Đang tải... (xem toàn văn)
Họ tên Trần Thị Phúc Hạnh Lớp Cao học Quản trị nhân lực CH28A Mã học viên 22AM0101028 BÀI KIỂM TRA MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ Câu 1 a Hãy phân tích các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình mua hàng – t.
Họ tên: Trần Thị Phúc Hạnh Lớp: Cao học Quản trị nhân lực CH28A Mã học viên: 22AM0101028 BÀI KIỂM TRA MƠN: KIỂM SỐT NỘI BỘ Câu 1: a Hãy phân tích thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình mua hàng – tốn doanh nghiệp? Phân công nhiệm vụ Doanh nghiệp thành lập phòng vật tư, phận kho, phận kế toán vật tư, phận kế toán toán, ban kiểm nghiệm chất lượng vật tư, hàng hóa để thực nhiệm vụ chu trình mua hàng toán Chức phận cần đảm bảo tách bạch phận đề nghị mua hàng với phận thực mua hàng phận toán cụ thể sau: - Giám đốc phó giám đốc: người chịu trách nhiệm phê duyệt đề nghị mua vật tư (từ phận có nhu cầu sử dụng hàng hóa từ phận kế toán vật tư gửi lên), đề nghị toán tiền cho nhà cung cấp vật tư Các đơn đặt hàng, giấy đề nghị tốn phải có chữ ký phê duyệt ban giám đốc sau có tham mưu phận vật tư, phận kế tốn. - Phịng vật tư: đảm nhận cơng việc mua vật tư sau nhận đề nghị mua hàng phải phê duyệt đề nghị mua hàng vào dự án phận có nhu cầu mua hàng, vào kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tình hình tài doanh nghiệp, tình hình thị trường hàng hóa, Sau đó, phịng vật tư xin phê duyệt của giám đốc Dựa vào đề nghị mua hàng cấp duyệt, Phòng Vật tư có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, nhà cung cấp, xin báo giá, tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp, tiến hành đặt hàng, ký kết hợp đồng kinh tế, nhận hàng giao cho phận kho kiểm đếm, bảo quản, lưu kho chờ sử dụng. - Ban kiểm nghiệm chất lượng vật tư, hàng hóa mua vào: nhận hàng, doanh nghiệp phải thành lập Ban kiểm nhận hàng có tham gia phịng kế tốn, phịng vật tư, phận có nhu cầu mua hàng, phận kho Ban giám đốc phải đảm bảo yêu cầu đồng ý cho nhập kho Trưởng ban kiểm nghiệm thành viên Ban có trách nhiệm lơ hàng đồng ý cho nhập hàng. - Bộ phận kho: để kiểm soát, việc nhận hàng nên giao cho phận độc lập thực hiện, phận tách biệt với phận đặt hàng Đối với đơn vị có quy mơ trung bình, chức giao hẳn cho phận kho tất hàng mua nhập kho Doanh nghiệp cần quy định thủ kho nhận hàng có đơn đặt hàng hay hợp đồng hợp lệ phận mua hàng gửi đến Bộ phận kho có nhiệm vụ nhận hàng trơng giữ hàng hóa Bộ phận kho phối hợp với phận vật tư để cung cấp thơng tin số hàng tồn kho tình trạng hàng hóa để đề xuất nhu cầu mua vật tư, hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh Đồng thời, phận kho phối hợp với Phòng Kế toán để theo dõi, kiểm tra giá trị vật tư hàng hóa tồn thực tế đối chiếu với giá trị tồn sổ sách kế toán để đảm bảo thơng tin trình bày Báo cáo tài trung thực, khách quan kiểm chứng được. Đối với đơn vị có hàng mua khơng qua kho tồn trữ hàng nhiều kho khác nhau, việc tổ chức riêng phận nhận hàng cần thiết để đảm bảo kiểm soát tập trung kiểm nhận hàng mua Bộ phận nhận hàng độc lập, có, kiểm nhận hàng mua bàn giao lại cho kho cho phận khác. - Bộ phận kế tốn vật tư: có nhiệm vụ phối hợp với Phịng Vật tư để cung cấp thơng tin vật tư, hàng hóa có để đề xuất kịp thời lên Ban giám đốc mua thêm vật tư, hàng hóa nhằm đảm bảo q trình sản xuất kinh doanh liên tục, hiệu Đồng thời kế toán vật tư phối hợp với phận kho để đối chiếu vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế với giá định kỳ xử lý chênh lệch có thực tế sổ sách Kế toán kế tốn tốn xử lý q trình tốn - Bộ phận kế toán toán: chịu trách nhiệm nhận hóa đơn nhà cung cấp vật tư, hàng hóa mua Nhân viên kế tốn tốn thực toán sở chứng từ hợp lệ phê duyệt từ phận có liên quan tới q trình mua vật tư, hàng hóa. Các hoạt động kiểm soát cụ thể chu trình mua hàng tốn 2.1 Hoạt động kiểm sốt giai đoạn đề nghị mua hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Phiếu yêu cầu mua hàng hóa thiết bị vật tư” để kiểm soát đắn đề nghị mua hàng sau: - Giấy đề nghị mua hàng: Phiếu đánh số sẵn lập thành nhiều liên Chỉ người phân cơng có trách nhiệm đề nghị mua hàng lập Giấy đề nghị mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như: phận đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải Người lập phiếu ký sau đưa cho trưởng phịng ký duyệt gửi khỏi phịng cho cấp phê duyệt tiếp theo. Giấy đề nghị mua hàng coi hoàn thành đưa vào thực mua hàng có phê duyệt Giám đốc, Kế tốn trưởng Trưởng phịng Vật tư Sau phê duyệt photo cho Bộ phận đề nghị mua, Phòng Vật tư, phận kho (hoặc phận nhận bảng), gốc Phịng tài - kế tốn giữ lại. Trong điều kiện ứng dụng CNTT Giấy đề nghị mua hàng lập phần mềm gửi phận xét duyệt Cuối cùng, Phịng Tài - Kế toán cần in chứng từ để theo dõi. - Để nghiệp vụ mua hàng đảm bảo phù hợp doanh nghiệp có phê duyệt đề nghị mua hàng Trưởng phịng Vật tư, Trưởng phịng Tài - Kế toán Giám đốc doanh nghiệp vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lực doanh nghiệp. 2.2 Hoạt động kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp Thứ nhất, vào đề nghị mua hàng, báo Phòng Vật tư thu thập được, doanh nghiệp phải tổ chức Hội đồng thẩm định lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa vật tư có giá trị cao. Hội đồng thẩm định xét chọn nhà cung cấp cần đưa ý kiến thảo luận văn có chữ ký trường tiểu ban, ủy viên thư ký việc chọn nhà cung cấp Căn vào Biên chọn nhà cung cấp Phịng vật tư tiến hành đặt hàng. Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng không với nhà cung cấp Doanh nghiệp cần ban hành quy chế đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp; Doanh nghiệp cần lập hồ sơ tính điểm, xếp hạng nhà cung cấp theo tiêu chí như: mức độ giao hàng hạn, phẩm chất, quy cách, hỗ trợ kịp thời, tư vấn hiệu quả, đáp ứng đơn đặt hàng nhanh chóng, xác. Thứ hai, kiểm tra theo dõi việc thực BGĐ cần kiểm tra theo dõi quan sát việc thực quy định thực tiễn để đảm bảo danh sách thiết lập vận hành có hiệu 2.3 Hoạt động kiểm sốt giai đoạn đấu thầu Đối với đơn hàng có giá trị lớn, ví dụ mua trang thiết bị điện, nước, vệ sinh, nội thất để lắp đặt cho tòa nhà văn phòng làm việc, nhà máy sản xuất doanh nghiệp, ngồi việc lấy báo giá, doanh nghiệp cần tổ chức đấu thầu với quy mô rộng rãi để thu thập thông tin chi tiết nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn phù hợp với Cơng tác đấu thầu cần phải tổ chức khách quan, tổ chức thành tiểu ban độc lập Nhiệm vụ tiểu ban đảm bảo khơng “rị rỉ” thơng tin nhà thầu ngăn cấm tiếp xúc gần gũi nhà thầu với thành viên hội đồng xét chọn nhà cung cấp. Hồ sơ tham gia đấu thầu cần công khai minh bạch, bao gồm: hồ sơ lực doanh nghiệp phương án cung cấp vật tư, hàng hóa mà đối tác triển khai cho doanh nghiệp (thời gian, số tiền phải toán). Kết trúng thầu hay không trúng thầu cần thông báo rõ ràng đến nhà cung cấp gửi hồ sơ thầu để tạo uy tín doanh nghiệp nhà thầu Nghiêm cấm hành vi nhận hối lộ nhà thầu 2.4 Hoạt động kiểm soát giai đoạn đặt hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Đơn đặt hàng” để kiểm sốt tính xác thực việc mua hàng, đồng thời để nhận hàng tốn nhận hàng hóa đơn từ người bán. - Đơn đặt hàng cần phải thống nội dung với giấy đề nghị mua hàng chủng loại hàng cần mua, số lượng, quy cách, mẫu nguồn gốc xuất xứ … - Đơn đặt hàng phải lập nhân viên định từ Phòng Vật tư phê duyệt Trưởng phịng Vật tư, sau chuyển lên kế tốn trưởng giám đốc duyệt hợp lệ. - Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn hàng sẵn Nếu phát bị đơn đặt hàng in sẵn, phận mua hàng cần thông báo cho phận liên quan để ngừng xử lý đơn đặt hàng này. - Đơn đặt hàng chuyển sang nhà cung cấp chờ nhà cung cấp phê duyệt Sau nhà cung cấp chấp thuận đơn đặt hàng nhân thành liên: liên lưu Phòng vật tư (để theo dõi đơn hàng), bên giao cho phận có đề nghị mua hàng (để biết đề nghị mua hàng đặt mua), liên cho phịng kế tốn (để làm toán tiền hàng), liên cho phận mua hàng (hoặc phận bán hàng) (để làm nhận hàng). Đơn đặt hàng trước thực phải phê duyệt, nhiệm vụ cần phân công cho trưởng phận mua hàng cán mua hàng cấp cao trưởng phận mua hàng ủy quyền Thủ tục nhằm đảm bảo việc mua hàng quản lý tập trung, tránh tình trạng mua hàng tùy tiện, gây lãng phí 2.5 Hoạt động giai đoạn nhận hàng Khi hàng tới doanh nghiệp, trước nhận hàng, doanh nghiệp cho thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư (đối với vật tư có giá trị tương đối lớn, có tính chất phức tạp) Sau kiểm nghiệm kết kiểm nghiệm thể Biên kiểm nghiệm vật tư Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa lập thành cho Phịng vật tư, Phịng Kế Tốn - Tài chính, Bộ phần đề nghị mua hàng. Hàng nhận nhập kho có ý kiến phê duyệt đồng ý cho nhập kho Hội đồng kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa Ban kiểm nghiệm gồm người (trưởng tiểu ban, ủy viên, thư ký) đại diện Phịng vật tư, Phịng kế tốn- Tài phận nhận hàng (ký nhận kho) đại diện phận yêu cầu mua hàng Ban kiểm nghiệm đối chiếu hàng nhận với đơn hàng Giấy đề nghị đơn hàng trước để phê duyệt đủ tiêu chuẩn để nhận nhập kho Khi hàng đủ tiêu chuẩn, cần lập “Biên giao nhận hàng” Một liên “Biên giao nhận hàng” sau hoàn thành phải gửi cho kế toán để làm chứng từ hạch toán gửi cho phận mua hàng để làm chứng q trình mua hàng hồn thành “Biên giao nhận hàng” phải đánh số trước liên tục dùng phần mềm đánh số tự động lập báo cáo phải bảo quản cẩn thận Nếu phát “Biên giao nhận hàng”, phận nhận hàng phải thông báo cho phận có liên quan. Sau ký Biên giao nhận hàng, phịng Vật tư có để nhập kho hàng cần lập Phiếu nhập kho. Phiếu lập kho lập để xác nhận vật tư, hàng hóa nhập sau kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn Phiếu nhập kho thơng thường Phịng vật tư lập Nội dung phiếu nhập kho ghi rõ tên, chủng loại, quy cách vật tư hàng hóa nhập, số lượng nhập. Phiếu nhập kho nhân lên thành liên, liên lưu Phòng vật tư, liên chuyển cho Phịng tài - kế tốn, liên cho thủ kho. Khi có việc diễn ngồi dự tính, việc lập báo cáo bất thường để kịp thời thông tin cho cấp lãnh đạo cần thiết Báo cáo bất thường hiểu báo cáo tường trình việc xảy ngồi dự tính, khơng mong đợi cần có bàn bạc, thống để tìm cách xử lý Trong chu trình mua hàng tốn có trường hợp hàng nhận thừa, thiếu so với hóa đơn, hàng nhận khơng quy cách đơn đặt hàng, không đủ số lượng đơn đặt hàng hàng nhận chậm so với ngày yêu cầu đơn đặt hàng nhập kho cịn sai sót phải trả lại. Việc nhà cung cấp giao hàng chậm tiến độ, có báo cáo phận nhận hàng việc chậm tiến độ cập nhật vào hồ sơ nhà cung cấp khâu xét duyệt nhà cung cấp thực chuẩn xác Việc hàng hóa lưu kho lâu ngày dẫn đến phẩm phất phải bán với giá lý thấp giá mua vào tín hiệu cho thấy khâu xét duyệt mua hàng chưa thực tốt, chưa tính tốn xác lượng hàng cần mua khớp với nhu cầu sử dụng, nhu cầu tiêu thụ. 2.6 Hoạt động kiếm soát giai đoạn nhận hóa đơn để tốn - Nhận hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn người bán lập thường chuyển cho nhân viên mua hàng Phòng vật tư cất giữ Khi hàng nhập kho nhân viên Phòng vật tư làm chứng từ gửi cho kế tốn tốn. Khi nhận hóa đơn, phận kế tốn cần đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế ký kết. - Xem xét báo cáo thất thường. Các giấy đòi tiền từ nhà cung cấp doanh nghiệp trễ hạn toán tiền với nhà cung cấp đơn thư tố cáo nhà cung cấp việc nhân viên mua hàng doanh nghiệp “vòi” tiền hoa hồng, nhận tiền “hối lộ” nhà thầy để trúng thầu, … Tất việc xảy nêu cần phải thể văn để làm minh chứng quy kết trách nhiệm cá nhân, tập thể phải xử lý dứt điểm Việc có đơn thư phản ánh nhân viên doanh nghiệp nhận tiền hối lộ nhà cung cấp có nghĩa có thơng đồng phận xég chọn nhà cung cấp với nhà cung cấp, kết dẫn đến giá hàng hóa mua vào bị đẩy lên cao, để bù cho tiền hoa hồng “bỏ túi” cá nhân doanh nghiệp. 2.7 Hoạt động kiểm soát giai đoạn toán tiền cho nhà cung cấp Để tốn cho nhà cung cấp, Phịng kế tốn u cầu phịng vật tư/ phận mua hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ lập “Giấy đề nghị toán” phản ánh số tiền cần phải tốn. Giấy đề nghị tốn nhân viên Phịng Vật tư phân công lập chuyển cho trưởng phịng vật tư ký để chuyển sang phịng kế tốn xác nhận toán. Giấy đề nghị toán đính kèm với hóa đơn photo phiếu nhập kho, giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng để kế toán toán tiện đối chiếu Sau đối chiếu khớp đúng, phận kế toán chuyển sang giám đốc phê duyệt để toán tiền cho người bán Phê duyệt đề nghị toán cho nhà cung cấp Các chứng từ gồm: Giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, biên lai giao nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn phải đính kèm giấy đề nghị tốn. Kế tốn cơng nợ sau đối chiếu chứng từ trên, phê duyệt tính đầy đủ tính đắn chứng từ chấp nhận toán ký duyệt lên Giấy đề nghị toán, chuyển tới Kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt Sau Giấy đề nghị toán ký duyệt, kế toán toán lập phiếu chi ủy nhiệm chi để trình kế tốn trưởng giám đốc phê duyệt Các nghiệp vụ chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng thực có phê duyệt kế tốn trưởng giám đốc. Phịng Kế tốn - Tài cần ban hành quy chế toán tiền cho nhà cung cấp Quy chế quy định rõ quy trình tốn, giấy tờ cần chuẩn bị việc toán, thời điểm Phịng kế tốn nhận đề nghị tốn tiền hàng sau nhận hóa đơn từ nhà cung cấp hình thức tốn cho nhà cung cấp, thời gian từ nhận hồ sơ toán hợp lệ tới lúc toán trực tiếp, … 2.8 Hoạt động kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Căn vào chứng từ kiểm tra phê duyệt, kế toán tiến hành ghi chép nghiệp vụ mua hàng toán hệ thống sổ kế toán Các hoạt động kiểm soát thường thực khâu đối chiếu rà soát số liệu. b Vận dụng để phân tích thiết kế thủ tục kiểm soát để hạn chế sai phạm xảy tình sau: - Cơng ty đặt mua mặt hàng không phù hợp Nguyên nhân giải pháp để hạn chế sai phạm trên: Thứ nhất: Khơng có Đơn đặt hàng có thông tin không ghi đầy đủ, không mô tả chi tiết hàng hóa cần mua Giải pháp: Thiết kế áp dụng biểu mẫu Phiếu đặt hàng - Phiếu đánh số sẵn lập thành nhiều liên Chỉ người phân cơng có trách nhiệm đề nghị mua hàng lập Giấy đề nghị mua hàng. - Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thơng tin như: phận đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng. Thứ hai: Khơng có bước kiểm sốt, phê duyệt để kiểm tra lại thơng tin hàng hóa - Giấy đề nghị mua hàng phải Người lập phiếu ký sau đưa cho trưởng phịng ký duyệt gửi khỏi phịng cho cấp phê duyệt tiếp theo. Giấy đề nghị mua hàng coi hoàn thành đưa vào thực mua hàng có phê duyệt Giám đốc, Kế tốn trưởng Trưởng phịng Vật tư - Sau phê duyệt, photo cho Bộ phận đề nghị mua, Phòng Vật tư, phận kho (hoặc phận nhận bảng), gốc Phịng tài - kế tốn giữ lại. Trong điều kiện ứng dụng CNTT Giấy đề nghị mua hàng lập phần mềm gửi phận xét duyệt Cuối cùng, Phịng Tài - Kế tốn cần in chứng từ để theo dõi. - Để nghiệp vụ mua hàng đảm bảo phù hợp doanh nghiệp có phê duyệt đề nghị mua hàng Trưởng phịng Vật tư, Trưởng phịng Tài - Kế toán Giám đốc doanh nghiệp vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lực doanh nghiệp. Thứ ba: Năng lực nhân thực bước chưa tốt - Tổ chức đào tạo, hướng dẫn; Đánh giá lực nhân - Công ty phải tốn số tiền hóa đơn lơ hàng phận kiểm sốt chất lượng hàng hóa gửi trả lại nhà cung cấp hàng chất lượng Nguyên nhân giải pháp để hạn chế sai phạm trên: Thứ nhất, rủi ro xảy hợp đồng ký với nhà cung cấp khơng có điều khoản khơng tốn kiểm hàng trả lại hàng hàng hóa khơng phù hợp Giải pháp: Kiểm soát chặt chẽ điều khoản hợp đồng ký với nhà cung cấp Có nhân chuyên trách kiểm soát điều khoản trước trình người có thẩm quyền ký hợp đồng Phịng Kế tốn - Tài cần ban hành quy chế toán tiền cho nhà cung cấp Quy chế quy định rõ quy trình tốn, giấy tờ cần chuẩn bị việc tốn, thời điểm Phịng kế toán nhận đề nghị toán tiền hàng sau nhận hóa đơn từ nhà cung cấp hình thức tốn cho nhà cung cấp, thời gian từ nhận hồ sơ toán hợp lệ tới lúc toán trực tiếp, … Thứ hai, Biên nghiệm thu hàng hóa khơng cung cấp cho P.Kế toán (đơn vị thực việc toán) để nắm thơng tin hàng hóa chất lượng Giải pháp: Biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa lập thành cho Phịng vật tư, Phịng Kế Tốn - Tài chính, Bộ phần đề nghị mua hàng. Thứ ba, rủi ro quy trình tốn, từ người đề nghị đến người phê duyệt cần phải nắm thông tin hàng bị trả lại để khơng tiến hành tốn Giải pháp: Để tốn cho nhà cung cấp, Phịng kế tốn yêu cầu phòng vật tư/ phận mua hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ lập “Giấy đề nghị toán” phản ánh số tiền cần phải toán. Giấy đề nghị tốn nhân viên Phịng Vật tư phân cơng lập chuyển cho trưởng phịng vật tư ký để chuyển sang phịng kế tốn xác nhận tốn. Giấy đề nghị tốn đính kèm với hóa đơn photo phiếu nhập kho, giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng để kế toán toán tiện đối chiếu Sau đối chiếu khớp đúng, phận kế toán chuyển sang giám đốc phê duyệt để toán tiền cho người bán Phê duyệt đề nghị toán cho nhà cung cấp Các chứng từ gồm: Giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, biên lai giao nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn phải đính kèm giấy đề nghị tốn. Kế tốn cơng nợ sau đối chiếu chứng từ trên, phê duyệt tính đầy đủ tính đắn chứng từ chấp nhận toán ký duyệt lên Giấy đề nghị toán, chuyển tới Kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt Sau Giấy đề nghị toán ký duyệt, kế toán toán lập phiếu chi ủy nhiệm chi để trình kế tốn trưởng giám đốc phê duyệt Các nghiệp vụ chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng thực có phê duyệt kế toán trưởng giám đốc. Câu 2: a Hãy phân tích thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình nhân - tiền lương toán với người lao động? Hoạt động kiểm sốt khâu tính lương Thứ nhất, doanh nghiệp cần lập báo cáo khoản giảm trừ tiền lương thu nhập nhân viên Nếu số âm thu nhập nhân viên tăng (khơng giảm) Thứ hai, doanh nghiệp kiểm sốt khâu tính lương cách sử dụng tiêu phân tích Thủ tục giúp nhà quản lý kịp thời phát biến động bất thường chi phí tiền lương mà không cần phải chi tiết vào trường hợp Các tiêu phân tích gồm: - Tỷ suất biến động nhân viên - So sánh quỹ lương thực tế kế hoạch - Biến động tiền lương bình qn Thứ ba, doanh nghiệp cần đảm bảo bí mật thông tin lương, để tránh phát sinh tỵ nạnh nhân viên Mỗi nhân viên nhận phiếu lương cá nhân, nêu rõ tiền lương, ngày công, khoản khấu trừ thực lĩnh tháng Qua đó, nhân viên thuận tiện việc kiểm tra, phản hồi có sai sót Hoạt động kiểm soát giai đoạn toán lương Thứ nhất, phân cơng trách nhiệm độc lập người phụ trách tính lương người phụ trách tốn lương để phịng rủi ro tính sai chi trả sai Thứ hai, phê duyệt bảng lương toán cấp quản lý để phòng kê khai “khống” nhân viên số tiền chi trả Thứ ba, sau cán quản lý phê duyệt nhân viên xác nhận phiếu lương, lương chuyển qua tài khoản Với đơn vị trả lương tiền mặt cần có chữ ký xác nhận nhân viên nhận tiền Thứ tư, nhân viên phận tính lương đào tạo để có khả kiểm tra tính đắn khâu tính trả lương, nhằm kiểm tra chéo cơng việc, giảm thiểu sai sót gian lận q trình tính lương Thứ năm, doanh nghiệp cần lập báo cáo tài khoản nhận tiền lương để phát liệu có nhiều tiên nhân viên tiền lương lại đổ tài khoản hay khơng cần lập báo cáo để tìm nguyên nhân b Vận dụng để phân tích thiết kế thủ tục kiểm soát để hạn chế sai phạm xảy tình sau: - Trong cơng ty có nhân viên bỏ việc mà ghi nhận lương Sự việc xảy sai phạm khâu chấm cơng, tính lương Giải pháp: Thứ nhất, kiểm sốt bảng chấm cơng Cần có đơn vị sốt xét chéo gửi tồn công ty để liệu minh bạch Thứ hai, kiểm soát khâu phê duyệt Cán quản lý đơn vị chấm cơng, tính lương cần có kiểm tra, phê duyệt bảng cơng, lương - Nhân viên kế tốn tiền lương tính lương, lập danh sách tốn lương qua ngân hàng, đặt lệnh toán qua ngân hàng Việc bố trí nhân chun trách xảy rủi ro tính trả lương sai, kê khống, chuyển tiền vào tài khoản cá nhân Giải pháp: Trường hợp cơng ty bố trí bổ sung nhân chuyên trách riêng biệt tách nhân chun tích lương nhân phụ trách tốn lương để kiểm sốt chéo liệu từ bảng lương số tài khoản nhân Nếu khơng thể bố trí nhân tách bạch cơng việc cán quản lý kiểm sốt thực việc chuyển lương đến tài khoản nhân viên Bố trí trường hợp cần đảm bảo có bước kiểm soát quản lý Câu 3: Dưới thủ tục kiểm sốt tiền lương áp dụng cơng ty Hà Nam: việc tính lương phải trả cho nhân viên Minh kế tốn tiền lương phụ trách dựa phần mềm máy tính Chương trình tính lương bảo vệ nghiêm ngặt, có Minh quyền truy cập để sửa chữa điều chỉnh thông tin hay xóa tên nhân viên khơng cịn làm việc Hàng tuần, cô Minh dựa bảng chấm công phận sử dụng lao động chuyển đến để tính lương cho nhân viên Dựa bảng tính lương, Minh lập séc để chi trả tiền lương cho nhân viên qua ngân hàng Các séc chuyển giao cho kế toán trưởng Hiền kiểm tra Cô Hiền đối chiếu tổng tiền lương bảng tính lương với số tiền lương séc, sau chuyển cho chuyển cho giám đốc ký séc để trả lương Yêu cầu: a Hãy cho biết khiếm khuyết kiểm soát nội sai phạm xảy tình Thứ nhất, cô Minh quyền truy cập để sửa chữa điều chỉnh thơng tin hay xóa tên nhân viên khơng cịn làm việc dẫn đến sai sót khơng xóa tên nhân viên nghỉ việc xóa nhầm Thứ hai, bảng chấm cơng phận chuyển đến chưa xác thực liệu tiến hành tính lương Thứ ba, Minh người tính lương người lập séc chi trả tiền lương Khơng có bước kiểm sốt bảng tính lương Cơ Hiền kế tốn trưởng đối chiếu tổng tiền lương bảng tính lương số tiền séc khơng phát vấn đề rủi ro bảng tính lương b Đề xuất thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế khiếm khuyết Thứ nhất, bổ sung quyền truy cập đưa trách nhiệm cho Hiền (Kế tốn trưởng) kiểm sốt liệu nhân phần mềm tính lương Cơ Hiền có trách nhiệm kiểm sốt số lượng nhân sự, cách tính lương chi tiết Thứ hai, Minh phụ trách tính lương cần có thêm trách nhiệm kiểm tra lại liệu chấm công đơn vị từ phần mềm chấm cơng để xác định tính xác liệu công đơn vị gửi lên Thứ ba, việc lập séc tốn giao cho cô Minh, thực bảng tính lương Hiền kiểm tra, phê duyệt Sau đó, bảng tính lương séc chuyển đến Hiền kiểm tra lại trước trình lãnh đạo Câu 4: Dưới thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng áp dụng nhà hàng Ngọc Minh: Khi hàng tồn kho kho thấp định mức dự trữ thiết lập, thủ kho báo cho nhân viên mua hàng để đặt mua, nhân viên mua hàng danh sách nhà cung cấp duyệt để đặt hàng Khi hàng về, nhân viên mua hàng kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho Các hóa đơn nhà cung cấp gửi đến chuyển trực tiếp cho nhân viên mua hàng Sau đó, nhân viên mua hàng chuyển tồn hồ sơ mua hàng cho kế tốn mua hàng Hồ sơ bao gồm: đơn đặt hàng, bảng kê nhận hàng, hóa mua hàng Trước ghi chép vào sổ, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng hàng mua đơn giá, chất lượng, chứng từ có liên quan Đến thời hạn toán kế toán mua hàng lập đề nghị chi tiền chuyển kế toán trưởng xét duyệt Kế toán trưởng lập séc chuyển giám đốc ký để toán cho nhà cung cấp Yêu cầu: a Hãy cho biết khiếm khuyết kiểm soát nội sai phạm xảy tình Thứ nhất, Khi hàng tồn kho kho thấp định mức dự trữ thiết lập, thủ kho báo cho nhân viên mua hàng để đặt mua Rủi ro khơng có bước phê duyệt kiểm sốt hàng tồn kho, hàng tồn kho chưa thấp mức dự trữ báo để mua thêm Thứ hai, việc báo đặt hàng mua thêm có qua Phiếu đề nghị với đầy đủ thơng tin chủng loại hàng hóa cho bên mua hàng khơng? Nếu khơng có đầy đủ thơng tin, dẫn đến việc mua nhầm, sai sót chủng loại Thứ ba, nhân viên mua hàng vào DS nhà cung cấp duyệt để đặt hàng Việc xảy rủi ro nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp truyền thống kê khống giá không lựa chọn nhà cung cấp tốt khơng có so sánh nhà cung cấp Thứ tư, nhận hàng, có nhân viên mua hàng kiểm tra, khơng có tham gia thủ kho nhân viên kỹ thuật chuyên trách, xảy rủi ro chất lượng hàng hóa Thứ năm, kế tốn mua hàng lập đề nghị toán dẫn đến rủi ro khơng nắm tình trạng hàng hóa nhận bàn giao vấn đề phát sinh điều khoản toán với nhà cung cấp mà thường trao đổi trực tiếp với nhân viên mua hàng b Đề xuất thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế khiếm khuyết Thứ nhất, cần có bước kiểm kê kho, phê duyệt đề nghị nhập hàng hóa từ thủ kho để xác định lượng hàng tồn kho, hạn chế kê khống, kê sai số lượng hàng tồn Thứ hai, thiết kế áp dụng phiếu đề nghị nhập hàng, yêu cầu người đề nghị ghi rõ thơng tin, chủng loại hàng hóa Phiếu cần phê duyệt cấp quản lý để hạn chế rủi ro sai sót mua khơng chủng loại Thứ ba, yêu cầu nhân viên mua hàng có bảng so sánh nhà cung cấp với việc so sánh đầy đủ tiêu chí: giá, chất lượng hàng hóa, điều khoản tốn… Bảng so sánh giá đính kèm báo giá nhà cung cấp (có dấu), gửi cấp quản lý mua hàng phê duyệt để hạn chế rủi ro lựa chọn sai nhà cung cấp Thứ tư, thành lập Ban kiểm tra hàng hóa nhận hàng, gồm NV mua hàng, thủ kho, nv kỹ thuật để xác nhận chất lượng, số lượng hàng hóa nhận Thứ năm, việc đề nghị toán nhân viên mua hàng lập đề nghị, hợp đồng, biên xác nhận nhập kho; trình cấp quản lý phê duyệt chuyển sang kế toán toán ... Các hoạt động kiểm sốt cụ thể chu trình mua hàng toán 2.1 Hoạt động kiểm soát giai đoạn đề nghị mua hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Phiếu yêu cầu mua hàng hóa thiết bị vật tư” để kiểm soát đắn... Hoạt động kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Căn vào chứng từ kiểm tra phê duyệt, kế toán tiến hành ghi chép nghiệp vụ mua hàng toán hệ thống sổ kế toán Các hoạt động kiểm soát. .. Minh, thực bảng tính lương Hiền kiểm tra, phê duyệt Sau đó, bảng tính lương séc chuyển đến Hiền kiểm tra lại trước trình lãnh đạo Câu 4: Dưới thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng áp dụng nhà hàng