Untitled BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI BÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP THƯƠNG MẠI QUỐC TẾ ĐỀ TÀI “Trình bày quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa Xây dựng và ph.
Tìm hiểu về hoạt động xuất khẩu
Xuất khẩu là hoạt động bán hàng hoá ra nước ngoài, nó không phải là hành vi bán hàng riêng lẻ mà là hệ thống bán hàng có tổ chức cả bên trong lẫn bên ngoài nhằm mục tiêu lợi nhuận, thúc đẩy sản xuất hàng hóa phát triển, chuyển đổi cơ cấu kinh tế, ổn định và từng bước nâng cao mức sống của nhân dân Xuất khẩu là hoạt động kinh doanh dễ đem lại hiệu quả đột biến
Thứ nhất, xuất khẩu tạo nguồn vốn chủ yếu cho nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư, công nghệ phục vụ phát triển Kinh tế xã hội, mà sản xuất trong nước không sản xuất được, chưa sản xuất được hoặc sản xuất được nhưng giá thành đắt Thông thường, nguồn vốn cho nhập khẩu bao gồm vốn thu được từ xuất khẩu; vốn đầu tư nước ngoài cả vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài và tín dụng quốc tế; vốn tích lũy nội bộ và vốn viện trợ
Thứ hai, xuất khẩu tạo động lực chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng tích cực, thúc đẩy sản xuất phát triển Trong điều kiện nền kinh tế của đất nước đang phát triển ở trình độ thấp, sản xuất trong nước về cơ bản đáp ứng được nhu cầu trong nước về chủng loại, chất lượng, giá cả Nếu thụ động dựa vào dư thừa sản xuất để xuất khẩu, thì quy mô xuất khẩu rất hạn chế, cơ cấu kinh tế sẽ chuyển dịch rất chậm Vì vậy, xuất khẩu tạo ra khả năng tăng cung cấp đầu vào cho các ngành trong nước, tăng dần năng lực cạnh tranh, đồng thời tạo thêm thị trường để phân tán rủi ro cạnh tranh Phát triển kinh tế cần xem thị trường thế giới là hướng quan trọng để tổ chức sản xuất Điều này có tác động tích cực đến chuyển dịch cơ cấu kinh tế của đất nước
Thứ ba, xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy quan hệ kinh tế đối ngoại Xuất khẩu và cấu thành của quan hệ kinh tế đối ngoại, có tác động qua lại với các hình thái hoạt động kinh tế đối ngoại khác Đẩy mạnh xuất khẩu tạo điều kiện thúc đẩy các quan hệ tín dụng, đầu tư nước ngoài, vận tải quốc tế Mặt khác, chính
2 các hoạt động kinh tế đối ngoại khác trong sự phát triển của mình, đã tạo tiền đề cho việc mở rộng xuất khẩu
Thứ tư, xuất khẩu góp phần tích cực tạo việc làm và cải thiện đời sống của nhân dân Sản xuất hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thu hút hàng 1.000.000 lao động vào làm việc Việt Nam và một số nước đang phát triển hiện nay, đang có lợi thế so sánh trong những ngành sử dụng lao động như dệt may, giày da, thủy sản, thủ công mỹ nghệ, du lịch, xây dựng, do đó, đầu tư mở rộng xuất khẩu trong lĩnh vực này, mang hiệu quả kinh tế xã hội cao Bên cạnh đó, xuất khẩu còn tạo nguồn vốn nhập khẩu những hàng hóa, dịch vụ đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong nước, ngày càng phong phú, góp phần tăng trưởng GDP, tăng thêm nguồn thu nhập quốc dân, kích thích tiêu dùng trong nước, qua đó nâng cao đời sống vật chất tinh thần của nhân dân
Thứ năm, xuất khẩu giúp doanh nghiệp giảm chi phí tăng lợi nhuận, phân tán rủi ro Quy mô của thị trường thế giới với nhu cầu phong phú, đa dạng về hàng hóa, dịch vụ tạo cơ hội cho các doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, thông qua tăng hiệu quả kinh tế theo quy mô Mặt khác, chu kỳ sống của mỗi loại hàng hóa, dịch vụ không giống nhau giữa các nước, có những lịch qua nhất định Một hàng hóa, dịch vụ đang giai đoạn chín mùi, hoặc suy thoái ở nước này nhưng có thể mới bắt đầu giai đoạn phát triển ở nước khác Do vậy, xuất khẩu dụng doanh nghiệp kéo dài chu kỳ sống của hàng hóa, dịch vụ của mình trên thị trường quốc tế, qua đó thu được nhiều lợi nhuận hơn.Ngoài ra, nhờ mở rộng thị trường ra nước ngoài, doanh nghiệp của một quốc gia, xuyên quốc gia, một nhóm quốc gia nào đó, có thể giảm thiểu rủi ro biến động về nhu cầu, phải chu kỳ kiểm soát ở các nước không giống nhau
1.3 Các hình thức xuất khẩu
Trong hình thức xuất khẩu trực tiếp, hai bên mua bán hàng sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng ngoại thương Hợp đồng ký kết giữa hai bên phải phù hợp với luật lệ của quốc gia cũng như thông lệ mua bán quốc tế Hình thức xuất khẩu trực tiếp thích hợp đối với gần như mọi loại hình doanh nghiệp, giúp họ chủ động được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình Loại hình này cũng là sự lựa chọn của các
3 doanh nghiệp đang muốn khẳng định thương hiệu của mình trên thị trường quốc tế
Người xuất khẩu tự đứng tên, đàm phán, bán hàng… nên gọi là trực tiếp Trong trường hợp doanh nghiệp tham gia xuất khẩu là doanh nghiệp thương mại không tự sản xuất ra sản phẩm thì việc xuất khẩu bao gồm hai công đoạn: Thứ nhất, thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu với các đơn vị, địa phương trong nước Thứ hai, đàm phán ký kết với doanh nghiệp nước ngoài, giao hàng và thanh toán tiền hàng với đơn vị bạn Ưu điểm của hình thức xuất khẩu trực tiếp là doanh nghiệp có quyền tìm kiếm bạn hàng, định đoạt giá cả, lựa chọn phương thức thanh toán trong khuôn khổ chính sách quản lý xuất khẩu của Nhà nước Do đó, tham gia vào hình thức này thường là các doanh nghiệp xuất nhập khẩu có uy tín và có đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao Tuy nhiên hình thức này sẽ không phù hợp với các doanh nghiệp mới, chưa có kinh nghiệm trong ngành xuất khẩu bởi vốn sản xuất và sự am hiểu về thị trường quốc tế của họ đều còn rất hạn chế, sản phẩm của họ cũng chưa được biết đến nhiều
Ví dụ về xuất khẩu trực tiếp: Công ty Vinafood 1 ký hợp đồng xuất khẩu
