Việc thực hiện đúng cách đóng gói hàng hóa sẽ giúp bảo quản và bảo vệ hàng hóa.
Các nhãn mác trên bao bì hỗ trợ việc vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa dễ dàng. Tạo thuận lợi trong việc giới thiệu và quảng cáo hàng hóa, nâng cao sức tiêu thụ.
Bao bì đóng gói hàng hóa
a. Cách phân loại
Có nhiều cách phân loại bao bì đóng gói hàng hóa Theo cơng dụng của bao bì:
Bao bì trong (gồm bao bì kiểu treo, bao bì kiểu mang xách, bao bì dễ mở, bao bì phun, bao bì đồng bộ, bao bì tăng phẩm)
Theo số lần sử dụng bao bì: Bao bì sử dụng một lần Bao bì sử dụng nhiều lần.
Theo đặc tính chịu nén của bao bì Bao bì cứng
Bao bì nửa cứng Bao bì mềm.
Theo vật liệu chế tạo: Bao bì gỗ, bao bì kim loại, bao bì hàng dệt, bao bì giấy, carton, bao bì bằng các loại vật liệu nhân tạo, tổng hợp, bao bì thủy tinh, bao bì bằng tre nứa.
b. Yêu cầu về bao bì đóng gói hàng hóa
Mỗi bao bì trước khi dùng để đóng gói hàng hóa, cần đảm bảo các tiêu chí phù hợp với hàng hóa:
Phù hợp với phương thức vận chuyển (tàu, máy bay, xe tải, hàng rời, hàng container…)
Phù hợp với kích thước hàng hóa thuận tiện cho lưu kho bãi, trên pallet hoặc đặt hàng trong container.
Đảm bảo độ bền, sức dai để tránh được va chạm, lực kéo đẩy khi lưu trữ, bốc xếp hàng, và vận chuyển.
Đáp ứng được điều kiện thời tiết, khí hậu.
Bao bì phù hợp với sản phẩm, không ảnh hưởng đến chất lượng bên trong sản phẩm như mùi, ẩm mốc, hư hỏng.
Trên bao bì có các ký hiệu, thuật ngữ lưu ý trong quá trình bốc xếp hàng, vận chuyển
c. Cách thức đóng gói hàng hóa
Các kiểu đóng gói hàng hóa (Packaging)
Hàng hóa khi đóng gói vào trong bao bì cũng có nhiều cách thực hiện khác nhau: Đóng gói đơn vị: cách đóng gói hàng hóa này tương ứng với các đơn vị mua của người tiêu dùng cuối cùng. Bao bì đóng gói phải phù hợp với hàng hóa, được sử dụng trong 1 thời gian dài và có mã vạch đi kèm phục vụ cho việc thanh tốn.
Đóng gói theo nhóm: (bulking packaging) tương ứng với đơn vị mua bởi 1 nhà bán lẻ hoặc nhà phân phối. Hàng hóa thường được đóng gói vào thùng giấy, carton rồi tập hợp trên pallet.
Đóng gói theo nhóm: (group packaging) tồn bộ kiện hàng trên pallet sẽ được gắn thẻ SSCC (Serial Shipping Container Code – số seri hàng hóa vận chuyển bằng container) để xác định số lượng thùng/hộp carton của tồn bộ lơ hàng, hạn sử dụng và số của lơ hàng.
Đóng gói hàng trong kho (Warehouse packaging): Các sản phẩm được lưu trữ trên hệ thống kệ/giá đỡ. Kích thước bao bì phải phù hợp với kích thước của từng vị trí. Bao bì sản phẩm q khổ sẽ được đặt ở dưới cùng hoặc trên cùng của giá đỡ. Kho đóng gói phải được mở hoặc đóng cửa thường xuyên; tránh độ ẩm mốc, côn trùng và các yếu tố ơ nhiễm từ bên ngồi.
