Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty máy xây dựng và thương mại Viêt nhật

Luận văn : Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị tại công ty máy xây dựng và thương mại Viêt nhật

LỜI MỞ ĐẦU

Hoạt động nhập khẩu đã và đang giúp cho người tiêu dùng trong nước

có điều kiện được tiếp cận với các chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện đại vớigiá cả thấp Và đối với toàn bộ nền kinh tế, nhập khẩu làm tăng hiệu quả sửdụng các nguồn lực sản xuất, tập trung sản xuất những mặt hàng mà mình cólợi thế, tăng năng suất thông qua hoạt động nhập khẩu trang thiết bị kĩ thuât

và khoa học sản xuất hiện đại Trong đó hoạt động nhập khẩu máy móc xâydựng là quan trọng và cần thiết với quá trình công nghiệp hoá hiện đại hoá đấtnước hiện tại, cung cấp tư liệu cho sản xuất xây dựng, khai thác và góp phầnthúc đẩy xuất khẩu Hoạt động này không đơn giản cho các đối tượng thi côngcông trình, khai thác, xây dựng nếu muốn tiến hành hiệu quả là vì liên quanđến nghiệp vụ thương mại quốc tế Doanh nghiệp thương mại thực hiện tốthoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị là đáp ứng nhu cầu trong nước, thuậnvới chính sách phát triển đất nước hiện tại và nhất là đã thực hiện hoạt độngkinh doanh hiệu quả mang lại lợi nhuận cho chính sự tồn tại của mình TheoHiệp hội Doanh nghiệp Cơ khí Viêt Nam, với nhu cầu xây dựng ngày cànglớn như hiện nay , mỗi năm nước ta phải bỏ ra từ 3 – 4 tỷ USD để nhập cácloại máy xây dựng Đây là một nguồn ngoại tệ lớn vì vậy chúng ta cần phảinâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị để không làm lãngphí nguồn ngoại tệ này Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, em đã quyết định lựa

chọn đề tài : “ Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị tại công

ty máy xây dựng và thương mại Việt Nhật CMT.Thực trạng và giải pháp.”

làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp của mình

Đề tài được thực hiện nghiên cứu với mục đích phân tích và đánh giá thựctrạng hoạt động kinh doanh nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng tại công tymáy xây dựng và thương mại Việt Nhật CMT, đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện hoạt động nhập khẩu tại công ty Chuyên đề chỉ tập trung nghiên

cứu tổng quan về nội dung hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị xây dựng,tại doanh nghiệp thương mại xuất khẩu nhập khẩu, đi sâu nghiên cứu lý luận

và thực tiễn hoạt động nhập khẩu, các điểm yếu và mạnh của hoạt động lấycông ty Việt Nhật CMT làm điểm nghiên cứu Thời gian nghiên cứu từ năm

2007 đến 2009 Chuyên đề sử dụng các phương pháp nghiên cứu biện chứng,duy vật lịch sử, phương pháp thống kê, phân tích tổng hợp- quy nạp diễn dịch

và khảo sát thực tiễn làm phương pháp cơ bản được sử dụng trong quá trìnhtriển khai nghiên cứu

Ngoài lời nói đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo chuyên đềgồm 2 chương sau

Chương 1: Thực trạng hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH máyxây dựng và thương mại Việt Nhật CMT

Chương 2: Giải pháp cho hoạt động nhập khẩu của công ty TNHH máyxây dựng và thương mại Việt Nhật CMT

CHƯƠNG I: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI

Tên viết tắt: VIET NHAT CMT.,LTD

Địa chỉ trụ sở chính: số 89, ngõ 270/1 đường Hoàng Hoa Thám, Phường Thuỵ Khê, Quận Tay Hồ, Thành phố Hà Nội

Văn phòng giao dịch: Phòng 402,toà nhà Thăng Long Ford, 105 Láng

Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Điện thoại: 8470811 Fax: 8470811

Kho máy và kho hàng: Km1+500 Quốc lộ 5, Sài Đồng, Long

và nhập khẩu và giấy chứng nhận là hội viên chính thức của phòng thươngmại và công nghiệp Việt Nam

Năm 2007, công ty đã được cấp chứng nhận là nhà phân phối độcquyền của Sumitomo, Đây là một lợi thế quan trọng cho công ty tạo niềm tinvững chắc cho khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh với các đối thủ VìSumitomo là một trong bốn công ty mạnh nhất ở Nhật Bản do vậy là đại lýđộc quyền của công ty này Việt Nhật CMT sẽ được trợ giúp rất nhiều về tàichính và kỹ thuật Mặt khác thương hiệu Sumitomo còn khá mới mẻ với thịtrường Việt Nam, khoảng 6-7 năm gần đây mới có mặt trên thị trường nước tanên đây là yếu tố quan trọng mở ra một tương lai tốt cho công ty

Năm 2008 là năm mà công ty Sumitomo đã rót vốn đầu tư khá nhiềuvào thị trường Việt Nam Là đại lý độc quyền của Sumitomo nên Việt NhậtCMT cũng tham gia vào các hoạt động, đem lại rất nhiều kinh nghiệm vàtiếng tăm của công ty Tiêu biểu như các hoạt động đầu tư vào xây dựng màđặc biệt là đầu tư vào các công trình thủy điện trong đó đặc biệt có công trìnhthủy điện Sông Ông và một số khu công nghiệp liên doanh với các công tytrong nước Công ty còn tham gia vào các buổi triển lãm sản phẩm củaSumitomo tại trung tâm triển lãm Giảng Võ vào năm vừa rồi nhằm giới thiệu

Thương hiệu Việt Nhật CMT đã trở nên quen thuộc và chiếm được cảmtình của nhiều khách hàng trong các lĩnh vực Máy xây dựng, máy công trình,thiết bị phụ tùng công nghiệp và thuỷ điện….

