Bài giảng nghiệp vụ lưu trữ

MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU PHẦN NỘI DUNG Chuyên đề 1: Những vấn đề chung tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ 12 Công tác lưu trữ 13 Tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức 13 Chuyên đề 2: Thu thập xác định giá trị tài liệu 22 Thu thập tài liệu 22 Xác định giá trị tài liệu 24 Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức 37 Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37 Quy trình chỉnh lý tài liệu 38 Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ 56 Khái niệm, mục đích ý nghĩa việc bảo quản tài liệu lưu trữ 57 Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 57 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lưu trữ 61 Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến lưu trữ 76 quan, tổ chức Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 Sự cần thiết việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 Nội dung quy trình ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ 84 PHẦN PHỤ LỤC 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 116 LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình hoạt động, quan, tổ chức sản sinh tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành Tài liệu khơng có giá trị phục vụ cho hoạt động mà phục vụ tương lai quan, tổ chức toàn xã hội Vấn đề đặt làm để quản lý tập trung thống tài liệu, làm để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ tài liệu, phục vụ tốt nhu cầu chia sẻ thông tin… Do vậy, quan, tổ chức phải bố trí máy nhân phụ trách cơng tác lưu trữ Trong nhiều năm qua, trường Đại học Nội vụ Hà Nội liên tục tổ chức lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ lưu trữ để đáp ứng nhu cầu bồi dưỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ lưu trữ cho cán quản lý người trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ quan, tổ chức Nhằm phục vụ công tác giảng dạy học tập lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ ngắn hạn, năm 2009, sở nhà trường giao, khoa Văn thư Lưu trữ biên soạn tập giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” Tiến sĩ Chu Thị Hậu chủ biên Tuy nhiên, nay, thực tiễn công tác lưu trữ quan, tổ chức có nhiều thay đổi, đặc biệt việc Quốc hội thông qua Luật Lưu trữ năm 2011, hàng loạt văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ban hành để cụ thể hóa Luật Lưu trữ Trên tinh thần tiếp thu ưu điểm, khắc phục hạn chế tập giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” biên soạn năm 2009, nhóm biên soạn đặt mục tiêu tập giảng thời gian ngắn (45 tiết) cung cấp kiến thức tổ chức, quản lý công tác lưu trữ kiến thức, kỹ thực nghiệp vụ lưu trữ quan, tổ chức theo quy định pháp luật hành Mỗi thơng tin có ví dụ minh họa để người học dễ tiếp thu Hạn chế đến mức thấp thông tin nặng lý thuyết hàn lâm Xuất phát từ mục tiêu yêu cầu nêu trên, tập giảng biên soạn gồm chuyên đề: Chuyên đề 1: Những vấn đề chung tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ tổ chức quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trần Văn Quang biên soạn) Chuyên đề 2: Thu thập xác định giá trị tài liệu (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin công tác lưu trữ (Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng biên soạn) Hy vọng tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo hữu ích cho hoạt động dạy học hoạt động quản lý công tác lưu trữ quan, tổ chức Mặc dù nhóm tác giả có nhiều cố gắng chắn tập giảng Nghiệp vụ lưu trữ hạn chế, mong nhận góp ý độc giả Xin chân thành cảm ơn! Thay mặt nhóm biên soạn Chủ biên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh CHUYÊN ĐỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm, đặc điểm tài liệu lưu trữ 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu tài liệu lưu trữ có vai trị quan trọng tồn thể đời sống xã hội Thông qua tài liệu tài liệu lưu trữ nghiên cứu, tìm hiểu phát triển loài người Thế giới ngày phát triển, với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ vị trí, ý nghĩa, tác dụng việc nghiên cứu tài liệu tài liệu lưu trữ cần thiết Khi xã hội phát triển, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động sản xuất đòi hỏi phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người, cho hệ sau ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Để đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật mang tin, phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ thơng tin thời gian dài Trong việc ghi tin truyền đạt thơng tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách khác nhau, văn coi phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin quan trọng Theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin khứ, phục vụ đời sống xã hội Khi xã hội ngày phát triển quan điểm tài liệu lưu trữ, đặc điểm tài liệu lưu trữ có nhiều thay đổi phù hợp với phát triển xã hội lồi người Ở góc độ, cách tiếp cận khác khau có nhiều định nghĩa khác tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu tài liệu lưu trữ quy định sau: Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác Khái niệm tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 giải thích: Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp Thậm chí, thảo có nội dung quan trọng lựa chọn để lưu trữ Như vậy, theo khái niệm trên, khơng phải tồn tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức cá nhân tài liệu lưu trữ Tài liệu coi tài liệu lưu trữ chúng gốc, chính, hợp pháp thảo tài liệu có giá trị mặt trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử giá trị khác Sau công việc kết thúc tài liệu lựa chọn để bảo quản lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu quan, tổ chức toàn xã hội 1.1.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có đặc điểm sau đây: 1.1.2.1 Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin q khứ, có giá trị nhiều phương diện Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ Nó phản ánh kiện, tượng, biến cố lịch sử, thành lao động sáng tạo nhân dân; ghi lại hoạt động quan, tổ chức cá nhân, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học, văn hoá tiếng thời kỳ lịch sử khác Tài liệu lưu trữ có giá trị nhiều mặt giá trị chúng chủ yếu giá trị thông tin chứa đựng tài liệu, phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử xã hội loài người Giá trị chúng biểu chủ yếu chủ yếu qua nội dung thông tin mà chúng phản ánh, nội dung thơng tin phục cho hoạt động trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học, quân hoạt động khác… Xét phạm vi quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ nhớ quan, tổ chức, nhớ thực tế trí tuệ, kinh nghiệm lưu trữ, truyền lại từ hệ sang hệ khác Nó nguồn thơng tin q khứ hữu ích chúng phục vụ hoạt động khác quan, tổ chức 1.1.2.2 Tài liệu lưu trữ có độ xác cao, thường chính, gốc Tài liệu lưu trữ gốc, tài liệu có giá trị Nó chứa đựng thơng tin có độ tin cậy, xác cao phản ánh cách trung thực vật, tượng Bởi vì, tài liệu lưu trữ sản sinh với thời điểm vật, tượng mà phản ánh Với đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin cấp đảm bảo tính xác, trung thực yếu tố thể thức mang tính pháp lý Tài liệu lưu trữ có đầy đủ yếu tố thể thức văn theo quy định chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan, địa danh ngày tháng ban hành…Mặt khác, q trình giải cơng việc, tài liệu lưu trữ cịn có thêm đặc điểm khác, thể thức theo qui định có thêm bút tích, ghi người có thẩm quyền q trình xử lý cơng việc Vì vậy, thực tiễn, người ta gọi chúng tài liệu gốc, tư liệu gốc Tuy nhiên, trường hợp khơng có gốc, dùng để thay thế, lúc có giá trị Trong thực tế có tài liệu sản sinh điều kiện lịch sử, hồn cảnh lịch sử khơng cho phép đạt tất yêu cầu phải có linh hoạt xem xét chúng Ví dụ: Tài liệu lưu trữ thời kỳ trước có văn viết tay đánh máy chữ, in Rơnêơ có nội dung giá trị bảo quản 1.1.2.3 Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động người Trong đời sống xã hội loài người, hoạt động người đa dạng phong phú, người tách khỏi hoạt động chung xã hội Đúng Mac-Ăngghen cho “Bản chất người tổng hòa mối quan hệ xã hội” Vì vậy, hoạt động người thường gắn với quan, tổ chức, nhóm người, cá nhân Trong đó, hoạt động người để lại nhiều sản phẩm, có vật liệu khác nhau, vật liệu phản ánh lại thông tin hoạt động người Các vật liệu phản ánh thơng tin có tài liệu lưu trữ Đồng thời, tài liệu lưu trữ mang chứng thể độ chân thực cao bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan… Tài liệu lưu trữ tài liệu gốc, sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức trình thực thi chức năng, nhiệm vụ chức trách luật pháp quy định Do đặc điểm mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh Nếu bị hư hỏng, mát thất lạc khơng thể thay thế, khơng thể làm lại gây nên tổn thất khó lường Bởi vậy, chúng cần bảo quản theo quy định việc nghiên cứu, sử dụng phải tuân theo điều khoản luật pháp quy định Do đó, tài liệu lưu trữ khơng thể đem trao đổi, mua bán sử dụng tùy tiện Với đặc điểm này, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nhiều phương diện khác nhau, bảo quản để sử dụng quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học mục đích khác Tóm lại, tài liệu lưu trữ sản sinh trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng; chứa đựng thơng tin q khứ, có giá trị nhiều phương diện có độ xác cao, thường gốc, hợp pháp 1.2 Các loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, nhu cầu ngày cao đời sống xã hội phát triển khoa học công nghệ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân ngày lớn khối lượng, đa dạng loại hình phong phú nội dung Theo lý luận lưu trữ học, có nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu quan, tổ chức như: Phân loại tài liệu theo vật mang tin (tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử), phân loại tài liệu theo nội dung (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật công nghệ ) Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin tài liệu giấy tài liệu nghe nhìn hai loại hình tài liệu phổ biến hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 1.2.1 Tài liệu giấy: gồm hai loại chủ yếu Thứ nhất, tài liệu hành chính: Chủ yếu hệ thống văn quản lý nhà nước, loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn lưu trữ Nội dung phản ánh hoạt động quản lý Nhà nước lĩnh vực trị, kinh tế, văn hố, quân sự…tài liệu hành gồm nhiều thể loại tuỳ thuộc vào thời kỳ lịch sử quốc gia Ví dụ: Ở Việt Nam triều đại phong kiến loại hình tài liệu hành gồm thể loại như: Chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, biểu…Mỗi thể loại quy định cấp ban hành khác Cịn tài liệu hành Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ngày gồm loại như: Hiến pháp, luật, nghị định, thị, thông tư, công văn… Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật công nghệ: Phản ánh hoạt động thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thơng, thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu triển khai đề tài nghiên cứu khọc học; tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như: vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng, vẽ chi tiết cơng trình, vẽ tổng thể cơng trình; loại hồ sơ thầu; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ địa giới hành chính, trắc địa 1.2.2 Tài liệu nghe - nhìn Tài liệu nghe nhìn tài liệu hình ảnh âm ghi ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm Loại tài liệu có đặc điểm chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn, sinh động thu hút ý âm thanh, hình ảnh Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim… 1.2.3 Tài liệu điện tử Với phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt công nghệ thông tin nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin thực tiễn sản sinh loại hình tài liệu Đó tài liệu điện tử Theo Luật Lưu trữ năm 2011: Tài liệu lưu trữ điện tử tài liệu tạo lập dạng thơng điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng tiêu chuẩn liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn khả truy cập; bảo quản sử dụng theo phương pháp chuyên mơn, nghiệp vụ riêng biệt 1.3 Vai trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức 1.3.1 Phục vụ hoạt động quản lý Tài liệu lưu trữ nguồn thông tin thiếu hoạt động quản lý Hàng ngày cán lãnh đạo, cán quản lý quan, tổ chức thường xuyên phải khai thác sử dụng thông tin khứ, thông tin dự báo tài liệu lưu trữ để quy hoạch chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành quy chế, quy định, định quản lý tổ chức, nhân sự, tài chính…Tài liệu lưu trữ giúp nhà quản lý rút học kinh nghiệm để triển khai chương trình đề Đồng thời tài liệu lưu trữ chứng, giúp quan, tổ chức việc tra, kiểm tra, đánh giá kết xử lý vi phạm trình hoạt động Tài liệu lưu trữ chứng chân thực, có độ xác cao để cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, phù hợp, đắn trình giải cơng việc, từ đánh giá hoạt động quan, tổ chức Nó có vai trị quan trọng bậc việc xem xét hành vi trình thực nhiệm vụ quản lý