Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Cty Cơ Điện và PTNT

Luận văn : Một số biện pháp nâng cao hiệu quả Công tác Văn thư - Lưu trữ ở Cty Cơ Điện và PTNT

Lời nói đầu

ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dớihình thức văn bản Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạtthông tin hữu hiệu nhất Hiện nay có nhiều cơ quan đơn vị sử dụng phơngtiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình

Công tác Văn th - Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu cótính cấp thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tinquản lý mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng bantrong cơ quan đơn vị Làm tốt công tác Văn th - Lu trữ sẽ đảm bảo cung cấp

đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó, Banlãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị mộtcách hợp pháp hợp lý, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan, đơn vị thựchiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ đợcgiao Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn th - Lu trữ là không thểthiếu đợc trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào

Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà

n-ớc, trong quá trình hoạt động hàng năm Công ty đã ban hành một khối lợngvăn bản tơng đối lớn để quản lý, điều hành một hoạt động trong đơn vị,

đồng thời cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơquan Nhà nớc và các đơn vị liên quan gửi tới Đây là khối lợng tài liệu rấtquan trọng cần đợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt đểphục vụ cho công tác khai thác và sử dụng sau này

Công tác Văn th - Lu trữ của văn phòng Công ty Cơ điện và Phát triểnnông thôn trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quảhoạt động của công tác văn phòng Tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một

số điểm bất cập, đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý kiến chủ quan lần

điều kiện khách quan mang lại Đó là những yếu kém về trình độ chuyênmôn quản lý, những lạc hậuvề cơ sở vật chất kỹ thuật Vì vậy đổi mới nângcoa hiệu quả công tác Văn th - Lu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty làcông việc cần thiết

Là sinh viên ngành Hành chính doanh nghiệp, sau thời gian thực tậptìm hiểu, nghiên cứu, quan sát hoạt động của văn phòng Công ty Cơ điện vàphát triển nông thôn, em đã quyết định chọn đề tài: "Một số biện pháp nâng

cao hiệu quả Công tác Văn th - Lu trữ ở Công ty Cơ điện và phát triển nôngthôn".

Mục đích nghiên cứu đề tài này là: Làm rõ tính khoa học, hợp lý củacông tác Văn th - Lu trữ trong văn phòng Công ty Cơ điện và phát triểnnông thôn hiện nay, phân tích mặt mạnh, mặt yếu và mạnh dạn đề xuất một

số giải pháp cải tiến, hoàn thiện nhằm nâng coa hiệu quả công tác Văn th

-Lu trữ trong hoạt động văn phòng Công ty

Trong quá trình thực tập, với s giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú trongvăn phòng Công tình yêu, đồng thời đợc sự chỉ dẫn của thầy giáo hớng dẫn

đã tạo điều kiện để em hoàn thành luận văn này

Luận văn đã đợc hoàn thành trên cơ sở những tài liệu mà em thu nhập

đợc, nhng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, kínhmong thầy giáo và Công ty chỉ dẫn để em có thể hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2002

Sinh viên

Nguyễn Thị Hải Hà

Chơng I Một số vấn đề lý luận chung về

công tác văn th lu trữ

I - Khái niệm công tác văn th lu trữ

a- Công tác văn th nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động

lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nớc Các văn bản hình thành trong công tácvăn th là phơng tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các cơ quan đạt hiệuquả

Quan niệm đúng đắn về công tác văn th là một điều kiện đảm bảo chocông tác này phát triển Nếu quan niệm không đúng đắn sẽ dẫn tới phơngpháp chỉ đạo, quản lý đối với công tác văn th cũng không đúng và kìm hãm sựphát triển của nó, điều này sẽ ảnh hởng đến năng suất lao động quản lý trongcác cơ quan Nhà nớc

Hiện nay, có một số quan điểm khác nhau về công tác văn th Có 2khuynh hớng đáng chú ý là:

- Công tác văn th là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văngiấy tờ trong các cơ quan Theo khuynh hớng này thì công tác văn th bao gồm

2 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết công văn giấy tờ trong cơ quan và quản

lý quy trình chu chuyển

- Công tác văn th là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bảntrong các cơ quan, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan đó.Theo khuynh hớng này thì công tác văn th đợc quan niệm rộng hơn, chính xáchơn

b- Công tác lu trữ

Công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nớc bao gồm tấtcả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lu trữ phục vụcông tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của côngdân

