Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD ThS Nguyễn Thanh Hùng Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p GVHD ThS Nguyễ n Thanh Hùng SVTH Nguyễ n Thị Mỹ Linh i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập tại Công ty TNHH.
Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực tập Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS, người viết có hội tìm hiểu tiếp xúc việc thực bước nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng toàn chứng từ liên quan đến lơ hàng Đặc biệt qua thu thập kiến thức thực tiễn kinh nghiệm bổ ích Để hồn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp ngày hôm nay, người viết xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Thanh Hùng Giáo viên hướng dẫn thực tập Thầy hướng dẫn, bảo chỉnh sửa tận tình cho người viết suốt trình thực đề tài Tiếp theo người viết xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám đốc Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS tạo điều kiện cho người viết thực tập Công ty, đặc biệt lời cảm ơn đến anh chị phận Sales, phận chứng từ phận kế toán Các anh chị bảo, hướng dẫn giúp đỡ nhiệt tình, ln giải đáp thắc mắc, đồng thời tạo điều kiện cho người viết tiếp xúc với công việc thực tế để có thêm nhiều kinh nghiệm cung cấp tài liệu cần thiết để người viết hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp Một lần người viết xin gửi lời cảm ơn, lời chúc sức khỏe đến thầy cô Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại chúc Công ty MLC-ITL ngày phát triển TP Hồ Chí Minh, tháng năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh i Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng …… năm 2012 SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh ii Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Tp Hồ Chí Minh, ngày …… tháng ……năm 2012 SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh iii Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh tồn cầu hố hội nhập kinh tế quốc tế nay, quốc gia ngày đẩy mạnh phát triển hoạt động ngoại thương để góp phần phát triển đất nước Đặc biệt sau gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), Việt Nam ln khuyến khích doanh nghiệp nước sản xuất xuất tạo nhiều nguồn lợi cho đất nước Tuy nhiên để xuất nước phát triển việc phải phát triển sản xuất vai trị cơng ty giao nhận quốc tế khơng thể thiếu Chính nhu cầu mà công ty giao nhận Việt Nam ngày phát triển rộng quy mô chất lượng, cung cấp ngày nhiều dịch vụ giao nhận quốc tế góp phần nâng cao khả cạnh tranh hàng hóa Việt Nam thị trường giới Hiện doanh nghiệp Việt Nam xuất theo phương thức vận tải đường biển phổ biến mang lại hiệu cao Trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất đường biển việc hoàn thiện nghiệp vụ xử lý chứng từ giao nhận nghiệp vụ quan trọng việc thực đồng bộ, hiểu rõ quy định chứng từ xử lý nhanh chóng giúp cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp thuận lợi, nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng góp phần giúp cơng ty phát triển Nhận thức tầm quan trọng nhằm tìm hiểu rõ nghiệp vụ vấn đề liên quan xử lý chứng từ giao nhận hàng hóa người viết chọn đề tài báo cáo: “Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất container đường biển Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS” Mục tiêu nghiên cứu Khái quát chung tình hình hoạt động cơng ty SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh iv Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Nghiên cứu nắm rõ thực tế nghiệp vụ xử lý chứng từ giao nhận hàng hoá xuất container đường biển công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS Phát ưu điểm nhược điểm nghiệp vụ chứng từ giao nhận để từ đề xuất số giải pháp kiến nghị để hoàn thiện làm tăng hiệu hoạt động công ty Đối tượng, phạm vi nghiên cứu a Đối tượng nghiên cứu: Mọi hoạt động liên quan tới trình thực nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất container đường biển giải pháp hoàn thiện phát triển công ty MLC-ITL đối tượng nghiên cứu đề tài b Phạm vi nghiên cứu: Trên sở đối tượng mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu đề tài tập trung tìm hiểu nghiệp vụ xử lý chứng từ giao nhận hàng hố xuất container đường biển cơng ty tháng cuối năm 2011 đầu năm 2012 Vì thời gian, lực trình độ có hạn nên người viết nghiên cứu dựa tài liệu công ty, sách internet Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập số liệu cách quan sát thực tế, thu tập, tham khảo số tài liệu, giáo trình, thơng tin báo chí để làm phong phú cho viết Phương pháp so sánh kết hợp với phương pháp thống kê, phân tích diễn giải, phương pháp đánh giá thực tế Kết cấu đề tài: Bài báo cáo gồm chương: Chương 1: Giới thiệu khái quát công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS Chương 2: Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất container đường biển Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS Chương 3: Một số nhận xét, giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh v Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Người viết mong nhận nhận xét, đánh giá chân thành từ phía Nhà trường Ban giám đốc Cơng ty để hồn thiện cho báo cáo Người viết xin chân thành cảm ơn TP.Hồ Chí Minh, tháng năm 2012 Sinh viên Nguyễn Thị Mỹ Linh MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN i NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN iii LỜI MỞ ĐẦU iv MỤC LỤC vi DANH SÁCH BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ ix DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT x CHƯƠNG : GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS 1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.2 Phạm vi mở rộng kinh doanh 1.3 Cơ quan tổ chức 1.3.1 Sơ đồ tổ chức 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban 1.3.2.1 Ban giám đốc 1.3.2.2 Bộ phận Sales 1.3.2.3 Bộ phận C/S Documentations SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh vi Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh 1.3.2.4 Bộ phận Operations (OPS) 1.3.2.5 Bộ phận kế toán 1.3.2.6 Bộ phận Warehouse 1.4 Tình hình kinh doanh cơng ty 1.4.1 Cơ cấu dịch vụ 1.4.2 Kết kinh doanh CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS 12 Phần 1: Quy trình chứng từ hàng xuất FCL 12 2.1.1 Nhận thông tin lô hàng 13 2.1.2 Nhận Booking Request từ khách hàng 14 2.1.3 Liên hệ hãng tàu để giữ chỗ tàu (Book chỗ) 14 2.1.4 Gửi Booking Confirmation cho khách hàng 15 2.1.5 Gửi ISF data Booking Confirmation cho đại lý khai ISF 16 2.1.6 Phát hành House B/L nháp gửi cho khách hàng kiểm tra 17 2.1.7 Gửi chi tiết Master B/L cho hãng tàu 24 2.1.8 Kê khai Hải quan tự động (Automatic Manifest System - AMS) 25 2.1.9 Phát hành Local Debit thu thập chứng từ gửi đại lý 32 2.1.10 Giao House B/L cho khách hàng kết file 33 Phần 2: Mở rộng 34 2.2.1 Cách hỏi chỗ thương lượng lựa chọn hãng tàu 34 2.2.2 Khách hàng lấy Master B/L trực tiếp từ hãng tàu 34 2.2.3 Thủ tục đảo chuyển container 35 2.2.4 Hàng LCL 35 2.2.5 Ký lùi House B/L 36 2.2.6 Đổi House B/L gốc lấy House B/L Surrendered 36 2.2.7 Shipper yêu cầu giao hàng không cần B/L gốc 36 2.2.8 Phí khai sơ lược hàng hóa nhập vào Châu Âu - ENS (Entry Summary Declaration) 37 SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh vii Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 38 3.1 Nhận xét 38 3.1.1 Thuận lợi 38 3.1.2 Khó khăn 40 3.2 Giải pháp 40 3.2.1 Xây dựng phát triển lực lượng nhân viên 41 3.2.2 Xây dựng phát triển phận Marketing 42 3.2.3 Nâng cao chất lượng dịch vụ 43 3.3 Kiến nghị 45 3.3.1 Đối với công ty 45 3.3.2 Đối với quan ban ngành có liên quan 45 KẾT LUẬN xi DANH SÁCH PHỤ LỤC CHỨNG TỪ KÈM THEO xii TÀI LIỆU THAM KHẢO xiii SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh viii Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh DANH SÁCH BẢNG BIỂU Trang Bảng 1.1 - Doanh thu