Họ tên Vũ Tuấn Tài Mã lớp học phần 2KSNB28A1 Mã học viên 22AM0404014 BÀI KIỂM TRA MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Câu 1 a Hãy phân tích các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình mua hàng – thanh toán của một.
Họ tên: Vũ Tuấn Tài Mã lớp học phần: 2KSNB28A1 Mã học viên: 22AM0404014 BÀI KIỂM TRA MƠN: KIỂM SỐT NỘI BỘ Câu 1: a Hãy phân tích thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp? Mua hàng Thủ tục khởi đầu chiếm vai trò quan trọng định thành công doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp sản xuất, việc lựa chon mua loại ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ có chất lượng sản xuất thành phẩm chất lượng, dễ tiêu thụ, làm hài lòng khách hàng Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại, mua hàng hóa để bán lại hàng hóa cho khách hàng phải lựa chọn loại hàng hóa cần mua, phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng Quá trình tốn tiền hàng cho nhà cung cấp trình gắn liền với trình mua hàng Các Thủ tục chủ yếu chu trình mua hàng toán thể lưu đồ sau: Bắt đầu Lập đề nghị mua hàng Không Phê duyệt đề nghị Lựa chọn nhà cung cấp Đặt hàng Nhận hàng Bảo quản hàng Nhận hóa đơn Khơng Phê duyệt đề nghị Thanh toán cho nhà cung cấp Ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Các rủi ro xảy chu trình mua hàng tốn là: Giai đoạn lập đề nghị mua hàng - Đề nghị mua hàng khơng cần thiết khơng mục đích sử dụng - Đề nghị mua nhiều nhu cầu sử dụng - Đề nghị hàng chuyển trễ sớm Giai đoạn phê duyệt đề nghị mua hàng - Đề nghị mua hàng bị trùng nhân viên với - Nhân viên đề nghị mua hàng sử dụng cho mục đích cá nhân Giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp - Nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp - Chọn nhà cung cấp lực, không đáp ứng nhu cầu mua hàng doanh nghiệp - Chọn nhà cung cấp với giá không hợp lý - Doanh ngiệp không đáp ứng yêu cầu nhà cung cấp nước Giai đoạn đặt hàng - Đơn đặt hàng khơng xử lý theo quy trình chưa phê duyệt người có thẩm quyền - Sai xót đơn đặt hàng số lượng, thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng Giai đoạn nhận hàng - Rủi ro hàng hóa đổ vỡ, rút ruột, cắp khâu vận chuyển trường hợp nhập hàng từ nước ngồi - Doanh nghiệp khơng biết nhận hàng nhập đường biển lý điều kiện khách quan Vì vậy, rủi ro hàng tới cảng doanh nghiệp nhận hàng, kịp thời để mở tờ khai hải quan, nộp thuế nhập khẩu, làm hồ sơ để thơng quan hàng hóa sớm - Chất lượng hàng hóa khơng đặt hàng - Nhận hàng hồ sơ không khớp với thông số kỹ thuật hàng hóa - Nhập biển thủ hàng không nhập kho Giai đoạn bảo quản hàng - Hàng bị cắp - Hoàng bị hư hỏng lưu kho lâu ngày - Cơ sở vật chất kho bãi không đảm bảo - Ngụy tạo chứng từ xuất hàng Giai đoạn nhận hóa đơn - Thơng tin hóa đơn bị sai - Hóa đơn bị chuyển muộn - Khơng nhận hóa đơn người mua hàng để thất lạc hóa đơn - Hóa đơn bị làm giả - Hóa đơn bị cố ý chia nhỏ số tiền để số tiền toán nhỏ mức quy định phải chuyển khoản Giai đoạn phê duyệt tốn hóa đơn - Hàng khơng mua tiền toán Nhân viên nộp chứng từ mua hàng giả mạo để yêu cầu toán Giai đoạn toán cho nhà cung cấp - Lập chứng từ mua hàng khống để toán - Chi trả nhiều giá trị hàng nhận - Ghi nhận sai thông tin nhà cung cấp - Trả tiền cho nhà cung cấp chưa phê duyệt Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 - Trả tiền trễ hạn - Thanh toán sai số tiền - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà cung cấp Giai đoạn ghi sổ kế toán lập báo cáo kế tốn - Ghi thơng tin hàng mua bị thiếu, đặc biệt hàng đường - Sử dụng tài khoản kế tốn khơng xác - Khơng phân loại Nợ phải trả thành Nợ ngắn hạn Nợ dài hạn - Không ghi Sổ chi tiết công nợ phải trả người bán theo đối tượng nước, nước chi tiết theo nguyên tệ loại Như vậy, thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp là: Thủ tục kiểm soát giai đoạn đề nghị mua hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Phiếu yêu cầu mua hàng hóa thiết bị vật tư” để kiểm sốt đắn đề nghị mua hàng sau: - Giấy đề nghị mua hàng: Phiếu đánh số sẵn lập thành nhiều liên Chỉ người phân cơng có trách nhiệm đề nghị mua hàng lập Giấy đề nghị mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin như: phận đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải Người lập phiếu ký sau đưa cho trưởng phịng ký duyệt gửi khỏi phịng cho cấp phê duyệt tiếp theo. Giấy đề nghị mua hàng coi hoàn thành đưa vào thực mua hàng có phê duyệt Giám đốc, Kế toán trưởng Trưởng phịng Vật tư Sau phê duyệt photo cho Bộ phận đề nghị mua, Phòng Vật tư, phận kho (hoặc phận nhận bảng), gốc Phịng tài - kế tốn giữ lại. - Để nghiệp vụ mua hàng đảm bảo phù hợp doanh nghiệp có phê duyệt đề nghị mua hàng Trưởng phòng Vật tư, Trưởng phòng Tài - Kế tốn Giám đốc doanh nghiệp vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lực doanh nghiệp. Thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà cung cấp Thứ nhất, vào đề nghị mua hàng, báo Phòng Vật tư thu thập được, doanh nghiệp phải tổ chức Hội đồng thẩm định lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa vật tư có giá trị cao. Hội đồng thẩm định xét chọn nhà cung cấp cần đưa ý kiến thảo luận văn có chữ ký trường tiểu ban, ủy viên thư ký việc chọn nhà cung cấp Căn vào Biên chọn nhà cung cấp Phịng vật tư tiến hành đặt hàng. Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng không với nhà cung cấp Thứ hai, kiểm tra theo dõi việc thực Ban Giám đốc cần kiểm tra theo dõi quan sát việc thực quy định thực tiễn để đảm bảo danh sách thiết lập vận hành có hiệu Thủ tục kiểm soát giai đoạn đặt hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Đơn đặt hàng” để kiểm sốt tính xác thực việc mua hàng, đồng thời để nhận hàng toán nhận hàng hóa đơn từ người bán. - Đơn đặt hàng cần phải thống nội dung với giấy đề nghị mua hàng chủng loại hàng cần mua, số lượng, quy cách, mẫu nguồn gốc xuất xứ … Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 - Đơn đặt hàng phải lập nhân viên định từ Phòng Vật tư phê duyệt Trưởng phòng Vật tư, sau chuyển lên kế tốn trưởng giám đốc duyệt hợp lệ. - Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn hàng sẵn Nếu phát bị đơn đặt hàng in sẵn, phận mua hàng cần thông báo cho phận liên quan để ngừng xử lý đơn đặt hàng này. - Đơn đặt hàng chuyển sang nhà cung cấp chờ nhà cung cấp phê duyệt Sau nhà cung cấp chấp thuận đơn đặt hàng nhân thành liên: liên lưu Phòng vật tư (để theo dõi đơn hàng), bên giao cho phận có đề nghị mua hàng (để biết đề nghị mua hàng đặt mua), liên cho phịng kế tốn (để làm toán tiền hàng), liên cho phận mua hàng (hoặc phận bán hàng) (để làm nhận hàng). - Đơn đặt hàng trước thực phải phê duyệt, nhiệm vụ cần phân công cho trưởng phận mua hàng cán mua hàng cấp cao trưởng phận mua hàng ủy quyền Thủ tục nhằm đảm bảo việc mua hàng quản lý tập trung, tránh tình trạng mua hàng tùy tiện, gây lãng phí Thủ tục kiểm soát giai đoạn nhận hàng Khi hàng tới doanh nghiệp, trước nhận hàng, doanh nghiệp cho thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư (đối với vật tư có giá trị tương đối lớn, có tính chất phức tạp) Sau kiểm nghiệm kết kiểm nghiệm thể Biên kiểm nghiệm vật tư Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa lập thành cho Phịng vật tư, Phịng Kế Tốn - Tài chính, Bộ phần đề nghị mua hàng. Hàng nhận nhập kho có ý kiến phê duyệt đồng ý cho nhập kho Hội đồng kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa Ban kiểm nghiệm gồm người (trưởng tiểu ban, ủy viên, thư ký) đại diện Phịng vật tư, Phịng kế tốn- Tài phận nhận hàng (ký nhận kho) đại diện phận yêu cầu mua hàng Ban kiểm nghiệm đối chiếu hàng nhận với đơn hàng Giấy đề nghị đơn hàng trước để phê duyệt đủ tiêu chuẩn để nhận nhập kho Khi hàng đủ tiêu chuẩn, cần lập “Biên giao nhận hàng” Một liên “Biên giao nhận hàng” sau hoàn thành phải gửi cho kế toán để làm chứng từ hạch toán gửi cho phận mua hàng để làm chứng trình mua hàng hoàn thành “Biên giao nhận hàng” phải đánh số trước liên tục dùng phần mềm đánh số tự động lập báo cáo phải bảo quản cẩn thận Nếu phát “Biên giao nhận hàng”, phận nhận hàng phải thông báo cho phận có liên quan. Sau ký Biên giao nhận hàng, phịng Vật tư có để nhập kho hàng cần lập Phiếu nhập kho. Phiếu lập kho lập để xác nhận vật tư, hàng hóa nhập sau kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn Phiếu nhập kho thơng thường Phịng vật tư lập Nội dung phiếu nhập kho ghi rõ tên, chủng loại, quy cách vật tư hàng hóa nhập, số lượng nhập. Phiếu nhập kho nhân lên thành liên, liên lưu Phòng vật tư, liên chuyển cho Phịng tài - kế tốn, liên cho thủ kho. Khi có việc diễn ngồi dự tính, việc lập báo cáo bất thường để kịp thời thông tin cho cấp lãnh đạo cần thiết Báo cáo bất thường hiểu báo cáo tường trình việc xảy ngồi dự tính, khơng mong đợi cần có bàn bạc, thống để tìm cách xử lý Trong chu trình mua hàng tốn có trường hợp hàng Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 