Giáo trình Nghiệp vụ lưu trữ (Nghề Văn thư hành chính Cao đẳng)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xô) Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Khi xã hội phát triển, đặc biệt từ nhà nước đời, yêu cầu việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất công tác quản lý nhà nước đòi hỏi người phải lưu giữ thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác cho hệ sau để ghi chép lại kinh nghiệm hoạt động sáng tạo người Đáp ứng nhu cầu đó, người chế tạo vật liệu, phương tiện có khả ngăng ghi tin truyền đạt thơng tin có độ bền cao, lưu giữ thơng tin thời gian dài Trong việc ghi tin trao đổi thơng tin, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể khác để lưu giữ thơng tin Tài liệu lưu trữ in giấy, phim , ảnh, hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm vật ghi tin khác Giáo trình biên soạn nhằm trang bị cho học sinh kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe nhìn, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học cơng nghệ Trong q trình biên soạn cố gắng cập nhật thông tư để phù hợp với thời kỳ Nội dung giáo trình gồm: Chương 1: Những vấn đề chung Chương 2: Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hành Chương 3: Công tác lưu trữ tài liệu khoa học – công nghệ Chương 4: Công tác lưu trữ tài liệu nghe- nhìn Chúng tơi tin sách giúp ích bạn đọc trình học tập, nghiên cứu ứng dụng công việc Tập thể tác giả cẩn trọng trình biên soạn, song sách khơng tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu anh chị em sinh viên Xin chân thành cảm ơn Ngày 07 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Trần Thị Thanh Tâm MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ 1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ 1.3 Những đặc điểm chủ yếu tài liệu lưu trữ 1.4 Ý nghĩa, tác dụng TLLT Phông lưu trữ 10 2.1 Khái niệm phông lưu trữ 10 2.2 Các loại phông lưu trữ 10 2.2.1 Phông lưu trữ quốc gia 10 2.2.2 Phông lưu trữ quan 11 2.2.3 Phông lưu trữ cá nhân 11 2.2.4 Phơng lưu trữ gia đình, dịng họ 12 Công tác lưu trữ 12 3.1 Khái niệm công tác lưu trữ 12 3.2 Nội dung công tác lưu trữ 12 3 Tính chất công tác lưu trữ 13 Những khâu nghiệp vụ chủ yếu 15 4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 15 4.2 Công tác phân loại tài liệu 17 4.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 19 4.4 Công tác chỉnh lý tài liệu 27 4.5 Công tác thống kê kho lưu trữ 28 4.6 Công tác xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 34 4.7 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 35 Lưu trữ học mối quan hệ với khoa học khác 36 5.1 Đối tượng nghiên cứu lưu trữ học 36 5.2 Phương pháp nghiên cứu lưu trữ học 36 5.3 Mối quan hệ lưu trữ học khoa học khác 36 Bài tập 37 CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH 38 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng thể loại tài liệu lưu trữ hành chính.38 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ hành 38 1.2 Ý nghĩa, tác dụng tài liệu lưu trữ hành 38 1.3 Các thể loại tài liệu lưu trữ hành 39 Những khâu nghiệp vụ chủ yếu 39 2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hành 40 2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ hành 40 2.3 Phân loại, chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ hành 45 2.4 Bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành 51 2.5 Tu bổ, phục chế, lập phông bảo hiểm 57 Bài tập 59 CHƯƠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU KHOA HỌC CÔNG NGHỆ 60 Khái niệm, ý nghĩa tác dụng nhiệm, loại tài liệu lưu trữ khoa học – kỹ thuật 60 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ khoa học 60 1.2 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ khoa học – kỹ thuật 60 1.3 Các nhóm, loại tài liệu khoa học kỹ thuật 61 Các khâu nghiệp vụ chủ yếu 66 2.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ - khoa học 66 2.2 Xác định giá trị tài liệu khoa học – kỹ thuật 66 2.3 Chỉnh lý, xếp tài liệu khoa học kỹ thuật 67 2.4 Bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu khoa học-kỹ thuật 67 Bài tập 67 CHƯƠNG 4: CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN 68 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng nhóm, các loại tài liệu nghe – nhìn68 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn 68 1.2 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn 68 1.3 Các nhóm, các loại tài liệu lưu trữ nghe - nhìn 71 Các khâu nghiệp vụ chủ yếu 78 2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu nghe- nhìn 78 2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe – nhìn 79 2.3 Chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ nghe - nhìn 80 2.4 Bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nghe- nhìn 80 Bài tập 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO 88 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Nghiệp vụ lưu trữ Mã mơn học: MH31 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Là mơn học tự chọn có mối quan hệ chặt chẽ với nghề văn thư giảng dạy vào học kỳ năm thứ ba - Tính chất: Là mơn học tự chọn Mục tiêu mơn học: - Kiến thức + Trình bày khái niệm, loại hình, đặc điểm, ý nghĩa tài liệu lưu trữ; phông lưu trữ; kho lưu trữ; nội dung, tính chất cơng tác lưu trữ; + Nêu khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc nội dung công tác lưu trữ; + Nêu nội dung nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu hành chính; + Nêu nội dung nghiệp vụ lưu trữ loại hình tài liệu khoa học kỹ thuật công nghệ - Kỹ năng: + Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ quan; + Sắp xếp tài liệu lưu trữ lên giá tủ + Biên mục hồ sơ lưu trữ - Năng lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận trình học tập Nội dung mơn học: Chương 1: Những vấn đề chung Chương 2: Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hành Chương 3: Cơng tác lưu trữ tài liệu khoa học – công nghệ Chương 4: Công tác lưu trữ tài liệu nghe- nhìn CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG Mã chương: MH31.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm lưu trữ như: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, công tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ lưu trữ - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận q trình học tập Nội dung chính: Tài liệu lưu trữ 1.1 Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ gốc, (hoặc hợp pháp) tài liệu có giá trị lựa chọn từ tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản kho lưu trữ để khai thác, phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử, …của toàn xã hội Đặc điểm Nội dung tài liệu chứa đựng thông tin khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, tổ chức cá nhân Có tính xác cao, thơng tin cấp Do nhà nước thống quản lý, nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử dụng theo quy định pháp luật 1.2 Các loại hình tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ hành Tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật Tài liệu lưu trữ nghe – nhìn Tài liệu văn học nghệ thuật Tài liệu lưu trữ điện tử Tài liệu hành Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động hầu hết ngành, lĩnh vực xã hội, nên bao gồm nhiều loại hình phong phú đa dạng Để quản lý cách khoa học loại hình tài liệu lưu trữ, nhà lưu trữ học phải nghiên cứu đặc điểm loại hình tài liệu sở đề biện pháp thích ứng để quản lý tốt loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, vào vật mang tin ghi tin, nhà lưu trữ học phân chia tài liệu lưu trữ số loại hình như: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học - kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử… Tài liệu hành chính: văn có nội dung phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hóa, qn sự… Tài liệu hành có nhiều thể loại phụ thuộc vào giai đoạn lịch sử quốc gia, dân tộc Ở Việt Nam, thời Phong kiến tài liệu hành loại: luật, lệ, lệnh, sắc, chiếu, chỉ, dụ, cáo, sách, biểu, sớ… thời Pháp thuộc sắc luật, sắc lệnh, nghị định, công văn… ngày tài liệu hành hệ thống văn bảo quản lý nhà nước như: hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, nghị quyết, định, thơng tư, tờ trình, kế hoạch, báo cáo, cơng văn… Đây loại hình tài liệu chiếm tỷ lệ lớn lưu trữ Tài liệu khoa học - kỹ thuât: loại tài liệu có nội dung phản ánh hoạt động nghiên cứu khoa học; phát minh sáng chế; thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng bản; thiết kế chế tạo loại sản phẩm công nghiệp; điều tra, khảo sát tài nguyên thiên nhiên địa chất, khống sản, khí tượng, thuỷ văn trắc địa, đồ… Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như: tài liệu pháp lý, thuyết minh cơng trình, báo khảo sát, báo cáo nghiên cứu khả thi, dự toán, toán, hồ sơ thầu, vẽ thiết kế kỹ thuật, vẽ thiết kế thi cơng, hồn cơng; vẽ tổng thể cơng trình, vẽ chi tiết cơng trình; loại sơ đồ, biểu đồ tính tốn; loại đồ, trắc địa… Tài liệu nghe nhìn: tài liệu phản ánh hoạt động trị, kinh tế, văn hóa xã hội hoạt động phong phú khác cách ghi tái lại kiện, tượng âm hình ảnh Loại tài liệu chuyển tải, tái kiện, tượng cách hấp dẫn sinh động, thu hút ý người Hiện nay, khối tài liệu chiếm vị trí quan trọng Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam Tài liệu nghe nhìn bao gồm loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; ảnh, cuộn phim (âm dương bản) thể loại khác như: phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự… Tài liệu điện tử: loại tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân sử dụng máy vi tính q trình sản sinh lưu trữ tài liệu Tài liệu điện tử hay gọi tài liệu đọc máy, liệu dạng đặc biệt đọc sử dụng máy vi tính Như vậy, tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm file liệu sở liệu, thư điện tử, điện tín dạng văn dạng mã hóa số thơng tin Ngồi bốn loại hình tài liệu chủ yếu trên, tài liệu lưu trữ cịn có tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ, hoạt động trị, khoa học… Loại tài liệu chủ yếu thảo tác phẩm văn học- nghệ thuật, khoa học; thư từ trao đổi tài liệu tiểu sử nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩ tiếng, nhà hoạt động trị, hoạt động khoa học; phác thảo hoạ sĩ… Tài liệu lưu trữ dù loại hình đóng vai trị quan trọng việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức, cá nhân đồng thời góp phần phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trình xây dựng phát triển đất nước 1.3 Những đặc điểm chủ yếu tài liệu lưu trữ - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động thành tựu lao động sáng tạo người qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện tượng, biến cố lịch sử, hoạt động quan, tổ chức, cống hiến to lớn anh hùng dân tộc, nhà khoa học văn hóa tiếng - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ chính, gốc tài liệu Trường hợp khơng có chính, gốc dùng có giá trị thay Tài liệu lưu trữ văn phải có đầy đủ yếu tố thuộc thể thức văn theo quy định hành nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thơng tin như: bút tích tác giả, chữ ký người có thẩm quyền, dấu xác nhận quan, tổ chức, thời gian sản sinh tài liệu… Chính tài liệu lưu trữ ln ln người khai thác sử dụng - Tài liệu lưu trữ thơng thường có đến hai Đặc điểm khác với xuất phẩm sách, báo, tạp chí Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ, để hư hỏng, mát khơng thay - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Nó đăng ký, bảo quản nghiên cứu, sử dụng theo quy định pháp luật 1.4 Ý nghĩa, tác dụng TLLT a Về trị Tài liệu lưu trữ chính, gốc văn lưu lại, giữ lại phục vụ cho nhu cầu khai thác đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ để nghiên cứu dựng lại kiện lịch sử cách xác thực, làm cứ, chứng phục vụ hoạt động quản lý quan, tổ chức mục đích đáng cơng dân b Về kinh tế Tài liệu lưu trữ hình thành lĩnh vực xây dựng dùng để nghiên cứu khơi phục, sửa chữa cơng trình kiến trúc, cơng trình xây dựng bị hư hỏng qua thời gian bị tàn phá chiến tranh, thiên tai Sử dụng tài liệu lưu trữ lĩnh vực tiết kiệm nhân lực, vật lực đồng thời đảm bảo tính lịch sử thẩm mỹ kiến trúc kết cấu cơng trình c Về nghiên cứu khoa học Tài liệu lưu trữ chứa đựng thơng tin có giá trị tính xác cao dùng để biên soạn lịch sử phát triển quốc gia, dân tộc ngành, lĩnh vực hoạt động, quan, tổ chức cá nhân cụ thể d Về văn hóa Tài liệu lưu trữ nguồn di sản văn hóa đặc bịêt dân tộc Cùng với loại di sản văn hóa khác mà người để lại từ đời qua đời khác di khảo cổ, vật bảo tàng, cơng trình kiến trúc, điều khắc, hội hoạ… tài liệu lưu trữ để lại cho xã hội loài người văn tự có Pháp… ảnh chưa đẹp, có giá trị lịch sử, nghiên cứu chân dung HCM)… + Cần ý tới TLNN có tính nghệ thuật, thể lạ, trường phái khác nhau, người tiên phong lĩnh vực… nguồn sử liệu quý để nghiên cứu lịch sử ngành hay TLNNVN + Từ tác giả hình dung TLNN sản sinh thời gian gắn liền với tên tuổi hoạt động nhà nhiếp ảnh thời kỳ (vd chiến tranhcó Nguyễn Bá Khoản, Đinh Đăng Định, Vũ Năng An… chụp lại ảnh ghi lại tâm chiến thắng nhân dân ta + Đối với ảnh kiện phim thời sự, tác giả khơng đóng vai trị quan trọng, có nhiều ảnh hưởng đến khuynh hướng mục đích cơng việc Có thể có nhiều tác giả phản ánh kiện, cần vận dụng TLNN tiêu biểu nhất, phản ánh trung thực để làm sở so sánh với (VD: Đại hội Đảng có nhiều người chụp ảnh, chọn kiểu tiêu biểu nhất, thể tồn cục khía cạnh đại hội, kết hợp với tác giả có tên tuổi) + Cần ý tác giả giao nhiệm vụ chụp, quay kiện có giá trị việc tự quay, tự chụp hay làm việc cách ngẫu nhiên - Tiêu chuẩn gốc tài liệu: Là cần thiết, phản ánh tính chân thực kiến Nếu ảnh, phim điện ảnh mà khơng có giá trị giá trị “tam thất bản” + Bản gốc âm gốc dương kiểm tra gốc, sinh trực tiếp kiện xảy ra, có độ tin cậy + Bản sao lại từ dương gốc âm gốc Do lại nên khơng cịn xác gốc kể chất lượng nội dung Các chọn khơng có tài liệu gốc TL gốc bị hư hỏng đến mức sửa chữa + Vận dụng tiêu chuẩn để chon tài liệu gốc, có chất lượng để đưa vào bảo quản khai thác sử dụng Trong thực tế có trường hợp TLNN phản ánh nội dung người thật, việc thật lịch sử, dựng lại, diễn lại để chụp ảnh, quay hình… TLNN gọi gốc, để phục vụ cho mục đích đó, lựa chọn bảo quản, kiến có xảy ra, điều kiện mà nhà nhiếp ảnh không ghi lại Vd ảnh đ/c Võ Nguyên Giáp mặc quần áo âu phục, đội mũ phớt đứng trước hàng quân đọc nhật lệnh ngày 22/12/1044 cảnh diễn lại để chụp ảnh Nhưng ảnh phải đưa vào bảo quản, khơng cịn khác nó, mà kiện phản ánh mốc quan trọng lịch sử Tóm lại, nhóm tiêu chuẩn xuất xứ giúp cho LT xác định giá trị TLNN dựa vào hình thành nên chúng Khi vận dụng tiêu chuẩn để xây dựng 74 GTTLNN phải tuỳ loại ảnh, phim điện ảnh, ghi âm mà vận dụng cho thích hợp * Nhóm tiêu chuẩn nội dung: Đây nhóm tiêu chuẩn quan trọng để XĐGTTLNN Bất kiện, tượng có nội dung hình thức, nội dung định hình thức Một ảnh, phim điện ảnh hay ghi âm có giá trị phải tài liệu có nội dung tốt, phản ánh trung thực kiện, người, có ý nghĩa lịch sử, khoa học ý nghĩa khác xã hội.Nhóm tiêu chuẩn bao gồm tiêu chuẩn: - Tiêu chuẩn ý nghĩa kiện, người đối tượng khác ghi TLNN: + Giá trị TLNN trước hết phản ánh kiện, người đối tượng khác có ý nghĩa trị, kinh tế, văn hố-xã hội… Những kiện có ý nghĩa giá giá trị nội dung cao nhiêu + Vận dụng tiêu chuẩn để XĐGTTLNN cần ý đến kiện bật, đánh dấu bước ngoặt lớn thời kỳ, giai đoạn lịch sử dân tộc ta VD: Sự kiện đời Đảng cộng sản Việt Nam; giai đoạn chuẩn bị tiến hành cách mạng tháng 8/1945, hình ảnh khởi nghĩa HN, TPHCM, Chủ tịch HCM đọc Tun ngơn độc lập… Ngồi cần ý lựa chọn hình ảnh vị lãnh tụ Đảng, Nàh nước mà hoạt động có liên quan đến lịch sử đất nước, anh hùng người có cơng lao to lớn dân tộc tất lĩnh vực hoạt động XH Tóm lại, tất TLNN làm sáng tỏ kiện, mốc lịch sử có ý nghĩa phải lựa chọn để Nhà nước bảo quản - Tiêu chuẩn mức độ làm sáng tỏ thời gian, địa điểm kiện TLNN: + TLNN có đặc điểm làm dừng lại khoảnh khắc định thời gian địa điểm Vì vậy, thời gian địa điểm hình thành nên TLNN trùng khớp với thời gian địa điểm xảy kiện (VD: ảnh quân pháp rút khỏi cầu Long Biên hình ảnh đội giương cao cờ đỏ vàng tiến tíên vào HN ngày 10/10/1954 vừa hình ảnh kết thúc ách thống trị Pháp, vừa hình ảnh ngày giải phóng thủ đô + Trong nội dung TLNN (VD nhiều ảnh, đoạn phim) mà thể rõ ngày tháng địa điểm xảy kiện (ở phơng ảnh, áp phích, panơ có hàng chữ, số, địa danh… mà thông qua