Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành tại sở kế hoạch và đầu tư tỉnh thái nguyên

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ KINH TẾ SỐ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI SỞ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ TỈNH THÁI NGUYÊN Sinh viên thực : Nguyễn Thanh Quỳnh MSV : 11164393 GVHD : TS Trần Quang Viên Hà Nội 2020 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC HÌNH VẼ LỜI NĨI ĐẦU .1 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Giới thiệu chung SKHVĐTTTN 1.2 Thông tin chi tiết SKHVĐTTTN 1.2.1 Lịch sử hình thành phát triển SKHVĐTTTN 1.2.2 Cơ cấu máy tổ chức SKHVĐTTTN .4 1.2.3.  Vai trò, chức nhiệm vụ .5 1.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin HĐQL .6 1.3.1 Trang thiết bị phần cứng SKHVDTTTN 1.3.2 Công nghệ phần mềm SKHVĐTTTN .6 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 2.1 Tổng quan HTTT .7 2.1.1 Khái niệm HTTT 2.1.2 Vai trò nhiệm vụ HTTT tổ chức 2.1.3 Mơ hình biểu diễn HTTT 10 2.2 Tổng quan HTTTQL 10 2.2.1 Khái niệm HTTTQL 10 2.2.2 Tổng quan phân tích, thiết kế HTTTQL 11 2.2.3 Vòng đời HTTTQL 17 2.2.4 Khái quát nghiệp vụ quản lý văn .18 2.2.5 Các đối tượng tham gia quản lý xử lý văn 19 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTTQL VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI SKHVĐTTTN 20 3.1 Mơ tả tốn .20 3.2 Thiết kế chức 20 3.3 Sơ đồ IFD 26 3.4 Các yêu cầu HTXLVB trợ giúp điều hành, xử lý CVHC 30 3.4.1 Yêu cầu chung 30 3.4.2 Yêu cầu chương trình .32 3.4.3 Mơ hình tổng thể hệ thống 32 3.5 Phân tích hệ thống xử lý 34 3.5.1 Sơ đồ ngữ cảnh (CD) 34 3.5.2 Sơ đồ luồng liệu (DFD) 36 3.6 Thiết kế liệu HTTT 45 3.6.1 Thiết kế bảng CSDL .45 3.7 Thiết kế giải thuật .57 3.8 Thiết kế giao diện .61 KẾT LUẬN 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO 68 DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Danh sách thiết bị phần cứng Sở kế hoạch đầu tư Bảng 3.1: Các thuộc tính bảng Người dùng 45 Bảng 3.2: Các thuộc tính bảng Đơn vị 46 Bảng 3.3: Các thuộc tính bảng Cơng văn 46 Bảng 3.4: Các thuộc tính bảng Công văn – Đơn vị 47 Bảng 3.5: Các thuộc tính bảng Cơng văn người dùng .47 Bảng 3.6: Các thuộc tính bảng Chức danh 48 Bảng 3.7: Các thuộc tính bảng Công văn xử lý .49 Bảng 3.8: Các thuộc tính bảng Lịch sử cơng văn 50 Bảng 3.9: Các thuộc tính bảng Loại cơng văn 50 Bảng 3.11: Các thuộc tính bảng Vị trí lưu trữ 51 Bảng 3.12: Các thuộc tính bảng Trình ký 52 Bảng 3.13: Các thuộc tính bảng Hình thức cơng văn 53 Bảng 3.14: Các thuộc tính bảng Báo cáo tuần 54 Bảng 3.15: Các thuộc tính bảng Báo cáo nhắc nhở 55 Hình 3.32 :Sơ đồ quan hệ thực thể Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên .56 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải thích QLLT Quản lý lưu trữ QLVB Quản lý văn CVHC Cơng việc hành SKHVĐTTTN Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên QLLTVB Quản lý lưu trữ văn QLNV Quản lý nhắc việc QLBCNNCV Quản lý báo cáo nhắc nhở công việc QTHT Quản trị hệ thống HTTT Hệ thống thông tin 10 HTTTQL Hệ thống thông tin quản lý 11 CSDL Cơ sở liệu 12 HT Hệ thống DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1: Giới thiệu chung Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên Hình 1.2: Lịch sử hình thành phát triển SKHVĐTTTN .3 Hình 1.3: Cơ cấu máy tổ chức Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên Hình 1.4: Vai trị, chức nhiệm vụ Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên Hình 2.1: Quy trình xử lý thơng tin Hình 2.2: Sơ đồ tổng quát thành phần HTTT .8 Hình 2.3: Vai trị HTTT tổ chức .9 Hình 2.5: Phân loại HTTT 10 