2. Xây dựng và phân tích quy trình xuất khẩu hàng hóa của công ty TNHH Mỹ
2.2. Xây dựng quy trình xuất khẩu của công ty
2.2.5. Mua bảo hiểm
2.2.5.1. Lựa chọn công ty bảo hiểm
Công ty bảo hiểm được đề xuất là PJICO. Bảo hiểm hàng hóa Pjico ln là chỗ
dựa vững chắc về tài chính cho doanh nghiệp trước những rủi ro trong q trình vận chuyển hàng hóa. Với dịch vụ bảo hiểm hàng hóa của Pjico, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ và tư vấn tận tình sau:
- Điều kiện và điều khoản bảo hiểm theo tiêu chuẩn quốc tế - Thủ tục khiếu nại, bồi thường nhanh gọn, chuyên nghiệp - Dịch vụ hỗ trợ tư vấn khách hàng 24/7
- Phạm vi bảo hiểm toàn diện, linh hoạt
- Mạng lưới giám định và đánh giá rủi ro theo tiêu chuẩn quốc tế
2.2.5.2. Xác định loại hình bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu
Các điều kiện bảo hiểm hàng hóa theo ICC 1982
Điều kiện bảo hiểm là những điều quy định phạm vi trách nhiệm của người bảo hiểm đối với những rủi ro tổn thất của đối tượng bảo hiểm. Vì vậy, phạm vi trách nhiệm của người bảo hiểm phụ thuộc vào các điều kiện bảo hiểm mà các bên thỏa thuận trong hợp đồng.
Trách nhiệm của người bảo hiểm đối với hàng hoá theo các điều kiện bảo hiểm gốc của Việt Nam được quy định theo bản Quy tắc chung về bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển năm 1990 do Bộ Tài chính ban hành. Quy tắc này được xây dựng trên cơ sở điều khoản ICC ngày 1/1/1982 của Viện những người bảo hiểm London (Institute of London Underwriters – ILU). Vì các điều kiện này được áp dụng ở hầu hết các nước trên thế giới thay thế các điều kiện của ICC-1963 và trở thành tập quán thơng dụng quốc tế. Nó bao gồm các điều kiện sau:
- Institute cargo clauses B (ICC-B) – điều kiện bảo hiểm B
- Institute cargo clauses A(ICC-A) – điều kiện bảo hiểm A - Institute war clauses – điều kiện bảo hiểm chiến tranh - Institute strikes clauses – điều kiện bảo hiểm đình cơng
Dựa vào loại hình và điều kiện bảo hiểm, công ty Mỹ Lệ mua bảo hiểm loại C
2.2.5.3. Điều kiện áp dụng Phạm vi thực hiện:
- Từ khi hàng hóa bắt đầu được vận chuyển theo hành trình được bảo hiểm, và kết thúc khi hàng hóa được dỡ khỏi phương tiện vận chuyển cuối cùng theo hành trình được bảo hiểm
- Hàng hóa vận chuyển trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam và trên phạm vi toàn thế giới
- Rủi ro xảy ra trong quá trình vận chuyển đường bộ, đường thủy, đường
hàng không, đường sắt và gửi bưu điện bảo đảm
- Rủi ro xảy ra trong thời gian lưu kho tạm thời trong hành trình vận
chuyển tại bất kỳ nơi nào trên thế giới
- Mở rộng phạm vi bảo hiểm cho hàng hóa trong khi di chuyển nội bộ,
lưu kho, hoặc rủi ro kết hợp
- Rủi ro được bảo hiểm phụ thuộc vào quy định của các điều khoản bảo hiểm
Thủ tục tham gia bảo hiểm:
- Công ty Mỹ Lệ điền đầy đủ thông tin trên Giấy yêu cầu bảo hiểm
hàng hóa (theo mẫu của Bảo hiểm PJICO)
- Công ty TNHH Mỹ Lệ gửi trực tiếp Giấy yêu cầu bảo hiểm hoặc gửi qua
Email, Fax cho Bảo hiểm PJICO
- Sau khi nhận được Giấy yêu cầu bảo hiểm với đầy đủ thông tin, công ty PJICO chấp nhận và cấp Đơn bảo hiểm và ký Hợp đồng bảo hiểm cho Công ty Mỹ Lệ
- Công ty TNHH Mỹ Lệ thanh tốn phí bảo hiểm cho công ty PJICO ngay sau khi nhận giấy chfíng nhận bảo hiểm trừ khi có thoả thuận khác. Trong mọi trường hợp khi hàng đã về an tồn thì mặc nhiên khoản phí bảo hiểm chưa thanh toán sẽ chuyển thành khoản nợ của Người được bảo hiểm đối với Người bảo hiểm.