120.000 tấn gạo loại 5% tấm với khách hàng Malaysia Đây là xuất khẩu trực tiếp từ Việt Nam cho thương nhân Malaysia Để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, một trong những phương thức thức khá phổ biến là thanh toán qua tín dụng chứng từ L/C Một số bước cần thiết như: xin giấy phép xuất khẩu (nếu thuộc diện đó), chuẩn bị hàng hóa làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, tìm hiểu và mua bảo hiểm (nếu xuất theo điều kiện CIF, CIP), và cuối cùng là làm thủ tục nhận thanh toán
1.3.2 Xuất khẩu gián tiếp (ủy thác)
Xuất khẩu gián tiếp hay còn gọi là xuất khẩu ủy thác Với hình thức này, bên có hàng sẽ ủy thác cho một đơn vị khác gọi là bên nhận ủy thác để tiến hành xuất khẩu trên danh nghĩa của bên nhận ủy thác Để thực hiện hình thức này, doanh nghiệp nhận ủy thác cần ký kết hợp đồng xuất khẩu ủy thác với đơn vị trong nước Bên nhận ủy thác sẽ ký kết hợp đồng
4 xuất khẩu, giao hàng và thanh toán đối với đơn vị nước ngoài và cuối cùng là nhận phí ủy thác xuất khẩu từ chủ hàng đã ủy thác xuất khẩu
Thông thường, các doanh nghiệp chưa có đủ thông tin cần thiết về thị trường nước ngoài, hay có quy mô kinh doanh còn nhỏ, nguồn lực hạn chế hoặc chịu nhiều rào cản từ phía nhà nước sẽ áp dụng hình thức xuất khẩu này Các doanh nghiệp có thể xuất khẩu gián tiếp (ủy thác) thông qua công ty thương mại xuất khẩu, nhà xuất khẩu chuyên nghiệp, tổ chức gom hàng và xuất khẩu, hay qua một hãng khác xuất khẩu theo kênh Marketing của họ…
1.3.3 Gia công hàng xuất khẩu
Gia công xuất khẩu là hình thức mà công ty trong nước nhận tư liệu sản xuất (chủ yếu là máy móc, nguyên vật liệu) từ công ty nước ngoài về để sản xuất hàng hóa dựa trên yêu cầu của bên đặt hàng Hàng hóa làm ra sẽ được xuất khẩu ra nước ngoài theo chỉ định của công ty đặt hàng Đối với bên đặt gia công: Phương thức này giúp họ lợi dụng về giá rẻ, nguyên phụ liệu và nhân công của nước nhận gia công Đối với bên nhận gia công: Phương thức này giúp họ giải quyết công ăn việc làm cho nhân công lao động trong nước hoặc nhập được thiết bị hay công nghệ mới về nước mình, nhằm xây dựng một nền công nghiệp dân tộc như Nam Triều Tiên, Thái Lan, Singapore…
Ví dụ về xuất khẩu hàng gia công: Công ty may Gia Lộc ở Hải Dương ký hợp đồng gia công cho Công ty Taifeng của Đài Loan Theo đó, Taifeng sẽ chuyển hầu hết máy móc thiết bị và nguyên phụ liệu sang Việt Nam để Gia Lộc tiến hành cắt may theo mẫu mã mà Taifeng cung cấp Với sản phẩm quần áo đã hoàn tất, Gia Lộc sẽ xuất khẩu trả lại theo chỉ dẫn của Taifeng, chẳng hạn sang thị trường , Nhật, Mỹ, Châu Âu Đó gọi là xuất khẩu hàng gia công
Ngoài những hình thức phổ biến như trên, hiện nay, với mục tiêu kinh doanh xuất khẩu nhằm phân tán và chia sẻ rủi ro thì các doanh nghiệp ngoại thương còn có thể lựa chọn các hình thức xuất khẩu khác như sau:
Tìm hiểu chung về Hợp đồng Thương Mại Quốc Tế
2.1 Khái niệm Hợp Đồng TMQT
Hợp đồng TMQT là sự thoả thuận về thương mại giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh ở các quốc gia khác nhau
2.2 Cấu trúc hợp đồng TMQT
Một hợp đồng TMQT thường gồm có 2 phần chính: Những điều trình bày chung và các điều khoản của hợp đồng
* Phần trình bày chung bao gồm:
- Số liệu của hợp đồng (Contract No ) Đây không phải là nội dung pháp lý bắt buộc của hợp đồng Nhưng nó tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình kiểm tra, giám sát, điều hành và thực hiện hợp đồng của các bên
- Địa điểm và ngày tháng ký kết hợp đồng: Nội dung này có thể để ở đầu của hợp đồng nhưng cũng có thể để ở cuối của hợp đồng Nếu như trong hợp đồng không có những thỏa thuận gì thêm thì hợp đồng sẽ có hiệu lực pháp lý kể từ ngày ký kết
- Tên và địa chỉ của các bên tham gia ký kết hợp đồng: Đây là phần chỉ rõ các chủ thể của hợp đồng, cho nên phải nêu rõ ràng, đầy đủ, chính xác: Tên (theo giấy phép thành lập), địa chỉ, số tài khoản, người đại diện, chức vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng …
- Các định nghĩa dùng trong hợp đồng (General definition) Trong hợp đồng có thể sử dụng các thuật ngữ, mà các thuật ngữ này có thể ở các quốc gia khác nhau sẽ
7 hiểu theo nghĩa khác nhau Để tránh những sự hiểu lầm, những thuật ngữ hay những vấn đề quan trọng cần phải được định nghĩa
- Cơ sở pháp lý để ký kết hợp đồng: Đây có thể là các hiệp định Chính phủ đã ký kết, hoặc các Nghị định thư ký kết giữa các Bộ ở các quốc gia, hoặc nêu ra sự tự nguyện thực sự của hai bên ký kết hợp đồng
*Phần các điều khoản của hợp đồng:
Trong phần các điều khoản người ta phải ghi rõ nội dung của từng điều khoản Thông qua nội dung các điều khoản hợp đồng quy định được đối tượng giao dịch và nội dung thực hiện các giao dịch đó
- Theo mức độ quan trọng của các điều khoản có thể chia thành:
+ Các điều khoản chủ yếu là các điều khoản bắt buộc phải có đối với một hợp đồng mua bán, thiếu các điều khoản đó hợp đồng không có giá trị pháp lý Ví dụ như trong hợp đồng xuất nhập khẩu các điều khoản chủ yếu là: điều khoản tên hàng, số lượng, chất lượng, giá, thanh toán và giao hàng
+ Các điều khoản khác: Là các điều khoản rất cần thiết cho một hợp đồng, nhưng nếu không có nó hợp đồng vẫn có giá trị pháp lý
- Theo tính chất của các điều khoản chia ra:
+ Các điều khoản về hàng hoá như: Tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì mã hiệu
+ Các điều khoản về tài chính: Giá cả và cơ sở tính giá, về thanh toán … + Các điều khoản về vận tải: Điều kiện giao hàng, thuê tàu …
+ Các điều khoản pháp lý: Luật áp dụng vào hợp đồng, khiếu nại, bất khả kháng, phạt và bồi thường thiệt hại, trọng tài, thời gian, hiệu lực của hợp đồng
2.3 Điều khoản cơ bản trong hợp đồng TMQT
- Điều khoản về tên hàng (Commodity): Điều khoản này chỉ rõ đối tượng cần giao dịch, cần phải dùng các phương pháp quy định chính xác tên hàng Nếu gồm nhiều mặt hàng chia thành nhiều loại với các đặc điểm khác nhau thì phải lập bảng liệt kê (bản phụ lục) và phải ghi rõ trong hợp đồng để phụ lục thành một bộ phận của điều khoản tên hàng
- Điều khoản về chất lượng (Quality):
Trong điều khoản này quy định chất lượng của hàng hoá giao nhận, và là cơ sở để giao nhận chất lượng hàng hoá, đặc biệt khi có tranh chấp về chất lượng, thì điều khoản chất lượng là cơ sở để kiểm tra, đánh giá, so sánh và giải quyết tranh chấp chất lượng cho nên tuỳ vào từng hàng hoá mà có phương pháp quy định chất lượng cho chính xác, phù hợp và tối ưu Nếu dùng tiêu chuẩn hoá, tài liệu, kỹ thuật, mẫu hàng để quy định chất lượng thì phải được xác nhận và trở thành một bộ phận không thể tách rời hợp đồng Ngoài ra điều khoản này còn quy định về kiểm tra chất lượng như: thời điểm kiểm tra, địa điểm kiểm tra, cơ quan kiểm tra và giấy chứng nhận chất lượng
- Điều khoản về số lượng (Quantity):
Quy định số lượng hàng hoá giao nhận, đơn vị tính, phương pháp xác định trọng lượng Nếu số lượng hàng hoá giao nhận quy định phỏng chừng thì phải quy định người được phép lựa chọn dùng sai về số lượng và giá tính cho số lượng hàng cho khoản dùng sai đó
- Điều khoản về bao bì, ký mã hiệu (Packing and marking):
Trong điều khoản này phải quy định loại bao bì, hình dáng, kích thước, số lớp bao bì, chất lượng bao bì, phương thức cung cấp bao bì, giá bao bì Quy định về nội dung và chất lượng của ký mã hiệu
- Điều khoản về giá cả (Price):
Quy định mức giá cụ thể cùng đồng tiền tính giá, phương pháp quy định giá và quy tắc giảm giá (nếu có)
- Điều khoản về thanh toán (Payment):
Là điều kiện để người mua trả tiền cho người bán cho nên điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, phương thức thanh toán, bộ chứng từ dùng cho thanh toán Đây là điều khoản rất quan trọng được các bên rất quan tâm nếu lựa chọn được các điều kiện thanh toán thích hợp sẽ giảm được chi phí và rủi ro cho mỗi bên
- Điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery):
Trong điều khoản giao hàng quy định số lần giao hàng, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (ga, cảng) đi (ga, cảng) đến (ga cảng) thông qua, phương thức giao
9 nhận, giao nhận cuối cùng, thông báo giao hàng, số lần thông báo, thời điểm thông báo, nội dung thông báo và một số các quy định khác về việc giao hàng
- Điều khoản về trường hợp miễn trách (Force majeure/ Acts of god):
Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa
3.1 Xin giấy phép xuất khẩu hàng hoá
Xin giấy phép xuất khẩu trước đây là một công việc bắt buộc đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam khi muốn xuất khẩu hàng hóa sang nước ngoài Tùy thuộc
10 vào loại mặt hàng bạn cần xin giấy phép thuộc sự quản lý của Bộ nào thì Bộ đó sẽ chịu trách nhiệm cấp giấy phép cho doanh nghiệp của bạn Đối với mỗi loại hàng hóa riêng biệt, thuộc quyền quản lý của các bộ khác nhau (Bộ y tế, Bộ công thương, Bộ thông tin và truyền thông, Bộ văn hóa thể thao và du lịch, Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ tài nguyên và môi trường, Bộ giao thông vận tải) thì sẽ có những quy định khác biệt về thủ tục và quy trình xin giấy phép
Tuy nhiên, nhìn chung doanh nghiệp phải trải qua 2 bước cơ bản như sau:
Bước 1: Doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký giấy phép xuất nhập khẩu đầy đủ hợp lệ theo quy định cho loại hàng hóa của mình và gửi cho bộ, ngành liên quan hoặc cơ quan đại diện của bộ đó
Bước 2: Hồ sơ của doanh nghiệp sau khi được tiếp nhận sẽ được xem xét và cấp giấy phép xuất, nhập khẩu nếu đáp ứng được các điều kiện trong thời gian quy định
3.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu Người bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán, đồng thời người xuất khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh toán mới an tâm sản xuất
Với những phương thức thanh toán khác nhau (thanh toán T/T, thanh toán D/P, nhờ thu…) sẽ có những việc cụ thể khác nhau, nhưng vẫn thể hiện tiền đã có để trà
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C nhà Xuất Khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại thương, cần tiến hành các bước sau :
Trước khi đến thời hạn đã thỏa thuận, doanh nghiệp xuất khẩu nhắc nhở, đôn đốc người mua mở tín dụng (L/C) đúng thời hạn
Khi được thông báo chính thức về việc mở L/C cần kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên các nội dung sau: kiểm tra tính chân thực L/C và kiểm tra nội dung của L/C Cơ sở để kiểm tra là hợp đồng thương mại quốc tế đã ký kết Trong đó việc kiểm tra nội dung là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ Nội dung của L/C phải phù hợp với nội dung của hợp đồng
Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp nội dung của hợp đồng hoặc trái với luật lệ, tập quán của các bên hoặc không có khả năng thực hiện, ngời xuất khẩu phải đề nghị với người nhập khẩu và ngân hàng mở L/C sửa đổi L/C Sau khi đã kiểm tra L/C và L/C hoàn toàn phù hợp thì ngời xuất khẩu tiến hành giao hàng và thành lập bộ chứng từ để thực hiện thủ tục thanh toán Việc lập bộ chứng từ phải đảm bảo nhanh chóng, chính xác và phù hợp với yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức Khi đến thời hạn thanh toán thì ngân hàng của người nhập khẩu sẽ thanh toán cho bên xuất khẩu thông qua ngân hàng của người xuất khẩu
3.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng đã ký kết Quá trình tập trung hàng hóa xuất khẩu gồm các nội dung sau:
3.3.1 Tập trung hàng hoá xuất khẩu
