lập kế hoạch dự án

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN    Giới thiệu chung kế hoạch dự án Công cụ lập kế hoạch dự án (Chia nhỏ công việc, Biểu đồ Gantt) Bài tập nhóm ứng dụng www.giaxaydung.vn KẾ HOẠCH DỰ ÁN LÀ: Một hệ thống văn thể mục tiêu, sản phẩm dự án, nhiệm vụ thực giai đoạn kỳ kế hoạch, phương án sử dụng nguồn lực để đảm bảo thực mục tiêu, đáp ứng đầy đủ ràng buộc dự án Bản đồ đường dự án www.giaxaydung.vn TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN      Vì thể ý đồ, mục tiêu nội dung dự án; Kế hoạch rõ công việc, hoạt động cần tiến hành Là để huy động nguồn lực để thực mục tiêu dự án Là quan trọng cho việc tổ chức thực hiện, đạo điều hành thực dự án Là để thiết lập hình thức kiểm tra, giám sát đánh giá việc thực dự án www.giaxaydung.vn HẬU QUẢ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH KÉM       Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức trách, nhiệm vụ, thời gian cho công việc, ); Thiếu để kiểm tra, giám sát; Khó đạo điều hành Không huy động nguồn lực cho dự án, nguồn lực tài chính; Khơng đảm bảo ràng buộc tiến độ, ngân sách chất luợng kỹ thuật; Khó (hoặc khơng thể) tổ chức phối hợp với đơn vị có liên quan ⇒ Không thực mục tiêu, đạt mức www.giaxaydung.vn thấp KHI NÀO LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN KH toàn dự án: Lập sau dự án bắt đầu khởi động; KH năm: Lập KH năm thứ với kế họach toàn dự án Lập KH năm sau lập trước 15 - 30 ngày bước sang năm sau KH quý: Lập KH quý năm với KH dự án KH năm thứ Lậpwww.giaxaydung.vn KH PHƯƠNG PHÁP CHUNG LẬP KẾ HOẠCH Nghiên cứu nhu cầu Nghiên cứu khả đáp ứng nhu cầu Đánh giá môi trường Cân đối nhu cầu với khả đáp ứng www.giaxaydung.vn Quyết định kế hoạch CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN       Bước 1: Xác định mục tiêu chung dự án; Bước 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung dự án thành mục tiêu trung hạn Bước 3: Cụ thể hoá mục tiêu trung hạn thành mục tiêu tác nghiệp (đầu cụ thể) Bước 4: Xác định hoạt động cần thiết để đạt đầu cụ thể Bước 5: Xác định nhu cầu nguồn lực việc kết hợp/huy động đầu vào để thực họat động Bước 6: Lên lịch trình thực họat động phân cơng trách nhiệm thực giám sát; www.giaxaydung.vn CĂN CỨ ĐỂ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN  Văn kiện dự án   Chính sách, luật pháp nước cộng hoà XHCN Việt Nam   Những quy định phủ nước tài trợ    Mơi trường (văn hoá Việt Nam ) Khả nguồn lực Các định mức kinh tế- kỹ thuật có liên quan tới dự án Các dự báo/ dự đốn v.v www.giaxaydung.vn KẾ HOẠCH CƠNG TÁC  Kế hoạch công tác dự án (theo định nghĩa UNDP) hoạt động cần phải thực ai, vào thời gian để tạo kết toàn kết cần thiết dự án để đạt mục tiêu dự án www.giaxaydung.vn MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC www.giaxaydung.vn 10 LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM, TRANG BỊ VÀ THUÊ CÁC DỊCH VỤ     Xác định số lượng; chủng loại; Hình thức (mua mới, thuê, đại hoá, sửa chữa ) Xác định nguời cung cấp; trình độ, kỹ năng, sách ưu tiên (người địa phương, sách xã hội ) V,v www.giaxaydung.vn 14 KẾ HOẠCH GIÁM SÁT Khái niệm: Là loại kế hoạch phản ánh cách cụ thể loại tiêu thức áp dụng để đo lường loại kết nào, cách thức đo lường trách nhiệm giám sát dự án Tác dụng: Phản ánh rõ thực trạng thực quản lý dự án để giúp cán dự án có biện pháp cần thiết, từ nâng cao hiệu thực dự án Mối quan hệ: Xây dựng đồng thời với kế hoạch công tác giám sát coi hoạt www.giaxaydung.vn 15 động dự án MẪU KẾ HOẠCH GIÁM SÁT Đầu Tiêu thức đánh giá Nguồn số liệu Tần suất đo lường Trách nhiệm Đầu Đầu Đầu Đầu n www.giaxaydung.vn 16 CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN  Kỹ thuật phân chia dự án thành công việc nhỏ - Sơ đồ khối WBS  Biểu đồ Gantt www.giaxaydung.vn 17 KĨ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) Thực