Sơ đồ tổ chức của công ty Cổ Phần Cảng Đoạn Xá có dạng trực tuyến chức năng, cơ cấu hình thành từ việc kết hợp cơ cấu tổ chức theo chức năng và cơ cấu tổ chức trực tuyến nhằm phát huy ƣu điểm, khắc phục nhƣợc điểm của từng loại hình tổ chức.
Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất mọi vấn đề có liên quan đến sự tồn tại và phát triển của Công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất, có trách nhiệm tập thể trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh Công ty thay mặt những ngƣời chủ sở hữu để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Công ty đƣợc Đại hội cổ đông uỷ quyền.
Ban kiểm soát kiểm tra kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty để bảo vệ lợi ích hợp pháp của các Cổ đông.
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 32
CÔNG TY CỔ PHẦN CẢNG ĐOẠN XÁ ĐƢỢC ĐIỀU HÀNH THEO SƠ ĐỒ SAU:
Sơ đồ2.1: Bộ máy tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh
Trƣởng BKS BAN KIỂM SOÁT
Giám đốc điều hành BAN GĐ ĐIỀU HÀNH Phòng Tổ chức Tiền lƣơng Hành chính Phòng Kế hoạch kinh doanh Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kỹ thuật công nghệ Phòng Bảo vệ và an ninh Cảng Phòng Khai thác Đội cơ giới Bãi Conta -iner Kho hàng Đội DV TH Tổ Trực chạm điện Tổ CN buộc dây Tổ VS CN Tổ coi xe Chủ tịch HĐQT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 33 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban:
1. Phòng tài chính kế toán: Tham mƣu giúp Giám đốc về các khoản tài chính, hạch toán kinh tế, hạch toán kế toán, hạch toán kinh doanh, quản lý kiểm soát các thủ tục về hạch toán và đề suất các chỉ tiêu tài chính của công ty, theo dõi các hoạt động đào tạo cán bộ công nhân viên
2. Phòng tổ chức tiền lương: Tham mƣu giúp Giám đốc về Xây dựng các định mức về lao động, Xây dựng và sửa đổi các quy chế về trả lƣơng, về lao động.
3. Phòng kỹ thuật công nghệ: Theo dõi các hoạt động của các trang thiết bị trong toàn công ty, đề ra các biện pháp khắc phục sử lý kịp thời các sự cố, theo dõi quy trình kỹ thuật hoạt động của các trang thiết bị, theo dõi mức tiêu hao nhiên liệu, phụ tùng thay thế, bảo dƣỡng bảo quản các trang thiết bị. Đề xuất với ban lãnh đạo công ty các phƣơng án sủa chữa hoặc thay mới các trang thiết bị phù hợp với điều kiện tình hình mới.
4. Phòng khai thác: Khai thác kinh doanh các nguồn hàng, khai thác thƣơng vụ trên cơ sở quản lý của Giám đốc công ty. Chỉ đạo khai thác nguồn hàng, nguồn tàu, tổ chức hợp đồng các phƣơng án xếp dỡ.
5. Phòng kế hoạch kinh doanh: Tham mƣu giúp Giám đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh và thực hiện các chế độ sản xuất kinh doanh, tổng hợp cân đối về sản lƣợng, phân tích đánh giá doanh thu, chi phí của công ty.
6. Đội bảo vệ: Tham mƣu giúp Giám đốc về tình hình an ninh trật tự, đề ra các phƣơng án bảo vệ trong công ty, kiểm tra kiểm soát ngƣời và phƣơng tiện ra vào công ty, bảo vệ an toàn cho các phƣơng tiện ra vào cảng làm hàng an toàn, lập kế hoạch an ninh cảng biển. Hàng năm tổ chức huấn luyện dân quân tự vệ, tổ chức huấn luyện PCCC đề ra các phƣơng án PCCC, các phƣơng án phòng chống bão lụt.
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 34 7. Đội cơ giới: Quản lý và khai thác các trang thiết bị đƣợc giao. Lập các phƣơng án vận tải xếp dỡ giải phóng tàu, kho. Bảo quản, bảo dƣỡng các trang thiết bị, công cụ làm hàng.
8. Đội dịch vụ: Đội dịch vụ tổng hợp là đơn vị tổ chức sản xuất kinh doanh hạch toán riêng theo nhiệm vụ, kế hoạch Giám đốc công ty giao hàng tháng hàng quý. Đƣợc phép kinh doanh các loại dịch vụ hợp pháp.
9. Kho hàng, Bãi container: Quản lý và khai thác có hiệu quả các kho tàng bến bãi đƣợc giao , tổ chức việc giao nhận, bảo quản, đóng gói hàng hoá, Tham mƣu giúp Giám đốc công ty các biện pháp xếp dỡ, giao nhận và bảo quản an toàn hàng hoá. 10. Tổ trạm điện: Quản lý và khai thác điện năng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty luôn luôn ổn định.
11. Tổ vệ sinh công nghiệp: Thực hiện các biện pháp vệ sinh trong toàn công ty đảm bảo môi trƣờng xanh, sạch an toàn.
12. Tổ coi xe: Quản lý và bảo quản xe đạp, xe máy cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, của khách hàng vào công ty.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 35 Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá thực hiện hạch toán độc lâp, có tổ chức bộ máy kế toán riêng. Ban tài chính kế toán kế toán có 14 ngƣời:
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm giúp Giám đốc điều hành tổ chức công tác tài chính kế toán và thống kê của toàn Công ty.
- Kế toán tổng hợp và tính giá thành: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành, tổng hợp số liệu của các bộ phận để lập báo cáo tài chính và định kỳ gửi báo cáo tài chính cho kế toán Cảng.
- Kế toán tài sản cố định: Chịu trách nhiệm thu thập tài liệu, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác về hiện trạng tài sản cố định, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm tài sản cố định, tình hình di chuyển tài sản cố định trong nội bộ Công ty...
- Kế toán tiền mặt (thủ quỹ): Thực hiện nhiệm vụ giữ tiền và thu chi theo lệnh của Giám đốc và Kế toán trƣởng, phát tiền lƣơng cho cán bộ công nhân viên, bảo quản lƣu trữ các chứng từ thu chi, hàng ngày đối chiếu số tiền hiện có với số liệu sổ sách, ghi chép và theo dõi tình hình tiền mặt tồn quỹ và thu chi trong kỳ.
Kế toán trƣởng Thủ quỹ Kế toán vật tƣ Kế toán cƣớc phí Kế toán tiền lƣơng Kế toán tổng hợp chi phí, tính giá thành Kế toán tài sản cố định
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 36 - Kế toán cước phí: Chịu trách nhiệm tập hợp và theo dõi các khoản thu và công nợ phải trả.
- Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi và tập hợp tình hình xuất nhập tồn vật tƣ và phân phát vật tƣ cho các đơn vị. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Kế toán tiền lương: Chịu trách nhiệm hạch toán các khoản phải trả cho cán bộ công nhân viên, phân bổ tiền lƣơng cho từng cán bộ công nhân viên trong Công ty.
Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá đã sử dụng các loại chứng từ kế toán theo quy định hiện hành nhƣ các loại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thẻ kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn xuất nhập khẩu và hoá đơn bán hàng. Cách ghi chép và luân chuyển chứng từ hợp lý, thuận lợi cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu, đồng thời đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý.
Các chứng từ kế toán đƣợc sử dụng tại Công ty nhƣ sau: * Các chứng từ về tiền tệ gồm:
- Phiếu thu: là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111- Tiền mặt.
- Phiếu chi: là căn cứ để thủ quỹ chi tiền, ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp tài khoản 111-Tiền mặt
- Biên bản kiểm kê quỹ: xác nhận số tiền tồn quỹ thực tế tại thời điểm kiểm kê. * Các chứng từ về tài sản cố định gồm:
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định - Biên bản đánh giá lại tài sản cố định - Biên bản thanh lý tài sản cố định - Biên bản bàn giao tài sản cố định - Hoá đơn VAT
- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định * Các chứng từ về lao động tiền lương gồm:
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 37 - Bảng thanh toán tiền lƣơng: là căn cứ để thanh toán tiền lƣơng và phụ cấp cho ngƣời lao động và đồng thời là căn cứ để thống kê tiền lƣơng và lao động trong Công ty.
- Bảng theo dõi chấm công: Theo dõi thời gian làm việc, nghỉ việc, nghỉ BHXH, BHYT, làm căn cứ để tính lƣơng và đóng BHXH, BHYT theo quy định hiện hành của Nhà Nƣớc cho cán bộ công nhân viên.
* Các chứng từ về bán hàng gồm:
- Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT - Bảng kê bán hàng
- Sổ chi tiết bán hàng
* Các chứng từ về vật tư, hàng hoá gồm:
- Thẻ kho: làm căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Thủ kho có nhiệm vụ ghi số lƣợng và thẻ kho. Mỗi loại vật tƣ đƣợc mở một thẻ kho riêng.
- Phiếu nhập kho: Là căn cứ để thủ kho nhập vật tƣ, hàng hóa, và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản: 152, 153, 155, 156.
- Phiếu xuất kho: là căn cứ để thủ kho xuất kho vật tƣ, hàng hoá, ghi thẻ kho và là căn cứ để kế toán ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp tài khoản 152, 153, 155, 156.
Quy trình kế toán trong Công ty đƣợc tổ chức theo các bƣớc sau:
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ kế toán: kiểm tra, xác minh chứng từ xem có trung thực, có hợp lệ, có đúng chế độ thể lệ kế toán hay không để dùng làm chứng từ kế toán.
- Cập nhật chứng từ: các kế toán viên có nhiệm vụ ghi chép nội dung thuộc phần công việc mình đƣợc giao nhƣ số vật tƣ, hàng hoá nhập, xuất, tồn, số tiền thu, chi, các khoản phải trả cán bộ công nhân viên, các khoản BHYT, BHXH trích nộp theo lƣơng tổng hợp số liệu và định khoản kế toán.
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 38 - Luân chuyển chứng từ: Các chứng từ sẽ đƣợc luân chuyển về các bộ phận đƣợc quy định tuỳ theo tính chất và nội dung của từng loại để các bộ phận đó vào sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp đồng thời vào máy, nhằm đáp ứng yêu cầu về các thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác.
- Lƣu trữ chứng từ: Bộ phận kế toán tài vụ chịu trách nhiệm về quản lý và bảo quản hồ sơ tài liệu phòng mình và các chứng từ kế toán một cách khoa học, có hệ thống và đầy đủ theo đúng quy định, dễ tìm khi cần sử dụng.
Để phù hợp quy mô cũng nhƣ điều kiện thực tế, Công ty áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và các loại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty:
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết các tài khoản - Sổ cái TK 334,338 - Bảng tổng hợp chi tiết
Quy trình hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 39
Sơ đồ 2.3: Quy trình kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi hàng ngày Ghi cuối kì
Đối chiếu, so sánh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bảng chấm công, bảng thanh toán lƣơng và BHXH. Phiếu nghỉ hƣởng
BHXH....
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
(TK 338) Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 334,338 Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
(TK 334, TK 338)
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 40
2.2. Thực trạng về kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá
2.2.1. Hình thức tổ chức và phƣơng pháp tính trả lƣơng tại Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá Đoạn Xá
2.2.1.1. Các hình thức và cách tính lương
Lao động của Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá về cơ bản chia thành: lao động hành chính (lao động quản lý, thuộc các ban chức năng và đội bảo vệ) và lao động sản xuất kinh doanh. Để đảm bảo cho các cán bộ công nhân viên yên tâm công tác và hoàn thành tốt nhiệm vụ, ngày càng gắn bó hơn với Công ty , Công ty phải đảm bảo cho cuộc sống vật chất tinh thần của cán bộ công nhân viên, mà yếu tố cần và đủ để làm đƣợc điều đó là một chính sách sử dụng lao động tốt kết hợp với chế độ thù lao thoả đáng đối với ngƣời lao động. Hạch toán kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng sẽ góp phần quan trọng vào việc quản lý lao động tiền lƣơng, góp phần hoạch định chính sách lao động tiền lƣơng có hiệu quả. Hình thức trả lƣơng là một trong các nội dung thiết yếu của chính sách lao động tiền lƣơng nên rất cần đƣợc các doanh nghiệp quan tâm. Hình thức trả lƣơng cụ thể và việc tổ chức trả lƣơng cho cán bộ công nhân viên phụ thuộc nhiều vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vào tính chất, trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp. ở Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá cũng đã có sự quan tâm thỏa đáng đến vấn đề này. Hiện nay Công ty có hai hình thức trả lƣơng: Lƣơng theo thời gian và lƣơng theo sản phẩm.
Trả lƣơng theo thời gian
Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá có điểm khác biệt với các doanh nghiệp nhà nƣớc khác ở chỗ lƣơng thời gian đƣợc chia làm 2 phần cơ bản:
- Lƣơng phần cứng (A): Là lƣơng theo qui định của Nhà nƣớc.
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 41 Lƣơng phần mềm phụ thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty do vậy nó không cố định.
Bộ phận hƣởng lƣơng theo thời gian của Công ty gồm: Các ban chức năng và quản lý, bộ phận bảo vệ cơ quan và khu vực cảng (Phòng Tổ chức tiền lƣơng, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Hành chính y tế, Phòng Ban Kỹ thuật, Phòng An toàn lao động, Phòng khai thác kinh doanh, Phòng Hàng hoá, Đội vệ sinh công nghiệp, Đội Bảo vệ).
* Quỹ lƣơng thời gian đƣợc tính cho từng bộ phận trên cơ sở lƣơng thời gian của từng cá nhân, sau đó tổng hợp cho toàn Công ty:
QLtg = QLqlý + QLbvệ
* Công thức tính lƣơng thời gian cho từng công nhân viên nhƣ sau:
TL = A + B + Các khoản TN khác
+ A là lƣơng theo qui định của Nhà nƣớc:
Trong đó: x Hcb Ltt A = x t Ncđ
Hcb: Hệ số lƣơng cấp bậc của công nhân viên
Ltt : Lƣơng tối thiểu do Nhà nƣớc qui định (730.000đ) Ncđ: Ngày công trong tháng theo chế độ (22 ngày) t : Ngày công thực tế tham gia lao động
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 42 + B là lƣơng theo qui định của Cảng (còn gọi là lƣơng theo hiệu quả sản xuất kinh doanh):
Trong đó:
Việc xây dựng định mức lƣơng hiệu qủa sản xuất kinh doanh đƣợc dựa trên cơ sở kết quả hoạt động thực tế và định mức năm trƣớc, dựa vào dự đoán kết quả hoạt động năm nay. R là một yếu tố không cố định qua các năm, nhƣng đƣợc Công ty ấn định theo nguyên tắc đảm bảo tốc độ tăng tiền lƣơng thấp hơn tốc độ tăng trƣởng lợi nhuận của Công ty.
+ Các khoản khác: * Các khoản phụ cấp: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài các khoản thu nhập khác ra thì trong lƣơng của cán bộ công nhân viên còn đƣợc cộng thêm với các khoản phụ cấp (tuỳ vào mức độ đóng góp của từng ngƣời) nhƣ: Phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp làm thêm giờ.
* Tiền ăn ca: 30.000đ/ngƣời-ngày.
Để tính lƣơng thời gian cho một công nhân viên, tổ, nhóm, hàng ngày cán bộ