Tôn chỉ của công ty : “ Thành công của các bạn là uy tín của chúng tôi”Việt Nhật CMT luôn cam kết mang lại những sản phẩm và dịch vụ tốt nhấtcho khách hàng của mình

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy quản lý

1.1.2.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Ngành, nghề kinh doanh:

- Buôn bán máy móc, thiết bị, phụ tùng, vật tư phục vụ các ngànhgiao thông vận tải, xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, kiểmđịnh đo lường

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông thuỷ lợi

- Cho thuê thiết bị thi công, xây dựng, thiết bị nâng hạ nền móng,hầm lò

- Chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực xây dựng, công nghiệp

- Buôn bán hàng thủ công mỹ nghệ

- In và các dịch vụ liên quan đến in (theo quy định của pháp luật hiệnhành)

- Vận tải hàng hoá

- Đại lý mua bán, đại lý bán, ký gửi hàng hoá

- Sản xuất, buôn bán, khai thác và chế biến than

- Sản xuất và buôn bán vật liệu xây dựng

- Mua bán xe ô tô, phụ tùng, phụ kiện,các bộ phận phụ trợ khác của

xe ô tô và máy móc thiết bị phục vụ sửa chữa xe ô tô

- Kinh doanh dịch vụ gia công, sửa chữa,lắp đặt bảo hành, bảo trì cácloại máy móc Công ty kinh doanh

- Đầu tư và xây dựng các công trình năng lượng

- Mua bán máy móc, thiết bị phục vụ sản xuất năng lượng và các phụtùng thay thế của chúng

- Kinh doanh bất động sản

- Tư vấn, môi giới , quản lý, mua bán, thuê và cho thuê bất động sản

- Dịch vụ vận chuyển hành khách, vận tải hàng hoá

- Sản xuất, chế biến và mua bán gỗ và các sản phẩm từ gỗ, hàng thủcông mỹ nghệ

Chức năng của công ty:

Tổ chức quá trình lưu thông các máy móc và thiết bị xây dựng trongnước và nước ngoài, cụ thể là nhập khẩu từ thị trường nước ngoài chủ yếu làNhật Bản theo nhu cầu trong nước, phù hợp với việc thực hiện các công trìnhthi công xây dựng, khai thác… Thực hiện chức năng tiếp tục sản xuất trongkhâu lưu thông thông qua hoạt động trao đổi, mua bán hàng hoá trong nước,cũng như thực hiện các dịch vụ trước và sau bán hàng Gắn sản xuất với thịtrường, gắn nền kinh tế nước ta với nền kinh tế thế giới, thực hiện chính sách mởcủa nền kinh tế Chức năng thực hiện giá trị hàng hoá, dịch vụ đáp ứng tốt nhucầu trong lĩnh vực xây dựng, khai thác, công nghiệp; thúc đẩy sản xuất pháttriển, đảm bảo lưu thông thông suốt

Nhiệm vụ của công ty:

Tiếp tục mở rộng kinh doanh, nâng cao hiệu quả của hoạt động kinhdoanh Ngày càng hoàn thiện dịch vụ thương mại, đảm bảo cho hàng hoá củacông ty được lưu thông thông suốt, đáp ứng tốt nhất mọi nhu cầu trong lĩnhvực cung ứng máy móc thiết bị xây dựng Góp phần giải quyết những vấn đềkinh tế xã hội quan trọng của đất nước: Vốn, việc làm, công nghệ… Khôngngừng hoàn thiện bộ máy quản lý mạng lưới kinh doanh Thực hiện đầy đủ

1.1.2.2 Tổ chức bộ máy của công ty:

Xuất phát từ đặc điểm ngành nghề kinh doanh (máy xây dựng và thươngmại), từ thị trường hoạt động rất rộng lớn (trong nước và nước ngoài), tínhchất của công ty là công ty TNHH, nên ta thấy quy mô của công ty được tổchức theo sơ đồ ở dưới đây

Cụ thể có:

01 Giám đốc kiêm chủ tich hội đồng quản trị: Là người chịu toàn bộtrách nhiệm về công ty trước pháp luật, lãnh đạo cao nhất, có quyền năng lớnnhất

01 phó giám đốc: chịu trách nhiệm quản lý và thiết lập dự án, phối hợpcùng các bộ phận chức năng khác

Phòng tài chính kế toán

Bộ phận kinh doanh:

Bộ phận bảo trì và sửa chữa bảo dưỡng

Bộ phận kho vận

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức công ty Việt Nhật CMT

1.1.3 Đặc điểm các nguồn lực của công ty Việt Nhật CMT

Số lượng hiện tại 60 người, trình độ đại học chiếm chủ yếu Với từng

nhiệm vụ của mình, tạm thời chuyên môn của ho đều thực hiện được khá ổn

Nhưng việc nâng cao hơn nữa tính chuyên nghiệp vẫn là một đòi hỏi bức thiết

Trình độ ngoại ngữ của nhân viên công ty là gần 100%: 10 người thành

thạo tiếng Nhật và tiếng Trung Và hầu hết công ty đều có khả năng sử dụng

tiếng Anh như ngôn ngữ thứ 2

Phòng Sumimoto

Phòng phụ tùng

Bộ phận bảo trì

và sửa chữa

Bộ phận kho vận CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Phòng vận hành máy