Tập trung hàng thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng địa điểm, tối ưu hoá chi phí Các doanh nghiệp xuất khẩu thường tập trung hàng xuất khẩu từ các nguồn hàng xuất khẩu từ các nguồn hàng là nơi đã và có đủ khả năng cung cấp hàng hóa đủ điều kiện cho xuất khẩu Việc tập trung hàng hoá xuất khẩu gồm có các bước chính sau:
- Phân loại nguồn hàng xuất khẩu: doanh nghiệp tiến hành phân loại nguồn hàng để tạo ra các nhóm nguồn hàng có đặc trưng tương đối đồng nhất Từ đó, doanh nghiệp có các chính sách, biện pháp lựa chọn và ưu tiên thích hợp với từng loại nguồn hàng để khai thác tối đa khả năng từ mỗi loại nguồn hàng
- Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu Muốn khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định và phát triển kinh doanh phải nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu mua hàng xuất khẩu được tối ưu Doanh nghiệp cần nghiên cứu đâu là các nguồn hàng hiện hữu và đâu là các nguồn hàng tiềm năng
Các hình thức thu gom hàng xuất khẩu
- Tự sản xuất để xuất khẩu
- Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu
- Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu
Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu bao gồm hệ thống các chi nhánh, đại lý, kho bãi, vận tải, thông tin quản lý, kỹ thuật, công nghệ và nguồn lực thích hợp Doanh nghiệp phải dựa trên đặc điểm mặt hàng, đặc điểm nguồn hàng và hình thức giao dịch để tổ chức hệ thống
3.3.2 Bao gói hàng xuất khẩu
Dựa trên căn cứ vào số lượng hàng hóa, tính chất hàng hóa và chất lượng bao bì mà hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu bao bì để có kế hoạch cung ứng bao bì cho đầy đủ và đúng thời điểm
Khi đóng gói có thể đóng gói hở và đóng gói kín Khi đóng gói hàng hóa phải đảm bảo đúng kỹ thuật Kể cả vật liệu dùng để chèn lót và việc chèn lót cũng phải đảm bảo đúng kỹ thuật, để đảm bảo thuận tiện và tối u trong bốc xếp hàng hóa
3.3.3 Kẻ kỹ mã hiệu hàng xuất khẩu
Cơ cấu tổ chfíc
Công ty Trách nhiệm hữu hạn ( TNHH ) Mỹ Lệ là một tập đoàn kinh tế tư nhân lớn nhất tỉnh Bình Phước Với sự dẫn dắt và điều hành của bà Phạm
Thị Mỹ Lê trên cương vị Tổng giám đốc công ty, đã đặt nền móng cho ngành điều của tỉnh và giúp tỉnh Bình Phước vươn lên là một trong những tỉnh có sản lượng điều xuất khẩu lớn nhất cả nước Trải qua hơn 20 năm hoạt động, công ty đã phát triển lớn mạnh về quy mô với cơ cấu tổ chức như sau:
- Chức năng của bộ phận kinh doanh:
+ Phát triển khách hàng mới, duy trì những mối quan hệ kinh doanh hiện có , nhận đơn đặt hàng của các đối tác nước ngoài đặc biệt là Hoa Kỳ
+ Chăm sóc khách hàng và bán hàng dựa trên danh sách khách hàng và địa bản được giao để đạt được các mục tiêu về doanh thu
+ Theo dõi tính năng bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh để tham vấn cho ban điều hành có cơ chế phù hợp + Thực hiện báo cáo về tiến độ, kết quả thực hiện
+ Tiếp xúc khách hàng , quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng ghi nhận đầy đủ theo các biểu mẫu của các quy trình này
+ Đảm bảo doanh số mục tiêu do công ty đề ra
+ Tìm các nguồn điều nhập khẩu từ các nước Nam Á và Châu Phi như Ấn Độ , Bangladesh, Bờ Biển Ngà, Angola
+ Phân phối các sản phẩm từ hạt điều trong khu vực tỉnh Bình Phước và các tỉnh lân cận như Đồng Nai, Thành phố Hồ Chí Minh, Vũng Tàu
+ Thực hiện việc đặt tàu
Chức năng bộ phận giao nhận:
+ Mở các tờ khai xuất nhập khẩu
+ Làm thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng Cát Lái và tại Bình Phước
+ Liên hệ với các cơ quan chức năng để hoàn tất quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu
+ Báo cáo công việc hàng tuần cho Trưởng phòng
+ Lập Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C / O)
+ Kiểm dịch hạt điều xuất khẩu để lấy Phytosanitary
- Chức năng bộ phận chứng từ:
Bộ phận chứng từ tại công ty có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng xuất khẩu Nhiệm vụ của bộ phận này là đảm bảo tính chính xác của chứng từ về các lên hàng được xuất khẩu lên tàu trước khi trình hải quan Ngoài ra còn phải cần đảm bảo trong việc bảo hàng, giao hàng cho khách hàng theo đúng quy trình và các thủ tục pháp lý Bên cạnh đó, bộ phận chứng từ còn phải phối hợp tốt với kế toán , đại lý để việc khai thác tàu được nhanh chóng thuận lợi, đảm bảo tốt cho công việc chung của công ty
- Chức năng bộ phận kế toán:
+ Quản lý , kiểm tra và thực hiện chế độ kế toán – thống kê, quản lý tài chính Ngoài ra còn phải đáp ứng nhu cầu tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Mỹ Lệ:
+ Đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
+ Đánh giá mức độ hiệu quả của vốn đã sử dụng
+ Thực hiện định kỳ công tác báo cáo tài chính , kiểm kê , đánh giá tài sản trong công ty
+ Kiến nghị thanh lý các tài sản tồn đọng
Tình hình kinh doanh và xuất khẩu của công ty TNHH Mỹ Lệ
Cây điều là loại cây làm giàu cho nhiều hộ dân trên đất Bình Phước với nguồn hàng xuất khẩu có giá trị kinh tế lớn , góp phần đấy nhanh tốc độ công nghiệp hóa
- hiện đại hóa nông nghiệp và nông thôn Nhận thấy tiềm năng phát triển đó, năm 1990, bà Mỹ Lệ bắt đầu làm hạt điều Năm 1993 , bà Mỹ Lệ đã thành lập xưởng chế biến hạt điều đầu tiên với 200 nhân công và giàn máy móc cũ kỹ Trải qua nhiều
22 khó khăn , Công ty TNHH Mỹ Lệ đã từng bước đứng vững Khi đã có một thành công nhất định , bà đã mở rộng sản xuất và bắt đầu đi lên cùng với ngành điều cả nước Đến nay, với ngành điều, Công ty TNHH Mỹ Lệ vẫn là thương hiệu hàng đầu trong các sản phẩm hạt điều chế biến có mặt hầu khắp các quốc gia trên thế giới Là tập đoàn hoạt động đa ngành nghề, doanh thu chủ yếu của công ty là từ nguồn xuất khẩu hạt điều, chiếm khoảng 70% tổng doanh thu của công ty.