Tài liệu lu trữ là bản gốc bản chính của những tài liệu có giá trị đợc lựachọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, đợc bảo quản trong các kho lu trữ để khai thác phục vụ cho các mục

đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử của toàn xã hội

II - Nội dung công tác văn th-lu trữ

a- Nội dung công tác văn th

Công tác văn th bao gồm 3 nhóm công việc chủ yếu:

- Thứ nhất, xây dựng văn bản Nhóm công việc này bao gồm:

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

+ Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

+ Tổ chức công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

- Thứ ba, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Nội dung công tác nàybao gồm các quy định về đóng dấu, các văn bản về quản lý con dấu của cơquan

b- Nội dung công tác lu trữ

- Xây dựng hệ thống nghiệp vụ lu trữ tài liệu một cách khoa học baogồm: Thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tàiliệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệuquả tài liệu lu trữ

- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý Nhà nớc về côngtác lu trữ, tổ chức mạng lới các cơ quan lu trữ

- Tổ chức nghiên cứu khoa học lu trữ và đào tạo đội ngũ cán bộ lu trữ

III- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác văn th

1- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến

Công văn đến là tất cả tài liệu, công văn th từ do cơ quan nhận đợc củabên ngoài gửi đến

Khi tiếp nhận công văn đến phải thực hiện theo các bớc sau:

+ Đăng ký và chuyển giao công văn đến nơi giải quyết

2- Tổ chức giải quyết và quản lý công văn đi:

Công văn đi là tất cả tài liệu, công văn th từ do cơ quan gửi đi.

- Để tổ chúc tốt công văn đi cần tiến hành các bớc sau:

+ Kiểm tra thể thức công văn

+ Vào sổ công văn đi

+ Chuyển công văn đi

+ Sắp xếp bản lu công văn

3- Tổ chức quản lý công văn mật của cơ quan

Văn bản mật là những văn bản chứa đựng các nội dung bí mật của

Đảng, Nhà nớc Mức độ mật đợc quy định 3 cấp "mật", "tối mật", "tuyệt mật"

Việc quản lý hồ sơ tài liệu mật phải đợc quản lý chặt chẽ Bộ phận văn

th hành chính phải lập sổ theo dõi công văn hồ sơ tài liệu mật đi, đến và theodõi việc quản lý ở các bộ phận (cán bộ, chuyên viên ) có liên quan Định kỳ 3tháng một lần, tổ chức kiểm tra việc quản lý hồ sơ tài liệu mật trong cơ quan,

có báo cáo kết quả cho ngời quản lý doanh nghiệp biết, néu phát hiện có mấtmát thất lạc phải báo cáo kịp thời cho cơ quan có trách nhiệm xử lý theo quy

định của ban giám đốc

4- Tổ chức bảo quản và s dụng con dấu (NĐ số 62CP ngày 22/9/1963)

Nghị định số 62CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định việc quản

lý và sử dụng con dấu nh sau:

"Con dấu đợc sử dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chứcxã hội, các đơn vị vũ trang và một số chức danh (gọi tắt là các cơ quan tổchức) khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ tục hành chính trongquan hệ giao dịch giứa các cơ quan tổ chức và các công dân phải đợc quản lýthống nhất theo quy định của Nghị định này của Chính phủ" đồng thời chínhphủ cũng quy định"Ngời đứng đầu các cơ quan tổ chức có trách nhiệm quản lý

sử dụng con dấu Mỗi cơ quan tổ chức chỉ đợc sử dụng một con dấu cùng loạigiồng nhau, con dấu chỉ đợc đóng lên các văn bản giấy tờ sau khi đã có chữ kýcủa cấp có thẩm quyền Nghiêm cấm việc đóng dấu không chỉ, không đợc tuỳtiện mang con dấu theo ngời, con dấu của cơ quan tổ chức phải giao lại chongời có trách nhiệm có trình độ chuyên môn về văn th giữ, bảo quản và phảichịu trách nhiệm trớc pháp luật về việc giữ và đóng dấu."

5- Công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan đến nhaunhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tợng cụ thể hoặc có cùngmột đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả đợc hình thành trong quá trình giảiquyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của 1 cơ quan, 1 cá nhân.

Hồ sơ tài liệu ghi lai các hoạt động về mọi mặt của các cơ quan xínghiệp cần đợc giữ gìn tra cứu và sử dụng khi cần thiết Cho nên, làm côngvăn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu là hai công tác không thể thiếu đợc đốivới việc quản lý nhà nớc Trong các cơ quan nhà nớc, doanh nghiệp cần cóviệc quy định về việc lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, đặc biệt hồ sơ tài liệu có độmật Các công văn tài liệu đã giải quyết xong lập thành hồ sơ công việc, sắpxếp theo thứ tự trình tự lôgic theo sự hớng dẫn của cán bộ lu trữ

Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tàisản quý của từng cơ quan nói riêng và của nhà nớc nói chung cần đợc quản lýchặt chẽ theo nguyên tác tập chung thống nhất Theo quy định của nhà nớc

"Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộnhân viên làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm điểm lạicác hồ sơ mình đang giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lu trữ cơ quan, tàiliệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang giữ lại để theodõi nghiên cứu tiếp"

Khi giao nộp hồ sơ tài liệu phải lập biên bản giao nộp tài liệu, kèm theo

là bản danh sách hồ sơ tài liệu nộp lu và danh sách hồ sơ tài liệu còn giữ lại đểnghiên cứu

Để chỉ đạo công tác lập hồ sơ, ở mối cơ quan cần lập bảng danh mục

hồ sơ của cơ quan mình Danh mục hồ sơ là bảng kế hoạch hớng dẫn lập hồ sơtrong đó chỉ rõ các loại hồ sơ cần lập của cơ quan và ủa mỗi đơn vị trong cơquan kèm theo cách chỉ dẫn và cách lập những loại hồ sơ đó

Việc quản lý hồ sơ tài liệu gắn với yêu cầu sử dụng khai thác Cá nhân(hay phòng ban) sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệucủa đơn vị qua các nghiệp vụ tiếp nhận phân loại, sắp xếp, bảo quản lập thành

hồ sơ, tài liệu một cách khoa học thuận tiện nhất, hiệu quả nhất cho quá trìnhkhai thác sử dụng đạt hiệu quả cao nhất

6- Lựa chọn hồ sơ để chuyển vào bảo quản tại các kho lu trữ cơ quan.

Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan quản

lý nói chung không có giá trị đồng nhất Sau khi đã sử dụng trong hoạt độngcủa các cơ quan, một số văn bản hồ sơ rất cần thiết phải bảo quản lâu dài vì lợiích của việc kiểm tra công tác về sau, để tổng kết kinh nghiệm nhng cũng cónhứng hồ sơ, văn bản không có giá trị lâu dài Việc quản lý những hồ sơ hếtgiá trị trong cơ quan sẽ gây tốn kém về nhiều mặt, gây khó khăn cho việc tìmkiếm những văn bản, hồ sơ có giá trị phục vụ cho đời sống và cho hoạt độngcủa cơ quan Vì vậy, việc lựa chọn các hồ sơ cần thiết là một yêu cầu kháchquan Ngoài ra, cũng cần đánh giá giá trị thực tế, giá trị khoa học và các giá trịcủa văn bản để xác định thời hạn bảo quản cần thiết cho mỗi loại tài liệu đã đ-

ợc sử dụng

IV- Các nghiệp vụ chủ yếu trong công tác lu trữ

1- Phân loại tài liệu lu trữ

Là căn cứ vào những dặc trng phổ biến của việc hình thành tài liệu đểphân chia chúng ra các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau vớimục đích quản lý và sử dụng có hiệu qủa những tài liệu đó Việc phân loại đòihỏi phải có phơng pháp sắp xếp thích hợp , phù hợp với yếu cầu sử dụng củatừng cơ quan Có nhiều phơng pháp phân loại hồ sơ nh; phân loại theo cơ cấu

tổ chức, theo thời gian, theo ngành hoạt động, theo địa d dặc trng vấn đề Mọinghiệp vụ sáp xếp hồ sơ đều phải tính tới yêu cầu tra cứu sao cho nhanh khônglầm lẫn Đồng thời phải có nhgiệp vụ cho mợn hồ sơ và trả lại hồ sơ thật chặtchẽ

