Quy trình tác nghiệp trong kho hàng

QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN KHO HÀNG 2 1 1 Khái niệm về quản trị kho hàng trong Logistics 2 1 2 Mối liên hệ của kho hàng với các hoạt động L.

MỤC LỤC QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong điều kiện nay, hội nhập tồn cầu hóa nước ta phục hồi phát triển sau dịch Hoạt động Logistics đóng vai trị quan trọng việc hội nhập tồn cầu hóa nước ta với phát triển nước ta không ngừng học hỏi củng cố mặt (kinh tế, trị, xã hội) lĩnh vực (thương mại, giáo dục, y tế) để phù hợp với kinh tế toàn cầu Trước nhu cầu ngày phát triển kinh tế, doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực quản trị kho hàng phải đáp ứng nhu cầu ngày cao hoạt động giao nhận, đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ nắm vững quy trình tác nghiệp kho hàng Điều giúp cho doanh nghiệp tăng thêm uy tín với khách hàng, mà cịn có ý nghĩa quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu công việc phát triển doanh nghiệp thương trường Qua tiểu luận này, nhóm chúng em trình nội dung quy trình tác nghiệp kho hàng Nhưng khơng tránh khỏi thiếu sót tiểu luận, em kính mong đóng góp ý kiến từ phía thầy Mục tiêu đề tài • Tìm hiểu q trình tác nghiệp kho hàng Đối tượng phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu: Q trình tác nghiệp kho hàng • Phạm vi nghiên cứu: Quá trình tác nghiệp kho hàng Phương pháp nghiên cứu • Phương pháp tổng hợp: tài liệu trường internet, sách, báo Kết cấu đề tài CHƯƠNG TỔNG QUAN KHO HÀNG CHƯƠNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO HÀNG CHƯƠNG NHỮNG QUI TẮC TRONG KHO HÀNG CHƯƠNG NHỮNG RỦI RO TRONG KHO HÀNG CHƯƠNG QUẢN LÍ HÀNG TỒN KHO CHƯƠNG TỔNG QUAN KHO HÀNG 1.1 Khái niệm quản trị kho hàng Logistics Kho hàng ngành Logistics khơng đơn nơi lưu giữ hàng hóa, kho bãi đóng vai trị quan trọng hoạt động Logistics nói riêng NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG tồn chuỗi cung ứng nói chung nhằm cung ứng cho khách hàng hàng hóa nhanh với chi phí thấp họ có u cầu Vì thế, việc quản lý kho hàng hiệu coi tối quan trọng trình giao nhận vận tải nội địa quốc tế Nó giúp doanh nghiệp: • Chủ động việc xếp, gom hàng, vận chuyển lơ hàng có lộ trình, kích thước, từ giảm giá thành sản phẩm • Giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa • Đảm bảo chất lượng hàng hóa lưu trữ, trì nguồn cung ổn định, dịch vụ ổn định từ giúp doanh nghiệp gia tăng vị cạnh tranh • Góp phần giúp giao hàng thời gian, địa điểm • Warehouse Management (quản trị kho hàng) trình xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho hàng, triển khai kiểm soát nghiệp vụ kho Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho bao gồm: quy hoạch mạng lưới kho hàng, thiết kế kho hàng, đảm bảo thiết bị kho hàng Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa (nhập hàng), bảo quản hàng hóa (lưu trữ, bảo quản), phát hàng (xuất hàng) Kiểm soát nghiệp vụ kho hàng: việc kiểm tra giám sát hoạt động liên quan đến kho Quản trị kho hàng dựa nguyên tắc sau: Thiết lập trì, Các điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối đa hài lòng khách hàng, tổ chức quản lý lao động, đảm bảo suất theo tiêu kế hoạch, đổ chức công tác bảo hộ an tồn lao động kho, giao nhận xác, đầy đủ, kịp thời Phòng ngừa giảm thiểu tối đa mát, hư hỏng tài sản, hàng hoá, nhân mạng môi trường (quản trị rủi ro) Kiểm kê hàng hóa, đánh giá giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy thiếu hụt hay mát mức thấp nhất: kiểm kho đối chiếu chênh lệch (nếu có), lưu giữ hồ sơ, quản lý chứng từ liên quan phiếu giao nhận hàng, phiếu báo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v Các tiêu quản trị kho: Tối đa hoá hiệu việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài lực nhà kho NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Một khu vực dự trữ an toàn, mức dự trữ an toàn: Quản lý hàng hóa kho ln điều kiện tốt, gọn gàng, an tồn: phân loại hàng hóa, lập danh mục hàng hóa, dán nhãn, định vị, … Ai làm ngành Logistics ln nắm rõ nguyên tắc vàng sau: • Nguyên tắc 5S: Sắp xếp (hợp lý) - Sạch - Săn sóc - Sẵn sàng - Sàng lọc • Nguyên tắc 4D: Dễ trông - Dễ cất - Dễ lấy - Dễ kiểm • Nguyên tắc 4K: - Không nhầm - Không hỏng - Khơng - Khơng hại Mục đích, ý nghĩa quản trị kho hàng: a)Quản trị kho hàng nhằm mục đích: • Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng • Tổn trữ kịp thời cung cấp lúc, không bị thiếu hụt chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục • Đảm bảo tồn trữ hàng hóa có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hàng, tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất • Ln ln có mức dự trữ an toàn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với tốn chi phí • Ghi sổ sách tình hình hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm sốt cần thiết • Thực nhiệm vụ trung tâm tiếp nhận phân phối b) Ý Nghĩa: Quản trị kho hàng giúp cho người quản trị nắm thông tin cần thiết cách nhanh trong, kịp thời trình hoạt động kho hàng, từ đưa sách phù hợp để hệ thống vận hành trơn tru, thông suốt chuỗi cung ứng Góp phần làm giảm chi phí doanh nghiệp NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 1.2 Mối liên hệ kho hàng với hoạt động Logistics khác Trong điều kiện doanh nghiệp cần cố gắng giảm bớt nhu cầu kho bãi Điều đòi hỏi phải nắm vững mối liên hệ kho với hoạt động logistics khác Mối liên hệ kho với vận chuyển: Nhờ hai hệ thống kho đầu vào đầu trình sản xuất, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận tải Người ta lập kho thu gom, tổng hợp hàng hóa gần nguồn cung cấp, để tiết kiệm chi phí vận chuyển vật tư phục vụ đầu vào Cụ thể, vật tư từ nhà cung cấp, với lô hàng nhỏ vận chuyển phương tiện vận tải nhỏ đến tập trung kho Tại tiến hành gom thành lơ lớn, dùng phương tiện đủ lớn thích hợp để vận chuyển Tương tự, xây dựng kho thành phẩm gần thị trường tiêu thụ Sản phẩm tập trung kho, chúng phân thành lô hàng phù hợp với yêu cầu khách hàng địa bàn kho phân công phụ trách, vận chuyển phương tiện có trọng tải thích hợp đến cho khách hàng Như vậy, nhờ bố trí hệ thống kho hợp lý ta tiết kiệm chi phí vận chuyển Mối liên hệ kho với sản xuất: Giữa kho, chi phí quản lý kho chi phí sản xuất có mối liên hệ mật thiết, địi hỏi phải quan tâm nghiên cứu để tìm lời giải tối ưu Nếu nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, bám sát thay đổi thị trường, tổ chức sản xuất lơ hàng nhỏ, khơng có hàng tồn kho Nhờ chi phí quản lý kho giảm, ngược lại chi phí sản xuất tăng, phải thay đổi trang thiết bị yếu tố đầu vào khác Nói chung, chi phí sản xuất 1đơn vị sản phẩm tỷ lệ nghịch với quy mô sản xuất Chưa kể đến trường hợp, hàng không đủ đáp ứng nhu cầu khách hàng, khách chuyển sang mua sản phẩm khác có tính tương đương, khách thiệt hại lớn nhà cung cấp Còn sản xuất với quy mơ q lớn dẫn đến tình trạng hàng không bán hết, lượng hàng tồn kho lớn, quay vòng vốn chậm, làm ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh đơn vị Mối quan hệ kho với dịch vụ khách hàng: Nhờ có kho hàng dự trữ đáp ứng kịp thời nhu cầu khách Con người dự báo hết NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG tình bất trắc, vậy, để phục vụ khách hàng tốt cần có hệ thống kho để lưu trữ hàng hố Mối liên hệ kho tổng chi phí logistics: Chi phí quản lý kho chi phí dự trữ có mối quan hệ chặt chẽ với khoản chi phí khác hoạt động logistics, nên khơng thể tuỳ tiện tăng lên cắt giảm Cần xác định số lượng kho, bố trí mạng lưới kho cho phục vụ khách hàng tốt với tổng chi phí logistics thấp 1.2 Khái niệm chung kho hàng, vai trò, chức năng, nhiệm vụ kho Khái niệm kho hàng: Kho loại hình sở Logistics thực việc dự trữ, bảo quản chuẩn bị hàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao chi phí thấp Hay nói cách chi tiết, đầy đủ thì: Kho bãi phận hệ thống Logistics, nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm suốt trình chu chuyển từ điểm đầu điểm cuối dây chuyển cung ứng, đồng thời cung cấp thông tin tình trạng, điều kiện lưu trữ vị trí hàng hố lưu kho Vai trị kho: Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa doanh nghiệp vai trị kho là: Đảm bảo tính liên tục cho trình sản xuất phân phối hàng hóa, nơi giúp doanh nghiệp lưu trữ tồn sản phẩm quản lý số lượng sản phẩm tồn hệ thống Góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối Nhờ kho chủ động tạo lô hàng với quy mơ kinh tế q trình sản xuất phân phối nhờ giảm chi phí bình qn đơn vị, góp phần tiết kiệm chi phí lưu thơng thơng qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm hiệu sở vật chất kho Hỗ trợ trình cung cấp dịch vụ khách hàng doanh nghiệp thông qua việc đảm bảo hàng hóa sẵn sàng số lượng, chất lượng, trạng thái lơ hàng giao, góp phần giao hàng thời gian địa điểm Chức kho NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Các công ty kinh doanh sản xuất hay thương mại phân phối hàng ngày phát triển, mức độ phức tạp vận hành quản lí kho hàng cao Hàng kho ngày lớn, chủng loại sản phẩm phong phú, điều thường dẫn đến nhu cầu mặt kho bãi nhân lực quản lí địi hỏi ngày lớn Nhiều nhà phân phối phải trả chi phí khoản khổng lồ cho việc gom hàng dọn hàng kho, quản lí vịng nhập hàng chuyển nơi gom hàng Sự không phù hợp kho hàng trở thành vấn đề nan giải bạn quản lí cách xác hàng kho với kho hàng lớn vị trí kho hàng nhiều nơi Chức nhà kho là: • Tiếp nhận hàng hóa • Tổn trữ bảo quản hàng hóa • Chuyển hàng hóa từ khu vực tồn trữ đến nơi có nhu cầu hay đến nơi sử dụng Nhiệm vụ kho • Duy trì sẵn có, đảm bảo cung cấp hàng hoá thường xuyên liên tục, ổn định số lượng, chất lượng, cấu, thời gian • Điều hồ lưu lượng hàng hố kinh doanh phân phối • Đưa hàng hố đến gần nơi tiêu thụ • Bảo vệ hàng hố 1.3 Phân loại kho hàng Tùy theo mơ hình cơng ty mà việc phân loại kho hàng có khác biệt Hiện phân loại kho hàng Logistics theo đặc thù hàng hóa cần quản lý người ta thường phân loại theo lĩnh vực Trong xã hội tồn kho tất yếu khách quan, tổ chức khơng thiết phải xây dựng hệ thống kho riêng có Có nhiều loại kho, nên có nhu cầu lựa chọn, sử dụng loại kho mang lại hiệu kinh tế cao Phân loại theo nhiệm vụ kho: NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Kho thu mua, kho tiếp nhận: Loại kho thường đặt nơi sản xuất, khai thác hay đầu mối ga, cảng để thu mua hay tiếp nhận hàng hoá Kho làm nhiệm vụ gom hàng thời gian chuyển đến nơi tiêu dùng kho xuất bán Kho tiêu thụ: Kho chứa thành phần nhà máy sản xuất Nhiệm vụ kho kiểm nghiệm phẩm chất, xếp, phân loại, đóng gói hình thành lơ hàng thích hợp để chuyển bán cho doanh nghiệp thương mại đơn vị tiêu dùng khác Kho trung chuyển: Là kho đặt đường vận động hàng hoá ga, cảng, bến để nhận hàng từ phương tiện vận chuyển sang phương tiện vận chuyển khác Kho dự trữ: Là loại kho dùng để dự trữ hàng hoá thời gian dài dùng có lệnh cấp quản lý trực tiếp Kho cung ứng, cấp phát: Là loại kho đặt gần đơn vị tiêu dùng nhằm giao hàng thuận tiện cho đơn vị khách hàng Thuộc loại kho hệ thống kho nguyên, nhiên, vật liêu doanh nghiệp sản xuất thường cấp phát nguyên, nhiên, vật liệu cho nơi sản xuất; kho hàng doanh nghiệp thương mại thường cung ứng (giao hàng) cho đơn vị tiêu dùng Phân theo đặc điểm kiến trúc: Kho kín: Có khả tạo mơ trường bảo quản kín, chủ động trì chế độ bảo quản, chịu ảnh hưởng thông số môi trường bên ngồi Kho nửa kín: Chỉ che mua, nắng cho hàng hóa khơng có kết cấu ngăn cách với mơi trường ngồi kho Kho lộ thiên: Chỉ bãi tập trung dự trữ hàng hóa khơng bị ảnh hưởng thay đổi khí hậu, thời tiết • Theo lĩnh vực logistics: Kho logistics cung ứng, kho logistics sản xuất, • kho logistics phân phối Theo công đoạn logistics: Kho DNSX, kho doanh nghiệp thương mại bán lẻ, kho doanh nghiệp thương mại trung gian, kho trung gian • chuỗi cung ứng Theo liên kết giao thơng: Kho có cầu cảng, kho có đường nhánh, kho có đường sắt nhán, tổ hợp NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Theo hình thức sở hữu: Kho chủ sở hữu (kho riêng): Thuộc quyền sở hữu sử dụng riêng doanh nghiệp (thương mại) có quyền sở hữu hàng hóa dự trữ bảo quản kho Loại hình kho thích hợp cho doanh nghiệp có nguồn lực tài Lợi ích kho riêng khả kiểm sốt, tính linh hoạt nghiệp vụ lợi ích vơ hình khác Tuy nhiên dùng kho riêng chi phí hệ thống logistics tăng, tính linh hoạt vị trí khơng đạt điểm tối ưu doanh nghiệp mở rộng thị trường mục tiêu Kho thương mại (cho thuê): Kho thương mại hoạt động đơn vị kinh doanh độc lập cung cấp loạt dịch vụ dự trữ bảo quản vận chuyển sở thù lao biến đổi Kho thương mại cung cấp dịch vụ tiêu chuẩn cho khách hàng Kho thương mại đem lại lợi ích linh hoạt tài lợi ích kinh tế, chúng có quy mơ nghiệp vụ trình độ quản trị chun mơn rộng lớn hơn, Theo quan điểm tài kho cơng