Phòng xuất nhập khẩu

Đội phụ tùng Đội máy

Đội cung cấp dịch vụ

Phòng tài

chính kế toán

Giám đốc

Phó giám đốc

Bảng 1.1: Tình hình lao động của công ty Viêt Nhật CMT năm 2007 – 2009

SL (Người)

Cơ cấu (%)

SL (Người)

Cơ cấu (%)

SL (Người)

Cơ cấu (%)

Nhìn sơ đồ ta thấy sự chênh lệch giữa lao động nam và lao động nữ là khá lớn,lao động chỉ chiêm 28% tổng số lao động trong đó lao động nam chiếm 72%gấp gần 2.5 lần lao động nữ Nhưng cũng dễ hiểu cho sự chênh lệch đó do đặcđiểm ngành nghề là nhập khẩu và kinh doanh máy móc thiết bị nên khối laođộng kỹ thuật nhiều mà khối này đa phần la lao động nam, còn lao động nữ chủyếu ở khối lao động văn phòng và giao dịch Nhìn chung thấy rằng công ty cótrình độ đại học chiếm chủ yếu, một con số lý tưởng cho bất kỳ một doanhnghiệp nào kinh doanh lĩnh vực này Nhưng thực tế giáo dục như hiện nay,mang nặng tính chất bằng cấp và hình thức trình độ cán bộ trong thời kỳ hộinhập còn nhiều hạn chế và còn phải cố gắng nhiều

1.2.KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG

VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT

Các chỉ tiêu doanh thu, chi phí, lợi nhuận, khối lượng hàng hoá thưchiện được qua 4 năm gần đây nhất được thể hiện trong bảng báo cáo kết quảtài chính sau:

Bảng 1.2: Kết quả kinh doanh của công ty Việt Nhật CMT

(Nguồn:Phòng tài chíng kế toán)

Qua bảng số liệu ta thấy kết quả kinh doanh của công ty liên tục tăng quacác năm từ 2007 đến 2009 Thấy hoạt động kinh doanh và tiêu thụ của doanhnghiệp đã có sự tăng khá nhanh Doanh thu năm 2007 là 70.799 triệu đồng,

đương tăng 78,38% so với doanh thu năm 2007 Doanh thu năm 2009 tăng

63830 triệu đông so với năm 2008 và119320 triệu đồng so với năm 2007.Tưongứng tăng 50,54%so với 2008 và tăng 168,53% so với năm 2007 Như vậy cácnăm tăng không đều nhau, nguyên nhân là do sự khủng hoảng kinh tế sự trượtgiá nên nhu cầu mua sắm máy móc giảm đi, các công trình ứ đọng không thicông nên máy móc cần mua sắm phụ tùng thay thê cũng giảm đi vì vậy các hợpđồng của công ty bị giảm sút lượng hàng nhập về để phân phối cũng giảm Sauthời kỳ khủng hoảng đến năm 2009 kinh tế dần phục hồi nhu cầu đầu tư muasắm máy móc và các công trình lại tiếp tục được thi công nên các hợp đồng muasắm đặt hàng với công ty tăng lên công ty lại đặt hàng với các nhà sản xuất nhậpvới số lượng lớn hơn nên cũng được hưởng lợi ích từ những khoản khuyến mại Nhìn vào sơ đồ thấy rằng lợi nhuận cả trước và sau thuế của doanh nghiệp có

sự thay đổi Từ năm 2007 đến năm 2008 lợi nhuận trước và sau thuế tăng chothấy hoạt động kinh doanh của công ty phát triển bình thường Do điều kiệnkinh tế ổn định và nhu cầu về máy xây dựng tăng cao do nhu cầu về xây dựng

và khai thác lớn và đặc biệt trong năm 2008 công ty được chứng nhận là đại

lý độc quyền của Sumitomo đó cũng là một động lực một cơ hội giúp công tyhoạt động tốt hơn Nhưng ta thấy năm 2009 lại là năm xuống dốc tột bậc củalợi nhuận trước và sau thuế đang trên đà phát triển mạnh của năm trước đó mànăm 2009 lại tụt xuống mặc dù sơ đồ doanh thu vẫn phản ánh sự gia tăng củadoanh thu Điều đó chứng tỏ công ty đang có những chiến lược riêng củamình chi phí đầu tư để cho sự phát triển tương lai nhưng cũng phản ánh phầnnào hoạt động quản trị chi phí của công ty chưa hợp lý lắm nên làm lượng chiphí tăng nhanh nên lợi nhuận thu được sẽ giảm đi

1.3.QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY THNN MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT NHẬT

1.3.1 Nghiên cứu thị trường

- Tìm hiểu nhu cầu trong nước:

Nhu cầu về máy móc và thiết bị xây dựng không ngừng tăng lên trongthời gian gần đây Không những vậy nhu cầu này còn biến động và thay đổikhó lường do tình hình thị trường địa chính, các nhà đầu tư vào Việt Nam, thịtrường chứng khoán bất ổn v.v Là công ty tư nhân , lợi nhuận là yếu tố sốngcòn hàng đầu nên công ty ngay từ buổi đầu đã rất coi trọng công tác nghiêncứu thị trường nói chung và thị trường trong nước nói riêng được xúc tiếnmạnh mẽ Bởi vốn chỉ là một công ty chưa đủ lớn, so với các công ty nhànước còn bị nhiều yếu thế hơn, nên khách hàng biết đến chưa nhiều Chính vìvậy công ty có hẳn một phòng ban có tên phòng Marketing là một bộ phậnchuyên trách đảm nhiệm công việc này