Xây dựng và phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Mỹ Lệ (CIF)
2.1 Sơ đồ quy trình xuất khẩu hạt điều của công ty TNNH Mỹ Lệ Đây là sơ đồ quy trình xuất khẩu hạt điều của công ty Mỹ Lệ sang nước bạn là công ty Manohar Vaniya Công ty Mỹ Lệ ký kết hợp đồng với hãng tàu vận chuyển là HMM (Huyndai Merchant Marine)
Công ty NHHH Mỹ Lệ là công ty sản xuất kiêm xuất khẩu hạt Điều sang các nước thuộc vành đai Thái Bình Dương, đặc biệt là Hoa Kỳ Do đó, tổ chức thực hiện các thủ tục và nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL bằng đường biển là một hoạt động thuộc chuyên môn của công ty Lĩnh vực này được công ty thực hiện một cách chặt chẽ, chuyên nghiệp nhất nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí của các bên kí kết hợp đồng với công ty Sau đây là sơ đồ các bên liên quan trong quy trình xuất khẩu hạt Điều theo nguyên container của công ty Mỹ Lệ:
Nhà xuất khẩu (Công ty TNHH
Công ty giao nhận (Công ty 2
Công ty TNHH Mỹ Lệ là nhà cung ứng kiêm giao nhận sản phẩm hạt Điều nên “Nhà sản xuất” và “Công ty giao nhận” là công ty TNHH Mỹ Lệ Ở đây, hãng tàu vận chuyển cho công ty Mỹ Lệ là hãng tàu Hyundai Merchant Marine CO., LTD, “Nhà nhập khẩu” là công ty Manohar Vanrya ở Hoa Kỳ
2.2 Xây dựng quy trình xuất khẩu của công ty
2.2.1 Xin giấy phép xuất khẩu
Có 2 trường hợp xảy ra:
• TH1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường được sự cho phép của cơ quan ban ngành
• TH2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu đối với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ Chẳng hạn, để xuất khẩu những mặt hàng như: Tiền chất sfí dụng trong công nghiệp, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ công nghiệp,
… thì phải xin giấy phép của các bộ ngành quản lý
Chi tiết hàng phải xin giấy phép xuất khẩu, các bạn có thể tra cfíu trong phụ lục III của Nghị định số: 69/2018/NĐ-CP
Do hạt điều nằm trong trường hợp 1 nên không cần giấy phép xuất khẩu và có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước kế tiếp
2.2.2 Thực hiện bước đầu khâu thanh toán
Công ty Mỹ Lệ lựa chọn thanh toán bằng L/C Công ty cần nhắc người mua mở tài khoản ký thác đúng theo yêu cầu, khi tài khoản đã mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần chú ý tên các chứng từ cần xuất trình, người cấp, số bản, … kiểm tra xong nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng
Hãng tàu Hyundai Hãng tàu Hyundai
2.2.3 Chuẩn bị/kiểm tra hàng
Công ty TNHH Mỹ Lệ đã có xưởng sản xuất hạt điều nên nguồn hàng là có sẵn và không phải thu mua bên ngoài Trước khi thực hiện việc ký kết hợp đồng và đóng gói hàng hóa, công ty TNHH Mỹ Lệ cần kiểm tra hàng hóa xem số lượng hàng có sẵn là bao nhiêu? Số mặt hàng đang sản xuất là như thế nào?
Có mặt hàng nào bị hỏng hóc, quá hạn sử dụng hay không?
Công ty TNHH Mỹ Lệ cần nắm rõ số lượng cũng như chất lượng sản phẩm của mình để xác định khả năng xuất khẩu của mình
Sau khi kiểm tra và nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng (đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng) Hạt điều là mặt hàng đặc biệt, được đóng gói theo những quy cách riêng phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu Hạt điều thường được đóng trong container 20ft khi xuất khẩu và luôn được lót carton phía trong xung quanh container để bảo đảm sẽ không có bất kì vật nhọn nào làm rách bao chứa kèm theo đó là túi hút ẩm Hạt điều được đóng với 1 trong 3 cách đóng gói sau đây:
- Shipment in BIG Bags: đóng gói trong bao lớn, khoảng 1 tấn/bao, 20bao 1 container 20ft, được đóng theo 2 kiểu là: Hot dog style hoặc Pizza style
Hot Dog style: Pallet gỗ sẽ được đặt ở giữa hai lớp Big bag Pizza style: pallet gỗ sẽ được đặt dưới đáy container
- Shipment in JUTE Bags: đóng hàng trong bao đay Nếu hạt điều đóng vào bao đay với khối lượng đạt 60kg/bao, thì theo tỷ lệ này ta có: 320 bao đay chứa hạt điều = 1 container 20ft
- Shipment in BULK: đóng thổi Thông thường loại bao này có trọng lượng 10kg, được mắc bốn góc vào container – 1 bao Bulk cho 1 container 20ft như hình trên, có thể chứa được khoảng 21 tấn hạt điều Phương thức này được gọi là đóng thổi do phải cần đến một thiết bị thổi hạt điều vào bên trong bao
Nội dung mã ký hiệu bao gồm
- Những nội dung thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên người nhận, tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng
- Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hoá như: Tên nước và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu của chuyến đi
- Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá như: Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép xếp chồng lên nhau, hướng xếp đặt hàng hoá, không được móc
- Mã số và mã vạch của hàng hoá…
+ Đối với hạt điều chưa bóc vỏ: HS code 08013100
+ Đối với hạt điều đã bóc vỏ: HS code 08013200
Việc kiểm tra hàng hóa XK thực hiện ở hai cấp:
- Ở cơ sở: Đơn vị sản xuất của công ty Mỹ Lệ Việc kiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất
Nội dung kiểm tra thường là:
Kiểm tra về chất lượng: Chỉ cho phép những hàng hóa đủ tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng quy định được phép XK Kiểm tra sự phù hợp của bao bì như hình dáng, kích thước, số lớp, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèm theo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của ký mã hiệu
Kiểm tra số lượng và trọng lượng: Số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện, tổng số lượng và trọng lượng
Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành
Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính
Trước khi bốc hàng lên phương tiện vận tải, người xuất khẩu phải kiểm tra lại hàng hóa Việc kiểm tra hàng hóa có thể do các lý do sau:
+ Thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở
Nhận xét về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển của công ty
Tọa lạc trên vùng nguyên liệu điều thô có chất lượng cao của Việt Nam, nhà máy của công ty có diện tích trên 200.000 m2, với năng suất mỗi năm đạt được khoảng
3.000 tấn điều nhân các loại, sử dụng 100% nguyên phụ liệu trong nước Sản phẩm “Nhân hạt điều Việt Nam” của Công ty Mỹ Lệ đã được Công ty Giám định hàng nông sản xuất khẩu (Cafecontrol) đánh giá là sản phẩm đạt chất lượng cao tại Việt Nam, nhận được sự tin dùng của người tiêu dùng từ khắp mọi nơi trên thế giới Hơn 90% nguồn hàng chế biến hạt điều xuất khẩu chủ yếu xuất sang các nước: Mỹ, Hà Lan, Anh, Ý, Đức, Bỉ, Canada, Trung
Quốc… Chất lượng nhân điều được ca ngợi là số
1, thơm ngon hơn hẳn nhân điều của ấn Độ, Braxin hay
Tanzania Công ty là một trong những đơn vị xuất khẩu điều nhân dẫn đầu của tỉnh Bình Phước, bất chấp trong năm qua, ngành điều gặp nhiều khó khăn, trở ngại Tiếp tục xuất khẩu hạt điều rang muối những thành tích vang dội này, năm 2017 cũng được đánh giá ngành điều bội thu về sản lượng với khoảng 35.000 tấn Cộng thêm 50.000 tấn nhập khẩu từ Campuchia, tổng sản lượng điều nguyên liệu cho doanh nghiệp chế biến – xuất khẩu sẽ là hơn 40.000 tấn Ngoài ra, công ty còn sản xuất chế biến và kinh doanh các sản phẩm như hạt điều chiên muối, kẹo điều,
… tạo được uy tín về chất lượng trên thị trường
Hiện nay, công ty đang hướng đến phát triển mạnh ở thị trường Châu Âu Trong nước, sản phẩm của công ty đã có mặt ở hầu khắp các tỉnh thành và trở thành thương hiệu quen thuộc đối với người tiêu dùng Để đáp ứng kịp thời nhu cầu của
39 khách hàng, công ty đã xây dựng bốn nhà máy với hàng chục dây chuyền sản xuất hiện đại đạt tiêu chuẩn Châu Âu Trong các doanh nghiệp sản xuất, công nghệ sản xuất là nhân tố ảnh hưởng lớn đến việc quản lý nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng
Nhằm gia tăng sức cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước, công ty quan tâm đến bao bì nhãn hiệu, mẫu mã của sản phẩm; đồng thời luôn cải tiến công nghệ sản xuất, thay thế thiết bị ngoại nhập bằng máy móc được sản xuất trong nước; nghiên cứu phát triển đa dạng các mặt hàng nhân hạt điều… tạo được uy tín cho mỗi loại sản phẩm của thương hiệu Mỹ Lệ từ hạt điều chiên muối, kẹo điều, nước uống đóng chai và trà (chè) Ô Long… được khách hàng trong và ngoài nước tín nhiệm
3.2 Khó khăn còn tồn tại
- Tổ chức thực hiện: Do quy trình thực hiện mỗi người chịu trách nhiệm một khâu nên việc tổ chức ký kết về thực hiện hợp đồng là hai bộ phận khác nhau nên chưa có hiểu biết sâu sắc về quá trình thực hiện xuất nhập khẩu Dẫn đến việc lựa chọn những điều kiện trong hợp đồng khi thực hiện xuất khẩu sẽ gặp khó khăn
- Hệ thống kho bãi, hệ thống sản xuất chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất
- Chuẩn bị chứng từ: Còn gặp những sai sót dẫn đến việc kéo dài thực hiện trong khâu thủ tục hải quan và thanh toán
- Quy trình thông quan hàng hóa phải phụ thuộc vào bên dịch vụ điều dẫn đến chi phí phát sinh không đáng làm chậm tiến trình xuất hàng
- Việc giao hàng lên tàu đôi khi còn chưa thực hiện tốt Điều này do nhiều nguyên nhân khác nhau như cần gom hàng từ nhiều chân hàng, việc thuê các phương tiện vận tải để chở hàng từ kho ra cảng không đúng thời gian, đến việc thoả thuận với cơ quan điều độ cảng cho việc chuyển hàng lên tàu, năng lực của nhân viên cử đến thu xếp công việc tại cảng để bốc hàng lên tàu Điều này làm giảm tiến độ giao hàng lên tàu của công ty Làm ảnh hưởng chung đến hiệu quả của cả quy trình thực hiện hợp đồng
- Công ty gặp khó khăn với những quy định ngặt nghèo chặt chẽ của ngân hàng làm khó công ty trong việc vay vốn Muốn vay tiền ngân hàng, công ty phải có giá trị tài sản tương đương để thế chấp làm ảnh hưởng đến quá trình ký kết hợp đồng
40 cũng như thực hiện hợp đồng theo cam kết với phía đối tác làm ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu
- Đối với khâu kiểm tra hàng hoá việc kiểm tra còn mang tính hình thức.
Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình xuất khẩu
- Cơ cấu tổ chức: Nhân viên Công ty nhất là nhân viên hoạt động xuất nhập khẩu cần phải trau dồi, bổ sung thêm nhiều kỹ năng và kinh nghiệm trong việc xử lý tình huống để bất kể có trường hợp phát sinh xảy ra đều có thể giải quyết vấn đề kịp thời nếu không quy trình dễ dàng bị tác động và không thể tiến hành cho tới cùng Ngoài ra, một yếu tố nên được đề cập tới trong cơ cấu nhân sự đó là tính minh bạch và khách quan của nhân viên thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty; nếu nhân viên mà chỉ biết nghĩ đến lợi ích cá nhân cao hơn lợi ích của Công ty thì điều này nếu bị phát hiện và phanh phui thì uy tin của Công ty sẽ bị ảnh hưởng nặng nề và hơn thế Công ty sẽ bị mất khách hàng và còn dính đến pháp luật
- Cơ sở hạ tầng: Xét về cơ sở hạ tầng, năng lực về phương tiện vận tải, hệ thống kho bãi của Công ty là vô cùng quan trọng trong giai đoạn vận chuyển hàng hóa và lưu trữ hàng hóa Việc Công ty không chuẩn bị và điều hành đội vận tải đến cảng chở hàng sau khi hàng nhập cảng Việt Nam đúng thời gian quy định thì Công ty sẽ phải chịu chi phí phát sinh trong việc lưu container tại bãi của cảng Hơn thế, hệ thống kho bãi không đạt chuẩn trong khâu sản xuất thì có thể làm hư hại đến hàng hóa đối với hàng hóa cần phải có điều kiện lưu trữ thích hợp Ngoài ra, mạng lưới liên kết ở trong nội bộ Công ty và cả việc liên kết với các đối tác nước ngoài cũng sẽ gặp khó khăn khi công việc cần trao đổi không thể tới được nơi cần đến
- Khả năng về tài chính: Khả năng tài chính của Công ty sẽ ảnh hưởng lớn tới quy trình xuất khẩu điều của Công ty Nguyên nhân là với thực tế hiện nay do nguồn vốn kinh doanh, vốn xoay vòng của Công ty đều tập trung lấn sân sang những ngành kinh doanh khác như bất động sản nên Công ty không đủ vốn đề tự thực hiện nhập mua các nguồn nguyên liệu để dự trữ tránh trường hợp thị trường giá bị biến động, đảm bảo quá trình xuất khẩu diễn ra thuận lợi
Chính vì thế đây là bằng chứng tích cực nhất cho thấy khả năng tài chính cũng ảnh hưởng đến hoạt động nhập khẩu của Công ty trong những năm gần đây
- Tỷ giá hối đoái: Khi tỷ giá hối đoái USD/VND giảm thì Công ty sẽ phải bỏ ra thu được ít đồng tiền VND nhất là thời điểm định giá ký kết hợp đồng khác với thời điểm thanh toán Do đó, nếu không lưu ý về sự lên xuống của tỷ giá giữa các thời điểm xảy ra trong hợp đồng nhập khẩu thì Công ty sẽ nhận rủi ro chịu một khoản lỗ không nhỏ khi chuyển đổi đồng tiền VND qua đồng ngoại tệ
- Chiến lược phát triển kinh tế – xã hội, chính sách và pháp luật liên quan đến hoạt động xuất khẩu của Nhà nước Đây là nhân tố không chỉ tác động đến hoạt động xuất khẩu của Công ty ở hiện tại, mà còn cả trong tương lai
Vì vậy, một mặt Công ty phải tuân theo và hưởng ứng nó ở hiện tại, mặt khác doanh nghiệp phải có các kế hoạch xuất khẩu trong tương lai cho phù hợp
- Chính sách pháp luật trong và ngoài nước: Hoạt động xuất nhập khẩu tiến hành giữa các quốc gia bởi vậy khi Công ty muốn xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài phải chịu chính sách pháp luật trong và ngoài nước Các chính sách này ảnh hưởng đến việc xuất khẩu là việc dựng lên các hàng rào thuế quan, giấy phép xuất khẩu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm,
- Hệ thống ngân hàng: Ngân hàng tác động đến việc hoạt động Công ty trong khâu thanh toán, huy động vốn đảm bảo việc Công ty xuất khẩu hàng hoá diễn ra thuận lợi
Giải pháp nâng cao hiệu quả
1.1 Giải pháp về con người
Nhân viên xuất nhập khẩu phải có trình độ nghiệp vụ chuyên sâu, có cái nhìn tổng quát, sâu rộng những vấn đề, có khả năng xử lý, giải quyết vấn đề xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng
Công ty có thể sử dụng những biện pháp như: tổ chức thường niên các cuộc thi về kỹ năng nghiệp vụ, khả năng giải quyết vấn đề cùng với bảng chấm công, qua việc theo dõi kiểm tra thường xuyên ấy, ban lãnh đạo sẽ có những phương pháp đào tạo chuyên sâu hơn cho nhân viên toàn công ty Ngoài ra, công ty cần khuyến khích nhân viên trau dồi ngoại ngữ và công nghệ không chỉ làm giàu kiến thức cho bản thân mà còn phục vụ cho nhu cầu công việc, nên có chế độ lương thưởng phù hợp với năng lực nhân viên Thậm chí đưa những yêu cầu về ngoại ngữ, công nghệ trở thành yêu cầu bắt buộc khi tuyển tuyển nhân viên
Những giải pháp cụ thể bao gồm:
- Có những chế độ lương thưởng phù hợp với năng lực của nhân viên Qua đó tạo động lực cho mỗi nhân viên làm việc hiệu quả hơn
- Không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn trình độ ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên thông qua con đường đào tạo và đào tạo lại
- Phải có tiêu chuẩn quy định rõ ràng trong kế hoạch bồi dưỡng cán bộ về phẩm chất chính trị, trình độ kiến thức và năng lực tổ chức của cán bộ công nhân viên
- Tạo điều kiện để cán bộ công nhân viên phòng xuất nhập khẩu ra nước ngoài học tập kinh nghiệm để tiếp cận cách thức giao dịch và tiếp thu được những kiến thức nghiệp vụ mới, thông tin mới hỗ trợ cho công việc sau này
- Tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia vào các cuộc hội thảo, các buổi nói chuyện với các chuyên gia trong lĩnh vực xuất khẩu, tạo điều kiện cho họ tiếp xúc với các đồng nghiệp cùng ngành nhằm trao đổi nâng cao kiến thức cũng như xây dựng xây dựng các mối quan hệ rộng rãi trong công việc
Bởi Mỹ Lệ là công ty xuất khẩu, thường xuyên phải làm việc trên các website nước ngoài Do đó, kỹ năng ngoại ngữ là rất cần thiết Trong quá trình đàm phán