cộng có chi phí biến đổi thấp kho riêng Phân loại theo quy mơ: Dựa vào diện tích (số m2), dung tích (số m3), dựa vào khối lượng danh điểm hàng hoá dự trữ kho, giá trị sử dụng chúng dựa vào số lượng cán công nhân viên công tác kho, người ta chia kho thành loại: Kho lớn (tổng kho), kho trung bình kho nhỏ 1.4 Đặc điểm loại kho thông dụng Kho Cross-Docking: mơ hình da có chức phân loại, tổng hợp hàng hoá phục vụ người tiêu dùng Cross-docking giống trung tâm phân phối tổng hợp (Distribution Mix Center) Sản phẩm chuyển từ nơi sản xuất đến crossdocking theo lô hàng lớn, lỗ hàng tách ra, chuẩn bị theo yêu cầu cần thiết khách hàng gửi cho khách hàng Do chuẩn bị, phân loại đầy đủ nên chờ đến nơi hàng đưa vào sử dụng mà không cần qua kho Kho trạm gửi hàng lẽ CFS (Container Freight Station): địa điểm thu gom hàng lẻ khu vực kho, bãi dùng để thực hoạt động thu gom, chia, tách hàng hóa nhiều chủ hàng vận chuyển chung container hàng lẻ, chủ hàng có lượng hàng nhỏ, khơng đủ để đóng vào container nên phải đưa vào khu vực NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG kho bãi CFS để khai thác hàng Và đóng mặt hàng khác chủ hàng khác vào container Kho ngoại quan (Bonded Warehouse): Kho ngoại quan khu vực kho, bãi thành lập lãnh thổ Việt Nam, ngăn cách với khu vực xung quanh để tạm lưu giữ, bảo quản thực số dịch vụ hàng hố từ nước ngồi, từ nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan kỳ chủ kho ngoại quan chủ hàng Kho bảo thuế (Bonded factory): Theo điều luật Hải Quân Việt Nam 2014 “Kho bảo thuế kho dùng để chứa nguyên liệu, vật tư nhập thông quan chưa nộp thuế để sản xuất hàng hóa xuất chủ kho bảo thuế" CHƯƠNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO HÀNG Nghiệp vụ kho hệ thống mặt công tác thực hàng hố q trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho trình trao đổi hàng hố qua kho với chi phí thấp Q trình nghiệp vụ kho hàng hay cịn gọi trình tác nghiệp kho bao gồm hoạt động là: Nhận diện hàng; Kiểm tra chất lượng; Nhận gửi hàng; Sắp xếp hàng kho; Lưu kho; Bổ sung hàng; Soạn hàng; Xử lý đơn hàng; Vận tải; Đóng gói, dẫn nhãn; Phân phối gom hàng lẽ; Xếp dỡ hàng; Quản lý dự liệu; Vệ sinh kho; Quản lý trang thiết bị kho; Kiểm kê kho Đây công đoạn phức tạp nhất, định chất lượng công tác kho, thực tốt chức kho hàng hoá, yêu cầu với q trình nghiệp vụ khó là: Phải giữ gìn tốt số lượng chất lượng hàng hố bảo quân kho, phần đầu giảm đến mức thấp hao hụt hàng hố kho; Tân dụng diện tích dung tích kho, nâng cao suất loại thiết bị lao động kho Quá trình tác nghiệp kho bao gồm nội dung: Phân bố chất xếp hàng hố kho; Chăm sóc giữ gìn hàng hoá, Tập hợp đơn hàng chuẩn bị giao hàng Tuỳ thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng hóa bảo quản loại hình kho mà trình nghiệp vụ, tác nghiệp quy trình kho khác Bên cạnh q trình tác nghiệp kho hàng cịn phụ thuộc vào trang thiết bị, công nghệ nhà kho sử dụng để tác động vào trình phục vụ sản xuất kho hàng Tuy nhiên trình nghiệp vụ kho phải trải qua công đoạn Nhập hàng, tác nghiệp kho; giao 10 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG • Phân định rõ trách nhiệm cá nhân, qui định để quản lý khu vực chung Ví dụ điều thiết bị lạnh, thơng gió Trên đồng hồ đo nhiệt độ kho phải biết phân biệt khoảng giá trị cho phép khoảng giá trị nguy hiểm • Nhật ký kho ghi chép việc thực hiện, người thời gian thực Tóm lại, đào tạo cho người nhận thức ý nghĩa 5S, cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn quản lý hiệu CHƯƠNG NHỮNG RỦI RO TRONG KHO HÀNG 3.1 Những rủi ro quản lý kho hàng Đối với doanh nghiệp, quản lý kho hàng giống việc quản lý hậu cần cho chiến đầy cam go thương trường Hậu cần khơng tốt tiền tuyến có đủ nguồn lực để cạnh tranh Chính quản lý kho hàng quan trọng, phải xây dựng hệ thống chuyên nghiệp với cơng việc định kì làm cẩn thận rõ ràng Tuy nhiên doanh nghiệp nhận thức đắn điều này, dẫn đến sai lầm khơng đáng có Sau số sai lầm nghiêm trọng mà doanh nghiệp cần tránh để quản lý kho hàng tốt nhất: Không xác định lượng tồn kho tối ưu Xác định hàng tồn kho tối ưu việc xác định số lượng hàng hóa trì kho với mức vừa đủ để cung cấp cho việc kinh doanh công ty lại vừa tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa Đây khâu quan trọng cần làm định kỳ để trì ổn định trình kinh doanh Nếu doanh nghiệp khơng làm tốt, khơng có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến gián đoạn gặp phải rủi ro không lượng trước từ biến động thị trường 69 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Xác định lượng hàng tồn tối ưu giúp doanh nghiệp xếp nguồn lực quản lý cách tốt nhất, khơng q nhiều dẫn đến lãng phí, khơng q so với nhu cầu Hàng hóa xếp khơng hợp lý Là doanh nghiệp lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị vận hành, khơng có lý để bạn cẩu thả xếp hàng hóa kho Các sản phẩm phải phân loại, đưa vào khu riêng biệt, xếp thành lơ tùy vào kích thước, hạn dùng, hay điều kiện bảo quản Việc xếp khoa học hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng suất lao động việc tra xuất, quản lý, kiểm sốt thuận tiện, dễ dàng Nên bố trí hàng hóa theo nguyên tắc định, hàng có nhu cầu cần gấp, nhiều đưa đầu, hàng dễ vỡ đặt nơi phải va chạm Đừng nghĩ xếp hàng hóa việc đơn giản mà bỏ qua, khơng khiến công việc bạn diễn thuận lợi mà đánh giá khả quản lý bạn Không kiểm tra kho hàng thường xuyên Một sai lầm nghiêm trọng công tác quản lý kho hàng không thường xuyên kiểm lại hàng tồn Nhiều người thường ngại việc kho lớn, hàng nhiều mà không muốn kiểm tra sát số lượng tình trạng hàng kho Việc dẫn đến hàng hóa bị thất thốt, hỏng hóc hay hết hạn mà doanh nghiệp không biết, đến cần dùng lại không đáp ứng nhu cầu Việc kiểm tra hàng theo định kì giúp doanh nghiệp xác định sản phẩm cịn, sản phẩm hết để có kế hoạch nhập – xuất phù hợp Ngồi ra, bạn cịn đánh giá lượng tiêu thụ mặt hàng dựa số lượng vừa việc lưu chuyển hàng kho, từ nhận biết nhu cầu thị trường đắn để đưa chiến lược cạnh tranh 70 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Trang thiết bị quản lý không đầy đủ, lạc hậu Như nói, kho hàng giống đội hậu cần doanh nghiệp, không bảo vệ chu tồn khơng đề phịng rủi ro bất ngờ Trong sức lực người có hạn, khả bị hạn chế nên kèm với việc thuê nhân viên quản lý doanh nghiệp nên trang bị thêm thiết bị hỗ trợ Ngoài trang thiết bị liên quan đến việc bảo quản, xếp dỡ, vận chuyển, khuyên doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho giúp quản lý kho hàng hiệu Hiện thị trường có nhiều phần mềm thế, chí ngồi chức quản lý kho cịn có thêm nghiệp vụ kế toán hay bán hàng tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí thời gian Một phần mềm chuyên nghiệp giúp bạn nắm bắt số lượng hàng hóa tồn kho tại, chí cịn thống kê sản phẩm bán chạy để lên kế hoạch bổ sung kịp thời Những phần mềm thường có giao diện thân thiện, tính chi tiết, tích hợp cơng nghệ qt mã vạch đại giúp trình kiểm kho trở nên đơn giản nhanh chóng hết Đặc biệt, dù cửa hàng bạn có nhiều chi nhánh với kho khác phần mềm quản lý, thao tác chuyển giao hàng hóa thống kê, xếp cân nên cần ngồi chổ bạn biết tình hình toàn cửa hàng Mất hàng nhiều nguyên nhân khác Mất hàng xem rủi ro quản lý kho hàng đầu, mà nguyên nhân chủ yếu khâu kiểm sốt hàng hóa khơng tối ưu Khơng thể thừa nhận việc hàng xảy bất cẩn người quản lý kho Họ khơng kiểm sốt triệt để lượng hàng hóa nhập vào dẫn đến việc hàng, ký biên nhận đủ hàng khiếu nại vơ ích Tuy nhiên, có kẻ xấu vào kho để lấy hàng gây mát hao hụt Kiểm tra camera biện pháp tốt để bắt kẻ gian, điều lại tốn nhiều thời gian Chưa kể việc camera trở nên vơ dụng gặp góc khuất, 71 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG đọ nét không đủ để nhận diện kẻ gian tai nạn hy hữu khó quên doanh nghiệp Tuy nhiên, phương pháp đại việc kiểm sốt hàng hóa trở nên dễ dàng hết 3.2 Biện pháp khắc phục rủi ro quản lý kho Để giảm thiểu rủi ro quản lý kho biện pháp hữu hiệu đầu tư trang thiết bị quản lý đại bên cạnh đội ngũ quản lý có kinh nghiệm Những hệ thống máy móc đại giúp bạn quản lý hàng hóa chặt chẽ với thời gian tiết kiệm tối đa, điều giúp nhân viên quản lý kho tỉnh táo với tinh thần làm việc sảng khoái Những phần mềm giúp kiểm tra hàng tồn cách tối ưu, nhân viên không lo viễn cảnh bị tiền oan hàng hết hạn, từ việc bán hàng cải thiện Bên cạnh hệ thống nhận diện từ xa phát tín hiệu cảnh báo liên tục có cầm nhầm hàng hóa Doanh nghiệp tốn hàng để check camera xem kẻ gian báo công an kiện tụng đơi cịn ngốn