nhận thừa, thiếu so với hóa đơn, hàng nhận khơng quy cách đơn đặt hàng, không đủ số lượng đơn đặt hàng hàng nhận chậm so với ngày yêu cầu đơn đặt hàng nhập kho cịn sai sót phải trả lại. Việc nhà cung cấp giao hàng chậm tiến độ, có báo cáo phận nhận hàng việc chậm tiến độ cập nhật vào hồ sơ nhà cung cấp khâu xét duyệt nhà cung cấp thực chuẩn xác Việc hàng hóa lưu kho lâu ngày dẫn đến phẩm phất phải bán với giá lý thấp giá mua vào tín hiệu cho thấy khâu xét duyệt mua hàng chưa thực tốt, chưa tính tốn xác lượng hàng cần mua khớp với nhu cầu sử dụng, nhu cầu tiêu thụ. Thủ tục kiểm soát giai đoạn nhận hóa đơn để tốn - Nhận hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn người bán lập thường chuyển cho nhân viên mua hàng Phòng vật tư cất giữ Khi hàng nhập kho nhân viên Phịng vật tư làm chứng từ gửi cho kế tốn tốn. Khi nhận hóa đơn, phận kế tốn cần đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế ký kết. - Xem xét báo cáo thất thường. Các giấy đòi tiền từ nhà cung cấp doanh nghiệp trễ hạn toán tiền với nhà cung cấp đơn thư tố cáo nhà cung cấp việc nhân viên mua hàng doanh nghiệp “vòi” tiền hoa hồng, nhận tiền “hối lộ” nhà thầy để trúng thầu, … Tất việc xảy nêu cần phải thể văn để làm minh chứng quy kết trách nhiệm cá nhân, tập thể phải xử lý dứt điểm Việc có đơn thư phản ánh nhân viên doanh nghiệp nhận tiền hối lộ nhà cung cấp có nghĩa có thơng đồng phận xég chọn nhà cung cấp với nhà cung cấp, kết dẫn đến giá hàng hóa mua vào bị đẩy lên cao, để bù cho tiền hoa hồng “bỏ túi” cá nhân doanh nghiệp. Thủ tục kiểm soát giai đoạn toán tiền cho nhà cung cấp Để tốn cho nhà cung cấp, Phịng kế tốn yêu cầu phòng vật tư/ phận mua hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ lập “Giấy đề nghị toán” phản ánh số tiền cần phải toán. Giấy đề nghị tốn nhân viên Phịng Vật tư phân cơng lập chuyển cho trưởng phịng vật tư ký để chuyển sang phịng kế tốn xác nhận tốn. Giấy đề nghị tốn đính kèm với hóa đơn photo phiếu nhập kho, giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng để kế toán toán tiện đối chiếu Sau đối chiếu khớp đúng, phận kế toán chuyển sang giám đốc phê duyệt để toán tiền cho người bán Phê duyệt đề nghị toán cho nhà cung cấp Các chứng từ gồm: Giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, biên lai giao nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn phải đính kèm giấy đề nghị tốn. Kế tốn cơng nợ sau đối chiếu chứng từ trên, phê duyệt tính đầy đủ tính đắn chứng từ chấp nhận toán ký duyệt lên Giấy đề nghị toán, chuyển tới Kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt Sau Giấy đề nghị toán ký duyệt, kế toán toán lập phiếu chi ủy nhiệm chi để trình kế tốn trưởng giám đốc phê duyệt Các nghiệp vụ chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng thực có phê duyệt kế tốn trưởng giám đốc. Phịng Kế tốn - Tài cần ban hành quy chế toán tiền cho nhà cung cấp Quy chế quy định rõ quy trình tốn, giấy tờ cần chuẩn bị việc toán, thời Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 điểm Phịng kế tốn nhận đề nghị toán tiền hàng sau nhận hóa đơn từ nhà cung cấp hình thức toán cho nhà cung cấp, thời gian từ nhận hồ sơ toán hợp lệ tới lúc toán trực tiếp, … Thủ tục kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Căn vào chứng từ kiểm tra phê duyệt, kế toán tiến hành ghi chép nghiệp vụ mua hàng toán hệ thống sổ kế toán Các Thủ tục kiểm soát thường thực khâu đối chiếu rà soát số liệu Ở giai đoạn lập báo cáo kế tốn, kế tốn phải phân tích biến động giá mua vào loại vật tư, hàng hóa để phát có gian lận giá mua vào hay không b Vận dụng để phân tích thiết kế thủ tục kiểm soát để hạn chế sai phạm xảy tình sau: - Tình huống: Cơng ty đặt mua mặt hàng không phù hợp Nguyên nhân sai phạm là: + Đề nghị mua hàng không ghi rõ tên mặt hàng ghi sai chủng loại, kích thước, số lượng + Đề nghị mua hàng không phê duyệt cẩn thận cấp + Việc lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp với yêu cầu đặt mua Giải pháp: Thứ nhất, Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Giấy đề nghị mua hàng” + Phiếu đánh số sẵn lập thành nhiều liên Việc đánh số sẵn để đảm bảo việc theo dõi đề nghị mua hàng lập gửi đề xuất tránh rủi ro lập Giấy đề nghị mua hàng không phù hợp + Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin như: phận đề nghị, tên hàng, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng. Thứ hai, Doanh nghiệp cần có bước kiểm sốt, phê duyệt để