Tình hiểu và đánh giá kiểm soát hệ thống nội bộ ngân hàng Thương mại.doc.DOC

Tình hiểu và đánh giá kiểm soát hệ thống nội bộ ngân hàng Thương mại

Lời mở đầu

Trong những năm qua, hệ thống ngân hàng Việt Nam đã đối mới một cách căn bản về mô hình tổ chức, cơ chế điều hành và nghiệp vụ Có thể nói hoạt… động của hệ thống ngân hàng đã có những đóng góp đáng kể trong sự nghiệp đổi mới và phát triển kinh tế đất nớc Bên cạnh những kết quả đạt đợc, hệ thống ngân hàng Việt Nam bộc lộ những yếu kém trong điều hành và hoạt động nghiệp vụ, đặc biệt là việc quản lý hoạt động của các ngân hàng Thơng mại với các loại hình sở hữu khác nhau Những yếu kém đó là khó tránh khỏi khi các lý thuyết cũng nh kinh nghiệm về quản lý các ngân hàng thơng mại trong quá trình chuyển sang nền kinh tế thị trờng ở nớc ta cha đợc nghiên cứu đầy đủ.

Hoạt động kinh doanh ngân hàng là loại hình kinh doanh có rất nhiều rủi ro, dễ bị tổn thơng khi có gian lận và sai sót, việc bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng thơng mại không những đợc các nhà kinh doanh ngân hàng quan tâm mà còn là mối quan tâm của ngời gửi tiền, của các cơ quan quản lý Nhà nớc, của toàn xã hội về sự phá sản của một ngân hàng có thể gây nên đổ vỡ dây chuyền trong hệ thống tài chính – ngân hàng, ảnh hởng rất lớn đối với toàn bộ nền kinh tế Để ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt đông kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nớc, trớc hết đòi hỏi ngân hàng thơng mại phải có những biện pháp hữu hiệu Mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng th-ơng mại phải thiết lập đợc hệ thống kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và có hiệu quả.Trong thời gian thực tập tại Công ty Kiểm toán Vaco, đợc nghiên cứu thực tế quy trình kiểm toán đặc biệt là quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thơng mại, kết hợp lý luận và thực tiễn đồng thời nhận thức đợc tầm quan trọng của việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của các doanh nghiệp nói chung và đối với Ngân hàng thơng mại nói riêng, em đã chọn đề tài: “ Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với Ngân hàng Thơng mại do Công ty Vaco thực hiện ”

Chuyên đề bao gồm 3 phần :

Phần I: Cơ sở lý luận về quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ.Phần II: Thực trạng về quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng Thơng mại do Công ty Vaco thực hiện.

Phần III: Nhận xét quy trình đánh giá Hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Kiểm toán Vaco đối với Ngân hàng Thơng mại.

Để hoàn thành đợc Chuyên đề này em đã nhận đợc sự hớng dẫn rất nhiệt tình của thầy giáo Chu Thành, anh Nguyễn Thơng- Kiểm toán viên Công ty Kiểm toán Vaco, sự giúp đỡ của các anh chị của Công ty cùng với sự cố gắng nỗ lực của bản thân Tuy nhiên, do phạm vi đề tài rộng, thời gian nghiên cứu có hạn, cùng với sự thiếu kinh nghiệm thực tế của sinh viên đang học nên trong Chuyên để không tránh khỏi những sai sót hạn chế Vì vậy em rất mong nhận đợc sự đóng góp, bổ sung ý kiến của các thầy cô giáo, phía Công ty và các bạn…

Phần I

cơ sở lý luận về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

I Hệ thống kiểm soát nội bộ.

1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ (KSNB):

Kiểm tra,kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý và đợc thực hiện bởi một công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị Việc xác lập và duy trì một hệ thống kế toán thích hợp, kết hợp với quy chế kiểm soát nội bộ khác để mở rộng kinh doanh và mở rộng loại hình kinh doanh thuộc trách nhiệm quản lý của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp Các nhà quản lý cần cung cấp cho các cổ đông( hoặc Chính phủ) một sự bảo đảm thích hợp về công việc kinh doanh đợc kiểm soát chính đáng Đồng thời, bộ phận quản lý còn có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, Chính phủ và những ngời đầu t tiềm tàng(ngân hàng, chủ đầu t, ngời liên doanh ) những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời Một hệ… thống bao gồm rất nhiều chế độ và thể thức đặc thù đợc thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với doanh nghiệp Những chế độ và thể thức này đợc gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.

Nh vậy hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động của đơn vị đảm bảo các mục tiêu sau:

- Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.

- Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị.

- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý Cụ thể là :

* Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán.

Tài sản của đơn vị hiểu theo nghĩa rộng bao gồm:

- Các tài sản ghi trên bảng cân đối kế toán( tài sản cố định, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi, các khoản đầu t ngắn hạn, dài hạn, các khoản công nợ phải thu ).

- Các tài sản phi vật chất không có hình thái cụ thể nhng có vai trò quan trọng, tích cực trong việc nâng cao chất lợng hoạt động của đơn vị nh uy tín doanh nghiệp, số lợng và quan hệ khách hàng, lợi thế thơng mại, bầu không khí làm việc, quan hệ công tác, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với cán bộ công nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành…

Tài sản vật chất của đơn vị có thể bị trộm cắp, lạm dụng hoặc bị h hại tình cờ nếu không đợc bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều này cũng đúng đối với tài sản phi vật chất nh các khoản công nợ phải thu, các tài liệu quan trọng và sổ sách Các thủ tục, quy trình, nghiệp vụ và nội quy bảo vệ phải dự kiến các phơng tiện bảo vệ vật chất chống lại mất mát, h hao, ăn cắp, lãng phí Các… phơng tiện hoặc biện pháp này sẽ bảo vệ trực tiếp hoặc gián tiếp các tài sản vật chất nh hàng tồn kho, thiết bị, tiền Các tài sản vô hình cần đ… ợc bảo vệ và giữ gìn bằng các biện pháp tổ chức, quy chế va những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ.

* Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin.

Thông tin kinh tế tài chính do kế toán tổng hợp xử lý và trình bày là căn cứ quan trọng cho việc hình thành và lựa chọn các quyết định kinh tế của các nhà quản lý Nhà quản lý phải có các thông tin chính xác để điều hành các mặt của hoạt động kinh doanh Một lợng lớn thông tin đợc sử dụng để đề ra các quyết định kinh doanh then chốt, do vậy thông tin phải bảo đảm không đợc lạm dụng và sử dụng sai mục đích Các thông tin đợc cung cấp phải bảo đảm:

- Độ tin cậy của các tài liệu tài chính, kế toán do bộ phận kế toán chuẩn bị, do Giám đốc ký duyệt hoặc báo cáo với Ban Giám đốc, với Hội đồng Quản trị.

- Tính thích đáng, phù hợp của các thông tin tài chính, kế toán Các thông tin này phải phản ánh đầy đủ, đúng và khách quan các nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế.

* Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị.

Nhà quản trị xây dựng các thể thức và nguyên tắc để thoả mãn các mục tiêu của Doanh nghiệp Cơ cấu kiểm soát nội bộ đợc thiết kế để mang lại sự bảo đảm chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý đợc thực hiện đúng thể thức, đồng thời giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các thể thức đó Nhân viên trong công ty phải tuân thủ các chính sách, quyết định nội bộ, cụ thể là:

- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và các gian lận trong kinh doanh - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh.

- Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

* Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.

Các quá trình kiểm soát trong mọi tổ chức nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhằm ngăn cản việc sử dụng kém hiệu quả các nguồn tiềm năng Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu năng quản lý, đảm bảo cơ cấu bộ máy đơn vị có đủ năng lực điều khiển, chỉ huy đơn vị.

* Các mục tiêu chi tiết và nguyên tắc của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Đối với bất kỳ loại hình nghiệp vụ kinh tế nào trong một doanh nghiệp đều có thể xảy ra một vài loại sai sót của quá trình ghi sổ Có bảy mục tiêu mà một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa các sai sót nh vậy.

Cụ thể là:

sttCác mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

1Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý( tính có căn cứ hợp lý).

2Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phê chuẩn đúng đắn( mục tiêu về sự phê chuẩn).3Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi sổ một cách đầy đủ( mục tiêu về tính đầy đủ).4Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc đánh giá đúng đắn( mục tiêu về sự đánh giá).5Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phân loại đúng đắn( mục tiêu về sự phân loại).6Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc phản ánh đúng hạn( mục tiêu về tính đúng kỳ).

7Các nghiệp vụ kinh tế phải đợc ghi đúng đắn vào sổ phụ và đợc tổng hợp chính xác( mục tiêu về tính chính xác cơ học).

Bảy mục tiêu trên đợc áp dụng cụ thể cho từng nghiệp vụ trọng yếu trong cuộc kiểm toán.

Cùng với mục tiêu trên, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo thực hiện các nguyên tắc sau:

sttCác nguyên tắc trong kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1Nguyên tắc phân công phân nhiệm2Nguyên tắc bất kiêm nhiệm3Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn

Tóm lại, kiểm tra- kiểm soát là những hệ thống có chức năng xác minh,

đánh giá, nhận xét về đối tợng kiểm tra- kiểm soát Hoạt động kiểm tra kiểm soát nảy sinh và phát triển từ chính nhu cầu của quản lý Các yếu tố của hệ thống kiểm tra- kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố đối chiếu, xem xét, xác minh đối t-ợng của quản lý Tổ chức kiểm tra- kiểm soát thể hiện cả tính khoa học và tính nghiệp vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lợc và bớc đi cụ thể trong hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra- kiểm soát ở cả tầm vĩ mô và vi mô của nền kinh tế.