2- Xác định giá trị tài liệu

Là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phơng pháp của lu trữ học

để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt chính trị,kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác Từ đó lựa chọn để thu thập bổxung những tài liệu có giá trị cho phông lu trữ và loại ra những tài liệu hết giátrị

Thông thơng tài liệu của cơ quan đợc chia làm 3 nhóm:

- Nhóm cơ bản: nhóm tài liệu phản ánh những hoạt động chính của cơquan, đơn vị Thể hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan đơn vị thuộcloại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn

- Nhóm tài liệu bổ trợ: Công văn giấy tờ trao đổi, các tài liệu về tàichính, kế toán, hành chính quản trị vv có tính chất sự vụ, phục vụ hoạt độngcủa cơ quan, đơn vị, những tài liệu này thờng có giá trị bảo quản tạm thời.

- Nhóm tài liệu về nhân sự: nhóm tài liệu này thờng đợc bảo quản lâudài vì chúng hay đợc dùng để tra cứu về một nhân viên trong cả quá trình làmviệc có thể cho đến lúc nghỉ hu Riêng những tài liệu nhân sự có giá trị khoahọc lịch sử thì đợc giữ lại bảo quản lâu dài hoặc vĩnh viễn nh hồ sơ tài liệu vềcác nhà hoạt động khoa học, văn học nghệ thuật nổi tiếng, các nhà hoạt độngchính trị

3- Bổ xung tài liệu vào các phòng kho lu trữ

Bổ sung tài liệu là công tác su tầm và thu thập thêm, làm phong phú vàhoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phòng lu trữ công ty, các kho lu trữ Nhà nớctrung ơng và địa phơng theo những nguyên tắc pháp thống nhất

Xác định nguồn bổ sung tài liệu: Quy định thành phần và nội dung tàiliệu cần bổ xung cho mỗi phông, kho lu trữ, chỉ rõ các nguyên tắc, biện pháp

tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu

Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thòng xuyên, có tính thiết thực kịpthời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế

Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm

vi rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phơng tiện kỹ thuật hiện

đại

4- Công tác bảo quản tài liệu lu trữ

Là nghiên cứu sử dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ vàbảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ đợc tốt các yêu cầu nghiên cứukhai thác tài liệu trớc mắt và lâu dài

Nội dung công tác bảo quản tài liệu lu trữ:

+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện phápkhoa học kỹ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liêụ

lu trữ

+ áp dụng các biện pháp KHKT cùng các kinh nghiệm cổ truyền đểhạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổithọ của chúng

Chơng II Thực trạng công tác văn th lu trữ ở công ty

cơ đIện và phát triển nông thôn

I - Sơ lợc về quá trình ra đời , đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, chức năng nhiệm vụ của công ty cơ điện và phát triển nông thôn

1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn là một doanh nghiệp Nhà

n-ớc hạch toán độc lập dới sự chỉ đạo của công ty cơ khí trực thuộc Bộ nôngnghiệp và phát triển nông thôn

Công ty cơ điện và phát triển nông thôn đợc thành năm 1956 theo quyết

định số 07/QĐ ngày 8 tháng 3 năm 1956 của Bộ Nông nghiệp, ban đầu là ởng 250A, nhiệm vụ chủ yếu là phục hồi máy nông nghiệp

x-Đến năm 1969, theo yêu cầu phát triển của ngành cơ khí Hà nội, Bộnông nghiệp ra quyết định số16NN/QĐ ngày 21 tháng 03 năm 1969 đổi tênxởng thành Nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại

ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn đợc bổ xung thêmnhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thếcho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo côngnhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp Sau khi đất nớc thống nhất đểphục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nớc, Bộ NôngNghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tênnhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 HàNội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máynông nghiệp các loại Năm 1993, theo chủ trơng thành lập lại các doanhnghiệp của nhà nớc, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 202NN/ TCCB-QĐngày 24 tháng 03 năm 1993 thành lập lại nhà máy nông nghiệp 1 Hà Nộithành Công ty cơ điện và phát triển nông thôn