kiểm tra lại thơng tin hàng hóa + Giấy đề nghị mua hàng phải Người lập phiếu ký sau đưa cho trưởng phịng ký duyệt gửi khỏi phịng cho cấp phê duyệt tiếp theo. Giấy đề nghị mua hàng coi hoàn thành đưa vào thực mua hàng có phê duyệt Giám đốc, Kế tốn trưởng Trưởng phịng Vật tư + Sau phê duyệt, photo cho Bộ phận đề nghị mua, Phòng Vật tư, phận kho (hoặc phận nhận hàng), gốc Phòng tài - kế tốn giữ lại. + Để nghiệp vụ mua hàng đảm bảo phù hợp doanh nghiệp có phê duyệt đề nghị mua hàng Trưởng phòng Vật tư, Trưởng phịng Tài - Kế tốn Giám đốc doanh nghiệp vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lực doanh nghiệp. Thứ ba: Tổ chức đào tạo, hướng dẫn nhân viên mua hàng thực bước chu trình mua hàng – toán đề cập Việc đào tạo Trưởng phịng Tài – kế toán lên kế hoạch chịu trách nhiệm nội dung Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 - Tình huống: Cơng ty phải tốn số tiền hóa đơn lơ hàng phận kiểm sốt chất lượng hàng hóa gửi trả lại nhà cung cấp hàng chất lượng Nguyên nhân sai phạm là: Hợp đồng mua bán hàng hóa khơng ghi rõ ràng chi tiết điều kiện toán nhận mặt hàng chất lượng, lỗi nhà cung cấp Giải pháp: Thứ nhất, soạn hợp đồng mua bán hàng hóa phải ghi rõ kiểm sốt chặt chẽ điều khoản hợp đồng ký với nhà cung cấp Doanh nghiệp nên có phận pháp chế để kiểm tra rà sốt việc này, cịn khơng có phận có nhân viên phục trách riêng việc liên quan đến quy định, điều khoản liên quan đến pháp luật, chế tài…theo quy định pháp luật luật dân luật thương mại Thứ hai, cần phê duyệt biên nghiệm thu hàng hóa từ trưởng phận Nếu hàng hóa khơng đủ phẩm chất để nghiệm thu cần ghi rõ biên làm việc khác có xác nhận nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp khơng giải trình chất lượng hàng hóa khơng hợp đồng yêu cầu nhà cung cấp giao hàng lại Thứ ba, Phịng Tài – kế tốn cần ban hành quy chế toán tiền cho nhà cung cấp Quy chế quy định rõ quy trình tốn, giấy tờ cần chuẩn bị việc tốn (quan trọng phải có biên nghiệm thu hàng hóa phê duyệt từ trưởng phận) Nếu không đủ hồ sơ cần yêu cầu nhân viên mua hàng thực lại đàm phán với nhà cung cấp để tránh phải tốn cho lơ hàng chất lượng Câu 2: a Hãy phân tích thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình nhân - tiền lương toán với người lao động? Nhân nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển doanh nghiệp Nhân lực dù vị trí cơng tác nhân tố thiết yếu góp phần thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Trong doanh nghiệp thứ tự ưu tiên cho hành động phổ biến là: khách hàng vị trí số 1, nhân viên vị trí số 2, cổ đơng vị trí số Trong mối quan hệ này, nhân viên giữ vai trò trung tâm, vừa thúc đẩy tăng trưởng khách hàng, vừa làm hài lịng cổ đơng cách gia tăng giá trị cho họ Vì việc áp dụng chu trình nhân - tiền lương hợp lý mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Chu trình nhân - tiền lương bao gồm hoạt động sau: Tuyển dụng nhân Lưu hồ sơ nhân viên, lập hợp đồng lao động Theo dõi thời gian làm việc hay kết cơng việc hồn thành Tính lương khoản phải trả người lao động Thanh toán khoản cho người lao động quan bảo hiểm, quan thuế Ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp báo cáo tình hình nhân tiền lương Đánh giá lao động Bồi dưỡng, đào tạo phát triển nhân lực Chấm dứt hợp đồng lao động, xử lý kỷ luật nhân Các rủi ro chu trình nhân sự, tiền lương Rủi ro tuyển dụng nhân - Rủi ro tuyển dụng sai người, sai thời điểm Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 - Tuyển chọn ứng viên lực khơng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp - Thiếu rõ ràng quy định vị trí cần tuyển dụng - Bó hẹp phạm vi tuyển dụng - Chưa nhấn mạnh văn hóa đặc trưng doanh nghiệp - Tuyển chọn theo cảm tính ấn tương ban đầu Rủi ro lưu hồ sơ nhân - Hồ sơ nhân viên không đủ giấy tờ cần thiết cho thấy nhân viên phù hợp với vị trí cơng việc tuyển dụng - Nhân viên nghỉ việc hồ sơ nhân khơng cập nhật thơng tin nên phịng kế tốn tính lương - Nhân viên bổ nhiệm chức vụ mới, tăng lương hồ sơ nhân không cập nhật kịp thời - Nhân nghỉ ốm ốm đau, thai sản không theo dõi hồ sơ nhân Rủi ro theo dõi thời gian làm việc kết công việc hồn thành - Xuất bảng chấm cơng nhân viên “ảo” để tính lương cho bảng chấm cơng “giả” - Một nhân viên phận giả mạo chữ ký trưởng phận sử dụng lao động trực tiếp nộp bảng chấm công cho nhân viên tính lương - Thay đổi số cơng bảng tính lương phê duyệt trước gửi đến phận tính lương Rủi ro tính lương khoản phải