LËp kÕ ho¹ch dù ¸n VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 1 LËp kÕ ho¹ch dù ¸n h−íng dÉn dµnh cho c¸n bé ph¸t triÓn n«ng th«n T¸c gi¶ Elise Pinners, Cè vÊn Ph¸t triÓn Tæ chøc VECO, hîp t¸c víi GRET[.]
Lập kế hoạch dự án hớng dẫn dành cho cán phát triển nông thôn Tác giả: Elise Pinners, Cố vấn Phát triển Tổ chức VECO, hợp tác với GRET (đối với dự án nhỏ xem phần 4) Kh¸i niƯm chung vỊ dù ¸n Dù ¸n, hay lập dự án có nghĩa nhìn phía trớc, lập kế hoạch cho tơng lai Thực dự án hoạt động đợc lập kế hoạch chu đáo trớc tiến hành Đó hoạt động có khởi đầu kết thúc rõ ràng Văn kế hoạch dự án thờng đợc gọi tài liệu dự ¸n Chu tr×nh dù ¸n Mét chu tr×nh dù ¸n th−êng diƠn theo c¸c b−íc sau ®¸nh gi¸ nhu cầu đánh giá/ định lợng lập kế hoạch thực hiện, theo dõi/giám sát Bớc định lợng, đánh giá nhu cầu, có thêm bớc bổ xung thông tin, bớc phản ánh tiền định hớng Các bớc đợc gọi chung là: bớc xác định Trong bớc lập kế hoạch, hoạt động đợc lập kế hoạch Các hoạt động nhỏ đợc lập kÕ ho¹ch b−íc thùc hiƯn, sù tham gia bên hởng lợi bên liên quan khác đợc dễ dàng thoả thuận Đối với hoạt động nhỏ chu trình đợc áp dụng Kế hoạch tham gia: tham gia, bớc nào? Xác định bên liên quan Để viết dự án khả thi, việc xác định tất đối tợng liên quan quan trọng: đối tợng hởng lợi? đối tác tham gia: ngời tham gia thực dự án? đối tợng hoạt động lĩnh vực liên quan, có ảnh hởng đến kết dự án? Tham gia bớc nào? Sự tham gia bên liên quan quan trọng tất bớc lập kế hoạch dự án Sự tham gia ngời hởng lợi: thực tế có tham gia ngời hởng lợi bớc lập kế hoạch Đó lý cần thiết phải có bớc xác định: có tham gia trực tiếp ngời hởng lợi để kế hoạch đợc lập sở hiểu biết đầy đủ khó khăn, nhu cầu, lợi u tiên Cần rõ tài liệu dự án: đối tợng hởng lợi có tham gia lập kế hoạch cho hoạt động nhỏ (hoặc gọi dự án nhỏ (sử dụng bảng kế hoạch phần 4.3) không tham gia nh Sự tham gia đối tác: tất nhiên đối tác nên tham gia lập kế hoạch, cam kết thực kế hoạch Đối tợng hởng lợi đà đợc tổ chức cử đại diện để khẳng định tham gia bớc lập kế hoạch Các bớc lập kế hoạch Khi đà xác định rõ đối tợng tham gia lập kế hoạch, tiến hành bớc nh sau: chuẩn bị họp (chỉ rõ kết mong đợi cđa cc häp, vÝ dơ: chØ lËp kÕ ho¹ch cho hoạt động đề xuất kinh phí ban đầu, hay lập kế hoạch cho hoạt động cụ thể?) tiến hành họp để lập kế hoạch điều chỉnh kế hoạch (tham khảo lại ý kiến đóng góp thành viên tham gia dự thảo) giao trách nhiệm cho ngời khác tiến hành họp để thảo luận thống văn cuối cùng, chuẩn bị chu đáo sẵn sàng hoạt động (thực nh nào, quản lý, theo dâi, gi¸m s¸t sao?) VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page Cấu trúc kế hoạch (tài liệu dự án) Thông thờng tài liệu dự án đợc viết theo cấu trúc nh sau: 4.1 Giới thiệu Phần giải thích nguyên nhân tiến hành dự án Các nguyên nhân đa