Tìm hiểu hoạt động và kết quả kinh doanh của các phòng thị trường trong công ty Du Lịch Việt Nam tại Hà Nội

Tìm hiểu hoạt động và kết quả kinh doanh của các phòng thị trường trong công ty Du Lịch Việt Nam tại Hà Nội

Lời nói đầu

Trong những năm gần đây chúng ta đã chứng kiến những bớc phát triển tolớn của du lịch thế giới, trong đó có du lịch Việt Nam Ngày nay, ngành Du lịch

của nớc ta đang trên đà phát triển với quy mô của cung và cầu du lịch ngày càngtăng Các doanh nghiệp kinh doanh du lịch nói chung và kinh doanh lữ hành nóiriêng ngày càng nhiều, thuộc mọi thành phần kinh tế: Nhà nớc, t nhân, liêndoanh Do vậy cuộc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp du lịch trở nên ngày cànggay gắt và khốc liệt.

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động kinhdoanh lữ hành cũng không tránh khỏi xu hớng đó Để tồn tại và phát triển Côngty cũng phải không ngừng cạnh tranh với các Công ty khác để vơn lên khẳngđịng vị trí của mình.

Trong quá trình hoạt động, các phòng thị trờng có vai trò quan trọng, quyếtđịnh đối với sự phát triển của công ty Mặc dù gặp khó khăn nhng cả 3 phòng thịtrờng vẫn hoàn thành nhiệm vụ đợc giao, góp phần khiêm tốn vào sự nghiệpchung của toàn công ty, và sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nớc

Để hiểu biết thêm về hoạt động kinh doanh lữ hành tại công ty du lịch ViệtNam tại Hà Nội em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Tìm hiểu hoạt đông và kết quảkinh doanh của các phòng thị trờng trong Công ty Du lịch Việt nam tại Hà nội”.để viết báo cáo.Trong quá trình thực tập em đã nhận đợc sự giúp đỡ nhiệt tình củaCô giáo hớng dẫn thực tập, của các Bác, các Anh & các Chị trong Công ty, để tôihoàn thành đề tài của mình.

Em rất mong nhận đợc những đóng góp ý kiến quý báu của các thầy côgiáo để đề tài này của em đợc hoàn chỉnh hơn và hoàn thiện thêm kiến thứcchuyên môn của mình.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 20/ 3/ 2003Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Vân Anh.

1.2 Vốn của công Ty: Vốn cố định : 2.113.331.264 VND Vốn lu động: 2.000.264.689 VND Tài sản có : 3.060.267.032 VND Công Ty Du Lịch Việt Nam mở tài khoản tại Ngân Hàng Ngoại Thơng Việt Nam.1.3 Trụ sở chính: 30 A Lý Thờng Kiệt Hà Nội.

1.4 Ngày thành lập: Ngày 26 tháng 3 năm 1993.1.5 Quá trình hình thành và phát triển:

Theo Nghị định 26 CP ngày 7/9/1960, Công ty Du lịch Việt Nam ra đờitrực thuộc phủ Thủ Tớng (trên danh nghĩa) thực chất là một cục của Bộ Công An( Bộ Nội Vụ) Lúc này cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty chỉ có vài khách sạnvới số buồng ít ỏi để phục vụ cán bộ công nhân viên Nhà nớc đi nghỉ điều dỡngtheo tiêu chuẩn và một số chuyên gia nớc bạn Công ty chỉ có vài chi nhánh tạiHải Phòng, Quảng Ninh và Hoà Bình.

Năm 1975, đất nớc thống nhất, ngành Du lịch Việt nam đợc tiếp quảnnhững nhà hàng, khách sạn của chính quyền cũ để lại ở: Vũng Tàu, Nha Trang,Thành phố Hồ Chí Minh Nhng Công ty Du lịch Việt Nam chỉ đợc giao một số cơsở lu trú ở Vũng Tàu, Đà Nẵng còn lại các cơ sở khác đợc giao cho các ngànhkhác nhau quản lý.

Năm 1979, do yêu cầu thực tế của ngành Du lịch, Tổng cục Du lịch đợcthành lập trực thuộc Hội đồng Bộ trởng ( nay là Thủ tớng Chính phủ ) các cán bộcủa công ty chuyển lên thành cán bộ của Tổng cục Du lịch.

