Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An PhátĐề tài hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến KSNB trong công ty, cụ thể là trong hoạt động bán hàng – thu Đề tài hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến KSNB trong công ty, cụ thể là trong hoạt động bán hàng – thu Đề tài hệ thống hóa các lý thuyết liên quan đến KSNB trong công ty, cụ thể là trong hoạt động bán hàng – thu
ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TỐN TÀI CHÍNH - - cK in h tế H KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP uế họ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ườ ng Đ ại ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT Sinh viên thực hiện: Trần Thị Kiều Vân Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Tr Lớp: K43B Kiểm toán Niên khóa: 2009 – 2013 Khóa học 2009 – 2013 Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế H uế Lời em muốn gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường toàn thể thầy cô giáo Trường Đại học Kinh tế Huế tạo điều kiện thuận lợi trang bị cho em kiến thức bổ ích suốt năm học vừa qua Đặc biệt thầy cô giáo khoa kế tốn-tài trang bị cho em kiến thức chuyên môn quý báu ngành kế toán kiểm toán, làm hành trang cho em bước vào đời Và em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy hướng dẫn luận văn tận tình hướng dẫn, bảo em thời gian thực tập vừa qua giúp em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn đến Ban giám đốc cô chú, anh chị Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát đã quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ em nhiệt tình thời gian thực tập Em xin gửi lời cảm ơn đến giáo viên hướng dẫn thầy Trịnh Văn Sơn đã góp ý và truyền đạt kinh nghiệm quý báu để giúp em hoàn thành tốt luận văn Kết hợp với kiến thức mà thầy trường truyền đạt đã giúp cho em hồn thành luận văn tốt nghiệp Trong thời gian tìm hiểu đơn vị, cố gắng việc hoàn thiện báo cáo lần đầu tiếp xúc với thực tế chun mơn cộng với vốn kiến thức cịn hạn hẹp nên khơng tránh thiếu sót định Rất mong đóng góp ý kiến, nhận xét thầy cô để luận văn tốt nghiệp em hoàn chỉnh Huế, tháng 05 năm 2013 Sinh viên thực Trần Thị Kiều Vân Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN i MỤC LỤC .ii uế DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT .v tế H DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ vi DANH MỤC BẢNG BIỂU vii PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Lý chọn đề tài h 1.2 Mục tiêu nghiên cứu in 1.3 Nội dung, đối tượng, phạm vi nghiên cứu cK 1.4 Phương pháp nghiên cứu PHẦN II - NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG – CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH KIỂM SỐT BÁN HÀNG – họ THU TIỀN .4 1.1 Khái quát HTKSNB doanh nghiệp 1.1.1 Hệ thống kiểm soát nội Đ ại 1.1.1.1 Khái niệm 1.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.1.3 Các nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội ng 1.1.2 Các yếu tố cấu thành HTKSNB 1.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt ườ 1.1.2.2 Hệ thống kế toán .8 1.1.2.3 Các thủ tục kiểm soát Tr 1.1.2.4 Kiểm toán nội 1.1.3 Kiểm soát nội điều kiện tin học hóa kế tốn 1.2 Kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp .11 1.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng – thu tiền doanh nghiệp 11 1.2.1.1 Khái niệm, ý nghĩa 11 SVTH: Trần Thị Kiều Vân ii Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn 1.2.1.2 Các chức chu trình bán hàng-thu tiền .12 1.2.1.3 Các chứng từ sổ sách kế tốn liên quan đến chu trình bán hàng thu tiền 12 1.2.2 Kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền 13 1.2.2.1 Mục tiêu 13 uế 1.2.2.2 Sai phạm xảy 13 1.2.2.3 Cơ chế kiểm soát áp dụng .15 tế H 1.2.3 Tổ chức thơng tin phục vụ kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền 20 1.2.3.1 Tổ chức hệ thống chứng từ ban đầu 20 1.2.3.2 Tổ chức tài khoản kế toán .21 CHƯƠNG – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG in h – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT 24 2.1 Tổng quan Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .24 cK 2.1.1 Lịch sử hình thành .24 2.1.2 Cơ cấu tổ chức công ty 24 2.1.2.1 Tổ chức máy quản lý công ty 24 họ 2.1.1.2 Mơ hình quản lý 27 2.1.3 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh 28 Đ ại 2.1.4 Đánh giá khái quát hoạt động kinh doanh 29 2.1.5 Tổ chức máy kế toán công ty 31 2.2 Thực trạng cơng tác chu trình kiểm sốt chu trình bán hàng- thu tiền Cơng ty ng cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát 33 2.2.1 Giới thiệu khái quát chu trình bán hàng- thu tiền công ty .33 ườ 2.2.1.1 Đặc điểm hàng hóa 33 2.2.1.2 Các phương tiện tiêu thụ 34 Tr 2.2.1.3 Phương thức toán 34 2.2.1.4 Quy trình bán hàng – thu tiền 36 2.2.1.5 Chứng từ ban đầu & luân chuyển chứng từ 37 2.2.1.6 Bộ phận liên quan trực tiếp chu trình bán hàng – thu tiền 38 2.2.2 Thực trạng cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .39 SVTH: Trần Thị Kiều Vân iii Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn 2.2.2.1 Mơi trường kiểm sốt .39 2.2.2.2 Các quy định kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền 42 2.2.2.3 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng công ty giai đoạn quy trình bán hàng – thu tiền 43 uế CHƯƠNG – GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY tế H THIÊN AN PHÁT 61 3.1 Đánh giá chung HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty 61 3.1.1 Những kết đạt công tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty 61 in h 3.1.1.1 Mơi trường kiểm sốt nội 61 3.1.1.2 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền .62 cK 3.1.2 Những vấn đề cịn tồn cơng tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Công ty 64 3.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt .64 họ 3.1.2.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền: 65 3.2 Một số giải pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng– thu tiền Đ ại cơng ty 66 3.2.1 Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt 66 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty 66 ng 3.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng 66 3.2.2.2 Xét duyệt bán chịu 67 ườ 3.2.2.3 Thu tiền mặt tiền gửi ngân hàng 67 3.2.2.4 Theo dõi công nợ 68 Tr 3.2.2.5 Khoản phải giảm trừ doanh thu 68 PHẦN III – KẾT LUẬN .70 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 SVTH: Trần Thị Kiều Vân iv Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT : Báo cáo tài BGĐ : Ban giám đốc B/L : Vận đơn đường biển CMPT : Đơn giá cắt, may, đóng gói, chỉ, thùng, chi phí xuất nhập tế H uế BCTC Công nghệ thông tin C/O : Chứng nhận xuất xứ FOB : Giao hàng lên tàu GTGT : Giá trị gia tăng in : cK CNTT h vận chuyển Hệ thống kiểm soát nội I/C : Chứng nhận kiểm tra KH : Khách hàng KHTT : Kế hoạch thị trường KSNB : Kiểm soát nội Đ ại KTV họ HTKSNB : : Kiểm toán viên : Phiếu xuất kho : Phó giám đốc PTGĐ : Phó Tổng Giám đốc TGĐ : Tổng Giám đốc TGNH : Tiền gửi ngân hàng TSCĐ : Tài sản cố định PXK Tr ườ ng PGĐ SVTH: Trần Thị Kiều Vân v Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ uế Sơ đồ 1.1- Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình bán hàng - thu tiền doanh nghiệp 20 tế H Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ hạch toán doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ 22 Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ hạch toán khoản chiết khấu bán hàng, hàng bán 23 bị trả lại, giảm giá hàng bán … dự phịng phải thu khó địi .23 Sơ đồ 2.1 - Sơ đồ tổ chức máy công ty 26 h Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ tổ chức nhà máy, xí nghiệp trực thuộc .27 in Sơ đồ 2.3 - Sơ đồ hình thức định cấp quản lý 27 cK Sơ đồ 2.4 Sơ đồ tổ chức kế toán 31 Sơ đồ 2.5 - Quá trình phân phối sản phẩm may mặc Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát 34 họ Sơ đồ 2.6 - Quy trình bán hàng – thu tiền tiến hành kiểm sốt hoạt động ba phận công ty 40 Đ ại Sơ đồ 2.7 - Những giai đoạn chủ yếu chu trình bán hàng – thu tiền 44 Sơ đồ 2.8 - Hệ thống thông tin kế tốn phục vụ cho quy trình bán hàng thu tiền công ty 44 ng Sơ đồ 2.9 - Quy trình xử lý đơn đặt hàng 45 Sơ đồ 2.10 - Quy trình xét duyệt bán chịu khách hàng lâu năm .48 ườ Sơ đồ 2.11 - Quy trình lưu chuyển phiếu xuất kho .50 Sơ đồ 2.12 - Quy trình lưu chuyển hóa đơn GTGT .53 Tr Sơ đồ 2.13 - Quy trình lưu chuyển phiếu thu 55 SVTH: Trần Thị Kiều Vân vi Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 - Các sai phạm xảy 13 Bảng 1.2 - Mục tiêu cụ thể hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng 15 uế Bảng 1.3 - Mục tiêu cụ thể hệ thống kiểm soát nội phương thức bán tế H hàng thu tiền 17 Bảng 1.4 - Mục tiêu cụ thể hệ thống kiểm sốt nội cơng nợ phải thu 19 Bảng 2.1 - Phân tích số tiêu hiệu công ty 29 Bảng 2.2 - Quy trình bán hàng - thu tiền .36 h Bảng 2.3 - Sổ tổng hợp phải thu khách hàng Quý I năm 2012 .57 in Bảng 2.4 - Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Quý I năm 2012 58 Tr ườ ng Đ ại họ cK Bảng 3.1 - Bảng kê khai hàng bán bị trả lại 69 SVTH: Trần Thị Kiều Vân vii Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn PHẦN I – ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Lý chọn đề tài Ngày nay, KSNB đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh uế tế đơn vị tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu tế H hiệu nguồn lực kinh tế đơn vị như: Con người, tài sản, vốn .; góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp đơn vị xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển lên h Cơng tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan in trọng hoạt động đơn vị, bảo đảm cho hoạt động tiêu thụ diễn cK sn sẻ, theo mục tiêu kiểm sốt mà đơn vị đặt Ngoài ra, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền có ảnh hưởng sâu sắc đến việc đánh giá công tác sử dụng hiệu đồng vốn, đảm bảo cung cấp kịp thời, xác trung thực họ thơng tin tài phục vụ cho nhu cầu định nhà quản trị Do đó, KSNB chu trình bán hàng – thu tiền cách có hiệu thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh Đ ại doanh đơn vị phát triển Hiện nay, ngành dệt may ngành có tỷ trọng xuất lớn nước ta, không tác động lớn đến kinh tế mà cịn đến xã hội Trong q trình sản xuất kinh ng doanh, HTKSNB cơng ty dệt may đóng vai trò quan trọng Hiệu hoạt động hệ thống ảnh hưởng đến tồn phát triển cơng ty, doanh nghiệp dệt ườ may khơng có HTKSNB hoạt động khơng theo dõi, quản lý tổng hợp Chính lý nêu với mong muốn tiếp cận thực tế cơng tác Tr kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền đơn vị cụ thể, đồng thời ứng dụng kiến thức học nhà trường, so sánh với thực tiễn để nắm bắt mở rộng hiểu biết, em định chọn đề tài: " Kiểm soát nội chu trình bán hàng - thu tiền Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát” SVTH: Trần Thị Kiều Vân Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn 1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến KSNB công ty, cụ thể hoạt động bán hàng – thu tiền - Nghiên cứu, tìm hiểu phận liên quan, trình tự thực chu trình uế bán hàng – thu tiền - Tìm hiểu thực trạng cơng tác kiểm sốt chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty tế H - Nhận diện rủi ro, từ đề xuất giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng kiểm sốt, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh công ty 1.3 Nội dung, đối tượng, phạm vi nghiên cứu h 1.3.1 Đối tượng nghiên cứu in Đối tượng nghiên cứu đề tài HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát; yếu tố cấu thành HTKSNB cK Công ty; thủ tục kiểm soát liên quan đến giai đoạn chu trình; vai trị, quan hệ cá nhân có liên quan với chu trình họ 1.3.2 Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Công ty Cổ phần đầu tư Dệt may Thiên An Phát - Thời gian: Đ ại Thời gian làm đề tài từ ngày 20 /01/2013 đến ngày 11/05/2013 Nguồn số liệu thu thập để làm đề tài giai đoạn năm 2010, 2011, 2012 ng 1.4 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp sử dụng để tổng ườ hợp lý luận lý thuyết làm sở để tìm hiểu thực trạng chu trình bán hàng - thu tiền từ đánh giá hiệu cơng tác KSNB hoạt động bán hàng – thu tiền Tr Cơng ty - Phương pháp vấn trực tiếp: Tìm hiểu thực tế Phịng kế tốn tài chính, Phịng kế hoạch thị trường, Phòng xuất nhập phận khác Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát để có nhìn tổng thể chu trình bán hàng – thu tiền Công ty SVTH: Trần Thị Kiều Vân GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn tế H uế Khóa luận tốt nghiệp Bảng 2.4 - Sổ tổng hợp chi tiết tài khoản 131 Quý I năm 2012 Tài Dư Nợ đầu Dư Có đầu Ps Nợ Ps Có Dư Nợ cuối in 14 204 416 114 38 816 423 447 49 591 269 827 429 030 083 12 166 115 Phải thu khách hàng Phải thu khách hàng 12 166 115 nước- VND Phải thu khách hàng Ngoài 27 282 795 902 nước- USD ại 38 057 642 282 33 711 825 985 cK 13 993 130 632 63 795 685 941 họ 61 911 943 52 809 554 079 Đ 1312 690 061 393 61 911 943 ờn g 1311 44 747 703 675 Tr 131 Tên tài khoản h khoản Dư Có cuối SVTH: Trần Thị Kiều Vân 58 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Kế tốn cơng nợ theo dõi công nợ khách hàng, hàng tháng báo cáo tình hình cơng nợ để biết khách hàng đến hạn trả, hạn trả… Định kỳ lập biên đối chiếu công nợ gửi khách hàng Cuối quý, lập báo cáo phân tích cơng nợ Phịng kế hoạch xuất nhập mở sổ theo dõi để cuối tháng đối chiếu với với uế kế toán tiêu thụ có trách nhiệm địi khoản nợ, trực tiếp thực đối chiếu công nợ với khách hàng Đánh giá khả toán lập đề nghị mức nợ tế H thời hạn toán khách hàng Nếu khách hàng khó địi, khơng địi (do khách hàng phá sản, ngưng hoạt động) phải chấp nhận xóa nợ Việc xóa nợ, phịng kế hoạch xuất nhập phải làm tường trình gửi lên GĐ phê duyệt Trường hợp họ tồn phịng phải địi nợ in h Khách hàng trả nợ kế tốn tiêu thụ ghi giảm khoản phải thu khách hàng Kế toán ngân hàng hay kế toán toán: ký xác nhận khoản tiền vào tài khoản, cK quỹ Đóng dấu thu tiền lên phiếu thu có trách nhiệm khoản tiền khách hàng chuyển nộp vào quỹ Kế tốn trưởng (kiêm Trưởng phịng kế tốn-tài chính) thường xuyên kiểm tra, họ giám sát hoạt động để xem nhân viên thực quy định cơng nợ Việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi năm Phó phịng tài kế Đ ại tốn-tài thực theo hướng dẫn thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 Bộ tài Hồ sơ dự phịng nợ phải thu khó đòi gồm hợp đồng kinh tế, biên đối chiếu công nợ, biên lý hợp đồng… ng 2.2.2.3.6 Các khoản giảm trừ doanh thu Trường hợp giảm giá hàng bán, khoản chiết khấu thương mại ườ Giảm giá hàng bán xảy trừ trường hợp khách hàng sau nhận hàng thấy sản phẩm chưa thỏa mãn hết yêu cầu đặt hàng nên khách hàng yêu Tr cầu công ty giảm giá tổng giám đốc cho giảm giá phịng kế hoạch xuất nhập lập hợp đồng điều chỉnh Tuy nhiên công ty thường hay đổi hàng Chiết khấu thương mại trừ trực tiếp hợp đồng, phòng xuất nhập thỏa thuận với khách hàng Tổng Giám đốc phê duyệt Trường hợp hàng bị trả lại: Việc xét duyệt hàng bán bị trả lại Tổng Giám đốc phê duyệt Khi khách hàng trả lại hàng, phòng xuất nhập nhận lại sản phẩm, SVTH: Trần Thị Kiều Vân 59 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn tiến hành hiệp thương với khách hàng Những khách hàng bán theo hợp đồng phải làm biên đề nghị trả lại hàng, ký duyệt giao nhận hàng trở lại Công ty phải chấp nhận bồi thường sản phẩm cách giảm giá bán, khách hàng đưa sản phẩm vào sản xuất phải bồi thường chi phí sản xuất (bán uế sản phẩm khơng đạt chất lượng) Quy trách nhiệm cụ thể cho cá nhân, phận, tùy Tr ườ ng Đ ại họ cK in h tế H điều kiện khách quan hay chủ quan mà tiến hành xử lý theo quy định cơng ty SVTH: Trần Thị Kiều Vân 60 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn CHƯƠNG – GIẢI PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI uế CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT 3.1 Đánh giá chung HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền Công ty tế H 3.1.1 Những kết đạt cơng tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền công ty 3.1.1.1 Môi trường kiểm sốt nội h - Khơng ngừng nắm bắt yêu cầu từ thực tiễn, năm qua BGĐ in công ty xây dựng hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu trình điều hành kiểm tra, giám sát, xuyên suốt hoạt động từ xuống cK - Đối với sách nhân sự, BGĐ tạo điều kiện môi trường làm việc thoải mái để thành viên cống hiến tài năng, sức lực cho công ty Cơng ty thường xun tổ chức khố học chỗ gửi cán tập huấn nhằm bồi họ dưỡng trình độ, nâng cao tay nghề, cập nhật thơng tư, chuẩn mực kế tốn mới…; xây dựng sách khen thưởng, kỷ luật rõ ràng, chi tiết; khuyến khích đội ngũ Đ ại nhân viên có động lực phấn đấu, ý thức trách nhiệm - Kết hợp phong cách lãnh đạo công bằng, dân chủ BGĐ công ty đưa định sở tham khảo ý kiến cấp dưới… Điều tạo mối quan hệ ng thông tin đa chiều, quan hệ tốt đẹp cấp cấp Sự đồng tình, ủng hộ, thực nghiêm túc cấp ườ - Tại công ty, Tổng Giám đốc người đứng đầu đưa định để giảm bớt khối lượng công việc thực phân chia trách nhiệm Tổng Giám Tr đốc uỷ quyền cho cấp Phó Tổng Giám đốc, Trưởng phòng việc định phê chuẩn Sự phân chia trách nhiệm nâng cao tinh thần trách nhiệm phận, cá nhân - Các phòng ban liên quan đến hoạt động bán hàng – thu tiền tổ chức đầy đủ, gọn nhẹ, vừa thể chun mơn hố trình hoạt động, vừa thể SVTH: Trần Thị Kiều Vân 61 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn rõ ràng việc phân chia cơng việc, trách nhiệm, vừa tránh đùn đẩy, có kiểm tra chéo lẫn phòng ban để phòng tránh rủi ro - Như phòng Kế hoạch xuất nhập phịng chịu trách nhiệm việc hoạt động xuất hàng hoá, tổ chức hoạt động đạo uế Ban lãnh đạo, chịu trách nhiệm báo cáo với Tổng Giám đốc tất việc xảy nằm ngồi kiểm sốt phịng Cách tổ chức thể tính chun tế H mơn hố, tối đa hoá đơn đặt hàng, bán hàng, nâng cao hiệu cơng việc Ngồi cơng ty có tổ chức phịng quản lý chất lượng để kiểm tra, đánh giá sản phẩm trước giao cho khách hàng nhằm hạn chế việc khách hàng trả lại sản phẩm chất lượng, gây tốn thất kinh tế uy tín cơng ty in h Với yếu tố góp phần giúp công ty phát huy sức mạnh tập thể công tác điều hành, quản lý Giúp cho công tác kiểm soát trở nên hữu hiệu, cK kịp thời phát sai sót, dễ quy trách nhiệm… đạt mục tiêu kiểm soát đề Xử lý đơn đặt hàng họ 3.1.1.2 Thủ tục kiểm sốt chu trình bán hàng - thu tiền Với thủ tục kiểm soát, xét duyệt đơn đặt hàng, công ty thực Đ ại tốt, giảm thiểu rủi ro khách hàng giả mạo, rủi ro nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng chuyển đến phận kế tốn-tài chính, việc tạo kiểm tra chéo việc xét duyệt đơn hàng lực đáp ứng đơn hàng công ty, giúp kế toán ng dễ dàng theo dõi đối chiếu Công ty xây dựng thực cách thức tính giá cho đơn ườ hàng phịng ban có chức phụ trách, đảm bảo xác theo sát tình hình thị trường, hạn chế việc nhân viên công ty thoả thuận với khách hàng Tr nhằm trục lợi,… Chuyển giao hàng lập hóa đơn: Hóa đơn lập theo quy định hình thức trình tự Hóa đơn sau lập cịn kiểm tra chặt chẽ, tránh sai sót xảy Hoá đơn bán hàng lập sau giao hàng hạn chế tình trạng kế tốn bỏ sót khơng phán ánh phán ánh sai kỳ Các hoá đơn, chứng từ liên SVTH: Trần Thị Kiều Vân 62 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn quan lưu giữ nhiều phận, tạo kiểm tra chéo phòng ban liên quan Thu tiền mặt tiền gửi ngân hàng: Phịng kế tốn-tài tổ chức chặt chẽ, rõ ràng, phần hành kế uế toán tổ chức dựa nguyên tắc phân công, phân nhiệm Tách biệt trách nhiệm người ghi sổ người quản lý tiền, thủ quỹ tế H thu tiền, đóng dấu kế tốn tốn lập phiếu thu tạo kiểm soát chặt chẽ nghiệp vụ thu tiền hàng hàng hóa dịch vụ Có kiểm tra nội ghi thu nhập quỹ hình thức cộng tổng khoản thu sổ quỹ đối chiếu với sổ cái; sử dụng giấy báo nhận tiền (giấy lĩnh tiền in h mặt, giấy báo có) làm xác nhận để làm ghi sổ Đối chiếu phiếu thu với hóa đơn tương ứng, nhân viên kế toán ngân hàng cân đối tài khoản ngân hàng cK Các đối tác cơng ty chủ yếu nước ngồi, nên việc lựa chọn phương thức toán L/C, TT, Tradecard tạo điều kiện thuận lợi cho công ty việc kiểm sốt tiền thu từ khách hàng, chịu tổn thất doanh thu, đảm bảo uy tín mình, tạo Theo dõi cơng nợ: họ mối quan hệ làm ăn lâu dài với nhiều đối tác, bạn hàng giới Đ ại - Việc theo dõi chi tiết công nợ khách hàng tiến hành phận kế toán phận phòng kế hoạch xuất nhập Điều này, thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu phát sai sót nghiệp vụ bán hàng; tăng độ tin cậy ng thơng tin kế tốn Các khoản giảm trừ doanh thu: ườ Các thủ tục kiểm sốt khoản giảm trừ doanh thu cơng ty đươc xây dựng tốt Cuối kỳ, kế toán tổng hợp kết chuyển khoản xác định doanh Tr thu tránh trường hợp kế toán tiêu thụ vừa ghi nghiệp vụ bán hàng vừa lập danh sách khoản giảm trừ Hoạt động hiệu hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng – thu tiền đem lại cho doanh nghiệp hiệu giai đoạn kinh doanh đầy khó khăn doanh thu tăng trưởng qua năm SVTH: Trần Thị Kiều Vân 63 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Tuy nhiên, hệ thống KSNB dù xây dựng hoàn hảo, mạnh thân tồn khuyết điểm Tại công ty dệt may Huế vậy, bên cạnh điều đạt cịn tồn số yếu điểm HTKSNB uế 3.1.2 Những vấn đề tồn cơng tác KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty tế H 3.1.2.1 Mơi trường kiểm sốt HTKSNB công ty Tổng Giám đốc