Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực tại các doanh nghiệp phía Nam

Luận Văn: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực tại các doanh nghiệp phía Nam

Lời mở đầu

Doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển nhất định không đợc đánh mấtthời cơ có đợc nguồn nhân lực cần thiết cho tổ chức Khi nguồn nhân lực trongnội bộ không thể thoả mãn đợc nhu cầu phát triển của doanh nghiệp thì phảilấy thêm nhân tài từ bên ngoài Vì vậy mới có khâu tìm kiếm, tuyển chọn và sửdụng nhân tài

Trong hoạt động quản lý hiện nay, việc tuyển chọn nhân lực rất quan trọng

đối với tổ chức bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức có đợcnhững con ngời có khả năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tơnglai, giảm chi phí tuyển chọn lại, giảm chi phí đào tạo Tuy nhiên công táctuyển chọn cha đợc coi trọng lắm Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ chaxây dựng đợc hệ thống tuyển chọn nhân viên một cách khoa học và hợp lý Rấtnhiều cán bộ quản lý thiếu phơng pháp khoa học trong lúc tiến hành tuyểnchọn nhân viên, từ đó dẫn đến phải tiêu tốn rất nhiều thời gian đào tạo sau khituyển dụng hoặc phải giải quyết những vấn đề tồn tại do nhân viên đó gây ra.Nếu nh tất cả các cán bộ quản lý đều nhận thức đợc tầm quan trọng của việctuyển chọn nhân viên, họ sẽ lựa chọn đợc cho doanh nghiệp những nhân viênphù hợp với yêu cầu công việc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc, duy trì đợc

sự phát triển của doanh nghiệp Nhận thức đợc tính cấp thiết của đề tài ta

nghiên cứu: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác tuyển chọn nhân lực tại các doanh nghiệp phía Nam”

Mục đích nghiên cứu đề tài này là hệ thống lý luận về tuyển chọn nhân lực,cho thấy cái nhìn tổng quan về tuyển chọn nhân lực của các doanh nghiệp hiệnnay và đề ra một số giải pháp để giúp tổ chức thực hiện hiệu quả hơn công táctuyển chọn nhân lực Khi nghiên cứu đề tài này ta sử dụng một số phơng phápchủ yếu sau: Phơng pháp phân tích, tổng hợp, so sánh và sử dụng số liệu thốngkê

Phần nội dung

Chơng 1: Cơ sở lý luận của việc tuyển chọn nhân lực

1 Nguồn nhân lực là gì? Tính chất và đặc điểm của nó ra sao? Nó có thể đóng

góp gì cho đời sống kinh tế xã hội của chúng ta và cho doanh nghiệp Đó lànhững vấn đề mà chúng ta cần giải đáp trớc tiên

1.1 Nguồn nhân lực là một nguồn lực sống

Giá trị của con ngời đối với xã hội chủ yếu đợc thể hiện chủ yếu ở nănglực lao động của con ngời Do đó, một con ngời có năng lực nghề nghiệp màdoanh nghiệp cần phải có một cơ thể khỏe mạnh, có tinh thần chủ động làmviệc và ý thức sáng tạo cái mới, có khả năng thích ứng với môi trờng tổ chức

và văn hoá của doanh nghiệp chính là nguồn lực quan trọng nhất của doanhnghiệp

Trớc hết, sự phát triển của doanh nghiệp là dựa vào sự phát triển năng lựcchuyên môn của công nhân viên và ngợc lại Nhng khi chúng ta coi trọng nănglực chuyên môn của con ngời thì trớc hết thì phải con trọng con ngời Doanhnghiệp thông qua công tác tuyển dụng, đào tạo, khai thác, thực hiện các côngtác điều chỉnh, khích lệ chính là để cổ vũ công nhân viên không ngừng nângcao năng lực chuyên môn và sử dụng năng lực chuyên môn đó để làm việc chodoanh nghiệp Nếu không, doanh nghiệp sẽ không thể thích ứng với môi trờngcạnh tranh ngày càng gay gắt

Hai là, muốn có năng lực lao động thì con ngời phải có một cơ thể khỏemạnh Nhiều doanh nghiệp và nhiều nhà quản lý chỉ quan tâm đến việc khaithấc năng lực của lao động mà không quan tâm đến sức khỏe của họ Điều đó

sẽ khiến cho sức khoẻ của họ sẽ sớm bị suy thoái

Ba là, nguồn nhân lực là một nguồn có ý thức, có quan niệm giá trị Đó là

sự khác nhau giữa nguồn nhân lực với các nguồn lực khác Khi một con ngờinào đó tự nguyện làm việc, anh ta sẽ làm việc với tinh thần chủ động Anh ta

sẽ khắc phục khó khăn, hoàn thành công việc một cách sáng tạo và cảm thấyhạnh phúc Ngợc lại, nếu một ngời nào đó làm việc một cách miễn cỡng thì

anh ta sẽ tỏ ra uể oải ngay từ đầu Từ đó có thể thấy rằng, làm thế nào để độngviên tích cực công nhân viên, tăng cờng sự động viên, tăng cờng sự đồng cảmcủa họ đối với doanh nghiệp khiến họ có thái độ công tác tốt là một nhiệm vụ

có ý nghĩa sâu xa trong công tác quản lý nguồn nhân lực

Bốn là, mỗi ngời đều trởng thành trong một doanh nghiệp nhất định nêntrong họ đều mang một tầm quán sinh hoạt, tâm lý, phẩm chất riêng hìnhthành trong quá trình trởng thành của mỗi ngời Doanh nghiệp là một tổ chức

có mục đích nhất định và do nhiều cá nhân hợp thành Để thực hiện mục đíchcủa tổ chức, doanh nghiệp cần xây dựng một quan niệm giá trị thống nhất, xâydựng những tập quán riêng của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp không cóchính sách để dẫn dắt mọi ngời bằng những biện pháp thích hợp thì khó có thểxây dựng đợc một nền văn hoá của doanh nghiệp có lợi cho sự thành côngtrong kinh doanh

1.2 Nguồn nhân lực là nhân tố chủ yếu tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp

Nếu chúng ta phân tích giá trị của một hàng hoá nào đó thì sẽ phát hiện rarằng nó đợc cấu thành từ hai bộ phận chủ yếu có tính chất khác nhau Bộ phậnthứ nhất là giá trị chuyển dịch Bộ phận thứ hai là giá trị gia tăng Giá trịchuyển dịch là những yếu tố sản xuất mà chúng ta mua về trong quá trình tạonên sản phẩm nh vật liệu, năng lợng …Trong quá trình tạo thành giá trị hàngTrong quá trình tạo thành giá trị hànghoá, giá trị những yếu tố này không tăng thêm mà chỉ chuyển hoá giá trị vốn

có của nó vào sản phẩm mới Do đó, bộ phận này không tạo ra lợi nhuận

Nh-ng ý Nh-nghĩa của phần giá trị gia tăNh-ng đối với doanh Nh-nghiệp lại hoàn toàn khác

Đó là bộ phận chênh lệch giữa giá trị của hàng hoá với giá trị chuyển dịch.Phần chuyển dịch này cơ bản là do lao động sáng tạo Đó chính là nguồn gốclợi nhuận của doanh nghiệp Giá trị gia tăng của doanh nghiệp càng cao thì lợinhuận của doanh nghiệp càng lớn mà muốn có giá trị gia tăng lớn thì phải dựavào chất lợng và kết quả nguồn nhân lực

1.3 Nguồn nhân lực là nguồn lực mang tính chiến lợc.

Việc quản lý nguồn nhân lực có liên quan đến sự tồn tại và phát triển bềnvững của doanh nghiệp Cùng với sự hình thành của kinh tế tri thức, sự pháttriển về kinh tế xã hội đã khiến cho vai trò của nguồn tài lực, vật lực, thể lựccủa ngời lao động bị suy giảm so với thời kỳ công nghiệp hoá và vai trò, trithức của ngời lao động tăng lên Do đó, nguồn nhân lực, đặc biệt là nguồnnhân lực có hiểu biết, tri thức khoa học kỹ thuật cao càng trở thành nguồnnhân lực quan trọng nhất, có ý nghĩa chiến lợc trong xã hộ ngày nay Chính vì

thế chúng ta phải đánh giá đúng thời đại kinh tế tri thức, nhìn thẳng vào tơnglai của doanh nghiệp để xem xét lại mô thức quản lý nguồn nhân lực, tính khoahọc và tính hợp lý của chính sách quản lý nguồn nhân lực.

1.4 Nguồn nhân lực là một nguồn vô tận.

Xã hội không ngừng tiến lên, doanh nghiệp không ngừng phát triển vànguồn lực con ngời là vô tận Hơn nữa, chu trình sáng tạo cái mới thông qualao động trí óc sẽ ngày càng ngắn Sự phát triển của tri thức là vô hạn và việckhai thác nguồn nhân lực cũng vô hạn Nhng chúng ta không nên quá lạmdụng vào nguồn “tài nguyên” vô tận đó Chúng ta thờng đơn giản nghĩ rằngkhi chúng ta thiếu nhân sự thì chúng ta cứ đăng báo tìm ngời Thậm chí nhiềukhi chúng ta chỉ tạm thời thiếu nhân lực trong một thời gian rất ngắn, chúng tavẫn cứ tuyển mộ thêm ngời Hậu quả là tổ chức đó cứ phình lên và làm ănthiếu hiệu quả

Thực sự tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trớc đó nhàquản trị phải phân tách công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách

cụ thể

2 Tuyển mộ

2.1 Khái niệm, tầm quan trọng của tuyển mộ nhân lực

Tuyển mộ là quá trình thu hút những ngời xin việc có trình độ từ lực lợnglao động xã hội và lực lợng bên trong tổ chức Mọi tổ chức phải có đầy đủ khảnăng để thu hút đủ số lợng và chất lợng lao động để nhằm đạt đợc các mụctiêu của mình Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả quá trìnhtuyển chọn Trong thực tế sẽ có ngời lao động có trình độ cao nhng họ không

đợc tuyển chọn vì họ không biết thông tin tuyển mộ, hoặc họ không có cơ hộinộp đơn xin việc Chất lợng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt đợc nh yêucầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu nh số lợng ngời nộp đơn xin việc bằnghoặc ít hơn số nhu cầu tuyển chọn Công tác tuyển mộ có ảnh hởng lớn đếnchất lợng nguồn nhân lực trong tổ chức Tuyển mộ không chỉ ảnh hởng tới việctuyển chọn, mà còn ảnh hởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhânlực nh : Đánh giá tình hình thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo vàphát triển nguồn nhân lực, các mối quan hệ lao động…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

2.2 Các nguồn và phơng pháp tuyển mộ nhân lực

Khi có nhu cầu tuyển ngời, các tổ chức có thể tuyển mộ từ lực lợng lao

động ở bên trong tổ chức cũng nh từ thị trờng lao động ở bên ngoài Nguồn lao

động bên trong thờng đợc u tiên hơn Tuy nhiên trong nhiều trờng hợp tuyển

mộ từ các nguồn bên ngoài có ý nghĩa hơn

2.2.1 Các phơng pháp tuyển mộ đối với nguồn tuyển mộ từ bên trong tổ chức

 Phơng pháp thu hút thông qua bảng thông báo tuyển mộ, đây là bảnthông báo về các vị trí công việc cần tuyển ngời Bản thông báo này đợc gửi

đến tất cả các nhân viên trong tổ chức Thông báo này bao gồm các thông tin

về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về trình độ cần tuyển mộ

 Phơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viêntrong tổ chức Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện đợc những ng-

ời có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể và nhanh

 Phơng pháp thu hút căn cứ vào các thông tin trong:” Danh mục các kỹnăng”, mà các tổ chức thờng lập về từng cá nhân ngời lao động, lu trữ trongphần mềm nhân sự của các tổ chức Trong bảng này thờng các thông tin nh:Các kỹ năng hiện có, trình độ giáo dục đào tạo, quá trình làm việc đã trải qua,kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhânngời lao động cần tuyển mộ

2.2.2 Các phơng pháp tuyển mộ đối với nguồn tuyển mộ từ bên ngoài tổ chức

 Phơng pháp thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ công chức trong

tổ chức Nh ta đã nói, qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện đợcnhững ngời có năng lực phù hợp với yêu cầu của công việc, một cách cụ thể vànhanh

 Phơng pháp thu hút tuyển mộ thông qua quảng cáo trên phơng tiệntruyền thông nh: Trên các kênh của đài truyền hình, đài phát thanh, trên cácbáo, tạp chí và các ấn phẩm khác Nội dung quảng cáo tuỳ thuộc vào số lợngcũng nh chất lợng lao động cần tuyển mộ và tính chất công việc mà có thể tậptrung thành chiến dịch quảng cáo với sự kết hợp của nhiều phơng tiện khácnhau hay quảng cáo riêng biệt Đối với phơng pháp thu hút này nên chú ý nộidung quảng cáo để ngời xin việc khẩn trơng liên lạc với cơ quan tuyển mộ

 Phơng pháp thu hút các ứng viên thông qua các trung tâm môi giới vàgiới thiệu việc làm Đây là phơng pháp thu hút đang áp dụng phổ biến ở nớc tanhất là đối với các doanh nghiệp hay tổ chức không có bộ phận chuyên trách

về Quản trị nhân lực Các trung tâm này thờng đợc đặt trong các trờng đại học,

cao đẳng, trung học chuyên nghiệp và các tổ chức quần chúng cũng nh các cơquan quản lý lao động ở địa phơng và Trung ơng.

 Phơng pháp thu hút các ứng viên thong qua các hội chợ việc làm Đây làphơng pháp mới đang đợc nhiều tổ chức áp dụng Phơng pháp thu hút này chophép các ứng viên đợc tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng, mở ra khảnăng lựa chọn rộng hơn với qui mô lớn hơn Cùng một thời điểm các ứng viên

và nhà tuyển dụng sẽ nhận đợc nhiều thông tin hơn, tạo ra những căn cứ xác

đáng hơn để đi tới quyết định đúng nhất cho các ứng viên và nhà tuyển dụng

 Phơng pháp thu hút các ứng viên thông qua việc cử cán bộ của phòngnhân sự tới tuyển mộ tại các trờng đại học, cao đẳng, dạy nghề

2.3.Đánh giá qúa trình tuyển mộ

Sau một quá trình tuyển mộ thì các tổ chức cần phải đánh giá các quátrình tuyển mộ của mình để hoàn thiện công tác này ngày càng tốt hơn Trongqúa trình đánh giá thì cần chú ý tới nội dung và các chi phí tuyển mộ

 Tỷ lệ sàng lọc có hợp lý hay không ? Đây là vấn đề có ý nghĩa lớn

đến chi phí tài chính, chúng ta có thể giảm tỷ lệ này xuống ở một mức độ chophép, song không ảnh hởng tới chất lợng ngời đợc chấp nhận

 Đánh giá hiệu quả của các quảng cáo tuyển mộ đánh giá hiệu quảcủa tuyển mộ với mục tiêu của tổ chức

 Sự đảm bảo công bằng của tất cả các cơ hội xin việc

 Các thông tin thu nhập đợc, đã đảm bảo đủ mức tin cậy cho việc xéttuyển cha

 Các tiêu chuẩn dùng để loại bỏ những ngời xin việc đã hợp lý cha,

đã bao quát hết đợc các trờng hợp phải loại bỏ cha

 Chi phí tài chính cho quá trình tuyển mộ

Công tác tuyển mộ là nền tảng cho công tác tuyển chọn nhân lực Suy chocùng một công ty thành công hay không chung qui cũng do chính sách “dùngngời”, trong giai đoạn tuyển chọn ngời đúng khả năng vào làm việc là giai

đoạn tiên khởi hết sức quan trọng Tuyển chọn nhân viên là hoạt động quantrọng trong quản trị Một công ty dù có một khối lợng tài sản lớn, máy mócthiết bị hiện đại, ban giám đốc đề ra các chiến lợc cạnh tranh năng động, nhngcác thành viên trong công ty lại đợc bố trí vào những công việc không phù hợpvới khả năng, năng khiếu, kiến thức và chuyên môn của họ, chắc chắn công ty

