III. Nhận xét chung về công tác Văn th-Lu trữ ở công ty cơ đIện và phát triển nông thôn
3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn th-Lu trữ
* Hoạt động của công tác lu trữ đã đem lại những kết quả đáng kể.
Công tác lu trữ tại công ty nhìn chung đợc tiến hành một cách khoa học, đáp ứng mọi yêu cầu về các thông tin tra cứu cho lãnh đạovà các phòng ban trong công ty. Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng bớc thực hiện qui chế nộp lu, bảo quản tài liệu theo đúng qui định. Công tác lu trữ đã đợc lãnh đạo quan tâm đúng mực thể hiện hàng năm công ty đã cử nhân viên văn th đi học các lớp để nâng cao nhiệp vụ chuyên môn của mình. Tổ chức lu trữ theo hình thức phân tán cũng mang lại những hiệu quả nhất định:
- Sát với các cá nhân đã sử dụng và tra cứu hồ sơ. - Cần ít ngời chuyên trách
* Bên cạnh đó công tác lu trữ còn gặp một số hạn chế.
- Lãnh đạo cha có qui định cụ thể về việc tổ chức thực hiện công tác lu trữ cho toàn Công ty do đó cha có đợc sự lu trữ bảo quản thống nhất giữa các phòng ban trong Công ty.
Việc tổ chức lu trữ theo hình thức phân tán dẫn tới việc hiệu suất sử dụng các tài liệu lu trữ không cao. Làm tăng thêm những văn bản có thông tin trùng lặp trong một hệ thống gây nên những lãng phí không cần thiết
- Hồ sơ lu trữ sắp xếp cha đợc tỉ mỉ, khoa học do vậy dẫn đến việc tìm nhầm hồ sơ vẫn xẩy ra.
.- Điều kiện bảo đảm an toàn và sử dụng tài liệu lu trữ vẫn còn hạn chế, phòng lu trữ cha có những qui định chặt chẽ về bảo vệ tài liệu lu trữ.
3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác Văn th - Lu trữ trữ
Trong thời gian qua công tác văn th - lu trữ trong Công ty đã có những bớc tiến đáng kể. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số nhựoc điểm do các yếu tố chủ quan lẫn khách quan mang lại
Do sự nhận thức về công tác Văn th- lu trữ ở các ngành các cấp cha đầy đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của cơ quan. Mặc dù không thể phủ nhận rằng Công ty đã chú trọng quan tâm hơn đến công tác văn th lu trữ , có sự đầu t cho lĩnh vực này trên các khía cạnh con ngời cũng nh cơ sở vật chất. Tuy nhiên sự đầu t này còn cha tơng xứng với vai trò của nó trong hoạt động của cơ quan. Cơ sở vật chất còn hạn chế, cha có hệ thống thống nhất, cách quản lý công việc cha đợc chặt chẽ. Máy tính của các phòng đợc trang bị đầy đủ nhng việc ững dụng công nghệ thông tin đôi khi cha khai thác những khả năng mà tin học đem lại cho công tác văn th lu trữ. Bên cạnh đó còn có những vớng mắc nguyên nhân nằm ở yếu tố con ngời. Hiện nay hầu hết cán bộ nhân viên trong văn phòng Công ty đều không phải là những cán bộ chuyên môn mà chỉ đợc đào tạo ngắn hạn . Do đó , năng lực thực thi và điều hành còn yếu kém, cha ngang tầm với yếu cầu của công tác Văn th-lu trữ trong giai đoạn mới.
Nhiều nơi cho rằng công tác Văn th - Lu trữ chỉ là những công việc thừa hành do bộ phận văn th cơ quan thực hiện. Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn bản là hoạt động mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trong công tác văn th.
Việc tách rời hoạt động về văn bản ở bộ phận chuyên trách và các phòng ban chức năng sẽ hạ thấp vai trò quản lý, giám sát, điều hành công tác văn bản của bộ phận văn th , khiến cho công tác văn bản trong cơ quan thiếu sự phối hợp đồng bộ.
Bên cạnh đó còn có những vớng mắc, nguyên nhân phần lớn lại nằm ở yếu tố con ngời. Hiện nay một số cán bộ nhân viên trong văn phòng công ty còn cha nắm rõ đợc chức năng của mình, họ có kinh nghiệm lâu năm nhng có những ngời hoàn toàn cha đợc đào tạo, bồi dỡng qua chuyên môn nghiệp vụ mà nếu có đào tạo lại không đúng về chuyên ngành, nghiệp vụ, do đó cán bộ
thực thi và điều hành còn yếu kém, cha ngang tầm với yêu cầu của công tác Văn th - Lu trữ trong giai đoạn mới.
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở công ty Cơ điện và phát triển nông thôn , hy vọng rằng công ty sớm nhận thức đợc điều này để có thể điều chỉnh các hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn th -Lu trữ đạt đợc những kết quả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơ quan và tổ chức nhà nớc, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tờ.
Chơng III