khơng phản ánh ý chí bên mà bao gồm tính hợp pháp nội dung hợp đồng, giao dịch bên giao kết Luật Công chứng năm 2014 liệt kê hành vi nghiêm cấm thực cơng chứng, khoản Điều 7, công chứng viên không phép “Thực cơng chứng trường hợp mục đích nội dung hợp đồng, giao dịch, nội dung dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội” (iii) Xác định chất thực hợp đồng, giao dịch: Công chứng viên phải xác định xem thỏa thuận bên đương có phản ánh ý chí, nguyện vọng họ hay khơng, thỏa thuận có nhằm che giấu mục đích khác hay khơng Theo quy định, cơng chứng viên không “xúi giục, tạo điều kiện cho người tham gia hợp đồng, giao dịch thực giao dịch giả tạo hành vi gian dối khác” (điểm b khoản Điều Luật Công chứng 2014) Đồng thời, cơng chứng viên phải xác thực xác thời gian, địa điểm diễn việc giao kết hợp đồng, giao dịch, quan trọng để phát sinh quyền, nghĩa vụ bên Công chứng viên phải xác định cách xác mong muốn, mục đích, ý chí chủ quan người tham gia giao dịch, từ xác định loại văn cần soạn thảo đảm bảo xác việc áp dụng pháp luật để thụ lý hồ sơ, đảm bảo khơng có sai sót hay nhầm lần chất hợp đồng, giao dịch Điều địi hỏi cơng chứng viên phải có q trình tích lũy kinh nghiệm kỹ hành nghề Về tính hợp pháp: Tính hợp pháp hiểu việc lập giao kết hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ thủ tục mà pháp luật quy định, đồng thời nội dung điều khoản, thỏa thuận (ý chí bên) hợp đồng giao dịch không trái với quy định pháp luật, đạo đức xã hội Để xác định tính hợp pháp yêu cầu công chứng, công chứng viên cần vào quy định pháp luật liên quan Mỗi yêu cầu công chứng mà công chứng viên nhận thông thường liên quan đến nhiều lĩnh vực pháp luật khác từ nhân gia đình, dân sự, thương mại, đất đai…Điều địi hỏi người hành nghề cơng chứng ngồi việc nắm vững quy trình cơng chứng hợp đồng giao dịch cịn phải có tảng kiến thức pháp lý vững chắc, am hiểu quy định pháp luật dân sự, hôn nhân gia đình, đất đai, nhà ở, hộ tịch , am hiểu quy định chung công chứng Đồng thời công chứng viên cần có kỹ áp dụng pháp luật, quan trọng cần phải hiểu chất hợp đồng, giao dịch, sử dụng kỹ nghiệp vụ để xác định rõ tính hợp pháp yêu cầu công chứng phương diện chủ thể, đối tượng, nội dung giao dịch đảm bảo văn cơng chứng khơng có nội dung trái với quy định pháp luật, trái đạo đức xã hội Ngoài ra, nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng, cơng chứng viên cần giải thích cho người u cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ, hậu pháp lý phát sinh hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng; giải đáp cách rõ ràng thắc mắc người yêu cầu công chứng nhằm đảm bảo cho hợp đồng, giao dịch với ý chí bên giao kết hợp đồng, giao dịch; đảm bảo bên có nhận thức pháp luật có liên quan giá trị pháp lý văn công chứng trước công chứng viên công chứng III.2 Kỹ việc kiểm tra, xem xét giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp Khi tiếp nhận giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp, công chứng viên phải tiến hành việc xác định tính hợp lệ, đầy đủ giấy tờ, tài liệu Cơ sở cho xác định hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, hợp lệ hay chưa hoạt động xác định u cầu cơng chứng thành phần hồ sơ cần thiết tương ứng với u cầu cơng chứng Theo quy định khoản 3, Điều 40 Luật Cơng chứng 2014 thì: “3 Công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ cơng chứng Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ quy định thủ tục cơng chứng quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hợp đồng, giao dịch; giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc tham gia hợp đồng, giao dịch.” Để xác định yêu cầu công chứng cần giấy tờ, tài liệu nào, công chứng viên cần vào quy định pháp luật chuyên ngành, giấy tờ cần cung cấp loại giao dịch, giấy tờ thay Cơng chứng viên cần nghiệp vụ nhận diện giấy tờ giả, nhận dạng người kỹ thu thập thông tin qua trao đổi, giao tiếp với người yêu cầu công chứng để xem xét tính thật giả hồ sơ u cầu cơng chứng Để đảm bảo việc vận dụng quy định pháp luật nhanh chóng, xác, cơng chứng viên cần xây dựng cho tảng kiến thức pháp luật vững chắc, nắm yêu cầu pháp lý loại giấy tờ, loại hợp đồng giao dịch Công chứng viên cần tiến hành đối chiếu thông tin tài liệu, giấy tờ, kiểm tra, đánh giá tính logic, tính thống nhất, tính hợp pháp giấy tờ, tài liệu người yêu cầu công chứng cung cấp III.3 Kỹ xác minh hồ sơ Trong thủ tục, trình tự cơng chứng, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ xử lý hồ sơ quan trọng, bước tác nghiệp cần có nhận định xác, cần có kỹ nghề nghiệp nhận biết tính đầy đủ vấn đề khác hồ sơ Cơng chứng viên q trình kiểm tra hồ sơ cần tiến hành tra cứu thông tin ngăn chặn thông tin sở liệu công chứng để nắm bắt thông tin liên quan đến tài sản đối tượng hợp đồng, giao dịch Đối với trường hợp có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh giám định để bảo đảm an toàn pháp lý cao cho văn công chứng Luật công chứng năm 2014 quy định vấn đề xác minh hoạt động công chứng sau: Tại Khoản Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng hợp đồng, giao dịch: “Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng" Tại Khoản Điều 56 Luật Công chứng 2014 quy định công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần mắc bệnh khác mà nhận thức làm chủ hành vi có cho việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa cưỡng ép cơng chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng di chúc Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa người u cầu cơng chứng khơng phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định khoản Điều 40 Luật phải ghi rõ văn công chứng" Và Điều 57 Khoản Luật Công chứng 2014 quy định công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản: "Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản người yêu cầu công chứng người hưởng di sản; thấy chưa rõ có cho việc để lại di sản hưởng di sản khơng pháp luật từ chối yêu cầu công chứng theo đề nghị người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định Tổ chức hành nghề cơng chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý công chứng văn thỏa thuận phân chia di sản trước thực việc công chứng" Xác minh hoạt động làm rõ thông tin hồ sơ công chứng thông qua thực tế chứng cụ thể Hiện nay, việc xác minh hoạt động cơng chứng thực thơng qua hai cách sau đây:  Lấy ý kiến trả lời quan có thẩm quyền liên quan quản lý biết rõ vấn đề cần xác minh  Khai thác thông tin từ số cá nhân Giám định việc người giám định sử dụng kiến thức, phương tiện, phương pháp khoa học, kỹ thuật nghiệp vụ để kết luận chuyên môn vấn đề có liên quan đến người u cầu cơng chứng, hồ sơ công chứng Thông thường, hoạt động công chứng, việc giám định thường thực tình huống:  Có nghi ngờ lực hành vi dân người tham gia giao dịch (tâm thần)  Có nghi ngờ tính xác thực, hợp pháp nội dung giấy tờ tài liệu  Có dấu hiệu dấu, chữ ký, chữ viết giấy tờ, tài liệu giả Kết luận xác minh, giám định sở cho Công chứng viên xác nhận xác người tham gia giao dịch có đủ lực hành vi dân mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội đối tượng hợp đồng giao dịch có thật, tính hợp pháp giấy tờ, tài liệu hồ sơ công chứng Việc yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đa dạng, cụ thể như: chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán nhà, chấp tài sản, phân chia tài sản chung, tài sản riêng vợ chồng, khai nhận di sản thừa kế… Trong loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh khác nhau, kết xác minh để làm cho việc chứng nhận tính xác thực, tính xác hợp đồng, giao dịch Xác minh hoạt động cơng chứng thực theo biện pháp kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản Công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt mục đích xác minh Cơng chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng vấn đề cần xác minh Trường hợp phức tạp phải yêu cầu quan có chức quan có chun mơn xác minh, giám định sau cung cấp thơng tin kết luận việc xác minh cho Cơng chứng viên Đó sở cho Cơng chứng viên xác nhận xác người tham gia giao dịch có đủ lực hành vi dân mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội đối tượng hợp đồng giao dịch có thật, chữ ký hợp đồng, giao dịch chữ ký người tham gia hợp đồng, giao dịch Trong trường hợp người yêu cầu công chứng cung cấp giấy tờ, tài liệu đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật yêu cầu công chứng xác thực, hợp pháp đầy đủ phương diện chủ thể, đối tượng, nội dung giao dịch, công chứng viên hướng dẫn bên tham gia hợp đồng giao dịch hiểu rõ tuân thủ quy định pháp luật có liên quan đến việc cơng chứng; Giải thích cho người u cầu cơng chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ lợi ích hợp pháp họ, ý nghĩa hậu pháp lý việc công chứng Như kết việc thực kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng chia làm ba trường hợp:  Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ)  Trường hợp hồ sơ không đủ sở pháp luật để thực việc công chứng (người yêu cầu công chứng khơng có lực hành vi dân phù hợp với hợp đồng, giao dịch xác lập, tài sản đối tượng hợp đồng giao dịch bị cấm giao dịch, có dấu hiệu bên giao dịch bị lừa dối, đe dọa, cưỡng ép….): Công chứng viên giải thích rõ lý từ chối tiếp nhận hồ sơ Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng Văn phòng xin ý kiến soạn văn từ chối  Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật: công chứng viên thụ lý ghi vào sổ cơng chứng.Thực tế sau thụ lý giải hồ sơ, văn công chứng bên ký tên trước mặt công chứng viên, công chứng viên ký tên chuyển hợp đồng, văn tới phận thu lệ phí, đóng dấu, lúc tiến hành ghi vào sổ cơng chứng Việc bảo đảm việc ghi vào sổ công chứng hợp đồng, giao dịch chắn thực (vì có nhiều trường hợp ghi vào sổ cơng chứng trước, sau đó, nhiều lý do, người u cầu cơng chứng khơng ký hợp đồng, văn công chứng rút hồ sơ u cầu cơng chứng khơng thực hiện) IV Thực trạng việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ công chứng viên hoạt động công chứng IV.1 Những mặt đạt Sau năm triển khai thực hiện, Luật Công chứng vào sống, đạt nhiều kết cụ thể, tiếp tục đóng góp tích cực vào việc thực chủ trương xã hội 10 hóa hoạt động cơng chứng; đảm bảo tính an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch, giá trị sử dụng dịch, góp phần tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi, tin cậy cho hoạt động đầu tư, kinh doanh, thương mại góp phần quan trọng vào tiến trình cải cách hành cải cách tư pháp Đội ngũ công chứng viên, tổ chức hoạt động công chứng viên, tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên ngày phát triển hoàn thiện Đến nay, nước có 3.011 cơng chứng viên (gồm 383 cơng chứng viên Phịng Cơng chứng 2.628 cơng chứng viên Văn phịng cơng chứng); 1.295 tổ chức hành nghề cơng chứng (TCHNCC), có 120 Phịng cơng chứng 1.175 Văn phịng cơng chứng Tại 63/63 địa phương có Văn phịng cơng chứng theo chủ trương xã hội hóa Hàng năm, Bộ Tư pháp tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ kỹ hành nghề công chứng cho công chứng viên, trọng bồi dưỡng công chứng viên hành nghề Hệ thống tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên từ trung ương đến địa phương thành lập, củng cố ngày hoàn thiện với việc thành lập Hiệp hội công chứng viên Việt Nam 60 Hội công chứng viên địa phương, bước đầu nâng cao vai trò tự quản hoạt động nghề nghiệp.1 Trình độ chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm, kỹ hành nghề đạo đức nghề nghiệp công chứng viên nâng cao Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghề công chứng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm quản lý đội ngũ công chứng viên Bộ Tư pháp quan tâm Hơn năm qua, Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên cho 3.235 người, bổ nhiệm lại công chứng viên 98 người, miễn nhiệm công chứng viên cho 153 người Việc thẩm tra, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên thực chặt chẽ, bảo đảm quy định pháp luật, gắn với việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành theo hướng minh bạch, đơn giản dễ thực IV.2 Những mặt hạn chế Hiện số quy định chồng chéo, mâu thuẫn Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hôn nhân Gia đình… Nhiều quy định cịn chưa rõ ràng, cụ thể, hiểu chưa thống nhất, việc hướng dẫn, giải thích pháp luật cịn chậm khiến cho việc vận dụng, áp dụng pháp luật hoạt động nghiên cứu, xử lý hồ sơ yêu cầu công chứng cơng chứng viên cịn gặp nhiều khó khăn, ví dụ như: xác định thành viên Hộ gia đình sử dụng đất, cơng chứng giao dịch tài sản hình thành tương lai, Nguyễn Hữu Tùng, Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước hoạt động công chứng, ngày 28-12-2021, Theo https://sotp.thainguyen.gov.vn/hanh-chinh-tu-phap-bo-tro-tuphap/-/asset_publisher/hEnG94ajEooh/content/mot-so-giai-phap-nang-cao-hieu-qua-quan-ly-nhanuoc-oi-voi-hoat-ong-cong-chung/pop_up? _101_INSTANCE_hEnG94ajEooh_viewMode=print&_101_INSTANCE_hEnG94ajEooh_languageId =vi_VN 11 Bên cạnh đó, để tiến hành nghiên cứu, xử lý u cầu cơng chứng cơng chứng viên cần phải có sở liệu liên quan đến hợp đồng, giao dịch để đối chiếu để thực thi nhiệm vụ Tuy nhiên đến thời điểm chưa có quy định liên thơng nguồn thông tin từ hệ thống quan đăng ký quyền sử dụng đất, quan thi hành án dân sự, quan quản lý lý lịch tư pháp, UBND huyện, xã Văn phịng