Luận văn Thạc sĩ Xây dựng và ứng dụng KPIs trong quản trị thực hiện công việc tại Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI TỪ HOÀNG LINH XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG KPIs TRONG QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ THĂNG LONG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC HÀ NỘI - 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG – XÃ HỘI TỪ HOÀNG LINH XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG KPIs TRONG QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THUỐC LÁ THĂNG LONG Chuyên ngành: Quản trị nhân lực Mã số : 8340404 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGUYỄN THỊ HỒNG HÀ NỘI - 2020 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn tốt nghiệp dƣới quan sát, nghiên cứu phát triển thân tôi, thông tin Luận văn tơi hồn tồn thật phù hợp với quy định Pháp luật, đơn vị công tác, quy định Nhà trƣờng Khoa Sau đại học Nếu có sai sót, tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm! Học viên TỪ HỒNG LINH LỜI CẢM ƠN Sau q trình học tập nghiên cứu trƣờng, nhƣ thời gian công tác Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long, tơi hồn thành Luận văn tốt nghiệp với đề tài “Xây dựng ứng dụng KPIs quản trị thực công việc Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long” Để tiếp thu kiến thức, phân tích tình hình thực tiễn đơn vị để hồn thiện Luận văn tốt nghiệp này, tơi nhận đƣợc quan tâm, giúp đỡ tập thể đồng nghiệp dẫn anh, chị quản lý Phịng Tổ chức Nhân Cơng ty TNHH TNHH MTV Thuốc Thăng Long nói riêng tồn thể Cơng ty nói chung Tơi xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty tạo điều kiện cho đƣợc nghiên cứu thực tế đƣợc sử dụng số liệu, thông tin cần thiết để thực Luận văn tốt nghiệp Đặc biệt, xin gửi tới lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới giảng viên TS Nguyễn Thị Hồng giúp đỡ từ định hƣớng lựa chọn đề tài, suốt thời gian thực Luận văn tốt nghiệp đến đề tài đƣợc hồn thiện trọn vẹn Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 20 tháng 01 năm 2021 Học viên thực I MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT V DANH MỤC BẢNG, BIỂU VI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tổng quan tình hình nghiên cứu Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 5 Phƣơng pháp nghiên cứu 6 Những đóng góp luận văn CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG KPIs TRONG QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC Ở DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Thực công việc 1.1.2 Quản trị thực công việc 1.1.3 Chỉ số đo lƣờng hiệu suất trọng yếu 12 1.2 Hệ thống quản trị thực công việc yếu tố hệ thống 18 1.3 Nội dung, quy trình xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 20 1.3.1 Nội dung quy trình xây dựng KPIs 20 1.3.2 Ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 29 1.4 Kinh nghiệm xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc học cho Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 32 1.4.1 Kinh nghiệm xây dựng ứng dụng KPIs Công ty Điện lực Hà Nam – PC Hà Nam 32 II 1.4.2 Bài học rút cho Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 35 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG KPIs TRONG QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ THĂNG LONG 36 2.1 Khái quát Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 36 2.1.1 Thông tin chung đơn vị 36 2.1.2 Lịch sử hình thành phát triển 36 2.1.3 Sơ đồ tổ chức 38 2.1.4 Thực trạng nguồn nhân lực Công ty 43 2.2 Thực trạng xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị Thực Công việc 45 2.2.1 Quy trình Quản trị thực cơng việc 45 2.2.2 Thực trạng xây dựng ứng dụng KPIs thiết lập mục tiêu thực công việc 48 2.2.3 Thực trạng xây dựng ứng dụng KPIs quản lý tình hình thực công việc 49 2.2.4 Thực trạng xây dựng ứng dụng KPIs đánh giá thực công việc 50 2.3 Các yếu tố ảnh hƣởng đến xây dựng ứng dụng KPIs quản trị thực công việc 55 2.3.1 Khoa học công nghệ 55 2.3.2 Khách hàng đối tác hữu quan 58 2.3.3 Đối thủ cạnh tranh 59 2.3.4 Cơ quan chủ quản 61 2.3.5 Cán Quản trị thực công việc 55 2.4 Đánh giá chung xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc đơn vị 63 III 2.4.1 Khảo sát đánh giá xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc đơn vị 63 2.4.2 Đánh giá điểm tích cực xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 65 2.4.3 Hạn chế nguyên nhân xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 66 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG KPIs TRONG QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC 68 3.1 Mục tiêu, phƣơng hƣớng xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 68 3.1.1 Định hƣớng chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh Công ty giai đoạn 2020 – 2025, tầm nhìn đến 2030 68 3.1.2 Chiến lƣợc phát triển 70 3.1.3 Mục tiêu, phƣơng hƣớng hoàn thiện xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 76 3.2 Giải pháp xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 77 3.2.1 Xác định mục tiêu xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 77 3.2.2 Xây dựng hồn thiện phƣơng pháp, tiêu chí xây dựng Bộ tiêu chí KPIs cho vị trí cơng việc sở phân bổ chức nhiệm vụ phận 78 3.2.3 Xây dựng hoàn thiện quy định, vai trò trách nhiệm phận, cán liên quan quy trình xây dựng ứng dụng KPIs Quản trị thực công việc 81 3.2.4 Xây dựng hoàn thiện quy trình Quản trị thực cơng việc theo hệ thống tiêu chí KPIs 82 IV 3.2.5 Mẫu tiêu chí KPIs ứng dụng Quản trị thực công việc cấp Công ty 86 3.2.6 Khuyến nghị Error! Bookmark not defined KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC V DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung đầy đủ ĐGTHCV Đánh giá thực cơng việc KPIs Tiêu chí đánh giá hiệu suất công tác cốt yếu MTTHCV Mục tiêu thực công việc QTTHCV Quản trị thực công việc PIs Tiêu chí đánh giá hiệu suất cơng việc VI DANH MỤC BẢNG, BIỂU Bảng 1.1: Ví dụ xây dựng KPI 15 Bảng 1.2: Các khía cạnh Thẻ điểm cân 30 Bảng 1.3: Thống kê số lƣợng khía cạnh thẻ điểm cân 34 Bảng 2.1: Cơ cấu nhân công ty theo chức danh năm 2020 43 Bảng 2.2: Thu nhập bình quân năm 2018 -2019 43 Bảng 2.3: Cơ cấu nhân Cơng ty theo giới tính 44 Bảng 3.1: Mẫu tiêu chí KPIs ứng dụng Quản trị thực cơng việc cấp Công ty Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 86 DANH MỤC HÌNH VẼ, SƠ ĐỒ Hình 1.1: Mối quan hệ KPIs, PIs KRIs 13 Hình 1.2: Mơ hình Đánh giá hiệu suất theo cấp độ 27 Hình 3.1: Giá trị cốt lõi Công ty Thuốc Thăng Long 69 Sơ đồ 1.1: Nội dung Quản trị thực công việc 11 Sơ đồ 1.2: Hệ thống quản trị thực công việc 18 Sơ đồ 1.3: Quan hệ CSFs KPIs 25 Sơ đồ 2.1: Mơ hình tổ chức Cơng ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long 39 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ quản trị thực công việc Công ty Mẹ, Công ty Thuốc Thăng Long 45 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức Nhóm Cơng ty Thuốc Thăng Long đến 71 năm 2025 71 Sơ đồ 3.2: Hệ thống văn quản trị điều hành 72 Sơ đồ 3.3: Mối quan hệ Quản trị nguồn nhân lực với BSC 76 Anh, chị có nhận đƣợc phản hồi kết ĐGTHCV sau kỳ đánh giá không? Nhân viên khối gián tiếp 0% Công nhân viên khối trực tiếp 5% 25% 10% 75% 85% Có, rõ ràng kịp thời Có, rõ ràng kịp thời Có nhƣng khơng rõ ràng điểm số tiêu chí phía Có nhƣng không rõ ràng điểm số tiêu chí phía Khơng nhận đƣợc phản hồi Khơng nhận đƣợc phản hồi Anh, chị biết đƣợc kết ĐGTHCV thơng qua hình thức nào? Nhân viên khối gián tiếp 0% 0% Nhân viên khối trực tiếp 0% 0% 0% 0% 10% 30% 55% 0% 15% 90% Ngƣời phụ trách trực tiếp thông báo Ngƣời phụ trách trực tiếp thông báo Do đồng nghiệp truyền tai Do đồng nghiệp truyền tai Không đƣợc thông báo, biết thông qua trả lƣơng Không đƣợc thông báo, biết thông qua trả lƣơng Thông qua văn thức Phỏng vấn đánh giá Các nguồn thơng tin khác Thơng qua văn thức Phỏng vấn đánh giá Các nguồn thông tin khác PHẦN III - Câu hỏi khảo sát QTTHCV định hƣớng xây dựng, ứng dụng KPIs QTTHCV (nhóm câu hỏi dành cho cán quản lý) Theo ý kiến anh chị, mức độ dễ dàng phƣơng pháp QTTHCV áp dụng? Cán quản lý 0% 0% 25% 75% Đơn giản, dễ hiểu, dễ theo dõi triển khai Tƣơng đối phức tạp, cần thời gian để theo dõi triển khai Rất phức tạp, cần nhiều thời gian nỗ lực để theo dõi triển khai Không thể thực đƣợc Theo anh, chị có bất cập hệ thống QTTHCV Công ty Thuốc Thăng Long? Cán quản lý 10% 90% Có Khơng Nếu có, cụ thể gì? Bất cập QTTHCV 90% 85% 80% 80% 70% 60% 50% 50% 40% 30% 20% 10% 10% Phƣơng pháp ĐGTHCV ngƣời quản lý không phù hợp Ý kiến khác 10% 0% Các tiêu chí, tiêu chuẩn không rõ ràng Chƣa giao tiêu, mục tiêu theo tiêu chí cụ thể Chƣa theo dõi cụ thể thơng số tình hình Anh, chị cho biết mức độ phù hợp việc sử dụng email làm sở quản trị thực công việc Cán quản lý 0% 10% 55% 35% Rất phù hợp Phù hợp Chỉ phù hợp trao đổi thông tin công việc, không phù hợp dể quản trị thực cơng việc Hồn tồn khơng phù hợp Theo ý kiến anh chị, phƣơng pháp QTTHCV nhƣ có mang lại hiệu cho Công ty Thuốc Thăng Long không? Cán quản lý 0% 10% 15% 75% Rất hiệu Đạt hiệu quả, nhiên cần phải cải tiến Chƣa đạt hiệu quả, cần hoàn thiện lại hệ thống Không hiệu quả, không cần triển khai Phƣơng pháp QTTHCV có giúp ích cho anh chị q trình quản trị thực cơng việc nhân phận phụ trách? Cán quản lý 0% 10% 25% 65% Giúp ích nhiều, chắn cần thực Tƣơng đối hữu ích, cần thực vài loại hình cơng việc Tƣơng đối hữu ích, thực khơng Khơng hữu