0

QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 5: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

40 4 0
  • QUẢN TRỊ DỰ ÁN  CHƯƠNG 5:  LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Tài liệu liên quan

Thông tin tài liệu

Ngày đăng: 12/05/2022, 00:14

PowerPoint Presentation QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 5 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2 NỘI DUNG PHẠM VI DỰ ÁN VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 3 5 1 Phạm vi dự án Khái niệm Quản trị phạm vi dự án 4 5 1 Phạm vi dự án KHÁI NIỆM • Phạm vi dự án (Project Scope) là một danh sách tất cả những gì mà dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm) Dự án phải. QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 5: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN NỘI DUNG - PHẠM VI DỰ ÁN VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 5.1 Phạm vi dự án - Khái niệm - Quản trị phạm vi dự án 5.1 Phạm vi dự án KHÁI NIỆM • Phạm vi dự án (Project Scope) danh sách tất mà dự án phải làm (và danh sách tất điều mà dự án làm) Dự án phải có phạm vi viết rõ ràng, không dự án không kết thúc • Các kết chuyển giao (Deliverables) kết dự án chuyển giao: phần cứng, phần mềm (mua đặt làm), bảo hành, tài liệu đào tạo chuyển giao • Nhóm dự án người liên quan phải hiểu sản phẩm tạo kết dự án chúng tạo 5.1 Phạm vi dự án QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN • Quản lý phạm vi dự án (Project scope management): • Bao gồm quy trình liên quan đến việc xác định kiểm sốt thuộc khơng thuộc dự án • Nó bảo đảm nhóm dự án người liên quan hiểu biết sản phẩm mà dự án tạo quy trình mà nhóm dự án sử dụng để tạo sản phẩm • Quy trình quản lý phạm vi dự án: • Thiết lập tiêu chí cho mục tiêu dự án • Phát triển kế hoạch quản trị cho dự án • Thiết lập cấu trúc phân tách công việc (Work Breakdown Structure – WBS) • Tạo lập đường sở phạm vi (scope baseline) QUẢN TRỊ DỰ ÁN 5.2 Vấn đề chung lập kế hoạch dự án - Khái niệm - Đặc điểm - Ý nghĩa vai trò 5.2 Vấn đề chung lập kế hoạch dự án KHÁI NIỆM • Lập kế hoạch chức bốn chức quản lý lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra • Lập kế hoạch trình việc thiết lập mục tiêu, định chiến lược, sách, kế hoạch chi tiết để đạt mục tiêu định • Lập kế hoạch cho phép thiết lập định khả thi bao gồm chu kỳ việc thiết lập mục tiêu định chiến lược nhằm hoàn thiện 5.2 Vấn đề chung lập kế hoạch dự án ĐẶC ĐIỂM • Mục đích chủ yếu lập kế hoạch thiết lập loạt dẫn chi tiết để hướng dẫn nhóm dự án cách xác họ phải làm, làm, nguồn lực cần sử dụng để tạo thành dự án cách thành công • Kế hoạch phải chứa đựng phương pháp bảo đảm tính tồn vẹn (phương tiện kiểm sốt) • Lập kế hoạch trình lặp lặp lại để có kế hoạch tốt từ kế hoạch chưa hoàn chỉnh 5.2 Vấn đề chung lập kế hoạch dự án Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH • • • • Là sở quản lý tiến độ dự án; Là sở để tuyển dụng, bố trí, điều phối nhân lực cho dự án; Là để dự toán ngân sách kiểm tra tài dự án Là để xác định thời gian, chi phí yêu cầu chất lượng; • Là sở giúp đảm bảo mục tiêu dự án; • Giúp tránh giảm nhẹ bất trắc, rủi ro 5.2 Vấn đề chung lập kế hoạch dự án VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH • Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt mục tiêu dự án • Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể • Lập kế hoạch thiết lập tiêu chuẩn, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu cao -> Chức lập kế hoạch chức đầu tiên, xuất phát điểm trình quản lý 10 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI NGÂN SÁCH DỰ ÁN • Phân loại lập ngân sách dự án: – Lập dự toán ngân sách sơ – Lập dự toán ngân sách theo quy mơ – Lập dự tốn ngân sách chi tiết 26 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án Quan hệ kế hoạch ngân sách dự án lập kế hoạch dự án • Ngân sách cơng cụ để biến dự án thành hành động đồng thời đảm bảo trách nhiệm bên liên quan dự án thực theo kế hoạch: – Quy trình lên kế hoạch cần phải rõ ràng, tránh chồng chéo đảm bảo kế hoạch tính tốn chi phí thực tế, rõ ràng thời gian có tính khả thi – Phân bổ ngân sách vốn ngân sách hoạt động cần phải thực thống nhằm đảm bảo phân bổ hợp lý nguồn lực theo kế hoạch – Các quan hệ quy định trách nhiệm phải rõ ràng, bao gồm việc ủy quyền quan hệ báo cáo quản lý rõ ràng – Quy định trách nhiệm phải rạch ròi, nhà quản lý dự án cần theo dõi trình chi tiêu ngân sách dự án chịu trách nhiệm việc sử dụng theo kế hoạch mục tiêu 27 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án Quan hệ kế hoạch ngân sách dự án lập kế hoạch dự án • Hệ thống lập kế hoạch ngân sách hiệu tạo động lực tích cực tất đối tượng tham gia chính: – Khuyến khích tặng thưởng việc phân bổ nguồn lực dựa vào lập kế hoạch hợp lý dựa nhu cầu; – Cung cấp luồng thông tin kịp thời thực tế cho chuyên gia đưa định người chịu trách nhiệm việc giám sát đánh giá kết quả; – Tạo động lực để đạt giá trị cho tiền đầu tư, thơng qua q trình mua sắm, đầu tư sử dụng cho dự án cách hiệu quả; – Giúp quản lý việc bố trí nhân hệ thống trả lương thưởng hiệu quả; – Tặng thưởng cho việc thực tốt phạt việc thực tồi hình phạt cho việc lạm dụng ngân quỹ dự án 28 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • • • • Lập kế hoạch từ xuống Lập kế hoạch từ lên Lập kế hoạch theo thời kỳ Lập kế hoạch phối hợp 29 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ xuống 30 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ xuống  Dựa đánh giá kinh nghiệm nhà quản trị cấp cao cấp trung liệu khứ hoạt động tương tự tổ chức  Các nhà quản trị ước tính chi phí cho dự án sau phân chia dự tốn theo tỷ lệ % cho công việc nhỏ Các ước tính chuyển cho nhà quản trị cấp thấp  Tiến trình tiếp tục cấp thấp song song với quy trình lập WBS 31 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ xuống dưới:  Ưu điểm: Các ngân sách tổng hợp thường xây dựng xác Các ngân sách không ổn định theo tỷ lệ % nguồn lực phân bổ, mà hàm phân phối thống kê ngân sách ổn định, tạo nên khả dự đoán cao Các cơng việc có chi phí nhỏ khơng cần xác định riêng lẻ, khơng cần phải sợ bỏ sót công việc nhỏ quan trọng  Nhược điểm: Phương pháp dễ gây phản ứng tiêu cực cho người bên dưới, giảm hiệu công việc Các phân bổ ngân sách từ xuống thường mang tính chủ quan người lập đề xuất dự án Người lập dự toán sử dụng liệu khơng cịn phù hợp với thực tế 32 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ lên: 33 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ lên: • Theo phương pháp này, cơng việc, tiến độ ngân sách riêng lẻ xây dựng theo WBS • Người thực cơng việc nhỏ dự án tham khảo thời gian ngân sách cho công việc để đảm bảo độ xác cao • Ban đầu, yếu tố chi phí nhân cơng, ngun vật liệu, thiết bị ước tính Các cơng cụ phân tích tiêu chuẩn phân tích đường cong kinh nghiệm lấy mẫu công việc sử dụng để làm cho dự tốn xác • Cuối cùng, ngân sách công việc tập hợp lại để xác định tổng chi phí trực tiếp dự án • Các chi phí gián tiếp chi phí quản trị chung, chi phí dự phịng, sau lợi nhuận cộng vào để hình thành ngân sách dự án cuối 34 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch từ lên:  Ưu điểm: Khuyến khích phong cách quản trị hợp tác Sự tham gia trực tiếp nhà quản trị cấp thấp trình xây dựng ngân sách làm tăng khả họ chấp nhận ngân sách dự trù Cung cấp cho nhà quản trị cấp kinh nghiệm kiến thức có giá trị việc lập ngân sách  Nhược điểm: Các ngân sách từ lên thường xác cơng việc cụ thể song địi hỏi nhiều thời gian Quy trình từ tạo nguy cá nhân thường ước tính nhu cầu nguồn lực trội so với thực tế PP nhà quản trị cấp tin tưởng 35 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch theo thời kỳ: Xác định nhu cầu Dự tốn sơ cho tồn dự án Dự toán chi tiết cho giai đoạn Xây dựng Chuyển giao Dự toán sơ cho thời kỳ cịn lại Dự tốn chi tiết cho giai đoạn Dự toán chi tiết cho giai đoạn 36 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch theo thời kỳ:  Với PP này, lập dự tốn cho giai đoạn Thơng thường thời điểm khởi dự án, dự toán sơ cho toàn dự án lập dự án chi tiết cho giai đoạn Kết thúc giai đoạn đầu tiên, lập dự tốn sơ cho tồn thời gian dự án cịn lại lập dự tốn chi tiết cho giai đoạn  Cứ sau giai đoạn, nhà quản trị dự án có hội đánh giá lại nỗ lực xem xét có nên tiếp tục hay không  PP giúp nhà quản lý có dự tốn xác hơn, giảm thiểu mức rủi ro cho người thực khách hàng  PP phổ biến dự án xây dựng 37 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • Lập kế hoạch phối hợp: • Kết hợp phương pháp, từ xuống từ lên để lập kế hoạch ngân sách • Quá trình lập dự tốn q trình thương lượng nhiều lần nhà quản trị cấp cao cấp • Dự tốn tiến hành theo giai đoạn theo phận sản phẩm cuối • WBS sở quan trọng để xây dựng dự toán 38 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án XÂY DỰNG KHÁI TOÁN DỰ ÁN • Việc lập dự toán cần tham gia nhiều người, đặc biệt người có kinh nghiệm thực cơng việc • Có thể dự phịng rủi ro cho dự tốn mức từ đến 15% tổng chi phí dự tốn • Các ước tính chi phí sử dụng nguồn lực phải gắn liền với thời điểm sử dụng nguồn lực • Ước tính yếu tố cơng việc nên bao gồm tồn chi phí bao gồm chi phí trực tiếp (lao động, ngun vật liệu chi phí máy móc), chi phí chung (chi phí sử dụng thiết bị văn phịng…) chi phí quản lý (lương phận quản lý phận chức năng) 39 QUẢN TRỊ DỰ ÁN HẾT CHƯƠNG 40 ...QUẢN TRỊ DỰ ÁN NỘI DUNG - PHẠM VI DỰ ÁN VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 5.1 Phạm... dự án Quan hệ kế hoạch ngân sách dự án lập kế hoạch dự án Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách Xây dựng khái toán dự án 24 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI NGÂN SÁCH DỰ ÁN. .. Kế hoạch ngân sách dự án CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH • • • • Lập kế hoạch từ xuống Lập kế hoạch từ lên Lập kế hoạch theo thời kỳ Lập kế hoạch phối hợp 29 5.5 Kế hoạch ngân sách dự án
- Xem thêm -

Xem thêm: QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 5: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN,