Mô tả và khảo sát hệ thống quản lý hàng hóa

Mô tả và khảo sát hệ thống quản lý hàng hóa

Phần 1 : Mô tả và khảo sát hệ thồng quản lý hàng hóa.

1.1 Mô tả hệ thống

Các hoạt động quản lý hàng hóa do các bộ phận dưới đây đảm nhiệm chính:

- Phòng kinh doanh:

+ Theo dõi tình hình mua bán của công ty: mặt hàng nào được bán nhiều và vào thời điểm nào trong năm

+ Nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng và tổng hợp lại để xem mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép, mặt hàng nào tồn đọng quá lâu để đưa ra những đề xuất và phương án giải quyết

- Mỗi cửa hàng có:

+ Cửa hàng trưởng: Quản lý, kiểm soát, chịu trách nhiệm về tình hình mua bán tại cửa hàng Quyết định đơn giá và báo cáo tồn kho

+ Thủ kho: Chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về + Nhân viên bán hàng: Ghi nhận mặt hàng,số lượng bán, xác định đơn giá bán tùy theo từng mặt hàng, xác định thuế xuất GTGT, nhận tiền của khách hàng 1.2 Khảo sát hiện trạng hệ thống

- Tính tới thời điểm hiện nay, công ty chưa có bất kỳ hệ thống quản lý hàng hóa nào

- Hệ thống mới được khảo sát hiện trạng dựa trên: Các hoạt động nghiệp vụ, các

hồ sơ dữ liệu thu thập được

a- Mua hàng hóa về nhập kho:

+ Phòng kinh doanh ngoài việc nắm bắt thị trường còn phải theo dõi tình hình mua bán của công ty, xác định mặt hàng mà công ty cần mua thông qua những báo cáo tồn kho của các cửa hàng

+ Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng, nhân viên thủ kho sẽ kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về Kiểm tra xong, thủ kho viết phiếu nhập kho Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn

mà công ty mua từ một đơn vị khác trong một chuyến hàng nào đó

b- Bán hàng hóa:

Khi khách hàng mua tại cửa hàng sẽ có 2 trường hợp xảy ra:

+ Nếu mua lẻ, khách hàng phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất GTGT, nhận tiền của khách hàng

Cuối ca bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các mặt hàng mà mình bán được để lập hóa đơn, đồng thời phải nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ + Nếu khách hàng muốn trả tiền sau phải được phép của cửa hàng trưởng để thỏa thuận về thời hạn thanh toán Điều này cũng được ghi nhận trên hóa đơn cho khách hàng này để tiện việc theo dõi công nợ của người mua

c- Báo cáo, tổng kết

Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế GTGT hàng mua, hàng bán cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi quyển hóa đơn (mỗi quyển

bằng phương pháp bình quân gia quyền, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu – nhập – bán – tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng

* Các hồ sơ dữ liệu thu thập được:

1 Thông tin cửa hàng: tên, địa chỉ, số

điện thoại

2 Thông tin mặt hàng: tên hàng, đơn vị tính, mã hàng

3.Hóa đơn mua hàng của công ty 4 Phiếu nhập kho

Phần 2: Xây dựng các biểu đồ.

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

2.1.1 Khái niệm

Là công cụ để mô tả hệ thống qua chức năng:

- Cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn

và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng

- Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu cái gì xảy ra (làm gì chứ không phải làm như thế nào) trong hệ thống

2.1.2 Xây dựng biểu đồ

Quản lý mua bán hàng hóa

1 Mua hàng 2 Nhập hàng 3 Bán hàng 4 Thống kê,

báo cáo

1 Mua hàng:

Mô tả chi tiết chức năng

- 1.1 Nhận báo cáo tồn kho : Sau khi nắm bắt thị trường và theo dõi tình hình mua bán của công ty Những mặt hàng nào bán được nhiếu và vào thời điểm nào trong năm,đồng thời nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng, tổng hợp lại để xem măt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép

- 1.2 Đề xuất kế hoạch : Khi biết được mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì

đề xuất kế hoạch để điều phối mua hàng về nhập kho để chủ động trong kinh doanh

- 1.3 Đặt hàng : Khi biết được những hàng hóa nào cần mua thì phải lên kế hoạch, nếu có gì cần xem xét lưu ý thì phải đưa ra bàn luận rồi tiến hành đặt hàng với các đơn vị khác

