BÀI KIỂM TRA Môn học Kiểm soát nội bộ Họ và tên 17 Dương Thị Tuyến Mã lớp học phần 2KSNB28A1 Bài làm Câu 1 I Các thủ tục kiểm soát chủ yếu trong chu trình mua hàng – thanh toán của một doanh nghiệp 1.
BÀI KIỂM TRA Mơn học: Kiểm sốt nội Họ tên: 17 Dương Thị Tuyến Mã lớp học phần: 2KSNB28A1 Bài làm Câu 1: I Các thủ tục kiểm sốt chủ yếu chu trình mua hàng – toán doanh nghiệp Hoạt động kiểm soát giai đoạn đề nghị mua hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Phiếu yêu cầu mua hàng hóa thiết bị vật tư” để kiểm soát đắn đề nghị mua hàng sau: - Giấy đề nghị mua hàng: Phiếu đánh số sẵn lập thành nhiều liên Chỉ người phân cơng có trách nhiệm đề nghị mua hàng lập Giấy đề nghị mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin như: phận đề nghị, tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua hàng. Giấy đề nghị mua hàng phải Người lập phiếu ký sau đưa cho trưởng phịng ký duyệt gửi khỏi phịng cho cấp phê duyệt tiếp theo. Giấy đề nghị mua hàng coi hoàn thành đưa vào thực mua hàng có phê duyệt Giám đốc, Kế tốn trưởng Trưởng phịng Vật tư Sau phê duyệt photo cho Bộ phận đề nghị mua, Phòng Vật tư, phận kho (hoặc phận nhận bảng), gốc Phịng tài - kế tốn giữ lại. Trong điều kiện ứng dụng CNTT Giấy đề nghị mua hàng lập phần mềm gửi phận xét duyệt Cuối cùng, Phịng Tài - Kế toán cần in chứng từ để theo dõi. - Để nghiệp vụ mua hàng đảm bảo phù hợp doanh nghiệp có phê duyệt đề nghị mua hàng Trưởng phịng Vật tư, Trưởng phịng Tài - Kế toán Giám đốc doanh nghiệp vào kế hoạch sản xuất kinh doanh lực doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát lựa chọn nhà cung cấp Thứ nhất, vào đề nghị mua hàng, báo Phòng Vật tư thu thập được, doanh nghiệp phải tổ chức Hội đồng thẩm định lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa vật tư có giá trị cao. Hội đồng thẩm định xét chọn nhà cung cấp cần đưa ý kiến thảo luận văn có chữ ký trường tiểu ban, ủy viên thư ký việc chọn nhà cung cấp Căn vào Biên chọn nhà cung cấp Phịng vật tư tiến hành đặt hàng. Để kiểm soát tốt việc lựa chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm chức đặt hàng chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng không với nhà cung cấp Doanh nghiệp cần ban hành quy chế đấu thầu, lựa chọn nhà cung cấp Doanh nghiệp cần lập hồ sơ tính điểm, xếp hạng nhà cung cấp theo tiêu chí như: mức độ giao hàng hạn, phẩm chất, quy cách, hỗ trợ kịp thời, tư vấn hiệu quả, đáp ứng đơn đặt hàng nhanh chóng, xác. Thứ hai, kiểm tra theo dõi việc thực Ban giám đốc cần kiểm tra theo dõi quan sát việc thực quy định thực tiễn để đảm bảo danh sách thiết lập vận hành có hiệu Hoạt động kiểm sốt giai đoạn đấu thầu Đối với đơn hàng có giá trị lớn, ví dụ mua trang thiết bị điện, nước, vệ sinh, nội thất để lắp đặt cho tòa nhà văn phòng làm việc, nhà máy sản xuất doanh nghiệp, ngồi việc lấy báo giá, doanh nghiệp cần tổ chức đấu thầu với quy mô rộng rãi để thu thập thông tin chi tiết nhà cung cấp đủ tiêu chuẩn phù hợp với Cơng tác đấu thầu cần phải tổ chức khách quan, tổ chức thành tiểu ban độc lập Nhiệm vụ tiểu ban đảm bảo khơng “rị rỉ” thơng tin nhà thầu ngăn cấm tiếp xúc gần gũi nhà thầu với thành viên hội đồng xét chọn nhà cung cấp. Hồ sơ tham gia đấu thầu cần công khai minh bạch, bao gồm: hồ sơ lực doanh nghiệp phương án cung cấp vật tư, hàng hóa mà đối tác triển khai cho doanh nghiệp (thời gian, số tiền phải tốn). Kết trúng thầu hay khơng trúng thầu cần thông báo rõ ràng đến nhà cung cấp gửi hồ sơ thầu để tạo uy tín doanh nghiệp nhà thầu Nghiêm cấm hành vi nhận hối lộ nhà thầu Hoạt động kiểm soát giai đoạn đặt hàng Doanh nghiệp cần lập chứng từ “Đơn đặt hàng” để kiểm sốt tính xác thực việc mua hàng, đồng thời để nhận hàng toán nhận hàng hóa đơn từ người bán. - Đơn đặt hàng cần phải thống nội dung với giấy đề nghị mua hàng chủng loại hàng cần mua, số lượng, quy cách, mẫu nguồn gốc xuất xứ … - Đơn đặt hàng phải lập nhân viên định từ Phòng Vật tư phê duyệt Trưởng phịng Vật tư, sau chuyển lên kế tốn trưởng giám đốc duyệt hợp lệ. - Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn hàng sẵn Nếu phát bị đơn đặt hàng in sẵn, phận mua hàng cần thông báo cho phận liên quan để ngừng xử lý đơn đặt hàng này. - Đơn đặt hàng chuyển sang nhà cung cấp chờ nhà cung cấp phê duyệt Sau nhà cung cấp chấp thuận đơn đặt hàng nhân thành liên: liên lưu Phòng vật tư (để theo dõi đơn hàng), bên giao cho phận có đề nghị mua hàng (để biết đề nghị mua hàng đặt mua), liên cho phịng kế tốn (để làm toán tiền hàng), liên cho phận mua hàng (hoặc phận bán hàng) (để làm nhận hàng). Đơn đặt hàng trước thực phải phê duyệt, nhiệm vụ cần phân công cho trưởng phận mua hàng cán mua hàng cấp cao trưởng phận mua hàng ủy quyền Thủ tục nhằm đảm bảo việc mua hàng quản lý tập trung, tránh tình trạng mua hàng tùy tiện, gây lãng phí Hoạt động giai đoạn nhận hàng Khi hàng tới doanh nghiệp, trước nhận hàng, doanh nghiệp cho thành lập Hội đồng kiểm nghiệm vật tư (đối với vật tư có giá trị tương đối lớn, có tính chất phức tạp) Sau kiểm nghiệm kết kiểm nghiệm thể Biên kiểm nghiệm vật tư Biên kiểm nghiệm vật tư, cơng cụ dụng cụ, hàng hóa lập thành cho Phịng vật tư, Phịng Kế Tốn - Tài chính, Bộ phần đề nghị mua hàng. Hàng nhận nhập kho có ý kiến phê duyệt đồng ý cho nhập kho Hội đồng kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa Ban kiểm nghiệm gồm người (trưởng tiểu ban, ủy viên, thư ký) đại diện Phịng vật tư, Phịng kế tốn- Tài phận nhận hàng (ký nhận kho) đại diện phận yêu cầu mua hàng Ban kiểm nghiệm đối chiếu hàng nhận với đơn hàng Giấy đề nghị đơn hàng trước để phê duyệt đủ tiêu chuẩn để nhận nhập kho Khi hàng đủ tiêu chuẩn, cần lập “Biên giao nhận hàng” Một liên “Biên giao nhận hàng” sau hồn thành phải gửi cho kế tốn để làm chứng từ hạch toán gửi cho phận mua hàng để làm chứng trình mua hàng hoàn thành “Biên giao nhận hàng” phải đánh số trước liên tục dùng phần mềm đánh số tự động lập báo cáo phải bảo quản cẩn thận Nếu phát “Biên giao nhận hàng”, phận nhận hàng phải thông báo cho phận có liên quan. Sau ký Biên giao nhận hàng, phịng Vật tư có để nhập kho hàng cần lập Phiếu nhập kho. Phiếu lập kho lập để xác nhận vật tư, hàng hóa nhập sau kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn Phiếu nhập kho thơng thường Phịng vật tư lập Nội dung phiếu nhập kho ghi rõ tên, chủng loại, quy cách vật tư hàng hóa nhập, số lượng nhập. Phiếu nhập kho nhân lên thành liên, liên lưu Phòng vật tư, liên chuyển cho Phịng tài - kế tốn, liên cho thủ kho. Khi có việc diễn ngồi dự tính, việc lập báo cáo bất thường để kịp thời thông tin cho cấp lãnh đạo cần thiết Báo cáo bất thường hiểu báo cáo tường trình việc xảy ngồi dự tính, khơng mong đợi cần có bàn bạc, thống để tìm cách xử lý Trong chu trình mua hàng tốn có trường hợp hàng nhận thừa, thiếu so với hóa đơn, hàng nhận không quy cách đơn đặt hàng, không đủ số lượng đơn đặt hàng hàng nhận chậm so với ngày yêu cầu đơn đặt hàng nhập kho cịn sai sót phải trả lại. Việc nhà cung cấp giao hàng chậm tiến độ, có báo cáo phận nhận hàng việc chậm tiến độ cập nhật vào hồ sơ nhà cung cấp khâu xét duyệt nhà cung cấp thực chuẩn xác Việc hàng hóa lưu kho lâu ngày dẫn đến phẩm phất phải bán với giá lý thấp giá mua vào tín hiệu cho thấy khâu xét duyệt mua hàng chưa thực tốt, chưa tính tốn xác lượng hàng cần mua khớp với nhu cầu sử dụng, nhu cầu tiêu thụ. Hoạt động kiếm sốt giai đoạn nhận hóa đơn để tốn - - Nhận hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn giá trị gia tăng Hóa đơn người bán lập thường chuyển cho nhân viên mua hàng Phòng vật tư cất giữ Khi hàng nhập kho nhân viên Phịng vật tư làm chứng từ gửi cho kế toán toán. Khi nhận hóa đơn, phận kế tốn cần đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng hợp đồng kinh tế ký kết. - Xem xét báo cáo thất thường. Các giấy đòi tiền từ nhà cung cấp doanh nghiệp trễ hạn toán tiền với nhà cung cấp đơn thư tố cáo nhà cung cấp việc nhân viên mua hàng doanh nghiệp “vòi” tiền hoa hồng, nhận tiền “hối lộ” nhà thầu để trúng thầu, … Tất việc xảy nêu cần phải thể văn để làm minh chứng quy kết trách nhiệm cá nhân, tập thể phải xử lý dứt điểm Việc có đơn thư phản ánh nhân viên doanh nghiệp nhận tiền hối lộ nhà cung cấp có nghĩa có thơng đồng phận xét chọn nhà cung cấp với nhà cung cấp, kết dẫn đến giá hàng hóa mua vào bị đẩy lên cao, để bù cho tiền hoa hồng “bỏ túi” cá nhân doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát giai đoạn toán tiền cho nhà cung cấp Để toán cho nhà cung cấp, Phịng kế tốn u cầu phịng vật tư/ phận mua hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ lập “Giấy đề nghị toán” phản ánh số tiền cần phải toán. Giấy đề nghị tốn nhân viên Phịng Vật tư phân cơng lập chuyển cho trưởng phịng vật tư ký để chuyển sang phịng kế tốn xác nhận tốn. Giấy đề nghị tốn đính kèm với hóa đơn photo phiếu nhập kho, giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng để kế toán toán tiện đối chiếu Sau đối chiếu khớp đúng, phận kế toán chuyển sang giám đốc phê duyệt để toán tiền cho người bán Phê duyệt đề nghị toán cho nhà cung cấp Các chứng từ gồm: Giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, biên lai giao nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn phải đính kèm giấy đề nghị tốn. Kế tốn cơng nợ sau đối chiếu chứng từ trên, phê duyệt tính đầy đủ tính đắn chứng từ chấp nhận toán ký duyệt lên Giấy đề nghị toán, chuyển tới Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt Sau Giấy đề nghị toán ký duyệt, kế toán toán lập phiếu chi ủy nhiệm chi để trình kế toán trưởng giám đốc phê duyệt Các nghiệp vụ chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng thực có phê duyệt kế tốn trưởng giám đốc. Phịng Kế tốn - Tài cần ban hành quy chế tốn tiền cho nhà cung cấp Quy chế quy định rõ quy trình tốn, giấy tờ cần chuẩn bị việc tốn, thời điểm Phịng kế tốn nhận đề nghị toán tiền hàng sau nhận hóa đơn từ nhà cung cấp hình thức toán cho nhà cung cấp, thời gian từ nhận hồ sơ toán hợp lệ tới lúc toán trực tiếp, … Hoạt động kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Căn vào chứng từ kiểm tra phê duyệt, kế toán tiến hành ghi chép nghiệp vụ mua hàng toán hệ thống sổ kế toán Các hoạt động kiểm soát thường thực khâu đối chiếu rà soát số liệu bao gồm: - Đối chiếu số liệu sổ chi tiết công nợ phải trả người bán với thư xác nhận công nợ nhà cung cấp gửi tới Nếu nhà cung cấp chưa gửi thư đối chiếu cơng nợ doanh nghiệp cần chủ động liên hệ để đảm bảo phải khớp thơng tin - Đối chiếu khoản tốn cho nhà cung cấp có dấu hiệu bất thường nhà cung cấp khơng có hợp đồng kinh tế với doanh nghiệp… - Đối chiếu Sổ kế toán chi tiết phải trả người bán với Sổ để kịp thời phát sai sót ghi sổ kế toán - Đối chiếu thường xuyên thẻ kho sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Đối chiếu sổ chi tiết vật tư, sản phẩm hàng hóa với bảng tổng hợp Nhập – Xuất Tồn Ở giai đoạn lập báo cáo kế toán, kế tốn phải phân tích biến động giá mua vào loại vật tư, hàng hóa để phát có gian lận giá mua vào hay khơng II Vận dụng để phân tích thiết kế thủ tục kiểm soát để hạn chế sai phạm xảy tình sau: Công ty đặt mua mặt hàng không phù hợp Công ty đặt mua mặt hàng không phù hợp sai xót việc kiểm sốt chu trình mua hàng Mặt hàng mà công ty mua không phù hợp giấy đề nghị mua hàng khơng ghi rõ tên mặt hàng, mục đích sử dụng mặt hàng, khơng kiểm sốt chặt chẽ phận kiểm duyệt dẫn đến việc mua hàng khơng phù hợp với mục đích sử dụng Trong giấy đề nghị mua hàng cần phải ghi rõ tên, quy cách, số lượng hàng cần mua, mục đích mua có phê duyệt từ trưởng phận người phụ trách phê duyệt đề nghị mua hàng Việc lựa chọn nhà cung cấp, nhà cung cấp họ khơng có mặt hàng phù hợp với nhu cầu sử dụng sản phẩm công ty, mặt hàng khơng đáp ứng hết tính mà cơng ty cần Vì cần phải chọn nhà cung cấp uy tín, lâu năm, kinh doanh mặt hàng chủng loại mà công ty cần mua Trong trường hợp xảy cơng ty khơng có đơn đặt hàng dẫn đến nhận mặt hàng không phù hợp Hoặc đơn đặt hàng không ghi rõ ràng chi tiết Công ty cần lập đơn đặt hàng ghi rõ mặt hàng, chủng loại cần mua, số lượng, quy cách, mẫu mã, nguồn gốc xuất xứ Đơn đặt hàng phải phê duyệt người có thẩm quyền phê duyệt hợp lệ Việc phê duyệt đơn đặt hàng quan trọng, đảm bảo cho việc mua hàng kiểm sốt quản lý tốt, tráng tình trạng mua hàng tùy tiền, lãng phí… Việc đặt mua hàng khơng phù hợp cịn nhân viên phụ trách khâu đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp làm đơn đặt khơng có hiểu biết chi tiết mặt hàng cần mua Và khơng có kiểm sốt chặt chẽ Do cơng ty cần phân cơng người mua hàng có kinh nghiệm lâu năm, cẩn thận, chi tiết, có đủ hiểu biết sâu sắc sản phẩm, mặt hàng, tình hình nhu cầu mua hàng phục vụ cho mục đích sử dụng kinh doanh cơng đảm nhận vai trị Những người phận kiểm soát, phê duyệt cần kiểm tra kĩ đề nghị mua hàng, mục đích dử dụng, mặt hàng cần mua để tránh lãng phí chịu trách nhiệm trước việc kí phê duyệt với cơng ty Cơng ty phải tốn số tiền hóa đơn lơ hàng phận kiểm sốt chất lượng hàng hóa gửi trả lại nhà cung cấp hàng chất lượng Trường hợp xảy đơn đặt hàng hợp đồng không ghi rõ ràng chi tiết điều kiện toán nhận mặt hàng chất lượng, lỗi từ nhà cung cấp Do soạn đơn hàng, hợp đồng phải ghi rõ cơng ty khơng chịu trách nhiệm tốn trường hợp mặt hàng chất lượng không với chất lượng, chủng loại miêu tả đơn hàng hợp đồng Các lỗi xảy trình đóng gói, vận chuyển…dẫn đến ảnh hưởng chất lượng hàng bên nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm cơng ty khơng có trách nhiệm tốn trường hợp giao hàng chất lượng Các điều khoản mua hàng hợp đồng thường liên quan đến luật dân luật thương mại, số cơng ty có phận pháp chế để kiểm tra rà sốt việc này, cịn khơng có phận có nhân viên phục trách riêng việc liên quan đến quy định, điều khoản liên quan đến pháp luật, chế tài theo quy định pháp luật Biên nghiệm thu hàng hóa khơng cung cấp cho trưởng phận người phụ trách phê duyệt phịng Kế tốn (đơn vị thực việc tốn) để nắm thơng tin hàng hóa chất lượng Do nhận hóa đơn tài từ bên nhà cung cấp phịng kế tốn tiến hành làm thủ tục toán xin duyệt chi tốn Để giải việc phận nhận hàng phải lập biên nhận hàng, đối chiếu hàng nhận so với đơn hàng (hợp đồng) giấy đề nghị mua hàng, hàng chất lượng, lỗi cần phải lập biên ghi chi tiết, có kí nhận bên liên quan Sau lập xong biên giao nhận phải gửi thơng báo cho phịng kế tốn phận có liên quan đến việc mua hàng để làm việc lại với nhà cung cấp việc giao hàng chất lượng có phương án xử lý kịp thời Để tốn cho nhà cung cấp, Phịng kế tốn u cầu phịng vật tư/ phận mua hàng chuẩn bị đầy đủ hồ sơ lập “Giấy đề nghị toán” phản ánh số tiền cần phải toán. Giấy đề nghị toán nhân viên Phịng Vật tư phân cơng lập chuyển cho trưởng phòng vật tư ký để chuyển sang phòng kế toán xác nhận toán. Giấy đề nghị toán đính kèm với hóa đơn photo phiếu nhập kho, giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng để kế toán toán tiện đối chiếu Sau đối chiếu khớp đúng, phận kế toán chuyển sang giám đốc phê duyệt để toán tiền cho người bán Phê duyệt đề nghị toán cho nhà cung cấp Các chứng từ gồm: Giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, biên lai giao nhận hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn phải đính kèm giấy đề nghị tốn. Kế tốn cơng nợ sau đối chiếu chứng từ trên, phê duyệt tính đầy đủ tính đắn chứng từ chấp nhận toán ký duyệt lên Giấy đề nghị toán, chuyển tới Kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt Sau Giấy đề nghị toán ký duyệt, kế toán toán lập phiếu chi ủy nhiệm chi để trình kế tốn trưởng giám đốc phê duyệt Các nghiệp vụ chi tiền mặt tiền gửi ngân hàng thực có phê duyệt kế tốn trưởng giám đốc. Câu I Thủ tục kiểm soát chủ yếu chu trình nhân - tiền lương toán với người lao động Hoạt động kiểm soát giai đonạ tuyển dụng nhân Thứ nhất, doanh nghiệp cần phải xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân Kế hoạch nhân phải xuất phát từ mục tiêu phát triển, khả tài chính, thời gian, chiến lược, sách nhân doanh nghiệp Quá trình tuyển dụng cần phải xác định rõ kỹ năng, kiến thức đặc điểm cá nhân cần thiết cho nhu cầu trước mắt vị trí công việc mục tiêu phát triển tương lai doanh nghiệp Việc tuyển dụng phải vào yêu cầu công việc, vào điều kiện thực tế Kết tuyển dụng phải tuyển chọn người phù hợp với yêu cầu, đòi hỏi công việc: Phù hợp kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệp… làm việc với suất cao Quy trình tuyển dụng nhân theo bước sau: Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Bước 2: Thông báo tuyển dụng Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Bước 4: Phỏng vấn sơ Bước 5: Kiểm tra Bước 6: Phỏng vấn lần Bước 7: Xác minh, điều tra Bước 8: Khám sức khỏe Bước 9: Ra định tuyển dụng Bước 10: Bố trí công việc Đối với doanh nghiệp, việc tuyển dụng xem trình “đãi cát tìm vàng” Nếu q trình tuyển dụng khơng hiệu dẫn đến tình trạng khơng ổn định mặt tổ chức, gây tốn cho doanh nghiệp, gây tâm lý bất an cho nhân viên Thứ hai, sau tuyển dụng, nhân viên cấp mã nhân sự, thẻ nhân viên địa email tên miền riêng DN để thông tin lương, thu nhập nhân viên ghi nhận vào hệ thống Những nhân viên nghỉ việc, chuyển cơng tác phải thu lại thông tin Mọi thông tin thời gian làm việc, châm công, tiền lương thu nhập… nhân viên gửi đến hòm thư cá nhân nội DN Trước trả lương phịng kế tốn gửi phiếu tính lương cho nhân viên xác nhận xong phịng kế tốn chuyển tiền Thủ tục nhằm tránh trường hợp nhân viên “ảo” khơng có mã nhân sự, khơng có địa email mà toán tiền lương hàng tháng Thứ ba, doanh nghiệp cần lập mô tả công việc Bản mơ tả cơng việc tóm tắt thơng tin thiết yếu trách nhiệm, đầu việc, yêu cầu chứng kỹ cho vị trí Bản mô tả công việc nên bao gồm chi tiết quan trọng doanh nghiệp – sứ mệnh, van hóa, lợi ích mà DN cung cấp cho nhân viện Nó nên ghi rõ phận làm việc vị trí mức lương Bản mơ tả công vieech bao gồm mô tả yêu cầu công việc yêu cầu chứng kỳ năng, cụ thể sau: - Nêu trách nhiệm cốt lõi vị trí cơng việc: đảm bảo danh sách trách nhiệm chi tiết xúc tích Nếu vị trí có vai trị khác biệt DN nên nhấn mạnh - Làm bật hoạt động ngày vị trí: Giúp ứng viên hiểu môi trường công việc, đầu việc phải làm hàng ngày, giúp họ định mức độ đáp ứng thân với guồng làm việc mà DN yêu cầu, giúp DN tìm ứng viên phù hợp - Cụ thể vị trí nhân tổ chức: Chỉ rõ người lao động báo cáo công việc cho người hoạt động máy DN Nhờ ứng viên nhìn thấy tranh tồn cảnh hiểu cơng việc có đóng góp, tác động với DN Thứ tư, doanh nghiệp cần ban hành nội quy lao động chủ yếu sau - Thời làm việc, thời nghỉ ngơi - Trật tự nơi làm việc - An toàn, vệ sinh lao động - Việc bảo vệ tài sản bí mật kinh doanh, bí mật cơng nghệ, sở hữu trí tuệ ngưởi sử dụng lao động - Trường hợp tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động - Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động người lao động hình thức xử lý kỷ luật lao động - Trách nhiệm vật chất - Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động Căn vào nội quy, nhân viên khơng bị ức chế ngun tắc cứng nhắc, nhỏ nhặt vô lý, nhân viên làm việc tự giác hơn, không muộn, sớm, không làm việc riêng Doanh nghiệp không bị thất tình trạng nhân viên mang hợp đồng sang đối thủ cạnh tranh, nhân viên không ganh tị khen thưởng hay quyền hạn nghĩa vụ… Thứ năm, doanh nghiệp cần soạn thảo hợp đồng lao động Nó văn thể thỏa thuận cam kết NSDLĐ NLĐ nghĩa vụ quyền lợi NLĐ mức lương, hệ số lương, hệ số phụ cấp (chức vụ, trách nhiệm, độc hại, vực) Hợp đồng lao động để kế toán mức lương phải trả cho NLĐ Hoạt động kiểm soát giai đoạn ghi nhận thời gian làm việc, kết công việc nhân viên Thứ nhất, doanh nghiệp lập chứng từ theo dõi thời gian làm việc kết công việc nhân viên như: Bảng chấm công, phiếu nhận sản phẩm, cơng việc hồn thành, phiếu báo làm thêm Thứ hai, doanh nghiệp thực chấm công hệ thống định vị toàn cầu (GPS) phần mềm ứng dụng thiết bị di động (App) Thứ ba, phê suyệt bảng chấm công phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành, phiếu báo làm thêm Phê duyệt định bổ nhiệm, tăng lương, chuyển công tác, nghỉ việc Phê duyệt khâu tuyển dụng nhân ký kết hợp đồng lao động Thứ tư, phận kiểm soát nội cần thường xuyên xem xét báo cáo số liệu sử dụng để tính lương như: Số làm thêm, số lượng nhân viên phòng ban, số lượng sản phẩm sản xuất… Thông qua số liệu này, nhà quản lý tìm biến động bất thường cần điều tra nguyên nhân cần Chẳng hạn, mùa thấp điểm mà số làm thêm tồn tăng mùa cao điểm Hoạt động kiểm sốt khâu tính lương khoản phả trả người lao động Thứ nhất, DN cần lập báo cáo khoản giảm trừ tiền lương thu nhập nhân viên số âm có nghĩa thu nhập nhân viên tăng (mà giảm) Thứ hai, DN kiểm sốt khâu tính lương khoản phải trả người lao động cách sử dụng tiêu phân tích Các tiêu phân tích bao gồm: 10 - Phân tích tỉ suất biến động nhân viên So sánh quỹ lương thực tế kế hoạch Phân tích biến động tiền lương bình quân Thứ ba, DN cần phải đảm bảo bí mật thơng tin lương Tránh tị nạnh nhân viên Các hoạt động kiểm soát giai đoạn toán lương toán khoản cho quan bảo hiểm, quan thuế Thứ nhất, phịng kế tốn sau lập bảng tính lương khoản trích theo lương, trước chuyển tiền cho NLĐ, trước tốn lương cần có phê duyệt trưởng phận giám đốc để đảm bảo phát ngăn chặn việc phịng kế tốn tự ý tạo nhân viên “khống” để nhân lương, rút tiền lương DN Tùy theo thỏa thuận DN với NLĐ, ngày nhận lương khoản thu nhập nhận vào 10 tháng Sau xác nhận tính xác phiếu tính lương, phịng kế toán tiến hành toán tiền vào tài khoản Với DN trả tiền mặt nhân viên phải ký vào bảng xác nhận nhận đủ tiền Việc toán tiền cho quan quản lý bảo hiểm hay quan thuế thực chuyển khoản qua kho bạc Giám đốc DN chịu trách nhiệm tính trung thực số liệu tính toán nghĩa vụ phải trả cho quan thời điểm toán Nếu DN nộp muộn ảnh hưởng quyên lợi nhân viên bị quan quản lý phạt tiền Thứ hai, kiểm tra chữ ký nhân viên bảng chấm công với chữ ký đăng ký với DN để sớm phát nhân viên “ảo” có Thứ ba, tất nhân viên phịng kế tốn đào tạo để có khả kiểm tra tính đắn khâu tính trả lương nhằm kiểm tra chéo cơng việc, giảm thiểu sai sót gian lận q trình tính trả lương Thứ tư, DN cần lập báo cáo tài khoản nhận tiền lương để phát việc liệu nhiều tên nhân viên tiền lương lại đổ tài khoản hay khơng cần lập báo cáo để tìm ngun nhân Ngồi đơn vị tiến hành kiểm tra định kỳ việc tính thuế thu nhập cá nhân nhờ giúp đỡ từ chuyên gia tư vấn thuế để đảm bảo tuân thủ pháp luật Người đứng đầu đơn vị cung nên tiến hành kiểm tra công việc mà phận thực định kì Hoạt động kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán tổng hợp báo cáo Kế toán cần phải sử dụng tài khoản chi phí chi tiết để theo dõi chi phí nhân cơng phát sinh Ngồi kế tốn cần phải mở Sổ chi tiết khoản phải trả cho NLĐ: 11 nhân viên hữu lao động khác, sổ chi tiết khoản phải trả bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn Kế tốn cần đối chiếu sổ tổng hợp chi tiết sổ tài khoản Ngoài ra, kế toán cần thực thủ tục phân tích hiệu sử dụng lao động báo cáo hiệu sử dụng lao động với cấp lãnh đạo Hoạt động kiểm soát giai đoạn đánh giá nhân Thứ nhất, DN cần triển khai hệ thống KPI đánh giá nhân viên Tác dụng hệ thống KPI DN kể tới là: - Có ảnh tổng quan trực tiếp hiệu suất tổng thể DN - Đo lường hiệu làm việc phận, cá nhân nhằm có giải pháp điều chỉnh phù hợp kịp thời - Có sở đánh giá thành tích phịng ban, nhân viên, từ đưa sách khuyến khích phù hợp - Góp phần giúp cho việc đánh giá trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể công - Các định thực dễ dàng, chuẩn xác có số đo lường - Tạo môi trường cạnh tranh, hăng hái làm việc nhân viên với Thứ hai, doanh nghiệp áp dụng mơ hình đánh giá lực nhân viên Mơ hình đánh giá lực nhân viên ASK (Attitude- Skill-Knowledge) mơ hình ứng dụng hiệu phổ biến công việc quản trị nhân DN vừa lớn toàn giới Để đánh giá NLĐ, doanh nghiệp dựa ba tiêu chí sau: - Knowledge (Kiến thức): tư duy, hiểu biết, chuyên môn - Skill (Kỹ năng): thao tác, khả biến kiến thức thành hành động cụ thể, hành vi thực tế trình làm việc Đảm bảo kỹ năng: kỹ bắt chức, kỹ ứng dụng, kỹ vận dụng - Attitude (Phẩm chất/ thái độ): cảm xúc, tình cảm, văn hóa ứng xử NLĐ với cấp trên, đồng nghiệp, công việc (Sự dấn thân, trung thực, nhiệt tình, cứng đầu…) Mơ hình ASK khung tham chiếu, giúp DN sàng lọc đánh giá ứng viên vòng vấn nhờ xây dựng tiêu chuẩn với vị trí vấn Nếu ứng viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu mà DN đưa nhận vào làm việc thức Hoạt động kiểm soát giai đoạn bồi dưỡng, đào tạo phát triển nhân Các phương thức đào tạo nhân mà DN thực sau: - Cử nhân viên học - DN tổ chức lớp đào tạo - Tổ chức hội nghị, hội thảo - Đào tạo gắn liền với công việc 12 - Dạy nghề - Theo sát đaoh nhân viên - Tổ chức buổi huấn luyện nhân cấp độ phòng ban Một số hoạt động kiểm sốt chu trình nhân tiền lương khác Giữ chân nhân viên “sự công nhận”: Cộng nhận tán thưởng kết làm việc nhân viên yếu tố quan trọng đem lại thành công cho DN, điều thúc đẩy họ làm việc tốt để họ nhận coi trọng từ cấp đồng nghiệp Gắn kết niềm vui Trân trọng nhân viên Lấy niềm tin nhân viên Coi trọng mảng đào tạo nhân Động viên tự nguyện học tập nhân viên Giữ chân nhân tài II.Vận dụng để phân tích thiết kế thủ tục kiểm soát để hạn chế sai phạm xảy tình sau Trong cơng ty có nhân viên bỏ việc mà ghi nhận lương Việc xảy sai sót xảy phịng nhân khơng thu hồi lại mã nhân viên, hịm thư email khơng thông báo đến phận khác nên gặp rủi ro trường hợp phận chấm công liên kết với nhân viên nộp bảng chấm cơng lên có phiếu tính lương xác nhận email nhân viên nghỉ việc để chia phần lương Do nhân viên ngừng việc phịng nhân phải thu hồi lại mã nhân viên, email thơng báo phịng kế toán để kiểm soát việc làm bảng lương Nếu trường hợp bảng chấm cơng khơng kiểm sốt phê duyệt kiểm tra cấp dẽ xảy tình trạng gian lận chấm cơng Do bảng chấm công trước gửi sang phận làm bảng lương cần phải phê duyệt chịu trách nhiệm lãnh đạo cấp việc phê duyệt bảng chấm cơng Phịng kế tốn trước chuyển tiền cho NLĐ cần có phê duyệt trưởng phận giám đốc Nên tình phịng kế tốn bỏ qua việc phê duyệt cấp tạo bảng lương khống cho nhân viên nghỉ việc để nhận lương DN chia Với doanh nghiệp áp dụng trả lương qua hệ thống ngân hàng tự động xảy trường hợp nhân viên phịng kế tốn đặt lệnh tự động tài khoản mà chưa gỡ bỏ tài khoản nhân viên cũ, dân đến trả lương sai Để giải việc cơng ty cần bố trí nhân chun trách việc riêng để thường xuyên cập nhật danh sách nhân viên hệ thống trả lương qua tài khoản, đồng thời cần có người tạo lệnh 13 duyệt lệnh riêng biệt để tránh nhầm lẫn kiểm tra lệnh chuyển tiền trước tiền Câu 3: Dưới thủ tục kiểm soát tiền lương áp dụng cơng ty Hà Nam: việc tính lương phải trả cho nhân viên Minh kế tốn tiền lương phụ trách dựa phần mềm máy tính Chương trình tính lương bảo vệ nghiêm ngặt, có Minh quyền truy cập để sửa chữa điều chỉnh thơng tin hay xóa tên nhân viên khơng cịn làm việc Hàng tuần, Minh dựa bảng chấm công phận sử dụng lao động chuyển đến để tính lương cho nhân viên Dựa bảng tính lương, Minh lập séc để chi trả tiền lương cho nhân viên qua ngân hàng Các séc chuyển giao cho kế tốn trưởng Hiền kiểm tra Cơ Hiền đối chiếu tổng tiền lương bảng tính lương với số tiền lương séc, sau chuyển cho chuyển cho giám đốc ký séc để trả lương Yêu cầu: a Hãy cho biết khiếm khuyết kiểm soát nội sai phạm xảy tình Hiện cô Minh phải kiêm nhiệm nhiều việc lúc, cô vừa kế tốn tiền lương, vừa tính lương Mọi việc làm phần mềm, quyền truy cập để sửa, điều chỉnh thông tin hay xóa tên nhân viên khơng cịn làm việc Việc để Minh làm dẫn đến sai xót việc sửa thơng tin, xóa nhân viên Cơ khơng xóa nhân viên nghỉ việc, thay đổi mức lương phần mềm để cấu kết với nhân viên chiếm dụng phần lương khống sửa phần mềm Bảng chấm phận sử dụng lao động chuyển đến không đề cập đến ký xác nhận từ người quản lý, mà chấm công chuyển lên cô Minh làm bảng lương, điều dẫn đến bảng chấm công khơng xác Cơ Minh vừa lập bảng tính lương làm việc lập séc để trả tiền cho nhân viên, bảng lương không phê duyệt kiểm soát trước lập séc, đồng thời phiếu tính lương khơng gửi mail cho nhân viên xem trước xác nhận qua mail Như dẫn đến tính nhầm, tính thiếu việc nhân viên phát sau lương chuyển tài khoản Nếu có sai sót lúc NLĐ phát báo cáo, phải làm lương lại bổ sung sau làm nhiều thời gian tạo tâm lý không minh bạch trước trả lương với nhân viên Cơ Hiền kế tốn trưởng đối chiếu tổng tiền lương bảng tính lương số tiền séc khơng phát vấn đề rủi ro bảng tính lương b Đề xuất thủ tục kiểm soát cần thiết để hạn chế khiếm khuyết Việc truy cập để sửa thơng tin, xóa nhân viên cần có kiểm tra rà sốt người khác để cô Minh làm việc Có thể giao trách nhiệm cho Hiền kiểm sốt liệu phần mềm Hoặc tuyển thêm nhân viên phụ trách việc sửa thơng tin, xóa liệu phần mềm tính lương riêng Bảng chấm công trước gửi cho Minh cần có ký xác nhận phê duyệt 14 quản lý phụ trách phận sử dụng lao động Sau cô Minh lập bảng lương xong cần phải gửi cho cấp phê duyệt kiểm soát trước, phiếu lương nhân viên phải gửi mail cho nhân viên, có xác nhận mail nhân viên để đảm bảo không xảy sai sót Cơ Hiền cần xem chi tiết bảng tính lương để phát nhầm lẫn lương không kiểm tra tổng Sau cô Hiền xem chi tiết ký nháy chịu trách nhiệm vào bảng lương chuyển trình lãnh đạo ký séc Câu 4: Dưới thủ tục kiểm sốt chu trình mua hàng áp dụng nhà hàng Ngọc Minh: Khi hàng tồn kho kho thấp định mức dự trữ thiết lập, thủ kho báo cho nhân viên mua hàng để đặt mua, nhân viên mua hàng danh sách nhà cung cấp duyệt để đặt hàng Khi hàng về, nhân viên mua hàng kiểm tra hàng, nhận hàng, giao hàng cho thủ kho Các hóa đơn nhà cung cấp gửi đến chuyển trực tiếp cho nhân viên mua hàng Sau đó, nhân viên mua hàng chuyển tồn hồ sơ mua hàng cho kế toán mua hàng Hồ sơ bao gồm: đơn đặt hàng, bảng kê nhận hàng, hóa mua hàng Trước ghi chép vào sổ, kế toán tiến hành đối chiếu số lượng hàng mua đơn giá, chất lượng, chứng từ có liên quan Đến thời hạn tốn kế toán mua hàng lập đề nghị chi tiền chuyển kế toán trưởng xét duyệt Kế toán trưởng lập séc chuyển giám đốc ký để toán cho nhà cung cấp Yêu cầu: a Hãy cho biết khiếm khuyết kiểm soát nội sai phạm xảy tình Khi hàng tồn kho kho thấp định mức dự trữ thiết lập, thủ kho báo cho nhân viên mua hàng để đặt mua Hiện không thấy đề cập đến việc kiểm kho lập biên cụ thể kiểm tra kho, không nắm chi tiết mặt hàng tồn kho Và tỉ lệ định mức tồn kho mặt hàng Thủ kho không lập phiếu đề nghị mua hàng chi tiết mặt hàng, số lượng, chủng loại dẫn đến có mặt hàng mua thừa, có mặt hàng mua thiếu so với quy định định mức dự trữ hàng tồn kho nhà hàng Nhân viên mua hàng vào danh sách nhà cung cấp duyệt để đặt hàng Như đơn đặt hàng không quản lý xem trước ký duyệt trước đặt hàng Điều dẫn tới việc số mặt hàng bị tăng không cập nhật báo giá trước lập đơn hàng, nhân viên thông đồng với nhà cung cấp đưa kê khống giá, ăn phần trăm, khơng có mặt hàng chủng loại với hàng tồn kho có sẵn mua, khơng có so sánh giá thị trường dẫn đến mua giá cao Khi nhận hàng, có nhân viên mua hàng kiểm tra, khơng có tham gia thủ kho nhân viên kỹ thuật chuyên trách, xảy rủi ro chất lượng hàng hóa, người mua hàng nhận hàng chất lượng Đồng thời tình không đề 15 cập đến việc lập biên giao nhận, việc dẫn đến nhập hàng khơng đủ số lượng, hóa đơn thành tốn viết đủ để tốn Hóa đơn mua hàng gửi trực tiếp cho nhân viên mua hàng, xảy trường hợp hóa đơn giá trị gia tăng có gia đoạn điều chỉnh thuế VAT, việc không thuộc nghiệp vụ nhân viên mua hàng bị nhầm lẫn phần thuế sai sót khiến cho hóa đơn phát hành phải lập biên điều chỉnh hủy viết lại hóa đơn Kế tốn mua hàng lập đề nghị toán dẫn đến rủi ro khơng nắm tình trạng hàng hóa nhận bàn giao vấn đề phát sinh mặt hàng, phát sinh điều khoản toán với nhà cung cấp mà thường trao đổi trực tiếp với người phụ trách mua hàng b Đề xuất thủ tục kiểm sốt cần thiết để hạn chế khiếm khuyết Trước đề xuất mua hàng cần có bước kiểm kê kho, lập biên kiểm kho, ghi chi tiết mặt hàng, số lượng, tình trạng hàng tồn kho, người phụ trách quản lý kho phải ký xác nhận vào biên Nhân viên phải lập phiếu đề nghị mua hàng, yêu cầu người đề nghị ghi rõ thơng tin, chủng loại hàng hóa Phiếu cần phê duyệt cấp quản lý kho để hạn chế rủi ro sai sót mua khơng chủng loại, mua thừa so với định mức tồn khô mà nhà hàng quy định Nhân viên mua hàng phải lấy bảng báo giá từ nhà cung cấp, tìm hiểu giá thị trường để có so sánh giá qua có đề xuất có chênh lệch giá cho cấp trước tiến hành làm đơn đặt hàng Với số nhà hàng có nhà cung cấp cố định, ký hợp đồng nguyên tắc năm/ lần Do nhân viên tuân thủ điều khoản hợp đồng nguyên tắc, lập đơn đặt hàng phải có phê duyệt cấp trên, để quản lý nắm tình hình mua hàng thực tế thực thực tế hai bên có điều chỉnh phù hợp với điều kiện giai đoạn khác thay đổi theo thời giá thị trưởng Thành lập Ban kiểm tra hàng hóa nhận hàng, gồm nhân viên mua hàng, thủ kho, nhân viên kỹ thuật để xác nhận chất lượng, số lượng hàng hóa nhận Hoặc khơng có ban kiểm tra phải có người phụ trách riêng gộp chung người hàng nhận hàng trực tiếp Hóa đơn trước phát hành cần phải gửi cho người mua hàng, người mua hàng phải gửi cho phận kế toán check trước thông tin, số liệu, thuế (mặt hàng thực phẩm cho nhà hàng có mặt hàng thuế 0%, thuế 5%, thuế 10%) Sau check xong phận xác nhận để bên nhà cung cấp phát hành hóa đơn hồn thiện hồ sơ tốn 16 Việc đề nghị toán nhân viên mua hàng lập đề nghị, đơn đặt hàng, biên nghiệm thu hàng hóa, phát sinh trình nhận hành thực tế, trình cấp quản lý phê duyệt chuyển sang kế toán toán 17 ... Hoạt động kiểm soát giai đoạn ghi sổ kế toán lập báo cáo kế toán Căn vào chứng từ kiểm tra phê duyệt, kế toán tiến hành ghi chép nghiệp vụ mua hàng toán hệ thống sổ kế toán Các hoạt động kiểm soát. .. lý tìm biến động bất thường cần điều tra nguyên nhân cần Chẳng hạn, mùa thấp điểm mà số làm thêm tồn tăng mùa cao điểm Hoạt động kiểm soát khâu tính lương khoản phả trả người lao động Thứ nhất,... người lao động báo cáo công việc cho người hoạt động máy DN Nhờ ứng viên nhìn thấy tranh tồn cảnh hiểu cơng việc có đóng góp, tác động với DN Thứ tư, doanh nghiệp cần ban hành nội quy lao động chủ