oa - chương 5 kiểm toán hoạt động cung ứng

5 Kiểm toán hoạt động cung ứng Phan Trung Kiên ĐH Kinh tế quốc dân Giáo trình Kiểm tốn hoạt động Nhà xuất ĐH Kinh tế quốc dân 2009 Mục tiêu Chương: Operational Audit  Tìm hiểu đặc điểm hoạt động cung ứng doanh nghiệp  Đặc điểm kiểm soát giai đoạn hoạt động cung ứng  Đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu hoạt động hiệu quản lý Đặc điểm hoạt động cung ứng Operational Audit  Hoạt động cung ứng hoạt động thu mua yếu tố đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh  Nội dung thu mua: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, dịch vụ (sản xuất); mua hàng hố  Cung ứng khơng bao gồm hoạt động mua sắm tài sản cố định hay họat động quản lý, sử dụng lao động  Mỗi loại hình họat động đơn vị ảnh hưởng tới hoạt động cung ứng Đặc điểm hoạt động cung ứng Operational Audit  Mục tiêu hoạt động mua sắm: có yếu tố đầu vào theo yêu cầu, địa điểm cụ thể, vào thời gian xác định, với mức chi phí thấp phù hợp với yêu cầu chất lượng  Mua sắm xem phần quan trọng quản trị vật liệu (MM) MM có trách nhiệm tổ chức, liên quan tới:  Xác định yêu cầu sản xuất  Lập lịch trình cho trình sản xuất  Mua sắm, bảo quản phân phối vật liệu cần thiết Đặc điểm hoạt động cung ứng Operational Audit  Hoạt động cung ứng có vai trò khác đơn vị cụ thể  Trong phần lớn doanh nghiệp, cung ứng có vai trị quan trọng:    Chức cung ứng chức doanh nghiệp Nghiệp vụ mua thường chiếm tỉ trọng lớn tổng chi phí kinh doanh Kết q trình cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp Đặc điểm hoạt động cung ứng Operational Audit  Các giai đoạn hoạt động cung ứng:         Xác định nhu cầu Xét duyệt nhu cầu Tìm kiếm nhà cung cấp Lựa chọn nhà cung cấp Giao đơn đặt hàng Theo dõi đặt hàng Nhận hàng Thanh toán Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng  Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng  Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng  Thứ hai: Quan hệ phận vật tư với phận khác  Thứ ba: Thống quản lí hoạt động cung ứng  Thứ tư: Địa vị pháp lí người phụ trách hoạt động cung ứng  Thứ năm: Vấn đề bất kiêm nhiệm Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng  Thứ nhất: Phân cấp quản lí hoạt động cung ứng:  Xác định mức độ độc lập hay phụ thuộc đơn vị để hình thành mơ hình phân cấp  Trao quyền hạn trách nhiệm cụ thể cung ứng cho loại đơn vị Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Đánh giá tổ chức hoạt động cung ứng  Thứ hai: Quan hệ phận vật tư với phận khác      Các phận trực tiếp tiêu dùng vật tư, dịch vụ từ phận cung ứng Các phận kĩ thuật nghiên cứu Bộ phận tiêu thụ cần có quan hệ chặt chẽ với phận cung ứng trình xác định điều hành hoạt động cung ứng Bộ phận kế toán Hoạt động dự trữ dù tách hoạt động độc lập có quan hệ chặt chẽ với cung ứng Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Đánh giá quản trị tác nghiệp hoạt động cung ứng  Đánh giá theo giai đoạn trình cung ứng  giai đoạn hoạt động cung ứng Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ nhất: Ước tính nhu cầu  Những yếu tố làm xác định nhu cầu  Việc xem xét trình phối – kết hợp cung cấp sử dụng thông tin ước tính từ phương pháp đơn giản  Ước tính nhu cầu cần xem xét khía cạnh pháp lí trách nhiệm, thủ tục xác định nhu cầu Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ hai: Phê chuẩn cung ứng  Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng thường quan tâm nhiều tới địa vị pháp lí người xét duyệt thủ tục pháp lí qua q trình xét duyệt  Về nghiệp vụ, “Xét” “duyệt” gắn kết hai mặt vấn đề cần thực tầm cao với ý nghĩa kết nối nhiều mối liên hệ pham vi rộng Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ ba: Tìm kiếm nhà cung cấp  Giai đoạn sở cho bước lựa chọn nhà cung ứng thức  Kiểm tốn hoạt động chủ yếu tập trung vào trình tự phương pháp tìm kiếm thị trường qua trình lựa chọn nhà cung ứng tiềm Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ tư: lựa chọn nhà cung cấp  Quyết định cụ thể song lại liên quan trực tiếp đến đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu hoạt động hiệu quản lí  Kiểm toán hoạt động cần nghiên cứu tiêu chuẩn phương pháp việc lựa chọn làm để đánh giá hoạt động:   Trước hết: Những tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng bao gồm ba yếu tố số lượng (chi tiết theo chủng loại), chất lượng, giá Tiếp đên, Cần xem xét phương pháp đánh giá nhà cung ứng với yêu cầu lựa chọn nhà cung ứng có hiệu Ba phương pháp sử dụng phân loại, hệ số chuẩn mức chi điều chỉnh Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ năm: Giao đơn đặt hàng  Những thông tin đơn đặt hàng cần chuyển cho phận sử dụng phận dự trữ (nếu có); cho phận thu nhận; cho phận kế toán Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu  Thứ sáu: Theo dõi thực đơn hàng Operational Audit     Bộ phận cung ứng phải thực việc theo dõi nhận hàng để thực thời hạn cung ứng thỏa thuận Phương thức thực hiện: bên mua hay người đại diện bên mua đến thăm sở vật chất bên bán để kiểm tra trình thực hiện; nhân viên cơng ty khác tham gia tư vấn hay xác minh chất lượng kết thực Thủ tục: báo cáo theo dõi thực cung cấp cho nhóm thu mua biết hoạt động chủ yếu có liên quan tới hoạt động mua Kiểm soát khác: người giao nhiệm vụ chịu trách nhiệm theo dõi tiến trình đơn đặt hàng cá nhân quản lý Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ bảy: nhận hàng  Bộ phận nhận hàng phải độc lập, xác định yếu tố có liên quan tới loại hàng nhận với điều kiện;  Thủ tục chủ yếu liên quan tới nhận hàng – thể báo cáo; thực tra độc lập;  Trình tự công việc thực hiện: chứng từ, tài liệu từ hoạt động giao hàng chuyển trực tiếp tới phận toán Đánh giá quản trị nội hoạt động cung ứng quan hệ với đánh giá hiệu quả, hiệu Operational Audit  Thứ tám: Thanh toán  Thanh toán thực tiến hành phận chức riêng biệt;  Điều kiện toán: Đảm bảo khớp số liệu đơn đặt hàng với số liệu nhận hàng; khấu trừ hay điều chỉnh; phê duyệt toán cuối phê chuẩn chi tiền  Thương lượng, điều chỉnh liên quan tới toán: bên mua thực (trong số trường hợp, nhân viên tài tham gia đàm phán giá, yếu tố khác có liên quan tới tốn) Đánh giá hiệu hiệu hoạt động cung ứng Operational Audit  Nhóm I Hoạt động thuộc lĩnh vực sản xuất – kinh doanh  Loại I: Hoạt động thực chức sản xuất  Loại II Hoạt động thương mại dịch vụ khác thực chức mua để bán (T – T’)  Nhóm II Hoạt động thuộc lĩnh vực hành – nghiệp Q&A? Operational Audit  Xác định tiêu chí (nhóm tiêu) sử dụng đánh giá hiệu hiệu hoạt động cung ứng?  Nhóm tiêu chí đánh giá nội dung gì?  Mỗi nhóm tiêu chí, lấy tiêu cụ thể tiêu chuẩn tương ứng để đánh giá? Các nhóm tiêu chí sử dụng đánh giá hiệu hiệu năng?  Nhóm tiêu chí chất lượng: Operational Audit  Chỉ tiêu:   Yêu cầu chất lượng NVL (tiêu chuẩn đánh giá: tiêu chuẩn kỹ thuật loại NVL) Tỷ lệ sản phẩm hỏng từ sản xuất (Định mức sản phẩm hỏng từ sản xuất)  Nhóm tiêu chí giá  Nhóm tiêu chí số lượng thời hạn cung ứng  Nhóm tiêu chí tính động phận cung ứng Số lượng đơn đặt hàng/1 nhân viên - Định mức  Chi phí điện thoại giao dịch khác/1 nhân viên - Định mức  Nhóm tiêu chí thể quan hệ với phận khác nào? Kho, tốn, quĩ, sản xuất,…  Ví dụ: Phát kiểm toán hoạt động cung ứng Operational Audit  Kiểm toán viên kiểm tra qui định tiêu chuẩn, qui cách phát thấy vài vấn đề tiêu chuẩn kỹ thuật Cụ thể kiểm tra phận máy móc mua phát phận với thời hạn sử dụng 20 năm cần thời hạn sử dụng thiết bị năm Operational Audit  Đối với phát kiểm tốn:      Mơ tả phát kiểm toán Đánh giá thực trạng, ảnh hưởng phát kiểm tốn tới hoạt động có liên quan Tìm hiểu ngun nhân thực trạng (phân tích hoạt động kiểm sốt nội có liên quan) Đề xuất giải pháp để sửa chữa, cải thiện hoạt động (hiệu quả, hiệu hiệu lực quản trị) Ý kiến nhà quản lý (bộ phận hoạt động kiểm toán, nhà quản lý cấp trên,…) Kết thúc Chương Operational Audit ...  Cung ứng khơng bao gồm hoạt động mua sắm tài sản cố định hay họat động quản lý, sử dụng lao động  Mỗi loại hình họat động đơn vị ảnh hưởng tới hoạt động cung ứng Đặc điểm hoạt động cung ứng. . .5 Mục tiêu Chương: Operational Audit  Tìm hiểu đặc điểm hoạt động cung ứng doanh nghiệp  Đặc điểm kiểm soát giai đoạn hoạt động cung ứng  Đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ, hiệu hoạt động. .. Đặc điểm hoạt động cung ứng Operational Audit  Hoạt động cung ứng có vai trò khác đơn vị cụ thể  Trong phần lớn doanh nghiệp, cung ứng có vai trị quan trọng:    Chức cung ứng chức doanh nghiệp