dựa kết bớc xác định, sử dụng nhận xét, đánh giá nhu cầu nghiên cứu liên quan Cần thiết phải liên hệ khó khăn xác định phần giới thiệu với tồn mà dự án tác động làm thay đổi; không liên hệ với tồn mà dự án tác động để cải thiện thức trạng Ví dụ: - không nói: khó khăn thiếu lợng ma cần thiết (dự án thay đổi đợc lợng ma, hÃy nói: phơng pháp canh tác không phù hợp với lợng ma thấp) - không nói: thiếu thuốc trừ sâu (thiếu tài liệu, hay thiếu thứ gì), cụ thể hÃy nói: phơng pháp phòng trừ sâu bệnh cha đợc nhận thức đầy đủ hay ngời nông dân cha đợc tiếp cận với biện pháp trừ sâu Do việc xác định thận trọng khó khăn quan trọng, cho phép lựa chọn giải pháp khả thi cụ thể (để xác định mục tiêu dự án) Ngợc lại xác định khó khăn cách thiếu thận trọng bỏ qua số giải pháp có giá trị từ đầu 4.2 Mục tiêu kết mong đợi Mục tiêu tổng thể Trong phần hÃy đóng vai trò ngời hởng lợi tởng tợng thực trạng dự án kết thúc Đó kết đạt đợc nhờ dự án Tốt nên dựa vào khó khăn đà xác định phần giới thiệu lập kết ngợc lại Ví dụ: - Nếu nguyên nhân dẫn đến nghèo đói suất mùa màng thấp, mục tiêu suất mùa màng tăng giảm đói nghèo - Nếu khó khăn trọng tâm chất lợng đầu vào kém, khả kiểm soát đầu vào nông dân hạn chế, mục tiêu tăng cờng khả kiểm soát việc cung ứng chất lợng đầu vào nông dân Mục tiêu cụ thể Trong phần hÃy chuyển khó khăn tơng ứng thành kết ngợc lại Trong ví dụ trên, xác định mục tiêu cụ thể liên quan đến suất lúa hoặc/và giống trồng khác, nông dân tự kiểm soát việc sản xuất giống chất lợng giống Không nên nhầm lẫn mục tiêu với hoạt động kết Mục tiêu thực trạng đợc tạo nhờ giúp đỡ dự án Mục tiêu bị ảnh hởng yếu tố bên Các mục tiêu cụ thể nên đợc cấu trúc tốt, b−íc tiÕp theo, chóng ta lËp kÕ ho¹ch cho tõng hoạt động dựa mục tiêu cụ thể Ví dụ: xếp mục tiêu theo chủ đề: mục tiêu kỹ thuật, phơng pháp, tổ chức, thể chế Kết mong đợi Đối với mục tiêu cụ thể, xác định đợc kết mong đợi dự án Cũng cần xác định trớc nguy ảnh hởng đến kết hoạt động dẫn đến không hoàn thành mục tiêu Những yếu tố khách quan ảnh hởng đến việc thực mục tiêu? Có thể tác động làm thay đổi yếu tố không? Ví dụ: việc tiêu thụ giống lúa sản xuất địa phơng phụ thuộc vào chứng nhận chất lợng quan chức có thẩm quyền tỉnh Nên phải báo cáo với quan này, chí mời quan tham gia dự án, để đạt đợc mục tiêu 4.3 Kế hoạch hoạt động, thời gian đầu vào (con ngời, vật chất) Dựa mục tiêu kết mong đợi lập kế hoạch cho hoạt động Song phải tính đến nguồn lực có để lập kế hoạch khả thi Đối với hoạt động chính, cần xác định hoạt động cụ thể, thời gian thực hiện, ngời tham gia, ngời chịu trách nhiệm chính, phơng tiện (tài chính, trợ giúp từ bên ngoài) cần thiết nh mẫu đề xuất dới Tuy nhiên, nên trách lập kế hoạch chi tiết, mọt kế hoạch chi tiết nên lập đà cso tham gia VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page