43 nhân viên đàm phán phải là người am hiểu rõ về các điều kiện thương mại và lập luận vững chắc, có tính thuyết phục nhằm tạo sự tin tưởng với đối tác
Vì vậy nâng cao trình độ và tích lũy kinh nghiệm về đàm phán, thuê phương tiện vận tải, mua bảo hiểm cho hàng hóa Để từ đó công ty sẽ có lợi thế hơn khi thực hiện đàm phán ký kết hợp đồng
1.2 Giải pháp về công nghệ
Doanh nghiệp chủ động, tích cực tìm hướng đi mới, áp dụng chuyển đổi số trong vận hành để duy trì tối đa hoạt động sản xuất kinh doanh Liên kết được với các chuyên gia ngành; phát triển được hạt nhân của phương thức sản xuất mới, tích hợp các giải pháp công nghệ trong doanh nghiệp và điều hướng được dữ liệu
Theo các khảo sát, các hợp đồng được ký kết với chữ ký điện tử đã tăng 17% so với những người không dùng chữ ký điện tử Vì thế, việc chuyển đối số sẽ giúp cho công ty duy trì hoạt động, giữ được nhịp độ kinh doanh trong bối cảnh dịch bệnh
Nâng cấp trang thiết bị, cơ sở vật chất, giúp doanh nghiệp quản lý quá trình hoạt động và gia tăng sản phẩm, sẽ giúp công ty có khả năng chuẩn bị tốt nguồn hàng xuất khẩu hơn Công ty nhập thêm dây chuyền công nghệ mới vào sản xuất, đảm bảo được chất lượng và số lượng sản phẩm sản xuất ra, và đáp ứng được đơn hàng xuất khẩu từ đối tác nâng cao lợi nhuận cho công ty
1.3 Giải pháp về quy trình
* Tổ chức khâu chuẩn bị/ kiểm tra hàng hóa:
- Tổ chức thu mua nguyên vật liệu và chọn nhà cung ứng uy tín, có chất lượng để đảm bảo khâu sản xuất sản phẩm Nên có vài nhà cung ứng nguyên vật liệu để tránh bị phụ thuộc đầu vào, gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất
- Kiểm tra hàng hóa: Đề ra những chính sách, quy định trong khâu kiểm tra hàng hóa, có bộ phận kiểm tra hàng hóa và theo dõi chặt chẽ để tránh tình trạng kiểm tra mang tính hình thức
* Hoàn thiện khâu lập chứng từ
Lập chứng từ là khâu rất quan trọng và tốn nhiều thời gian trong quá trình xuất khẩu những chứng từ này sẽ là xuyên suốt quá trình xuất khẩu là cam kết là cơ sở pháp lý cho hàng hóa giữa các bên và cũng là cơ sở để các bên giao nhận hàng hóa chỉ cần có sai sót trong chứng từ sẽ làm cho quá trình xuất khẩu tốn thêm thời gian
44 và có thể mất thêm cả chi phí, làm giảm uy tín, chất lượng dịch vụ Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ:
- Công ty nên phân công nhân viên lập chứng từ phải là người có kinh nghiệm, hiểu rõ quy trình nghiệp vụ, giỏi tiếng anh và là những người cẩn thận trong công việc
Kiến nghị
2.1 Đối với công ty mẹ
Nâng cao trình độ nhân viên của công ty Nhân viên chính là người vận hành, thực hiện các bước trong quy trình xuất khẩu Chính vì vậy, cần nâng cao nghiệp vụ của mỗi nhân viên Đặc biệt cần phải luôn cập nhật các thông tin mới từ các trang web, cổng thông tin điện tử của hải quan, nhà nước để luôn nắm bắt được một số thay đổi trong chính sách xuất khẩu và kịp thời điều chỉnh trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu của công ty
Hoàn thiện khâu chuẩn bị hàng hóa Mỹ Lệ là công ty trồng xuất hạt điều trên 20 năm kinh nghiệm, chất lượng hạt điều luôn được đảm bảo là tốt nhất khi gửi tới tay người tiêu dùng Phía công ty cần đẩy mạnh hơn nữa đầu tư vào kho bãi, cần nâng cấp vấn đề kho bãi, đảm bảo trong vấn đề lưu trữ hàng hóa
Thống nhất các khâu trong quy trình xuất khẩu Tạo sự liên lạc giữa các khâu tránh rời rạc Có sự phân bổ, sắp xếp nhân sự một cách hợp lý để hỗ trợ nhau một cách linh hoạt, cơ cấu công ty trở nên gọn nhẹ hơn, giảm thiểu thời gian và chi phí phát sinh không cần thiết Sử dụng tiết kiệm và hiệu quả các trang thiết bị máy móc trong văn phòng
Xây dựng kế hoạch kinh doanh để có thể tiếp nhận được những điều kiện tốt và phù hợp, tăng năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp khi vay vốn ngân hàng Tích cực, chủ động tiếp cận và sử dụng các dịch vụ tài chính, ngân hàng đặc biệt là các dịch vụ tư vấn, hỗ trợ về quản lý tài chính, lập dự án kinh doanh
2.2 Đối với cơ quan nhà nước
Kiến nghị nâng cao chất lượng quy trình hải quan điện tử ECUS hiện nay Nhằm nâng cao năng lực quản lý nhà nước về hải quan tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp, tổng cục và các chi cục hải quan trực thuộc cần tiếp tục tích cực cải cách hiện đại hóa thủ tục hải quan góp phần quan trọng giúp cho các đơn vị hàng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao
Cơ quan thuế cần có thủ tục đóng thuế, cách thu thuế, thủ tục thu thuế thoáng hơn, đơn giản hơn Đó là điều mà công ty TNHH mỹ Lệ cũng như các doanh nghiệp khác cần
Nhà nước cần có những chính sách hỗ trợ vốn cho các doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu Các ngân hàng cũng nên được đầu tư thêm để giúp các doanh nghiệp có thể thực hiện việc ký kết các hợp đồng xuất khẩu một cách chủ động, linh hoạt hơn chứ không cần phải dựa nhiều vào các ngân hàng nước ngoài
Nhà nước nên ban hành thêm một số hành lang pháp lý bao gồm các quy định cụ thể và rõ ràng đối với hoạt động xuất khẩu Đặc biệt, hiện nay tình trạng hàng hóa ùn tắc lớn tại các bảng đang diễn ra
Nhà nước cần xem xét lại quy định về việc quá tải ở xe container hiện nay Đây là một quy định đúng, nhưng lại là một vấn đề nan giải đối với các công ty giao nhận cũng như hãng vận tải Ví dụ như quy định về tải trọng ở cont 40 feet có thể chở tối đa là 30 tấn hàng, nhưng theo quy định hiện nay thì chỉ được phép chở tối đa 25 tấn hàng Trường hợp này có thể dẫn tới hàng bị ứ đọng lại cảng, hay tăng thêm chi phí vận chuyển, có thể dẫn đến mất khách hàng hoặc giảm khối lượng hàng hóa dịch vụ giao nhận