Trong phần này bộ phận Marketing có nhiệm vụ tìm hiểu cầu máy móc

và thiết bị xây dựng trên thị trường trong nước và một số nước sẽ xuất khẩu.Nắm bắt được nhu cầu các khách hàng của mình:

+ Nhu cầu về máy khai thác trong công nghiệp khai khoáng và khaithác than Nhu cầu về máy xây dựng phục vụ cho các công trình xây dựngnhà ở dân dụng, công trình kiến trúc, làm đường, giao thông, thủy điện, ximăng, trồng rừng… Đó là máy có chất lượng và làm việc hiệu quả mà trongnước chưa sản xuất được cần phải đi nhập khẩu của nước khác

- Nhu cầu về các thiết bị phụ tùng sửa chữa thay thế nhằm bảo dưỡng,nâng cấp, sửa chữa máy móc Nhu cầu về cung cấp các công nhân viên kỹthuật sủa chữa bảo dưỡng máy cùng vận hành hướng dẫn sử dụng máy

 Xuất phát từ trình độ không thành thạo và chuyên sâu về kinh tế

dựng trên Nên xuất hiện một nhu cầu mang lại chỗ đứng cho doanh nghiệpthương mại nhập khẩu đó là nhu cầu về đối tượng chịu trách nhiệm giúp mìnhnhập khẩu các máy móc thiết bị trên theo đúng yêu cầu của công trình thi công

Hiện tại thị phần của công ty với khách hàng của mình như sau:

- Các khu công nghịêp khai khoáng và khai thác than

- Các doanh nghiệp xây dựng các công trình dân

- Tìm hiểu đối thủ cạnh tranh: Quanh khu vực Gia Lâm gần đường

quốc lộ 5 và ở Bắc Ninh, Hưng Yên có rất nhiều kho bãi, các công ty cùngmặt hàng lĩnh vực kinh doanh giống Việt Nhật CMT

Đối thủ lớn nhất không chỉ của Việt Nhật CMT mà còn là của rất nhiềudoanh nghiệp tư nhân khác nữa là công ty của Bộ thương mại trực thuộc nhànước, cùng một loạt các công ty cổ phần khác Do các yếu tố liên quan đếnnhà nước nên các hợp đồng lớn số lượng nhiều hoặc các hợp đồng của cáccông trình nhà nước thường tin tưởng vào những công ty lớn như vậy

Tiếp theo đó là các công ty đi trước và đã nhanh chân trong việc trởthành đại lý độc quyền phân phối máy mới của một số hãng máy lớn nhưHITACHI, KOMATSU, CAT…

Loại đối thủ cạnh tranh lớn thứ hai là các công ty làm đại lý cho cáchãng máy nổi tiếng KOMATSU, KOBELKO, CATERPILER CAT… Họđược các công ty chính quốc giúp đỡ nhiều về mặt tài chính, kinh doanh vànhanh chóng tạo dựng được hình ảnh của mình tại Việt Nam do đây là thươnghiệu vốn đã có tiếng tại Việt Nam

Cuối cùng là các doanh nghiệp vừa và nhỏ còn lại: họ có nhiều lợi thếnhưng đây không phải là điều đáng lo ngại nhất của Việt Nhật CMT

-Nghiên cứu thị trường nước nhập khẩu:

Đây là nội dung quan trọng nhưng do đối tác thường cố định ít khi thayđổi nên công tác nghiên cứu nghiêm túc ban đầu thường được làm tư liệu cholần sau

Với đối tác là bên Nhật bản, ít khi phải lo lắng vì họ nổi tiếng là đối táctin cậy, có chăng cần nghiên cứu cung cách làm việc của họ để hai bên cùngphối hợp hoạt động cho khớp nhau, bởi không thể vỗ tay bằng một bàn taycần cả sự nghiêm túc của cả hai bên

Nhưng nếu đối tác là bên Trung Quốc hay đặc biệt là Mỹ thì phải thậtcẩn thận bởi

Nghiên cứu công nghệ nguồn tại đất nước đó ra sao?

Công tác lưu trữ thông tin: công ty có các giá để tài liệu lớn, mỗi cơ sở dữliệu có liên quan đến bộ phận nào thì được để tại giá sách của bộ phận đó Nhữngtài liệu quan trọng đặc biệt tại phòng Giám đốc có , kế toán cùng quản lý

1.3.2 Hoạt động lập kế hoạch nhập khẩu

Sau khi hoàn thành các bước nghiên cứu thị trường ở trên, công ty tiếnhành lập kế hoạch nhập khẩu với các nội dung cụ thể:

+ Kế hoạch cho máy móc hay thiết bị:

- Nhập loại máy gì, phụ tùng gì: Loại máy, thương hiệu cần nhập

- Số lượng là bao nhiêu, chất lượng phải đảm bảo các yêu cầu gì?:máy cũ hay mới, nếu cũ thì đã sử dụng được bao lâu, khí thải cho phép vớimôi trường, các thông số kỹ thuật đòi hỏi đáp ứng

- Giá cả tối đa có thể chấp nhận được để vẫn đảm bảo có lãi, giá thấpnhất dự định sẽ đạt được để có lãi cao nhất và đảm bảo khả năng cạnh tranhcao về giá với đối thủ cạnh tranh

+ Kế hoạch với nhà xuất khẩu:

- Giá nhập khẩu cao nhất có thể chấp nhận được để đảm bảo có lãi,mức thấp nhất dự kiến sẽ đạt được