1.2 Các nội dung của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp thờng đợc xem gồm 4 yếu tố cấu thành nên, đó là: (1)Môi trờng kiểm soát (2)Hệ thống kế toán (3)Hoạt động kiểm soát (4)Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát.

Môi trờng kiểm soát (MTKS): Là thái độ, khả năng, sự nhận biết và các

hoạt động của ngời quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và

giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia quyền lực, chính sách về nhân sự MTKS là thành phần quan trọng nhất trong bốn thành phần của hệ thống KSNB, nếu thiếu MTKS hữu hiệu thì chắc chắn hệ thống KSNB sẽ không có hiệu quả, kể cả khi ba thành phần khác của hệ thống KSNB có chất lợng tốt Hiệu quả của hệ thống KSNB luôn phụ thuộc vào quan điểm của ngời quản lý cao cấp Nếu ngời quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm toán thì các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý của đơn vị đã đợc xây dựng và ngợc lại Do vậy kết quả đánh gía về MTKS nói chung và quan điểm của ngời lãnh đạo nói riêng có ảnh hởng lớn đến đánh gía toàn bộ hệ thống KSNB KTV phải nhận biết đợc từng nội dung, yếu tố của MTKS đợc thiết lập và thực hiện theo các phơng pháp sau:

Cập nhật và đánh giá đúng mức tài liệu ( báo cáo khảo sát, báo cáo kiểm toán ) và kinh nghiệm của các KTV đã thực hiện kiểm toán trớc đó Bởi vì hệ thống và công việc kiểm soát thờng không thay đổi liên tục, thông tin này có thể đợc cập nhật và đợc áp dụng phù hợp cho công việc kiểm toán những năm tiếp theo.

Tiến hành trao đổi, phỏng vấn ngời quản lý cấp cao và các nhân viên quản lý của đơn vị đợc kiểm toán về các nội dung của KSNB Nội dung trao đổi cần đợc chuẩn bị chu đáo, có thể dới dạng các nội dung hoặc bằng câu hỏi trả lời “có”, “không”, “hoặc không sử dụng” Cần đặc biệt chú ý đến các nội dung:

- Đối với thái độ của ngời quản lý: Thể hiện bởi quá trình đào tạo và việc nắm bắt các nội dung kiểm soát nếu những ngời quản lý cao cấp đợc đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành, kết quả phỏng vấn cho thấy họ hiều biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống chính sách thủ tục kiểm soát đợc ban hành đầy đủ, đó là biểu hiện của ngời quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát thì hệ thống KSNB hoạt động có hiệu quả.

- Tính trung thực và giá trị đạo đức: Thông qua việc đối chiếu kết quả trao đổi với ngời quản lý cấp cao và kết quả trao đổi với các nhân viên kết hợp những xem xét, quan sát khác để đánh giá tính trung thực và đạo đức của ngời lãnh đạo đơn vi Đây là yếu tố rất quan trọng ảnh hởng đến hành vi ứng xử, tính trung thực

của nhân viên trong công việc và độ tin cậy của các thông tin thu thập đợc cũng nh độ tin cậy của hệ thống KSNB và báo cáo tài chính.

- Chính sách về nhân sự: Một chính sách đối đãi, thăng chức và đào tạo tốt sẽ đảm bảo cho các hoạt động kiểm soát đợc thực hiện nghiêm túc và có hiệu lực.

- Thu thập, nghiên cứu các tài liệu, ghi chép có liên quan đến MTKS : gồm các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đợc thiết lập: nh quy định về quy trình, thủ tục, quan hệ giữa các bộ phận trong quản lý thu chi, sử dụng và bảo quản tài sản Một hệ thống các chính sách, quy chế, thủ tục về KSNB đầy đủ là biều hiện của một MTKS có hiệu lực.

Quan sát: KTV có thể lựa chọn một số công việc kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vụ để quan sát thực tế, ví dụ: nghiệp vụ mua vật t, từ khi lập kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất lợng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng.

Tổng hợp kết quả của bốn phơng pháp trên sẽ cho phép KTV sự hiều biết đầy đủ về MTKS nội bộ của đơn vị đợc kiểm toán.

Hệ thống kế toán: Thực hiện nghiêm túc công tác kế toán đó chính là một

trong những điều kiện phát huy đợc tác dụng tự kiểm tra của kế toán Nghiên cứu hệ thống kế toán cần xem xét việc chấp hành quy định của Nhà nớc ở các nội dung: chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán, báo cáo kế toán và quá trình kiểm tra kế toán Tơng tự nh phơng pháp để nhận biết môi trờng kiểm soát Tuỳ điều kiện cụ thể KTV có thể sử dụng một số hoặc tất cả phơng pháp đã nêu ở trên để xem xết, xác định:(1)các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của đơn vị; (2)các nghiệp vụ về kinh tế này đợc bắt đầu nh thế nào;(3)hiện đợc ghi vào những sổ sách kế toán nào và bản chất của chúng là gì; (4)các nghiệp vụ kinh tế đợc xử lý nh thế nào từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành; (5) quá trình lập các báo cáo của kế toán Thông thờng việc nghiên cứu này đợc thực hiện bằng cách theo dõi một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị Bằng chứng thu thập đợc từ việc tìm hiểu nghiên cứu tài liệu sẽ có độ tin cậy cao.

Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục

để đảm bảo những hoạt động cần thiết sẽ đợc thiết lập và thực hiện nhằm đạt đựơc các kế hoạch, mục tiêu đã đề ra Có ba loại hoạt động kiểm soát cơ bản sau:(1)Sự

cách ly thích hợp về trách nhiệm, (2)sự phân chia quyền lực đúng dắn trong quản lý và hoạt động, (3)bảo quản tài sản tài liệu, sổ sách và giữ bí mật các thông tin.

Sự cách ly thích hợp về trách nhiệm (trớc đây ta thờng gọi là bất năng kiêm nhiệm) là việc phân chia nhiệm vụ đảm bảo tách rời việc thực hiện những công việc mà nếu cùng một ngời làm dễ xảy ra những sai sót và gian lận vì mu lợi cá nhân.

+ Cách ly việc bảo quản tài sản với kế toán, nh thủ quỹ phải tách rời kế toán thanh toán.

+ Cách ly quyền phê chuẩn các nghiệp vụ với việc bảo quản tài sản có liên quan Ví dụ kế toán trởng phải tách rời việc giữ kho hàng hoá.

+ Cách ly trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ nh: quá trình ghi sổ tại các phân xởng thờng giao cho một bộ phận riêng biệt thuộc quyền kế toán tr-ởng.

- Sự phân chia quyền lực đúng đắn trong quản lý và hoạt động: Hoạt động kiểm soát chỉ có nề nếp khi quyền phê chuẩn các nghiệp cụ kinh tế phải đợc quy định rõ ràng Ví dụ: việc bán hàng phải có bảng giá cố định đợc niêm yết, quy định giới hạn đối với nợ của khách hàng

- Bảo quản tài sản, tài liệu sổ sách và giữ bí mật các thông tin.

Bảo vệ và quản lý tài sản, tài liệu sổ sách sẽ giữ bí mật các thông tin là những nội dung quan trọng của công việc kiểm soát Một hệ thống kiểm soát tốt phải có các nội dung, biện pháp cụ thể để bảo vệ an toàn, quản lý khoa học tài sản và những ghi chép, nh nơi cất trữ an toàn, quy chế về sử dụng

Giám sát độc lập hoạt động kiểm soát: Là sự xem xét lại cẩn thận và liên

tục hoặc theo giai đoạn ba nội dung trên của hệ thống KSNB Để hoạt động này có hiệu quả đòi hỏi nó phải độc lập với các hoạt động kiểm soát Nhu cầu giám sát này phát sinh do cơ cấu kiểm soát nội bộ có khuynh hớng thay đổi qua thời gian, nhân viên có khả năng quên hoặc vô ý không tuân theo các thủ tục kiểm soát, hoặc trở nên cẩu thả và gian lận trừ khi có ngời giám sát đánh giá việc thực hiện của họ Việc giám sát độc lâp hoạt động đảm bảo công việc kiểm soát đang đợc tiến hành theo đúng quy định và có mục đích; có thể hạn chế đợc rủi ro và thay đổi bổ sung kịp thời những khiếm khuyết của hệ thống KSNB thích hợp với sự thay đổi họat

động của đơn vị theo điều kiện cụ thể Đối với những công ty lớn hoạt động giám sát do phòng kiểm toán nội bộ thực hiện Việc nhận biết hoạt động kiểm soát và giám sát độc lập hoạt động kiểm soát có thể sử dụng các phơng pháp nhận biết MTKS đã trình bày ở trên.

Khi đã có đợc sự hiểu biết về hệ thống KSNB của đơn vị từ các bằng chứng thu thập đợc.KTV tiến hành đánh giá những mặt mạnh, yếu kém, hiệu quả hoạt động và độ tin cậy của hệ thống KSNB Những yếu kém đợc nhận ra chính là sự thiếu hụt hoạt động kiểm soát phù hợp mà có thể dẫn tới sai lệch thông tin có liên quan trọng báo cáo tài chính Có bốn bớc tiếp cận có thể sử dụng để nhận thức đợc những yếu kém quan trọng.(1)KTV trớc tiên cần phải biết những hình thức kiểm soát nào đang tồn tại; (2) những hoạt động kiểm soát mấu chốt thiếu hụt; (3)hậu quả có thể đem lại do thiếu hoạt động kiểm soát quan trọng, mức độ quan trọng của yếu kém;(4) xem xét liệu có các biện pháp bổ sung để bù lại sự yếu kém Khi nhận ra đợc yếu kém của kiểm soát có thể đánh giá rủi ro kiểm tra ở các mức độ thấp, trung bình, hoặc cao cho từng nội dung kiểm toán Từ đó có thể xác định trọng yếu kiểm toán, là nơi rủi ro kiểm soát đợc đánh gía là cao và các sai sót, gian lận có nhiều khả năng xảy ra.