Năm 1990, do cải cách tổ chức lại bộ máy quản lý Nhà nớc Tổng cục Dulịch đợc sát nhập vào Bộ Văn hoá Thông tin - Thể thao và Du lịch Lúc này cơquan của Tổng cục Du lịch trở thành cơ quan của Tổng Công ty Du lịch ViệtNam.

Năm 1991, Tổng Công ty Du lịch Việt Nam chuyển chức năng quản lý dulịch từ Bộ Văn hoá Thông tin - Thể thao và Du lịch về Bộ Thơng mại và có tên làBộ Thơng mại và Du lịch.

Cuối năm 1992, Tổng cục Du lịch đợc thành lập trở lại, Tổng Công ty Dulịch Việt Nam giải thể và cơ quan của Tổng Công ty đợc lập thành Doanh nghiệpvới tên gọi là Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội ( chính thức ngày 26/3/1993).

Công ty Du lịch Việt Nam ngoài trụ sở chính còn có các chi nhánh tại:o 12 Hùng Vơng, Thành phố Huế.

o 138 Hàn Thuyên, Thành phố Hồ Chí Minh.o Và khách sạn Hạ Long Bay tại Quảng Ninh.

Công ty Du lịch Việt Nam là một tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực Dulịch, trực thuộc Tổng cục Du lịch, có t cách pháp nhân, thực hiện chế độ hoạchtoán độc lập, sử dụng con dấu riêng theo thể chế quy định của Nhà nớc

Chính vì vậy từ khi thành lập đến nay, Công ty Du lịch Việt Nam tại HàNội không ngừng phát triển vơn lên cùng với sự phát triển của ngành Du lịch ViệtNam Công ty đã đạt hiệu quả kinh tế tơng đối cao, cụ thể trong năm năm (1995-1999) đã phục vụ 27.400 khách Du lịch Quốc tế đi tours tơng ứng với 249.500ngày/ khách và 22.660.000 USD doanh thu ( cha kể đến 11.900 khách sử dụngdịch vụ visa ).

Trong 5 năm (1995 - 1999), công ty đã đạt đợc 24,6 tỷ đồng lãi và 9,16 tỷđồng nộp ngân sách Nhà nớc.

2 Mô hình quản lý và hoạt động của Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội.

2.1 Chức năng và nhiệm vụ: Công ty Du Lịch Việt Nam tại Hà Nội hoạt độngkinh doanh với 3 chức năng chủ yếu sau:

2.1.1 Chức năng tổ chức Du lịch chọn gói:

Công ty Du lịch Việt nam tại Hà nội là một đơn vị kinh doanh hạch toánđộc lập, cho nên chức năng tổ chức du lịch chọn gói là chức năng quyết định Nóquyết định sự sống còn của Công ty, nếu kinh doanh có lãi thì Công ty mới có thểtồn tại và phát triển, ngợc lại nếu thua lỗ thì tất yếu Công ty sẽ bị phá sản và dẫnđến giải thể Vì vậy, chức năng này là chức năng hàng đầu của Công ty.

2.1.2 Chức năng môi giới chung gian:

Công ty Du lịch Việt Nam tại Hà Nội là một Công ty lữ hành cho nên nó làngời trung gian giữa khách du lịch hay Công ty gửi khách với các nhà cung cấp,các dịch vụ du lịch Công ty là một nhà môi giới, có tác dụng đa khách đến cácđiểm du lịch, các nhà cung cấp là ngời thúc đẩy sự gặp nhau của cung và cầu dulịch một cách nhanh chóng.

2.1.3 Chức năng thu hút ( tuyên truyền quảng bá Du lịch Việt Nam ):

Đây là chức năng đặc trng của Công ty Bởi Công ty Du lịch Việt Namkhông những là công ty Nhà nớc, đứng đầu ngành, mà nó còn là một công cụ đểNhà nớc quản lý du lịch nên Công ty phải có nhiệm vụ tuyên truyền, quảng cáotìm mọi cách để thu hút khách du lịch ở các thị trờng trên thế giới cho Công tynói chung và cho toàn Ngành Du lịch nói riêng Để thực hiện tốt chức năng củamình Công ty cần tìm hiểu, mở rộng các tuyến điểm du lịch mới nhằm thu hútkhách hàng, để thực hiện tốt các chức năng của mình, Công ty Du lịch Việt Namcần thực hiện các nhiệm vụ sau:

 Căn cứ vào chủ trơng chính sách phát triển kinh tếxã hội của Nhà nớc, các chỉ tiêu pháp lệnh của cấp trên giao để xây dựng kếhoạch kinh doanh kể cả các kế hoạch khác có liên quan ( ngắn hạn và dài hạn )của Công ty và các biện pháp thực hiện kế hoạch đợc giao, chịu trách nhiệm trớckhách hàng, thực hiện các hợp đồng đã ký kết.