2 Nhập hàng:

Mô tả chi tiết chức năng :

- 2.1 Lập phiếu nhập hàng hóa : Khi công ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng Mỗi lần nhập kho là phải lập phiếu nhập hàng hóa Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hóa đơn mà công ty mua từ đơn vị khác

- 2.2 Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng : Sau khi hàng hóa được nhập, nhân viên phải có trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về

3 Bán hàng:

1 Mua hàng

1.1 Nhận báo cáo tồn kho

1.2 Đề xuất kế hoạch

1.3 Đặt hàng

2 Nhập hàng 2.1 Lập phiếu nhập hàng hóa 2.2 Kiểm tra chất lượng,số lượng hàng

Mô tả chi tiết chức năng :

- 3.1 Ghi nhận hàng bán : Nếu khách hàng mua lẻ thì phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng hàng

- 3.2 Nhận tiền và lập hóa đơn : Sau khi bán hàng cho khách thì nhân viên bán hàng phải xác định đơn giá, thuế suất GTGT và nhận tiền của khách hàng Cuối ca bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các mặt hàng mà mình bán được để lập hóa đơn

- 3.3 Nộp tiền cho thủ quỹ : Khi lập hóa đơn xong thì trên hóa đơn xem như người mua là chính nhân viên bán hàng này và nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ

- 3.4 Theo dõi công nợ : Nếu khách hàng muốn mua trả tiền sau phải được phép của cửa hàng trưởng để thỏa thuận về thời hạn thanh toán Điều này cũng được ghi nhận trên hóa đơn cho khách hàng này để tiện việc theo dõi công nợ của người mua

4 Thống kê báo cáo:

3 Bán hàng

3.1 Ghi nhận hàng bán

3.2 Nhận tiền và lập hóa đơn

3.3 Nộp tiền cho thủ quỹ

3.4 Theo dõi công nợ

Mô tả chi tiết chức năng :

- 4.1 Lập báo cáo VAT hàng mua : Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hóa đơn của mỗi quyển hóa đơn

- 4.2 Lập báo cáo VAT hàng bán : Công ty lập báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng…

- 4.3 Chọn phương án hạch toán : Có nhiều phương pháp hạch toán giá vốn hàng bán Vì vậy mà công ty phải quyết định chọ một cách và báo cho cơ quan quản lý biết về phương thức hạch toán của mình

- 4.4 Báo cáo : Sau khi lập các báo cáo thì phải báo cáo lên lãnh đạo và chi cục thuế để họ nắm bắt được tình hình hoạt động của công ty

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu

2.2.1 Khái niệm

Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài Diễn tả tập hợp các chức năng của

hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau

Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu là giúp chúng ta thấy được đằng sau những cái gì thực tế xảy ra trong hệ thống (cái bản chất), làm rõ những chức năng

và thông tin nào cần thiết cho quản lý

2.2.2 Xây dựng biểu đồ

a - Sơ đồ ngữ cảnh:

4 Thống kê báo cáo

4.1 Lập báo cáo VAT hàng mua

4.2 Lập báo cáo VAT hàng bán

4.3 Chọn phương thức hạch toán

4.4 Báo cáo

Chú thích:

(1) Theo dõi tình hình mua bán hàng hóa

(2) Nhận các báo cáo

(3) Đưa ra các phương án giải quyết

(4) Cung cấp thông tin, dữ liệu

(5) Ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt

hàng, xác định thuế suất GTGT và nhận tiền của khách hàng

(6) Nộp tiền cho thủ quỹ

(7) Nộp báo cáo thuế

(8) Xác định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay được chi cục thuế hoàn lại (9) Cung cấp thông tin, giữ liệu về hàng hóa công ty mua về

(10) Thanh toán

(11) Nhận các loại hóa đơn

(12) Làm thủ tục nhập kho

Quản lý mua bán hàng hóa

Khách mua

Các đơn vị khác

Chi cục thuế

Kho hàng

(6)

(7) (8)

(9) (10)

(11) (12)

Mô tả: Quản lý hàng hóa là 1 quá trình gồm nhiều thành phần cùng tham gia:

Phòng kinh doanh, các cửa hàng, kho hàng, khách hàng, chi cục thuế và các đơn vị khác

Mỗi thành phần có 1 chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có tác động mạnh

mẽ đến quá trình quản lý mua bán hàng hóa Các thông tin từ các bộ phận khác nhau trong công ty sẽ được bộ phận khác sử dụng để đưa ra các đề xuất hay quyết định kinh doanh

- Phòng kinh doanh sẽ nhận thông tin từ các bộ phận khác như: Nhận thông tin

từ phía khách hàng thông qua các cửa hàng, thông tin về tình hình hàng hóa trong kho thông qua các báo cáo của thủ kho…từ đó có thể đưa ra các quyết định kinh doanh đem lại hiệu quả cho công ty

- Các cửa hàng là nơi trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên sẽ tiếp nhận thông tin từ phía khách hàng để cung cấp cho các bộ phận khác Đồng thời cũng là nơi truyền tải thông điệp của công ty đến khách hàng, các thông điệp này chính

là các thông tin đã được các bộ phận còn lại trong công ty xử lý Ví dụ như thông tin về giá, có loại hàng hóa bị tồn kho được phòng kinh doanh quyết định bán giảm giá Thông tin này đến với khách hàng thông qua người bán hàng ở các cửa hàng

- Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa Thông tin từ bộ phận kho sẽ được cung cấp chủ yếu cho phòng kinh doanh và các cửa hàng

- Khách mua hàng sẽ đua ra các thông tin cho người bán hàng, bộ phận này sẽ chuyển thông tin đến các bộ phận khác như phòng kinh doanh, kho hàng…để

từ đó công ty có những đáp ứng phù hợp với thông tin của khách hàng Đồng thời khách mua hàng cung nhận được các thông tin từ phía công ty mà nơi trực tiếp cung cấp các thông tin này cho khách hàng là các cửa hàng

- Chi cục thuế là cơ quan nhà nước quản lý tình hình thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp về lợi nhuận Các thông tin được trao đổi qua lại giữa cơ quan này với công ty để giúp công ty thực hiện được nghĩa vụ của mình hoặc được nhà nước giúp đỡ

- Các đơn vị khác (cụ thể ở đây là các đối tác của công ty) sẽ cung cấp các thông tin về các loại hàng hóa công ty mua như: số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng…Các thông tin này sẽ được bộ phận kho tiếp nhận và xử lý sau đó cung cấp thông tin cho các bộ phận khác trong công ty

b - Sơ đồ dữ liệu mức đỉnh:

1.Mua hàng

3.Bán hàng

2.Nhập hàng

4.Thống kê,báo cáo

Đơn vị

khác

Báo cáo tồn kho

Báo cáo VAT hàng mua

Chi cục

thuế

Đơn hàng

Báo cáo VAT hàng bán

Xác định tiền thuế

Phương thức hạch toán

Phiếu nhập

Khách hàng Hóa đơn

Thanh toán

Kho hàng

Hóa đơn

Lãnh đạo

Đề xuất

Báo cáo Hàng hóa

c - Sơ đồ dữ liệu mức dưới đỉnh:

Mua hàng:

Nhập hàng:

Đơn vị

khác

1.1 Nhận báo cáo tồn kho

1.2 Đề xuất

kế hoạch

1.3 Đặt hàng

3.Bán hàng

2.Nhập hàng

Quy Quyết định

Lãnh đạo

Bán hàng:

2.1 Lập phiếu nhập

2.2 Kiểm tra chất lượng,số lượng

Đơn vị

khác

1.3 Đặt hàng

3.Bán hàng

4.Thống kê,báo cáo Kho hàng

Thống kê, báo cáo:

3.1 Ghi nhận hàng bán

3.2 Nhận tiền

và lập hóa đơn

3.3 Theo dõi công nợ

3.4 Nộp tiền cho thủ quỹ

1.Mua

hàng

Khách hàng Kho hàng

Thẻ kho

Hóa đơn

4.Thống kê,báo cáo Hóa đơn

Thanh toán

4.1

Lập

báo

cáo

VA

T

hàng

mua

4.2 Lập báo cáo VA

T hàng bán

4.3 Chọn phươn

g thức hạch toán

4.4 Bá

o cáo

Lãnh đạo

Chi cục thuế