Việc nghiên cứu hệ thống KSNB thực hiện tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị đợc kiểm toán Đối với những đơn vị nhỏ, việc thiêt lập một hệ thống KSNB đầy đủ là tốn kém và không hiệu quả Do vậy KTV chỉ nên nhận biết một số nội dung của hệ thống KSNB đủ để xác định báo cáo tài chính có thể kiểm toán đợc hay không Việc thực hiện kiểm toán trên phải dựa cơ sở đánh giá đầy đủ mức độ rủi ro kiểm soát Mặt khác, tuỳ vào nội dung và loại hình kiểm toán mà nghiên cứu hệ thống KSNB ở một mức độ và phơng pháp phù hợp Không nhất thiết phải dùng cả bốn phơng pháp cho mọi trờng hợp Tuy nhiên, đánh giá hệ thống KSNB phải đợc thực hiện cả trong giai đoạn khảo sát và tiến hành kiểm toán.

Nghiên cứu đầy đủ hệ thống KSNB của đơn vị đợc kiểm toán để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch kiểm toán phù hợp là vấn đề rất khó; song để có một báo cáo khảo sát và kết quả kiểm toán đảm bảo chất lợng nhất thiết phải thực hiện tốt công việc này, qua đó mới có thể giúp đơn vị đợc kiểm toán hoàn thiện công tác quản lý và nâng cao hiệu quả trong các hoạt động kinh tế.

1.3 Hệ thống kiểm soát nội bộ trong NHTM ở Việt Nam.

1.3.1.Khái quát về NHTM.

Ngân hàng là một trong những ngân hàng tổ chức tài chính quan trọng nhất của nền kinh tế Ngân hàng là ngời cho vay chủ yếu đối với hàng triệu hộ tiêu dùng ( cá nhân, hộ gia đình) và vói hầu hết các cơ quan chính quyền điạ phơng ( thành phố, tỉnh ).Hơn nữa, đối với các doanh nghiệp nhỏ ở địa phơng, từ ngời bán rau quả cho tới ngời kinh doanh ô tô, ngân hàng là tổ chức cung cấp tín dụng cơ bản phục vụ cho việc mua hàng hoá dự trữ hoặc mua ô tô trng bày Khi doanh nghiệp và ngời tiêu dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thờng dùng phải thanh toán cho các khoản mua hàng hoá và dịch vụ họ thờng sử dụng séc, thẻ tín dụng hay tài khoản điện tử Và khi cần thông tin tài chính hay cần lập kế hoạch tài chính, họ thờng tìm đến ngân hàng để nhận đợc lời t vấn.

Trên toàn thế giới, ngân hàng là loại hình tổ chức trung gian tài chính cung cấp các khoản tín dụng trả góp cho ngời tiêu dùng với quy mô lớn nhất Trong mọi thời kỳ, ngân hàng là một trong những thành viên qua trọng nhất trên thị trờng tín phiếu và trái phiếu do chính quyền địa phơng phát hành để tài trợ cho các công trình công cộng, từ những hội trờng, sân bóng đá cho đến sân bay và đờng cao tốc Ngân hàng cũng là một trọng tổ chức tài chính cung cấp vốn lu động quan trọng nhất cho các doanh nghiệp và trong những năm gần đây, ngân hàng đã tăng cờng mở rộng cho vay dài hạn đổi mới hay mua sắm máy móc thiết bị mới Với tất cả những lí do đó và hơn thế nữa, ngân hàng là một trong những tổ chức trung gian tài chính quan trọng nhất của xã hội.

Ngân hàng là loại hình tổ chức tài chính cung cấp một danh mục các dịch vụ tài chính đa dạng nhất- đặc biệt là tín dụng, tiết kiệm và dịch vụ thanh toán- và thực hiện nhiều chức năng tài chính nhất so với bất kỳ một tài chính kinh doanh nào trong nền kinh tế.

*) Vai trò của ngân hàng trong nền kinh tế.

Trong khi nhiều ngời tin rằng các ngân hàng chỉ đóng một vai trò rất nhỏ trong nền kinh tế – nhận tiền gửi và cho vay- thì trên thực tế hiện đã phải thực hiện nhiều vai trò mới để có thực hiện để duy trì khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của xã hội các ngân hàng ngày nay có những vai trò cơ bản sau:

Vai trò trung gian: chuyển các khoản tiết kiệm, chủ yếu từ hộ gia đình, các thành phần khác để đầu t vào nhà cửa, thiết bị và các tài sản khác.

Vai trò thanh toán: thay mặt khách hàng thực hiện thanh toán cho việc mua hàng hoá, dịch vụ ( nh bằng cách phát hành và bù trừ séc, cung cấp mạng lới thanh toán điện tử , kết nối các quĩ và phân phối tiền giấy).

Vai trò ngời bảo lãnh: Cam kết trả nợ cho khách hàng khi khách hàng mất khả năng thanh toán ( chẳng hạn nh phát hành th tín dụng).

Vai trò đại lý: thay mặt khách hàng quản lý và bảo vệ tài sản của họ, phát hành hoặc chuộc lại chứng khoán( thờng đợc thực hiện tại phòng uỷ thác).

Vai trò thực hiện chính sách: thực hiện chính sách kinh tế của chính phủ, góp phần điều tiết sự tăng trởng kinh tế và theo đuổi các mục tiêu xã hội.

1.3.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thơng mại Việt Nam.

Ngân hàng thơng mại và những trung gian tài chính, nói chung cũng giống nh những doanh nghiệp khác trong nền kinh tế thị trờng: chúng đều đợc tổ chức ra để kinh doanh kiếm lợi cho mình và cho chủ nợ Để hoạt động kinh doanh các ngân hàng thơng mại phải có vốn và phải bảo toàn, phát triển vốn của mình Trong tổng số nguồn vốn của các ngân hàng thơng mại , nguồn vốn huy động chiếm một tỷ trọng lớn, xu hớng hoạt động luôn đợc mở rộng theo nhiều hớng : huy động vốn tăng để mở rộng cho vay và đầu t.

Khác với các doanh nghiệp bình thờng, ngân hàng thơng mại là một loại hình doanh nghiệp đặc biệt, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực tiền tệ tín dụng thanh toán, liên quan đến toàn bộ nền kinh tế Tuy hoạt động ngân hàng hiện nay, bao gồm nhiều loại nguồn vốn nhng tựu trung lại đây là loại hình kinh doanh tiền tệ, tín dụng của một hệ thống trung gian, tài chính đặc biệt quan trọng trong nền kinh tế, dựa trên cơ sở thu hút tiền của khách hàng (dới hình thức nhận tiền gửi, huy động bằng trái phiếu, kỳ phiếu, và đi vay ), với trách nhiệm hoàn trả và sử dụng số tiền đó để cho vay, đầu t và các nguồn vốn thanh toán nh vậy ngân hàng thơng mại tiến hành các hoạt động nghiệp vụ của mình thông qua việc, sử dụng không chỉ bằng nguồn vốn tự có mà chủ yếu bằng nguồn vốn huy động vủa khách hàng Nếu ngân hàng thơng mại không thu hồi đợc số nợ vay mà họ đã cho vay ra, thì không những họ bị mất nguồn vốn tự có của bản thân, mà còn có nguy cơ không thể hoàn trả đợc số tiền đã huy động của khách hàng Trong hoạt động ngân hàng thơng mại tổn thất trong kinh doanh là một tất yếu, khó tránh khỏi Việc đảm bảo an toàn vốn tiền gửi của khách hàng và đảm bảo an toàn vốn đầu t không những đợc các nhà kinh doanh tiền tệ quan tâm đặc biệt mà còn là mối quan tâm của toàn xã hội Vì vậy, yêu cầu đầu tiên đặt ra nhằm đảm bảo hoạt động bình th-ờng là ngân hàng thơng mại phải thth-ờng xuyên thu hồi đợc số vốn đã cho vay, để duy trì khả năng hoàn trả số tiền đã huy động của khách hàng và bảo toàn nguồn vốn tự có của bản thân Sự an toàn vững chắc trong kinh doanh của ngân hàng th-ơng mại có thể đợc hiểu là sự đảm bảo an toàn về mặt quyền lợi của ngời gửi tiền cũng nh đối với chính bản thân ngân hàng.

Ngân hàng Thơng mại thờng dành riêng một lợng tiền lớn và những chứng từ có giá để đảm bảo khả năng thanh toán Lợng tiền này vừa đợc dùng làm dự trữ,

vừa đợc dùng để điều chuyển, thanh toán Phần lớn tài sản của Ngân hàng là tiền mặt và các giấy tờ có thể giao dịch đợc Do tính chất của tài sản nắm giữ, mà một Ngân hàng rất dễ bị tổn thơng khi có gian lận và sai sót Đặc biệt là tính chất chuyển đổi cao của tiền mặt, séc và các chứng từ có giá khác do nhân viên Ngân hàng quản lý nên các Ngân hàng th… ơng mại cần có các quy trình hoạt động rõ ràng, phân cấp quản lý và điều hành cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân và phải xây dựng một cơ cấu kiểm soát nội bộ thích hợp, đủ mạnh để vừa đảm bảo cho các hoạt động có hiệu quả, vừa tránh gian lận, tham ô, lợi dụng.

Ngân hàng Thơng mại thờng tham gia vào các giao dịch lớn, với số lợng tiền tệ rất lớn nên cần sử dụng phơng pháp xử lý dữ liệu trên mạng máy vi tính Sự phát triển của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, trên thực tế đã nâng cao rất nhiều năng lực kiểm soát của ngân hàng nhng điều này đang làm nảy sinh nhiều loại rủi ro khác xuất phát từ lỗi của máy tính và gian lận máy tính gây nên Từ đó đặt ra yêu cầu phải có một hệ thống kế toán tốt và tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, với đội ngũ cán bộ tinh thông nghề nghiệp để hạn chế mức tối đa những rủi ro có thể xảy ra.

Các Ngân hàng Thơng mại thờng tổ chức hoạt động kinh doanh với một mạng lới các Chi nhánh, các phòng giao dịch trải rộng theo các khu vực hành chính Vì vậy, việc phân cấp quản lý, điều hành kinh doanh, chi tiêu tài chính là… điều tất yếu; nhng cũng khó tránh khỏi tình trạng vợt quyền, sự tác động của chính quyền địa phơng trong hoạt động kinh doanh, sự phân tán về hoạt động hạch toán kế toán, hoạt động kiểm tra, kiểm soát , từ đó dẫn đến khó khăn trong việc duy trì tính đồng bộ, tính thống nhất của các hoạt động nghiệp vụ…

Những hoạt động ngoài bảng cân đối tài chính cũng là vấn đề đáng quan tâm Một Ngân hàng Thơng mại có thể nhận đợc các giao ớc mà không có việc chuyển tiền, chuyển hàng nào Ngân hàng chịu trách nhiệm lu trữ, bảo quản những giấy tờ có liên quan đến các hoạt động này; tuy nhiên, ngân hàng hoạt động nh một đại lý hay ngời đợc uỷ thác, nên các hoạt động này không đợc nêu trong báo cáo tài chính của Ngân hàng, trừ những khoản thu nhập và chi phí xuất phát từ các hoạt động này Những khoản này có thể đợc hạch toán vào sổ sách và cũng có thể

không Trong khi các hoạt động này thờng dẫn đến việc thanh toán phí cho ngân hàng, phải đợc tính toán và ghi sổ.

Từ những đặc thù đã nêu trên trong hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thơng mại Muốn uốn nắn và phát hiện sai sót kịp thời nhằm nâng cao chất lợng kinh doanh ngân hàng, ngoài các biện pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý nhà nớc trớc hết đòi hỏi ngân hàng thơng mại phải có những biện pháp hữu hiệu, mà biện pháp quan trọng nhất là ngân hàng thơng mại phải thiết lập đợc hệ thống kiểm soát nội bộ

1.3.4 Hệ thống kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Thơng mại.

Là một Ngân hàng nên HTKSNB và các thủ tục kiểm soát tơng đối chặt chẽ hơn các doanh nghiệp khác Cụ thể:

Tổ chức hệ thống kiểm soát thành nhiều cấp: Ban Kiểm soát thuộc Đại Hội đồng cổ đông, Phòng Kiểm soát trực thuộc Tổng Giám đốc.

Cán bộ kiểm soát nội bộ đợc tổ chức theo ngành dọc( mỗi chi nhánh có từ 1 đến 2 ngời kiểm soát làm việc tại Chi nhánh nhng là ngời đại diện của Trụ sở chính thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thờng xuyên tại mỗi chi nhánh).

Mỗi bộ phận đều có hoạt động kiểm soát của mình, ví dụ nh Phòng tín dụng.

* Cơ cấu tổ chức KSNB.

a Phòng KSNB :

+ Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB:

- Trực tiếp phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý, điều hành, chấp hành…

- Giám sát việc chấp hành các quyết định của NHNN để đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh.

- Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu qủa của hệ thống kiểm tra, KSNB trong mọi lĩnh vực của ABC, rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinh doanh, phát hiện, xử lý và kiến nghị bổ xung, sửa đổi các sơ hở, bất hợp lý, các vi phạm trong quá trình quản lý và hoạt động của ABC.

- Kiểm tra xác nhận chất lợng, độ tin cậy của HTTT, số liệu và tài liệu của các BCTC và các báo cáo phục vụ công tác quản lý, phòng ngừa rủi ro.…

- Kiểm tra tuân thủ các nguyên tắc tổ chức và hoạt động chế độ chính sách luật pháp và Nghị quyết của Đại hội cổ đông, HĐQT, các quy chế, quyết định của ABC.

- Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh, phân tích nguyên nhân và dự báo rủi ro trong hoạt động quản lý và kinh doanh.

- Tham gia xây dựng kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính và các quyết định khác.

- Phối hợp với các cơ quan pháp luật trong việc phòng chống, chống vi phạm pháp luật và những quy định tại ABC.

- Là đầu mối làm việc với các đoàn thanh tra của NHNN các đoàn kiểm tra hoặc kiểm toán.

- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo chức năng nhiệm vụ của hệ thống KTNB theo quy định của NHNN và ABC.

+ Dự thảo trình TGĐ phê duyệt và triển khai thực hiện các chế độ, chính sách, quy chế, quy định, quyết định trong lĩnh vực kiểm tra, KTNB.

Xây dựng chơng trình, và trình TGĐ phê duyệt và thực hiện triển khai ch-ơng trình kế hoạch kiểm tra, KTNB, xử lý rủi ro và giải quyết khiếu tố trong hệ thống ABC, phối hợp với trung tâm công nghệ thông Tin học ABC theo dõi, quản lý hệ thống thông tin rủi ro.

+ Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả kiểm tra.

+ Tham mu giải quyết khiếu nại, tố cáo…

+ Kiến nghị với HĐQT hoặc TGĐ đình chỉ thực hiẹn, huỷ bỏ hoặc bãi bỏ các văn bản hoặc việc làm sai phạm của các chi nhánh, phòng, ban ABC.

+ Đào tạo, hớng dẫn và quản lý nhân viên kiểm tra, KTNB, quản lý rủi ro + Đề xuất lẫn kiến nghị về công tác đào tạo, tổ chức nhân sự, chính sách chế độ và các nội dung khác có liên quan đến công tác KSNB.

+ Thực hiện nhiệm vụ khác khi HĐQT, BKS hoặc TGĐ giao.

b Phòng KSNB chi nhánh.

- Nhiệm vụ:

+ Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn chung của Tổ chức KSNB( nh trên đây).

+ Chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của Phòng KSNB ABC.

+ Xây dựng và trình Giám đốc duyệt và triển khai thực hiện chơng trình, kế hoặch kiểm tra, KTNB và xử lý rủi ro tại chi nhánh.

+ Tổ chức kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất và báo cáo kết quả với

Khi có các tài liệu hoặc văn bản mới, bộ phận văn th sẽ phân loại và trình bày cho các lãnh đạo có liên quan( Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc) sau đó các văn bản này đợc chuyển cho bộ phận liên quan đến thực hiện Tuỳ theo mức độ quan trọng và áp dụng rộng rãi của văn bản này mà TGĐ/PTGĐ sẽ giao cho bộ phận liên quan để soạn thảo văn bản hớng dẫn Việc kiểm tra thực hiện áp dụng các văn bản này sẽ do phòng KSNB và có thể phối hợp cùng với phòng ban khác thực hiện.

Đó là HTKSNB và hoạt động của Ban Kiểm soát nhằm mục tiêu tham mu, giúp việc cho TGĐ, Giám đốc chi nhánh, xử lý rủi ro và giải quyết các khiếu nại,

* Chế độ tài chính, kế toán

- Chế độ tài chính:

+ABC chấp hành chế độ tài chính theo quy định của Chính phủ và hớng dẫn của Bộ trởng Bộ tài chính.

+ Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc ABC chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc các cơ quan quản lý Nhà nớc về việc chấp hành chế độ tài chính của ABC

- Sử dụng vốn:

+ ABC đợc sử dụng vốn để phục vụ hoạt động kinh doanh, đầu t xây dựng mua sắm tài sản cố định theo quy định của pháp luật.

+ ABC đợc quyền thay đổi cơ cấu vốn và tài sản phục vụ cho việc phát triển hoạt động theo quy định của pháp luật.

+ ABC đợc điều dộng vốn và tài sản giữa các Công ty trực thuộc có t cách pháp nhân hạch toán độc lập.

- Các quỹ đợc trích lập:

1 Quỹ dự trữ bổ sung Vốn điều lệ 2 Quỹ dự phòng tài chính

3 Quỹ đầu t phát triển nghiệp vụ 4 Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

Trung tâm

Sở giao

dịch Chi nhánh cấp 1 Chi nhánh cấp 2 Chi nhánh cấp 3 Văn phòng đại diện

5 Quỹ khen thởng 6 Quỹ phúc lợi

- Tự chủ về tài chính: ABC tự chủ về tài chính, tự chịu trách nhiệm về hoạt

động kinh doanh của mình thực hiện nghĩa vụ và các cam kết của mình theo quy định của pháp luật

- Kế toán và thuế:

+ ABC thực hiện chế độ kế toán, thống kê theo quy định của pháp luật

+ Năm tài chính của ABC bắt đầu từ ngày 01-01 và kết thúc ngày 31-12 năm dơng lịch

- ABC lập sổ sách kế toán bằng tiếng Việt, ABC phải lập sổ kế toán theo loại hình kinh doanh Các sổ sách đó phải chính xác, cập nhật, có hệ thống và đủ để chứng minh và giải trình các giao dịch

- ABC thực hiện hạch toán theo hệ thống tài khoản kế toán do Ngân hàng Nhà nớc quy định.

II quá trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.1 Mục đích nghiên cứu và đánh giá HTKSNB.

Các thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm

đạt đợc mục tiêu quản lý cụ thể Việc nghiên cứu và đánh giá HTKSNB là rất quan trọng đối với kiểm toán viên, đồng thời cũng thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp khi tiến hành kiểm toán Trong đoạn 2 của ISA400-Đánh gía rủi ro và kiểm soát nội bộ – yêu cầu: “Kiểm toán viên phải có hiểu biết đầy đủ về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và triển khai kiểm toán có hiệu quả…” Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm :

• Lập, kiểm tra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị;

• Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

• Kiểm tra chơng trình ứng dụng và môi trờng tin học;

• Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

• Kiểm tra và phê duyệt các tài liệu kế toán.

• Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

• So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

• Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và các tài liệu kế toán;

• Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch.

Các thủ tục kiểm soát đợc thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; và nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.

HTKSNB tuy là một công cụ quản lý trong đơn vị, nhng lại có những ảnh h-ởng rất lớn đến công việc của KTV, cụ thể là:

+ Thông qua việc tìm hiểu về HTKSNB và các bộ phận cấu thành, KTV đánh giá đợc những điểm mạnh và điểm yếu của HTKSNB nói chung cũng nh trong từng bộ phận, từng khoản mục.

+ Trên cơ sở hiểu biết về HTKSNB, kiểm toán viên có thể xác định đợc khối lợng và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát Từ đó KTV xác định đợc phơng hớng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các thủ tục kiểm toán, dự kiến về thời gian và lực lợng nhân sự cần thiết trong kế hoạch và chơng trình kiểm toán.

2 Trình tự đánh giá HTKSNB.

Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm toán viên phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiệc các thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ của đơn vị.

Sơ đồ dới đây trình bày khái quát các bớc tìm hiểu, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát và việc liên hệ kết quả với các cuộc khảo sát số d trên Báo cáo tài chính ( Sơ đồ :Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán Báo cáo tài chính).

Trong sơ đồ này, các bớc (1), (2), (3) là các bớc của quá trình thu thập thông tin về hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát trong giai đoạn

lập kế hoạch kiểm toán Các bớc còn lại là các bớc liên hệ các kết quả của việc đánh giá đó với các trắc nghiệm kiểm toán.

Việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đợc thực hiện theo một trình tự

nhất định và có thể khái quát qua bốn bớc cơ bản sau:(đợc khái quát theo sơ đồ)

Sơ đồ: Khái quát việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng và quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát trong kiểm toán báo cáo tài chính

(1) Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc.

(2) Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục.(3) Thực hiện thử nghiệm kiểm soát( thử nghiệm tuân thủ).

(4) Lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ.

2.1 Thu thập hiểu biết về HTKSNB và mô tả chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ trên các giấy tờ làm việc.

2.1.1 Tìm hiểu về những bộ phận của HTKSNB.

Đạt đợc sự hiểu biết về HTKSNB của khách hàng đủ để lập kế hoạch kiểm

toán BCTC

Đánh giá xem liiêụ các BCTC có kiểm

toán đợc hay không?ý kiến “từ chối “ hoặc

Mở rộng sự hiểu biết nếu thấy cần thiếtMức đợc chứng minh bằng sự hiểu biết

d cóã

Xác định liệu mức đánh giá về rủi ro kiểm soát có đợc giảm hơn từ kết quả của các

thử nghiệm kiểm soát hay không.

Rủi ro kiểm soát tăng hơn so với mức đánh giá ban đầu hoặc ở mức tối đa rủi ro phát hiện giảm xuống và phải lập

kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả m n mức rủi ro phát hiện thấpã

hơn này.

Rủi ro kiểm soát giảm xuống rủi ro phát hiện tăng lên và phải lập kế hoạch các trắc nghiệm kiểm toán để thoả m n mức rủi ro phát hiện tăng lênã

này.Mức tối đa

Trong giai đoạn này KTV tìm hiểu về HTKSNB của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về qui chế kiểm soát và thiết kế về bộ máy kiểm soát hoạt động liên tục và có hiệu lực của KSNB.

Sự hiểu biết này của KTV sử dụng để:

+ Đánh giá xem liệu có các Báo cáo tài chính có thể kiểm toán đợc hay không?

+ Nhận diện và đánh giá các sai phạm tiềm tàng.

+ Quyết định về mức đánh giá thích hợp của rủi ro kiểm soát ảnh hởng đến rủi ro phát hiện.

+ Có kế hoạch thiết kế các cuộc khảo sát thích hợp.

• Tìm hiểu về môi trờng kiểm soát.

KTV phải có đầy đủ kiến thức để hiểu biết về các nhân tố trong MTKS đã trình bày ở trên, trong đó quan trọng nhất là sự hiểu biết về thái độ nhận thức và hành động có liên quan đến MTKS của nhà quản lý Quan trọng là KTV phải tập trung vào thực chất, nội dung của các quá trình kiểm soát hơn là hình thức của nó Ví dụ nh các qui định về đạo đức sẽ chẳng có gía trị gì nếu các nhà quản lý cao cấp nhất có những hành động trái đạo lý.

• Tìm hiểu về thông tin và truyền thông.

Để tìm hiểu về hệ thống kế toán, KTV cần thực hiện theo trình tự sau: + Tìm hiểu các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị.

+Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ: các nghiệp vụ đợc bắt đầu nh thế nào? Những sổ sách kế toán có liên quan? Các phơng pháp xử lý các nghiệp vụ?

+ Tìm hiểu tiến trình lập báo cáo tài chính, gồm cả các chính sách kế toán và phơng pháp để xác định các ớc tính kế toán.

Trong qúa trình tìm hiểu HTKT và các hoạt động kiểm soát có liên quan của khách hàng, KTV có thể tiếp cận theo hai cách phổ biến sau:

+ Phơng pháp tiếp cận theo khoản mục.

+ Phơng pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ.

Theo phơng pháp này, KTV xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ Ví dụ HTKT trong một doanh nghiệp sản xuất có thể

phân ra thành những chu trình nghiệp vụ sau đây: chu trình bán hàng và thu tiền; chu trình mua hàng và thanh toán; chu trình sản xuất; chu trình tiền lơng; chu trình tài chính; chu trình đầu t…

Việc xác định các chu trình nghiệp vụ phụ thuộc vào tính chất hoạt động kinh doanh của đơn vị và KTV cũng có thể lựa chọn để xác định các chu trình nghiệp vụ theo các cách khác nhau.

• Tìm hiểu về hoạt động kiểm soát.

Để đạt đợc sự hiểu biết này, KTV phải cân nhắc những kết quả đạt đợc trong quá trình tìm hiểu về những bộ phận khác nhau của HTKSNB (MTKS, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông) xem liệu có cần phải tìm hiểu thêm về MTKS không? Bởi vì KTV đã có những hiểu biết về các hoạt động kiểm soát của khách hàng thông qua quá trình tìm hiểu trớc đó.

• Tìm hiểu về việc giám sát.

Cuối cùng, KTV cũng cần phải có tìm hiểu những hoạt động giám sát của đơn vị có liên quan đến việc lập BCTC và những hoạt động giám sát này đã ảnh h-ởng đến HTKSNB nh thế nào? Việc trao đổi với các nhà quản lý là phơng pháp th-ờng đợc sử dụng để tìm hiểu vấn đề này Ngoài ra, các KTV độc lập cũng phải nghiên cứu công việc của các KTVNB vì họ đã có những đóng góp đáng kể vào việc tăng cờng tính hữu hiệu của HTKSNB.

2.1.2 Phơng pháp để tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ.

Các phơng pháp để KTV tìm hiểu HTKSNB gồm:

-Dựa vào kinh nghiệm trớc đây của KTV với khách hàng.

Hầu hết các cụôc kiểm toán của một công ty đợc một công ty kiểm toán thực hiện hàng năm Do vậy, KTV thờng có một khối lợng lớn thông tin về HTKSNB của khách hàng đã thu thập từ các cuộc kiểm toán trớc Ví dụ, những kết luận của năm trớc về những điểm mạnh, điểm yếu của HTKSNB có thể đợc sử dụng nh là điểm xuất phát để KTV thực hiện cuộc phỏng vấn về những thay đổi của HTKSNB trong năm hiện hành Trong hồ sơ kiểm toán năm trớc cũng có những thông tin về những loại sai sót đã phát hiện trong cuộc kiểm toán năm trớc

và nguyên nhân của chúng KTV cần phải tiếp tục theo dõi xem những sai sót đó có đợc sửa chữa cha?

-Phỏng vấn các nhà quản lý, nhân viên của công ty khách hàng.

Công việc này giúp cho KTV thu thập đợc những thông tin ban đầu(đối với khách hàng mới) hoặc nắm bắt đợc những thay đổi trong HTKSNB của khách hàng(đối với khách hàng thờng niên ) để cập nhật thông tin cho cuộc kiểm toán ở năm hiện hành.

-Kiểm tra lại các tài liệu, sổ sách.

Những tài liệu của khách hàng mà KTV cần phải kiểm tra gồm: sơ đồ tổ chức, sổ tay chính sách, sơ đồ hạch toán, sổ nhật ký, sổ cái, các báo cáo trình bày những dữ liệu thực tế và kế hoạch Qua kiểm tra, KTV có thể hiểu rõ đ… ợc các thủ tục, chế độ liên quan đến HTKSNB đang đựơc áp dụng và việc vận hành chúng tại công ty khách hàng.

-Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của đơn vị khách hàng.

Quan sát việc thực hiện một vài hoạt động kiểm soát rất cần thiết để biết rằng chúng có thực hiện trên thực tế hay không? Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng.

2.1.3 Thủ tục để chứng minh cho sự hiểu biết.

Sau khi đã tìm hiểu về HTKSNB của khách hàng KTV phải tài liệu hoá những thông tin đã thu thập để chứng minh đã tìm hiều về HTKSNB trong hồ sơ kiểm toán Hình thức và phạm vi của tài liệu này phụ thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các nghiệp vụ cũng nh các loại thủ tục KSNB của khách hàng Các tài liệu thờng đợc thực hiện và hoàn thành dới dạng bảng tờng thuật, bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ hoặc lu đồ.

• Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: là một bảng liệt kê các câu

hỏi đợc chuẩn bị trớc theo mục tiêu chi tiết của HTKSNB đối với từng lĩnh vực đợc kiểm toán Các câu hỏi đợc thiết kế dới dạng “Có” hoặc “Không”, hoặc “Không áp dụng” Câu trả lời “Có” biểu thị điều kiện thuận lợi, ngợc lại, câu trả lời “Không” sẽ cho thấy sự yếu kém của HTKSNB và những sai sót tiềm tàng có khả

năng phát sinh từ đó Để nhấn mạnh mức độ yếu kém, bảng câu hỏi có thể đánh giá sự yếu kém của thủ tục kiểm soát, đó là quan trọng hay thứ yếu, cho biết nguồn gốc của thông tin sử dụng để trả lời các câu hỏi này và những giải thích, nhận xét về sự yếu kém.

Ưu điểm của bảng câu hỏi là nhờ đợc chuẩn bị trớc nên KTV có thể tiến hành nhanh chóng, và không bỏ sót những vấn đề quan trọng Hơn nữa nó có thể đợc chuẩn bị riêng cho từng phần của mỗi chu trình nghiệp vụ, nên rất thuận lợi khi phân công cho các kiểm toán viên khác nhau để hoàn thành các bảng câu hỏi này.

Tuy nhiên bảng câu hỏi cũng có những nhợc điểm là do đợc thiết kế chung nên có thể không phù hợp với các nét đặc thù, hay quy mô của các đơn vị khách hàng Ngoài ra việc chuẩn bị các câu hỏi và hoàn tất chúng thông qua phỏng vấn là công việc khó khăn và tốn khá nhiều thời gian; cũng nh sự chính xác của các câu hỏi đợc trả lời phụ thuộc vào sự trung thực và lòng nhiệt tình của ngời đợc phỏng vấn.

• Bảng tờng thuật về HTKSNB là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu KSNB cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp KTV hiểu biết đầy đủ hơn về HTKSNB Đối với HTKSNB đơn giản, KTV có thể sử dụng duy nhất bảng tờng thuật để ghi nhận sự hiểu biết về KSNB Khi sử dụng, KTV cần chú trọng bố cục và cách hành văn cho rõ ràng, dễ hiểu Một bảng tờng thuật đúng cách phải trình bày đầy đủ bốn điểm sau đây:

+ Nguồn gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống Ví dụ, đơn đặt hàng của khách hàng phải nêu rõ là đến từ đâu, các hoá đơn bán hàng phát sinh nh thế nào?

+ Tất cả các qúa trình xảy ra.

+ Sự chuyển giao mọi chứng từ, sổ sách trong hệ thống Ví dụ, việc lu trữ, huỷ bỏ đều phải đ… ợc trình bày.

+ Chỉ rõ các hoạt động kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát Ví dụ, tách biệt về trách nhiệm, sự phê chuẩn, kiểm tra độc lập trong nội bộ…

• Lu đồ: Bao gồm lu đồ ngang và lu đồ dọc- là sự trình bày toàn bộ các quá

trình kiểm soát áp dụng cũng nh mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các kí hiệu và biểu đồ Các KTV có thể sử dụng một số ký hiệu chuẩn để mô tả công việc theo từng chức năng một cách đơn giản, rõ ràng đối với từng loại nghiệp vụ, đối với trình tự luân chuyển của từng chứng từ, cũng nh các thủ tục kiểm soát Nhờ biểu thị bằng hình vẽ nên lu đồ có thể cung cấp cái nhìn khái quát, súc tích về toàn bộ hệ thống; cũng nh mối quan hệ giữa các bộ phận, giữa các chứng từ và sổ sách , và có tác dụng nh… một công cụ phân tích khi đánh giá vì nó giúp KTV nhận diện những thiếu sót của những thủ tục qua việc vận hành hệ thống Tuy nhiên việc mô tả lu đồ thờng mất nhiều thời gian và có khi không cho phép xác định điểm yếu của KSNB.

Việc lựa chọn loại công cụ để mô tả tuỳ theo KTV để có đợc hiểu biết tốt nhất về HTKSNB của khách hàng Việc sử dụng kết hợp Bảng câu hỏi với lu đồ với Bảng tờng thuật sẽ giúp KTV hiểu biết tốt hơn về HTKSNB của khách hàng.

2.2 Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục:

Đánh giá rủi ro kiểm soát là đánh giá sự hữu hiệu của HTKSNB trong việc ngăn chăn, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu.

Theo ISA 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ “ Sau khi tìm hiều về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số d của mỗi tài khoản trọng yếu”.

Cơ sở dẫn liệu là những giải trình (hoặc khẳng định ) của các nhà quản lý để chứng minh về các dẫn liệu đợc trình bày trên báo cáo tài chính Cơ sở dẫn liệu đ-ợc hình thành xuất phát từ trách nhiệm của các nhà quản lý đối với việc soạn thảo, trình bày và công bố các báo cáo tài chính theo đúng các chuẩn mực hay chế độ kế toán hiện hành.

Theo VSA 500 xác định các cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính nh sau: (1) Hiện hữu: tài sản hay nợ phải trả có thực tại thời điểm báo cáo.

(2) Quyền và nghĩa vụ: tài sản hoặc nợ phải trả thuộc vê đơn vị tại thời điểm báo cáo.

(3) Phát sinh: nghiệp vụ phải có thực và đã xảy ra trong kỳ báo cáo.

(4) Đầy đủ: mọi tài sản, công nợ, nghiệp vụ đều phải ghi chép và trình bày trên báo cáo tài chính.

(5) Đánh giá: tài sản hoặc công nợ phải đợc ghi chép theo đúng giá trị thuần (6) Chính xác: nghiệp vụ phải đựơc ghi chép đúng số tiền, mọi thu nhập và chi phí phải đợc phân bổ đúng kỳ.

(7) Trình bày và công bố: các chỉ tiêu đợc trình bày, phân loại và công bố trên báo cáo tài chính phải đúng theo chuẩn mực kế toán hiện hành.

Nh vậy sau khi thu thập đợc một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự vận hành của HTKSNB, kiểm toán viên sẽ đa ra đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát để lập kế hoạch cho từng khoản mục Nếu HTKSNB đợc thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát đợc đánh giá là thấp và ngợc lại Để đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, KTV có thể thực hiện theo các bớc sau:

-Nghiên cứu những thông tin thu thập đợc qua việc tìm hiểu:

Sau khi đã tài liệu hóa các thông tin tìm hiều về HTKSNB của đơn vị khách hàng, KTV sẽ tiến hành phân tích các tài liệu này Khi nghiên cứu, KTV phải xác định những loại sai sót tiềm tàng và xem xét những nhân tố ảnh hởng đến rủi ro có những sai sót trọng yếu, ví dụ nh có thiết kế các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn và phát hiện các sai sót không và chúng có thật sự hoạt động không?

-Xác định những loại sai sót tiềm tàng và những thủ tục kiểm soát chủ yếu.

Khi nghiên cứu các bảng mô tả KTV có thể đã nhận biết các sai sót tiềm tàng và các thủ tục kiểm soát chủ yếu Tiếp theo, để hệ thống hoá, KTV thờng sử dụng một bảng kiểm tra, trong đó trình bày các sai sót tiềm tàng va những thủ tục kiểm soát chủ yếu để có thể ngăn chặn hoặc phát hiện những sai sót tiềm tàng cụ thể Ví dụ: Cột 1 và 2 bảng dới đây ( Lu ý là nhiều thủ tục kiểm soát khác nhau có thể đợc áp dụng để ngăn chặn một sai sót tiềm tàng và một thủ tục kiểm soát cũng có thể áp dụng để ngăn chặn nhiều sai sót tiềm tàng).

-Đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát.

Cuối cùng, KTV tiến hành đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát dựa trên những bằngchứng thu đợc từ thủ tục tìm hiểu về HTKSNB Kiểm toán viên có thể

đánh giá rủi ro theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc theo tỷ lệ phận trăm Để đi đến kết luận chính thức về mức độ rủi ro, KTV cần phải bổ sung thêm những bằng chứng có đợc từ kết quả thực hiện các thử nghiệm kiểm soát Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, KTV đặt ra mức kiểm toán là cao trong tr-ờng hợp:

+ Hệ thống kế toán và KSNB không đợc áp dụng đúng hoặc

+ Việc đánh giá sự áp dụng của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ đợc xem là không đủ.

2.3 Thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát trong chơng trình kiểm toán.

Thử nghiệm kiểm soát hay còn gọi là thử nghiệm tuân thủ là những thử nghiệm dùng để thu thập bằng chứng kiểm toán về sự hữu hiệu trong thiết kế và vận hành của HTKSNB.

Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro kiểm soát nội bộ qui định KTV phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập bằng chứng về sự đầy đủ, về tính hiệu quả của hệ thống kế toán va HTKSNB trên các phơng diện:

+ Thiết kế: hệ thống kế toán và HTKSNB của đơn vị đợc thiết kế sao cho có khả năng ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai sót trọng yếu.

+ Thực hiện: hệ thống kế toán và HTKSNB tồn tại và hoạt động một cách hữu hiệu trong suốt niên độ kế toán.

Môi quan hệ giữa việc đánh giá rủi ro kiểm soát và việc xác định các phép thử nghiệm kiểm soát.

Nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá ở mức độ tối đa (HTKSNB không hoạt động hoặc hoạt động không có hiệu lực, không phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu) thì KTV không thể dựa vào các KSNB của đơn vị để giảm bớt các thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ Trái lại, KTV phải tăng cờng các thử nghiệm cơ bản để phát hiện những hành vi gian lận và sai sót Trong trờng hợp này, KTV không cần thực hiện thử nghiệm kiểm soát.

Thử nghiệm kiểm soát cũng có thể không đợc thực hiện nếu KTV cho rằng việc thực hiện thử nghiệm này không có hiệu quả bằng việc thực hiện ngay từ đầu các thử nghiệm cơ bản về số d và nghiệp vụ của đơn vị.

Nếu rủi ro kiểm soát đợc đánh giá thấp hơn mức tối đa, KTV sẽ dựa vào KSNB của đơn vị để giảm bớt thử nghiệm cơ bản trên số d và nghiệp vụ va KTV sẽ thực hiện tuần tự thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản trong thực hành kiểm toán BCTC KTV sẽ đợc quyền đánh giá rủi ro kiểm soát thấp hơn mức tối đa khi: KTV chỉ ra đợc thủ tục kiểm soát liên quan đến cơ sở dẫn liệu là có thể phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót trọng yếu và KTV lập kế hoạch thực hiện thử nghiệm kiểm soát để làm cơ sở cho sự đánh giá của mình về HTKSNB của doanh nghiệp.

Thử nghiệm kiểm soát đợc thực hiện theo những phơng pháp khác nhau tuỷ thuộc từng trờng hợp cụ thể Các thử nghiệm kiểm soát đợc sử dụng để kiểm tra sự hiện hữu của HTKSNB bao gồm:

+ Phỏng vấn + Kiểm tra tài liệu.

+ Quan sát việc áp dụng các thủ tục kiểm soát + Thực hiện các thủ tục kiểm soát.

Sơ đồ: ảnh hởng hệ thống kiểm soát nội bộ tới cuộc kiểm toán.

Sai sót các tiềm tàng, các thủ tục kiểm soát chủ yếu thử nghiệm kiểm soát- nghiệp vụ chi quỹ.

đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

Sai sót tiềm tàng/ Cơ sở

dẫn liệu Thủ tục kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát

Việc chi quỹ có thể không đợc phê chuẩn( hiện hữu phát sinh)

* Phải xét duyệt các chứng từ thanh toán với các chứng từ khác( hoá đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng đ đã ợc xét duyệt) cho mỗi nghiệp vụ chi quỹ.

* Chọn mẫu nghiệp vụ chi quỹ để xác định sự hiện hữu của việc xét duyệt các chứng từ thanh toán và đối chiếu với các chứng từ khác cho mỗi khoản chi quỹ.

* Chỉ những nhân viên đợc uỷ quyền mới kí séc.

* Quan sát các chữ kỉtên séc và xác định rằng có chữ kí của ngời đợc uỷ quyền.

* Không kiêm nhiệm xét duyệt các

chứng từ thanh toán với kí séc. * Quan sát sự phân chia nhiệm vụ. Một chứng từ có thể

thanh toán hai lần (Hiện hữu và phát sinh).

* Đóng dấu “đ thanh toán” trênãchứng từ thanh toán và các chứng từ khác ngay khi phát hành séc.

* Quan sát các chứng từ đ đóngãdấu và/ hoặc lấy mẫu kiểm tra các chứng từ thanh toán để xem có dấu

Tất cả các nghiệp vụ đều thực hiện

bằng séc. Phỏng vấn về phơng pháp thực hiện chi quỹTất cả các séc đều đợc đánh số trớc

và quản lý.

Kiểm tra bằng chứng về việc sử dụng và quản lý những séc đ đánhãsố trớc và/ hoặc kiểm tra lớt qua những số séc tiếp theo trong sổ séc hoặc trong sổ nhật ký chi quỹ.* Những séc cha đợc sử dụng phải

đợc cất giữ ở nơi an toàn. * Quan sát việc cất giữ và nơi cất trữ những séc cha đợc sử dụng.* Kiểm tra độc lập hàng ngày tổng

số séc phát hành với việc ghi chép vào sổ nhật kí chi quỹ.

* Quan sát việc thực hiện kiểm tra độc lập và/hoặc thực hiện lại việc kiểm tra độc lập.

* Định kỳ chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng một cách độc lập.

* Quan sát thực hiện chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng và kiểm tra việc chỉnh hợp tiền gửi ngân hàng.

Phơng pháp kiểm tra tài liệu đợc áp dụng nếu các thủ tục để lại dấu vết trực tiếp trên tài liệu nh các chữ ký phê duyệt, hoá đơn lu Ví dụ, kiểm tra các chứng… từ liên quan đến phiếu chi tiền có đợc phê duyệt đầy đủ không? Trong các trờng hợp các “dấu vết “ để lại là gián tiếp, KTV thực hiện lại các thủ tục kiểm soát Ví dụ, kiểm tra Bảng đối chiếu tiền gửi của đơn vị với ngân hàng, xem xét bảng kiểm kê quĩ, kiểm tra hàng tồn kho…

Nếu các thủ tục không để lại dấu vết trong tài liệu, KTV tiến hành quan sát các hoạt động liên quan đến KSNB hoặc phỏng vấn nhân viên đơn vị về các thủ tục kiểm soát của những ngời thực thi công việc KSNB.

Ngoài thử nghiệm kiểm soát, KTV có thể thực hiện các thủ tục kiểm toán khác để thu thập bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và HTKSNB Ví dụ phép thử “Walk-through”…

2.4 Lập bảng đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ:

Việc tổng hợp kết quả khảo sát về HTKSNB có thể đợc thực hiện qua việc lập bảng đánh giá kiểm soát nội bộ hoặc các hình thức khác tuỳ thuộc vào việc xem xét của KTV trong từng cụôc kiểm toán cụ thể.

Bảng đánh giá KSNB thờng phản ánh các thông tin sau: các mục tiêu của KSNB đối với các khoản mục hay chu trình nghiệp vụ; các thông tin mô tả thực trạng của KSNB do kiểm toán viên thu thập; bản chất và tính hệ trọng của các rủi ro tơng ứng với thực trạng đó; nguyên tắc thiết kế vận hành các thủ tục kiểm soát phù hợp tơng ứng với thực trạng đã nêu; đánh giá của KTV về KSNB với từng khoản mục hay chu trình nghiệp vụ.

Sau khi lập bảng về HTKSNB kiểm toán viên tiến hành đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế lại các thử nghiệm cơ bản trên các số d và nghiệp vụ (nếu cần thiết) Nếu sau khi thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà không thu đợc bằng chứng về sự hữu hiệu của HTKSNB, KTV phải thực điều chỉnh lại sự đánh giá của mình về rủi ro kiểm soát trên cơ sở kết quả của các thử nghiệm trên KTV chỉ giữ lại đánh giá ban đầu của mình về rủi ro kiểm toán nếu kết quả thử nghiệm kiểm soát cho thấy các thủ tục kiểm soát thực sự hữu hiệu nh đánh giá ban đầu của KTV.

Phần II

Thực trạng về quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với các Ngân hàng

thơng mại tại công ty Vaco

I Đặc điểm chung của công ty có ảnh hởng đến việc đánh giá HTKSNB của ngân hàng thơng mại.

1 Quá trình hình thành và tổ chức bộ máy của công ty.

Công ty Kiểm toán Việt Nam là công ty chuyên ngành luôn cung cấp các

dịch vụ về kiểm toán, kế toán, t vấn tài chính, quản trị có trụ sở chính tại số 8- Phạm Ngọc Thạch- Đống Đa- Hà Nội và 2 chi nhánh: 01 tại thành phố Hồ Chí Minh, 01 tại Hải phòng, 01 tại Đà Nẵng( dự kiến trong năm 2004).

Công ty Kiểm toán Việt Nam và doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ Tài Chính, đợc thành lập ngày 13/05/1991 theo quyết định số 165 TC/QĐ/TCCB của Bộ trởng Bộ Tài Chính về việc thành lập công ty Kiểm toán Việt Nam tên giao dịch quốc tế là Việt Nam Auditing Company (VACO) Có thể nói, Vaco là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực kế toán và kiểm toán, điển hình về sự năng động, sáng tạo đi đầu trong việc nâng cao chất lợng dịch vụ, có tinh thần đoàn kết nội bộ, thờng xuyên chú ý chăm lo đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, nhân viên, và luôn coi trọng công tác đào tạo nhằm phục vụ sự nghiệp phát triển lâu dài của công ty vì Công ty cho rằng “Chất lợng của đội ngũ nhân viên chính là chất lợng dịch vụ mà Công ty cung cấp cho khách hàng” Trong thời gian vừa qua, công ty đã tạo dựng đợc mạng lới khách hàng t-ơng đối ổn định và đa dạng, nhờ đó hoạt động kinh doanh của công ty liên tục tăng trởng.

Nhằm tiếp thu và đón nhận những kỹ thuật kiểm toán tiên tiến của thế giới, Vaco đã tăng cờng hợp tác với tất cả các Hãng kiểm toán hàng đầu thế giới nh Deloitte Touche Tohmatsu (DTT), Price Waterhouse (PW), KPMG, Ernst & Young (E&Y).Việc hợp tác kinh doanh của Vaco với các Hãng kiểm toán quốc tế

này không chỉ trong phạm vi các Hợp đồng kiểm toán nói chung mà còn tập trung trong lĩnh vực đào tạo truyền bá các chuẩn mực kế toán- kiểm toán quốc tế, các nguyên tắc thực hành kiểm toán quốc tế tại Việt Nam.

Một sự kiện quan trong trong quá trình phát triển của Vaco là vào ngày 04/04/1995 theo quyết định số 1187/GP của Uỷ ban Nhà nớc về hợp tác đầu t cho phép một bộ phận Vaco liên doanh với Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) thành lập Công ty liên doanh Vaco-DTT ( đại diện là Phòng Dịch vụ Quốc tế) Vaco trở thành công ty kiểm toán Việt Nam đầu tiên liên doanh với nớc ngoài trong lĩnh vực kiểm toán.

Từ ngày 1/10/1997, DTT đã chính thức công nhận Vaco là thành viên của DTT và là đại diện hợp pháp duy nhất của DTT tại Việt Nam Với sự kết hợp thế mạnh của Công ty kiểm toán Việt Nam thông hiểu về môi trờng kinh doanh và luật pháp Việt Nam với một hãng kiểm toán quốc tế có bề dày lịch sử và danh tiếng hàng trăm năm Vaco là Công ty kiểm toán đầu tiên của Việt Nam đạt tiêu chuẩn quốc tê Sự kiện này đã đánh dấu một bớc phát triển mới của Vaco nói riêng và ngành kiểm toán Việt Nam nói chung.

Hiện nay Vaco là công ty đầu tiên, doanh nghiệp trực tiếp thuộc bộ trong tổng số 18 công ty trong toàn quốc chuyển mô hình quản lý theo mô hình TNHH một thành viên vào năm 2003 và lấy tên là: “Công ty kiểm toán Việt Nam TNHH”

* Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty :

Qua hơn 10 năm hoạt động và phát triển với những thay đổi lớn trong tổ chức hoạt động cũng nh bộ máy của Công ty, đến nay có thể nói bộ máy tổ chức của Công ty đã tơng đối hoàn chỉnh và ổn định:

Bộ máy tổ chức quản lý của công ty đợc tổ chức theo mô hình chức năng: đứng đầu là giám đốc, sau đó là các Phó giám đốc phụ trách các chức năng

2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty:

Mục tiêu của Vaco là giúp khách hàng năng cao chất lợng công tác tài chính, kế toán, tăng cờng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua tăng c-ờng hoạt động của HĐKSNB, đảm bảo quyền lợi cho các bên sử dụng thông tin trên BCTC.Vaco hoạt động theo nguyên tắc độc lập, khách quan chịu trách nhiệm vật chất và giữ bí mật cho khách hàng Vaco coi trọng chất lợng dịch vụ, hiệu quả tài chính và uy tín nghề nghiệp.

Phơng châm hoạt động của Vaco là phấn đấu trở thành Công ty hàng đầu trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán và t vấn kinh doanh tại Việt Nam, luôn cung cấp các dịch vụ mà khách hàng cần chứ không chỉ các dịch vụ đã có với chất lợng cao vợt lên sự mong đợi của khách hàng và nhân viên trong Công ty.

2.1 Đặc điểm về các dịch vụ mà công ty cung cấp: bao gồm 12 dịch vụ t vấn đợc khái quát thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Những dịch vụ của Công ty kiểm toán

2.2 Quy trình hoạt động của công ty kiểm toán Việt Nam:

Do là thành viên chính thức của Hãng Deloitte Touche Tohmatsu (DTT) nên Vaco áp dụng phơng pháp qui trình đánh giá HTKSNB nói riêng và phơng pháp kiểm toán của DTT quốc tế là hệ thống kiểm toán AS/2 (hệ thống kiểm toán tiên

tiến mà Vaco đang áp dụng từ khi trở thành thành viên củaHãng Deloitte Touche

Tất cả các bớc, các công việc, giấy tờ làm việc, các thông tin do khách hàng cung cấp, các thông tin mà kiểm toán viên thu thập đợc về một khách hàng cụ thể

Công việc thực hiện trớc khi kiểm toán

Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

Lập kế hoạch kiểm toán cụ thể

Thực hiện kế hoạch kiểm toán

Kết thúc công việc kiểm toán và lập kế hoạch

Công việc thực hiện sau kiểm toán

nào đều đợc tập trung trong hồ sơ kiểm toán- lập theo hệ thống kiểm toán AS/2

đ-ợc chia thành các phần có chỉ mục từ 1000 đến 8000 với nội dung cụ thể nh sau:

1000 Lập kế hoạch:gồm các bớc để phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán.

 1100 Kế hoạch giao dịch và phục vụ khách hàng.

 1200 Đánh giá rủi ro kiểm toán và môi trờng kiểm soát  1300 Các điều khoản thực hiện hợp đồng kiểm toán  1400 Tìm hiểu quy trình kế toán áp dụng.

 1600 Các thủ tục phân tích sơ bộ  1700 Xác định mức độ trọng yếu.

 1800 Đánh giá rủi ro và kế hoạch kiểm toán.

2000 Báo cáo: phần này lu giữ các loại báo cáo có liên quan đến cuộc kiểm

toán đã hoàn thành nh Báo cáo kiểm toán, th quản lý, các báo cáo tài chính… Ngoài ra còn có bản ghi tóm tắt kết quả kiểm toán ( ghi lại các bớc đã thực hiện trong quá trình kiểm toán, các vấn đề đã xử lý và cha xử lý, các bút toán điểu chỉnh và phân loại lại, cũng nh ý kiến của KTV) và các giấy tờ có liên quan khác do khách hàng cung cấp hoặc kiểm toán viên thu thập đợc.

3000 Quản lý kiểm toán: gồm các giấy tờ có liên quan đến lịch trình thực

hiện và đánh giá dịch vụ khách hàng cùng các biên bản họp giữa kiểm toán viên và Ban giám đốc Công ty khách hàng.

4000 Kiểm soát: các giấy tờ có liên quan và các kết luận về kiểm tra hệ

thống kiểm soát nội bộ của Công ty khách hàng.

4100 Kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ 4110 Kết luận về kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ

4300 Kiểm soát hệ thống bằng máy vi tính- Không có rủi ro cụ thể 4310 Tăng cờng nắm bắt về hệ thống kiểm soát bằng máy tính 4400 Kiểm soát các chu trình áp dụng- Không có rủi ro cụ thể 4420 Giấy tờ kiểm soát các chu trình áp dụng.

Các phần có ký hiệu từ 5000 đến 7000 bao gồm các chơng trình kiểm toán, giấy tờ làm việc có liên quan đến thực hiện kiểm toán tài khoản, tài sản và nguồn vốn.

5000 Kiểm tra chi tiết tài sản: Bao gồm các giấy tờ làm việc, bằng chứng

kiểm toán mà kiểm toán viên thu thập đợc liên quan đến kiểm tra chi tiết các tài khoản thuộc phần tài sản nh tài khoản tiền, tài khoản hàng tồn kho, các khoản phải thu, TSCĐ, đầu t ngắn và dài hạn…

6000 Kiểm tra chi tiết công nợ: trình bày những bằng chứng mà kiểm toán

viên thu thập để đa ra ý kiến về số d các khoản nợ ngắn hạn và dài hạn.

7000 Kiểm tra chi tiết nguồn vốn.

8000 Riêng phần này là phần dành riêng cho kiểm tra chi tiết các tài khoản

có liên quan đến thu thập và chi phí nh tài khoản doanh thu, giá vốn hàng bán, chi phí hoạt động, doanh thu và chi phí khác…

Sau khi lập hồ sơ khách hàng tiến hành soát xét hồ sơ khách hàng: hồ sơ khách hàng đợc thiết lập bởi nhóm kiểm toán, theo thể thức kiểm toán AS/2 của DTT đợc thực hiện thông qua quy trình sau:

Ngoài phơng pháp kiểm toán và hệ thống hồ sơ kiểm toán, chơng trình kiểm toán AS/2 còn có phần mềm phục vụ kiểm toán Với việc sử dụng phần mềm AS/2 đã giúp ích cho kiểm toán viên rất nhiều trong việc nâng cao năng suất lao động, chuyền nghiệp hoá trong các khâu thu thập, phân tích và bảo quản các bằng chứng

kiểm toán song nó không hoàn toàn thay thế đợc kiểm toán viên vì kiểm toán viên là ngời cung cấp thông tin đúng đắn cho máy tính sau những bớc phân tích, đánh giá kinh nghiệm, trình độ chuyên môn môn của bản thân.

2.3 Kết quả hoạt động của công ty trong một số năm gần đây:

Kể từ khi thành lập, hơn 10 năm qua, với sự nỗ lực không ngừng của tập thể cán bộ, nhân viên toàn công ty và của từng thành viên Ban Giám Đốc đã đa công ty đạt đợc những thành tựu vợt bậc, đóng góp vào sự trởng thành của các doanh nghiệp kế toán và kiểm toán Việt Nam Hiện nay, vai trò và vị trí của công ty kiểm toán Việt Nam đã khẳng định trên cả nớc Với những thành tích đó Vaco đã đợc BTC ghi nhận và đề nghị.

Chính phủ tặng thởng Huân chơng Lao động hạng 3 năm 2001 và Giám đốc-Bà Hà Thị Thu Thanh đã nhận giải thởng Sao đỏ năm 2002 do Phó Thủ tớng Vũ Khoan trao tặng, tiếp đến là Chủ tịch UBMTTQVN Phạm Thế Duyệt trao tặng cúp DN Sao Đỏ- một giải rất cao quý và xứng đáng với nỗ lực phấn đấu không ngừng của từng cá nhân và tập thể Công ty.

Vaco có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đợc đào tạo có hệ thống tại Hoa Kỳ, Anh, Bỉ, Ailen, Malaysia, Singapoer, HôngKông với thời gian từ 1 đến 18… tháng và các khoá đào tạo trong nớc, trong đó có một số lợng lớn các kiểm toán viên đã đợc cấp chứng chỉ kiểm toán viên Quốc gia(CPA) với sự trợ giúp của đội ngũ chuyên gia, cố vấn nớc ngoài có trình độ, bằng cấp chuyên môn quốc tế.

Với đội ngũ kiểm toán viên quốc gia nhiều nhất so với các công ty kiểm toán khác ở Việt Nam, bao gồm các kiểm toán xuất sắc nhất của ngành kiểm toán Việt Nam, dịch vụ kiểm toán là dịch vụ có chất lợng cao của Vaco.

+ 21% số nhân viên có hai bằng đại học trở lên.

+ 60% số nhân viên sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong công việc.