trả người lao động - Tính lương sai, thiếu thừa so với số thực phải trả - Tính lương chậm trễ - Cập nhật thiếu khoản trợ cấp - Không trừ khoản trích theo lương theo quy định hành - Hệ thống tính lương bị hack mật làm thay đổi thông tin Rủi ro toán khoản cho người lao động, quan bảo hiểm, quan thuế - Thanh toán chậm tiền cho người lao động - Thanh toán chậm tiền cho quan bảo hiểm, quan thuế - Không đủ tiền để toán - Thanh toán cho nhân “ảo” thêm vào - Thanh toán sai số tài khoản người thụ hưởng - Nợ lương người lao động Rủi ro ghi sở kế toán lập báo cáo nhân tiền lương - Kế tốn khơng ghi chép kịp thời chi phí nhân cơng vào kỳ kế tốn - Kế tốn khơng trích trước tiền lương nghỉ phép cho cơng nhân lao động trực tiếp - Kế tốn khơng lập báo cáo tình hình tăng giảm lao động thay đổi nhân năm cho quan bảo hiểm Rủi ro đánh giá lao động (định kỳ cuối năm để xét bổ nhiệm) - Khơng có đánh giá nhân viên khơng có báo cáo, biển - Tiêu chí đánh giá khơng phù hợp với vị trí cơng việc Rủi tro bồi dưỡng, đào tạo, phát triển nhân Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 - Cấp có nhiều lực, kinh nghiệm nên e ngại đào tạo nhân viên khiến thời gian, không yên tâm nên không đào tạo nhân viên - Đào tạo nhân viên tốt gây chảy máu chất xám, nhân lực Rủi ro trình chấm dứt hợp đồng lao động, xử lý kỷ luật nhân - Vi phạm pháp luật lao động chấm dứt hợp đồng lao động, xử lý kỷ luật lao động Như vậy, số thủ tục kiểm sốt chu trình nhân - tiền lương doanh nghiệp bao gồm: Thủ tục kiểm soát giai đoạn tuyển dụng nhân Thứ nhất, doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân Kế hoạch nhân phải xuất phát từ mục tiêu phát triển, khả tài chính, thời gian, chiến lược, sách nhân doanh nghiệp Quá trình tuyển dụng cần phải xác định rõ kỹ năng, kiến thức đặc điểm cá nhân cần thiết cho nhu cầu trước mắt vị trí cơng việc mục tiêu phát triển tương lai doanh nghiệp Việc tuyển dụng phải vào yêu cầu công việc, vào điều kiện thực tế Kết tuyển dụng phải tuyển chọn người phù hợp với yêu cầu, địi hỏi cơng việc: Phù hợp kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệp… làm việc với suất cao Quy trình tuyển dụng nhân theo bước sau: Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Bước 2: Thông báo tuyển dụng Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Bước 4: Phỏng vấn sơ Bước 5: Kiểm tra Bước 6: Phỏng vấn lần Bước 7: Xác minh, điều tra Bước 8: Khám sức khỏe Bước 9: Ra định tuyển dụng Bước 10: Bố trí cơng việc Đối với doanh nghiệp, việc tuyển dụng xem trình “đãi cát tìm vàng” Nếu q trình tuyển dụng khơng hiệu dẫn đến tình trạng khơng ổn định mặt tổ chức, gây tốn cho doanh nghiệp, gây tâm lý bất an cho nhân viên Thứ hai, sau tuyển dụng, nhân viên cấp mã nhân sự, thẻ nhân viên địa email tên miền riêng DN để thông tin lương, thu nhập nhân viên ghi nhận vào hệ thống Những nhân viên nghỉ việc, chuyển cơng tác phải thu lại thông tin Mọi thông tin thời gian làm việc, châm công, tiền lương thu nhập… nhân viên gửi đến hòm thư cá nhân nội DN Trước trả lương phịng kế tốn gửi phiếu tính lương cho nhân viên xác nhận xong phịng kế tốn chuyển tiền Thủ tục nhằm tránh trường hợp nhân viên “ảo” khơng có mã nhân sự, khơng có địa email mà toán tiền lương hàng tháng Thứ ba, doanh nghiệp cần lập mô tả công việc Bản mơ tả cơng việc tóm tắt thơng tin thiết yếu trách nhiệm, đầu việc, yêu cầu chứng kỹ cho vị trí Bản mô tả công việc nên bao gồm chi tiết quan trọng doanh nghiệp – sứ mệnh, van hóa, lợi ích mà DN cung cấp cho nhân viện Nó nên ghi rõ phận làm việc vị trí Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 mức lương Bản mô tả công việc bao gồm mô tả yêu cầu công việc yêu cầu chứng kỳ năng, cụ thể sau: - Nêu trách nhiệm cốt lõi vị trí cơng việc: đảm bảo danh sách trách nhiệm chi tiết xúc tích Nếu vị trí có vai trị khác biệt DN nên nhấn mạnh - Làm bật hoạt động ngày vị trí: Giúp ứng viên hiểu môi trường công việc, đầu việc phải làm hàng ngày, giúp họ định mức độ đáp ứng thân với guồng làm việc mà DN yêu cầu, giúp DN tìm ứng viên phù hợp - Cụ thể vị trí nhân tổ chức: Chỉ rõ người lao động báo cáo công việc cho người hoạt động máy DN Nhờ ứng viên nhìn thấy tranh tồn cảnh hiểu cơng việc có đóng góp, tác động với DN Thứ tư, doanh nghiệp cần ban hành nội quy lao động chủ yếu sau - Thời làm việc, thời nghỉ ngơi - Trật tự nơi làm việc - An toàn, vệ sinh lao động - Việc bảo vệ tài sản bí mật kinh doanh, bí mật cơng nghệ, sở hữu trí tuệ ngưởi sử dụng lao động - Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động - Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động người lao động hình thức xử lý kỷ luật lao động - Trách nhiệm vật chất - Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động Thứ năm, doanh nghiệp cần soạn thảo hợp đồng lao động Nó văn thể thỏa thuận cam kết NSDLĐ NLĐ nghĩa vụ quyền lợi NLĐ mức lương, hệ số lương, hệ số phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, độc hại, vực) Hợp đồng lao động để kế toán mức lương phải trả cho NLĐ Thủ tục kiểm soát giai đoạn ghi nhận thời gian làm việc, kết công việc nhân viên Thứ nhất, doanh nghiệp lập chứng từ theo dõi thời gian làm việc kết công việc nhân viên như: Bảng chấm cơng, phiếu nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành, phiếu báo làm thêm Thứ hai, doanh nghiệp thực chấm cơng hệ thống định vị tồn cầu (GPS) phần mềm ứng dụng thiết bị di động (App) Thứ ba, phê duyệt bảng chấm công phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành, phiếu báo làm thêm Phê duyệt định bổ nhiệm, tăng lương, chuyển công tác, nghỉ việc Phê duyệt khâu tuyển dụng nhân ký kết hợp đồng lao động Thứ tư, phận kiểm soát nội cần thường xuyên xem xét báo cáo số liệu sử dụng để tính lương như: Số làm thêm, số lượng nhân viên phòng ban, số lượng sản phẩm sản xuất… Thông qua số liệu này, nhà quản lý tìm biến động bất thường cần điều tra nguyên nhân cần Chẳng hạn, mùa thấp điểm mà số làm thêm tồn tăng mùa cao điểm 10 Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Thủ tục kiểm sốt khâu tính lương khoản phải trả người lao động Thứ nhất, DN cần lập báo cáo khoản giảm trừ tiền lương thu nhập nhân viên số âm có nghĩa thu nhập nhân viên tăng (mà giảm) Thứ hai, DN kiểm sốt khâu tính lương khoản phải trả người lao động cách sử dụng tiêu phân tích Các tiêu phân tích bao gồm: - Phân tích tỉ suất biến động nhân viên - So sánh quỹ lương thực tế kế hoạch - Phân tích biến động tiền lương bình qn Thứ ba, DN cần phải đảm bảo bí mật thơng tin lương Tránh tị nạnh nhân viên Thủ tục kiểm soát giai đoạn toán lương toán khoản cho quan bảo hiểm, quan thuế Thứ nhất, phịng kế tốn sau lập bảng tính lương khoản trích theo lương, trước chuyển tiền cho NLĐ, trước toán lương cần có phê duyệt trưởng phận giám đốc để đảm bảo phát ngăn chặn việc phịng kế tốn tự ý tạo nhân viên “khống” để nhân lương, rút tiền lương DN Tùy theo thỏa thuận DN với NLĐ, ngày nhận lương khoản thu nhập nhận vào 10 tháng Sau xác nhận tính xác phiếu tính lương, phịng kế tốn tiến hành tốn tiền vào tài khoản Với DN trả tiền mặt nhân viên phải ký vào bảng xác nhận nhận đủ tiền Việc toán tiền cho quan quản lý bảo hiểm hay quan thuế thực chuyển khoản qua kho bạc Giám đốc DN chịu trách nhiệm tính trung thực số liệu tính tốn nghĩa vụ phải trả cho quan thời điểm toán Nếu DN nộp muộn ảnh hưởng quyên lợi nhân viên bị quan quản lý phạt tiền Thứ hai, kiểm tra chữ ký nhân viên bảng chấm công với chữ ký đăng ký với DN để sớm phát nhân viên “ảo” có Thứ ba, tất nhân viên phịng kế tốn đào tạo để có khả kiểm tra tính đắn khâu tính trả lương nhằm kiểm tra chéo cơng việc, giảm thiểu sai sót gian lận q trình tính trả lương Thứ tư, DN cần lập báo cáo tài khoản nhận tiền lương để phát việc liệu nhiều tên nhân viên tiền lương lại đổ tài khoản hay không cần lập báo cáo để tìm ngun nhân Ngồi đơn vị tiến hành kiểm tra định kỳ việc tính thuế thu nhập cá nhân nhờ giúp đỡ từ chuyên gia tư vấn thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật Người đứng đầu đơn vị cung nên tiến hành kiểm tra công việc mà phận thực định kì Thủ tục kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán tổng hợp báo cáo Kế toán cần phải sử dụng tài khoản chi phí chi tiết để theo dõi chi phí nhân cơng phát sinh Ngồi kế tốn cần phải mở Sổ chi tiết khoản phải trả cho NLĐ: nhân viên hữu lao động khác, sổ chi tiết khoản phải trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn 11 Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Kế toán cần đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết sổ tài khoản Ngồi ra, kế tốn cần thực thủ tục phân tích hiệu sử dụng lao động báo cáo hiệu sử dụng lao động với cấp lãnh đạo Thủ tục kiểm soát giai đoạn đánh giá nhân Thứ nhất, DN cần triển khai hệ thống KPI đánh giá nhân viên Thứ hai, doanh nghiệp áp dụng mơ hình đánh giá lực nhân viên Mơ hình đánh giá lực nhân viên ASK (Attitude- Skill-Knowledge) mơ hình