thừa phát lại để cơng chứng viên tiếp cận với liệu nêu để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ Do tổ chức hoạt động thơng tin cơng chứng mang tính tạm thời Đồng thời, việc cập nhật thơng tin ngăn chặn tài sản có tranh chấp, tài sản diện phải kê biên thi hành án… phụ thuộc nhiều vào quan tòa án, văn phòng đăng ký đất đai, thi hành án, khơng có quy định cụ thể chế bắt buộc quan cung cấp thông tin ngăn chặn đầy đủ, kịp thời, dẫn đến hệ lụy tài sản diện phải ngăn chặn giao dịch qua công chứng Pháp luật cơng chứng chưa có quy định cụ thể Giá trị pháp lý Cơ sở liệu công chứng Mặc dù quy chế khai thác, sử dụng sở liệu công chứng nhiều tỉnh thành có quy định việc trước cơng chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản bất động sản tài sản động sản có đăng ký, công chứng viên phải tra cứu thông tin Hệ thống để kiểm tra tình trạng tài sản Tuy nhiên pháp luật chưa có quy định cụ thể việc có bắt buộc phải tra cứu liệu công chứng hay không thông tin sở liệu thông tin thực tế khác áp dụng, xử lý nào? Điều dẫn đến tình trạng cơng chứng viên buộc phải từ chối giao dịch khơng có pháp lý ngược lại, công chứng viên từ chối cơng chứng cách vơ tội vạ sợ bị phạt hành giao dịch yêu cầu cơng chứng hồn tồn cơng chứng để đáp ứng quyền lợi đáng người yêu cầu công chứng Chế tài áp dụng cá nhân, tổ chức vi phạm quy định sở liệu công chứng (không cung cấp, cung cấp không đầy đủ cung cấp chậm thông tin hợp đồng, giao dịch công chứng; Cung cấp thông tin tràn lan, sai đối tượng, sai lệch; khai thác sở liệu trái quy định …) chưa có quy định cụ thể Điều dẫn tới nhiều trường hợp thông tin không cập nhật đầy đủ hệ thống, số tổ chức hành nghề công chứng không đưa liệu lệ hệ thống nhằm trốn thuế tránh việc phải lưu hồ sơ (phổ biến giao dịch ủy quyền mua bán ô tô, xe máy) Hạn chế quy định vấn đề tiến hành xác minh, giám định công chứng viên: Thứ nhất, theo quy định Luật cơng chứng cơng chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị, nhiên thực tế cho thấy số trường hợp, số đối tượng giả mạo chủ thể yêu cầu công chứng để “qua mặt” công chứng viên Trong trường hợp cơng chứng viên có nghi ngờ hồ sơ cơng chứng giả mạo chưa có rõ ràng có tiến hành xác minh người yêu cầu công chứng không u 12 cầu khơng quy định vấn đề chưa rõ Thực tế đa số quan điểm vấn đề nghiêng thừa nhận việc công chứng viên có quyền tự xác minh, giám định Thứ hai, Luật đặt vấn đề xác minh, giám định người chịu chi phí thực hiện? Theo Khoản Điều 68 “Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định thực cơng chứng ngồi trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng người u cầu cơng chứng phải trả chi phí để thực việc đó.”Tuy nhiên thực tế khơng xảy tình người u cầu cơng chứng tự đề nghị xác minh, giám định việc làm làm tăng chi phí, kéo dài thời gian họ; chí nhiều trường hợp bên tham gia giao dịch muốn che giấu vấn đề chưa rõ Thứ ba, quy định vấn đề tỏ chưa phù hợp chỗ, việc tiến hành xác minh, yêu cầu giám định thực bước xem xét hồ sơ yêu cầu công chứng, tức trước bên thống với nội dung, điều kiện hợp đồng giao dịch trước công chứng viên kiểm tra, rà soát vấn đề liên quan đến hợp đồng, giao dịch Nếu xảy tình hai bên khơng thống với lý đó, cơng chứng viên từ chối cơng chứng việc xác minh, giám định vơ hình chung trở nên vô nghĩa Cuối cùng, vấn đề xác minh hoạt động cơng chứng cịn gặp nhiều khó khăn, bất cập hệ thống pháp luật nhiều chồng chéo, không thống nhất, văn hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến công chứng hợp đồng, giao dịch giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ Vấn đề nhiều nguyên nhân có khơng đồng hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh công chứng phải tốn kém, nhiều thời gian, công sức IV.3 Tình minh họa Mặc dù chất lượng đội ngũ công chứng viên ngày nâng cao Tuy nhiên cịn phận cơng chứng viên cịn yếu chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ hành nghề dẫn đến sai sót hoạt động, ảnh hưởng tới chất lượng văn cơng chứng Bên cạnh đó, số cơng chứng viên q trình nghiên cứu, xử lý u cầu cơng chứng có hành vi vi phạm đạo đức nghề nghiệp nguyên tắc hành nghề cơng chứng, cịn có tượng cơng chứng viên cố ý làm trái, khơng tn thủ trình tự, thủ tục công chứng theo quy định pháp luật, cạnh tranh không lành mạnh, chạy theo lợi nhuận gây ảnh hưởng tới uy tín nghề cơng chứng xã hội Sai sót việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ cơng chứng