ta biết thời gian nơi xảy kiện đó, có giá trị cao, cho dù nhiều ảnh hay đoạn phim không đẹp lắm, song xét ý nghĩa kiện lựa chọn lưu trữ vĩnh viễn - Tiêu chuẩn mức độ phản ánh đầy đủ kiện người: + Vận dụng tiêu chuẩn này, có nghĩa thực tế kiện xảy ghi lại nhiều ảnh hay đoạn phim Song ảnh hay đoạn phim phản ánh kiện giống nhau, có ảnh hay đoạn phim cho ta thấy 75 khái quát kiện, có ảnh, đoạn phim đặc tả cho ta khía cạnh kiện… (VD: đại hội có tồn cảnh, buổi thảo luận…) Do đó, lựa chọn cần phải ý đến ảnh, đoạn phim thể cách trung thực nhất, toàn cảnh kiện + Đặc biệt, TLNN phản ánh kiện cịn tiếp diễn (như cơng trường xây dựng thuỷ điện Hồ Bình…) có nhiều vấn đề thăm dị địa chất, lễ khởi công, lấp sông, hợp tác với Liên Xơ khía cạnh khác… Tất TLNN chủ đề cần phải thu thập đầy đủ Nhưng số đó, cần đặc biệt ý đến TL phản ánh đầy đủ, toàn diện giai đoạn chủ yếu trình diễn kiện - Tiêu chuẩn mức độ tin cậy: + Một yêu cầu quan trọng đánh giá TLNN nội dung có phản ánh chất kiện khơng (có đảm bảo tin cậy khơng) Vì thực tiễn có trường hợp nội dung kiện hình ảnh trái ngược nhau, làm giảm giá trị TLNN + Khi vận dụng tiêu chuẩn này, cần ý đến thống nội dung kiện phản ánh (về thời gian, địa điểm, nhân vật, đối tượng…) với phù hợp thực tế Ngày nay, với kỹ nghệ nhiếp ảnh KTS, ảnh hay đoạn phim bị làm giả, bị ghép nối tinh vi khó phát Do đó, xem xét mức độ tin cậy cần phải nắm vững kỹ thuật nhiếp ảnh để phát sai lệch hay giả mạo + Ngồi ra, người quay phim hay nhiếp ảnh không nắm bắt chất đối tượng hay kiện dẫn đến sai lệch bóp méo kiện (VD: vẻ người ta có lúc buồn, vui, thể điểm thời điểm khác nhau, khơng nắm bắt chốc lát nhân vật trở thành người hoàn toàn khác) - Tiêu chuẩn thông tin mới: + Trong hoạt động xã hội, thường có kiện lặp lặp lại qua năm tháng ngày lễ, mít tinh… có nhiều kiện xuất lần Cho dù kiện lặp lại khơng hẳn lần giống hình thức nội dung, chủ yếu phụ thuộc vào hồn cảnh, nhiệm vụ trị thời kỳ một, mà thường xuất thơng tin + Vận dụng tiêu chuẩn này, TLNN có ý nghĩa phản ánh kiện phải ý đến thông tin xuất lần lặp lại Vận dụng tiêu chuẩn để đặc biệt ý đến kiện xảy mà trước chưa có (VD hình ảnh chuyến bay lên vũ trụ người Việt Nam, thăm dò phát mỏ dầu phát sinh học…)… Tất hình ảnh có thơng tin lần xuất phải lựa chọn để đưa vào bảo quản vĩnh viễn - Tiêu chuẩn TL chữ viết kèm theo hình ảnh, phim điện ảnh: Ngồi TLNN, nội dung chúng cịn bao gồm phần thích, thuyết minh… để giải thích 76 nội dung kiện, thời gian, địa điểm tác giả TLNN Đây thông tin quan trọng, làm tăng thêm giá trị TLNN lên nhiều, giúp người xem hiểu chất kiện ghi TLNN (VD: ảnh chụp Bác Hồ nói chuyện với số xã viên HTX nơng nghiệp, khơng có thích khơng thể biết Bác ngồi đâu, làm gì, khơng sử dụng ảnh này) - Tiêu chuẩn kiểu ảnh: Mỗi kiện có ý nghĩa đó, thường ghi lại nhiều góc độ khác nhau, nhiều hình thức khác (chụp ảnh, ghi hình, ghi âm) loại góc độ khác Tuy ảnh hay đoạn phim không trùng nhau, thể đối tượng Do XĐGTTLNN cần ý lựa chọn kiểu ảnh đoạn phim khác chủ đề hay kiện Vận dụng tiêu chuẩn cần ý tới đoạn phim, hình ảnh ghi lại kiện có ý nghĩa khoa học, lịch sử, kinh tế, văn hố nên giữ lại nhiều hình ảnh khác để giúp nghiên cứu sau cách toàn diện (VD phản ánh lễ độc lập 2/9/1945 cần giữ lại ảnh tồn cảnh QT Ba Đình, Bác Hồ độc tun ngơn, chiến sĩ vệ quốc quân bảo vệ… kiện quan trọng giữ lại tất có được) Cịn kiện khác có ý nghĩa giữ lại tiêu biểu * Nhóm TC hình thức bên ngồi: Những tiêu chuẩn hình thức bên ngồi la thể cụ thể quan điểm toàn diện cơng tác đánh giá, nội dung TLNN liên quan chặt chẽ với hình thức Hình thức gồm mặt: bên bên Bên phản ánh cấu trúc ảnh, đoạn phim, bao gồm MLH yếu tố bố cục; cịn bên ngồi phản ánh trình độ phát triển kỹ thuật nhiệp ảnh, điện ảnh để thể TLNN Nhóm gồm tiêu chuẩn sau: - Tiêu chuẩn chất lượng truyền đạt nội dung TLNN: Một TLNN tốt chất lượng truyền đạt (VD hình ảnh bị mờ, nhoè, chồng lên nhau, mốc, xước, rung, âm bị mất…) giá trị bị giảm nhiều Do đó, lựa chọn TLNN, cần kiên loại TLNN có chất lượng thể q đến mức khơng thể xem rõ hình ảnh hay âm Tuy nhiên, kiện quan trọng giữ lại thứ chưa thật đạt yêu cầu, giúp nhận biết kiện - Tiêu chuẩn tình trạng kỹ thuật TLNN: Đây tiêu chuẩn cần thiết để xem xét GTTLNN kho LT bảo quản nhiều loại phim âm đế khác Có loại cấu tạo đế an tồn, có loại cấu tạo đế khơng an tồn khơng cịn phương tiện để sử dụng chúng Do vậy, lựa chọn TLNN cần hạn chế loại phim khơng an tồn Nếu cịn loại cần phải nghiên cứu chuyển đổi sang loại đế an toàn khác tu bổ, sửa chữa đưa vào bảo quản 77 Những ảnh bị hư hỏng yếu tố vật lý, hoá học sinh vật làm hỏng lớp nhũ tương bị màu, cháy nước nấm mốc… tác nhân lây truyền sang khác, cần thận trọng lựa chọn loại này, chúng cịn phục chế phục chế đưa vào kho, cịn khơng phục chế nên loại bỏ, trừ thứ mà khơng có thay cần phải xử lý giữ nguyên trạng hư hỏng mức dộ cho phép * Nhóm tiêu chuẩn nghệ thuật: Khác với tài liệu hành hay TLKHKT, TLNN vừa mang tính thời sự, vừa mang tính nghệ thuật Vì vậy, tiêu chuẩn tiêu chuẩn đặc thù để XĐGTTLNN Một ảnh nghệ thuật cao ảnh tạo ấn tượng sâu sắc, tạo nên rung cảm mãnh liệt người xem Những hình tượng có tác dụng giáo dục mạnh mẽ tư tưởng, tình cảm người Cái đẹp thể ảnh, phimphải bắt nguồn từ phản ánh chân thực hoạt động có ích người (VD ảnh chụp người nữ du kích giương cao súng, cô gái dân quân kéo xác máy bay B52… vừa có tính chân thực, vừa có tính nghệ thuật cao) Các khâu