quan, sở quan trọng để giải tranh chấp quan, tổ chức, cá nhân, quan hệ pháp lý quản lý điều hành quan, tổ chức Ví dụ: Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động cấp huyện, phán ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân, quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quan tư pháp cấp huyện trình thực chức năng, nhiệm vụ Do tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quan trọng cần thiết làm để lãnh đạo cấp huyện định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan nhà nước cấp huyện lĩnh vực như: nội chính, kinh tế, văn hoá giáo dục, lao động, thương binh - xã hội Trên thực tế, để điều hành hoạt động quan, nhà quản lý cần phải cung cấp nhiều thơng tin, nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ nguồn chủ yếu có độ tin cậy cao Đây sở pháp lý để quan hoạt động theo đường lối, chủ trương phát triển kinh tế Đảng Nhà nước Mặc khác, tài liệu lưu trữ kho kinh nghiệm quý giá tổ chức quản lý, điều hành quan, tổ chức Từ thành công, thất bại ghi chép lại kinh nghiệm quý cho hoạt động quản lý, điều hành sau 1.3.2 Phục vụ nhu cầu giải công việc chuyên môn công chức, viên chức, nhân viên quan, tổ chức Với ý nghĩa, vai trị to lớn mình, đặc biệt tiềm thông tin khứ thông tin dự báo tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt cơng tác lưu trữ góp phần thực cơng việc có hiệu Quan tâm làm tốt cơng tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin góp phần bảo đảm cho việc thực thi nhiệm vụ công chức, viên chức, nhân viên quan thông suốt Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt công việc đảm nhiệm, nâng cao suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tất hoạt động công chức, viên chức, nhân viên quan, tổ chức trình thực cơng việc hành lĩnh vực nhà nước hàng ngày, hàng gắn liền với văn bản, điều có nghĩa gắn liền việc tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác lưu trữ nói chung Trong q trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề giai đoạn trước để rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đưa nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với tình hình thực tế 1.3.3 Phục vụ nghiên cứu khoa học Cùng với vai trị tài liệu lưu trữ cịn phục vụ cơng tác nghiên cứu khoa học quan, tổ chức Trong nghiên cứu khoa học tính kế thừa phát huy kết nghiên cứu người trước nội dung quan trọng Các quan nói chung tiến hành nghiên cứu vấn đề cụ thể phải tiến hành tìm hiểu tình hình kết nghiên cứu người trước có liên quan đến nội dung nghiên cứu Chính vậy, cơng trình nghiên cứu tự nhiên xã hội có giá trị lý luận, thực tiễn, sau ứng dụng vào thực tiễn lưu trữ lại trở thành tài liệu tham khảo quan trọng cho cơng trình nghiên cứu Đồng thời, thơng tin tài liệu lưu trữ cịn sở cho phát minh, sáng chế, để tổng kết quy luật vận động, phát triển tự nhiên xã hội 10 PHỤ LỤC SỐ 05 - MẪU BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHƠNG LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG CHI CỤC THUẾ HUYỆN NAM TRỰC Giai đoạn: 1990-2019 I LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG Bối cảnh lịch sử; thời gian thành lập; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc (cần nêu rõ số, ký hiệu; ngày, tháng, năm tác giả văn thành lập quan, tổ chức); Những thay đổi, bổ sung (nếu có) về: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức đơn vị hình thành phông; chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc; Ngày, tháng, năm ngừng hoạt động (đối với đơn vị hình thành phơng ngừng hoạt động); Quy chế làm việc chế độ công tác văn thư (nêu tóm tắt lề lối làm việc, quan hệ công tác chế độ công tác văn thư) quan, tổ chức thay đổi quan trọng (nếu có) II LỊCH SỬ PHƠNG Giới hạn thời gian tài liệu Khối lượng tài liệu 2.1 Tài liệu hành chính: - Tổng số hộp (cặp): …………………………… …… ; - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): …………………….……… ; - Quy mét giá: mét 2.2 Tài liệu khác (nếu có) Thành phần nội dung tài liệu 3.1 Thành phần tài liệu: - Tài liệu hành bao gồm loại văn bản, giấy tờ chủ yếu gì; 104 - Tài liệu khác (tài liệu kỹ thuật, phim ảnh ghi âm ) (nếu có) 3.2 Nội dung tài liệu, nêu cụ thể: - Tài liệu đơn vị tổ chức hay thuộc mặt hoạt động nào; - Những lĩnh vực, vấn đề chủ yếu kiện quan trọng hoạt động đơn vị hình thành phơng phản ánh tài liệu Tình trạng phơng khối tài liệu đưa chỉnh lý 4.1 Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử (nếu có); 4.2 Mức độ thiếu đủ phông khối tài liệu; 4.3 Mức độ xử lý nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị v.v.