Khái quát chung tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội

Báo cáo thực tập: Khái quát chung tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội

Chương I: Khái quát chung tình hình hoạt động kinh doanh

tại Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Ngày 7/9/1960, Công ty Du lịch Việt Nam được thành lập trực thuộc Phủ Thủ tướng (trên danh nghĩa), thực chất là một cục của Bộ Công An (Bộ Nội Vụ) trên

cơ sở Nghị định 26/CP Lúc bấy giờ, Công ty chỉ có vài ba chi nhánh tại Hải Phòng, Quảng Ninh, Hòa Bình Cơ sở vật chất hết sức hạn chế: chỉ có vài khách sạn với số buồng và giường ít ỏi chủ yếu để phục vụ cán bộ công nhân viên Nhà nước đi nghỉ, điều dưỡng theo tiêu chuẩn và một số chuyên gia nước bạn

Sau khi miền Nam được giải phóng, đất nước thống nhất (năm 1975), Công ty

Du lịch Việt Nam được tiếp quản những khách sạn do chính quyền cũ để lại ở Vũng Tàu, Nha Trang, Thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên, việc quản lý quản lý các khách sạn, nhà hàng này không được tập trung về một mối: Công ty Du lịch Việt Nam chỉ được giao một số cơ sở lưu trú tại Vũng Tàu, Đà Nẵng còn lại các

cơ sở khác được giao cho nhiều ngành khác nhau quản lý

Năm 1976, do yêu cầu thực tế của ngành Du lịch, Tổng cục Du lịch được thành lập (trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng nay là Chính phủ) với 1 Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh và 13 đơn vị trực thuộc sau:

1 Công ty du lịch Hà Nội

2 Công ty Du lịch Hải Phòng

3 Công ty Du lịch Quảng Ninh

4 Công ty Du lịch Nghệ Tình

5 Công ty Du lịch Tam Đảo

6 Công ty Du lịch Quảng Nam – Đà Nẵng

7 Công ty Du lịch dịch vụ Dầu khí Việt Nam

8 Trung tâm Điều hành hướng dẫn du lịch

9 Công ty Xây dựng chuyên ngành du lịch

10 Công ty Thiết bị vật tư du lịch

11 Công ty Tuyên truyền Quảng cáo Du lịch

12 Tạp chí Du lịch Việt Nam

13 Công ty Vận chuyển khách du lịch

Đến năm 1990 do cải cách, tổ chức lại bộ máy quản lý Nhà nước, Tổng cục

Du lịch được sát nhập vào Bộ Văn hóa – Thông tin – Thể thao và Du lịch Lúc này cơ quan của Tổng cục Du lịch trở thành cơ quan của Tổng Công ty Du lịch Việt Nam

Năm 1991, Tổng Công ty Du lịch Việt Nam chuyển chức năng quản lý du lịch từ Bộ Văn hóa – Thông tin – Thể thao và Du lịch về Bộ Thương Mại và có tên là Bộ Thương Mại và Du lịch Cuối năm 2002, Tổng cục Du lịch được thành lập trở lại, Tổng Công ty Du lịch Việt Nam giải thể và cơ quan của Tổng Công ty được thành lập thành doanh nghiệp với tên gọi là Công ty Du lịch Việt Nam tại

Hà Nội theo Quyết định 118/DL – TC ngày 16/01/1993

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội, tên giao dịch là Vietnamtourism in Hanoi, là một tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực Du lịch, trực thuộc Tổng cục Du lịch, có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán độc lập, sử dụng con dấu riêng theo quy định của nhà nước

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội mở tài khoản tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam

Công ty có trụ sở chính tại 30A Lý Thường Kiệt, Hà Nội và các chi nhánh tại:

- 12 Hùng Vương, Thành phố Huế

- 138 Hàn Thuyên, Thành phố Hồ Chí Minh

Từ khi thành lập cho đến nay, Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội không ngừng vươn lên cùng sự phát triển của ngành Du lịch Việt Nam Công ty nhiều năm liền được Tổng cục Du lịch xếp trong top 10 doanh nghiệp Lữ hành hàng đầu của Việt Nam

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty

1.1.1.1 Chức năng

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội hoạt động kinh doanh với 3 chức năng chủ yếu như sau:

- Chức năng tổ chức Du lịch trọn gói

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội là một đơn vị kinh doanh du lịch hạch toán độc lập cho nên chức năng tổ chức du lịch trọn gói là chức năng quyết định

Nó quyết định sự sống còn của Công ty, nếu kinh doanh có lãi thì Công ty mới có

thể tồn tại và phát triển, ngược lại nếu thua lỗ kéo dài thì tất yếu dẫn tới phá sản.