2 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Cơ điện và Phát triển nông

thôn

2.1- Chức năng

Công ty cơ điện và phát triển nông thôn là một công ty có đầy đủ t cáchpháp nhân, có chức năng cụ thể sau:

- Sản xuất thiết bị máy móc phục vụ cho ngành nông nghiệp, đáp ứng

đ-ợc nhu cầu cần thiết cho nông dân và các doanh nghiệp chế biến, tạo điềukiện nâng cao năng suất, thúc đẩy ngành nông nghiệp phát triển

- Ngoài ra công ty còn sửa chữa các loại máy móc đã hỏng hóc, gia cốlại để tiếp tục sử dụng

- Công ty có nhập những nguyên vật liệu, phụ tùng có đầy đủ tiêu chuẩn

kỹ thuật để sản xuất các loại máy móc thiết bị có chất lợng cao

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê kế toán theo yêu cầu của công ty

- Chấp hành đầy đủ những cam kết trong hợp đồng mua bán, liên doanhhợp tác với các tổ chức cá nhân

- Chủ động điều phối mọi hoạt động kinh doanh và quản lý các đơn vịtrực thuộc theo phơng án tối u, thực hiện mục tiêu đề ra

- Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên, công ty theo chế độ chínhsách nhà nớc và phân cấp của Bộ nông nghiệp

- Không ngừng bồi dỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật

về mọi mặt

- Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định củaNhà nớc và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng côngty

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

Hiện nay công ty Cơ điện và phát triển nông thôn hoạt động và tổchức quản lý theo mô hình sau:

X Máynông nghiệp

X Nhựabơm trừ sâu

PhòngKHKTVăn Phòng

4- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

-Giám đốc là ngời có quyền hạn cao nhất trong công ty trực tiếp quản lý

và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty thông quacác quyết định quản lý

Phó giám đốc tổ chức nhân sự: Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về cáchoạt động tổ chức hành chính, đối nội, đối ngoại Là ngời trực tiếp quản lý vănphòng công ty

Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật: chịu trách nhiệm phụ trách phòng kếhoạch kỹ thuật và các hoạt động có liên quan đến khoa học kỹ thuật, côngnghệ và chất lợng sản phẩm

Phó giám đốc kinh doanh thơng mại: Phụ trách phòng kinh tế và phòngthơng mại, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về các hoạt động tài chính, thơngmai xuất nhập khẩu

Ngoài ra, các phó giám đốc còn thực hiện các nhiệm vụ và chức năngkhác theo sự uỷ quyền của giám đốc, trợ giúp giám đổc trong quá ra quyết

định quản lý

Phòng kinh tế có nhiệm vụ:

- Quản lý vốn

- Phục vụ nhu cầu vốn cho các hợp đồng kinh tế đã ký kết

- Theo dói đôn đốc việc thanh quyết toán cho các HĐ kinh tế

PhòngKDTM kinh tếPhòng

- Giao dịch với ngân hàng, các cơ quan chức năng của nhà nớc để thựchiện các nghĩa vụ kinh tế xã hôi trong công ty.

- Làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hoá qua biên giới

- Tham gia tìm tòi ký kết các hợp đồng kinh tế

5 - Nhận xét về cơ cấu tổ chức trong Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn:

Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng.Các phòng ban và các xởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng củamình dới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc Các phòng ban chỉ làmnhiệm vụ chuẩn bị các quyết định và theo dõi tình hình về từng lĩnh vực (kếhoạch, vật t tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv ) không

có quyền chỉ đạo các xởng sản xuất mà chỉ hớng dẫn

Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòngban trong công ty Tuy nhiên nhợc điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản

lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết địnhquản lý

6- Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty:

Văn phòng là một bộ phận chức năng trong mô hình cơ cấu tổ chức của công

ty Văn phòng công ty chịu trách nhiệm về các hoạt động tổ chức nhân sự,hành chính, là đầu mối thông tin về các hoạt động trong doanh nghiệp để cungcấp cho ban giám đốc trong quá trình ra quyết định quản lý và các phòng banchức năng khác hoạt động

Thông tin trong doang nghiệp gồm thông tin nội bộ và thông tin bên ngoàidoanh nghiệp thờng liên quan đến các yếu tố nh :

- Chủ trơng chính sách của Đảng và Nhà nớc liên quan đến phạm vi hoạt độngcủa cơ quan.

ký nhận công văn, nhân viên văn th có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận vănbản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “Công văn đến' Công văn đến”

*Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn

lại công văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định

Trờng hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơigửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viênvăn th phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó chocơ quan ban hành văn bản

Đóng dấu đến vào công văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn th

đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan

Sau khi đóng dấu đến, văn th xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản,trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm đợc nội dung văn bản đến trongngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết.