Hình 2.6: Quy trình phân tích, thiết kế HTTTQL 11 Hình 2.7: Phương pháp phân tích thiết kế HTTT 12 Hình 2.8: Các phương pháp thiết kế 12 Hình 2.9: Mơ hình thực thể liên kết .13 Hình 2.10: Các kiểu liên kết 14 Hình 2.11: Các kiểu thuộc tính 15 Hình 2.12: Các bước xây dựng mơ hình thực thể liên kết HT 16 Hình 2.13: Các pha phát triển phần mềm 17 Hình 2.14: Các loại văn đơn vị .18 Hình 2.15: Một số loại văn khác .19 Hình 2.16: Các đối tượng tham gia quản lý xử lý văn 20 Hình 3.1: Xây dựng hệ thống phân tích, thiết kế 20 Hình 3.2:Các chức HT 21 Hình 3.3: Chức quản lý văn 21 Hình 3.4: Sơ đồ phân rã chức hệ thống Quản lý thông tin điều hành tác nghiệp 23 Hình 3.5: Sơ đồ Quản lý văn đến 24 Hình 3.6: Sơ đồ Quản lý văn .24 Hình 3.7: Sơ đồ Quản lý văn nội 24 Hình 3.8: Sơ đồ Quản lý văn trình 25 Hình 3.9: Sơ đồ Quản lý Nhắc việc, Báo cáo nhắc nhở cơng việc 25 Hình 3.10: Sơ đồ Quản lý lưu trữ văn .26 Hình 3.11:Quy trình nghiệp vụ xử lý văn đến cấp Sở .26 Hình 3.12: Quy trình nghiệp vụ xử văn đến cấp phòng ban Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 27 Hình 3.13: Các kiện thường gặp .27 Hình 3.14: Các loại văn 28 Hình 3.15: Một số đặc thù cần ý .28 Hình 3.16: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn cấp sở .29 Hình 3.17: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn (thừa lệnh giám đốc Sở) 29 Hình 3.18: Sơ đồ sô công việc áp dụng công nghệ hỗ trợ xử lý .31 Hình 3.19: Sơ đồ yêu cầu chương trình cần đáp ứng .32 Hình 3.20: Mơ hình tổng thể hệ thống Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 33 Hình 3.21: DFD mức ngữ cảnh Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 34 Hình 3.22: DFD mức ngữ cảnh Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 35 Hình 3.23: Sơ đồ DFD quản lý Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên .36 Hình 3.24: DFD chức Quản lý văn đến Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 37 Hình 3.25: DFD chức quản lý văn Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 38 Hình 3.26: DFD chức quản lý văn nội Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 39 Hình 3.27: DFD chức quản lý văn trình Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 40 Hình 3.28: DFD chức quản lý lưu trữ văn Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 41 Hình 3.29: DFD chức quản lý nhắc việc Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 42 Hình 3.30: DFD chức quản lý báo cáo nhắc việc Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 43 Hình 3.31: DFD chức Quản lý hệ thống Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 44 Bảng 3.10: Các thuộc tính bảng Vị trí cơng văn 51 Hình 3.33:Thuật tốn đăng nhập Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 57 Hình 3.34: Thuật toán nhập liệu Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Ngun 58 Hình 3.35: Thuật tốn tìm kiếm Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Ngun 59 Hình 3.36: Thuật tốn lập báo cáo Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 60 Hình 3.37: Giao diện trang đăng nhập Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 61 Hình 3.38: Giao diện trang chủ Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Ngun 62 Hình 3.39: Giao diện Cập nhật thơng tin văn đến Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 63 Hình 3.40: Giao diện trang tạo phân phối văn nội 64 Hình 3.41:Giao diện trang tạo văn trình ký Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 65 Hình 3.43: Giao diện trang quản trị nhóm quyền Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 66 LỜI NÓI ĐẦU Thời gian gần đây, đơn vị hành cơng thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước việc cải cách thủ tục hành Rất nhiều giải pháp đưa với hy vọng mục tiêu cải thiện môi trường kinh doanh tạo điều khiên thuận lợi cho doanh nghiệp Bên cạnh cải cách mặt học cắt giảm điều kiên, điều luật, thủ tục, số hóa thơng tin vấn đề quan trọng Bộ, ban, ngành Các hệ thống hóa đơn điện tử, kê khai thuế trực tuyến, đăng ký làm thủ tục trực tuyến,… xuất nhiều làm giảm gánh nặng áp lực cho quan chức Tuy nhiên, để nâng cao hiệu hoạt động giảm thiểu thời gian cách tối đa, bên cạnh việc tiếp xúc đối ngoại trực tuyến, thủ tục nội cần số hóa Tại Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Thái Nguyên (viết tắt: Sở KH & ĐT), năm qua, thủ tục hành cịn xử lý rườm rà Hệ thống văn lưu trữ cực nhiều Theo thống kê nội bộ, lượng văn Sở năm tăng 20%, dẫn đến việc tải lưu giữ thông tin học Vì vây, tác giả lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế Hệ thống thơng tin quản lý văn điều hành Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Thái Nguyên” Kết cấu đề tài chia thành phần, lời mở đầu kết luận, đó: - Chương 1: Giới thiệu tổng quan Sở KH & ĐT tỉnh Thái Nguyên - Chương 2: Giới thiệu lý thuyết chung Hệ thống thông tin quản lý hệ thống văn Sở - Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1.1 Giới thiệu chung Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên Hình 1.1: Giới thiệu chung Sở kế hoạch & đầu tư tỉnh Thái Nguyên Bảng 3.14: Các thuộc tính bảng Báo cáo tuần 16.Bảng Báo cáo nhắc nhở Bảng Báo cáo nhắc nhở lưu trữ thông tin báo cáo đơn vị công việc nhắc nhở Tên thực thể: Báo cáo nhắc nhở Tên viết tắt: baocao_nhacnho Thuộc tính: 54 Bảng 3.15: Các thuộc tính bảng Báo cáo nhắc nhở 55 Sơ đồ quan hệ thực thể Hình 3.32 :Sơ đồ quan hệ thực thể Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 56 3.7 Thiết kế giải thuật 1.Thuật tốn đăng nhập Hình 3.33:Thuật toán đăng nhập Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Ngun 57 2.Thuật tốn nhập liệu Hình 3.34: Thuật toán nhập liệu Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 58 Thuật toán tìm kiếm Hình 3.35: Thuật tốn tìm kiếm Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 59 4.Thuật tốn lập báo cáo Hình 3.36: Thuật tốn lập báo cáo Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 60 3.8 Thiết kế giao diện Sau số thiết kế giao diện chương trình:  Giao diện trang đăng nhập Mục đích: Cho phép người sử dụng đăng nhập vào chương trình Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng chương trình Hình 3.37: Giao diện trang đăng nhập Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên Giao diện trang chủ Mục đích: Cho phép người sử dụng thấy thông tin cần xử lý sau đăng nhập vào chương trình Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng chương trình 61 Hình 3.38: Giao diện trang chủ Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên Giao diện trang cập nhật phân phối văn đến Mục đích: Cho phép người sử dụng có chức phân phối văn đến Công ty cho đơn vị xử lý Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng chương trình có vai trị cán văn thư Cơng ty 62 Hình 3.39: Giao diện Cập nhật thơng tin văn đến Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên Giao diện trang tạo phân phối văn nội Mục đích: Cho phép người sử dụng thực chức phân phối văn đến đơn vị nội Sở Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng chương trình có vai trị văn thư Đơn vị 63 Hình 3.40: Giao diện trang tạo phân phối văn nội Giao diện trang tạo văn trình ký Mục đích: Cho phép người sử dụng tạo gửi văn trình ký đến người phụ trách việc trình ký