viên dẫn đến nhiều hệ luỵ Trước hết, đối tượng bị ảnh hưởng trực tiếp bên chủ thể hợp đồng giao dịch Nhiều trường hợp sai sót của cơng chứng viên dẫn tới việc văn công chứng vô hiệu, mục đích họ hướng tới giao kết hợp đồng, giao dịch không Bộ trưởng Hà Hùng Cường, Theo đưa tin Báo Thanh Niên, Công chứng viên sai phạm gây xúc cho người dân, https://thanhnien.vn/cong-chung-vien-sai-pham-gay-buc-xuc-cho-nguoi-danpost393859.html 13 đạt được, thiệt hại điều tránh khỏi Đã có khơng vụ việc liên quan đến sai phạm công chứng viên, gây thiệt hại nghiêm trọng bị Cơ quan Công an điều tra, xử lý Những vụ việc khiến dư luận xã hội không khỏi lo ngại hoạt động công chứng, chứng thực Minh họa cho thực trạng trên, học viên đơn cử vụ việc vi phạm công chứng viên Hà Nội Báo Thanh Niên đưa tin sau: Cuối tháng 3-2022, GĐ Sở Tư pháp TP Hà Nội ban hành Kết luận nội dung tố cáo công chứng viên Nguyễn Văn Thu thuộc Văn phịng cơng chứng Hồng Bích Diệp, Văn phịng công chứng Nguyễn Thu, trụ sở số 315 Kim Mã, phường Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội Trước đó, cuối tháng 12-2021, Sở Tư pháp TP Hà Nội ban hành định thụ lý nội dung tố cáo công chứng viên Nguyễn Văn Thu chứng nhận Hợp đồng uỷ quyền số công chứng 1261/2020/HĐUQ ngày 24-9-2020, vi phạm pháp luật bên uỷ quyền khơng phải chủ sử dụng đất hợp pháp Kết luận nội dung tố cáo thể hiện, Hợp đồng ủy quyền số công chứng 1261/2020/HĐUQ có nội dung: Ơng Nguyễn Văn Huy (đại diện ủy quyền ơng bà: Bạch Thị Vịng, Nguyễn Văn Tâm, Nguyễn Thị Sớm, Nguyễn Thị Hương, Nguyễn Thị Lương, Nguyễn Thị Hải Hợp đồng ủy quyền số công chứng 1260/2020/HĐUQ) ủy quyền cho bà Bạch Thị Yến, Nguyễn Thị Dung thực công việc liên quan đến đất (đất giao theo Nghị định 64/CP, chưa cấp GCNQSDĐ…) đất (đất nơng nghiệp quy hoạch để lại khơng giao…), có tổng diện tích 1.895m2, phường Đại Mỗ, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Các đất nêu Hợp đồng ủy quyền chưa quan Nhà nước có thẩm quyền cấp GCNQSDĐ định giao đất cho cá nhân/tổ chức/hộ gia đình cụ thể UBND quận Nam Từ Liêm UBND phường Đại Mỗ xác nhận, chưa có văn bản, định quan Nhà nước có thẩm quyền việc giao đất cấp GCNQSDĐ cho cá nhân, hộ gia đình đất Công chứng viên Nguyễn Văn Thu giải trình, thời điểm cơng chứng, bên ủy quyền chưa cấp GCNQSDĐ, khơng có định giao đất quan có thẩm quyền Việc thực cơng chứng hồ sơ khơng có giấy tờ đề nghị xác định bên uỷ quyền chủ sử dụng hợp pháp quyền sử dụng đất chưa đảm bảo quy định pháp luật Sau làm việc với người liên quan, Sở Tư pháp TP Hà Nội đánh giá, Hợp đồng ủy quyền số công chứng 1261/2020/HĐUQ thể hiện: Các ơng/bà Bạch Thị Vịng, Nguyễn Văn Huy, Nguyễn Văn Tâm, Nguyễn Thị Sớm, Nguyễn Thị Hương, Nguyễn Thị Lương, Nguyễn Thị Hải “là chủ sử dụng hợp pháp phần quyền sử dụng đất” có tổng diện tích 1.895m2 Tuy nhiên, quan Nhà nước có thẩm 14 quyền chưa cấp GCNQSDĐ, chưa có định giao đất cho cá nhân, hộ gia đình cụ thể Mặt khác, Văn số 482/UBND-ĐC ngày 8-9-2020 UBND phường Đại Mỗ việc xác nhận diện tích đất nơng nghiệp sử dụng có nội dung: “Tổng diện tích gia đình giao theo phương án 03 x 357m2=1.071m2… Tờ 22, 240 diện tích 176m2 (đất nông nghiệp quy hoạch để lại không giao)” nên ơng/bà: Vịng, Huy, Tâm, Sớm, Hương, Lương, Hải khơng có quyền ủy quyền cho bên ủy quyền thực công việc nêu Hợp đồng ủy quyền số công chứng 1261/2020/HĐUQ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng không đầy đủ, không phù hợp với quy định pháp luật, cơng chứng viên Nguyễn Văn Thu có quyền từ chối yêu cầu công chứng cố ý làm trái thủ tục công chứng, nguyên tắc hành nghề công chứng, vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, nghĩa vụ công chứng viên để công chứng Sở Tư pháp TP Hà Nội kết luận: “Công chứng viên Nguyễn Văn Thu thuộc Văn phịng cơng chứng Hồng Bích Diệp (nay Văn phịng cơng chức Nguyễn Thu) chứng nhận Hợp đồng ủy quyền số công chứng 1261/2020/HĐUQ số 02TP/CCSCC/HĐGD ngày 24-9-2020, vi phạm pháp luật bên ủy quyền khơng phải chủ sử dụng đất hợp pháp” tố cáo Công chứng viên Nguyễn Văn Thu cố ý làm trái thủ tục công chứng, nguyên tắc hành nghề công chứng, vi phạm pháp luật, vi phạm quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, nghĩa vụ công chứng viên quy định khoản 1, Điều 40; khoản 1, Điều 41; khoản 2, Điều 17; Điều Điều 7, Luật Công chứng năm 2014 (thành phần hồ sơ khơng có GCNQSDĐ giấy tờ thay pháp luật quy định) Do vậy, việc công chứng Hợp đồng ủy quyền số 1261/2020/HĐUQ không hợp pháp, không xác thực, vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, góp phần tạo điều kiện để hoàn thành hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật Hành vi vi phạm công chứng viên Nguyễn Văn Thu cần điều tra, xác định rõ tính chất, mức độ vi phạm xử lý nghiêm theo quy định pháp luật Sở Tư pháp TP Hà Nội u cầu cơng chứng viên Nguyễn Văn Thu, Văn phịng công chứng Nguyễn Thu khắc phục vi phạm nêu, có việc đề nghị Tồ án xem xét giá trị pháp lý văn công chứng Hợp đồng ủy quyền số 1261/2020/HĐUQ có vi phạm nêu trên; nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm , xử lý kỷ luật cá nhân vi phạm GĐ Sở Tư pháp TP Hà Nội đề nghị CATP Hà Nội đạo điều tra làm rõ, xử lý nghiêm theo quy định pháp luật hành vi vi phạm pháp luật công chứng viên Nguyễn Văn Thu thông báo kết giải Sở Tư pháp TP 15 Hà Nội; đề nghị Hội Công chứng viên TP Hà Nội có biện pháp xử lý nghiêm khắc cơng chứng viên Nguyễn Văn Thu theo quy định Điều lệ Hội.3 Một vụ việc vi phạm Công chứng viên Văn phịng Cơng chứng Hồng Bích Diệp: Ngày 10/11/2020, anh Hiệp chị Oanh bán xe ô tô biển kiểm sốt 29A867.04 cho anh Hồn Cơ quan điều tra làm việc với anh Hiệp chị Oanh; kết anh, chị xác nhận không quen biết anh Hồn, khơng làm hợp đồng cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Hồng Bích Diệp việc bán xe Cơ quan điều tra thu thập gốc Hợp đồng công chứng để giám định Kết luận giám định Phịng Kỹ thuật hình Cơng an tỉnh Bắc Giang kết luận: chữ ký, chữ viết “Bùi Hữu Hiệp” chữ viết “Nguyễn Thị Kim Oanh” hợp đồng mua bán xe ô tô (đã Văn phịng cơng chứng Hồng Bích Diệp cơng chứng) gửi giám định chữ ký, chữ viết anh Hiệp, chữ viết chị Oanh Kết làm việc, Văn phịng Cơng chứng Hồng Bích Diệp cung cấp: Hợp đồng cơng chứng anh Cao Văn Hồn người có u cầu cơng chứng, sau anh Hồn có u cầu cơng chứng Văn phịng Cơng chứng Hồng Bích Diệp hồn thiện hợp đồng, sau cử chun viên Văn phịng lấy chữ ký anh Hiệp Oanh (là chủ xe ô tô) xác nhận vào hợp đồng ngày 10/11/2020, Công chứng viên Hồng Thị Bích Diệp tiến hành ký chứng nhận hợp đồng cho anh Hoàn Như vậy, kết điều tra có sở xác định hợp đồng mua bán xe hợp đồng giả tạo, đối tượng hợp đồng (chiếc xe ô tơ) tài sản có nguồn gốc phạm tội mà có bán cho anh Hồn Văn phịng Cơng chứng Hồng Bích Diệp cơng chứng hợp đồng vi phạm quy định pháp luật hoạt động cơng chứng, cụ thể cơng chứng khơng có mặt người bán xe (anh Hiệp, chị Oanh); chữ ký người bán xe hợp đồng giả mạo, vi phạm điểm b khoản Điều 7, khoản Điều 48 Luật Công chứng điểm a khoản Điều 12 Nghị định số 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 Chính phủ.4 Đây hai số nhiều vụ việc vi phạm thời gian gần Thực trạng địi hỏi cần có giải pháp hiệu quả, thực tế để nâng cao chất lượng nghề công chứng chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức hành nghề cơng chứng viên, từ tạo ổn định hoạt động công chứng, giảm thiểu sai phạm thiệt hại V Nguyên nhân, giải pháp, kiến nghị Thực trạng xuất phát từ nguyên nhân sau: Quốc Doanh, Đề nghị CATP Hà Nội điều tra sai phạm công chứng viên, báo Pháp Luật Xã Hội, ngày 09/04/2022, Theo https://phapluatxahoi.kinhtedothi.vn/de-nghi-catp-ha-noi-dieu-tra-saipham-cua-mot-cong-chung-vien-284442.html Ngô Thị Tươi , Viện KSND huyện Hiệp Hòa ban hành kiến nghị xử lý phòng ngừa vi phạm pháp luật hoạt động công chứng, đăng ngày 08/10/2021, Theo https://vksbacgiang.gov.vn/baiviet/23/11255 16 Thứ nhất, quy định pháp luật cơng chứng hành nghề cơng chứng cịn thiếu, số quy định khơng cịn phù hợp với thực tiễn, đặc thù nghề công chứng; thiếu công cụ, chế pháp lý để bảo đảm nâng cao chất lượng hoạt động công chứng, hiệu quản lý nhà nước; số quy định trình tự, thủ tục cơng chứng cứng nhắc, chưa tạo tảng pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng Thứ hai, phận cơng chứng viên cịn chưa nhận thức sâu sắc vị trí, vai trị nghề công chứng, thiếu tu dưỡng, rèn luyện chuyên mơn, đạo đức nghề nghiệp, có trường hợp cố ý làm trái, khơng tn thủ trình tự, thủ tục công chứng theo quy định pháp luật, cạnh tranh không lành mạnh, chạy theo lợi nhuận Thứ ba, nguồn lực điều kiện đảm bảo thực công tác quản lý nhà nước cơng chứng cịn hạn hẹp (nhiều địa phương, số lượng công chức làm việc Phịng Bổ trợ tư pháp có đến hai người, phải triển khai nhiều nhiệm vụ lĩnh vực bổ trợ tư pháp); công tác phối hợp quan quản lý nhà nước có lúc, có nơi cịn chưa chặt chẽ Thứ tư, Cơng tác phối hợp tổ chức hành nghề