Vì vậy đây cũng là chức năng hàng đầu của Công ty

- Chức năng môi giới trung gian

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội là một công ty lữ hành, do vậy nắm vai trò trung gian, là cầu nối giữa khách du lịch hay công ty lữ hành gửi khách với các nhà cung cấp các dịch vụ du lịch Công ty là một môi giới có tác dụng đưa khách đến các điểm du lịch, các nhà cung cấp, là người thúc đẩy sự gặp nhau của cung và cầu du lịch một cách nhanh chóng

- Chức năng thu hút (tuyên truyền quảng bá du lịch Việt Nam)

Ngoài 2 chức năng trên, Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội còn có chức năng thu hút Đây là chức năng đặc trưng của công ty Bởi không những là một công ty nhà nước, đứng đầu ngành, mà nó còn là một công cụ để nhà nước quản

lý về du lịch nên công ty còn có thêm chức năng tuyên truyền quảng bá hình ảnh

du lịch Việt Nam nhằm thu hút ngày càng nhiều hơn khách du lịch trên khắp thế giới cho công ty và cho toàn ngành Du lịch Việt Nam Thêm vào đó, công ty có chức năng tìm hiểu, mở rộng các tuyến điểm du lịch mới nhằm thu hút khách hàng

1.1.1.2 Nhiệm vụ

Để thực hiện tốt các chức năng của mình, Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội cần thực hiện đúng các nhiệm vụ sau:

- Căn cứ vào chủ trương chính sách phát triển kinh tế xã hội của nhà nước, chỉ tiêu pháp lệnh của cấp trên giao để xây dựng kế hoạch kinh doanh kể cả các

kế hoạch khác có liên quan (ngắn hạn và dài hạn) của Công ty và các biện pháp thực hiện kế hoạch được giao, chịu trách nhiệm trước khách hàng và thực hiện các hợp đồng đã ký

- Nghiên cứu thị trường du lịch, tuyên truyền quảng bá thu hút khách du lịch

và ký kết các hợp đồng với các tổ chức, các hãng du lịch nước ngoài, tổ chức thực hiện các chương trình du lịch đã ký kết Kinh doanh các dịch vụ hướng dẫn, vận chuyển, khách sạn và các dịch vụ bổ sung khác nhằm đáp ứng nhu cầu của khách

du lịch và các đối tượng khách quốc tế khác

- Nghiên cứu ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và chất lượng phục vụ Tham gia nghiên cứu và đề xuất với Tổng cục Du lịch các định mức kinh tế kỹ thuật và các quy chế quản lý của ngành

Căn cứ định hướng phát triển du lịch trong từng thời kỳ thành lập các dự án đầu tư và kêu gọi đầu tư xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật và mở rộng sản xuất kinh doanh của công ty trong khuôn khổ pháp luật hiện hành

- Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty

Quản lý và sử dụng cán bộ đúng chính sách của Nhà nước và của Ngành, xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán

bộ công nhân viên của Công ty

- Căn cứ vào Chính sách kinh tế và Pháp lệnh kế toán, thống kê của Nhà nước, tổ chức tốt các loại hình hạch toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh doanh, nghiêm chỉnh thực hiện các nghĩa vụ đối với Nhà nước và cơ quan cấp trên

1.1.1.3 Quyền hạn

Để thực hiện nhiệm vụ của mình Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội có những quyền hạn sau:

- Trực tiếp giao dịch, ký kết hợp đồng với các tổ chức du lịch nước ngoài để đón khách quốc tế vào Việt Nam và đưa công dân Việt Nam ra nước ngoài

Được trực tiếp liên doanh, liên kết hợp tác đầu tư và xuất nhập khẩu nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, yêu cầu về hàng hóa vật tư chuyên dùng

- Được tham gia tổ chứ du lịch mang tính chất thương mại của thế giới và khu vựa nhằm tăng cường sự hiểu biết, phát triển và mở rộng thị trường du lịch Quốc tế; được đặt Đại diện của Công ty ở nước ngoài để tuyên truyền quảng bá thu hút khách du lịch