Sở Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng chương trình có vai trị văn thư Đơn vị 64 Hình 3.41:Giao diện trang tạo văn trình ký Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên Giao diện trang quản trị nhóm quyền Mục đích: Cho phép người sử dụng có vai trị quản trị quản lý nhóm quyền chương trình Đối tượng thực hiện: Đối tượng thực người sử dụng chương trình có vai trị quản trị 65 Hình 3.43: Giao diện trang quản trị nhóm quyền Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 66 KẾT LUẬN Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác điều hành quản lý quan tổ chức trở nên phổ biến Phát huy tối đa khả quản lý, điều hành tổ chức, khả tương tác thành viên tổ chức hết tạo môi trường làm việc động, hiệu với độ tin cậy cao vấn đề cần quan tâm thời kỳ hội nhập cạnh tranh Hệ thống quản lý văn trợ giúp điều hành, xử lý cơng việc hành thiết kế xây dựng công nghệ Web mục đích cung cấp cho lãnh đạo cán Sở, người trực tiếp làm công tác văn thư, hành chính, thành viên máy giúp việc lãnh đạo công cụ tiện lợi để xử lý công việc hàng ngày Bộ phận giúp việc cho lãnh đạo Sở có thêm cơng cụ sử dụng để theo dõi xử lý cơng việc hành chính, điều hành nhằm mang lại hiệu cao việc trợ giúp cho lãnh đạo cập nhật xử lý thơng tin nhanh chóng hiệu Hệ thống xây dựng thực dựa nhu cầu thực tế Sở kế hoạch Hướng phát triển tương lai em bổ sung, hoàn thiện chức thiếu phần mềm đưa vào ứng dụng thực tiễn Sau q trình khảo sát, tìm hiểu nghiên cứu em hồn thành chun đề thực tập Do cịn thiếu sót kiến thức, kinh nghiệm nên em mong quý thầy cô cho em xin góp ý để chuyên đề em hoàn thiện tốt Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy cô Viện Công nghệ thông tin kinh tế số truyền đạt cho em kiến thức, đặc biệt em xin cảm ơn thầy Trần Quang Yên tận tình hướng dẫn em thời gian thực tập vừa qua Đồng thời, em xin cảm ơn cán nhân viên Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên nhiệt tình giúp đỡ suốt thời gian thực tập Sở Em xin chân thành cảm ơn! 67 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Nguyễn Văn Ba (2002), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội Thạc Bình Cường (1999), Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, ĐH Bách khoa Hà Nội Hồng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nhà xuất Văn hóa thơng tin Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình Cấu trúc liệu giải thuật, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình Hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân Trương Văn Tú – Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình hệ thống thơng tin quản lý, Nhà xuất Thống kê VDC (2008), Quy chế công tác văn thư lưu trữ vi.wikipedia.org www.vovisoft.com, Khóa học Microsoft SQL Server 2000 Tiếng Anh S Haag, M Cummings and J Dawkins (1998), Management Information Systems for the Information Age, McGraw-Hill 10 J O’Brien (1997), Introduction to Information Systems, McGraw-Hill 68 ... lý văn đến Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 37 Hình 3.25: DFD chức quản lý văn Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 38 Hình 3.26: DFD chức quản lý văn nội Sở kế hoạch. .. 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HTTTQL VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI SKHVĐTTTN 3.1 Mơ tả tốn Xây dựng hệ thống phân tích, thiết kế Hình 3.1: Xây dựng hệ thống phân tích, thiết kế 3.2 Thiết kế chức Thiết kế. .. hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 39 Hình 3.27: DFD chức quản lý văn trình Sở kế hoạch đầu tư tỉnh Thái Nguyên 40 Hình 3.28: DFD chức quản lý lưu trữ văn Sở kế hoạch đầu tư tỉnh