ứng dụng hiệu phổ biến công việc quản trị nhân DN vừa lớn toàn giới Để đánh giá NLĐ, doanh nghiệp dựa ba tiêu chí sau: - Knowledge (Kiến thức): tư duy, hiểu biết, chuyên môn - Skill (Kỹ năng): thao tác, khả biến kiến thức thành hành động cụ thể, hành vi thực tế trình làm việc Đảm bảo kỹ năng: kỹ bắt chức, kỹ ứng dụng, kỹ vận dụng - Attitude (Phẩm chất/ thái độ): cảm xúc, tình cảm, văn hóa ứng xử NLĐ với cấp trên, đồng nghiệp, công việc (Sự dấn thân, trung thực, nhiệt tình, cứng đầu…) Mơ hình ASK khung tham chiếu, giúp DN sàng lọc đánh giá ứng viên vòng vấn nhờ xây dựng tiêu chuẩn với vị trí vấn Nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu mà DN đưa nhận vào làm việc thức Thủ tục kiểm sốt giai đoạn bồi dưỡng, đào tạo phát triển nhân Các phương thức đào tạo nhân mà DN thực sau: - Cử nhân viên học - DN tổ chức lớp đào tạo - Tổ chức hội nghị, hội thảo - Đào tạo gắn liền với công việc - Dạy nghề - Theo sát đaoh nhân viên - Tổ chức buổi huấn luyện nhân cấp độ phòng ban Một số hoạt động kiểm sốt chu trình nhân tiền lương khác Giữ chân nhân viên “sự công nhận”: Công nhận tán thưởng kết làm việc nhân viên yếu tố quan trọng đem lại thành cơng cho DN, điều thúc đẩy họ làm việc tốt để họ nhận coi trọng từ cấp đồng nghiệp Gắn kết niềm vui Trân trọng nhân viên Lấy niềm tin nhân viên Coi trọng mảng đào tạo nhân Động viên tự nguyện học tập nhân viên Giữ chân nhân tài b Vận dụng để phân tích thiết kế thủ tục kiểm soát để hạn chế sai phạm xảy tình sau: Trong cơng ty có nhân viên bỏ việc mà ghi nhận lương 12 Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Nguyên nhân việc xảy sai phạm khâu chấm cơng, tính lương ghi sổ kế toán Giải pháp: Thứ nhất, nhân viên tính lương kiểm tra lại bảng chấm cơng Cần có phịng ban khác sốt xét chéo gửi tồn cơng ty để cơng khai liệu minh bạch Thứ hai, thực kiểm soát khâu phê duyệt bảng lương từ cấp Thứ ba, nhân viên kế toán chỉnh sửa liệu tiền lương chuyển khoản để phóng tránh rủi ro kỳ lương Thứ tư, với doanh nghiệp áp dụng trả lương qua hệ thống ngân hàng tự động người tạo lệnh duyệt lệnh phải người khác để tránh nhầm lẫn kiểm tra lệnh chuyển tiền Nhân viên kế tốn tiền lương tính lương, lập danh sách toán lương qua ngân hàng, đặt lệnh toán qua ngân hàng Nguyên nhân nhân viên kế tốn tính lương trả lương sai, lập danh sách chuyển tiền vào tài khoản cá nhân bị lỗi, đặt lệnh nhầm chưa phê duyệt từ cấp quản lý Giải pháp: Thứ nhất, giải pháp tốt doanh nghiệp tuyển dụng bổ sung 01 nhân chuyên trách việc lập bảng lương, từ nhân viên chun trách tính lương nhân viên kế tốn kiểm sốt chéo liệu từ bảng lương số tài khoản nhân Thứ hai, doanh nghiệp khơng có điều kiện tuyển dụng nhân chuyên trách cán quản lý phải thực kiểm soát thực phê duyệt chuyển lương đến tài khoản nhân viên Thứ ba, cho dù có hay khơng tuyển dụng nhân tính lương chun trách bước phê duyệt sốt xét cán quản lý phải thực Câu 3: Dưới thủ tục kiểm soát tiền lương áp dụng cơng ty Hà Nam: việc tính lương phải trả cho nhân viên cô Minh kế toán tiền lương phụ trách dựa phần mềm máy tính Chương trình tính lương bảo vệ nghiêm ngặt, có Minh quyền truy cập để sửa chữa điều chỉnh thơng tin hay xóa tên nhân viên khơng cịn làm việc Hàng tuần, Minh dựa bảng chấm công phận sử dụng lao động chuyển đến để tính lương cho nhân viên Dựa bảng tính lương, Minh lập séc để chi trả tiền lương cho nhân viên qua ngân hàng Các séc chuyển giao cho kế tốn trưởng Hiền kiểm tra Cơ Hiền đối chiếu tổng tiền lương bảng tính lương với số tiền lương séc, sau chuyển cho giám đốc ký séc để trả lương a Các khiếm khuyết kiểm sốt nội sai phạm xảy tình sau: Thứ nhất, hệ thống tính lương Minh quyền truy cập để sửa chữa điều chỉnh thông tin hay xóa tên nhân viên khơng cịn làm việc dẫn đến sai sót khơng xóa tên nhân viên nghỉ việc xóa nhầm nhân viên khác bị trùng tên Thứ hai, hàng tuần cô Minh dựa bảng chấm công phận chuyển đến chưa phê duyệt từ cấp quản lý phận nên liệu tính lương sai xót, bị khai khống Thứ ba, Minh người tính lương người lập séc chi trả tiền lương Khơng có bước kiểm sốt bảng tính lương phận 13 Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra môn Kiểm soát nội Mã học viên: 22AM0404014 Thứ tư, Hiền kế tốn trưởng đối chiếu tổng tiền lương bảng tính lương với số tiền ghi séc khơng phát vấn đề rủi ro bảng tính lương lập sai sót b Đề xuất thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế khiếm khuyết Thứ nhất, bổ sung quyền truy cập