Nhân viên văn th thờng xuyên tra sổ xem các văn bản có đợc giảiquyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thờng kỳ (hàngngày, hàng tuần) lên Chánh văn phòng Chánh văn phòng là ngời có nhiệm

vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơquan

Thủ trởng đơn vị, Chánh văn phòng luôn theo dõi, kiểm tra công việccủa đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đa ra các mệnh lệnh, biện pháp trongphạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời

Mẫu sổ công văn đến của công ty cơ điện và phát triển nông thôn

Số, ký hiệu công văn

Ngày, tháng công văn

Trích yếu nội dung công văn

Lu

hồ sơ

số

Nơi nhận (ngời nhận)

Ký nhận

Ghi chú

Theo "Báo cáo tổng kết số lợng công văn gửi đến công ty Cơ điện vàphát triển nông thôn" thì số lợng công văn đến mỗi năm trung bình khoảnghơn 150 công văn các loại Bao gồm các loại: Nghị định, quyết định, chỉ thị,công văn, báo cáo, giấy mời, thông báo

2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

*Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt công văn, đánh máy, trình ký công văn

Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ đợc quy định có tráchnhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành Các vănbản do các phòng ban đợc giám đốc uỷ quyền cho trởng phòng ký thì phảichịu trách nhiệm trớc giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó Văn bảnsoạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo vănbản quản lý Nhà nớc

Sau khi công văn đợc soạn thảo nhân viên văn th phải trình lên cấp cóthẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải đợc lãnh đạo duyệt, ký tắt mới đợc đánhmáy (loại nào không thông qua thủ trởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừalệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét

kỹ bản thảo, nếu cha rõ phải hỏi ngay ngời soạn thảo không đợc phép tự ý sửachữa văn bản

Văn bản sau khi đợc đánh máy thì bớc tiếp theo không thể thiếu đợc đó

là bớc kiểm tra, soát lại văn bản Đây là một chức năng không thể thiếu đợccủa bộ phận văn th Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viênvăn th sẽ soát lại một lần xem văn bản có đợc soạn thảo đúng theo quy địnhcủa nhà nớc và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểmtra ngôn ngữ và hình thức trình bày Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhấtgiữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng

Các thủ tục về văn bản sau khi đợc hoàn tất, nhân viên văn th phải cótrách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký Trình ký phải có phải có hồ sơ

đính kèm nếu không có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh vớilãnh đạo

*Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ Công văn đi :“Công văn đến' ”

Sau khi hoàn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, công văn đợc đa đến bộphận văn th để đăng ký và ghi số hiệu Tất cả các văn bản do cơ quan banhành phải vào sổ và lấy số ở văn th cơ quan Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ

đăng ký một lần, văn bản đợc chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cộtmục “Công văn đến'ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng

Cách đăng ký vào sổ “Công văn đến'Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục

từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm Vào sổ đăng ký công văn

đi phải ghi đầy đủ các thông tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biếtnội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơinhận, nơi gửi (không đợc viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản(ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn )

*Đóng dấu vào công văn đi và gửi công văn

Các thủ tục trên sau khi đã đợc hoàn tất, nhân viên văn th sẽ tiến hành

đóng dấu Nhân viên văn th chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền,văn bản đúng thể thức, dấu đợc đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.Nhân viên văn th phải trực tiếp đóng dấu vào công văn giấy tờ, không tuỳ tiệnnhờ ngời khác đóng hộ Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên ngờinhận (nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan) Nếu cần có thể kèmtheo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối vớingời nhận

Sau khi đóng dấu, nhân viên văn th sẽ thực hiện việc chuyển công văn

đi Công văn phải đợc chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hômsau Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày Công văn mật phải gửi theo chế

độ riêng, chế độ bu điện đặc biệt