cđa c¸c đối tác ngời hởng lợi kế hoạch hành động bớc để xác định rõ thời gian kinh phí cần thiết cho hoạt động Dới hớng dẫn sử dụng bảng kế hoạch VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page Hoạt động: Kết mong đợi: Địa điểm: Ngày: Hoạt động cụ thể (có thể điểm) VECO Vietnam, Elise Pinners Thời gian Ngời chịu trách nhiệm: (Tổ chức / cá nhân) Ngời tham gia , ngời Yêu cầu, kinh phí chịu trách nhiệm (vật chất, nguồn lao ®éng, tiỊn, trỵ gióp) 01/22/03 Page H−íng dÉn dïng bảng kế hoạch Nói chung bảng đơn giản Có thể thêm bớt dòng cột cho phù hợp cần thiết Kết mong đợi: xen phần 4.2 Hoạt động cụ thể: Các hoạt động cụ thể đợc trình bày theo trật tự lô gích định Có thể tham khảo trật tự lô gích sau: - huy động ngời (họp, xác định đối tợng liên quan) - huy động tài (huy động nguồn đóng góp từ thành viên, ngân hàng, nhà tài trợ, v.v) - chuẩn bị đầu vào (lựa chọn địa điểm, mua đầu vào) - thực - theo dõi: tiêu chí có liên quan đến kết mong đợi (xem phần 4.5) - đánh giá: dựa kết theo dõi, tham khảo ý kiến hỏi ngời tham gia, ngời hởng lợi Sau hoàn thành cột hoạt động cụ thể, điền vào cột lại theo hàng ngang Thời gian: - xác tốt, xác định ngày, cụ thể - lập kế hoạch thời gian khả thi: thời gian cần thiết để huy động nguồn tài nguồn lực ngời Ngời tham gia: tốt ngời có liên quan nên tham gia thờng xuyên trình lập kế hoạch Không lập danh sách ngời không thuộc tổ chức Nếu có ngời không thuộc tổ chức tham gia, họ nên đợc đề cập đến cột Viết tên ngời chịu trách nhiệm cho hoạt động Yêu cầu: - vật chất, nguồn lao động: số lợng, cần thiết định lợng chi phí cụ thể - hỗ trợ bên ngoài: xác định trợ giúp cần thiết Bảng kế hoạch nên đợc điều chỉnh phù hợp cần thiết Đôi thời gian đợc xác định sau (khi phơng tiện đà đợc huy động, phơng pháp đà đợc xác định) Chi phÝ cho vËt chÊt, ngn lao ®éng cịng cã thể đợc xác định bảng Trong nhiều trờng hợp, lập kế hoạch ngân sách đợc tiến hành sau có thông tin đầy đủ khả thi lựa chọn khác (phơng pháp, nguồn gây quỹ) 4.4 Ngân sách Kế hoạch ngân sách đợc lập dựa hoạt động Khi lập kế hoạch hoạt động, phơng pháp, lựa chọn cần đợc nghiên cứu cụ thể để lập kế hoạch ngân sách khả thi trở nên rõ ràng, dựa nguồn tài chính, nguồn lực ngời có Những kế hoạch lấy nguồn ngân sách cố định làm xuất phát điểm kế hoạch tồi Lập kế hoạch ngân sách bớc cuối cùng.Nhng tất nhiên, cần thiết phải xem xét lại tính khả thi hoạt động phơng pháp lựa chọn, bổ xung hoạt động gây quỹ nhằm làm cho kế hoạch phù hợp với ngân sách 4.5 Theo dõi & đánh giá Theo dõi có nghĩa ghi chép lại hoạt động đợc tiến hành, kết đạt đợc, tham gia ngời hởng lợi, đối tác, chi phí, v.v Đánh giá phụ thuộc chủ yếu vào kết theo dõi, nhng dựa nguồn số liệu khác: tổng hợp, kết luận Tiêu chí cần thiết cho theo dõi Những tiêu