công chứng với quyền địa phương cấp xã, văn phịng đăng ký quyền sử dụng đất, ngân hàng quan, tổ chức có liên quan chưa thường xun, chặt chẽ dẫn đến sai sót khơng đáng có… Thứ năm, thể chế cơng chứng chưa đồng bộ, thống hệ thống pháp luật hành tạo “lỗ hổng” cần lấp đầy quản lý nhà nước công chứng Trên sở hạn chế nguyên nhân trên, học viên đề xuất số giải pháp sau: Trước mắt cần sớm rà sốt, đánh giá chất lượng đội ngũ Cơng chứng viên để có giải pháp tăng cường, củng cố, kiện tồn tổ chức quan cơng chứng có sách đào tạo, đào tạo lại đội ngũ Cơng chứng viên theo hướng chuyên nghiệp Trước yêu cầu trên, để nâng cao chất lượng đội ngũ Công chứng viên theo hướng chuyên nghiệp hoá, quan quản lý nhà nước công chứng cần xây dựng kế hoạch, chiến lược đào tạo tồn diện cho đội ngũ cơng chứng viên tổ chức hành nghề công chứng địa bàn tỉnh Tăng cường cho công chứng viên tham gia hoạt động giao lưu, học tập kinh nghiệm với địa phương, đơn vị làm tốt nhiệm vụ công chứng Bảo đảm nguyên tắc bổ nhiệm Công chứng viên với điều kiện bổ nhiệm quy trình bổ nhiệm chặt chẽ Đổi chế độ sách Công chứng viên, tạo động lực để Cơng chứng viên phát huy tính tích cực, chủ động, đề cao trách nhiệm phục vụ hoạt động nghề nghiệp Cần đánh giá kịp thời hiệu quản lý nhà nước tổ chức hoạt động công chứng Xác định rõ thẩm quyền phân cấp quản lý, làm rõ trách nhiệm 17 ngành, cấp lĩnh vực công chứng Nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức tự quản nghề công chứng để tách bạch thẩm quyền quản lý nhà nước thẩm quyền quản lý nghề công chứng, giảm bớt gánh nặng quản lý cho nhà nước Tăng cường hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước công chứng, phát huy vai trò tự quản tổ chức xã hội - nghề nghiệp công chứng viên Tăng cường cho cán giao lưu, học hỏi kinh nghiệm quản lý từ tỉnh, thành phố làm tốt công tác này, đồng thời cho bồi dưỡng chuyên sâu nghiệp vụ công chứng để cán quản lý thực chức trách, nhiệm vụ thanh, kiểm tra có đủ khả phát kịp thời hạn chế, vi phạm công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng gây nên.5 Luật Công chứng 2014 văn quy phạm pháp luật có liên quan quy định cho phép công chứng viên tiếp cận với thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch để có cho việc nghiên cứu, xử lý yêu cầu công chứng Cụ thể quyền tiếp cận thông tin mức độ hợp lý sở liệu quan quản lý nhà nước sở liệu đăng ký đất đai, nhà ở, sở liệu công dân, sở liệu hộ tịch, sở liệu đăng ký phương tiện giới Đồng thời, cần xây dựng liệu chung công chứng (gồm quản lý, sử dụng khai thác), liệu ngăn chặn tài sản, cá nhân phạm vi toàn quốc, kết nối tổ chức hành nghề cơng chứng, Văn phịng đăng ký đất đai, UBND phường xã, Sở Tài nguyên môi trường, quan thuế, quan công an……về thông tin tài sản, thông tin giao dịch… để khắc phục rủi ro hành nghề Cơng chứng viên Tiếp tục triển khai thực có hiệu biện pháp liên thông tổ chức hành nghề công chứng với tổ chức hành nghề công chứng với quan khác để chia sẻ thông tin hợp đồng, giao dịch cơng chứng trình trạng pháp lý tài sản, đặc biệt bất động sản Xây dựng chế phối hợp với quan công an, quản lý xuất nhập cảnh trường hợp xác minh giấy tờ tùy thân Đối với chế xây dựng, quản lý, sử dụng sở liệu công chứng, cần quy định cụ thể thống nội dung cần thiết, buộc phải có xây dựng sở liệu giá trị pháp lý sở liệu, trách nhiệm tổ chức, cá nhân khai thác sở liệu chế xử lý vi phạm để đảm bảo thực thi thống có hiệu Bên cạnh đó, để hạn chế rủi ro đến mức thấp cần sớm quy định việc nhập liệu công chứng sau hợp đồng công chứng Bởi có nhiều trường hợp nhà bán cho người thường hay thực ngày, buổi sáng bán cho người, buổi chiều bán cho người khác Do đó, liệu cần cập nhật sau giao dịch Theo đó, tổ chức hành nghề công chứng cần Lê Thị Thuận, Giải pháp tăng cường quản lý nhà nước hoạt động công chứng tỉnh Thái Nguyên, đăng ngày 01/06/2021, Theo https://pbgdplthainguyen.gov.vn/huong-dan-nghiep-vu/giaiphap-tang-cuong-quan-ly-nha-nuoc-ve-hoat-dong-cong-chung-tai-tinh-thai-nguyen-61.html 18 bố trí phận chuyên trách cho việc cập nhật liệu, bảo đảm nhanh chóng, xác nhằm ngăn chặn phương thức lừa đảo, vi phạm pháp luật Cuối cùng, trách nhiệm Công chứng viên văn công chứng quan trọng, địi hỏi Cơng chứng viên phải có kiến thức pháp luật, kỹ nghề nghiệp trách nhiệm bên tham gia hợp đồng, giao dịch Công chứng viên phải kiểm tra, xác minh xác vấn đề liên quan đến nội dung yêu cầu công chứng để chứng nhận văn công chứng pháp luật, bảo vệ quyền lợi nghĩa vụ cá nhân, tổ chức có u cầu cơng chứng Như vậy, vấn đề xác minh hoạt động công chứng góp phần quan trọng việc nâng cao hiệu lực pháp luật văn công chứng Nhiệm vụ Công chứng viên phải nắm bắt kịp thời quy định pháp luật nhằm nâng cao kiến thức chun mơn, nghiệp vụ Bên cạnh đó, quan nhà nước có thẩm quyền cần có quan tâm việc sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật chưa đồng bộ, chồng chéo để giải số vấn đề vướng mắc nghiệp vụ hoạt động công chứng Nên quy định theo hướng cơng chứng viên có quyền yêu cầu bên làm rõ, tiến hành xác minh yêu cầu giám định có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể Và nên có quy định cụ thể việc xác minh, u cầu giám định cơng chứng viên Có vậy, giảm bớt tốn thời gian, cơng sức kinh phí cho việc xác minh hoạt động công chứng KẾT LUẬN Công chứng viên chủ thể hoạt động công chứng người có trách nhiệm bảo đảm an tồn pháp lý cho bên tham gia hợp đồng, giao dịch tiến hành thủ tục cơng chứng Trong đó, việc nghiên cứu, xử lý hồ sơ bước quan trọng, địi hỏi cơng chứng viên phải vận dụng phối hợp nhiều kỹ chuyên môn kiến thức pháp lý Nếu cơng chứng viên khơng đảm bảo trình độ chuyên môn, lơ chủ quan, không cẩn trọng trình nghiên cứu, xử lý hồ sơ dẫn tới sai sót khơng đáng có Việc cơng chứng sai dẫn đến hậu nghiêm trọng trước hết cho bên giao dịch, sau công chứng viên hậu lớn cho an toàn pháp lý xã hội ảnh hưởng tới niềm tin nhân dân vào công chứng Do nhiệm vụ cơng chứng viên q trình nghiên cứu xử lý u cầu cơng chứng phải vận dụng kiến thức pháp luật, kỹ nghiệp vụ mình, xem xét lực hành vi dân người yêu cầu công chứng, kiểm tra giấy tờ hồ sơ, kiểm tra nội dung giao dịch, xem xét hồ sơ thấy đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật hay không Những hồ sơ có vấn đề chưa rõ, thấy việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có nghi ngờ hành vi dân 19 người yêu cầu công chứng, nghi ngờ đối tượng hợp đồng, giao dịch khơng có thật cơng chứng viên phải đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ công chứng viên phải xác minh yêu cầu giám định Như đảm bảo tính xác thực, hợp pháp giao dịch, góp phần phịng ngừa tranh chấp vi phạm pháp luật quan hệ giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại quan hệ giao dịch khác đời sống xã hội Điều địi hỏi phía cơng chứng viên cần không ngừng trau dồi, nâng cao lĩnh, tri thức, trách nhiệm nghề nghiệp trình hành nghề; tận tâm với công việc, phát huy lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp để bảo đảm tốt tính an toàn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch chứng nhận; có trách nhiệm tiếp nhận giải yêu cầu công chứng cá nhân, tổ chức cách nhanh chóng, kịp thời mà đảm bảo khơng vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Đồng thời cần nắm vững quy định pháp luật, thường xuyên nghiên cứu, cập nhật quy định pháp luật Yêu cầu kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ yếu tố quan trọng đòi hỏi công chứng viên phải không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm thực tiễn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Luật Dân năm 2015 Luật công chứng năm 2014 Nguyễn Hữu Tùng, Một số giải pháp nâng cao hiệu quản lý nhà nước hoạt động công chứng, ngày 28-12-2021, Theo https://sotp.thainguyen.gov.vn/hanh-chinh-tu-phap-bo-tro-tuphap/-/asset_publisher/hEnG94ajEooh/content/mot-so-giai-phap-nang-caohieu-qua-quan-ly-nha-nuoc-oi-voi-hoat-ong-cong-chung/pop_up? _101_INSTANCE_hEnG94ajEooh_viewMode=print&_101_INSTANCE_h EnG94ajEooh_languageId=vi_VN Bộ trưởng Hà Hùng Cường, Theo đưa tin Báo Thanh Niên, Công chứng viên sai phạm gây xúc cho người dân, https://thanhnien.vn/cong-chungvien-sai-pham-gay-buc-xuc-cho-nguoi-dan-post393859.html Quốc Doanh, Đề nghị CATP Hà Nội điều tra sai phạm công chứng viên, báo Pháp Luật Xã Hội, ngày 09/04/2022, Theo https://phapluatxahoi.kinhtedothi.vn/de-nghi-catp-ha-noi-dieu-tra-sai-phamcua-mot-cong-chung-vien-284442.html Ngô Thị Tươi , Viện KSND huyện Hiệp Hòa ban hành kiến nghị xử lý phòng ngừa vi phạm pháp luật hoạt động công chứng, đăng ngày 08/10/2021, Theo https://vksbacgiang.gov.vn/baiviet/23/11255 Lê Thị Thuận, Giải pháp tăng cường quản lý nhà nước hoạt động công chứng tỉnh Thái Nguyên, đăng ngày 01/06/2021, Theo 20 https://pbgdplthainguyen.gov.vn/huong-dan-nghiep-vu/giai-phap-tangcuong-quan-ly-nha-nuoc-ve-hoat-dong-cong-chung-tai-tinh-thai-nguyen61.html 21