 Nghiên cứu thị trờng du lịch, tuyên truyền quảng cáo thu hút kháchdu lịch và ký kết hợp đồng với các tổ chức, các hãng du lịch nớc ngoài Tổ chứcthực hiện các chơng trình du lịch đã ký kết Kinh doanh các dịch vụ hớng dẫn,vận chuyển, khách sạn và dịch vụ bổ sung đáp ứng nhu cầu của khách du lịch vàđối tợng khách quốc tế khác.

 Nghiên cứu ứng dụng những tiến bộ khoa học kỹthuật vào sản xuất kinh doanh để không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và chấtlợng phục vụ Tham gia nghiên cứu và đề xuất với Tổng cục Du lịch các địnhmức kinh tế kỹ thuật và quy chế quản lý của ngành.

 Căn cứ định hớng phát triển du lịch trong từng thờikỳ lập các dự án đầu t và kêu gọi đầu t xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật và mởrộng sản xuất kinh doanh của Công ty trong khuôn khổ pháp luật hiện hành.

 Nghiên cứu hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất kinhdoanh của Công ty Quản lý và sử dụng cán bộ đúng chính sách của nhà nớc vàcủa ngành, xây dựng quy hoạch, kế hoạch công tác cán bộ, đào tạo bồi dỡngnghiệp vụ cho cán bộ nhân viên của Công ty.

 Căn cứ chính sách kinh tế và pháp lệnh kế toán, thông tin kinh tế,phân tích hoạt động kinh doanh, nghiêm chỉnh thực hiện các nghĩa vụ đối vớiNhà nớc và cơ quan cấp trên.

2.2 Quyền hạn của Công ty:

 Trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với các tổ chức du lịch nớcngoài để đón khách quốc tế vào Việt Nam và tổ chức cho công dân Việt Nam đidu lịch nớc ngoài.

 Đợc trực tiếp liên doanh, liên kết và hợp tác đầu t xuất nhậpkhẩu nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, yêu cầu về hàng hoá vật t chuyêndùng.

 Đợc tham gia tổ chức du lịch mang tích chất thơng mại của thếgiới và khu vực nhằm tăng cờng sự hiểu biết, phát triển và mở rộng thị trờng dulịch Quốc tế Đợc đặt đại diện Công ty ở nớc ngoài để tuyên truyền quảng cáothu hút khách du lịch.

 Ra các quyết định về sản xuất kinh doanh, bổ nhiệm, miễnnhiệm, điều động, nâng lơng, khen thởng, kỷ luật cán bộ (theo phân cấp quản lýcủa Tổng cục ) và các mặt công tác khác.

 Đợc phép mở rộng các du lịch bổ sung để đáp ứng mọi nhu cầucủa các đối tợng khách du lịch nhằm tận dụng mọi tiềm năng về lao động, cơ sởvật chất kỹ thuật, phơng tiện vận chuyển của Công ty.

 Đợc huy động vốn của các thành phần kinh tế trong và ngoài ớc nhằm phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới công nghệ đáp ứng yêu cầunhiệm vụ đợc giao.

n-2.3 Nội dung hoạt động của công ty:

 Nghiên cứu thị trờng du lịch, xây dựng các chơng trình du lịch,tổ chức dịch vụ, thông tin quảng cáo du lịch và bán các chơng trình du lịch đó.

 Trực tiếp giao dịch và ký kết các hợp đồng với các hãng du lịchnớc ngoài về khách du lịch.

 Thực hiện hoạt động điều hành, hớng dẫn du lịch. Vận chuyển khách, kinh doanh khách sạn du lịch. Bán hàng lu niệm.

 Làm các dịch vụ thị thực xuất cảnh, gia hạn thực xuất nhập cảnhcho khách du lịch.