chí tính toán đợc dễ dàng xác minh ( không nên nhiều tiêu chí) Ví dụ tiêu chí: để theo dõi phát triển nhóm nông dân: a.có lập kế hoạch hoàn chỉnh không b khoản tiền có c việc sử dụng sổ sách (biên bản, sổ sách tài chính, danh sách hội viên, báo cáo việc tiêm phòng bệnh kết kiểm tra y tế khác) để theo dõi hoạt động tập huấn viên: có thờng xuyên sử dụng tập thùc hµnh, hái kinh nghiƯm cđa ng−êi tham gia tËp huấn, nhận xét đánh giá ngời tham gia tập huấn nội dung phơng pháp tập huấn EP-project planning-vn.doc, Elise Pinners 01/22/03 Page Theo dâi & đánh giá hoạt động đợc lập kế hoạch từ đầu theo bớc kế hoạch Để lập kế hoạch theo dõi đánh giá, sử dùng bảng biểu dới (đôi đợc gọi khung lô gích) Trong bảng bớc quan trọng đợc xếp lần lợt theo hàng (mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể, kết mong đợi xem phần 4.2) bớc cần rõ : - số để đánh giá kết quả? - nguồn thông tin xác minh kết quả? - giả định: yếu tố nằm kiểm soát ảnh ảnh hởng đến dự án Dới ví dụ đơn giản khung lô gích Khung lô gích Kế hoạch Mục tiêu tổng thể Mạng lới nhân giống lớn mạnh lên Mục tiêu cụ thể - tăng sản lợng giống đạt chất lợng - bán rộng rÃi địa phơng Kết mong đợi - tăng sản lợng - quan địa phơng cho phép hỗ trợ tiêu thụ giống Chỉ số Các thành viên phấn khởi tích cực tham gia vào hoạt động mạng lới - Chất lợng giống - 90% lợng giống đợc tiêu thụ địa phơng, với giá tối thiểu 1500 đồng/kg - số liệu sản lợng: 25% sản lợng/năm - nhà cung cấp giống mua giống mạng lới sản xuất Nguồn tin xác minh - đóng góp thành viên mạng lới Giả định quan trọng trợ giá giống nhập - cán địa phơng kiểm tra thờng xuyên sổ sách tài cán địa phơng không sÃn sàng kiểm tra chất lợng sổ sách ghi chép kết thực địa theo dõi thị trờng, vấn cán địa phơng không chấp nhận chất lợng giống chứng nhận chất lợng - - Bên cạch việc theo dõi đánh giá hoạt động đánh giá chung toàn dự án, tập trung vào ba khía cạch sau: hoạt động kết (xem phần 4.3); ảnh hởng: mục tiêu (xem kế hoạch) đà đạt đợc? ngời hởng lợi tham gia đánh giá; quản lý: dự án hay tổ chức hoạt động nh nào, điểm mạnh, điểm yếu trình quản lý dự án? Đây đợc gọi trình tự đánh giá EP-project planning-vn.doc, Elise Pinners 01/22/03 Page ... theo hàng ngang Thời gian: - xác tốt, xác định ngày, cụ thể - lập kế hoạch thời gian khả thi: thời gian cần thiết để huy động nguồn tài nguồn lực ngời Ngời tham gia: tốt ngời có liên quan nên tham... quan chức có thẩm quyền tỉnh Nên phải báo cáo với quan này, chí mời quan tham gia dự án, để đạt đợc mục tiêu 4.3 Kế hoạch hoạt động, thời gian đầu vào (con ngời, vật chất) Dựa mục tiêu kết mong... liên quan) - huy động tài (huy động nguồn đóng góp từ thành viên, ngân hàng, nhà tài trợ, v.v) - chuẩn bị đầu vào (lựa chọn địa điểm, mua đầu vào) - thực - theo dõi: tiêu chí có liên quan đến