2. Xây dựng và phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Mỹ
2.2. Xây dựng quy trình xuất khẩu của công ty
2.2.3. Chuẩn bị/kiểm tra hàng
2.2.3.1. Chuẩn bị hàng
Công ty TNHH Mỹ Lệ đã có xưởng sản xuất hạt điều nên nguồn hàng là có sẵn và khơng phải thu mua bên ngoài. Trước khi thực hiện việc ký kết hợp đồng và đóng gói hàng hóa, cơng ty TNHH Mỹ Lệ cần kiểm tra hàng hóa xem số lượng hàng có sẵn là bao nhiêu? Số mặt hàng đang sản xuất là như thế nào? Có mặt hàng nào bị hỏng hóc, quá hạn sử dụng hay không?
Công ty TNHH Mỹ Lệ cần nắm rõ số lượng cũng như chất lượng sản phẩm của mình để xác định khả năng xuất khẩu của mình.
2.2.3.2 Đóng gói hàng hóa
Sau khi kiểm tra và nhận được tiền thanh toán đặt cọc từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch kiểm tra đóng gói hàng hóa và lên lịch đóng hàng (đóng gói hàng theo đúng quy cách, chất lượng như mẫu chào hàng).
Hạt điều là mặt hàng đặc biệt, được đóng gói theo những quy cách riêng phù hợp với tiêu chuẩn xuất khẩu. Hạt điều thường được đóng trong container 20ft khi xuất khẩu và ln được lót carton phía trong xung quanh container để bảo đảm sẽ khơng có bất kì vật nhọn nào làm rách bao chứa kèm theo đó là túi hút ẩm. Hạt điều được đóng với 1 trong 3 cách đóng gói sau đây:
- Shipment in BIG Bags: đóng gói trong bao lớn, khoảng 1 tấn/bao, 20bao = 1 container 20ft, được đóng theo 2 kiểu là: Hot dog style hoặc Pizza style.
Hot Dog style: Pallet gỗ sẽ được đặt ở giữa hai lớp Big bag. Pizza style: pallet gỗ sẽ được đặt dưới đáy container.
- Shipment in JUTE Bags: đóng hàng trong bao đay. Nếu hạt điều đóng vào
bao đay với khối lượng đạt 60kg/bao, thì theo tỷ lệ này ta có: 320 bao đay chứa hạt điều = 1 container 20ft
- Shipment in BULK: đóng thổi. Thơng thường loại bao này có trọng lượng
10kg, được mắc bốn góc vào container – 1 bao Bulk cho 1 container 20ft như hình trên, có thể chứa được khoảng 21 tấn hạt điều. Phương thức này được gọi là đóng thổi do phải cần đến một thiết bị thổi hạt điều vào bên trong bao.
2.2.3.3. Kẻ mã ký hiệu
- Những nội dung thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên
người nhận, tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng.
- Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hoá như: Tên nước
và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu của chuyến đi.
- Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hoá như: Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép xếp chồng lên nhau, hướng xếp đặt hàng hố, khơng được móc...
- Mã số và mã vạch của hàng hố…
+ Đối với hạt điều chưa bóc vỏ: HS code 08013100 + Đối với hạt điều đã bóc vỏ: HS code 08013200
2.2.3.4 Kiểm tra hàng hóa:
Việc kiểm tra hàng hóa XK thực hiện ở hai cấp:
- Ở cơ sở: Đơn vị sản xuất của công ty Mỹ Lệ. Việc kiểm tra ở cơ sở giữ
vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất. Nội dung kiểm tra thường là:
Kiểm tra về chất lượng: Chỉ cho phép những hàng hóa đủ tiêu chuẩn chất lượng theo hợp đồng quy định được phép XK. Kiểm tra sự phù hợp của bao bì như hình dáng, kích thước, số lớp, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèm theo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của ký mã hiệu.
Kiểm tra số lượng và trọng lượng: Số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện, tổng số lượng và trọng lượng.
Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính.
- Ở các cửa khẩu:
Trước khi bốc hàng lên phương tiện vận tải, người xuất khẩu phải kiểm tra lại hàng hóa. Việc kiểm tra hàng hóa có thể do các lý do sau:
+ Thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở.
+ Theo quy định của Nhà nước, hạt điều thuộc danh mục hàng hóa phải kiểm tra nhà nước về mặt chất lượng khi xuất khẩu. Doanh nghiệp phải căn cứ vào các văn
bản hướng dẫn mời cơ quan kiểm nghiệm, kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn quy định và cấp giấy chứng nhận. Giấy chứng nhận chất lượng là chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa . Hàng hóa phải có chất lượng
đạt tiêu chuẩn mới được phép xuất khẩu.
Bên công ty Mỹ Lệ phải kiểm tra hàng hoá trước khi giao hàng (Kiểm hàng lần 1). Tồn bộ chi phí do bên cơng ty chịu.
Kiểm tra lần 2 do Bên mua thực hiện, tồn bộ chi phí do Bên mua chịu. Nếu có sự khác biệt giữa hai lần kiểm tra thì kết quả kiểm tra lần 2 có tính quyết định.