nghiệp vụ chủ yếu 2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu nghe- nhìn Ở Việt Nam nay, tài liệu lưu trữ nghe nhìn bảo quản nhiều nơi, quan sản sinh loại hình tài liệu Ví dụ tài liệu ảnh bảo quản Thông xã Việt Nam, Ban biên tập báo như: Báo Nhân dân, Quân đội nhân dân, Tiền phong, Phụ nữ Việt Nam, Thanh niên v.v…; Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III - Các Bảo tàng như: Bảo tàng Cách mạng Việt Nam, Bảo tàng Hồ Chí Minh, Bảo tàng Lịch sử, Bảo tàng Lịch sử Quân Việt Nam Bảo tàng khác… Những bảo tàng sưu tập tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm liên quan đến nội dung trưng bày họ - Viện Thông tin Khoa học Xã hội Việt Nam có nhiều tài liệu ảnh thời kỳ Pháp thuộc Viện Viễn Đông Bác Cổ sưu tầm trước - Về phim điện ảnh, chủ yếu lưu trữ Viện phim Việt Nam xí nghiệp phim như: Xí nghiệp Phim tài liệu Khoa học Trung ương, Xí nghiệp Phim truyện, Xưởng phim Quân đội; Đài Truyền hình Việt Nam… - Về tài liệu ghi âm, phòng Bá âm Đài tiếng nói Việt Nam đài phát truyền hình địa phương Ngồi ,cịn nguồn tư liệu ảnh lớn có xuất xứ cá nhân tài liệu ảnh Việt Nam đăng mạng internet trang web www.Hanoilavie.com lịch sử Hà Nội qua ảnh Tác giả trang web ông Chaplain Philippe, chủ tịch Liên đoàn di sản quốc gia Pháp 78 Đây nơi bảo quản nhiều ảnh, phim điện ảnh khai thác phục vụ nghiên cứu Tài liệu ghi âm chủ yếu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Đài Phát Tiếng nói Việt Nam Đài Phát Truyền hình địa phương 2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe – nhìn + Cơ sở lý luận: nhóm đề tài phân tích ba phương pháp để xác định giá trị tài liệu nghe - nhìn (phương pháp sử liệu học, phương pháp thông tin, phương pháp hệ thống ba nhóm tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu nghe - nhìn: - Nhóm tiêu chuẩn xuất xứ: tiêu chuẩn tác giả tài liệu; tiêu chuẩn gốc; - Nhóm tiêu chuẩn nội dung: tiêu chuẩn ý nghĩa kiện, đối tượng, người quay, chụp ảnh, phim; tiêu chuẩn mức độ làm sáng tỏ thời gian, địa điểm kiện; tiêu chuẩn mức độ phản ánh đầy đủ người kiện; tiêu chuẩn mức độ tin cậy; tiêu chuẩn thông tin mới; tiêu chuẩn tài liệu chữ viết kèm theo; tiêu chuẩn góc quay, kiểu ảnh; tiêu chuẩn nghệ thuật; - Nhóm tiêu chuẩn đặc điểm bề ngồi: tiêu chuẩn truyền đạt nội dung tài liệu nghe - nhìn; tiêu chuẩn tình trạng lý hóa tài liệu; tiêu chuẩn mức độ nguyên vẹn tài liệu; tiêu chuẩn độc đáo vật mang tin; tiêu chuẩn tính khám phá thơng tin; tiêu chuẩn tính độc lập thơng tin; tiêu chuẩn tính tổng thể tài liệu; tiêu chuẩn thừa nhận xã hội + Cơ sở pháp lý: nhiều văn pháp quy Đảng Nhà nước công tác lưu trữ nhiều nói đến tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Qua nghiên cứu hệ thống văn này, nhóm đề tài khẳng định Đảng Nhà nước ta sớm quan tâm đến tài liệu nghe - nhìn coi phận quan trọng thiếu thành phần Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam + Cơ sở thực tiễn: nhóm đề tài tiến hành khảo sát, nghiên cứu nội dung tài liệu nghe - nhìn số quan Trung ương địa phương để làm sở cho việc xây dựng bảng Danh mục thành phần tài liệu nghe - nhìn cần nộp vào lưu trữ lịch sử cấp Ví dụ: Chương 3.Theo nhóm đề tài, muốn xây dựng Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu nghe - nhìn vào lưu trữ lịch sử mình, lưu trữ lịch sử cần tiến hành theo bước công việc sau: + Bước 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ quan hệ thống tổ chức máy Nhà nước; phát quan, tổ chức có sản xuất lưu giữ nhiều tài liệu nghe - nhìn để phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức Kết nghiên cứu bước xây dựng Danh mục sơ quan, tổ chức có sản xuất lưu giữ tài liệu nghe - nhìn để thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức + Bước 2: Nghiên cứu khảo sát trực tiếp quan, tổ chức theo Danh mục sơ lập bước Kết nghiên cứu bước xây dựng Danh mục 79 quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu thường xuyên không thường xuyên tài liệu nghe - nhìn vào lưu trữ lịch sử + Bước 3: Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu nghe - nhìn vào lưu trữ lịch sử - Đối với việc xây dựng Danh mục thành phần tài liệu nghe - nhìn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, bên cạnh nguyên tắc lịch sử, ngun tắc tổng hợp tồn diện, nhóm đề tài cịn lưu ý tới ngun tắc phân loại thơng tin tài liệu nghe - nhìn theo ngành, lĩnh vực hoạt động 2.3 Chỉnh lý, xếp tài liệu lưu trữ nghe - nhìn 2.4 Bảo quản phục vụ khai thác sử dụng tài liệu nghe- nhìn 2.4.1 Nguyên nhân ảnh hưởng tới tuổi thọ tài liệu nghe- nhìn Nguyên nhân chất liệu trình chế tác Nguyên nhân điều kiện thiên nhiên Nguyên nhân vi sinh vật sinh vật Nguyên nhân bảo quản sử dụng tài liệu Nguyên nhân chất liệu trình chế tác tài liệu: - Nguyên liệu để sản xuất tài liệu nghe nhìn giấy ảnh, kính, phim nhựa hố chất tạo nên hình ảnh Độ bền ảnh phim phụ thuộc nhiều vào hoá chất dùng trình rửa ảnh rửa phim - Đối với tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm giới, từ tính quang học, chất liệu sản xuất khác Nguyên nhân điều kiện thiên nhiên: Nhiệt độ Độ ẩm Ánh sáng Khơng khí Ngun nhân vi sinh vật sinh vật Nấm mốc Côn trùng Nguyên nhân bảo quản sử dụng tài liệu Chế độ bảo quản không cách Thiếu phương tiện bảo quản Thiếu nội quy bảo quản sử dụng Do sử dụng không cách 2.4.2 Biện pháp bảo quản tài liệu nghe, nhìn a Nhà kho bảo quản - Vững - Được xây dựng vật liệu kiên cố, không bắt lửa - Tránh điều kiện bất lợi khí hậu địa phương, biến động nhiệt độ, độ ẩm, mưa lớn bất thần, ánh sáng mức 80 - Tránh tác nhân ô nhiễm xâm hại có nguồn gốc thực vật hay sinh vật khí hậu tạo : nấm mốc, mối, gián, bọ ba đuôi b.Trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe-nhìn - Đối với tài liệu ảnh (ảnh dương bản, kính ảnh, phim âm bản) dùng vật liệu bao giấy (phong bì giấy) để đựng - Đối với tài liệu phim dùng hộp đựng làm nhựa trơ kim loại khơng ăn mịn, hộp giấy không axit để lưu trữ cuộn phim c Biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu nghe-nhìn - Điều chỉnh nhiệt độ độ ẩm - Chống bụi bẩn: Để phòng ngừa bụi kho lưu trữ tài liệu nghe-nhìn cần phủ theo chiều ngang hay chiều dọc lớp sơn chống bụi sát trùng; khơng khí vào kho phải qua hệ thống lọc bụi; tài liệu phải xếp hộp tông không axit; vệ sinh thường xuyên máy hút bụi - Hạn chế cường độ ánh sáng: Ánh sáng yếu tố gây tác động quang hoá lên bề mặt tài liệu Để hạn chế tối đa cường độ ánh sáng chiếu vào tài liệu phải sử dụng vật liệu bao bọc tiêu chuẩn Chất dẻo Mylar Lớp phủPolyetylen - Chống hoả hoạn: Việc phòng ngừa hoả hoạn kho tài liệu nghe-nhìn vấn đề cấp bách Bằng việc đề quy định cấm dùng lửa, cấm để chất dễ cháy nổ, dễ phát tia lửa, hệ thống điện kho phải đảm bảo tuyệt đối an toàn - Đề phòng sử dụng: Việc sử dụng tài liệu nghe-nhìn khơng cẩn thận, khơng qui định ảnh hưởng tiêu cực tới tuổi thọ chúng Về kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu trữ cầnphù hợp với điều kiện khí hậu nóng ẩm nước ta Kho Lưu trữ thiết kế đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật cho việc bảo quản tài liệu lưu nói chung tài liệu phim, ảnh, ghi âm nói riêng Kho trang bị gía đại, tủ đựng tài liệu nghe – nhìn với hệ thống điều hồ trung tâm, bên kho cần phịng lạnh sâu thích hợp cho việc bảo quản tài liệu nghe – nhìn Khơng khí đưa vào kho qua hệ thống lọc, bảo đảm tinh khiết lành Nhiệt độ kho phải ln ln 20độC Ngồi ra, kho có hệ thống hút ẩm độc lập với hệ thống điều hoà hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động khí CO2, hệ thống báo đột nhập lắp đặt để bảo vệ an toàn kho tài liệu Hiện nay, trang thiết bị phục vụ cho việc xử lý nghiệp vụ tài liệu nghe – nhìn bao gồm loại máy móc trang thiết bị như: - Máy in băng cối loại băng từ tính; - Máy xử lý âm tín hiệu; - Hệ thống máy vi tính chuyển liệu - Đầu câm Mixer: 81 - Máy ảnh, máy camera thời gian tới trang bị thêm loại máy móc, trang thiết bị đại như: Máy lau đảo mốc phim điện ảnh, máy lau ẩm, hệ thống máy ảnh đại… Tài liệu ảnh xác minh thích, lập mục lục, quét ảnh để phục chế loại ảnh bị hư hỏng xuống cấp Tài liệu ảnh bảo quản giấy hút ẩm Tuy nhiên, nhiều ảnh chưa xác minh, thích Vì có số quan, cá nhân nộp vào khơng thích nên gây khó khăn cho cán lưu trữ xác minh nội dung Ngoài ra, việc tiến hành băng ghi âm tài liệu quan trọng sang loại băng có chất lượng cao để đưa vào bảo hiểm bảo hiểm ổ cứng máy tính Công việc đem lại hiệu cao việc sử dụng tài liệu ghi âm Trung tâm lưu trữ như: Độc giả hồn tồn tra tìm tự động tài liệu ghi âm; ngồi phần âm thanh, độc giả nhìn thấy in nội dung mà nghe nghiên cứu Tài liệu nghe – nhìn số thành phần tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Nó có giá trị nhiều mặt nên việc bảo quản an toàn khai thác sử dụng cách hiệu nhiệm vụ quan trọng ngành lưu trữ Việt Nam nói chung c Những giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác bảo quản tài liệu nghe-nhìn trung tâm lưu trữ Hiện nay, Đảng Nhà nước ta quan tâm đến cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn nói riêng, song với thời gian, tài liệu hàng ngày, hàng bị tác động yếu tố môi trường làm hư hỏng xuống cấp Nhiều tài liệu nghe - nhìn quý bị màu, bong lớp thuốc, khơ, giịn, loang ố, mối, mọt, bốc mùi chua dấm Thấy rõ tình hình đó, việc đề phương pháp bảo quản tài liệu trung tâm lưu trữ đưa phương pháp nhằm hồn thiện cơng tác bảo quản tài liệu nghe – nhìn Trung tâm Lưu quan trọng cần thiết Các phương pháp bảo quản tài liệu nghe – nhìn sau: Khi xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe – nhìn phải ý tiêu chuẩn kỹ thuật thích hợp kho bảo quản tài liệu Trước xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe – nhìn phải tìm địa điểm khô ráo, tránh chỗ ẩm ướt gần ao hồ, sông suối, xa khu công nghiệp nơi ô nhiễm môi trường Khi thiết kế kho cho loại tài liệu phải ý đến khả khắc phục cố thiên tai hoả hoạn xảy Những người giao nhiệm vụ làm việc kho phải tuân thủ quy định nghiêm ngặt không hút thuốc lá, không đun, nấu gần kho Khi xây dựng kho bảo quản ảnh, phim điện ảnh ghi âm phải ý thiết kế cửa sổ phù hợp, có nhiều cửa sổ, phải khắc phục cách dùng rèm che cửa màu vàng để giảm tiếp xúc loại tài liệu với tia tử ngoại ánh sáng mặt trời Trong kho nên đầu tư máy lọc khí với việc dọn dẹp lau chùi thường xuyên làm 82 giảm bụi bẩn Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, tơ cứu hoả cần, phịng kho phải hoàn toàn ngăn cách với thiết kế phải làm cho khơng khí dễ lưu thơng, việc vận chuyển tài liệu kho dễ dàng thuận tiện Hệ thống điện kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng trịn có chụp bảo vệ Hệ thống máng, cống thoát nước phải đảm bảo tiêu thoát nước nhanh chóng, dễ dàng, tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến công tác bảo quản Hệ thống thiết bị điện điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động thiết bị dùng điện kho Có máy phát điện để hoạt động điện lưới Chính