- Ra quyết định về sản xuất kinh doanh, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật cán bộ (theo phân cấp quản lý của Tổng cục) và các mặt công tác khác

- Được phép mở rộng các dịch vụ bổ sung để đáp ứng mọi nhu cầu của các đối tượng khách du lịch nhằm tận dụng mọi tiềm năng về lao động, cơ sở vật chất

kỹ thuật, phương tiện vận chuyển của Công ty

- Được chủ động huy động vốn của các thành phần kinh tế trong và ngoài nước nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới công nghệ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao

1.1.2 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội

- Nghiên cứu thị trường du lịch

- Xây dựng và bán các chương trình du lịch

- Trực tiếp giao dịch và ký kết các hợp đồng với các Hãng du lịch nước ngoài về khách du lịch

- Điều hành chương trình du lịch

- Hướng dẫn du lịch

- Vận chuyển khách du lịch

- Kinh doanh khách sạn

- Dịch vụ quảng cáo, thông tin du lịch

- Bán hàng lưu niệm

- Dịch vụ về thị thực, xuất nhập cảnh, gia hạn thị thực xuất nhập cảnh cho khách du lịch

- Dịch vụ thương mại tổng hợp

- Các dịch vụ bổ sung khác đáp ứng nhu cầu của mọi đối tượng khách du lịch

1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức lao động

1.2.1 Cơ cấu tổ chức

Về cơ cấu tổ chức, Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội tổ chức bộ máy theo

mô hình trực tuyến, làm việc theo chế độ một thủ trưởng Các mối quan hệ trong công tác được thực hiện trực tiếp theo ngành dọc Giám đốc có mối quan hệ trực tiếp với lãnh đạo các bộ phận như: Phó Giám đốc công ty, Giám đốc Khách sạn của Công ty; còn lãnh đạo các bộ phận có mối quan hệ chỉ đạo trực tiếp với các nhân viên thuộc từng bộ phận như sơ đồ sau:

Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội

Giám đốc Các phó giám đốc

Bộ phận hỗ trợ phát triển Bộ phận Lữ hành

du lịch

Bộ phận hành chính tổng hợp

Phòng

Xúc

tiến

Kinh

Doanh

Chi

nhánh

tại

Huế

và

Thành

phố

Hồ

Chí

Minh

Tổ xe

Khác

h sạn Vịnh Hạ Long

Các phòng Thị trường

Phòn g Điều hành

Phòng Hướng dẫn

Phòn g Hành chính

và Tổ chức

Phòng Tài chính Kế toán

- Giám đốc: là người đứng đầu Công ty, lãnh đạo và quản lý công ty về mọi mặt công tác, đảm bảo thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước Tổng cục Du lịch và trước Pháp luật hiện hành về mọi hoạt động của Công ty

- Các phó Giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc, được giám đốc phân công phụ trách một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Pháp luật Nhà nước về hiệu quả các lĩnh vực công tác do Giám đốc ủy nhiệm

- Các Phòng thị trường: là một trong những bộ phận đặc trưng của Công ty

Lữ hành Các phòng Lữ hành có nhiệm vụ:

+ Tổ chức và tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo nhằm thu hút khách du lịch

+ Tiến hành xây dựng các chương trình Du lịch từ nội dung đến mức giá phù hợp với nhu cầu của khách du lịch

+ Ký kết hợp đồng với các hãng các công ty du lịch, các tổ chức, cá nhân trong nước

+ Đảm bảo hoạt động thông tin giữa Công ty các nguồn khách và sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan của Công ty từ việc thông báo

+ Xây dựng các chiến lược, các chính sách lược Marketing của toàn Công ty

- Phòng Điều hành: cũng là một bộ phận đặc trưng của Công ty Phòng Điều hành có nhiệm vụ:

+ Đảm bảo chất lượng của các dịch vụ, quản lý tốt chất lượng dịch vụ để phục vụ khách

+ Ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp

+ Xác nhận đặt chỗ, dịch vụ cho khách

+ Xác nhận hướng dẫn viên đón khách và thực hiện hướng dẫn

+ Luôn luôn theo dõi giám sát các chương trình du lịch

+ Tìm hiểu thị trường du lịch, xác định nhu cầu của thị trường về dịch vụ

du lịch

+ Làm báo cáo và tổng kết sau mỗi chuyến du lịch

- Phòng hướng dẫn có hai nhiệm vụ chủ yếu sau:

+ Cung cấp hướng dẫn viên theo nhu cầu của từng đoàn khách

+ Tổ chức mạng lưới cộng tác viên có năng viên có năng lực và trình độ để đáp ứng nhu cầu du lịch ngày càng phong phú và đa dạng của khách du lịch

- Phòng Tài chính kế toán và Phòng Hành chính có nhiệm vụ thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình giúp cho hoạt động quản lý của Công ty ngày một tốt hơn

- Tổ xe có nhiệm vụ điều động nhanh chóng, kịp thời phù hợp với nhu cầu vận chuyển khách của Công ty đối với từng đoàn khách mà Công ty thực hiện

1.2.2 Mối quan hệ và nguyên tắc làm việc

- Công ty thực hiện làm việc theo chế độ 1 thủ trưởng Mọi quyết định, chỉ thị của Giám đốc phải được thực hiện nghiêm túc, chính xác, nhanh chóng

Các văn bản của Công ty ban hành thường thể hiện dưới các hình thức: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn Những văn bản này được ban hành chậm nhất

là 4 ngày kể từ khi Giám đốc quyết định

Giám đốc ký các quyết định, chỉ thị của Công ty, ủy nhiệm cho Phó Giám đốc khi Giám đốc đi vắng Các Phó Giám đốc ký thay Giám đốc giải quyết các công việc cụ thể của đơn vị

- Trưởng Phòng được thừa lệnh của Giám đốc ký các văn bản sao lục thuộc phạm vi chuyên môn nghiệp vụ hoặc hướng dẫn về nghiệp vụ, kỹ thuật thuộc phạm vi của Phòng

- Giám đốc định kỳ làm việc với một số phòng, ban để giải quyết kịp thời các khó khăn trong hoạt động kinh doanh và trong công tác Đồng thời giúp cho việc quyết định các chủ trương chính sách được đúng đắn, kịp thời và sát thực tế Lãnh đạo các phòng chịu trách nhiệm giải quyết nhanh chóng, kịp thời những vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ thuộc phạm vi phòng phụ trách

Các chuyên viên nghiệp vụ kỹ thuật của từng phòng theo dõi tình hình công tác được phân công và diễn biến hàng ngày đề xuất với lãnh đạo phòng, lãnh đạo công ty để giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh

- Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của Chính phủ

và Tổng cụ trưởng Khi thực hiện các nhiệm vụ trên gặp khó khăn, trở ngại hoặc gặp vấn đề cần được xem xét thì phải báo cáo Tổng cục để giải quyết

Các phòng ban chức năng có trách nhiệm hướng dẫn và phối hợp thực hiện các quyết định trên

- Trưởng các phòng có trách nhiệm báo cáo cho Giám đốc công tác chuyên môn nghiệp vụ của phòng theo thời gian quy định của Giám đốc (tuần, tháng, quý, năm); chịu trách nhiệm trước Giám đốc về sự chính xác của các số liệu, tài liệu, sự việc báo cáo phải có căn cứ cụ thể

Trưởng phòng có trách nhiệm báo cáo kịp thời cho Giám đốc những việc có quan hệ đến sự lãnh đạo chỉ đạo của Công ty, những thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ Tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình nội bộ cơ quan,…kiến nghị giải quyết các vấn đề trên Đồng thời chủ động, tự giác giải quyết các công việc theo phạm vi chức năng của từng phòng, tránh đùn đẩy đến phòng khác

- Khi trình đề án lên Giám đốc, Trưởng phòng phải có thuyết minh rõ quá trình, trình tự xây dựng, ý kiến của các phòng và đơn vị, ngành có liên quan Tùy

theo nội dung của đề án, Phòng Hành chính và Tổng hợp sẽ xem xét và triệu tập thành phần đến dự họp để tham gia giúp Giám đốc đánh giá và quyết định

Trong các hội nghị, cuộc họp của Công ty, sau khi thảo luận, Giám đốc hoặc người chủ trì thông qua các vấn đề đã bàn, Phòng Hành chính và Tổ chức có trách nhiệm làm biên bản ghi rõ và thông báo cho các cấp lãnh đạo có liên quan:

+ Nội dung những chủ trương và biện pháp thi hành

+ Phòng nào có trách nhiệm chính trong việc thực hiện, phòng nào có trách nhiệm phối hợp, phân công thực hiện, thời gian hoàn thành và báo cáo kết quả thực hiện