- Nếu sau khi Hợp đồng bảo hiểm được ký kết mà có bất kỳ sự thay đổi nào về những thông tin đã cung cấp liên quan đến lơ hàng được bảo hiểm thì Cơng ty Mỹ Lệ sẽ Ban hành kèm theo Quyết định số 640/2007/QĐ-PJICO ngày 26/11/2007 của Tổng Giám đốc Công ty cổ phần bảo hiểm Petrolimex. Trang 4/8 có trách nhiệm thông báo cho PJICO biết những thay đổi đó ngay khi họ biết sự thay đổi đó. Khi nhận được thơng báo này, PJICO sẽ cấp giấy sfía đổi, bổ sung và có thể yêu cầu Mỹ Lệ trả thêm phí bảo hiểm
2.2.6. Làm thủ tục hải quan
2.2.6.1. Chứng từ khai báo hải quan khi xuất khẩu hạt điều:
Chfíng từ khai báo hải quan khi xuất khẩu hạt điều bao gồm
- Invoice (hóa đơn thương mại)
- Packing list (phiếu đóng gói hàng hóa) - Sales Contract (hợp đồng thương mại) - Bill of Lading (vận đơn)
- Kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate)
2.2.6.2. Chuẩn bị chứng từ * Invoice (hóa đơn thương mại)
- Cũng như hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại cũng cần có
điều kiện giao hàng: Ở đây công ty Mỹ Lệ chọn điều kiện giao hàng theo CIF.
- Số container: CNSU2005401 - Số seal: A149818
- Chi nhánh ngân hàng: VietinBank – Ho Chi Minh City Branch
- Số tài khoản ngân hàng: 10202.000008811.5
* Sales Contract (hợp đồng thương mại):
Sau khi đàm phán, ký kết hợp đồng với bên đối tác. Công ty TNHH Mỹ Lệ tiến hành chuẩn bị soạn thảo hợp đồng với những nội dung cơ bản như sau:
- Số hợp đồng: MC0427
- Bên mua: Công ty Red River Foods Inc., 9020 Stony Point Parkway, STE.#380 Richmond, VA 23235 U.S.A
- Bên bán: Công ty TNHH Mỹ Lệ, Đường ĐT.714,Xã Long Hưng, Huyện Phú Riềng, Tỉnh Bình Phước, Việt Nam.
- Số lượng hàng hóa: 3500 lbs - Đơn giá: 4.56 USD/lb CIF - Hợp đồng trị giá: 159.600 USD
- Hình thfíc thanh tốn: Điện chuyển tiền (T.TR)
* Phytosanitary Certificate (kiểm dịch thực vật)
Hạt Điều không nằm trong danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu vậy nên chúng ta có thể xuất khẩu mặt hàng này. Nhưng do Hạt Điều là sản phẩm có nguồn gốc thực vật nên chúng ta cần làm kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate) cho mỗi lô hàng xuất đi.
Hồ sơ xin giấy chfíng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate):
- Giấy phép kinh doanh.
- Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc xác nhận công bố chất lượng sản phẩm hoặc GMP hoặc HACCP hoặc ISO 22000 hoặc IFS hoặc BRC hoặc FSSC 22000 hoặc tương đương còn hiệu lực.
- Nhãn sản phẩm.
- Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật xuất khẩu (theo mẫu qui định tại Phụ
lục IV ban hành kèm theo Thông tư 33/2014/TT-BNNPTNT).