theo cấu dịch vụ Công ty Quý năm 2011 Bảng 1.2 - Kết hoạt động kinh doanh Công ty Quý năm 2011 DANH SÁCH HÌNH VẼ Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức công ty Hình 1.2 - Biểu đồ cấu dịch vụ tháng 10/2011 Hình 1.3 - Biểu đồ cấu dịch vụ tháng 11/2011 Hình 1.4 - Biểu đồ cấu dịch vụ tháng 12/2011 Hình 1.5 - Biểu đồ kết hoạt động kinh doanh công ty 10 Hình 2.1 - Sơ đồ nghiệp vụ chứng từ hàng xuất FCL 12 Hình 2.2 - Giao diện thông tin phần mềm FAST 17 Hình 2.3 - Giao diện thông tin container seal 18 Hình 2.4 - Giao diện thơng tin House B/L 19 Hình 2.5 - Giao diện khai AMS thông tin General Information 25 Hình 2.6 - Giao diện khai AMS thơng tin Shipper Consignee 26 SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh ix Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Hình 2.7 - Giao diện khai AMS tổng khối lượng hàng hóa 27 Hình 2.8 - Giao diện khai AMS thông tin container seal 28 Hình 2.9 - Giao diện khai AMS thông tin cụ thể hàng hóa 28 Hình 2.10 - Giao diện khai AMS Accepted Hải Quan Mỹ 29 DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT KCN VIẾT NGUYÊN GỐC Khu công nghiệp SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh x Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh thiệu Shipper phải yêu cầu Shipper gửi giấy giới thiệu cho MLC-ITL Về nguyên tắc, hãng tàu giao M-B/L gốc cho Shipper M-B/L, lấy M-B/L hãng tàu cần có giấy ủy quyền Shipper giấy ủy quyền phải có đóng dấu kí tên Shipper Sau mang gốc giấy ủy quyền đến hãng tàu để lấy M-B/L Ngoài ra, trường hợp nhân viên chứng từ MLC-ITL không gửi Pre-alert hãng tàu nơi đến liên lạc trực tiếp với Consignee chi tiết lô hàng Sau MLC-ITL tốn cước phí nội địa (Local Charge) cho hãng tàu thu lại Shipper theo giá nhân viên Sales chào 2.2.3 THỦ TỤC ĐẢO CHUYỂN CONTAINER Trong trường hợp Shipper hạ container theo vị trí tàu feeder Booking Confirmation Shipper không lý Hải quan kịp cắt máng nhân viên chứng từ MLC-ITL liên lạc hãng tàu yêu cầu sửa đổi Booking Cofirmation sang tàu feeder Sau gửi Booking Revised cho Shipper để Shipper mang Booking Revised xuống cảng đóng phí đảo chuyển container lý Hải quan theo tàu mới, lúc container xếp lên tàu 2.2.4 HÀNG LCL Quy trình xử lý chứng từ hàng LCL tương tự hàng FCL nhiên có số nội dung khác cần lưu ý nhân viên tạo Booking cơng ty MLC-ITL gửi cho khách hàng gọi House Booking dựa Booking Co-loader Điểm khác Booking hàng FCL Booking hàng LCL Booking hàng FCL bắt buộc phải sử dụng Booking hãng tàu cấp, Booking hàng LCL sử dụng Booking MLCITL phát hành Sau chuyển lơ hàng cho Co-loader Điểm khác biệt việc giao hàng nhận hàng diễn kho CFS (Container Freight Station) cảng xuất cảng nhập Bên cạnh đó, phát hành House B/L cần lưu ý sử dụng số khối thực tế kho CFS cảng số khối nhà máy cung cấp; H-B/L phải có Shipping Mark để nhận diện hàng có nhiều chủ hàng lẻ gom lại đóng cho đủ nguyên container đầy Ngoài B/L thể SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 35 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh phương thức vận chuyển CFS/CFS, LCL/LCL; phần mô tả hàng hóa thể PART OF CONTAINER 2.2.5 KÝ LÙI HOUSE B/L Trong số trường hợp toán L/C, ngày kết thúc xếp hàng thực tế muộn hai ngày so với ngày giao hàng cuối L/C L/C hết hạn trước tàu chạy hai ngày Shipper yêu cầu công ty ký lùi House B/L cho phù hợp với thời hạn L/C Tuy nhiên việc ký lùi phải kiểm tra với đại lý xem Consignee có đồng ý khơng (nếu lô hàng định đại lý) Bên cạnh Shipper phải làm cơng văn ký lùi có đóng dấu, ký tên Shipper nộp gốc cho MLC-ITL lấy B/L gốc 2.2.6 ĐỔI HOUSE B/L GỐC LẤY HOUSE B/L SURRENDERED Trong trường hợp Shipper lấy H-B/L gốc hàng đến mà B/L gốc chưa gửi cho Consignee Shipper nhận tiền hàng lúc Shipper muốn đổi B/L gốc lấy B/L Surrendered để Consignee nhận hàng nhanh chóng Khi nhân viên chứng từ MLC-ITL thu hồi đầy đủ B/L gốc phát hành cho Shipper gồm B/L gốc B/L copy non-negotiable, giao