vậy, việc xây dựng kho bảo quản tài liệu nghe – nhìn phải đảm bảo yêu cầu nhà kho bảo quản cần thiết Biện pháp trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu nghe - nhìn: Có thể nói, tuổi thọ tài liệu nói chung tài liệu nghe – nhìn nói riêng phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trường bảo quản Tài liệu nghe – nhìn vật liệu dễ bị hư hỏng tác động mơi trường, khí hậu thân chất cấu tạo nên vật mang tin bị tự huỷ hoại Cho nên, cần phải có điều kiện mơi trường đặc biệt để bảo quản loại tài liệu Ảnh, phim điện ảnh ghi âm loại tài liệu khác tồn vĩnh viễn Thời gian tồn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Chất liệu làm ra, ánh sáng tử ngoại, mùn gỗ, giấy có axít, bụi bẩn, nhiệt độ độ ẩm q cao thấp làm cho tài liệu nghe – nhìn bị hư hỏng nhiều dạng khác dẫn đến làm giảm giá trị loại tài liệu Như vậy, biện pháp trì mơi trường tối ưu cho loại tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm biện pháp quan trọng cần thiết Thứ nhiệt độ, độ ẩm, khơng khí ánh sáng thích hợp bảo quản tài liệu ảnh: Chất lượng khơng khí sạch, nhiệt độ độ ẩm phù hợp định đến độ bền tài liệu ảnh Các loại ảnh tồn nhiều thập kỷ chúng bảo quản điều kiện quy định nghiêm ngặt nhiệt độ độ ẩm Những ảnh trơn, phẳng coi bền bị hư hại nghiêm trọng để mơi trường khơng khí q nhiễm ẩm ướt - Nhiệt độ: Nói chung, vật liệu làm ảnh đòi hỏi kho nhiệt độ thấp Nếu nhiệt độ tăng lên 100C tỷ lệ phản ứng hoá học tăng lên lần Trái lại, nhiệt độ kho hạ thấp làm giảm nhiều tỷ lệ hư hỏng tài liệu ảnh Nhiệt độ có sức phá huỷ đặc biệt, gây mở rộng co lại phim Trong lớp phủ khác ảnh, tạo nên kiểu khác tình trạng vật lý ảnh Hiện qua tìm hiểu nhiệt độ kho 40C Sự biến thiên nhiệt độ không 40C nhiệt độ kho không 210C Nhiệt độ kho 10-150C tốt cho tài liệu phim ảnh mầu khác Tài liệu ảnh mầu yêu cầu nhiệt độ thấp 20C so với ảnh đen trắng Tuy nhiên, tiếp xúc gắn với thực tế cần thiết, nhiệt độ trì 83 tối thiểu cần thiết thuận tiện cho người Sự thay đổi nhanh chóng nhiệt độ tài liệu đưa từ kho lạnh chỗ ấm làm hỏng tài liệu - Độ ẩm: Đây yếu tố môi trường quan trọng việc bảo quản ảnh Nó giống nhiệt độ Độ ẩm thấp nguyên nhân dẫn đến bị tróc mảng ảnh ảnh, độ ẩm cao lại gây nhiều vấn đề Độ ẩm cao tạo điều kiện cho hư hỏng lão hoá giấy, phát sinh mốc bám dính lớp gelatin ảnh khơng tốt Những thứ gây hư hại cho ảnh nghiêm trọng Độ ẩm 35-40% thích hợp cho việc bảo quản tài liệu ảnh Độ ẩm không tăng lên 65%, mốc có điều kiện phát triển Khơng khí sạch: Thành phần hố học có khơng khí có khả làm oxi hố trắng ảnh Các chất có chứa chất peroxit, ozon, sunpua (làm tăng axít sunpua hydrosunphat) axít nitrogen Tất chất có tác động đến môi trường Giới hạn tối đa để tạo nên ô nhiễm không khí không 10Mgm3 chất dioxít sunpua dioxít nitrogen, chất ozon giảm vết giới hạn mức 0,2Mgm Để đảm bảo tốt điều kiện hiệu hết dùng hệ thống điều hoà khơng khí - Ánh sáng: Lớp bọc nhựa không giữ ổn định ánh sáng trình làm bạc màu tài liệu lưu trữ lớp gelatin làm ổn định ánh sáng nhạt Những chất liệu làm phim màu đặc biệt dễ bị tác động ánh sáng có oxygen nước mặt phim, ánh sáng tia cực tím quang phổ tác động mạnh đến vật liệu ảnh Tuy nhiên tính suốt phim màu bị tác động nhiều ánh sáng tuỳ theo mức độ trưng bày ánh sáng nhiều hay Một số chất suốt biến màu dễ nhận thấy sau 20 phút dùng đèn chiếu Loại chất suốt cần lựa chọn cẩn thận Một số loại chất giữ màu gốc lâu chiếu sáng; loại chất khác giữ màu lâu để kho tối Muốn bảo đảm tính chất lý học tính chất hố ảnh phim điều kiện quan trọng loại trừ nhiệt độ độ ẩm cao môi trường xung quanh Nhiệt độ cao đặc biệt độ ẩm làm giảm độ nhậy sáng Độ ẩm cao gây tác hại trình bày dạng hư hỏng tài liệu phim điện ảnh phần Trong việc bảo quản phim màu, nhiệt độ độ ẩm cao ảnh hưởng lớn đến lớp thuốc nhậy sáng, kết làm màu cân đối màu sắc phim Độ ẩm thấp làm phim khơ, giịn, cong Khi độ ẩm cao làm hộp phim bị rỉ làm nhãn hộp bong, tróc Nhưng nhiệt độ thay đổi phim “thở” tức lần nhiệt độ thay đổi dẫn theo nước khơng khí vào ngồi hộp phim dễ bị phân huỷ Nơi để phim âm phim tiếng đen trắng sát tháng, độ ẩm tương đối phải từ 50-70%, nhiệt độ từ 14160C, phim đen trắng dương không 200C, phim màu không 140C Trên tháng phim âm bản, phim tiếng phim màu phải bảo quản buồng có nhiệt độ từ 10-120C, phim dương đen trắng từ 16-180C Khi phim bảo quản kho, đưa phim khỏi kho mà nhiệt độ cao 84 ta phải để nguyên gói vài (tốt khoảng đêm) đem sử dụng Vì ta đưa phim tới nơi có nhiệt độ có hơn, mở nước đọng lại mặt phim, làm cho phim dính lại với tạo đốm nhạt đậm màu độ đen trắng Nhiệt độ độ ẩm thích hợp bảo quản tài liệu ghi âm: Có thể nói, tài liệu ghi âm phụ thuộc nhiều vào điều kiện môi trường bảo quản Vì tài liệu ghi âm cấu tạo hố chất, dễ bị ảnh hưởng yếu tố khí hậu Theo nhà nghiên cứu ngồi nước điều điều kiện bảo quản thích hợp môi trường nhiệt độ tài liệu ghi âm 15-200C độ ẩm 40-50% Việc bảo quản không đảm bảo tài liệu lưu giữ mơi trường có thay đổi lớn 40C nhiệt độ lớn 5% độ ẩm Đồng thời tài liệu ghi âm phải bảo quản mơi trường khơng có bụi, khơ, chịu ảnh hưởng nguồn sáng, nguồn nhiệt Ánh sáng sử dụng ánh sáng nhân tạo phòng, kho bảo quản Tránh tuyệt đối ánh sáng mặt trời chiếu vào tài liệu Ánh sáng nhân tạo (ánh sáng điện) sử dụng hạn chế, nói chung bảo quản loại tài liệu bóng tối tốt Nó bị xố tác dụng điện trường mạnh, khơng nên để băng ghi âm từ tính gần loại biến áp, động điện chạy, micrô, loa