chi phí khơng thấp Ngồi cịn nhiều tín tiện lợi khác mà cơng nghệ quản lý kho hàng đại mang lại Nó giúp giảm thiểu rủi ro, mang lại lợi ích bền vững cho doanh nghiệp Bên cạnh phải tăng cường việc kiểm tra kho hàng thường xuyên Kiểm kho thường xuyên có ưu điểm xác định nắm bắt xác số lượng hàng tồn kho vào thời điểm nào, hạn chế tối đa tình trạng chênh lệch hay thất hàng hóa Tuy nhiên, việc tốn thời gian lẫn nhân lực Chúng ta có nhiều phương pháp kiểm kho kiểm kho hàng ngày, vài ngày, hàng tuần sau đợt xuất nhập hàng hóa kiểm kho hàng theo định kỳ Đối với phương pháp kiểm kho hàng ngày, vài ngày, hàng tuần sau đợt xuất nhập hàng áp dụng cho ngành hàng điện thoại, điện máy, gia dụng… có giá trị sản phẩm cao, hay ngành hàng nông sản, nhà thuốc với đặc trưng có nhiều lơ hạn sử dụng ngắn ngày… Còn phương pháp kiểm kho định kỳ lên kế hoạch cụ thể kiểm tuần lần, kiểm theo tháng hay theo quý tùy thuộc vào kho hàng 72 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Phương pháp phù hợp với kho hàng có nhiều mặt hàng, mẫu mã sản phẩm giá trị không cao thời trang, mỹ phẩm, vật liệu xây dựng, nội thất… CHƯƠNG QUẢN LÍ HÀNG TỒN KHO 4.1 Khái niệm, chứa năng, phân loại hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho việc thực chức quản lí để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nguồn lực nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp Quản trị hàng tồn kho hoạt động kiểm soát luân chuyển hàng tồn kho thơng qua chuỗi giá trị, từ việc xử lí sản xuất đến phân phối Số lượng tối đa tối thiểu Thời điểm đặt hàng mức tồn kho mức tối thiếu, mức tồn kho tối thiểu bao gồm việc đặt mua hàng sản xuất hay chế biến nhà máy Đối với mục đích kiểm sốt, thời điểm đặt hàng quan trọng mức tồn kho tối thiểu Mức tồn kho tối đa khoảng tổng số số lượng đặt hàng mức tồn kho tối thiểu Sự xác hiểm xảy thực tế kết mức tồn kho tối đa luôn gần cao số lý thuyết chút Và mức tồn kho tối thiểu Dưới điều kiện thực tế mức tồn kho giảm xuống mức tối thiểu Đây điểm báo động Trong giai đoạn gia tăng sản xuất mở rộng nhu cầu thi trưởng lượng đơn đặt hàng tăng mức tối thiếu thường xuyên phải tăng Nếu điều kiện kinh doanh điều ngược lại mức tối thiếu thường phải thấp Xu hướng giá hàng hóa mùa nhân tố xem xét thời diem Trong việc thiết lập lượng tối đa, tối thiểu đặt hàng đơn vị hàng hóa nên tách theo giới hạn 73 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Lương tiêu thụ hàng hóa phải đánh giá qua thống kê định kỳ Lượng đặt hàng phải luôn đặt với ý đến lợi ích thương mại Sự giảm giá hay lỗi thời ảnh hưởng đến lượng hàng kho Đối với hàng hóa nhỏ giá khơng đất việc đặt hàng nhận hàng, trả gia tăng lượng đặt hàng Thời gian cần thiết để bảo đảm hàng hóa nhập kho thời điểm cần sau yêu cầu đề xuất xem xét Giới hạn lớn - nhỏ mức độ cung cấp thêm Tỉnh toán giả xuất nhập hàng điều cần thiết Trong trường hợp giá bán cao giá gốc hàng tồn kho tất yếu tăng lên Nếu không ngược lại Giới hạn lớn đặt cho hàng thay đổi tùy theo chế độ bảo hành Co nhiều yếu tố để thiết lập nhu yếu tố tỉ lệ tiêu dùng thêm vào yếu tố thời gian cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa Một điều quan trọng khác vốn, nơi tích trữ hàng hóa (kho hàng) qui luật cung cấu - tất xem xét Nếu người thủ kho thông minh phán đốn số lượng hàng hóa bán khơng q mức khơng q có khả nắm bắt hội, làm biên lên ý kiến vấn đề tồn kho lên cấp lãnh đạo Trong việc thiết lập giới hạn lớn mức độ cung cấp thêm số lượng đặt hàng bình thường hàng hóa bán chạy điều quan trọng Doanh thu thước đo xem hàng hóa nên bổ sung thêm Cịn hàng hóa chấm xử lý theo chiều ngược lại, nhu cầu cung cấp thêm loại hàng Chức hàng tồn kho Chức cân đối cung - cầu Đây chức đảm bảo cho phù hợp nhu cầu nguồn cung ứng số lượng, không gian thời gian Trong sản xuất 74 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG kinh doanh, phải tập trung khối lượng tồn kho thời vu, kho chở đến trước điều kiện giao thơng vận tải khí hậu, tồn kho đề ton phòng biến động kinh tế Chức ảnh hưởng môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu Chức điều hồ biến động Tồn kho để đề phịng biến động ngắn hạn biển động nhu cầu chu kỳ nhập hàng Thực chức cần phải có tồn kho bảo hiểm Chức giảm chi phí: tồn kho nhằm giảm chi phí q trình sản xuất phân phối Chẳng hạn nhờ lô hàng tồn kho tập trung nên vận chuyển lơ hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển, phải tăng tồn kho tổng chi phí tồn kho vận chuyển giảm đáng kể Điểm Bất Lợi Khi Khan Hiếm Hàng Tồn Kho – Phải Nhập Kho Nhiều Lần Hàng tồn kho dùng việc kinh doanh: Mất lợi nhuận hội bán hàng Làm khách hàng khơng thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa Phân loại hàng tồn kho Tồn kho gồm nhiều loại phân theo nhiều tiêu thức khác Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại tồn kho hoạt động logistics: Phân loại theo vị trí sản phẩm dây chuyền cung ứng Logistics chuỗi hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, thực cách khoa học có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, thơng tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu người tiêu dùng cách tốt Để đảm bảo cho trình logistics diễn liên tục tồn kho tồn suốt dây chuyền cung ứng, tất khâu: • Nhà cung ứng – thu mua  Tồn kho nhà cung cấp 75 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG • Thu mua – sản xuất  Tồn kho nguyên vật liệu Tồn kho bán thành phẩm • Sản xuất – Marketing  Tồn kho sản phẩm kho nhà SX • Marketing – Phân phối  Tồn kho sản phẩm phân phối • Phân phối – Trung gian  Tồn kho nhà bán lẻ • Trung gian – Người tiêu dùng  Tồn kho người tiêu dùng a Phân loại theo mục đích tồn kho Tồn kho thường xuyên Nhằm đảm bảo thỏa mãn mục đích nhu cầu hàng ngày Tồn kho thường xuyên phụ thuộc vào cường độ biến đổi nhu cầu Tồn kho thường xuyên bao gồm tồn kho chu kỳ tồn kho bảo hiểm Tồn kho thời vụ Có loại hàng tiêu thụ quanh năm sản xuất theo thời vụ như: nơng sản có sản phẩm tiêu thụ theo mùa vụ sản xuất quanh năm Để đáp ứng nhu cầu có dạng tồn kho theo mùa vụ Tồn kho đầu Tồn kho đầu khơng nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu khách hàng mà nhằm mục đích để tăng lợi nhuận cho công ty b Phân loại giới hạn tồn kho Tồn kho tối đa Là mức tồn kho tối đa cho phép cơng ty kinh doanh có hiệu 76 NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Nếu vượt mức tồn kho tối đa dẫn đến tượng bị chôn vốn lưu động Tồn kho tối thiểu Là mức sản phẩm tồn kho thấp cho phép công ty hoạt động liên tục Điểm Bất Lợi Khi Nhập Hàng Tồn Kho Quá Nhiều Chi phí tồn trữ cao (nếu phải thuê mặt kho, bãi, kho riêng bị chiếm dụng mặt bằng, lẽ dùng cho việc chứa hàng khác có vịng quay kho nhanh có lợi cho động vốn hơn) Mức thuế Bảo hiểm phải chịu đựng thời gian dài chờ tiêu thụ Sự lôi thời xảy thuộc hàng thời vụ Nếu hàng hóa có hạn dùng, nêu sử dụng chậm hàng hết hạn 4.2 Chi phí tồn kho 77 NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Đặc điểm chi phí tồn kho Chi phí tồn kho định nghĩa tỷ lệ phần trăm giá trị hàng tồn kho hàng năm Chi phí bao gồm chi phí bảo quản, bảo hiểm, hao tổn hàng hóa kho lãi suất trả cho số vốn bị trói chặt vào hàng tồn kho Nếu muốn giảm chi phí này, người quản lý buộc phải giữ hàng hóa tồn kho mức thấp Ngồi ra, doanh nghiệp cịn phải chịu chi phí đặt hàng vận chuyển hàng a Các loại chi phí có mối quan hệ với chi phí tồn kho Hàng tồn kho tăng, loại chi phí tăng Chi phí lưu trữ khoản phí phát sinh việc tồn trữ hàng kho Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng thành phẩm tồn kho lớn ảnh hưởng đến việc sản xuất doanh nghiệp 78 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Chi phí phối hợp sản xuất: Do lượng hàng tồn kho lớn nên cần đến lượng công nhân viên lớn để giải vấn đề tắc nghẽn liên quan đến lưu thơng Chi phí chất lượng lơ hàng lớn: Khi sản xuất hàng hóa với số lượng lớn hàng tồn kho lớn, doanh nghiệp cần đầu tư vào điều kiện bảo quản lớn Khi sản xuất hàng hóa với số lượng nhỏ giảm tỷ lệ hàng chất lượng b Hàng tồn kho tăng, loại chi phí giảm Chi phí đặt hàng: Số lượng đặt hàng chi phí đặt hàng năm thấp Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp bạn nên đặt hàng với số lượng lớn Chi phí thiếu hụt tồn kho: Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho sản xuất dẫn đến phá vỡ quy trình sản xuất, doanh thu lòng tin khách hàng Để khắc phục tình trạng này, doanh nghiệp phải có dự trữ bổ sung hay cịn gọi dự trữ an tồn Chi phí mua hàng: Mua nguyên vật liệu với số