hệ thống phần mềm cử thêm Hiền (Kế tốn trưởng) làm nhiệm vụ kiểm sốt liệu nhân phần mềm tính lương Cơ Hiền có trách nhiệm kiểm sốt số lượng nhân sự, kiểm sốt bảng chấm cơng hàng tuần Thứ hai, bổ sung cơng tác phê duyệt bảng tính lương hàng tuần từ cấp quản lý phận sử dụng lao động Thứ ba, sau cô Minh lập bảng lương xong cần phải gửi cho cấp phê duyệt kiểm soát trước, phiếu lương nhân viên phải gửi mail tự động cho nhân viên, có xác nhận mail nhân viên để đảm bảo khơng xảy sai sót Thứ tư, cô Hiền cần xem chi tiết bảng lương phê duyệt trước chuyển đến giám đốc ký séc để trả lương Câu 4: Dưới thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng áp dụng nhà hàng Ngọc Minh: Khi hàng tồn kho kho thấp định mức dự trữ thiết lập, thủ kho báo cho nhân viên mua hàng để đặt mua, nhân viên mua hàng danh sách nhà cung cấp duyệt để đặt hàng Khi hàng về, nhân viên mua hàng kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho Các hóa đơn nhà cung cấp gửi đến chuyển trực tiếp cho nhân viên mua hàng Sau đó, nhân viên mua hàng chuyển toàn hồ sơ mua hàng cho kế toán mua hàng Hồ sơ bao gồm: đơn đặt hàng, bảng kê nhận hàng, hóa mua hàng Trước ghi chép vào sổ, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng hàng mua đơn giá, chất lượng, chứng từ có liên quan Đến thời hạn toán kế toán mua hàng lập đề nghị chi tiền chuyển kế toán trưởng xét duyệt Kế toán trưởng lập séc chuyển giám đốc ký để toán cho nhà cung cấp a Các khiếm khuyết kiểm soát nội sai phạm xảy tình trên: Thứ nhất, hàng tồn kho kho thấp định mức dự trữ thiết lập, tình trạng thiếu hàng cần phải kiểm soát phê duyệt từ cấp quản lý để xác nhận hàng hóa có thiếu hay thủ kho tự báo mua thêm hàng Thứ hai, việc thủ kho báo đặt hàng cho bên nhân viên mua hàng có sử dụng Phiếu đề nghị nhập hàng với đầy đủ thơng tin tên hàng hóa, số lượng chủng loại hàng hóa hay khơng? Nếu khơng có đầy đủ thơng tin, dẫn đến việc nhân viên mua hàng mua nhầm hàng hóa Thứ ba, nhân viên mua hàng vào danh sách nhà cung cấp duyệt để đặt hàng Việc xảy rủi ro nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp truyền thống kê khống giá khơng có thủ tục lựa chọn nhà cung cấp tốt để so sánh giá nhà cung cấp Danh sách nhà cung cấp khơng cập nhật, dẫn đến nhà cung cấp khơng cịn bán mặt hàng đó, nhà cung cấp bị phá sản, không đủ điều kiện cung cấp hàng hóa 14 Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Thứ tư, nhận hàng, có nhân viên mua hàng kiểm tra, khơng có tham gia thủ kho nhân viên kỹ thuật chuyên trách, xảy rủi ro chất lượng hàng hóa khơng đáp ứng nhu cầu Thứ năm, kế toán mua hàng lập đề nghị toán dẫn đến rủi ro khơng nắm tình trạng hàng hóa nhận bàn giao vấn đề phát sinh điều khoản toán với nhà cung cấp mà thường trao đổi trực tiếp với nhân viên mua hàng b Các thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế khiếm khuyết: Thứ nhất, cần có bước kiểm kê kho định kỳ thường xuyên, thủ kho đề nghị nhập hàng hóa cần có cấp quản lý phê duyệt để xác định số lượng hàng tồn kho, hạn chế kê khống, kê sai số lượng hàng.Cần lập phiếu đề nghị nhập hàng, yêu cầu người đề nghị ghi rõ thông tin, chủng loại, số lượng hàng hóa Thứ hai, yêu cầu nhân viên mua hàng cập nhât danh sách nhà cung cấp liên tục cách lập bảng so sánh nhà cung cấp có đầy đủ tiêu chí: giá, chất lượng hàng hóa, điều khoản toán, lực nhà cung cấp, lịch sử giao dịch… Nhân viên mua hàng lập bảng so sánh giá đính kèm báo giá nhà cung cấp (bản gốc), gửi cấp quản lý mua hàng phê duyệt để hạn chế rủi ro lựa chọn sai nhà cung cấp Thứ ba, thành lập Ban kiểm tra hàng hóa nhận hàng, gồm nhân viên mua hàng, thủ kho, nhân viên kỹ thuật để xác nhận chất lượng, số lượng hàng hóa nhận hàng từ nhà cung cấp Thứ tư, việc đề nghị toán nhân viên mua hàng lập đề nghị, hợp đồng, biên nghiệm thu hàng hóa, trình cấp quản lý trực tiếp phê duyệt chuyển sang kế toán toán 15 ... thường cần điều tra nguyên nhân cần Chẳng hạn, mùa thấp điểm mà số làm thêm tồn tăng mùa cao điểm 10 Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Thủ tục kiểm soát khâu tính... kế hoạch chịu trách nhiệm nội dung Vũ Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 - Tình huống: Cơng ty phải tốn số tiền hóa đơn lơ hàng phận kiểm sốt chất lượng hàng hóa... Tuấn Tài – Bài kiểm tra mơn Kiểm sốt nội Mã học viên: 22AM0404014 Ngun nhân việc xảy sai phạm khâu chấm cơng, tính lương ghi sổ kế tốn Giải pháp: Thứ nhất, nhân viên tính lương kiểm tra lại bảng