- Lựa chọn nhà xuất khẩu nào để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu máymóc thiết bị và phương thức nhập khẩu sử dụng

- Các quyền lợi cần đạt được và tìm cách tối thiểu hóa các nghĩa vụ vớibên xuất khẩu: trong đàm phán, ký kết hợp đồng, thực hiện và sau thực hiện

Các chỉ tiêu chung trong kế hoạch kinh doanh

Doanh thu, lợi nhuận, tiến độ thời gian, tốc độ chu chuyển vốn

Giá vốn hàng nhập khẩu

Chi phí nhập khẩu liên quan: chi phí giao dịch đàm phán, phí vậnchuyển, bảo hiểm

+Cơ sở để doanh nghiệp làm kế hoạch nhập khẩu căn cứ vào

Kế hoạch kinh doanh chung của công ty: đầu năm hay đầu các kỳ công

ty thường có một bản kế hoạch kinh doanh chung về các mục tiêu cần đạtđược trong năm,

mô vi mô thì công ty sẽ cân đối và hạn chế nhập khẩu hoặc có kế hoạch phùhợp với tình hình thị trường

1.3.3 Hoạt động giao dịch đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu máy móc xây dựng

Phần 1: Đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài để đặt

hàng

Hoạt động đàm phán này chủ yếu được thực hiện bằng các phương tiệnthông tin liên lạc: Điện thoai, Internet, Chat voice, Fax, Telex

Hầu như công ty đều tiến hành đàm phán gián tiếp vì bạn hàng ở quá xa

và đa số lại là những bạn hàng tin cậy lâu năm, ở những nơi thương mại điện

tử đang rất phát triển độ tin cậỵ ở nước đó được coi là ổn định

Ban đầu nhân viên phòng xuất nhập khẩu vào trang Web bán hàng củacông ty đó xem xét các mặt hàng mà họ chào đón và viết email hỏi giá, thựchiện hoàn giá, tiến hành giao dịch trực tuyến bước đầu qua chatvoice

Đồng thời bên bán gửi các bản Fax và các hình ảnh, thông số kỹ thuật

Không đám phán trực tiếp bằng việc gặp mặt nhau tại một địa điểm màcông ty thường dùng phương pháp đàm phán gián tiếp qua các thiết bị cáccách đã nói trên:

Phần 2: Đàm phán trong và ngoài nước để bán

Công việc của bộ phận kinh doanh tuy rất quan trọng nhưng ít được đềcập trong đề tài này

Có thể bán hàng thẳng không qua kho, hoặc nhập về kho rồi mới đembán Nều là hợp đồng xuất khẩu qua nước ngoài thì công ty thường sử dụngphương pháp tạm nhập tái xuất Bạn nhập khẩu hàng của công ty chủ yếu làthị trường các nước kém phát triển hơn như Lào,Campuchia, hoặc có khi làMông cổ

Công ty đang cố gắng hướng mũi tấn công ra thị trường Châu Phi vàTrung Đông Đây là một hướng mới trong công tác tìm đầu ra của công ty

1.3.4 Hoạt động triển khai thực hiện kế hoạch

-Xin giấy phép nhập khẩu:

Nhờ chính sách khuyến khích nhập khẩu những loại máy móc thiết bịxây dựng hiện nay trong nước chưa sản xuất được nên công ty không phảilàm thủ tục này Bộ phận phòng kinh doanh SUMITOMO có trách nhiệm tìm

số hiệu của sản phẩm và đưa ra các thông tin thu được cách xin giấy phépnhập khẩu Việc công ty luôn cẩn thận và chủ động tra trong sách sách nhữngdanh mục phải có giấy phép nhập khẩu sẽ tránh việc không nhập khẩu nhầmnhững loại máy móc gây ảnh hưởng đến sản xuất trong nước, bảo hộ trongnước Để được xin giấy phép nhập khẩu, người của phòng nhập khẩu nhậngiấy giới thiệu của công ty và đến Bộ thương mại vì những mặt hàng củacông ty là hàng mậu dịch

- Làm thủ tục thanh toán ban đầu quốc tế:

Công ty Việt Nhật CMT thường sử dụng ba hình thức thanh toán saulàm chủ yếu: TT- chuyển tiền bằng điện, tín dụng chứng từ- L/C không hủyngang, hoặc nhờ thu đổi chứng từ Ngân hàng quen thuộc là Vietcombank

+ Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu quy định thanh toán bằng phương thức

chuyển tiền thì công ty phải trả trước một phần tiền hàng theo quy định, bộphận kế toán tài chính sẽ thực hiện phần này

Công ty cử nhân viên đến ngân hàng để làm thủ tục chuyển số tiền trảtrước cho người bán Chỉ khi nào người bán nhận được giấy báo có từ ngân hàng

về số tiền mà công ty trả trước thì họ mới tiến hành các công việc tiếp theo

Làm đơn xin chuyển tiền với nội dung như sau: tên địa chỉ ngườichuyển tiền, số tài khoản, ngân hàng mở tài khoản, họ tên cùng địa chỉ củangười hưởng lợi số tài khoản và ngân hàng mở tài khoản của họ, lí do chuyểntiền, số tiền phải chuyển

-Bản sao hợp đồng xuất nhập khẩu trong đó có điều khoản quy địnhphải trả trước số tiền cần chuyển

-Phải có giấy phép nhập khẩu nếu hàng thuộc diện quản lý bằng giấyphép nhập khẩu

+ Nếu thanh toán bằng phương thức đổi chứng từ trả tiền CAD thì:Công ty đến ngân hàng được chỉ định trong hợp đồng để thực hiện kýbiên bản ghi nhớ về việc thanh toán với bốn nội dung:

-Quy đinh thanh toán bằng CAD

-Cam kết ký quỹ 100% giá trị hợp đồng

-Quy định về bộ chứng từ người bán phải cung cấp

-Phân chia phí thanh toán

Chuyển đủ số tiền vào ngân hàng để lập tài khoản tín thác thanh toáncho người bán

Còn bên xuất khẩu : khi nhận được thông báo từ ngân hàng là ngườimua đã ký quỹ đủ và tài khoản tín thác ban đầu hoạt động thì phải cử ngườiđến ngân hàng để kiểm tra nội dung biên bản ghi nhớ: 2 nội dung quy định vềchứng từ và phân chia chi phí sau đó mới tiến hành các công việc tiếp theo

+ Nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ: L/C

Người mua sẽ đến ngân hàng xin mở L/C

Viết đơn xin mở L/C: sử dụng mẫu đơn xin mở L/C của ngân hàng mởL/C đọc kỹ hợp đồng để hoàn thành các nội dung trong đơn xin mở L/C, tôntrọng sự thống nhất của những quy định trên hợp đồng với những nội dungtrong đơn xin mở L/C

Ký quỹ mở L/C theo quy định của ngân hàng: Người mua sẽ phải yêucầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản ký quỹ chỉ đểphục vụ cho việc thanh toán theo L/C sẽ phát hành

Người mua khi nhân được L/c từ ngân hàng thông báo chuyển đến,phải kiểm tra cẩn thận các nội dung trong đó để đảm bảo: thống nhất với cácquy định trên hợp đồng, thực hiện đúng các quy định trên L/C rồi mơí tiếnhành các công việc tiếp theo

-Giục người bán giao hàng:

Sau khi thanh toán bước đầu xong giục người bán giao hàng nhanhchóng để đẩy nhanh tiến độ hoạt động của nhập khẩu Bên bán dưới áp lựccủa sự thúc giục và sự đảm bảo về thanh toán sẽ bắt đầu ngay công việc giaohàng, để hai bên cùng phối hợp đẩy nhanh tiến độ thực hiện hợp đồng

- Thuê phương tiện vận tải

Công ty thuê tàu ở cảng Hải phòng đến cảng YOKOHAMA của Nhật bảnhay các cảng khác của nước bạn để nhận hàng theo hình thức mua giá FOB

Có khi hàng quá khó đòi hỏi tầu chuyên dụng mà Việt Nam hiện naychưa có, và không thể vận chuyển hoặc cước phí không chênh lệch so với bênViệt Nam là mấy: công ty để bên đối tác thuê tàu

Có chăng công việc chuấn bị ở đây là các phương tiện vận tải để nhậnhàng dỡ hàng về kho bãi hoặc vận chuyển đến nơi cho khách hàng

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Bảo Việt Việt Nam là lựa chọn hàng đầu và thường xuyên của công ty,không như trước đây và với các hàng hóa các đặc biêt khác mà Bảo Việtkhông đảm đương được,hiện tại các hàng hoàn toàn có thể được mua bảohiểm tại đây Thường là điều kiện C

-Phối hợp với ngân hàng kiểm tra chứng từ thanh toán

Bộ phận tài chính kế toán và người của phòng xuất nhập khẩu phải làmthật kỹ giai đoạn này vì từ đây các tranh chấp có thể xảy ra, khi không pháthiện các sai phạm trong đó hoặc làm sai các yêu cầu trong đó Các loại cầnkiểm tra

-Lệnh thanh toán: thông thường sử dụng làm hối phiếu

-Chứng từ gửi hàng

-Vận đơn vận tải

-Phiếu đóng gói hàng hóa

-Giấy chứng nhận về số lượng hàng hóa

-Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa

-Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

-Chứng từ bảo hiểm theo giá CIF hoặc CIP

-Làm thủ tục hải quan nhập khẩu:

Bước 1: Khai báo và nộp tờ khai hải quan trong thời hạn 30 ngày kể từkhi hàng về đến của nhập khẩu là công ty đã phải hoàn tất công việc này tạitrụ sở chi cục Hải quan

Bộ hồ sơ hải quan công ty phải nộp: Tờ khai hàng nhập khẩu; Hóa đơnthương mại; Vận đơn đường biển ( Bản sao); Phiếu đóng gói hàng hóa; Hợpđồng nhập khẩu; Hợp đồng ủy thác; Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa; Cácloại chứng từ khác thuộc mặt hàng nhập khẩu

Hiện nay công ty phải tự kê khai tính thuế và ghi lên tờ khai hải quan.Công ty không phải chịu thuế nhập khẩu nhìn vào bảng thuế suất phải nộp tathấy rõ lợi thế này của công ty Thậm chí thuế giá trị gia tăng cũng được ưu

ái hơn chỉ phải chịu thường là 5% cho các loại hàng hóa mà công ty nhậpkhẩu, giá bị tính thuế là giá CIF theo cam kết trong quy định của WTO

Được coi là hàng phân luồng xanh nên được miễn kiểm tra

Đây là hàng nhập khẩu về để tiêu dùng trên tư cách tư liệu sản xuất nênphải nộp thuế ngay khi thông quan

Bộ phận tài chính kế toán sẽ chịu trách nhiệm đến kho bạc nhà nước đểnộp thuế

Nhập khẩu máy móc thiết bị từ những nơi xa xôi, lại có khối lượngnặng nên vận chuyển chủ yếu theo đường biển với địa điểm cảng đến là cảngHải Phòng

Công ty chủ yếu nhập khẩu theo điều kiện CIF, CIR mọi việc thuê tàu

sẽ do bên bán chịu trách nhiệm

- Thanh toán và nhận bộ chứng từ

Thanh toán bằng L/C có nhược điểm bên bán có thể lập chứng từkhống, gửi đến ngân hàng và nếu công ty không kiểm tra kỹ bộ chứng từ,không tìm hiểu đối chiếu xem xét kỹ chứng từ mà vẫn thanh toán sẽ gây tìnhtrạng chậm trễ trong việc giao hàng, không nhận được hàng, vậy công táckiểm tra chứng từ của công ty ít được chú trọng vì sự tin tưởng tốt vào mốiquan hệ bạn hàng lâu năm với bên nước bạn

- Nhận hàng từ người vận tải và giám định chất lượng hàng hóa nếu có:

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp lệ để nhận hàng từ ngườixuất khẩu gửi cho công ty qua ngân hàng, công ty chuẩn bị về hành động:

Chuẩn bị kho bãi, thuê trước các phương tiện vận tải, nhân lực để tiếpnhận hàng tại cảng Hải Phòng đưa về kho bãi tại Gia Lâm-Hà Nội

Khi hàng đến nơi, cắt cử người theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng

từ người vận tải: Nhận và ký chấp nhận vào thông báo sẵn sàng hãng tàuchuyển bến  Xuất trình B/L gốc cho đại diện hãng tàu để đổi lấy lệnh giaohàng Kiểm tra sơ bộ hầm tàu xem có vấn đề gì đặc biệt không  Cuối cùng

tổ chức tiếp nhận bốc dỡ hàng và làm biên bản quyết toán nhận hàng với ta

Trong hợp đồng Việt Nhật CMT luôn quy quy định rõ ràng về thời giangiao hàng,cảng bốc, cảng dỡ, số chuyến để việc nhận hàng được dễ dàng

Bên bán sẽ gửi cho Việt Nhật CMT : tên tàu, số và trọng lượng hàng, trịgiá hóa đơn, số vân đơn, ngày tàu khởi hành và các thông tin khác có liên quan

Công ty thường cắt cử nhân viên có trình độ am hiểu về máy móc vàthiết bị xây dựng để kiểm tra cẩn thận số lượng chất lượng hàng nhập về xem

có đúng với hợp đồng đã ký kết hay không và xem xét các tổn thất nếu có đểtiến hành khiếu nại đòi bồi thường

- Khiếu nại và đòi bồi thường nếu có:

Một điều tối kỵ là xảy ra các tranh chấp khiếu nại do các sai lầm củahoạt động triển khai của công ty

1.4 PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH MÁY XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VIÊT NHẬT

1.4.1.Giá trị nhập khẩu các năm qua của công ty TNHH máy xây dựng và thương mại Việt Nhật giai đoạn 2007 - 2009

Có hai loại chính trong danh mục nhập khẩu của công ty là máy móc và phụtùng, tuy phụ tùng chỉ chiếm một phần nhỏ trong kim ngạch nhập khẩu nhưng

nó đang tăng dần tỷ trọng qua các năm, và sắp trở thành một hạng mục kinhdoanh chủ yếu,bởi năm 2005 công ty đã triển khai việc cung cấp thiết bị chínhhãng OEM của các hãng nổi tiếng thế giới Lấy được phụ tùng chính hãng làcách giảm chi phí và nâng cao chất lượng

Kim ngạch cụ thể của hai loại trên được thể hiện ở bảng sau:

Bảng 1.3: Kim ngạch nhập khẩu của công ty Việt Nhật CMT giai đoạn

1.4.2.Thị trường nhập khẩu của công ty Việt Nhật CMT

Hình 1.1: Cơ cấu nhập khẩu theo thị trường

CƠ CẤU NK THEO THỊ TRƯỜNG

75%

17%

6% 2%

Nhật bản Trung quốc Singapore Khác

(Nguồn: Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu)Đúng như chính tên của mình Việt Nhật CMT chủ yếu giao dịch đối tácvới bạn hàng Nhật Bản Nhưng nền kinh tế Mỹ lại là nước đúng đầu thế giới

về loại máy này, và TQ hiện đang là nền kinh tế phát triển mạnh, nên công tycòn nhập khẩu của cả Mỹ và Trung Quốc và Singapore… Tuy nhiên có sựkhác biệt giữa máy xây dựng và phu tùng, phụ tùng công ty nhập chủ yếu từbên Trung Quốc chứ ít nhập từ Nhật Bản

Bảng 1.4: Kim ngạch nhập khẩu tính theo thị trường

Đơn vị: Triệu USD

Tên nước nhập khẩu Giá trị nhập khẩu

+ Máy xây dựng của hãng Sumitomo( Nhật Bản):

Chế tạo, sản xuất máy xây dựng là một lĩnh vực kinh doanh hết sức

thành công của Sumitomo - một trong những tập đoàn hùng mạnh và lâu đờibậc nhất tại Nhật Bản Chỉ được sản xuất tại thành phố Chiba, Nhật Bản vàtoàn bộ quá trình thiết kế, sản xuất, phân phối được kiểm soát vô cùng chặtchẽ, máy xây dựng mang thương hiệu Sumitomo ngày càng nổi tiếng trêntoàn cầu bởi chất lượng, sự hoàn hảo và độ tin cậy