lượng lớn làm tăng chi phí tồn kho chi phí mua hàng lại thấp chiết khấu theo số lượng chi phí vận chuyển giảm Chi phí chất lượng khởi động: Nếu sản xuất với số lượng nhiều chi phí cho lần khởi động sản xuất hơn, làm số lượng hàng tồn kho tăng c Một số cách tính chi phí tồn kho 79 NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Tính chi phí tồn kho theo pallet Đây cách tính chi phí tồn kho phổ biến Ưu điểm cách tính giúp hàng hóa lưu trữ gọn gàng, tiết kiệm khơng gian kho dễ tính chi phí lưu trữ Phí lưu kho tính theo đơn vị pallet: Lưu pallet chi phí phải trả tương ứng theo Lưu kho theo kệ pallet phù hợp với mặt hàng có kích thước đồng Hàng hóa chất lên pallet, sau đóng gói vận chuyển vào kho để lưu trữ Tính hàng tồn kho theo thể tích Tính chi phí tồn kho theo thể tích giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm không gian mà giúp khách hàng tiết kiệm chi phí Nếu lưu kho theo thể tích hàng hóa bạn nên chất lên kệ tiêu chuẩn Cơng thức chi phí tồn kho tính: số m3 x đơn giá thuê kho 1m3 Tính phí tồn kho tự quản Hình thức tính phí lưu kho tự quản mở rộng thuê kho theo m2 Tùy vào mặt hàng lượng hàng hóa thuê số m2 phù hợp Chi phí thỏa thuận theo diện tích kho thời gian lưu kho Tuy nhiên cần phải có nhân viên quản lý kho để thực việc quản lý, xuất nhập hàng hóa… Tính phí lưu kho theo số thùng hàng Cách tính dùng cho kiện hàng đóng gói cố định hàng hóa phải có kích thước khối lượng tương đồng Dựa tổng số thùng hàng có mức giá hợp lý 80 NHĨM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 4.3 Giải pháp tiêu thụ hàng tồn kho Vật tư nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày phận liên quan nên họp bàn cách giải là: Bản rẻ cho nơi sử dụng cho nhân viên tiếp thị đến đối tượng có nhu cầu để chào hàng hay quảng cáo qua phương tiện truyền thông Nghiên cứu sản xuất sản phẩm mới, xí nghiệp may mặc có loại vải tồn kho lâu ngày khơng cịn hợp thời trang nữa, chuyển qua sản xuất cho đối tượng bình dân hay bán lại cho sở sản xuất nhỏ để sản xuất cho đối tượng bình dân Hàng hóa kinh doanh dùng phương cách: Tại cửa hàng: Đặt bảng hạ giả (sale off) tử % hàng khuyến mãi, mua tặng lễ hay kỷ niệm năm thành lập, hàng lý Ở công ty kinh doanh: Giám giá, chiết khấu cao, quảng bá phương tiện truyền thông chuyển tồn kho công ty xuống kho đại lý - cửa hàng cho xe bán hàng lưu động xuống vùng sâu vùng xa c Riêng công ty phát hành sách có sách chiết khấu cho cửa hàng từ 40% - 50%, dùng số phần cho quang cáo báo chí thị hiệu hơn, theo nghiên cứu sinh viên ngành khoa học xã hội cho biết cấp lãnh đạo doanh nghiệp có khoan 5% đến tiệm bán sách, 10% xem quảng cáo mạng, 90% đọc quang cáo báo Do đó, để hấp dẫn nữa, quảng cáo báo có ghi dòng chữ “cắt mẫu quảng cáo đến địa giảm 10%” Trước phát triển xã hội, người bận rộn nhiều nên đến cửa hàng bán sách (trừ đối tượng học sinh, sinh viên) nên khái niệm trước mong chờ sách cửa hàng gặp khó khăn việc tiêu thụ sách sách bị tồn kho nhiều biết đến Do đó; tùy nội dung sách phục vụ cho đối tượng dùng phương tiện truyền thơng cho phù hợp 81 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG 82 NHÓM QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ KHO HÀNG TRONG CHUỖI CUNG ỨNG Tài liệu tham khảo Thạc sĩ PHAN THANH LÂM “CẨM NANG QUẢN TRỊ KHO HÀNG” NXB PHỤ NỮ Thạc sĩ HÀ MINH HIẾU “ QUẢN TRỊ LOGISTICS VÀ CHUỖI CUNG ỨNG” NXB TÀI CHÍNH TỐNG THỊ LUYẾN “QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRUNG TÂM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LOGISTICS SC – TH GROUP” 83 NHÓM ... QUAN KHO HÀNG CHƯƠNG TÌM HIỂU QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP TRONG KHO HÀNG CHƯƠNG NHỮNG QUI TẮC TRONG KHO HÀNG CHƯƠNG NHỮNG RỦI RO TRONG KHO HÀNG CHƯƠNG QUẢN LÍ HÀNG TỒN KHO CHƯƠNG TỔNG QUAN KHO HÀNG... đề tài • Tìm hiểu q trình tác nghiệp kho hàng Đối tượng phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu: Quá trình tác nghiệp kho hàng • Phạm vi nghiên cứu: Q trình tác nghiệp kho hàng Phương pháp nghiên... nghiệp vụ kho Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho bao gồm: quy hoạch mạng lưới kho hàng, thiết kế kho hàng, đảm bảo thiết bị kho hàng Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa (nhập hàng) , bảo