đó sẽ thất bại

Ông cha ta đã từng nêu lên triết lý: “Thiên thời, địa lợi, nhân hoà” Nhng

“hiên thời không bằng địa lợi, địa lợi không bằng nhân hoà” Muốn cho yếu tố

“nhân” ở đây đợc “hoà” thì ta phải biết “thuật chọn ngời” và “thuật dùng ời” Tuyển chọn ngời có khả năng và bố trí họ vào chức vụ hoặc công việcthích hợp với họ là tiền đề cơ bản của “ thuật dùng ngời” Kế hoạch này kếthợp với chính sách tiền lơng, động viên và thăng thởng sẽ làm cho năng suấtlao động cao, giá thành hạ, tinh thần công nhân đợc nâng cao, và là động lực

ng-để phát triển công ty

3 Tuyển chọn nhân lực – Một trong những nhân tố quyết định sự thành Một trong những nhân tố quyết định sự thành công của tổ chức

3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của tuyển chọn

Quá trình tuyển chọn là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khíacạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu công việc, để tìm đợc những ngời phù hợpvới yêu cầu đặt ra trong những ngời đã thu hút đợc trong quá trình tuyển mộ.Cơ sở của tuyển chọn là các yêu cầu của công việc đã đợc đề ra theo bản mô tảcông việc và bản yêu cầu đối với ngời thực hiện công việc Quá trình tuyểnchọn phải đáp ứng các yêu cầu dới đây:

 Tuyển chọn phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạchnguồn nhân lực

 Tuyển chọn đợc những ngời có trình độ chuyên môn cần thiết cho côngviệc để đạt tới năng suất lao động cao, hiệu quả công tác tốt

 Tuyển dụng đợc những ngời có kỷ luật, trung thực, gắn bó với công việcvới tổ chức

Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp các nhà Quản trịnhân lực đa ra đợc các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất Quyết

định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lợc kinh doanh và đốivới tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho có đợc những con ngời

có kỹ năng phù hợp với sự phát triển tổ chức trong tơng lai Tuyển chọn tốtcũng giúp cho tổ chức giảm đợc các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lạicũng nh tránh đợc các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc.Quá trình tuyển chọn bị ảnh hởng bởi rất nhiều yếu tố của môi trờng

 Môi trờng bên trong: Để có đợc một kết quả tuyển chọn tốt khôngnhững nghiệp vụ này đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn một cách khoahọc mà còn tuỳ thuộc vào chính sách tuyển dụng nhân viên của công ty Phẩmchất của nhân viên luôn luôn là yếu tố quang trọng Nhng đôi khi yéu tố này đ-

ợc xem nhẹ bớt đi vì điều kiện thời gian và tài chính không cho phép thực hiệnmột cách có qui mô Nếu tuyển mộ nhân viên là một quá trình quan trọng vàtốn kém thì việc tuyển lựa nhân viên còn quan trọng và tốn kém hơn rất nhiềuvì nó đòi hỏi phải có nhiều thời gian, sức lực, trình độ và khả năng tài chính.Tuyển chọn là lựa chọn những ngời phù hợp với tính chất của từng loại côngviệc Những ngời bị loại không có nghĩa là những ngời xấu, không sử dụng đ-

ợc mà bởi vì họ không thích hợp với tính chất công việc mà ta cần Khả năngcon ngời chỉ phát huy mạnh nếu bố trí họ vào làm những công việc thích hợp Việc tuyển chọn còn bị ảnh hởng bởi bầu không khí văn hoá của công

ty Nếu một công ty có bầu không khí năng động, chắc chắn các cấp quản trị

sẽ tuyển chọn những ngời có đầu óc thông minh, có tham vọng và nhất là năng

động và có sáng kiến

Việc tuyển chọn còn bị ảnh hởng bởi phản ứng của công đoàn Chắcchắn công đoàn sẽ phản ứng nếu cấp quản trị tuyển chọn không bình đẳng,phân biệt đối xử…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

 Môi trờng bên ngoài : Đó là các yếu tố khung cảnh kinh tế, dân số, lựclợng lao động, luật lệ của nhà nớc, văn hoá- xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoahọc kỹ thuật, khách hàng và chính quyền đoàn thể Để công tác tuyển chọn cókết quả cao ngoài việc xem xét các yếu tố thuộc về môi trờng thì cần có các b-

ớc tuyển chọn phù hợp, các phơng pháp thu thập thông tin chính xác và đánhgiá thông tin một cách khoa học

Quá trình tuyển chọn gồm các bớc nh sau:

Bớc 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ

Đây là bớc đầu tiên trong quá trình tuyển chọn, là buổi gặp gỡ đầu tiêngiữa các nhà tuyển chọn với các ứng viên Bớc này nhằm xác lập mối quan hệgiữa ngời xin việc và ngời sử dụng lao động, đồng thời bớc này cũng xác định

đợc những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay

không để từ đó ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đóhay không

Thi vấn đáp là một phơng pháp thi mà thí sinh phải ngồi trớc mặt bangiám khảo, căn cứ vào yêu cầu đặc biệt do ban giám khảo đề ra, dùng lời nói

để trả lời câu hỏi Ban giám khảo căn cứ vào biểu hiện của thí sinh trong cuộcthi vấn đáp để quan sát, phân tích mức độ chính xác trong câu trả lời và phơngthức hành vi mà họ biểu hiện ra ngoài, sau khi suy đoán hoàn cảnh làm nảysinh phơng thức hành vi nào đó sẽ tiến hành đánh giá tổng hợp đối với thí sinh.Cuộc thi vấn đáp có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn nhân viên:

- Tạo cơ hội cho bộ phận sử dụng nhân viên của doanh nghiệp quan sátthí sinh

- Thông qua thi vấn đáp hiểu đợc kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng

đầu tiên là họ cha đáp ứng đợc các yêu cầu về giáo dục, đào tạo, kinh nghiệmcần thiết để thực hiện công việc nh không có các kỹ năng nh đã thông báo, tráinghề, không đầy đủ các văn bằng, chứng chỉ, kết qủa phỏng vấn cho thấy quáyếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp cha đạt yêu cầu

Bớc 2: Sàng lọc qua đơn xin việc

Bớc này yêu cầu các ứng viên điền vào mẫu đơn do công ty soạn thảo Sau

đó cấp quản trị đánh giá xem xét ứng viên phù hợp với nhu cầu của công tyhay ko? Đây là mẫu đơn rất chi tiết Mẫu đơn càng thiết kế khoa học bao nhiêuthì công ty càng tiết kiệm thời gian lựa chọn ứng viên bấy nhiêu Thông tinchi tiết trong mẫu đơn này thay đổi theo từng công ty và tuỳ theo loại hìnhkinh doanh Các mẫu đơn xin việc đợc thiết kế khoa học và hợp lý có thể đợccoi là một công cụ quan trọng để tuyển chọn một cách chính xác ngời xin việc

Đơn xin việc có thể giúp dự đoán một cách hiệu quả về kiến thức cơ bản, kiếnthức chuyên môn cũng nh kiến thức ở phơng diện khác nh khả năng phân tích,tổng hợp, khả năng diễn đạt câu chữ, đồng thời phần nào hiểu đợc đặc điểmtâm lý cá nhân, các kỳ vọng và ớc muốn Đơn xin việc là cơ sở cho các phơngpháp tuyển chọn khác nhau nh phơng pháp phỏng vấn Đơn xin việc cung cấptên, nơi làm việc, các hồ sơ nhân sự khác

Khi thiết kế các mẫu đơn xin việc ta nên cân nhắc kỹ lỡng các thông tincần thiết phải có, nội dung các thông tin cần thu thập phải đảm bảo đợc tínhtoàn diện, tính chính xác và làm cho ngời xin việc trả lời đúng các yêu cầu đề

ra Ta có thể phân tích kỹ xem ứng viên nào đạt đợc mức độ chuyên môn hay

kỹ năng, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác, giới tính, tình trạng gia đình, tìnhtrạng nghĩa vụ quân sự và hạnh kiểm Đơng sự phải đính kèm các giấy tờ liên

hệ đến chi tiết trên đây

Đơn xin việc phải trình bày sạch sẽ, rõ ràng, có logic Chỉ nên áp dụng đểtuyển chọn các nhân viên hành chính hoặc nghiệp vụ nghiên cứu Đối với côngnhân cơ khí hoặc tạo vụ khác nhiều khi kết quả ngợc lại Nhiều ngời thợ giỏinhng khi viết văn lại chẳng ra gì Cũng có ngời nói rất hùng biện nhng viết vănlại không hay nếu không nói là dở

Đơn xin việc cũng có những hạn chế nhất định Đơn xin việc là thủ tụckhách quan nó không thể thay thế cho việc gặp gỡ trực tiếp giữa ngời xin việcvới ngời đại diện cho công ty, mặt khác đơn xin việc chỉ đòi hỏi đợc một sốhạn chế các vấn đề do vậy nó mất đi tính đa dạng và phong phú của quá trìnhlàm việc, kinh nghiệm của ngời xin việc, họ không thể lý giải đợc kỹ lỡngnhững vấn đề mà họ đã làm trong quá khứ Trong đơn xin việc, ngời xin việcchỉ luôn nói tốt về mình, có lợi cho bản thân họ…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

Tuy nhiên phơng pháp này cũng có rất nhiêu u điểm đó là không mất nhiềuthời gian, hiệu suất cao, cùng một lúc đánh giá đợc nhiều ngời, có độ tin cậy

và hiệu quả cao trong việc sát hạch kiến thức, kỹ thuật và khả năng của thísinh, kết quả đánh giá cũng tơng đối khách quan, vì vậy cho đến nay đơn xinviệc vẫn là phơng pháp lựa chọn nhân tài thông thờng nhất trong doanh nghiệp

Bớc 3: Trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn

 Trắc nghiệm nhân sự là một phơng pháp khoa học thông qua một loạtcác biện pháp để đánh giá sự khác nhau giữa các thí sinh về trình độ trí lực vàcá tính Hiện nay trắc nghiệm tâm lý đã dần dần trở thành một kỹ thuật rấtquan trọng trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên của các doanh nghiệp

hiện đại Rất nhiều doanh nghiệp không chỉ ứng dụng biện pháp trắc nghiệmtâm lý để lựa chọn, sử dụng nhân viên mới mà còn dùng để trắc nghiệm khảnăng tiềm ẩn của những nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp và dựavào đó để giúp họ thăng tiến

 Những nguyên tắc cơ bản khi thực hiện trắc nghiệm tâm lý

- Trớc khi trắc nghiệm tâm lý phải làm tốt một số công tác chuẩn bị Nội dung đợc lựa chọn trong cuộc thi, việc tổ chức tiến hành cuộc thi,cho điểm cũng nh giải thích kết quả cuối cùng đều phải tuân thủ theomột trình tự nghiêm ngặt

- Phải giữ kín cho thí sinh những việc riêng t của họ Trắc nghiệm tâm lýliên quan đến những việc riêng của cá nhân ở các phơng diện nh đặc trng cátính, trí lực và năng lực Vì vậy nội dung và kết quả cuộc thi phải đợc giữ kín,chỉ thông báo cho những cán bộ cần nắm bắt đợc những thông tin số liệu này

- Yêu cầu đối với trình tự cuộc thi và ban giám khảo: Trớc khi bắt đầucuộc thi trắc nghiệm, cần phải chuẩn bị đầy đủ tài liệu trắc nghiệm, sau đóphát cho từng thí sinh, cố gắng hết sức để đảm bảo cho điều kiện của mỗi lầnthi trắc nghiệm là nh nhau, đảm bảo kết quả thi có độ tin cậy, phải hớng dẫntrớc cho thí sinh phơng thức cuộc thi, tiến hành đào tạo cho những nhân viênlàm công tác hỗ trợ, giảng giải cho họ trình tự tiến hành cuộc thi và những nộidung hỗ trợ cần thiết phải thực hiện trong cuộc thi

 Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm trong tuyển chọn nhân viên:

- Kiểm tra trắc nghiệm tìm hiểu tri thức: Loại này gồm các bài kiểm tratrắc nghiệm về tìm hiểu trí thông minh của ứng viên và khả năng đặc biệtkhác Tìm hiểu trí thông minh của nhân viên bằng cách yêu cầu ứng viên trảlời các vấn đề ở nhiều lĩnh vực của xã hội và tự nhiên, tìm hiểu khả năng đặcbiệt khác nh : Khả năng qui nạp, khả năng phân tích tổng hợp, trí nhớ và khảnăng tính toán

- Kiểm tra trắc nghiệm sự khéo léo và thể lực

Một là, xác định sự khéo léo của bàn tay, gồm sự khéo léo của các ngón tay,tốc độ cũng nh khả năng phản xạ và sự phối hợp hoạt động của các bộ phận cơthể

Hai là, đánh giá khả năng thể lực của ứng viên thông qua các yếu tố về khảnăng chịu đựng dẻo dai, trọng lợng tối đa có thể dịch chuyển, mang vác

- Kiểm tra trắc nghiệm về cá nhân và sở thích

Khả năng về thể lực và thần kinh thờng cha đủ để giải thích khả năng thựchiện công việc Rất nhiều yếu tố khác tác động mạnh mẽ đến con ngời nh ýchí, sở thích, nguyện vọng cá nhân, khuyến khích cá nhân Trong thực tế cónhiều loại ngời có tính khí khác nhau nh: Khí chất sôi nổi, khí chất hoạt, khíchất điềm tĩnh, khí chất u t, tơng ứng với các khí chất này sẽ có thuộc tính tâm

lý khác nhau nh tốc độ phản ứng, tính kích thích, tính cân bằng, tính cảm xúc,tính cứng rắn, tính kiên trì, quá trình hng phấn hay ức chế Đây là những tínhcách cần thiết cho mỗi công việc, do đó phơng pháp trắc nghiệm này sẽ chochúng ta có thể nắm rõ đợc trạng thái tâm sinh lý của từng ngời để sử dụng vàocông việc cho hợp lý

- Kiểm tra thành tích

Đây là loại kiểm tra áp dụng để đánh giá các cá nhân nắm vững nghề nghiệp,hiểu biết nghề nghiệp đến mức nào, thành tích họ đạt cao hay thấp nh thời gianhoàn thành công việc, điểm bài thi, bài kiểm tra Trắc nghiệm thành tích thờng

đợc áp dụng trong nhà trờng để khảo sát kiếm thức của học viên trong các lĩnhvực kinh doanh, kinh tế, nhân sự…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

- Kiểm tra khả năng thực hành và kinh nghiệm sẵn có

Với loại bài kiểm tra này, ngời ta giao cho ứng viên làm thử một số công việcnhất định, hoặc vào một số hoàn cảnh cụ thể, yêu cầu ứng viên giải quyết Loạikiểm tra này khác với các bài kiểm tra khác ở chỗ nó đánh giá trực tiếp khảnăng thực hiện công việc của một nhân viên và đây là cách tốt nhất để lựachọn ứng viên

- Trắc nghiệm y học

Trong một số trờng hợp đặc biệt để đánh giá phẩm chất sinh lý của các ứngviên chúng ta có thể dùng trắc nghiệm y học để phát hiện các bệnh xẫ hội nhHIV…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

 Một số điểm cần chú ý khi thực hiện các trắc nghiệm trong tuyển chon.

- Tình trạng giả mạo khi trả lời câu hỏi khi hội đồng đa ra Nhằm thuyếtphục các nhà tuyển dụng các ứng viên thờng đa ra các câu trả lời sai thực sự,

và cung cấp các thông tin không đúng Hiện tợng này sẽ gây khó khăn cho cácnhà tuyển dụng khi phán đoán các dự kiến và đánh giá bản chất ngời xin việc.Khi gặp các trờng hợp giả mạo về thông tin thì ta nên sa thải, ngay cả đối vớicác ứng viên đợc coi là xuất sắc

- Tránh hiện tợng áp đặt cao trong khi thực hiện các trắc nghiệm nhân

sự , vì hiện tợng này sẽ gây ảnh hởng tới sự linh hoạt và sức sáng tạo của cácứng viên, làm cho các dự đoán trở nên cứng nhắc

- Cần hạn chế tối đa đến sự vi phạm những điều riêng t của các ứng viên.Trong khi thực hiện các trắc nghiệm về nhân sự nhiều khi vô thức mà ngời ta

đụng đến các ý nghĩ riêng t của ngời xin việc Điều này có thể gây đến nhữngtổn thơng về tình cảm đối với ngời xin việc nh: lòng tin đối với tôn giáo, sự kỳthị cá nhân, cuộc sống riêng t, thiên hớng quan hệ giới tính, các cảm xúckhông liên quan đến công việc

- Tránh các lỗi sai trong dự đoán: Khi sử dụng các bài trắc nghiệm có độtin cậy thấp hoặc là độ chính xác không cao thì sẽ cho những dự đoán không

đúng ví nh ngời thực hiện công việc tốt có thể bị loại vì điểm trắc nghiệm thấp

Bớc 4: Phỏng vấn tuyển chọn

 Phỏng vấn là một trong những vấn đề quan trọng nhất của quá trìnhtuyển dụng nhân viên Phỏng vấn cho phép tìm hiểu và đánh giá ứng viên vềphong diện cá nhân mà các yếu tố hồ sơ lý lịch, chứng chỉ và các bài kiểm trakhác không thể thực hiện đợc Nghiên cứu bớc này nhằm làm quen với cáchình thức phỏng vấn khác nhau và cách tiến hành một cuộc phỏng vấn đối vớicả phỏng vấn viên lẫn ngời bị phỏng vấn có hiệu quả

 Mục tiêu các cuộc phỏng vấn tuyển chọn

- Để thu thập các thông tin về ngời xin việc: Bởi vì các thông tin thuthập đợc từ các công cụ tuyển chọn khác có thể cha đủ, cha rõ ràng, quá trìnhphỏng vấn tạo cơ hội cho thông tin đợc rõ ràng hơn, đợc giải thích cặn kẽ hơn

- Đề cao công ty: Qua phỏng vấn giúp cho các nhà tuyển chọn giới thiệu

về công ty của mình, làm cho ngời xin việc hiểu rõ về những mặt mạnh, u thếcủa công ty, đây là hình thức quảng cáo tốt nhất

- Để cung cấp các thông tin về tổ chức cho ngời xin việc, trong khi phỏngvấn nên giải thích cho các ứng viên biết rõ về tình hình công ty nh mục tiêu

của công ty, cơ cấu bộ máy quản lý, các chính sách về nhân sự, các cơ hộithăng tiến…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

- Thiết lập quan hệ bạn bè, tăng cờng khả năng giao tiếp

 Các hình thức phỏng vấển trong tuyển chọn nhân viên

- Phỏng vấn không có hớng dẫn: Phỏng vấn không có hớng dẫn là cuộcphỏng vấn mà ngời đi phỏng vấn không chuẩn bị trớc nội dung câu hỏi, mà đểcho các ứng viên trao đổi một cách thoải mái xung quanh công việc, ngời hỏichỉ có định hớng cho cuộc thảo luận Quá trình phỏng vấn phải chú ý một sốvấn đề sau đây:Ngời đi phỏng vấn phải là ngời nắm chắc và hiểu rõ công việccủa các vị trí cần tuyển một cách chi tiết đồng thời phải nắm chắc kỹ thuậtphỏng vấn, trong quá trình phỏng vấn nên chú ý lắng nghe, không đợc cắtngang câu trả lời, không đổi chủ đề một cách đột ngột

- Phỏng vấn theo mẫu: Đây là hình thức phỏng vấn mà các câu hỏi đựơcthiết kế sẵn từ trớc theo yêu cầu của công việc, phỏng vấn theo mẫu là hìnhthức các câu hỏi đều đợc chuẩn bị kỹ để ngời đi phỏng vấn hỏi và ngời đi xinviệc trả lời Phỏng vấn theo mẫu có u điểm là xác định đợc các nội dung chủyếu các thông tin cần nắm nhng hạn chế của nó là tính phong phú của thôngtin bị hạn chế

- Phỏng vấn theo tình huống: Phỏng vấn theo tình huống là quá trình

ng-ời hỏi yêu cầu các ứng viên trả lng-ời về ứng xử hay cách thể hiện, sử lý các côngviệc theo các tình huống giả định hoặc các tình huống có thật trong trong thực

tế mà những ngời phỏng vấn đặt ra Ngời phỏng vấn phải chọn lọc để đa ra cáctình huống đại diện và điển hình, các tình huống này phải dựa trên cơ sở phântích công việc một cách chi tiết để xác định các đặc trng cơ bản và kỹ năngchủ yếu khi thực hiện công việc

- Phỏng vấn theo mục tiêu: Phỏng vấn theo loại này là cuộc phỏng vấndựa vào công việc cụ thể mà yêu cầu các ứng viên phải trả lời theo những mụctiêu xác định từ trớc Các câu hỏi cũng dựa vào sự phân tích công việc mộtcách kỹ lỡng để xác định các mục tiêu cho các vị trí việc làm Phơng phápphỏng vấn theo mục tiêu là phơng pháp cho ta độ tin cậy cao và đúng đắn nhất

- Phỏng vấn căng thẳng: Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn

mà trong đó ngời phỏng vấn đa ra những câu hỏi nặng nề, thô bạo, cờng độ hỏidồn dập, cách phỏng vấn này mong tìm kiếm ở các ứng viên lòng vị tha, sựứng xử công việc trong thời gian eo hẹp Nó giúp chúng ta tìm đợc những ngời

để bố trí vào những việc làm căng thẳng nh công việc bán hàng vào các dịp lễtết, thanh quyết toán cuối kỳ…Trong quá trình tạo thành giá trị hàng

- Phỏng vấn theo nhóm: Phỏng vấn theo nhóm là hình thức phỏng vấn

mà một ngời hỏi cùng lúc đối với nhiều ngời Loại phỏng vấn này giúp ta cóthể thu thập đợc nhiều thông tin hay tránh đợc các thông tin trùng lặp mà cácứng viên đều có, mà ta không cần hỏi riêng từng ngời một

- Phỏng vấn hội đồng: Phỏng vấn hội đồng là hình thức phỏng vấn củanhiều ngời đối với một ứng viên Loại phỏng vấn này thích hợp trong trờnghợp bố trí các ứng viên vào các vị trí quan trọng mà cần phải có sự tán đồngcủa nhiều ngời Nó tránh đợc tính chủ quan khi chỉ có một ngời phỏng vấn và

nó tạo ra tính linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của các ứng viên

 Các lỗi thờng mắc phải khi phỏng vấn

- Đánh giá vội vã: Phỏng vấn viên thờng có quyết định sơ bộ về ứng viêntrong mấy phút đầu tiên sau đó thờng chỉ làm thay đổi đôi chút để phỏng vấnviên đi đến kết luận cuối cùng Quyết định của phỏng vấn viên sau đó thờngchỉ dựa trên cơ sở cách xuất hiện, diện mạo, hình thức cá nhân của ứng viên

- Chú trọng khía cạnh không tốt của ứng viên: Các phỏng vấn viên thờngchịu tác động của các thông tin không tốt về ứng cử viên cộng với cách đánhgiá vội vã lúc đầu phỏng vấn ta thấy phần lớn các cuộc phỏng vấn có xu hớngchống lại các ứng viên Những ứng viên sẽ rất khó trong việc cố gắng làm mất

đi ấn tợng xấu trong phỏng vấn

- Không hiểu về công việc: Các phỏng vấn viên không biết rõ về côngviệc và không biết loại ứng cử viên nào cần thiết đối với công ty cho nên rấtkhó có thể thực hiện đợc tuyển đúng ngời đúng việc, hầu hết các kết luận th-ờng dựa trên cảm tính và kinh nghiệm cá nhân

- Đánh giá theo động thái: Lỗi của phỏng vấn viên là họ thờng chú trọngvào cách nhìn, diện bộ, ngữ điệu của ứng cử viên mà không xem thực tế ứngviên đã trả lời gì Ngoài ra phỏng vấn viên cũng chịu tác động của các xúc cảm

về ảnh hởng giới tính, yêu cầu tuyển nhân viên nam hay nữ sẽ phù hợp hơn

Bớc 5: Khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên

Sức khỏe là yếu tố quan trọng đối với tất cả các hoạt động, để đảm bảo chocác ứng viên có sức làm việc lâu dài trong các tổ chức và tránh những đòi hỏikhông chính đáng của ngời đợc tuyển về đảm bảo sức khỏe thì bớc quan trọngtiếp theo là phải tiến hành khám sức khoẻ và đánh giá thể lực của các ứng viên.Bớc này do các chuyên gia về y tế đảm nhận, phòng nguồn nhân lực cần cung

cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các vị trí việc làm để các chuyên gia y tế dựavào đó để tuyển chọn Bớc này cần phải đợc xem xét và đánh giá một cáchkhách quan, tránh các hiện tợng hình thức, qua loa

Đối với ngời Mĩ, thông thờng khi quyết đinh xong, ứng viên mới đi khámsức khoẻ Điều này khác với ngời Pháp khám sức khoẻ xong mới quyết địnhtuyển dụng Tiến trình này xem ra hợp lý hơn Một ứng viên hội đủ những điềukiện về trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm nghề nghiệp và các tiêuchuẩn khác, nhng nếu không đủ sức khỏe, hoặc sức khoẻ lại không phù hợpvới công việc thì tiến trình tuyển dụng trở thành công giã tràng Chẳng hạn nh

họ không thể để cho ngời bị bệnh đau thấp làm ngời giao liên hoặc giao hàng,cũng nh không thể cử ngời bị bệnh suyễn giữ chức vụ đại diện thơng mại

Các công ty lớn thờng có bác sĩ, các công ty xí nghiệp nhỏ muốn thực hiệngiai đoạn này phải mời một bác sĩ đến Công ty cần phải cho các bác sĩ biết tấtcả các chi tiết cần thiết về công việc mà ứng viên sẽ đảm trách để bác sĩ chútrọng đến yếu tố sức khoẻ nào Công việc này cũng khá tốn vì thế một số xínghiệp nhỏ yêu cầu ứng viên khi nộp đơn xin việc hoặc khi đợc phỏng vấn sẽphải nộp phiếu khám sức khoẻ tổng quát

Bớc 6: Phỏng vấn bởi ngời lãnh đạo trực tiếp

Đối với các ứng viên đợc tuyển dụng vào các công việc hay chức vụ thấp thì

vị chỉ huy trực tiếp của ứng viên sau này phụ trách phỏng vấn là hay nhất vì

ông là ngời hiểu rõ cần tuyển loại nhân viên nào và ông là ngời biết rõ ứngviên nào thích hợp với khung cảnh kinh doanh của công ty Do đó sự tham dựcủa vị chỉ huy trực tiếp trong việc tuyển chọn đa đến những u điểm sau

- Về kỹ thuật, ông ta là ngời có dịp theo dõi việc tuyển chọn ứng viênnhiều nhất qua những kỳ thi tuyển, trắc nghiệm…Trong quá trình tạo thành giá trị hàngcủa ứng viên Bởi vậy sựnhận xét của ông ta sẽ khách quan và chính xác hơn

- Về phơng diện tâm lý, ông ta là ngời có trách nhiệm thực hiện và duytrì những mối quan hệ với ứng viên sau này vì ông ta sẽ là vị chỉ huy trực tiếpcủa ứng viên trong tơng lai do đó hai bên sẽ hiểu nhau hơn và dễ làm việc vớinhau trong tơng lai

Bớc 7: Thẩm tra các thông tin thu đợc trong qúa trình tuyển chọn

Để xác định độ tin cậy của các thông tin thu đợc qua các bớc tuyển chọn taphải thực hiện bớc thẩm tra lại xem mức độ chính xác của các thông tin Cónhiều cách để thẩm tra các thông tin nh trao đổi với các tổ chức cũ mà ngời lao

động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đã cấp các văn bằng