Đóng gói bao bì vận chuyển: được xác định dựa trên tuyến đường vận chuyển. thời gian vận tải, các phương tiện xếp dỡ, nâng hạ hàng hóa, khí hậu và mơi trường của khu vực có liên quan. Việc đóng gói bao bì vận chuyển tn theo các chỉ tiêu bao bì quốc tế – đặc biệt là ISO, Uỷ ban kĩ thuật 122 và WPO (World Packaging Organization – Tổ chức bao bì thế giới)
d. Cách đóng gói một số mặt hàng Hàng điện tử
Máy tính xách tay, máy in, điện thoại, màn hình … sử dụng chất liệu đệm là mút, xốp, bọt mềm. Đó là những tấm lót đặc biệt như polyetylen (PE), polyuretan (PU), và polypropylen (PP). Những miếng bọt này bảo vệ các mặt hàng dễ vỡ khỏi va chạm và ảnh hưởng trong các điều kiện xử lý gói hàng bình thường và duy trì mức độ bảo vệ này trong tồn bộ q trình phân phối. Những bọt này được thiết kế đặc biệt và được sản xuất trước phù hợp với các kích thước và trọng lượng của sản phẩm
Hàng dễ vỡ
Chất liệu dùng để đóng gói hàng hóa dễ vỡ là tấm bọt khí cuộn kín sản phẩm. Các bọt khí này có chức năng đàn hồi chống va đập. Khi đóng gói nên dùng loại giấy chuyên dùng cho đóng gói. Điều này sẽ giúp cho các sản phẩm không bị hư hỏng do va chạm vào nhau và bảo vệ sản phẩm không bị rung do lực truyền vào từ ngoài thùng. Sử dụng đủ tấm bọt để bảo đảm không di chuyển mặt hàng bên trong thùng khi lắc thùng.
Chai lọ chứa chất lỏng
Các bình, chai lọ chứa chất lỏng phải được bịt kín khơng cho chất lỏng chảy ra ngoài dù bị dốc ngược. Nếu co nhiều chai lọ trong một thùng, chúng phải được ngăn cách bởi vách ngăn hoặc dùng các vật liệu có độ đàn hồi chèn kín giữa các khoảng trống để khơng cho xê dịch sản phẩm. Các vật liệu chèn như: tấm bọt khí, mút, xốp, hạt nở.
Các vật phẩm cuộn tròn
Tranh vẽ, bản đồ… được cuộn tròn và cho vào ống nước bằng nhựa hoặc bọc bởi giấy có độ dai rồi cho vào hộp giấy.
Bao bì là vật chứa đựng, bao bọc thực phẩm thành đơn vị lẻ để bán. Bao bì có thể bao gồm nhiều lớp bao bọc, có thể phủ kín hồn tồn hay chỉ bao bọc một phần sản phẩm. Khi sử dụng máy đóng gói chất lượng, bao bì được đóng gói ở hai dạng:
Bao bì kín – chứa đựng sản phẩm làm nhiệm vụ ngăn cách môi trường bên ngồi khơng thể xâm nhập vào môi trường bên trong chứa thực phẩm nhằm đảm bảo chất lượng thực phẩm không bị biến đổi trong suốt thời hạn bảo quản.
Bao bì hở – bao gói trực tiếp các loại rau quả hoặc hàng hóa tươi sống, các loại thực phẩm khơng bảo quản lâu, chế biến ăn ngay.
Bao bì bọc bên ngồi – lớp bao bì chứa đựng trực tiếp thực phẩm, tạo sự xếp khối sản phẩm để thuận tiện, a toàn trong vận chuyển hoặc lưu kho.
2.4.2. Qui định về dán nhãn (barcode, team phụ, team hợp quy)
Tùy mặt hàng mà Thủ kho sẽ qui định dán nhãn trên bao bì cho thống nhất để khi trưng bày trên quầy tủ kệ tại cửa hàng hay siêu thị vừa trông đẹp mắt lại vừa chuyên nghiệp, sao cho phù hợp với chí đạo của co quan là "dán trên bề mặt rộng nhất của bao bì - ở góc trái, bên dưới của bao bì - cùng một khu vực của bao bì".
Nếu bao bì q nhỏ thì phân các barcode đó vào chỗ trống trên bao bì, tránh dán vào chỗ ghi hướng dẩn sứ dụng. Một khi đã thông nhất dán cho chủng loại đó rồi thì các bao bì của chủng loại đó phải dán giống nhau.
Nêu dán "ở góc trái, bên dưới của bao bì" trùng với tên hàng hay miếng nhựa trong của bao bì thì "dán nhãn ở góc đơi diện hay góc phải bên dưới bao bì". Một khi đã thống nhất dán cho chủng loại đó rồi thì các bao bì của chủng loại đó phải dán giống nhau.
Kỹ năng dán nhãn
Trước khi chuyển qua kho lẻ để xuất bán thì tại kho chẵn - sản phẩm được dán nhãn lại cho phù hợp thị trường, qua các giai đoạn như sau:
1. Đổ sản phẩm từ thùng carton ra trên bàn 2. Dán nhãn lên sản phẩm 3. Xếp sản phẩm vào thùng 4. Dán thùng lại 5. Xếp vào pa-lét 2.4.3. Sắp xếp hàng hóa theo thứ tự
Hàng hóa qua kiểm tra được vận chuyển, sắp xếp vào những nơi quy định theo set đồ bố trí và được đánh dấu, ký hiệu theo quy định của kho.