v.v….khơng nên đặt băng ghi âm từ tính lên giá sắt giá sắt gây tượng từ xung Những băng từ nên đựng hộp sắt để chống lại tác động từ trường bên Ngồi ra, phải chống bụi cho băng ghi âm, bụi phá huỷ tài liệu, làm âm sai lệch bụi làm băng ghi âm dần từ tính Chính vậy, phải ln kiểm tra thường xuyên điều kiện nhiệt độ, độ ẩm kho lưu trữ để bảo quản tốt tài liệu nghe nhìn sử dụng máy điều hồ khơng khí máy điều chỉnh độ ẩm giúp điều chỉnh tác động môi trường Nếu kiểm tra độ ẩm tương đối cách sử dụng máy đo độ ẩm Để tạo trì kho mơi trường khí hậu theo u cầu người ta sử dụng phương pháp sau: - Dùng máy lạnh máy hút ẩm: Khi sử dụng phương pháp người ta điều chỉnh xác độc lập hai thơng số nhiệt độ độ ẩm khơng khí kho cách dễ dàng Bên cạnh đó, sử dụng máy lạnh máy hút ẩm cơng suất thiết bị phải lớn, đầu tư gây tốn loại máy đắt - Dùng máy lạnh dây đốt điện: Phương pháp sử dụng hệ máy làm lạnh có trang bị thêm sợi dây điện trở sinh nhiệt Theo chu kỳ định, ta việc thải loại nước đóng băng ngồi nhờ sợi dây điện trở đốt nóng khối băng Ưu điểm sử dụng phương pháp hiệu suất sử dụng thiết bị cao, dẫn đến việc tiết kiệm kinh phí đầu tư kinh phí vận hành máy Tuy nhiên, việc điều chỉnh cách độc lập nhiệt độ độ ẩm khó Nhưng phương pháp thứ hai trang bị kho bảo quản phim ảnh tương đối tốt phù hợp 85 Bên cạnh việc trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng biện pháp chống bụi cho tài liệu nghe – nhìn cần thiết Vì bụi hay nhiễm khơng khí kho lưu trữ gây hại cho tài liệu ảnh, phim điện ảnh ghi âm như: - Bụi xâm nhập từ bên vào kho qua kẽ hở, cửa sổ, cửa vào mà mắt thường khơng nhìn thấy được; giầy dép, quần áo người bảo quản không vệ sinh thường xuyên nguồn bụi vào phòng bảo quản - Bụi phát sinh từ bên trong: Vì qua nhiều năm, lớp sơn xi măng bong tróc gây bụi làm ảnh hưởng đến tài liệu nghe – nhìn - Bụi bẩn mang bào tử nấm mốc bay khơng khí nắp hộp phim mở chúng rơi xuống bám vào phim, ảnh làm cho chúng bị xước phát triển nấm mốc phim, ảnh, băng ghi âm Chính vậy, phải có biện pháp chống bụi tốt kho lưu trữ như: Dùng máy hút bụi để làm sàn kho bảo quản; dùng khăn lau ẩm để lau định kỳ cho bụi bẩn nắp hộp phim, ảnh, băng ghi âm nhằm loại trừ bụi bẩn môi trường người gây Hệ thống thiết bị an toàn: Hệ thống thiết bị an toàn giúp cho việc bảo vệ kéo dài tuổi thọ cho tài liệu nghe – nhìn cách hiệu Trong kho bảo quản tài liệu tài liệu nghe – nhìn phải đảm bảo hệ thống thiết bị an tồn như: Hệ thống phịng cháy, chữa cháy; hệ thống phát cháy; hệ thống chữa cháy tự động; thiết bị chống cháy thủ cơng Có thể nói, lửa huỷ hoại nhiều tài liệu lưu trữ dạng phim phim điện ảnh Chúng dễ dàng bị tổn hại nhiều so với loại tài liệu lưu trữ khác, đặc tính tự nhiên nguyên liệu lưu giữ, đặc biệt chất nitơrat xenlulo Ví như: Phim axetat bén lửa sau 12 phút nhiệt độ 3000C, ngược lại phim nitơrat bốc cháy nhiệt độ vịng giây Chỉ có phun khí Co2 dập lửa không làm ảnh hưởng đến phim điện ảnh Nên cách ly phim phim điện ảnh nơi bảo quản thích hợp, có bảo vệ chặt chẽ với bình phun nước tự động Có nhiều nguồn gây cháy cố ý gây hoả hoạn, việc bảo dưỡng kém, mạch điện tải Có thể giảm thiệt hại lửa phạm vi lửa cháy lan rộng thực biện pháp phịng cháy Việc trì, bảo dưỡng khu vực cất giữ, mạch điện, hệ thống phòng cháy việc kiểm tra thường xuyên thiết bị chống cháy cần thiết Vì vậy, chất lượng hệ thống phòng cháy, chữa cháy điều quan trọng Hệ thống phòng cháy, chữa cháy bao gồm số hệ thống sau: - Mạng điện độc lập; - Hệ thống phát cháy; - Hệ thống cảnh báo chuông báo động để báo cho người sử dụng biết; - Hệ thống dập lửa; - Hệ thống điều khiển tự động; - Hệ thống chuông báo động cho quan chữa cháy 86 Tuy nhiên, với tình hình thực tế nước ta việc trang bị hệ thống phòng cháy, chữa cháy cho phòng, kho lưu trữ Trung tâm lưu trữ để bảo quản tài liệu cịn nhiều khó khăn phức tạp Vì để đầu tư trang thiết bị đắt nhiều vấn đề khác Bài tập Câu hỏi 1: Trình bày khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe- nhìn ? Câu hỏi 2: Trình bày biện pháp bảo quản lưu trữ tài liệu nghe – nhìn cho có hiệu quả? 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Tập giảng: Phân loại tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam; Xác định giá trị thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu lưu trữ; thống kê công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật; Lưu trữ tài liệu nghe nhìn; Lưu trữ Đảng, đồn thể Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội [2] Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Nhà xuất giao thông vận tải năm 2009 [3] Công văn hướng dẫn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lí tài liệu lưu trữ hành 88 ... khác Giáo trình biên soạn nhằm trang bị cho học sinh kiến thức nghiệp vụ lưu trữ tài liệu hành chính, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu nghe nhìn, nghiệp vụ lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ Trong q trình. .. - Trình bày khái niệm lưu trữ như: tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ, công tác lưu trữ, khâu nghiệp vụ lưu trữ - Thể thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận trình học tập Nội dung chính: Tài liệu lưu. .. chị) khâu nghiệp vụ kể khâu nghiệp vụ quan trọng nhất? Tại sao? 37 CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ TÀI LIỆU HÀNH CHÍNH Mã chương: MH31.02 Mục tiêu: - Nêu khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ hành chính;