2.4 Hệ thống tổ chức bộ máy của Công ty:

Hiện nay toàn bộ cán bộ, công nhân viên của công ty là 150 ngời (không kểkhách sạn Vịnh Hạ Long) Trong đó hầu hết các cán bộ công nhân viên có trìnhđộ đại học.

- Chi nhánh TP Hồ Chí Minh: 15 ngời - Chi nhánh ở Huế: 9 ngời.

Bảng 1: Số lợng cán bộ công nhân viên của công ty du lịch Việt Nam tại Hà Nội.

2.4.2 Các phó giám đốc: Là ngời giúp việc cho giám đốc phần công việc phụ tráchmột số lĩnh vực hoạt động của đơn vị, đồng thời chịu trách nhiệm trớc Giám đốcvà pháp luật Nhà nớc về hiệu quả của các lĩnh vực công tác do giám đốc uỷnhiệm.

2.4.3 Các trởng phòng: Là ngời đợc thừa lệnh giám đốc ký các văn bản thuộcphạm vi chuyên môn của mình Các chuyên môn nghiệp vụ theo dõi tình hìnhthực hiện công tác đợc phân công và diễn biến hàng, đề xuất với lãnh đạo phòng,lãnh đạo công ty để giải quyết kịp thời những vớng mắc.

 Tiến hành xây dựng các trơng trình du lịch từ nội dung đến mứcgiá phù hợp với nhu cầu của khách du lịch.

 Ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch, các tổ chức cánhân trong và ngoài nớc.

 Đảm bảo hoạt động thông tin thông suốt giữa công ty với cácnguồn khách và có sự phối hợp với các bộ phận có liên quan của công ty từ việcthông báo.

 Ngoài ra phòng thị trờng còn xây dựng các chiến lợc, sách lợcMaketing của toàn Công ty.

2.4.5 Phòng điều hành: Cũng là một bộ phận đặc trng của Công ty Phòng điềuhành có nhiệm vụ sau:

 Đảm bảo chất lợng của các dịch vụ, quản lý tốt chất lợng dịch vụ đểphục vụ khách.

 Ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp. Xác nhận chỗ, dịch vụ cho khách.

 Xác nhận hớng dẫn viên đón khách và thực hiện hớng dẫn. Luôn luôn theo dõi giám sát các chơng trình du lịch.

 Tìm hiểu thị trờng du lịch, xác định nhu cầu của thị trờng, về dịchvụ du lịch.

 Làm báo cáo và tổng kết sau mỗi chuyến du lịch.2.4.6 Phòng hớng dẫn có các nhiệm vụ sau:

 Cung cấp hớng dẫn viên theo yêu cầu của từngđoàn khách.

 Tổ chức mạng lới cộng tác viên có năng lực vàtrình độ để đáp ứng kịp thời nhu cầu du lịch ngày càng phong phú và đa dạng củakhách du lịch.

2.4.7 Phòng tài chính kế toán và phòng hành chính tổ chức có nhiệm vụ thực hiệntốt các nhiệm vụ của mình giúp cho hoạt động quản lý của công ty ngày mộttốt hơn.

2.4.8 Tổ xe (thành lập 1993 ): Có nhiệm vụ điều động nhanh chóng, kịp thời phùhợp với nhu cầu vận chuyển khách của Công ty đối với từng đoàn khách màcông ty thực hiện.

2.4.9 Tổ thông tin quảng cáo (trớc kia thuộc các phòng thị trờng ) : tổ đợc thànhlập tháng 5 năm 2000, và cho đến tháng 10/2002 tổ thông tin quảng cáo nàyđợc nâng cấp lên thành phòng xúc tiến kinh doanh Nhiệm vụ của phòng là:

 Phải thu thập tất cả các thông tin, tất cả những gì liên quanđến du lịch ( khách sạn mới, đờng bay mới , giá vé thamquan mới ).

 Tất cả những gì liên quan đến dịch vụ xe cộ, vận chuyển  Tất cả những gì liên quan đến quảng cáo: nh quyển tập gấp,

Bộ phận hành chính tổng hợp

tạiHuế và

tin quản

g cáo

GIáM đốc

chơng 2

hoạt động và kết quả kinh doanh của các phòng thị ờng trong công ty du lịch việt nam tại hà nội

tr-2.1 Chức năng và nhiệm vụ của các Phòng thị trờng:

Mặc dù các phòng thị trờng đợc phân chia, chuyên môn hoá, mỗi phòng thịtrờng phụ trách một hoặc một số thị trờng khách khác nhau Nhng chức năngnhiệm vụ chủ yếu của cả 3 phòng thị trờng đều giống nhau, đó là:

 Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng du lichjtrongnớc và quốc tế,tìm kiếm các bận hàng mới thông qua việc tham gia các hội chợ.

 Tổ chức các hoạt động tuyên truyền quảng cáo nhằm thu hút khách dulịch.

 Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chơng trình dulịch từ nội dung đến mức giá,phù hợp với nhu cầu của khách du lịch, chủ độngtrong việc đa ra những ý đồ mới về sản phẩm của công ty.

 Ký hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nớc ngoài, các tổ chứccá nhân trong và ngoài nớc để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam,khách nớc ngoài tại Việt Nam và khách du lịch Việt Nam.

 Duy trì cá mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất vàxây dựng phơng án mở rộng các chi nhánh, đại diện của công ty ở trong và trênthế giới.

 Đảm bảo hoạt động thông tin thông suốt giữa công ty với các nguồnkhách.Thông báo các bộ phận liên quan trong công ty về kế hoạch các đoànkhách và nội dung hợp đồng cần thiết trong việc phục vụ khách Phối hợp với cácbộ phận có liên quan theo dõi việc thanh toán và quá trình phục vụ hợp đồngphục vụ khách.

 Phòng thị trờng phải thực sự trở thành chiếc cầu nối giữa thị trờng vớidoanh nghiệp Trong điều kiện nhất định, phòng thị trờng có trách nhiệm thựchiện nhiệm vụ nghiên cứu, phát triển, xây dựng các chiến lợc, sách lợc Marketingcủa toàn công ty.

2.2 Hoạt động và kết quả kinh doanh của các phòng thị trờng:

Trong kinh doanh du lịch, thị trờng luôn đợc xác định là khâu đầu tiên vàlà khâu quan trọng chi phối các hoạt động tiếp theo của kinh doanh du lịch, vì lẽđó việc chiếm lĩnh thị trờng đã trở thành sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanhnghiệp với nhiều hình thức khác nhau Công ty đã có sự đầu t hợp lý cho công táctuyên truyền quảng bá của các phòng thị trờng để thu hút khách, cụ thể hoạt độngvà kết quả của từng phòng nh sau:

2.2.1 Phòng thị trờng quốc tế 1:

Phòng thị trờng quốc tế 1 gồm 13 ngời (cả giám đốc), đều tốt nghiệp đạihọc Phạm vi hoạt động nghiên cứu của phòng này là khai thác thị trờng kháchPháp Đây là một thị trờng khách rất lớn của công ty.

Hàng năm thị trờng quốc tế 1 chiếm khoảng 65% tổng số khách của toànCông ty Thị trờng Pháp của công ty là thị trờng gồm nhiều ngời đã biết tới khiđến Việt Nam Điều này tạo thuận lợi cho công ty rất nhiều trong việc quảng cáo.Nhng họ không chỉ biết tới Việt Nam, thậm chí còn biết rất rõ nên công ty khôngthể đa ra mức giá cao nếu muốn giữ chân họ.

Việc làm đầu tiên trong công tác thị trờng là vấn đề tuyên truyền quảng cáothu hút khách, đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tồn tại của doanh nghiệptrong cơ chế thị trờng cạnh tranh hiện nay Vì vậy, Công ty luôn luôn quan tâmđúng mức đến công tác này.

Năm 1999, công ty có tăng cờng việc phát các ấn phẩm quảng cáo nh tậpgấp, bản đồ du lịch, đăng tin trên các báo, tạp chí chuyên ngành, làm các sảnphẩm quà tặng nh mũ, áo, túi xách Đặc biệt là tham gia hội chợ du lịch quốctế quan trọng ở Pháp Cũng trong năm nay công ty đã mạnh dạn tổ chức và đãthành công một loại hình du lịch mới - Du lịch kết hợp hội nghị cho trên 300khách là các quan chức trong ngành Y-Tế nớc Pháp Thành công về Tour du lịchnày không những chỉ mang lại hiệu quả về kinh tế cao, mà còn gây một ấn tợng