ích, khơng cần thực Việc hồn thiện QTTHCV có thực cần thiết cho Cơng ty Thuốc Thăng Long không? Cán quản lý 0% 0% 30% 70% Đặc biệt quan trọng, thiếu Rất quan trọng, cần thiết Quan trọng, cần thiết Không quan trọng, không cần thiết Anh chị cho biết chu kỳ hợp lý tiến hành QTTHCV Cán quản lý 0% 10% 15% 75% Hàng ngày Hàng tuần Hàng tháng Hàng q Mục đích QTTHCV Cơng ty Thuốc Thăng Long gì? (Có thể chọn nhiều phương án) Cán quản lý 120% 100% 100% 100% 100% 80% 80% 60% 50% 40% 20% 20% 0% Cải thiện hiệu Làm sở trả Làm sở đề công việc lƣơng, thƣởng, bạt, thăng tiến, nhân viên xét thi đua, thuyên chuyển, bình bầu cuối luân chuyển năm công tác Tạo động lực Làm sở cho Ý kiến khác: làm việc, gắn hoạt động quản kết, nâng cao trị nhân lực: gắn bó Tuyển dụng, nhân viên với đào tạo, phát triển tổ chức Để hồn thiện hệ thống tiêu chí đánh giá, Anh, chị cho biết cần đƣa tiêu chí dƣới vào Anh, chị khoanh trịn vào số thích hợp theo mức độ quan trọng tiêu chí quy định sau: Khơng quan trọng Ít quan trọng Bình thƣờng Quan trọng Rất quan trọng Cán quản lý 120% 100% 100% 75% 80% 70% 65% 65% 60% 60% 50% 40% 50% 40% 35% 40% 30% 30% 25% 20% 10% 10% 25% 10% 10% 0% 0%0% 0% 0% 0% Đi làm đều, Tuân thủ nội Tiêu chuẩn Tinh thần tập quy, kỷ luật an toàn lao thể, phối hợp lao động động, 5S công việc Không quan trọng Ít quan trọng Số lƣợng (đầu việc) cơng việc thực Bình thƣờng Chất lƣợng Tiến độ thực Hiệu công việc công quản lý việc phận Quan trọng Rất quan trọng 18 Anh, chị cho biết mức độ cần thiết hồn thiện tiêu chí đánh giá hình thành hệ thống KPIs, ứng dụng KPIs hoạt động QTTHCV ? Cán quản lý 0% 5% 10% 85% Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết Ý kiến khác 19.Anh, chị cho biết mức độ cần thiết ứng dụng phần mềm nghiệp vụ để triển khai hoạt động QTTHCV ? Cán quản lý 0% 5% 10% 85% Rất cần thiết Cần thiết Không cần thiết Ý kiến khác 20.Anh, chị cho biết mức độ cấp độ triển khai ứng dụng phần mềm nghiệp vụ để triển khai hoạt động QTTHCV? Cán quản lý 0% 0% 0% 100% Cấp độ công ty Cấp độ phòng ban Cấp độ cá nhân Ý kiến khác 21.Anh, chị cho biết mức độ sẵn sàng hệ thống CNTT công ty để xây dựng ứng dụng KPIs QTTHCV? Cán quản lý 0% 15% 25% 60% Hoàn toàn sẵn sàng triển khai Sẵn sàng, cần thời gian nghiên cứu triển khai Chƣa sẵn sàng, cần đầu tƣ bổ sung Ý kiến khác 22.Anh, chị cho biết mức độ sẵn sàng nhân công ty để xây dựng ứng dụng KPIs QTTHCV ? Cán quản lý 0% 5% 20% 75% Hoàn toàn sẵn sàng triển khai Sẵn sáng, cần thời gian nghiên cứu triển khai Chƣa sẵn sàng, cần chuẩn bị kế hoạch, đào tạo hƣớng dẫn triển khai Hồn tồn khơng sẵn sàng, triển khai đƣợc PHỤ LỤC 4: BIỂU MẪU QUẢN TRỊ THỰC HIỆN CƠNG VIỆC Biểu mẫu 1: Thơng báo kết luận họp sản xuất I Kết thực nhiệm vụ SXKD: Lũy kế năm Thực TT Đơn vị Chỉ tiêu tính Chỉ tiêu tài Doanh thu Nộp ngân sách II Chỉ tiêu Tỷ đồng sản lƣợng Sản lƣợng sản xuất Triệu bao Sản lƣợng tiêu thụ Triệu bao 2.1 Thuốc điếu nội Triệu bao địa 2.2 Thuốc điếu XK Sản xuất PX sợi III Gia công Thuốc bao Thuốc sợi Triệu bao Tấn Tháng Tháng xx/2019 xx/2020 So sánh (%) Thực tháng xx So So KH kỳ NT năm II Kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng Kế hoạch sản xuất – tiêu thụ: Chỉ tiêu ĐVT Tiêu thụ Triệu bao SP xuất Triệu bao SP nội địa Triệu bao Sản xuất Công ty Triệu bao SP xuất Triệu bao SP Triệu bao công xuất Sản xuất Sợi Công ty tháng trƣớc Kế hoạch tháng Triệu bao SP nội địa gia Thực Tấn Kế hoạch gia công thuốc Công ty ngồi Nhóm Cơng ty: Cơng ty ĐVT Thanh Hóa Triệu bao Bắc Sơn Triệu bao Đà Nẵng Triệu bao Bến Tre Triệu bao Thực tháng trƣớc Kế hoạch tháng ĐVT Công ty Long An Triệu bao VPM Cần Thơ Triệu bao Cửu Long Triệu bao Tổng cộng Triệu bao Thực tháng trƣớc Kế hoạch tháng III Kết luận Giám đốc Công ty: Phòng Tiêu thụ: Phòng Thị trường Phòng Kế hoạch vật tư Phòng Kỹ thuật điện Phịng Nghiên cứu phát triển, kỹ thuật cơng nghệ Phòng Quản lý chất lượng Các phân xưởng sản xuất Phịng Tài kế tốn Phịng Xuất Nhập 10 Phòng Tổ chức nhân 11 Phòng Pháp chế 12 Phòng Đầu tư 13 Văn phòng Cơng ty 14 Phịng An ninh – Bảo vệ 15 Ban Kiểm soát nội Biểu mẫu 2: Nội dung chƣơng trình cơng tác Đơn vị: … Kỳ cơng tác:… I BÁO CÁO CÔNG TÁC THÁNG Nội dung, mục tiêu công việc TT Đầu mối thực (Đ/c) Kết Hồn thành Cơng việc 1: (nội dung cơng việc) Đầu mối 1, đầu mối 2 Công việc 2: (nội dung công việc) Đầu mối 1, Đang triển đầu mối khai ………………………………… ……… Ghi ………… II KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG TT Nội dung, mục tiêu công việc Công việc 1: (nội dung công việc) Công việc 2: (nội dung công việc) ………………………………… Đầu mối thực Ghi (Đ/c) Đầu mối 1, đầu mối Đầu mối 1, đầu mối ……… ………… Biểu mẫu 3: Mục tiêu sản xuất tháng Đơn vị: … Kỳ kế hoạch: … I KẾ HOẠCH SẢN XUẤT Mác thuốc STT Đơn vị SP Bảo cứng Nội + Bao tay + RC Triệu bao SP Bao mềm Triệu bao SP Xuất 20’S Triệu bao SP Xuất 20’S RC Triệu bao SP Xuất 10’S Triệu bao SP Slim Nội Triệu bao XK Demi Slim Triệu bao KH Công ty giao KH Phân xƣởng giao TỔNG CỘNG II KẾ HOẠCH GIAO CHO CA SẢN XUẤT STT Ca Đơn vị Ca A (số lƣợng ca: 18) Triệu bao Ca B (số lƣợng ca: 18,8) Triệu bao Ca C (số lƣợng ca: 19) Triệu bao TỔNG CỘNG Sản lƣợng Biểu mẫu 4: Tổng hợp hệ số hoàn thành công việc Đơn vị:… Kỳ đánh giá:… TT MNV Họ tên Tổ Xếp loại TL001994 Nguyễn Thị A Giám sát K1 TL001479 Nguyễn Văn B Bao B5 K1 Nội dung vi phạm Nhắc nhở SX Gem 20' để lỗi TL002188 Lê Kim C Bao B5 TL002285 Nguyễn Gia D TL001289 Nguyễn Văn E Điện - ĐHMN TL001567 Trịnh Minh F Bao B5 Bao A1 K2 logo thấp khoanh vùng 05 hòm K2 Nhắc nhở SX Gem 20' để lỗi logo thấp khoanh vùng 05 hịm K3 Phê bình kiểm sốt mơi trƣờng K3 Để SP không đạt phải xử lý lại Ghi ... TNHH MTV Thuốc Thăng Long 35 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG KPIs TRONG QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ THĂNG LONG 36 2.1 Khái quát Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng. .. dụng KPIs - Tổng hợp lý luận Quản trị thực công việc ứng dụng KPIs quản trị thực công việc 6.2 Về thực tiễn - Đánh giá đƣợc thực trạng xây dựng ứng dụng KPIs quản trị thực công việc công ty mẹ, Công. .. hình xây dựng ứng dụng KPIs quản trị thực công việc Công ty TNHH MTV Thuốc Thăng Long Từ đó, đƣợc điểm thuận lợi, khó khăn, hội, thách thức xây dựng ứng dụng KPIs Công ty mẹ, Công ty TNHH MTV Thuốc