công ty tổ chức điều hành Các nhân viên cơng ty người thực kiểm sốt h phận độc lập, chuyên trách kiểm tra, kiểm sốt Bởi có cấu kết, thông in đồng thành viên cơng ty Tổng Giám đốc khó mà phát Hiện công ty sử dụng kế tốn máy cơng tác để xử lý nghiệp vụ cK kinh tế phát sinh, giảm bớt áp lực cho nhân viên kế tốn, đảm bảo cung cấp thơng tin nhanh chóng xác, kịp thời Tuy nhiên việc sử dụng kế toán máy yêu cầu họ việc cập nhập thông tin đầu vào nhân viên phụ trách phải xác, kịp thời Do vậy, sai sót nhỏ xảy khiến cho báo cáo tài máy tính xử lý cung cấp thơng tin khơng xác, ảnh hưởng đến việc định nhà quản Đ ại trị Mặt khác, điều kiện quy định, chuẩn mực kế toán Việt Nam thường xuyên điều chỉnh Công ty chưa thiết lập phận kiểm toán nội kiểm tra lại hoạt ng động, chưa đề thủ tục kiểm soát rõ ràng đồng cho tồn cơng ty nên việc kiểm sốt cơng việc bán hàng – thu tiền cịn khó khăn hiệu chưa cao ườ Trong phòng kế tốn-tài chính: Vai trị kế tốn tổng hợp chưa thực tối đa hay nói rõ kế toán tổng hợp làm nhiều việc, vừa làm kế toán tổng hợp Tr vừa kiêm kế toán TSCĐ; vừa người lên sổ cái, vừa người đối chiếu sổ Chung quy lại đủ kiểm tra độ xác số phần hành kế toán gửi lên chưa thực nhiệm vụ phân tích tình hình tài chính, ngun nhân dẫn đến kết trình sản xuất kinh doanh Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: phận bán lẻ hàng hóa khơng thường xun báo cáo tình hình bán hàng ngày mà thường nhiều ngày sau báo SVTH: Trần Thị Kiều Vân 64 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn lần, báo cáo phân tích tình hình tốn khách hàng làm cho Ban lãnh đạo không đưa định kịp thời xác 3.1.2.2 Các thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng – thu tiền: Xử lí đơn đặt hàng: uế -Cơng ty khơng có mẫu Đơn đặt hàng chung, mà khách hàng tự viết theo mẫu riêng tế H Việc đặt hàng qua điện thoại, email mà công ty áp dụng cho số khách hàng dẫn đến rủi ro kinh doanh, mặt khác hợp đồng mà cơng ty ký kết thường có giá trị lớn nên theo rủi ro tăng theo h Xét duyệt bán chịu: in Công ty khơng có q trình xét duyệt bán chịu, cơng ty cịn dựa cảm tính, khơng có quy định cụ thể vấn đề này, chế xét duyệt bán chịu cK chưa cụ thể Cơng ty khơng có phận tín dụng khách hàng phân tích tình hình tài khách hàng để đưa sách bán chịu phù hợp họ Đối với khách hàng quen thuộc cơng ty tin tưởng vào khả toán tiền hàng mua chịu khách hàng, điều dẫn đến rủi ro thu tiền, Đ ại giải công nợ Thu tiền mặt tiền gửi qua ngân hàng: Sự đối chiếu số dư tiền mặt tồn quỹ sổ kế tốn ngày khơng có giám ng sát người để kiểm tra việc ghi sổ nhập quỹ tiền mặt Việc ghi nhận chứng từ ngân hàng gửi đến điều chỉnh sổ sách ườ có sai lệch chưa kế toán thực Theo dõi cơng nợ: Tr Cơng ty chưa có sách, quy định chặt chẽ việc quản lý khoản thu phương thức bán chịu, quy định việc xóa sổ khoản nợ khó địi, khơng địi Kế tốn tiêu thụ kế tốn cơng nợ người, xảy gian lận SVTH: Trần Thị Kiều Vân 65 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Công việc đối chiếu ngày chưa thực không giám sát thường xuyên Không lập biên đối chiếu công nợ hàng tháng Các khoản giảm trừ doanh thu: - Công ty chưa đưa văn quy định cụ thể khoản giảm trừ uế doanh thu Đối với hàng hóa bị trả lại khâu kiểm soát chất lượng sản phẩm thưc chưa kỹ khách hàng cơng ty khó tính, đòi hỏi phải tế H đến chi tiết, cần có đường may nhỏ sai hay cúc áo khơng u cầu sản phẩm bị trả lại 3.2 Một số giải pháp nhằm cải thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng– thu tiền công ty h Từ hạn chế hệ thống kiểm sốt nội cơng tác kiểm in sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty thời gian qua, nhóm chúng cK em đưa số giải pháp cụ thể nhằm tăng cường kiểm sốt, góp phần hạn chế rủi ro gian lận xảy chu trình bán hàng – thu tiền cơng ty 3.2.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt họ Xây dựng máy kiểm toán nội gồm: Kiểm tốn trưởng, Phó phịng kiểm tốn Kiểm tốn viên Đ ại Các tiêu chuẩn tuyển chọn Kiểm toán viên nội cho cơng ty: Căn vào tình hình thực tế cơng ty thực theo cách: Tuyển nhân viên kiểm toán từ bên qua Hội Đồng Phỏng Vấn kiểm tra điều kiện lực chuyên môn kỹ lưỡng Ưu tiên cho đối tượng đào tạo ng trải kinh nghiệm lĩnh vực Kiểm toán - Kế tốn - Tài doanh nghiệp Hay chọn lọc nhân viên đủ kinh nghiệm trình độ chun mơn từ phịng ban ườ khác điều kiện thực sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chun mơn 3.2.2 Hồn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng – thu tiền Tr cơng ty Xây dựng quy trình KSNB chu trình bán hàng – thu tiền 3.2.2.1 Xử lý đơn đặt hàng - Bộ phận xét duyệt đơn hàng phịng ban riêng biệt thực cách chuyên nghiệp hóa việc xét duyệt đơn hàng, khả sản xuất để quan hệ tốt với SVTH: Trần Thị Kiều Vân 66 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn khách hàng, đặc biệt khách hàng công ty chủ yếu khách hàng lớn nước ngồi, có khả tìm kiếm đơn hàng giá trị cao việc thành lập riêng phịng ban riêng biệt chuyên cần thiết - Đối với đơn đặt hàng: Quy định rõ chuyên viên Marketing phòng kế hoạch uế xuất nhập tiếp nhận đơn hàng khách hàng, phải đánh số thứ tự, ghi vào sổ theo dõi chuyển cho Trưởng phòng kế hoạch xuất nhập xử lý, sau có ý kiến tế H Trưởng phòng, đơn hàng chuyển tiếp cho phận liên quan thực - Nếu có đơn đặt hàng qua email điện thoại cơng ty phải có cơng tác kiểm kỹ lưỡng kiểm tra tồn công ty Gửi thư xác nhận lại đơn đặt hàng khách hàng có thật hay khơng, thư “ảo” Những đơn đặt hàng có giá trị 3.2.2.2 Xét duyệt bán chịu in h lớn phải có q trình gặp mặt, đàm phán trực tiếp để đến kí kết hợp đồng cK Xây dựng sách bán chịu rõ ràng, hạn mức thời hạn tín dụng rõ ràng tính thường xun, khả tốn, uy tín tốn, tài sản chấp để hạn chế rủi ro khách hàng trả chậm hay khơng đủ khả tốn,… họ Khi có nhu cầu mua nợ từ khách quen cơng ty nên tìm hiểu ngun nhân Nếu phát khả trả nợ tương lai khách hàng thấp khơng nên bán chịu dù uy Đ ại tín lần trước tốt Hạn chế xét duyệt bán chịu dựa cảm tính 3.2.2.3 Thu tiền mặt tiền gửi ngân hàng Đối với thu tiền mặt: ng Nếu có bán hàng mà thu tiền mặt cơng ty nộp trực tiếp, giao phận độc lập với phận bán hàng thu tiền khách hàng, không cho phép nhân ườ viên bán hàng thu tiền trực tiếp khách hàng Công ty cần phải hành kiểm tra đột xuất tiền mặt quỹ, hệ thống theo dõi Tr hàng tồn kho kiểm kê hàng hóa để phát giao dịch bán hàng mà chưa hạch toán (số tiền chưa nộp tiền công ty công ty thu tiền mặt) Nếu được, cơng ty nên lập biên đối chiếu định kỳ (như tuần) kế toán thủ quỹ có chứng kiến kế tốn trưởng SVTH: Trần Thị Kiều Vân 67 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Đối với thu tiền gửi ngân hàng Khi nhận giấy báo có chứng từ kèm theo ngân hàng gửi đến kế toán toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc Nếu có chênh lệch số liệu sổ kế toán đơn vị, số liệu chứng từ gốc với số liệu chứng từ ngân uế hàng gửi đơn vị thơng báo cho ngân hàng để đối chiếu, xác minh phải tìm hiểu nguyên nhân sai lệch ngân hàng hay kế tốn Sau tiến hành điều tế H chỉnh, xử lý cho phù hợp, kịp thời Cuối tháng chưa xác định nguyên nhân chênh lệch kế tốn ghi sổ theo số liệu Ngân hàng giấy báo có tiền gửi Có người kiểm tra độc lập việc đối chiếu số dư TGNH tài khoản ngân hàng h số dư sổ chi tiết tuần lập biên đối chiếu lưu lại phịng kế tốn in - Nên lập bảng kê theo ngày lập bảng cân đối thu tiền gửi khách hàng để phát chênh lệch cK - Kế toán trưởng phải yêu cầu kế toán toán ghi vào sổ chi tiết tiền toán khách hàng qua ngân hàng ngày, tránh dồn lại làm lần gây mát giấy tờ, bỏ sót nghiệp vụ… họ 3.2.2.4 Theo dõi cơng nợ - Cơng ty nên tách biệt kế tốn tiêu thụ kế tốn cơng nợ hai người khác Đ ại - Phòng kế hoạch thị trường công ty cần phải đánh giá tỉ mỉ, đầy đủ khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro xảy ra, trước định bán hàng - Cơng ty nên có quy định rõ ràng quản lý nợ xử lý nợ Phải có quy định cụ ng thể tiến hành đối chiếu nợ phải thu ngày tiến hành thực quy định Phải lập biên đối chiếu cơng nợ tiến hành đối chiếu công nợ ườ 3.2.2.5 Khoản phải giảm trừ doanh thu Phòng kế hoạch thị trường đưa quy định chế độ báo cáo bán hàng định Tr kỳ hàng ngày, hàng tuần để phòng kế tốn-tài cập nhật khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại Công ty nên mở sổ chi tiết khoản giảm trừ để dễ dàng theo dõi phòng lập bảng kê khai hàng bán bị trả lại để đối chiếu cho kiểm tra Kế toán trưởng hay trưởng phòng kế hoạch xuất nhập SVTH: Trần Thị Kiều Vân 68 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn Bảng 3.1 - Bảng kê khai hàng bán bị trả lại Tên, quy Ngày Hóa đơn Hóa đơn Số cách hàng nhận số (trả lại) số lượng Đơn giá Thành tiền uế STT tế H Và báo cáo này, Phịng kế tốn tài kiểm tra doanh thu bán hàng (có Tr ườ ng Đ ại họ cK in h thuế GTGT) số tiền TGNH tài khoản ngân hàng cơng ty có phù hợp khơng SVTH: Trần Thị Kiều Vân 69 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn PHẦN III – KẾT LUẬN Chu trình bán hàng – thu tiền ln gắn với hoạt động sản xuất kinh doanh, việc kiểm sốt chu trình u cầu tất yếu Đây công cụ giúp Ban giám uế đốc quản lý hoạt động bán hàng – thu tiền công ty, đảm báo cho thông tin liên quan phán ánh cách xác, kịp thời Trong quan trọng tế H thơng tin cơng nợ, doanh thu Do đó, với mơi trường cạnh tranh khốc liệt địi hỏi cơng ty phải khơng ngừng nâng cao hồn thiện HTKSNB đơn vị Đối với Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát vậy, việc nỗ lực hồn h thiện cơng việc KSNB nói chung KSNB chu trình bán hàng – thu tiền nói riêng in mối quan tâm đặc biệt vô quan trọng Với luận văn tốt nghiệp em, em trình bày tổng quan hệ thống cK kiểm soát nội hệ thống lại kiến thức kiểm soát nội bộ, đặc biệt chu trình bán hàng – thu tiền Dựa thực trạng HTKSNB Công ty họ cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát, em đưa số đánh giá đề xuất số biện pháp nhằm cải thiện HTKSNB chu trình bán hàng – thu tiền Cơng ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát Đ ại Tuy nhiên, giới hạn thời gian lượng kiến thức tích luỹ chưa nhiều nên luận văn số hạn chế như: văn bản, số liệu công nợ, thông tin hợp đồng công ty,… chưa thể tiếp cận rõ ràng yêu cầu bảo mật thông ng tin công ty; chưa tiếp cận với nhiều nghiệp vụ để đưa nhận xét mang tính tổng quát hơn; q trình thực tập, em khơng có điều kiện thẩm định ườ thực tế, không tham gia trực tiếp vào quy trình bán hàng - thu tiền, kiểm tra, Tr kiểm sốt để thấy cơng việc diễn Từ kết luận trên, em xin đề xuất số kiến nghị để hoàn thiện đề tài trên: xây dựng hệ thống tiêu chí cụ thể để làm sở đánh giá hệ thống KSNB quy trình bán hàng- thu tiền Cơng ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát; nghiên cứu tồn quy trình tiếp xúc công việc thực liên quan Nếu thực điều kết đánh giá hồn thiện SVTH: Trần Thị Kiều Vân 70 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Trịnh Văn Sơn DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam Chuẩn mực kế toán Việt Nam uế Giáo trình kiểm tốn tài – GS.TS Nguyễn Quang Quynh – NXB Đại học tế H kinh tế quốc dân Hà Nội Kiểm toán nội đại – Victor Z Brink, Herbert Witt - NXB Tài Kiểm tốn – Vương Đình Huệ – Nhà xuất Tài The Largest Accounting & Auditing World in Vietnam Tr ườ ng Đ ại họ cK in h (http://www.kiemtoan.com.vn/) SVTH: Trần Thị Kiều Vân 71 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -o0o tế H uế ĐƠN XIN XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Kính gửi: CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT Em tên là: Trần Thị Kiều Vân, sinh viên lớp: K43B Kiểm toán, khoa : Kế tốn – Tài chính, Trường Đại Học Kinh Tế - Huế h Được giới thiệu ban chủ nhiệm khoa, em đến CÔNG TY CỔ PHẦN in ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT để thực tập, từ ngày 20/01/2013 đến ngày cK 11/05/2013 Trong thời gian thực tập đây, hướng dẫn anh, chị nhân viên công ty, em hiểu biết thực hành nghiệp vụ cơng ty Nay em làm đơn kính trình lên Quý công ty xác nhận cho em thực tập Huế,ngày… tháng… năm 2013 Kính đơn Đ ại họ công ty Em xin chân thành cảm ơn Nhận xét đơn vị thực tập: ………………………………………………………………………………………… Tr ườ ng ………………………………………………………………………………………… Xác nhận đơn vị thực tập ... TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU uế TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT 2.1 Tổng quan Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát tế H 2.1.1 Lịch sử hình thành Công ty cổ. .. CHƯƠNG – THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG in h – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY THIÊN AN PHÁT 24 2.1 Tổng quan Công ty cổ phần đầu tư dệt may Thiên An Phát .24 cK 2.1.1... THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ DỆT MAY tế H THIÊN AN PHÁT 61 3.1 Đánh giá chung HTKSNB chu trình bán hàng - thu tiền Cơng ty 61 3.1.1