…; 4.4 Tình trạng vật lý phông khối tài liệu Cơng cụ thống kê, tra cứu (nếu có) Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu ……, ngày Phê duyệt tháng năm 201… Người biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) (Ký, họ tên) 105 PHỤ LỤC SỐ 06 - MẪU BẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ BẢN HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ Phông Chi cục thuế huyện Nam Trực Giai đoạn: 1999-2019 I HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU Phương án phân loại tài liệu: - Căn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; - Căn tình hình thực tế tài liệu phông; - Căn yêu cầu tổ chức, xếp khai thác sử dụng tài liệu, Tài liệu phông …… phân loại theo phương án Thời gian-Cơ cấu tổ chức ; cụ thể sau: I Năm 1999 1.1 Đội Hành 1.1.1 cơng tác nhân 1.1.1.1 Tuyển dụng 1.1.1.2 Điều động, thuyên chuyển 1.1.1.3 Khen thưởng, kỷ luật 1.1.2 văn thư –lưu trữ 1.1.2.1 Văn thư Tập lưu - QĐ - CV Sổ quản lý vb 1.1.2.2 Lưu trữ Tổ chức chỉnh lý Tiêu hủy 1.1.3 ấn 1.2 Đội Kê khai kế toán thuế 1.3 Đội kiểm tra 106 II Năm 2000 2.1 Tên nhóm vừa 2.1.1 Tên nhóm nhỏ 2.1.2 Tên nhóm nhỏ 2.1.3 Tên nhóm nhỏ 2.2 Tên nhóm vừa 2.5 Đội III Tên nhóm lớn (nhóm bản) 3.1 Tên nhóm vừa 3.2 Tên nhóm vừa IV XXI: 2019 Hướng dẫn cụ thể trình phân loại tài liệu: Trong phần này, tình hình thực tế phông khối tài liệu đưa chỉnh lý, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc phân chia tài liệu thành nhóm lớn, nhóm vừa nhóm nhỏ để người tham gia phân loại tài liệu thực thống II HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ Trình bày hướng dẫn chi tiết về: Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ phông khối tài liệu cịn tình trạng lộn xộn, chưa lập hồ sơ; Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ cịn chưa xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ); Việc viết tiêu đề hồ sơ; Việc xếp văn bản, tài liệu bên hồ sơ; 107 Việc biên mục hồ sơ .……., ngày Phê duyệt tháng năm 201.… Người biên soạn (chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu) (Ký tên) (Ký tên) PHỤ LỤC SỐ 07 - MẪU BẢN HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Phông Giai đoạn: Căn (nêu vận dụng để biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phông , Việc xác định giá trị định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu trình chỉnh lý phông thực theo hướng dẫn đây: A Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn B Nhóm hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn: liệt kê cụ thể loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản cụ thể 108 C Nhóm tài liệu loại khỏi phơng: liệt kê cụ thể loại tài liệu loại khỏi phông, gồm: I Tài liệu hết giá trị II Tài liệu trùng thừa III Tài liệu bị bao hàm IV Tài liệu khơng thuộc phơng Ngồi ra, văn này, cần trình bày hướng dẫn chi tiết, cụ thể việc xác định giá trị tài liệu định thời hạn bảo quản cho hồ sơ để người tham gia chỉnh lý thực thống .……., ngày Phê duyệt tháng năm 200.… Người biên soạn (của người có thẩm quyền người có trách nhiệm (nếu có) (Ký tên) (Ký tên) PHỤ LỤC SỐ 08 - MẪU KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ KẾ HOẠCH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Phông …… … Giai đoạn: Mục đích, yêu cầu đợt chỉnh lý - Tổ chức khoa học tài liệu phông phục vụ yêu cầu quản lý, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu phông - Chỉnh lý theo Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành ban hành theo Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước - Bảo vệ, bảo quản an tồn tài liệu q trình chỉnh lý Nội dung công việc, phân công trách nhiệm thời hạn hồn thành Stt Nội dung cơng việc Giao nhận tài liệu Người thực Người phối hợp Thời hạn 109 Khảo sát tài liệu viết báo cáo kết khảo sát ……………… Các nội dung, bước công việc thời gian thực cần xác định cụ thể phân công trách nhiệm thực rõ ràng Chuẩn bị địa điểm, phương tiện văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: a) Chuẩn bị địa điểm chỉnh lý: phòng làm việc, bàn ghế phương tiện khác b) Văn phịng phẩm (giấy, bút bi, bút chì mềm, bút đánh số hộp, mực, bút viết bìa viết nhãn hộp; bìa hồ sơ; hộp đựng tài liệu; dao, kéo, thước kẻ ) Kinh phí chỉnh lý: Tổng số: Trong đó: - Thuê lao động thực chỉnh lý: - Mua phương tiện, văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý: - Chi khác: ……., ngày Phê duyệt tháng năm 200.… Người lập kế hoạch Chức vụ, chữ kí, họ tên người có thẩm quyền, đóng dấu (Ký tên) (Ký tên) PHỤ LỤC SỐ 09 - MẪU PHIẾU TIN MẪU PHIẾU TIN (Trình bày mặt tờ giấy khổ A5: 148 mm x 210 Mặt trước Tên (hoặc mã) kho lưu trữ: Tên (hoặc mã) phông: Số lưu trữ: a Mục lục số: b Hộp số: c Hồ sơ số: 110 111 Thời gian tài liệu: … a Bắt đầu: b Kết thúc: .… Ngôn ngữ: Bút tích: 10 Số lượng tờ: .… 11 Thời hạn bảo quản: … 12 Chế độ sử dụng: … 13 Tình trạng vật lý: … 14 Ghi chú: … Mặt sau 112 PHỤ LỤC SỐ 10 - MẪU NHÃN HỘP TÊN KHO LƯU TRỮ TÊN PHÔNG HỘP SỐ Từ hồ sơ số: Đến hồ sơ số: 113 PHỤ LỤC SỐ 11 - MẪU TỜ BÌA MỤC LỤC HỒ SƠ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG……… Từ năm….đến năm…… 114 PHỤ LỤC SỐ 12 - MẪU TỜ NHAN ĐỀ TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG……… Từ hồ sơ số…đến hồ sơ số… Phông số:… THBQ: … Mục lục số:… Số trang:… PHỤ LỤC SỐ 13 - MẪU TỜ MỤC LỤC 115 STT Tên chương/mục Trang số Tên chương…… … Tên mục………… … Tên mục………… … …… PHỤ LỤC SỐ 14 - MẪU BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải thích HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân … …… TÀI LIỆU THAM KHẢO 116 Bộ Nội vụ (2005), Thông tư số 46/2005/TT-BNV ngày 27/4/2005 hướng dẫn quản lý tài liệu chia, tách, sáp nhập quan, tổ chức, đơn vị hành tổ chức lại, chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp nhà nước; Bộ Nội vụ (2006), Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp; Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ Ủy ban nhân dân cấp Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức, Hà Nội Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ, Hà Nội Bộ Tài Chính (2004), Thông tư số 30/2005/TT-BTC ngày 7/4/2004 ban hành biểu mức thu phí khai thác, sử dụng tài liệu Bộ Khoa học Công nghệ (2012), Quyết định số 1687/QĐ- BKHCN ngày 23/7/2012 việc công bố Tiêu chuẩn quốc gia 10 Chính phủ (2004), Nghị định số 40/2004/NĐ-CP ngày 13/02/2004 quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật Thống kê; 11 Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành số điều Luật lưu trữ; 12 Cục Lưu trữ nhà nước (1996), Công văn số 111/NVĐP ngày 04/4/1996 hướng dẫn bảo quản tài liệu 13 Cục Lưu trữ nhà nước (2000), Công văn số 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000 hướng dẫn lập dự án kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ 14 Cục Lưu trữ Nhà nước (2002), Quyết định số: 246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ 117 15 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 102/LTNN-NVĐP ngày 04/3/2004 ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu tiêu biểu nộp vào Lưu trữ huyện; 16 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01/6/2004 việc hướng dẫn thực giao nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử cấp; 17 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định 115/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/ 2009 việc ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia II; 18 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định 116/QĐ-VTLTNN ngày 25/5/2009 việc ban hành Danh mục số quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III; 19 Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Chính trị Quốc gia; 20 Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội 21 Học viện Hành Quốc gia (1993), Quản lý Hành Nhà nước, NXB Lao động, Hà Nội 22 Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ - 2011/QH13; 23 Thủ tướng Chính phủ (2007), Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 118 ... dưỡng nghiệp vụ lưu trữ ngắn hạn, năm 2009, sở nhà trường giao, khoa Văn thư Lưu trữ biên soạn tập giảng ? ?Nghiệp vụ lưu trữ? ?? Tiến sĩ Chu Thị Hậu chủ biên Tuy nhiên, nay, thực tiễn công tác lưu trữ. .. LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm, đặc điểm tài liệu lưu trữ 1.1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu tài liệu lưu. .. bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ: Tổ chức có đủ điều kiện theo quy định pháp luật đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp