Chứng từ sử dụng :
Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của công tác quản lý lao động và tiền lƣơng, Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá đã rất quan tâm đến công tác hạch toán kế toán tiền lƣơng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của kế toán tiền lƣơng và đảm bảo tính hợp pháp cho thông tin kế toán, đảm bảo thu nhận đầy đủ kịp thời các thông tin ban đầu về các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, Công ty đã tuân thủ và vận dụng tốt chế độ chứng từ kế toán lao động tiền lƣơng do Nhà nƣớc ban hành áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp. Các chứng từ đƣợc sử dụng trong hạch toán lao động tiền lƣơng ở Công ty gồm có:
- Bảng chấm công (biểu 2.4) , bảng tính lƣơng - Bảng tính lƣơng và các khoản trích theo lƣơng - Phiếu nghỉ hƣởng BHXH
- Bảng tổng hợp và BHXH - Báo cáo chi trợ cấp BHXH
- Phiếu công tác và thanh toán lƣơng sản phẩm - Bảng phân phối lƣơng sản phẩm
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 66 - Phiếu báo làm thêm giờ
- Biên bản điều tra tai nạn lao động
- Các chứng từ về BHXH trợ cấp cho ngƣời lao động: Giấy nghỉ ốm, giấy chứng sinh...
- Các phiếu chi, các chứng từ về khấu trừ lƣơng... Trình tự hạch toán ban đầu nhƣ sau:
Sơ đồ 3.1: Trình tự hạch toán ban đầu trong hạch toán tiền lƣơng ở Công ty
Các chứng từ lƣơng thời gian
Các bảng lƣơng thời gian Các chứng từ lƣơng sản phẩm Các bảng lƣơng sản phẩm Các chứng từ BHXH...
Bảng thanh toán tiền lƣơng và BHXH (cho từng khối, ban...) Các chứng từ lao động tiền lƣơng
Ban Tiền lương Ban Kế toán, bộ phận kế toán tiền lương Bảng tổng hợp BHXH khối lƣơng thời gian Bảng tổng hợp BHXH khối lƣơng sản phẩm Bảng tổng hợp lƣơng thời gian Bảng tổng hợp lƣơng sản phẩm
Bảng tổng hợp thanh toán lƣơng toàn Công ty
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 67 Tài khoản sử dụng:
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty là một loại hình hoạt động cung cấp dịch vụ, chủ yếu là bốc xếp hàng qua cảng, không có hoạt động thƣơng mại, không bán hàng, do vậy các tài khoản kế toán đƣợc Công ty vận dụng cho loại hình doanh nghiệp dịch vụ. Các tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ở Công ty gồm có:
- Tài khoản chính: TK334, TK336, TK338. + TK334 “Phải trả công nhân viên”
+ TK336 “Phải trả phải nộp nội bộ”, đƣợc mở các chi tiết TK3361: Phải trả phải nộp vốn nội bộ
TK3362: Phải trả phải nộp BHXH, BHYT, KPCĐ về Cảng TK3363: Phải trả phải nộp nội bộ khác
+ TK338 “Phải trả phải nộp khác”, đƣợc mở các chi tiết: TK3381: Tài sản thừa chờ xử lý TK3382: KPCĐ TK3383: BHXH TK3384: BHYT TK3385: Độc hại, ăn ca TK3388: Phải trả phải nộp khác - Tài khoản liên quan:
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 68 + Các tài khoản tập hợp chi phí sản xuất (trong đó có chi phí nhân công) để phục vụ cho việc tính giá thành dịch vụ: TK622, TK627. Trong đó:
TK622 đƣợc chi tiết cho bộ phận kho hàng (622.KH) và bộ phận bốc xếp (622.BX) để phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành cho từng bộ phận đó. TK627 đƣợc chi tiết theo yếu tố chi phí sản xuất chung.
+ Tài khoản tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (trong đó có chi phí nhân viên) để phục vụ việc xác định kết quả kinh doanh: TK642, đƣợc chi tiết theo yếu tố chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nội dung kế toán chủ yếu về tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng ở Công ty Cổ phần Cảng Đoạn Xá.
- Kế toán tiền lƣơng:
Sau khi tiến hành tính toán tiền lƣơng thời gian, tiền lƣơng sản phẩm và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho từng ngƣời theo từng khối, ban, kế toán tiền lƣơng lập Bảng thanh toán tiền lƣơng và BHXH cho từng khối, ban và gửi về từng khối, ban cho cán bộ công nhân viên để họ đối chiếu.
Kết cấu Bảng thanh toán lƣơng có nhiều cột để phản ánh liệt kê chi tiết các khoản thu nhập mà từng cán bộ công nhân viên đƣợc hƣởng, các khoản phải trả phải nộp của từng cán bộ công nhân viên, khoản lĩnh tạm ứng lƣơng kỳ 1, khoản còn đƣợc lĩnh kỳ 2. Dựa trên các bảng thanh toán lƣơng của các bộ phận kế toán thực hiện tổng hợp lƣơng cho bộ phận hƣởng lƣơng thời gian để làm cơ sở tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. Tiền lƣơng của khối hƣởng lƣơng thời gian đƣợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, riêng khoản tiền ăn ca đƣợc tách riêng và hạch toán vào chi phí sản xuất chung, chi tiết chi phí bằng tiền khác.
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 69 Đồng thời kế toán thực hiện tổng hợp tiền lƣơng của khối hƣởng lƣơng sản để làm cơ sở cho việc tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh: Tiền lƣơng của khối hƣởng lƣơng sản phẩm đƣợc hạch toán vào chi phí sản xuất, trong đó:
- Tiền lƣơng của công nhân trực tiếp lao động ở khâu bốc xếp và kho hàng đƣợc hạch toán vào chi phí nhân công trực tiếp trên các tài khoản chi tiết tƣơng ứng 622.KH và 622.BX;
- Tiền lƣơng của nhân viên quản lý và phục vụ các đội bốc xếp, sản xuất dịch vụ và kho hàng đƣợc hạch toán vào chi phí sản xuất chung trên các tài khoản chi tiết tƣơng ứng 627.BX và 627.KH;
- Tiền ăn ca và độc hại đƣợc tách riêng và hạch toán vào chi phí sản xuất chung, chi tiết chi phí bằng tiền khác.
Do vậy trên Bảng tổng hợp lƣơng thời gian phải thực hiện tách đƣợc tiền lƣơng bộ phận lao động trực tiếp và bộ phận lao động gián tiếp dựa vào thông tin trên các Bảng thanh toán lƣơng của từng ban, đội, bộ phận hƣởng lƣơng sản phẩm.
Từ các bảng tổng hợp lƣơng thời gian và lƣơng sản phẩm kế toán lập Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH. Sau đó lấy số liệu trên Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH để lập các chứng từ ghi sổ.
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 70
BẢNG THANH TOÁN TẠM ỨNG LƢƠNG KỲ I THÁNG 11/2010
Tháng 11/2010
Đơn vị: Công ty cổ phần Cảng Đoạn Xá
Stt Đơn vị Ngƣời lĩnh TƢ Tạm ứng kì I Kí nhận 1 Đội Bốc xếp 1 Tổ trƣởng 110.000.000 2 Đội Bốc xếp 2 Tổ trƣởng 119.000.000 3 … … … 4 Đội kho hàng Tổ trƣởng 120.000.000 5 … … … 6 Phòng tổ chức tiền lƣơng Trƣởng phòng 15.000.000 7 Phòng tài chính kế toán Trƣởng phòng 20.000.000 8 Phòng kĩ thuật Trƣởng phòng 18.000.000 9 Tổ coi xe Tổ trƣởng 15.000.000 10 Tổ trực trạm điện Tổ trƣởng 75.000.000 11 Phòng khai thác Trƣởng phòng 35.000.000 12 Phòng bảo vệ an ninh Trƣởng phòng 60.000.000 13 … … … … Tổng 1.975.000.000
NGƢỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƢỞNG THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 71
ĐƠN VỊ: CÔNG TY CP CẢNG ĐOẠN XÁ Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ - BTC
ĐỊA CHỈ: 15 NGÔ QUYỀN - NGÔ QUYỀN - HẢI PHÒNG ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC
Phiếu chi tiền Số: 1021
Ngày 25 tháng 11 năm 2010 Nợ: 334 Có: 111 Họ tên ngƣời nhận tiền: Trần Văn Quang
Địa chỉ: Phòng Tổ chức tiền lƣơng
Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lƣơng đợt I tháng 11/2010 Số tiền: 1.975.000.000
Bằng chữ: Một tỉ chín trăm bảy mƣơi năm triệu đồng chẵn
Kèm theo: Bảng thanh toán tạm ứng lƣơng kì I tháng 11/2010 Chứng từ gốc
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ): Một tỉ chín trăm bảy mƣơi năm triệu đồng chẵn Ngày 25 tháng 11 năm 2010 Giám đốc Kế toán trƣởng Thủ quỹ Ngƣời lập phiếu Ngƣời nhận tiền
(đã kí) (đã kí) (đã kí) (đã kí) (đã kí)
Nghiệp vụ 1:
Ngày 25/11/2010, Công ty đã trả tiền lƣơng Kỳ I cho công nhân viên. Căn cứ vào bảng thanh toán tạm ứng lƣơng kỳ I và phiếu chi số 1021 ngày 25/11/2010, kế toán ghi vào Sổ chi tiết TK 334 theo định khoản:
Nợ TK 334: 1.975.000.000
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 72 Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1559
Ngày 25/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Tạm ứng lƣơng kì I cho ngƣời
LĐ 334 1111 1.975.000.000
Tổng cộng 1.975.000.000
Kèm theo 02 chứng từ gốc: phiếu chi 1021, và bảng tạm ứng lƣơng T11/2010
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 73
BẢNG TÍNH LƢƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG (Biểu 2.11)
Tháng 11/2010 Bộ phận Tổng thu nhập Tiền ăn ca độc hại Luơng CB Trích theo lƣơng BHXH (16%) BHYT(3%) KPCĐ (2%) BHTN (1%) Tổng Trả lƣơng theo KLSP 1. Lao động trực tiếp (TK 622) - Đội bốc xếp 2.192.143.524 73.753.853 866.738.800 138.678.208 26.002.164 42.367.793 8.667.388 215.715.553
- Đội kho bãi, nhà cân 1.207.707.270 22.164.731 213.912.600 34.226.016 6.417.378 23.710.851 2.139.126 66.493.371 Cộng 3.399.850.794 95.918.584 1.080.651.400 172.904.224 32.419.542 66.078.644 10.806.514 282.208.924 2. Lao động gián tiếp (TK 627)
- Đội bốc xếp 698.406.994 15.526.054 36.607.400 5.857.184 1.098.222 13.657.619 366.074 20.979.099
- Đội kho bãi, nhà cân 278.725.252 8.350.876 42.460.400 6.793.664 1.273.812 5.407.488 424.604 13.899.568 Cộng 977.132.246 23.876.930 79.067.800 12.650.848 2.372.034 19.065.106 790.678 34.878.666 Trả lƣơng theo thời gian (TK
642) - Phòng TC tiền lơng 48.022.390 10.004.640 19.913.238 3.186.118 597.397 760.355 199.132 4.743.003 - Phòng TC kế toán 78.704.600 11.897.304 20.902.400 3.344.384 627.072 1.336.146 209.024 5.516.626 ... ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng 427.963.400 50.978.486 105.670.000 16.907.200 3.170.100 7.539.698 1.056.700 28.673.698 Tổng cộng 4.804.946.440 170.774.000 1.265.389.200 202.462.272 37.961.676 92.683.449 12.653.892 345.761.289 Lập ngày 30 tháng 11 năm 2010
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 74
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 75
Nghiệp vụ 2:
Cuối tháng, căn cứ vào bảng phân bổ lƣơng tháng 11/2010 ta tính đƣợc Lƣơng trả cho LĐ trực tiếp:3.399.850.794 – 95.918.584 = 3.303.932.210 Lƣơng trả cho LĐ gián tiếp: 977.132.246 – 23.876.930 = 953.255.316 Lƣơng trả cho bộ phận QLDN: 427.963.400 – 50.978.486 = 376.984.914
Kế toán ghi số tiền lƣơng phải trả cán bộ công nhân viên vào chứng từ ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 622: 3.303.932.210 Nợ TK 627: 953.255.316 Nợ TK 642: 376.984.914
Có TK 334: 4.634.172.440
Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 01642
Ngày 30/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Tính lƣơng phải trả tháng 11/2010
Lƣơng lao đông trực tiếp 622 334 3.303.932.210
Lƣơng lao động gián tiếp 627 334 953.255.316
Lƣơng nhân viên QLDN 642 334 376.984.914
Tổng cộng 4.634.172.440
Kèm theo 01 chứng từ gốc: bảng phân bổ lƣơng tháng 11/2010
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 76 Thực tế kế toán các khoản trích theo lƣơng tại Công ty: Các nghiệp vụ trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ:
Nghiệp vụ 1:
Cuối tháng căn cứ vào bảng phân bổ lƣơng tháng 11/2010 kế toán kết chuyển các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí của công ty vào chứng từ ghi sổ theo định khoản:
1a. Nợ TK 6221: 282.208.924 Có TK 3382: 66.078.644 Có TK 3383: 172.904.224 Có TK 3384: 32.419.542 Có TK 3389: 10.806.514 1b. Nợ TK 6271: 34.878.666 Có TK 3382: 19.065.106 Có TK 3383: 12.650.848 Có TK 3384: 2.372.034 Có TK 3389: 790.678 1c. Nợ TK 6421: 28.673.698 Có TK 3382: 7.539.698 Có TK 3383: 16.907.200 Có TK 3384: 3.170.100 Có TK 3389: 1.056.700
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 77 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01643 Ngày 30/11/2010 Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có
Các khoản trích theo lƣơng tính vào chi phí
Trích KPCĐ của ngƣời LĐ trực tiếp 6221 3382 66.078.644 Trích BHXH của ngƣời LĐ trực tiếp 6221 3383 172.904.224 Trích BHYT của ngƣời LĐ trực tiếp 6221 3384 32.419.542 Trích BHTN của ngƣời LĐ trực tiếp 6221 3389 10.806.514 Trích KPCĐ của ngƣời LĐ gián tiếp 6271 3382 19.065.106 Trích BHXH của ngƣời LĐ gián tiếp 6271 3383 12.650.848 Trích BHYT của ngƣời LĐ gián tiếp 6271 3384 2.372.034 Trích BHTN của ngƣời LĐ gián tiếp 6271 3389 790.678 Trích KPCĐ của nhân viên QLDN 6421 3382 7.539.698 Trích BHXH của nhân viên QLDN 6421 3383 16.907.200 Trích BHYT của nhân viên QLDN 6421 3384 3.170.100 Trích BHTN của nhân viên QLDN 6421 3389 1.056.700
Tổng cộng 345.761.288
Kèm theo 01 chứng từ gốc: bảng phân bổ theo lƣơng tháng 11/2010
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 78
Nghiệp vụ 2:
Kế toán khấu trừ vào lƣơng của cán bộ công nhân viên các khoản trích nộp theo lƣơng rồi ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 334: 107.558.082 Có TK 3383: 75.923.352 Có TK 3384: 18.980.838 Có TK 3389: 12.685.392
Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1647 Ngày 30/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Các khoản trích trừ vào lƣơng NLĐ
Trích BHXH vào lƣơng của ngƣời LĐ 334 3383 75.923.352 Trích BHYT vào lƣơng của ngƣời LĐ 334 3384 18.980.838 Trích BHTN vào lƣơng của ngƣời LĐ 334 3389 12.653.892
Tổng cộng 107.558.082
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 79
Nghiệp vụ 3:
Nộp các khoản trích theo lƣơng về Cảng theo Phiếu chi 1025, kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 3382: 92.683.449 Nợ TK 3383: 202.462.272 Nợ TK 3384: 37.961.676 Nợ TK 3389: 12.653.892
Có TK 3362: 345.761.289
Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1653 Ngày 30/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Nộp các khoản trích theo lƣơng về Cảng
- Kinh phí công đoàn 3382 3362 92.683.449
- Bảo hiểm xã hội 3383 3362 265.715.004
- Bảo hiểm y tế 3384 3362 56.942.514
- Bảo hiểm thất nghiệp 3389 3362 25.307.784
Tổng cộng 440.648.750
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 80
Nghiệp vụ 4:
Ngày 04/11/2010 căn cứ vào bảng thanh toán BHXH(Biểu 2.12) doanh nghiệp tiến hành chi trả trợ cấp nghi ốm chi ngƣời lao động. Kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ theo định khoản:
Nợ TK 3383: 12.670.620 Có TK 1111: 12.670.620
Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1511 Ngày 04/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Chi trả trợ cấp nghỉ ốm cho ngƣời LĐ
- Anh Vũ Thế Hƣng 3383 1111 165.909 … … … … Tổng cộng 12.670.620 Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngƣời lập Kế toán trƣởng (đã kí) (đã kí)
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 81
Nghiệp vụ 5:
Cuối tháng kế toán kế toán tiến hành phản ánh khoản BHXH trả thay vào tài khoản 3362 theo định khoản:
Nợ TK 3362: 12.670.620 Có TK 3383: 12.670.620
Đồng thời kế toán phản ánh khoản trích theo lƣơng về Cảng theo định khoản: Nợ TK 3362: 345.761.289
Có TK 1121: 345.761.289
Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1654 Ngày 30/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Chi trả trợ cấp nghỉ ốm cho ngƣời LĐ 3362 3383 12.670.620
Nộp tiền về Cảng 3362 1121 345.761.289
Tổng cộng 358.431.909
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 82
Nghiệp vụ 6:
Cuối tháng kế toán hach toán khoản tiền ăn ca phụ cấp dựa vào bảng phân bổ lƣơng tháng 11/2010 theo định khoản:
Nợ TK 6278: 170.774.000 Có TK 3385: 170.774.000
Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nhƣ sau:
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 1655 Ngày 30/11/2010
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền
Nợ Có
Tiền ăn ca, phụ cấp 6278 3385 170.774.000
Tổng cộng 170.774.000
Kèm theo 01 chứng từ gốc
Ngƣời lập Kế toán trƣởng
(đã kí) (đã kí)
Đồng thời kế toán tiến hành ghi vào sổ chi tiết tài khoản 338 theo định khoản ở 6 nghiệp vụ trên
Sinh viên: Vũ Thị Thúy Quỳnh – QT1102K 83 - Tài khoản 3382: Kinh phí công đoàn