oa - chương 8 kiểm toán hoạt động thu - chi - thanh toán

các khoản phải thu tiếp Đánh giá tính tuân thủ trong thu tiền: hồi nợ phải thu; bộ hệ thống có liên quan đối với việc tuân thủ các chính sách và những thủ tục đã được thiết lập trong qu

8 Kiểm toán hoạt động thu,

chi và thanh toán

Phan Trung Kiên

ĐH Kinh tế quốc dân

Mục tiêu của Chương

 Bản chất của hoạt động thu, chi và thanh toán

 Đặc điểm kiểm soát trong thu, chi và thanh toán

 Đánh giá hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý

Kiểm toán họat động quản lý ngân quĩ

 Bản chất hoạt động của chức năng ngân quĩ

 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động quản lý ngân quĩ

 Kiểm soát nội bộ trong hoạt động quản lý ngân quĩ

 Đánh giá hiệu quả, hiệu năng trong kiểm toán hoạt động quản lý ngân quĩ

thu về từ các khách hàng – dòng tiền thu về cho đơn vị, tiền có thể được sử dụng để chi trả cho các khoản phải trả người bán

thanh toán (đã được xử lý), chi trả bằng séc thanh toán cho nhà cung cấp,…

ngân hàng của đơn vị

Đặc điểm nghiệp vụ tiền mặt

két của đơn vị

thái giá trị

biệt và sổ hạch toán chi tiết

dần

trực tiếp dưới hình thái giá trị

 Số lượng nghiệp vụ lớn, qui mô khác nhau

 Tiền được bảo quản tập trung

 Ghi chép đối với tiền: thường xuyên, liên tục ở trên NK đặc biệt và sổ hạch toán chi tiết

 Định kỳ, doanh nghiệp thực hiện đối chiếu SD của tài khoản tiền gửi tại DN và SD tài khoản tiền gửi do ngân hàng lập và gửi cho DN (Bảng sao kê tiền gửi)

khoản tiền gửi ở trên sổ kế toán

mặt và tiền gửi trên sổ kế toán

kiểm soát đối với tài khoản tiền gửi và tiền mặt tại két

hàng theo qui mô và nội dung; phát hiện những bất hợp lý tồn tại trong chức năng quản lý đối với tiền

quan tới chức năng ngân quĩ (tiếp)

vì vậy kiểm toán viên hướng tới mục tiêu kiểm tra sự tồn tại và xem xét tiền mặt tại két nên được dự trữ tại đây như thế nào?

kiểm soát đặc thù là cần thiết để giảm thiểu khả năng mất tiền

dụng trong việc sử dụng quĩ tiền, những qui định không thích hợp, cụ thể hoá trách nhiệm giữ tiền của thủ quĩ, kiểm kê định kỳ tiền mặt tại két, kiểm tra bản chỉnh hợp số dư tiền,…

 Tính kinh tế thể hiện trong việc bảo quản tiền mặt ở mức tối thiểu – thực hiện trên cơ sở dự đoán về chi tiêu và giải quyết vấn đề thặng dư hay thâm hụt trong chi tiêu tiền;

 Tính hiệu quả liên quan tới nhiều khía cạnh khác nhau, đặc biệt là khả năng đảm bảo các mục tiêu chi tiêu đồng thời thực hiện các hợp đồng ( tài chính) có liên quan tới dịch vụ do ngân hàng cung cấp.

quĩ với các mục tiêu, tiêu chuẩn đặt ra

liên quan vào thời điểm sớm nhất; tháo gỡ trách nhiệm này phải gắn liền với việc nhận tiền.

vụ đã được cung cấp.

được xem xét sử dụng như là một sự kiểm soát

hợp cho bất cứ trường hợp chuyển giao tiền

Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ chi tiền

 Phân biệt các chức năng chi tiêu khác nhau

 Chi tiêu phải đầy đủ các chứng từ thanh toán

 Sử dụng quĩ tiền chi tiêu lặt vặt

 Sử dụng quĩ tiền tạm ứng

 Kiểm soát dựa vào chữ ký trên séc

 Qui định về người thụ hưởng séc

 Phân biệt giữa nhiệm vụ và trách nhiệm có liên quan tới quản lý tiền

 Thực hiện bảo vệ đối với tiền mặt tại két

 Thực hiện dự trữ tiền mặt ở mức tối thiểu

 Tham gia mua bảo hiểm đầy đủ

 Dự đoán, xác định những khoản phải thu (từ khách hàng) tiềm năng

viên trong chức năng ngân quĩ

động thu chi tiền

8 Quĩ tiền chi tiêu lặt vặt (Petty cash funds)

khách hàng

cái TK phải thu khách hàng hoặc vào báo cáo

chỉnh hợp định kỳ đối với TK phải thu khách hàng và loại bỏ những TK không đúng

TK phải thu khách hàng

Tài khoản TGNH - Kiểm tra biểu chỉnh hợp

số dư tài khoản tiền gửi

vào ngày kiểm toán

quan tới nghiệp vụ trên vào ngày kiểm tra

hoặc kiểm tra các séc này nhằm thể hiện trên BR

khách hàng trên BR để đảm bảo khoản đặt cọc này không bị ghi chép chậm quá mức.

 Chỉ rõ tiêu chí, chỉ tiêu và tiêu chuẩn tương ứng trong đánh giá

Kiểm toán chức năng thu tiền từ

các khoản phải thu

 Mục tiêu quản lý đối với chức năng này:

 Đảm bảo thu đúng, thu đủ các khoản phải thu, giảm thiểu các thiệt hại và đảm bảo duy trì

quan hệ tốt với khách hàng

Quá trình thu tiền

Giai đoạn phát sinh các khoản

phải thu

thu đang tồn tại

khoản phải thu

 Chuyển giao hàng hoá theo hợp đồng và phát hành hoá đơn

 Thanh toán tiền và những vấn đề có liên quan

 Tài khoản phải thu khách hàng không thu được hoặc khách hàng không có khả năng thanh toán

 Ảnh hưởng của hệ thống đặt hàng tối ưu hoá nhằm đạt được tính kinh tế.

 Giai đoạn phát sinh khoản phải thu

 Khoản phải thu đang tồn tại

 Ghi giảm khoản phải thu

tiền từ các khoản phải thu (tiếp)

 Thiết kế các thủ tục đảm bảo ghi nhận doanh thu đúng chuẩn mực;

 Số lượng hàng bán phải được xác định bởi bộ phận không có trách nhiệm ghi chép và xác định tổng số tiền phải thu khách hàng;

 Số tiền bán hàng phải được tính tổng cộng bởi cá nhân trong bộ phận lập hoá đơn;

 Tồn tại mối liên hệ giữa tài khoản phải thu khách hàng

và hoạt động phân tích doanh thu bán hàng.

 Kiểm soát độc lập tài khoản phải thu kể cả tài khoản phải thu cho từng khách hàng cụ thể;

 Ghi chép kịp thời và kiểm soát ngay các khoản chi phí có liên quan;

 Báo cáo đầy đủ và đúng thời hạn về số lượng, qui mô và tình trạng các khoản phải thu khách hàng đang tồn tại;

 Gửi các bản kê khai độc lập và trực tiếp cho khách hàng nhằm thực hiện kiểm tra chéo về số tiền phải thu của họ.

tiền từ các khoản phải thu (tiếp)

 Thu tiền: khách hàng thanh toán cho các khoản nợ đến hạn;

 Trả lại hàng: số tiền bán hàng tương ứng số hàng trả lại

sẽ khấu trừ vào phải thu khách hàng

 Chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán: làm giảm số tiền sẽ thu được từ khách hàng;

 Xoá sổ nợ phải thu không thu được: trong trường hợp khoản phải thu không thu được.

 Kiểm soát đối với thủ thuật “gối đầu – Lapping”

trong quá trình ghi chép nghiệp vụ thu tiền.

hợp công ty không có chính sách tốt để quản lý

khi áp dụng chính sách tín dụng đối với khoản phải thu

 Số tiền có liên quan;

 Thời gian từ khi phát sinh tới thời điểm trả (mong muốn);

 Uy tín, tình hình tài chính và việc thanh toán ở kỳ trước;

 Bản chất của nghiệp vụ bán hàng

Kiểm soát đối với các khoản phải thu khác

quá hạn hoặc nợ phải thu đã xóa sổ.

 Ghi vào sổ ngay các khoản phải thu sau khi phát sinh, với số tiền chính xác;

 Duy trì các thủ tục để kiểm tra định kỳ tình trạng của tất

cả các khoản phải thu này.

thu với điều kiện trả lãi (bán trả góp), nợ quá hạn bị phạt tiền (bồi thường),

tiền từ các khoản phải thu

 Chính sách tín dụng được “mở rộng” hay “thu hẹp” ở các mức độ khác nhau sẽ ảnh hưởng

trực tiếp tới doanh thu - các khoản phải thu phát sinh;

 Các hoạt động và thủ tục nội bộ ảnh hưởng tới mối quan hệ giữa người mua – người bán, gián tiếp ảnh hưởng tới toàn bộ quá trình thu tiền từ các khoản phải thu khách hàng

các khoản phải thu

 Kiểm toán viên cần chú ý tới các nội dung cơ bản sau:

 Đánh giá hiệu lực quản trị nội bộ đối với hoạt động thu tiền từ các khoản phải thu (gồm đánh giá quá trình quá trình kiểm tra; tuân thủ)

 Tính kinh tế và hiệu quả của hoạt động thu tiền

 Hiệu năng quản lý hoạt động thu tiền.

 Đánh giá họat động kiểm tra khoản phải thu:

trình xử lý khoản phải thu khách hàng cũng như

là các khoản phải thu khác

việc cần thiết.

các khoản phải thu (tiếp)

 Đánh giá tính tuân thủ trong thu tiền:

hồi nợ phải thu;

bộ hệ thống có liên quan đối với việc tuân thủ các chính sách và những thủ tục đã được thiết lập trong quan hệ với khoản phải thu khách hàng và quá trình thu tiền từ các khoản phải thu này

 Xác định số dư và kiểm tra quá trình ghi chép

về khoản phải thu khách hàng

 Kiểm tra quá trình phê chuẩn nợ phải thu khách hàng

 Kiểm tra quá trình thu tiền từ các khoản phải thu

 Kiểm tra nợ phải thu không thu được

8 Xác định số dư và kiểm tra quá trình ghi

chép về khoản phải thu khách hàng

động kiểm soát đối với khoản phải thu này (cùng thời gian);

xác định mối liên hệ giữa những ghi chép này với các nghiệp vụ có liên quan ở phần hành khác;

hưởng tới việc thu tiền sau đó, các hành động tiếp theo để thu tiền

từ những khoản phải thu này, chứng từ gốc hoặc các hợp đồng thanh toán,…;

Kiểm tra quá trình phê chuẩn nợ phải thu

tới việc phê chuẩn nợ phải thu ;

phải thu tại một số khách hàng (có tiềm năng);

được phê chuẩn theo đúng các hướng dẫn (đã xây dựng);

ghi chép của những hoá đơn này cùng thời điểm ở trên sổ;

hàng là kết quả đánh giá các báo cáo tài chính của khách hàng và

có xem xét về sự liên hệ giữa số liệu này với số dư tài khoản phải thu trên sổ cái;…

hợp của các chính sách và thủ tục đã áp dụng;

nhà quản lý;

động của bộ phận phê chuẩn nợ;

hệ thống, kiểm toán viên có thể tập trung vào kiểm tra các thủ tục – thể hiện nỗ lực của DN trong việc kiểm soát các khoản phải thu

và hoạt động thu tiền

Kiểm tra khoản phải thu không thu được

 Kiểm toán viên kiểm tra các khoản phải thu nhằm xem xét lý do tiếp tục duy trì kiểm soát

và thực hiện những biện pháp thu tiền từ những khoản phải thu không thu được;

 Kiểm toán viên thực hiện xác nhận về khả năng khoản phải thu không thu được đã được khách hàng thanh toán nhưng đã bị biển thủ.

 Đối với các cửa hàng bán lẻ, kiểm toán viên tập trung kiểm tra việc phân

bổ các hoạt động thanh toán tiền lãi và nợ gốc

 Đối với chiết khấu thương phiếu: Xem xét khoản phải trả không tồn tại của DN đối với tất cả các thương phiếu mà khách hàng không thanh toán đúng hạn;

 Kiểm toán viên kiểm tra sự tồn tại và hoạt động thu tiền từ những khoản phải thu khác của DN;

 Đối với các giấy tờ ghi nợ: Kiểm tra các ghi chép về việc thanh toán trên

“sổ tiền” nhằm đảm bảo các khách hàng không được giảm trừ vượt quá

tỷ lệ chiết khấu thanh toán;

 Đánh giá về việc kiểm soát chức năng thu tiền, đối chiếu với khách hàng dựa vào chính sách tín dụng áp dụng cho khách hàng;

 Kiểm tra lại về khả năng có những sai sót xảy ra trong kết chuyển tài khoản, hành vi sửa chữa; phỏng vấn có được thực hiện hợp lý? Kiểm tra thư điện tử và kết quả phỏng vấn công ty khách hàng

 Đánh giá tính kinh tế và hiệu quả

 Chức năng thu hồi các khoản phải thu là chức năng quan trọng trong hầu hết các công ty;

 Kiểm toán viên sẽ phải nhận thức được mối liên

hệ chặt chẽ giữa việc duy trì ghi chép về khoản phải thu và việc sử dụng chúng trong thực hiện các chính sách tín dụng cũng như là thực hiện chức năng thu tiền từ các khoản phải thu.

các khoản phải thu

 Kiểm toán viên nên xem xét khả năng “đánh đổi” giữa việc sử dụng chính sách tín dụng đối với khách hàng như là một chiến lược marketing và “chi phí” cho việc thu hồi khoản phải thu;

 Xem xét về tính hiệu lực, kiểm toán viên sẽ tìm kiếm một chính sách mang tính “hợp tác” trong chấp nhận nợ phải thu khách hàng và thu tiền từ những khoản nợ phải thu này; tìm kiếm các kết quả đã đạt được mục tiêu hoặc đang đạt tới các mục tiêu của đơn vị

 Minh họa bằng ví dụ để phân biệt 3 nội dung trên trong kiểm toán hoạt động này?

PTK - NEU

42

 Hoạt động mua sắm tạo ra nghĩa vụ phải trả cho người bán

 Một số họat động khác cũng tạo ra nghĩa vụ phải trả của doanh nghiệp

trong qui trình mua sắm

cần có những khoản chi tiêu, chi cho nguyên vật liệu, thiết bị, lương và các loại Phê chuẩn một nghiệp vụ mua sắm;

 Thực hiện đặt hàng đối với hàng hoá, dịch vụ;

khớp đúng giữa các hoá đơn với báo cáo nhận hàng và các đơn đặt hàng;

mua sắm lại thường được thực hiện bởi một người từ đặt hàng, nhận hàng, phân bổ chi phí, đưa ra yêu cầu được phê chuẩn thanh toán, ;

hoạt động nhận hàng – trong đó có giai đoạn thanh toán.

8 Mục tiêu của quá trình kiểm soát qúa trình

thanh toán các khoản phải trả

 Các hoạt động tạo ra các khoản phải trả:

 Công ty phải kiểm soát các khoản phải trả như thế nào?

 Quyết định giá trị pháp lý của các khoản phải trả như thế nào?

 Các hoạt động quản lý các khoản phải trả đang tồn tại, những vấn đề gì gặp phải trên phương diện ghi chép và kiểm soát?

 Các hoạt động chuẩn bị thủ tục cho thanh toán.

 Các khoản phải trả được phát sinh từ các nguồn khác nhau;

 Kiểm soát được thực hiện trong quyền hạn cho phép (đối với mọi trường hợp khác nhau) tập trung vào giới hạn về lọai hình chi tiêu, khối lượng chi tiêu và một số nghĩa vụ nhất định của cá nhân có liên quan;

 Sự uỷ quyền của ban giám đốc sẽ làm tăng thêm quyền hạn trong kiểm soát đối với khoản phải trả;

không?

giấy báo đã nhận được hàng và bản danh mục hàng được tập hợp và kiểm tra sự khớp đúng;

thủ tục giấy tờ nhằm phân biệt các yêu cầu đối với các chủ nợ về các khoản phải được khấu trừ trong thanh toán;

thanh toán;

 Tiến hành tạm ứng trước và thanh toán hoàn ứng sau;

 Phân biệt các hoạt động tài trợ ngắn hạn với dài hạn;

phân biệt hoạt động tài trợ dưới hình thức khác nhau: đi vay – phát hành trái phiếu;

Đánh giá hiệu quả hoạt động thanh

toán các khoản phải trả Đánh giá hiệu năng quản lý của hoạt động thanh toán các khoản phải trả

toán các khoản phải trả (tiếp)

các khoản phải trả:

 Xem xét quá trình phê chuẩn và thanh toán cho các hoá đơn mua hàng - tập trung vào đánh giá sự phù hợp của

hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hoạt động này;

 Xem xét tính đúng đắn của những ghi chép về nghĩa vụ phải trả của công ty (cho những hàng hoá và dịch vụ tương ứng)

 Xem xét tính đúng đắn trong phân bổ các chi phí phí này vào chi phí vốn hoá hay chi phí được bù đắp bởi doanh thu (Capital Expenditure – Revenue Expenditure)

đối với hoạt động thanh toán các khoản phải trả

 Kiểm tra các nghiệp vụ

 Đánh giá hoạt động tại bộ phận thanh toán

 Đánh giá ghi chép nghiệp vụ liên quan

 Đánh giá quá trình chi trả

Kiểm tra các nghiệp vụ

 Kiểm tra sự khớp đúng các nghiệp vụ trên chứng từ có liên quan gồm hoá đơn mua hàng - đơn đặt hàng – báo cáo nhận hàng;

 Thực hiện kiểm tra độc lập quá trình từ phát sinh, quản

lý và thanh toán cho các khoản phải trả nhằm xem xét các nghiệp vụ trong quan hệ với các chính sách của công

ty và những nguyên tắc cơ bản của kiểm soát nội bộ;

hiện kiểm tra trên những chứng từ cụ thể đã được lựa chọn;

kiểm tra ngày, giá, báo cáo nhận hàng, tính chính xác số học,…

bằng cách làm lại các công việc kế toán đã thực hiện;

hàng nhận về (có thực sự hiệu quả, thực sự cần thiết, có thực sự đem lại một phương tiện ngăn chặn khả năng ghi trùng lặp,…)

thông giữa bộ phận này và các bộ phận khác trong công ty không?

hiện) không?

Nếu thực hiện, những sai sót nào đã được tìm thấy?

 Những kiểm soát theo mô hình nào?

 Những hoạt động kiểm soát nào được xây dựng?

 Những hoạt động kiểm soát này đã được thực hiện một cách hiệu quả như thế nào?

 Có phải cấu trúc kiểm soát này đã được áp dụng

và thực sự cần thiết?

 Rủi ro (tính toán được) có thể xảy ra là gì?

Đánh giá việc ghi chép liên quan

toán được ghi vào đúng tài khoản chi phí;

chọn tới một tài khoản phải trả tương ứng trên nhật ký hoặc bảng liệt kê chi tiết tài khoản phải trả;

hoá đơn từ danh mục các nghiệp vụ chi tiết đã được tính vào những tài khoản chi phí liên quan hoặc đã được chuyển vào khoản mục chi phí trên báo cáo, bảng cân đối thử,…;

có liên quan

thanh toán đã được thanh toán cho đúng người hoặc đơn vị đã cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho công ty;

với các chứng từ bổ trợ

soát hàng ngày về giá trị đối với các hoá đơn phục vụ để thực hiện thanh toán

những kiểm tra đối với ghi chép về số dư (trường hợp chưa thanh toán)

Đánh giá quá trình chi trả

(biên bản) nhận được trong kỳ kiểm toán từ phía nhà cung cấp

những kiểm tra tương tự đối với báo cáo (biên bản) đối chiếu nợ phải trả

tra kỹ các báo cáo nhận được từ chủ nợ và đối chiếu với số dư trên

sổ kế toán

trọng