Nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ ở Cty Cơ Điện và PTNT

MỤC LỤC

Thực trạng công tác văn th lu trữ ở công ty cơ đIện và phát triển nông thôn

Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Ngoài nhiệm vụ đại tu các loại ô tô, máy kéo dùng trong nông nghiệp, nhà máy còn đợc bổ xung thêm nhiệm vụ phục hồi phụ tùng và sản xuất chế tạo một số phụ tùng thay thế cho các loại máy nông nghiệp , các loại bơm thuốc trừ sâu và đào tạo công nhân kỹ thuật cho ngành cơ khí nông nghiệp. Sau khi đất nớc thống nhất để phục vụ nhu cầu mới của ngành cơ khí nông nghiệp cả nớc, Bộ Nông Nghiệp ra quyết định số 102/NN-CKQĐ ngày 02 tháng 09 năm 1977 đổi tên nhà máy đại tu máy kéo Hà Nội thành Nhà máy cơ khí nông nghiệp 1 Hà Nội với nhiệm vụ chế tạo các chi tiết phụ tùng máy nổ, máy dẫn động, máy nông nghiệp các loại.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty

- Không ngừng bồi dỡng, nâng nâng cao trình độ chuyên môn kỹ thuật về mọi mặt. - Thực hiện nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp khác theo quy định của Nhà nớc và nghĩa vụ với tổng công ty theo điều lệ hoạt động của tổng công ty.

Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Cơ cấu tổ chức của công ty hoạt động theo mô hình cơ cấu chức năng. Các phòng ban và các xởng sản xuất hoạt động độc lập theo chức năng của mình dới sự cchỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc. Các phòng ban chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị cỏc quyết định và theo dừi tỡnh hỡnh về từng lĩnh vực (kế hoạch, vật t tài chính, lao động, tổ chức cán bộ, tiếp thị tiêu thụ vv.. ) không có quyền chỉ đạo các xởng sản xuất mà chỉ hớng dẫn.

Cơ cấu này bảo đảm sự hoạt động độc lập thống nhất giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên nhợc điểm của cơ cấu này là làm cho cấp quản lý cao nhất (BGĐ) bị quá tải trong quá trình nắm tình hình và ra quyết định quản lý.

Mối quan hệ giữa văn phòng với các phòng ban trong công ty

Do vậy, đòi hỏi công ty phải có phơng pháp tổ chức hợp lý công tác quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp phù hợp với hoạt động chung trong toàn công ty.

Tổ chức và quản lý văn bản đến

Sau khi đóng dấu đến, văn th xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm đợc nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết. Theo "Báo cáo tổng kết số lợng công văn gửi đến công ty Cơ điện và phát triển nông thôn" thì số lợng công văn đến mỗi năm trung bình khoảng hơn 150 công văn các loại. Sau khi công văn đợc soạn thảo nhân viên văn th phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải đợc lãnh đạo duyệt, ký tắt mới đợc đánh máy (loại nào không thông qua thủ trởng thì các phòng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu cha rừ phải hỏi ngay ngời soạn thảo khụng đợc phộp tự ý sửa chữa văn bản.

Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn th sẽ soát lại một lần xem văn bản có đợc soạn thảo đúng theo quy định của nhà nớc và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ cỏc thụng tin, trớch yếu văn bản cần gọn rừ để dễ nhận biết nội dung văn bản, không máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận,.

Công tác xây dựng văn bản tại Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn

Văn bản (bản chính, bản gốc) đợc lu giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thờng lu lại văn th cơ quan), văn bản đợc lu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt động khác. Vì vậy, căn cứ vào những nguyên tắc quy định của Nhà nớc, ở công ty Cơ điện và phát triển nông thôn, mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn th phải gửi một bản sao có sự hớng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của công ty.

Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành viên trong công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan …. Trớc khi đa vào nộp lu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn th làm công tác lu trữ khi nhận hồ sơ lu đối chiếu với bản mục lục nộp lu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn th giữ 1 bản, phòng lu trữ giữ 1 bản.

Phân loại tài liệu lu trữ

Con dấu của Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn đợc để tại cơ quan, trong két, tủ khoá do nhân viên văn th có trách nhiệm, có chuyên môn lu giữ. Dấu đợc đóng trên các văn bản đúng thể thức: có chữ ký của ngời có thẩm quyền ký, đợc Chánh văn phòng, cán bộ pháp chế hành chính thẩm định. Trên cơ sở các văn bản đợc lu tại văn th mà nhân viên văn th tiến hành phân loại các tài liệu một cách phù hợp thuận lợi cho việc lu trữ.

Văn phòng Công ty chỉ lu trữ và bảo quản các loại tài liệu liên quan đến các mặt; tổ chức nhân sự, trang bị cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản,. Cách phân loại nh thế này đã giúp cho công ty tổ chức lu trữ một cách khoa học và giúp cho đối tợng sử dụng một cách hiệu quả nhứng tài liệu đó.

Xác định giá trị tài liệu

Tài liệu, hồ sơ đợc các phòng ban tự bảo quản, phân loại sắp xếp để tiện tra cứu và sử dụng. Đối với những hồ sơ, tài liệu phản ánh các hoạt động chính của Công ty trong thời gian dài (6 tháng, 1 năm) nh: các báo cáo tổng kết hàng quý hàng năm về các mặtkinh tế, tài chính, thơng mại, sản xuấthay những tài liệu cơ bản về quá trình xây dựng và phát triển của công tình yêu cần đợc bảo quản dài hạn. Cơ quan nào muốn giữ hồ sơ, tài liệu lu trữ đã đến thời gian nộp vào kho lu trữ phải báo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết ".

Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để huỷ bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phơng diện nhằm nâng cao chất lợng của công tác lu trữ. Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn đợc những tài liệu có gía trị đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lu trữ.

Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ

Để sử dụng tài liệu lu trữ có hiệu quả cao, Công ty đã tiến hành xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học, hớng dẫn cán bộ nghiên cứu về cách sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.Bên cạnh đó Công ty cũng đa ra những quy định chặt chẽ đối với các đối tợng trong việc sử dụng tài liệu lu trữ, có nọi quy chặt chẽ với từng tài liệu khác nhau. Công ty cũng đa ra những quy định đối với cán bộ làm công tác lu trữ; sắp xếp tài liệu một cỏch khoa học, nắm rừ quy định về việc sử dụng tài liệu lu trữ của cơ quan nhằm đảm bảo tài liệu lu trữ đợc sử dụng một cách khoa học, đúng mục. Đội ngũ cán bộ và cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác.

Công tác văn th

Nhận xét chung về công tác Văn th - Lu trữ ở công ty cơ đIện và phát triển nông thôn. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tổ chức hoạt động của công ty nói chung cũng nh công tác Văn th - Lu trữ nói riêng, em nhận thấy công tác Văn th - Lu trữ đã đợc tiến hành một cách nhịp nhàng, tuân thủ theo các quy định của Nhà nớc.