chất: Là công cụ dùng để chia nhỏ nội dung công tác dự án thành đơn vị công tác nhỏ để phân công cho đơn vị tham gia thực  www.giaxaydung.vn 18 NGUYÊN TẮC PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ     Việc phân chia phải phản ánh rõ cách thức dự án thực Đảm bảo tính độc lập tương đối đơn vị công tác nhỏ chia Hỡnh thành cấp độ khác tương xứng với Cấp độ phân chia phải hợp lý (không tỉ mẩn/ không khái quát) www.giaxaydung.vn 19 CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ Bước 1: Chia dự án thành đơn vị công tác cấp 1:  Chẳng hạn chia việc tổ chức khoá học QLDA thành: 1.1 Chuẩn bị giảng; Chuẩn bị t/c, vật T/c khoá học chất; 1.2 Chuẩn bị học viên; 1.4 Tổ chức khoá học;  Chuẩn bị giảng Chuẩn bị học viên Chuẩn bị t/c vật chất www.giaxaydung.vn Tổ chức khoá học 20 CÁC BƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ  Bước 2: Chia công việc cấp thành đơn vị công tác cấp 2, chẳng hạn: www.giaxaydung.vn 21 CÁC BƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ Bước 3: Chia công việc cấp thành đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng thành công việc nhỏ:  1.4.3 Giảng  1.4.3.1 Giảng phần  1.4.3.2 Giảng phần  1.4.3.3 Giảng phần Bước 4: Tiếp tục có tập hợp cơng việc thích hợp cho tồn dự án (hoặc công việc) www.giaxaydung.vn 22 TÁC DỤNG CỦA KỸ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ   Cho ta thấy cách khái quát cơng việc phải thực để hồn thành dự án mối quan hệ cấp, đơn vị, công việc Là cho việc lập kế hoạch khác cách sát thực hơn;  Là sở cho việc phân cơng trách nhiệm, kiểm sốt đánh giá trỡnh thực hiện;  Tạo điều kiện cho việc tổ chức công tác quản lý dự án cách khoa học;  Uơc tính nhanh chi phí dự án chi phí phận www.giaxaydung.vn 23 BIỂU ĐỒ GANTT  Thực chất:  Biểu đồ GANTT bảng (sơ đồ) thể công việc dự án theo thời gian  Có thể kết hợp trình bày thời gian bắt đầu, kết thúc cho công việc, người tham gia, nguồn lực sử dụng, biểu đồ Gantt www.giaxaydung.vn 24 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ GANTT     Bước 1: Liệt kê công việc (các hoạt động) dự án (căn vào WBS) Bước 2: Dự kiến độ dài thời gian, thời điểm bắt đầu, thời gian kết thúc dự án hoạt động Bước 3: Dự kiến nguồn lực cho việc thực hoạt động (nhân lực, vốn…) Bước 4: Thể biểu đồ Gantt www.giaxaydung.vn 25 ỨNG DỤNG CỦA BIỂU ĐỒ GANTT      Dễ xây dựng dễ hiểu (không cần đào tạo nhiều) Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài công việc, người chịu trách nhiệm cơng việc Giúp người quản lý dự án có nhỡn tổng thể dự án Cho người quản lý dự án dễ dàng biết nội dung công tác giai đoạn (thời kỳ) thực Cho phép người quản lý lập kế hoạch giám sát điều hành www.giaxaydung.vn 26 MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC www.giaxaydung.vn 27 BÀI TẬP NHÓM     Xây dựng biểu đồ GANTT cho hoạt động sau đây: Nhóm 1: Tổ chức đấu thầu gói thầu mua sắm thiết bị đồng trị giá 350 tỷ đồng Hạn ngày 15/09/2014 phải ký xong hợp đồng Đấu thầu nước rộng rãi Nhóm làm việc người Nhóm 2: Tổ chức đoàn tham quan khảo sát Malaysia Đoàn gồm 10 người, 15 ngày Đầu tháng 9/2013 Nhóm 3: Giải phóng mặt cho việc xây dựng khu đô thị Cuối tháng 4/2014 phải hoàn thành www.giaxaydung.vn 28 ... KHI NÀO LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN KH toàn dự án: Lập sau dự án bắt đầu khởi động; KH năm: Lập KH năm thứ với kế họach toàn dự án Lập KH năm sau lập trước 15 - 30 ngày bước sang năm sau KH quý: Lập KH... động dự án kỳ kế hoạch  B=      n ∑ Bi i =1 Dự toán chi tiêu cần lập gồm: Dự tốn chi tiêu cho tồn dự án; Dự tốn chi tiêu cho đơn vị cơng tác; Dự toán chi tiêu cho năm dự án; Dự toán chi... dự án Các dự báo/ dự đoán v.v www.giaxaydung.vn KẾ HOẠCH CƠNG TÁC  Kế hoạch cơng tác dự án (theo định nghĩa UNDP) hoạt động cần phải thực ai, vào thời gian để tạo kết toàn kết cần thiết dự án