- Hợp đồng thương mại
Quy trình xin giấy chfíng nhận kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary Certificate ):
- Bước 1: Công ty Mỹ Lệ nộp trực tiếp 01 bộ hồ sơ đăng ký cho cơ quan
kiểm dịch thực vật nơi gần nhất.
- Bước 2: Cơ quan kiểm dịch thực vật tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ theo quy
Trường hợp hồ sơ sai hoặc chưa đủ thì bổ sung, hồn thiện hồ sơ. 34
- Bước 3: Sau khi kiểm tra hồ sơ, cơ quan kiểm dịch thực vật quyết định
địa điểm kiểm dịch tại cơ sở sản xuất, nơi xuất phát, nơi bảo quản ở sâu trong nội địa hoặc cửa khẩu xuất và bố trí cơng chức kiểm tra ngay lô hàng.
- Bước 4: Cơ quan kiểm dịch thực vật cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực
vật (Phytosanitary Certificate)
+ Trường hợp phát hiện lô hàng không đáp ứng yêu cầu về kiểm dịch thực vật của nước nhập khẩu thì Cơ quan kiểm dịch thực vật không cấp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
* Packing list (phiếu đóng gói hàng hóa)
Ngồi những chứng từ ở trên ra, thì Phiếu đóng gói hàng hóa cũng là một chứng từ quan trọng trong quy trình xuất khẩu. Mẫu phiếu đóng gói hàng hóa sẽ có dạng như sau:
- Bên bán: Công ty TNHH Mỹ Lệ
- Bên mua: Công ty Red River Foods Inc.
- Tên tàu chở hàng hóa: MAERSK SUZHOU V. 734W - Số Container: CNSU2005401
- Số Seal: A149818
- Số hiệu hóa đơn: 01/P13706.000 - Ngày: 14/9/2016
- Số hiệu vận đơn: HMNR0270092
- Cảng bốc hàng: CatLai port HCM City, VN - Cảng dỡ hàng: New York, Los Angeles
- Mơ tả hàng hóa: Hạt điều nhân loại W320 vụ mùa gần nhất. - Số lượng: 700 thùng carton
- Tổng trọng lượng tịnh: 35, 000. 00 LBS - Tổng trọng lượng cả bao bì: 36, 400. 00 LBS
- Đóng gói: 700 Thùng giấy carton, mỗi thùng chfía một túi, mỗi túi có trọng lượng là 50 LBS và linh động trong cách chfía của mỗi túi.
- 700 Thùng giấy carton được chất trong 1 container loại 20 feet.
Do Hạt Điều là sản phẩm có nguồn gốc thực vật nên chúng ta cần làm kiểm dịch thực vật ( Phytosanitary Certificate ) cho mỗi lô hàng xuất đi.
2.2.7. Giao hàng
Công ty TNHH Mỹ Lệ xuất khẩu hạt điều theo hình thức CIF. Quy trình giao hàng sẽ gồm các bước như sau:
* Giao hàng lên tàu – CIF
1. Công ty Manohar Vaniya (trader) thương thảo và thành lập hợp đồng với
công ty TNHH Mỹ Lệ
2. Công ty Mỹ Lệ gửi cho Manohar Vaniya S/I– để hồn tất thơng tin giao hàng
3. Công ty Manohar Vaniya sau khi điền đầy đủ thông tin S/I sẽ gửi lại cho công ty Mỹ Lệ
4. Công ty Mỹ Lệ gửi S/I cho nhà vận chuyển để làm B/L
5. Người bán thực hiện thủ tục thông quan hàng xuất 6. Người bán đưa hàng vào cảng và cho hàng lên tàu 7. Hãng tàu cấp B/L cho người bán
8. Người bán chuẩn bị các chứng từ liên quan như: C/O mẫu thường, C/O
ICO, Giấy chứng nhận kiểm định chất lượng, khối lượng, kiểm định thực vật và hun trùng
9. Người bán gửi các chứng từ cho người mua
10. Người mua thực hiện thanh toán theo phương thức L/C