Là đại lý độc quyền của Sumitomo tại Việt Nam, công ty không chỉcung cấp đến khách hàng tất cả các loại máy xúc đào thủy lực có trọng lượng

từ 7 đến 80 tấn mà còn cung cấp các dịch vụ bảo hành, bảo trì, tư vấn kỹ thuật

và cung cấp phụ tùng chính hãng cho toàn bộ các sản phẩm này Hai sảnphẩm hay được nhập nhất:

Máy xúc đào:Việt Nhật CMT có thể cung cấp tất cả các chủng loại của máy xúc đào thủy lực Sumitomo như sau

lượng ( tấn)

Dung tích gầu(m 3 )

Công suất (kw)

Trung bình 20-35 0,5-2,2 110-200

Bán kínhquay toanhỏ nhất

7-24 0,1-1,1 40-100

Máy rải bê tông atfan:

Công ty có thể cung cấp máy rải thảm nhãn hiệu Sumitomo có chiều rộng lớp rải từ 2,3 đến 6,0 m

Yanmar không phải là một thương hiệu quen thuộc tại thị trường Việt

Nam Với gần 100 năm kinh nghiệm từ ngày sản xuất những chiếc động cơdiesel đầu tiên, ngày nay, động cơ, máy phát điện, máy thủy, máy xây dựng,máy nông nghiệp và rất nhiều sản phẩm khác nữa của Yanmar đang được cảthế giới tin dùng và ưa chuộng

Công ty rất tự hào là đại lý được Yanmar chỉ định tại Việt Nam phânphối và cung cấp dịch vụ bảo hành, bảo trì, tư vấn kỹ thuật và cung cấp phụtùng chính hãng cho các sản phẩm máy xây dựng công suất nhỏ ( bao gồmxúc đào, xúc lật và máy xúc đào - xúc lật mini)

Máy xúc đào mini:

Viet Nhat CMT có thể cung cấp các loạimáy xúc đào Mini có trọng lượng dưới 7tấn, dung tích gầu từ 0,02 đến 0,15 m3 vàcông suất từ 7 đến 40 kw

Máy xúc lật mini:

Công ty cung cấp các loại máy xúc lậtMini có trọng lượng từ 1 đến 3,5 tấn,dung tích gầu từ 0,15 đến 0,5 m3,công suất động cơ từ 12 đến 40 kw.

Máy xúc đào – xúc lật:

Cung cấp các loại máy xúc lật Mini

có trọng lượng đến 3,5 tấn, công suấtđộng cơ từ đến 27 kw

+ Phụ tùng máy xây dựng:

Một trong những quan tâm hàng đầu của tất cả các quý khách hàng khi mua các

sản phẩm máy xây dựng là phụ tùng thay thế cho các máy móc và thiết bị đó Chúng tôi mang đến một giải pháp toàn diện cho quý khách bằng việc cam kếtcung cấp các phụ tùng chính hãng cho máy Sumitomo và Yanmar cũng như các

phụ tùng OEM cho các loại máy mang thương hiệu khác như CAT, Komatsu,Hitachi, Kobelco, Volvo đảm bảo chất lượng với chi phí hợp lý nhất

Luôn luôn lựa chọn kỹ lưỡng các nhà cung cấp thực sự có uy tín từ nhữngnước công nghiệp hàng đầu: ITM, Verco, ETP (Italia), PE (Nhật Bản),Donaldson (Mỹ), CF, Toungmung (Hàn Quốc) ngày càng đa dạng về chủngloại sản phẩm, không ngừng cải tiến phương thức quản lý và phân phối sảnphẩm đến tận tay người sử dụng, chắc chắn quý khách sẽ cảm thấy hoàn toànyên tâm khi sử dụng sản phẩm của chúng tôi

+ Phụ tùng chính hãng:

Là nhà phân phối độc quyền và đại lý bán hàngMáy xúc đào thủy lực Sumitomo và máy xâydựng Yanmar tại Việt nam, Viet Nhat CMT camkết sẽ cung cấp tất cả các loại phụ tùng chính hãngSumitomo và Yanmar Sử dụng phụ tùng chínhhãng để đảm bảo máy móc và thiết bị luôn vậnhành với hiệu quả cao nhất

+ Phụ tùng OEM:

Có rất nhiều nhà sản xuất phụ tùng nổi tiếng trên thế giới (ITM, Donaldson,TPI…) là các nhà cung cấp cho các hãng sản xuất máy xây dựng nhưKomatsu, Caterpillar, Hitachi, Kobelco, Volvo… Công ty có thể cung cấp sản

phẩm - phụ tùng OEM và After market của các nhà sản xuất phụ tùng này choquý khách Nhờ hoạt động lưu kho, phân phối và giao dịch được phối hợpchặt chẽ, công ty có khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ một cách nhanhchóng và hiệu quả.

+ Máy xây dựng đã qua sử dụng:

Các loại máy được Viet Nhat CMT nhập khẩu trực tiếp bởi các đối tác hết sứctin cậy từ Nhật Bản, Hoa Kỳ với chủng loại vô cùng đa dạng, các thiết bị đãqua sử dụng của chúng tôi sẽ là sự lựa chọn thích hợp với các khả năng tàichính khác nhau của quý khách hàng Công ty có thể cung cấp tất cả cácchủng loại máy xây dựng đã qua sử dụng: Máy xúc đào, máy xúc lật, máy ủi,máy khoan, cần cẩu, xe lu, máy rải thảm bê tông atfan với chất lượng và giá

cả phù hợp

+Dầu mỡ cho các thiết bị máy móc: công ty nhập các loại dầu mỡ của cáchãng nổi tiếng với chất lượng cao dẩm bảo cho máy hoạt động với năng suấtcao