H-B/L Surrendered cho Shipper, cuối làm điện giao hàng (Telex Release) cho đại lý thông báo H-B/L Surrendered yêu cầu giao hàng gấp cho Consignee mà khơng cần xuất trình B/L gốc 2.2.7 SHIPPER YÊU CẦU GIAO HÀNG KHÔNG CẦN B/L GỐC ● Giao hàng thư bảo đảm ngân hàng (Bank Guarantee): Trường hợp HB/L theo lệnh ngân hàng hàng tới cảng Consignee chưa nhận HB/L gốc, Consignee muốn nhận hàng gấp xin nợ H-B/L gốc Shipper làm thư bảo đảm (Letter of Indemnity- LOI) có đóng dấu ký tên gửi cho MLC-ITL Trên Shipper ghi rõ đồng ý giao hàng thư bảo đảm ngân hàng cam kết chịu tranh chấp phát sinh Đồng thời nhân viên chứng từ MLC-ITL thông báo cho đại SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 36 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh lý MLC-ITL nước biết yêu cầu đại lý thu hồi thư bảo đảm ngân hàng (Bank Guarantee ) từ Consignee trước giao lệnh giao hàng cho Consignee ● Trường hợp H-B/L gốc (không lập theo lệnh ngân hàng) gửi cho Consignee bị thất lạc hay chậm trễ mà hàng đến cảng Consignee muốn nhận hàng gấp Shipper làm thư bảo đảm (Letter of Indemnity- LOI) có đóng dấu, ký tên gửi gốc cho MLC-ITL Khi MLC-ITL yêu cầu đại lý MLC-ITL nước nhập giao hàng cho Consignee mà không cần B/L gốc Lưu ý thư bảo đảm (Letter of Indemnity-LOI) phải ghi rõ lý thất lạc, chậm trễ, đồng thời Shipper phải cam kết chịu tranh chấp phát sinh 2.2.8 PHÍ KHAI SƠ LƯỢC HÀNG HĨA NHẬP KHẨU VÀO CHÂU ÂU- ENS (ENTRY SUMMARY DECLARATION) Cũng giống hàng Mỹ phải khai AMS hãng tàu thơng báo quy định Hải Quan Châu Âu việc kê khai sơ lược hàng hóa nhập vào Liên hiệp Châu Âu Quy định thức có hiệu lực áp dụng từ ngày 1-1-2011 Mục đích quy định đảm bảo tiêu chuẩn an ninh cho hàng hóa nhập vào Châu Âu việc kê khai sơ lược thông tin lô hàng người gửi hàng, người nhận hàng thông tin lơ hàng cụ thể, qua đánh giá mức độ rủi ro xác định lơ hàng có nghi ngờ an ninh vận chuyển đến châu Âu Dựa vào hải quan Châu Âu chấp thuận hay từ chối cho phép hàng hóa xếp lên tàu Tương tự khai AMS, Việc kê khai ENS thực thông qua hệ thống điện tử kết nối Hải quan Châu Âu hãng tàu Thời hạn kê khai có hai trường hợp: - Nếu lô hàng vận chuyển trực tiếp từ cảng thẳng tới châu Âu thời hạn khai báo 24 trước tàu rời cảng - Nếu lô hàng vận chuyển qua cảng chuyển tải (transit port), từ cảng chuyển tải hàng hóa xếp lên tàu nối tiếp tới châu Âu thời hạn khai báo 24 trước tàu nối tiếp rời cảng chuyển tải SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 37 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NĂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP 3.1 NHẬN XÉT 3.1.1 THUẬN LỢI Mặc dù vừa thành lập hoạt động gần năm MLC-ITL tự vượt qua khó khăn ban đầu để ngày đứng vững lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế Thương hiệu cơng ty khẳng định thương trường tạo dựng uy tín khách hàng nội địa đối tác nước ngoài, yếu tố định cho phát triển bền vững lâu dài Công ty liên doanh hai tập đoàn lớn Mitsubishi Logistics Corporation (Nhật Bản) Indo-Trans Logistics (Việt Nam) nên có hệ thống đại lý uy tín va tồn cầu Mỹ, Châu Âu, Đông Nam Á, Hồng Kông, Nhật Bản,…điều giúp công ty rút ngắn thời gian hoàn tất chứng từ cho khách hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công ty mở rộng mạng lưới kinh doanh Được hỗ trợ ITL hệ thống kho bãi, phân phối hàng kho khu công nghiệp Hiệp Phước kho hàng khu cơng nghiệp Tân Bình cung cấp cho khách hàng dich vụ lưu giữ bảo quản hàng hoá, vận chuyển hàng hóa xe…Ngồi cịn ITL hỗ trợ mảng hàng khơng, qua tạo quan hệ với hãng vận chuyển hàng không Cathay Pacific, China Airlines, Singapore Airway góp phần mở rộng phát triển dịch vụ Công ty thiết lập mối quan hệ quen thuộc với hãng tàu lớn Hanjin, APL, Maersk, OOCL, Heung A, Evergreen…nên hãng tàu hỗ trợ SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 38 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh việc cung cấp chi tiết hàng hóa qua mạng thông qua việc đăng nhập trực tiếp vào website hệ thống hãng tàu này, từ nhân viên theo dõi thường xuyên tình hình hành trình hàng hóa Một yếu tố quan trọng Ban lãnh đạo cơng ty có trình độ cao, đề chiến lược đắn, nhạy bén nắm bắt thay đổi thị trường nhanh chóng đưa biện pháp phù hợp với thay đổi nhằm đem lại hiệu cao kinh doanh Ngoài ra, nhờ có lãnh đạo tài tình Ban lãnh đạo giúp cho nhân viên kịp thời giải vướng mắt, khó khăn nằm ngồi khả để hồn thành cơng việc cách hiệu Nhận cần thiết ngành dịch vụ sở vật chất nên Ban lãnh đạo trang bị sở vật chất, thiết bị văn phòng phương tiện thông tin liên lạc đầy đủ, đại phục vụ tốt cho việc hoạt động kinh doanh công ty Công ty giao dịch với khách hàng chủ yếu thơng qua điện thoại, email, mạng internet, đầu tư trang thiết bị giúp cho việc trao đổi thông tin MLC-ITL với khách hàng nước nước hệ thống đại lý MLC-ITL nước ngồi nhanh chóng đảm bảo dịch vụ khách hàng, từ tạo lịng tin cho khách hàng Ngoài tất lơ hàng Mỹ tự khai AMS hệ thống riêng công ty, kết nối hệ thống hãng tàu Hải quan Mỹ, nhân viên tham gia khóa học khai AMS nên tạo tính chủ động cho công ty việc kê khai thông tin hàng hóa cho Hải quan Mỹ Lợi cạnh tranh cơng ty đội ngũ nhân viên có kiến thức vững vàng, nhiều kinh nghiệm, có trình độ nghiệp vụ cao Nhân viên Sales hàng đường biển với 10 năm kinh nghiệm giúp cơng ty tìm kiếm khách hàng tiềm năng, ký kết nhiều hợp đồng lớn; nhân viên giao nhận khai thuê hải quan người nắm vững nghiệp vụ hải quan, có mối quan hệ tốt với nhân viên cảng, hải quan; nhân viên chứng từ không ngừng học hỏi, linh hoạt trình thực xử lý chứng từ Tuy nhân viên có nhiệm vụ riêng nhân viên thường hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao góp phần to lớn việc hồn thành cơng việc nâng cao uy tín cơng ty SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 39 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh 3.1.2 KHÓ KHĂN Mặc dù đội ngũ nhân viên công ty người giàu kinh nghiệm, có trình độ cao lực lượng cịn : thiếu nhân viên Sales hàng hàng không, chưa xây đội ngũ nhân viên Sales chuyên biệt, đồng thời nhân viên phận khác chưa đủ nên trình thực nghiệp vụ gặp số khó khăn Chẳng hạn nhân viên chứng từ mắc sai sót chậm trễ khâu chuẩn bị chứng từ, nhân viên khai thuê hải quan giao nhận gặp số vướng mắt khâu làm thủ tục hải quan, số vấn đề phát sinh khó ứng phó kịp thời gây trì trệ việc giao nhận hàng hóa Ngồi tháng có hợp đồng nhiều, phận công ty phải làm việc nhiều, bị áp lực thời gian Hiện công ty chưa có phận Marketing hoạt động tiếp thị hùng hậu nên hoạt động Marketing dịch vụ công ty nhân viên Sales đảm nhiệm Chính gây nhiều khó khăn cho nhân viên Sales việc tìm kiếm khách hàng mở rộng thị trường kinh doanh Mặc dù công ty sử dụng phần mềm FAST phần mềm hỗ trợ phần, hỗ trợ lớn cho phận liên kết chặt chẽ với Ngồi đơi gặp phải cố mạng chưa có nhân viên kĩ thuật tin học riêng nên phải nhờ nhân viên kỹ thuật tin học bên liên doanh hỗ trợ, dẫn đến tốn chi phí gây chậm trễ tiến độ làm việc Hiện cơng ty có kho riêng ICD (Inland Clearance Depot) Sóng Thần hoạt động phát triển nên nhiều khó khăn phải thuê thiết bị, xe nâng hàng, dịch vụ kho hạn chế 3.2 GIẢI PHÁP Trong điều kiện cạnh tranh ngày gay gắt, bên cạnh thuận lợi MLC-ITL cịn gặp nhiều khó khăn, thách thức Nhằm mục đích phát huy mạnh, khắc phục khó khăn cịn tồn tạo điều kiện cho công ty phát triển với kiến thức có từ trường lớp trình tìm SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 40 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh hiểu thực tế, phạm vi nghiên cứu đề tài này, sau số đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công ty 3.2.1 XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN LỰC LƯỢNG NHÂN VIÊN Chúng ta biết nhân ln đóng vai trị chủ đạo, yếu tố quan trọng hàng đầu để định đến thành công doanh nhiệp Hiện nay, đội ngũ nhân viên công ty giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm số lượng nhân viên phận thiếu Vì để MLC-ITL ngày phát triển vững mạnh địi hỏi phải có đội ngũ nhân viên động, nắm vững kiến thức nghiệp vụ, tìm tịi học hỏi, tuân thủ quy định MLC-ITL Nội dung giải pháp: Để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày tăng, nâng cao uy tín cơng ty, thời gian cần thực kĩ việc tuyển dụng theo hướng chun mơn hóa, nhân viên có trình độ nghiệp vụ chun mơn tương xứng với u cầu công tác kết hợp với việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ nhân viên, hình thành đội ngũ nhân viên thực chuyên nghiệp nghiệp vụ Cách thực hiện: ● Bộ phận Sales: Tăng cường nhân lực cho phận Sales vận chuyển hàng không, xây dựng đội ngũ Sales chuyên biệt gồm Sales hàng vận chuyển hàng không Sales vận chuyển đường biển để hiểu rõ quy định hai hình thức vận chuyển Tạo điều kiện cho nhân viên Sales tham gia lớp đào tạo huấn luyện nghiệp vụ kinh doanh Đào tạo nhân viên Sales số nghiệp vụ làm hàng từ lên nâng cao nhằm giúp nhân viên Sales nắm rõ nghiệp vụ để sale hàng tốt ● Bộ phận chứng từ: Tăng cường nhân viên phụ trách chứng từ, phát triển kỹ giao tiếp khách hàng, phối hợp nhân viên Sales nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 41 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Kết hợp phận OPS khâu chứng từ nhằm đảm bảo lấy hàng thời gian lý hải quan cắt máng Cho nhân viên tham gia khoá huấn luyện sử dụng phần mềm làm B/L, khóa học khai AMS, quản lý lô hàng cách chặt chẽ ● Bộ phận OPS: Tăng cường nhân viên OPS, kết hợp với đội xe nhằm vận chuyển hàng thời gian quy định hãng tàu Hướng dẫn khách hàng làm thủ tục hải quan quy định Hải quan Tổ chức buổi thảo luận hướng dẫn sách Nhà nước, cập nhật quy định quan Hải quan, cảng vụ Tạo điều kiện để nhân viên tham gia khóa đào tạo nâng cao kiến thức khai Hải quan Hiệu thực giải pháp: Đẩy mạnh Sales hàng vận chuyển hàng khơng góp phần tăng doanh thu từ nâng cao lợi nhuận hàng vận chuyển hàng khơng có giá trị cao Quản lý lô hàng chặt chẽ hơn, hạn chế thấp sai sót, rủi ro khâu chứng từ Sử dụng phần mềm hiệu hơn, giảm bớt thời gian luân chuyển chứng từ tiết kiệm đuợc chi phí chứng từ Từng bước khắc phục sai sót thủ tục hải quan giao nhận hàng hóa, đảm bảo việc giao nhận thực cách trôi chảy, thuận tiện 3.2.2 XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN BỘ PHẬN MARKETING Trong thời điểm việc lập phận Marketing việc làm cần thiết cơng ty MLC-ITL nhân viên Sales đảm nhiệm công việc chưa chuyên nghiệp nên lựa chọn tìm kiếm khách hàng tiềm SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 42 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Nội dung giải pháp: Công ty cần xây dựng đội ngũ Marketing vững mạnh, có kế hoạch chiến lược Marketing cụ thể Chiến lược quảng cáo công ty biện pháp quan trọng để quảng bá trì hình ảnh làm bật dịch vụ công ty Cách thực hiện: Trong khâu tuyển dụng nhân viên Marketing cần ý tuyển chọn nhân viên động, khả sáng tạo, nhạy bén, khả giao tiếp tốt, xử lý tình cách nhanh chóng Trong phận Marketing tuyển dụng vị trí nhân viên chiến lược, nhân viên tổ chức kiện Thường xuyên cập nhật thông tin thị trường, đồng thời tiếp cận trực tiếp khách hàng thị trường mới, tranh thủ hội mà thị trường mang lại, tiến hành khảo sát, đánh giá thị trường, phân chia thị trường phân cơng nhóm nhân viên phụ trách số phân khúc thị trường cụ thể Xây dựng ngân sách quảng cáo hợp lý, có kế hoạch chi tiêu cho quảng cáo, quảng cáo việc tham gia buổi hội thảo qua phương tiện thơng tin tivi, báo chí, viết phóng cơng ty… Hiệu thực hiện: Quảng bá thương hiệu, hình ảnh, dịch vụ cơng ty đến khách hàng cách nhanh chóng Quản lý đáp ứng nhu cầu khách hàng nhiều khu vực, góp phần mở rộng thị trường Giúp cơng ty thu hút khách hàng khách hàng mục tiêu mà cơng ty muốn hướng tới cắt giảm nhiều chi phí, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh 3.2.3 NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ Trong dịch vụ giao nhận vận tải, chất lượng dịch vụ đem đến cho khách hàng tin tưởng, hài lịng an tâm hàng hóa họ đảm bảo an toàn vận SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 43 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh chuyển đến nới đến cuối để giao cho khách hàng họ Vì để ngày nâng cao cạnh tranh cần quan tâm nâng cao chất lượng dịch vụ Nội dung giải pháp: hoàn thiện hệ thống thơng tin, mở rộng dịch vụ chăm sóc khách hàng, nghiên cứu học hỏi kinh nghiệm đối thủ để ngày hoàn thiện phát triển dịch vụ công ty Cách thực hiện: Công ty cần phải xây dựng phát triển tin học nâng cấp thiết bị, phần mềm, nên có nhân viên kỹ thuật tin học riêng để kịp thời đảm bảo kết nối hệ thống mạng nội truyền liệu nhanh chóng bảo mật cao Việc thuê kho bãi cần ý gần sân bay gần cảng đồng thời phối hợp nhịp nhàng với đội xe So sánh dịch vụ công ty dịch vụ đối thủ cạnh tranh để tìm phát huy mạnh giúp tăng cường tính ưu việt dịch vụ công ty Thường xuyên tạo lập mối quan hệ thân thiết lâu bền với khách hàng Có nhiều sách quan tâm đặc biệt đến khách hàng thân thiết, khách hàng lớn có lượng hàng ổn định ưu đãi báo giá dịch vụ Đưa hướng giải có lợi cho khách hàng có cố xảy để tránh lòng tin khách hàng Hiệu thực hiện: Hệ thống thông tin đảm bảo góp phần phục vụ hiệu cơng tác kinh doanh quản lý hoạt động công ty Cách bố trí kho bãi giúp tiết kiệm tối đa thời gian, cơng sức chi phí cho khách hàng từ tạo đảm bảo việc giao nhận hàng hóa tạo tin tưởng khách hàng dịch vụ công ty Nắm bắt khó khăn khách hàng nhu cầu họ nhằm đáp ứng nhu cầu ngày tốt SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 44 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Tạo uy tín với khách hàng quen thuộc thu hút khách hàng 3.3 KIẾN NGHỊ 3.3.1 ĐỐI VỚI CƠNG TY Ngồi ngoại ngữ giao tiếp tiếng Anh cơng ty nên tổ chức khóa học hỗ trợ kinh phí cho nhân viên học ngoại ngữ khác tiếng Nhật, tiếng Hoa, tiếng Hàn để tạo điều kiện thuận lợi việc giao dịch với khách hàng Bộ phận chứng từ nên có người giám sát vấn đề liên quan đến chứng từ Trưởng phòng chứng từ để quản lý chặt chẽ hơn, xử lý vấn đề phát sinh cách hiệu nhanh chóng Đặc biệt cơng ty nên có sách quy định cụ thể mức thưởng xứng đáng cho nhân viên họ tìm kiếm khách hàng lớn cho cơng ty Điều khuyến khích tinh thần làm việc phấn đấu nhân viên, giúp công việc đạt hiệu cao hơn, đặc biệt gắn bó lâu dài với cơng ty Việc xây dựng hệ thống nhà kho riêng cho công ty khó cơng ty chưa có nguồn đầu ổn định chi phí cao nên thuê kho nên ưu tiên sử dụng hệ thống kho bên liên doanh ITL Ngoài ưu tiên việc thuê đội xe tải, xe container ITL ITL có 10 xe container, 100 xe tải nhỏ, đồng thời cần có hợp đồng dài hạn với đội xe nhằm giảm chi phí Từ tạo điều kiện thuận lợi linh hoạt việc giao nhận hàng nhanh chóng 3.3.2 ĐỐI VỚI CƠ QUAN BAN NGÀNH CĨ LIÊN QUAN Hiện tình trạng kẹt xe cao điểm số tuyến đường dẫn đến cảng biển xuống cấp gây khó khăn làm nhiều thời gian vận chuyển hàng hóa, ban ngành đường biển, đường bộ, đường sắt, đường sông cần gấp rút nâng cấp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nhận hàng nhanh chóng hạn chế tai nạn xảy Khối lượng háng hóa xuất nhập ngày nhiều nên đơn giản hóa cơng đoạn thủ tục hành khâu thủ tục hải quan để rút ngắn thời gian SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 45 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh thông quan hàng hóa Cơng chức Hải quan cần thực nghiêm túc việc giải đáp thắc mắc cho doanh nghiệp, thực quy định thời gian làm việc thời gian thơng quan hàng hóa đảm bảo doanh nghiệp giao nhận hàng nhanh chóng Hiện hãng tàu thu số phụ phí cao phụ phí xăng dầu hàng Châu Á với lý giá nhiên liệu nên tăng giá làm tăng chi phí chủ hàng cơng ty giao nhận khơng thể phản ứng lại với hãng tàu có hóa đơn tài rõ ràng báo giá lại cho chủ hàng Nhìn chung hãng tàu chưa gặp phải u cầu giải trình từ phía quan quan quản lý nhà nước Thiết nghĩ cần thiết phải có quy định liên quan đến hoạt động vận tải ngoại thương, có quan theo dõi hoạt động hãng tàu, khoản phí phụ phí phải đăng ký với quan có thẩm quyền trước đưa vào áp dụng SVTH: Nguyễ n Thị Mỹ Linh Trang 46 Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh KẾT LUẬN Trong giai đoạn đất nước ta hội nhập nhanh mạnh vào kinh tế, với cạnh tranh ngày gay gắt, nhìn chung cơng ty MLC-ITL nói riêng doanh nghiệp ngành giao nhận hàng hóa quốc tế nói chung gặt hái nhiều thành cơng Tuy nhiên bên cạnh gặp khơng khó khăn, thách thức tham gia vào thị trường giao nhận tồn cầu Chính Nhà nước công ty giao nhận phải lập cho kế hoạch lâu dài, chiến lược hợp lý để phát huy mạnh vượt qua thách thức để đủ sức cạnh tranh với cơng ty giao nhận nước ngồi Hơn công ty giao nhận cần phải đảm bảo yếu tố: người, quy trình giao nhận hàng quy trình xử lý chứng từ thực đồng hiệu nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng lĩnh vực giao nhận hàng hóa theo tiêu chí: hiệu nhất, tiết kiệm an tồn Trong suốt thời gian thực tập Cơng ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS người viết nắm bắt quy trình nghiệp vụ chứng từ giao nhận xuất đường biển để trình bày báo cáo Người viết nhận thấy quy trình nghiệp vụ chứng từ công ty tương đối giống với kiến thức mà người viết học ghế nhà trường thực thực tế lại phát sinh vấn đề phức tạp Tuy nhiên qua trình thực tập tạo hội để người viết tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập kiến thức thực tiễn để hình dung, hiểu xác nghiệp vụ chuyên môn nhằm củng cố cho lí thuyết học Từ rút học cho thân Trong trình làm báo cáo này, Thầy Nguyễn Thanh Hùng anh, chị công ty hướng dẫn tận tình hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tiễn nên sai sót việc thực báo cáo thực tập điều tránh khỏi Người viết mong nhận dẫn, góp ý thầy, anh chị cơng ty để người viết hiểu thấu đáo tích lũy phần kinh nghiệm cho công tác sau SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh xi Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh Cuối người viết xin chúc quý thầy, cô, Ban giám đốc, anh, chị công ty dồi sức khỏe, thành công công việc DANH SÁCH PHỤ LỤC CHỨNG TỪ KÈM THEO Phụ lục 01: Shipment Cover Page Phụ lục 02: Booking Confirmation hãng tàu Phụ lục 03: ISF data sheet Phụ lục 04: Shipping Instruction Phụ lục 05: Master Bill of Lading Phụ lục 06: House Bill of Lading Phụ lục 07: Chi tiết làm Master B/L (MLC-ITL gửi cho hãng tàu) Phụ lục 08: Debit note Phụ lục 09: House Booking MLC-ITL Phụ lục 10: Giấy ủy quyền SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh xii Báo cáo thự c tậ p tố t nghiệ p Hùng GVHD:ThS Nguyễ n Thanh TÀI LIỆU THAM KHẢO Một số sách giáo trình: Thạc sỹ Nguyễn Thanh Hùng, Giáo trình Vận tải Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, Nhà xuất Thanh Niên, 2010 Thạc sỹ Hồ Thị Thu Ánh Thạc sỹ Nguyễn Thị Hồng Mai, Giáo trình Thanh toán Quốc tế, Nhà xuất Thanh Niên, 2010 Một số website: http://www.agroviet.gov.vn: Cổng thông tin điện tử Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn www.hanjin.com: Hãng tàu Hanjin http://www.vietship.vn: Diễn đàn giao nhận vận tải Việt Nam http://www.vietnamshipper.com: Tạp chí Việt Nam Shipper http://www.customs.gov.vn : Tổng cục Hải quan SVTH:Nguyễ n Thị Mỹ Linh xiii ... 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC-ITL LOGISTICS PHẦN 1: QUY TRÌNH CHỨNG TỪ HÀNG XUẤT FCL Hình 2.1 Sơ đồ nghiệp vụ chứng từ hàng xuất. .. hiểu rõ nghiệp vụ vấn đề liên quan xử lý chứng từ giao nhận hàng hóa người viết chọn đề tài báo cáo: ? ?Nghiệp vụ chứng từ giao nhận hàng xuất container đường biển Công ty TNHH MLC-ITL LOGISTICS? ?? Mục... doanh công ty 1.4.1 Cơ cấu dịch vụ 1.4.2 Kết kinh doanh CHƯƠNG 2: NGHIỆP VỤ CHỨNG TỪ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG CONTAINER ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH MLC-ITL