- Trưởng phòng có trách nhiệm xây dựng nội quy công tác của phòng, quy định rõ nhiệm vụ của từng chuyên viên, bố trí và sử dụng nhân lực hợp lý nhằm phát huy cao nhất khả năng cống hiến của từng người

Trưởng phòng Hành chính và Tổ chức có trách nhiệm xây dựng nội quy, quy chế và lề lối làm việc của Công ty và trách nhiệm quản lý phòng như các trưởng phòng khác

- Lãnh đạo các Phòng, Ban phối hợp giúp đỡ nhau, tạo điều kiện cho nhau hoàn thành nhiệm vụ; tôn trọng các chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm quản lý của nhau, cùng nhau bàn bạc để giải quyết những công việc có tính chất chung, liên quan hoặc bảo đảm đồng bộ, ăn khớp giữa các cấp

Khi có ý kiến khác nhau giữa lãnh đạo các phòng về một vấn đề nào đó thì phải trực tiếp gặp nhau để thảo luận Nếu vẫn chưa nhất trí được cách giải quyết thì Phó Giám đốc sẽ phụ trách họp bàn để đi đến thống nhất vấn đề đó Nếu không được mà việc gấp thì Phó Giám đốc báo cáo lên Giám đốc quyết định

1.3 Đặc điểm tình hình khách

Thời gian qua, Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội tập trung khai thác 2 mảng thị trường lớn là thị trường khách du lịch quốc tế và thị trường khách du lịch nội địa Trong đó, thị trường khách du lịch quốc tế được chia thành 2 bộ phận: thị trường khách inbound và thị trường khách outbound Công ty đã chủ động phân chia các đơn vị chức năng về thị trường đảm nhận những mảng thị trường nhằm đảm bảo mục tiêu nghiên cứu, khai thác và phục vụ có hiệu quả cao

Cụ thể là:

- Phòng thị trường I chịu trách nhiệm nghiên cứu và khai thác mảng thị trường khách Pháp

- Phòng thị trường II chịu trách nhiệm thị trường khách Bắc Mỹ, Châu Á Thái Bình Dương

- Phòng Thị trường III chịu trách nhiệm thị trường khách nội địa, ASEAN

và Trung Quốc

- 2 chi nhánh của Công ty tại Huế và Thành phố Hồ Chí Minh khai thác thị trường khách du lịch nội địa và từng bước thâm nhập thị trường khách quốc tế, đặc biệt tập trung cho thị trường khách outbound tại chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh

Riêng thị trường khách Trung Quốc là thị trường mới khai thác kể từ quý IV năm 2001 do Công ty đánh giá đây là thị trường đầy tiềm năng hứa hẹn có thể bù đắp phần nào doanh thu mất đi khi nguồn khách truyền thống từ thị trường Châu

Âu có xu hướng giảm

Ngoài việc tự nghiên cứu xây dựng, bán và tổ chức các chương trình du lịch, Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội còn chủ động liên kết, hợp tác với các tổ chức các hãng lữ hành nổi tiếng trên thế giới phối hợp cung cấp cho khách du lịch quốc tế những tour du lịch đặc sắc Tiêu biểu trong 2 tháng 4 và 5 năm 2002, Công ty đã phục vụ Đoàn Du lịch Thể thao mạo hiểm RAID GAULOISES với hơn 540 khách quốc tế, đi chặng tour dài trên 15 ngày, đạt doanh thu trên 500.000 USD Trong tháng 9 năm 2002, phục vụ Đoàn Du lịch thể thao ACTION ASIA

có 117 khách với 3 ngày 2 đêm tại huyện Mai Châu tỉnh Hòa Bình và Đoàn AIPO của Quốc hội với trên 300 khách thăm quan vịnh Hạ Long tỉnh Quảng Ninh Dưới đây là bảng số liệu cung cấp một số chỉ tiêu cơ bản về tình hình khách của Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội trên cơ sở tổng hợp số liệu của các Báo cáo kết quả kinh doanh qua 4 năm 2002 – 2003 – 2004 - 2005

1 Khách quốc tế

- Khách inbound

- Khách outbound

Khách

-12.410

10.030 2.380

8.556

5.901 2.655

14.629

9.904 4.725

15.169 10.143 5.026