1. Giải pháp nâng cao hiệu quả
1.3.Giải pháp vềquy trình
* Tổ chức khâu chuẩn bị/ kiểm tra hàng hóa:
- Tổ chức thu mua nguyên vật liệu và chọn nhà cung ứng uy tín, có chất
lượng để đảm bảo khâu sản xuất sản phẩm. Nên có vài nhà cung ứng nguyên vật liệu để tránh bị phụ thuộc đầu vào, gây ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.
- Kiểm tra hàng hóa: Đề ra những chính sách, quy định trong khâu kiểm tra
hàng hóa, có bộ phận kiểm tra hàng hóa và theo dõi chặt chẽ để tránh tình trạng kiểm tra mang tính hình thức.
* Hồn thiện khâu lập chứng từ
Lập chứng từ là khâu rất quan trọng và tốn nhiều thời gian trong quá trình xuất khẩu. những chứng từ này sẽ là xuyên suốt quá trình xuất khẩu là cam kết
là cơ sở pháp lý cho hàng hóa giữa các bên và cũng là cơ sở để các bên giao nhận hàng hóa chỉ cần có sai sót trong chứng từ sẽ làm cho quá trình xuất khẩu tốn thêm thời gian
và có thể mất thêm cả chi phí, làm giảm uy tín, chất lượng dịch vụ. Giải pháp để thực hiện tốt việc chuẩn bị chứng từ:
- Công ty nên phân công nhân viên lập chứng từ phải là người có kinh
nghiệm, hiểu rõ quy trình nghiệp vụ, giỏi tiếng anh và là những người cẩn thận trong công việc
- Việc lưu trữ chứng từ cũng rất quan trọng, chứng từ thể hiện mối quan
hệ, ràng buộc giữa các bên với nhau. Vì vậy việc lưu trữ chứng từ sẽ là bằng chứng khi có bất kì phát sinh nào gây rủi ro, tranh chấp. Do đó, cơng ty nên lập từng dữ liệu về bộ chứng từ với khách hàng để lưu trữ trên phần mềm máy tính, có thể lưu trữ lâu dài. Những chứng từ bằng giấy cũng rất cần thiết
* Phương tiện vận tải:
Việc thuê phương tiện vận tải nên để người có kinh nghiệm về nghiệp vụ, am hiểu về tình hình thị trường thuê phương tiện vận tải và các điều kiện đi thuê. Hoặc liên kết với các công ty logistic, forwarder trong trường hợp công ty Mỹ Lệ không quá am hiểu về thị trường thuê phương tiện vận chuyển.
Lựa chọn hãng vận chuyển uy tín và chuyến vận chuyển thích hợp để tránh tình trạng không đúng thời gian, gây chậm trễ ảnh hưởng chung đến hiệu quả của cả quy trình.
Thiết lập mối quan hệ lâu dài với những đơn vị vận chuyển mà công ty đã thử qua và thấy hài lịng.
* Hồn thiện khai báo hải quan:
Thủ tục Hải Quan là cơ sở pháp lý để xác nhận rằng hàng hóa đã thơng quan giữ hai quốc gia. Việc khai báo hải quan đòi hỏi nhân viên khai báo phải là người có kinh nghiệm và xử lý được các tình huống bất ngờ xảy ra. Phải có tác phong nhanh nhẹn, một trong những kỹ năng đòi hỏi trong nghiệp vụ ngoại thương.
Trong q trình khai báo nếu có thất lạc tờ khai thì nhân viên xuất nhập khẩu phải có ứng biến sao cho phù hợp, bình tĩnh giải quyết vấn đề tránh hậu quả đáng tiếc.
Khi làm thủ tục hải quan các chứng từ trên tờ khai phải cẩn thận, vì mỗi lơ hàng có giá trị rất lớn, nếu ra tính tốn sơ sài thì khai báo sẽ mất đi khoản tiền
lợi nhuận lớn cho công ty.
Để kịp xu hướng hiện nay, cải thiện thủ tục hành chính đã có khai báo hải quan điện từ, giúp cho các công việc khai bảo thuận tiện hơn.