Hàng hoá được sắp xếp đảm bảo yêu cầu: Đúng vị trí trong mặt bằng tổ chức thi công đã được duyệt (Hàng được xếp ở vị trí phù hợp tính chất, yêu cầu sử dụng (xuất, nhập) và bảo quản. Dễ nhận biết, dễ kiểm tra, tránh được nhằm lẫn: Các hàng hoá
đặc biệt: Các vật tư vật liệu dễ cháy nổ được sắp xếp ở các kho có trang thiết bị phịng chống cháy nổ và ở xa các cơng trình, kho tàng khác theo quy định hiện hành
của Nhà nước và Cơng ty. Hàng hố trong kho được theo dõi bằng thẻ kho (theo mẫu của Bộ Tài chính).
Lưu kho Trong trường hợp vật tư, vật liệu mua về phục vụ thu cơng xây lắp có dư thừa lớn do thay đổi thiết kế, đơn vị thu cũng phải báo cáo các phòng chức năng để xin ý kiến Tổng Giám đốc điều động cho cơng trình khác. Trong khi chở vận chuyển phải tiến hành bảo quản hàng hóa.
Bộ phận khi phải thực hiện các hoạt động để bảo quản hàng hoá trong khỏi Kiểm tra, theo dõi thường xuyên về điều kiện bảo quản, tình trạng hàng hố trong kho. điều kiện an tồn, a ninh của hàng hóa và kho tàng. Duy trì và bổ sung các điều kiện vật chất (che chắn) nhằm hạn chế thấp nhất sự hư hỏng, suy giảm chất lượng, sự mất mát hàng hoá do tác động tiêu cực gây ra (mưa, gió, trộm cắp...) và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất, nhập hàng. Chủ động, kịp thời xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình bảo quản, bảo vệ kho tàng, hàng hoá trong phạm vi, quyền hạn của kho và kịp thời bão phụ trách đơn vị giải quyết nếu vấn đề vượt ra ngồi tầm kiểm sốt của mình
Hồ sơ lưu kho bảo quản hàng hoá gồm: phiếu giao nhận hàng, thẻ kho, phiếu nhập
xuất kho ... và các hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của khoa. 2.5. Những qui tắc trong kho hàng
Mỗi kho khi thành lập đều có những qui tắc riêng do tính cách đặc thù của doanh nghiệp, những qui tắc sau đây chỉ có tính gợi ý để tham khảo.
CÁC QUI TẮC KHI ĐƯA HÀNG VÀO VÀ RA KHỎI KHO HÀNG
• Căn cứ vào chứng từ là cơ sở để nhập - xuất kho
• Căn cứ vào Giấy giới thiệu người nhận hàng so với chứng minh nhân dân của người nhận hàng để giao cho đúng người.
• Kiểm đếm cẩn thận về số lượng - chất lượng qui cách theo Bảng kê chi tiết đóng gói (packing list) đính kèm hoặc Phiếu Xuất kho, Lệnh giao hàng...
• Nếu là container hàng nhập khẩu thì xem con số niêm có đúng với con số trên vận tải đơn (Bill of Lading) khơng? Xem con niêm (seal) có cịn nguyên hay bị gãy hay đã mất niêm phong?
QUI TẮC KHI HOÀN THÀNH VIỆC ĐƯA HÀNG VÀO HAY RA KHỎI KHO
• Cập nhật vào thẻ kho và sổ sách ngay sau khi làm thủ tục xuất – nhập hoặc được nhập số liệu vào máy vi tính.
• Những thơng tin nhận hàng nên được ghi lại vào số bởi cùng một cá nhân đã ký vào Lệnh giao hàng.
• Sắp xếp lại các kệ quầy cho trật tự ngăn nắp - vệ sinh
• Cuối ngày đối chiếu với các bộ phận liên quan để kết số thống nhất số liệu xuất - nhập trong ngày.
• Kho hàng có Sổ Nhật ký kho để ghi tình hình • Nhân viên giao hàng/khách hàng
• Số xe hàng vận chuyển • Các mặt hàng
• Ngày tháng xuất hàng . . .
CÁC QUI TẮC TRONG QUẢN TRỊ CẤT TRỮ
• Kệ hàng đúng tiêu chuẩn
• Đủ ánh sáng trong kho • Sàn nhà bằng phẳng
• Khơng khóa của thốt hiểm từ bên trong nếu cịn người làm việc • Diệt các loại cơn trùng như mơi, một
• Thực hiện nguyên tắc FIFO (First in - First out) • Bảo quản hàng hóa.
• Với các loại hàng hóa có chỉ dẫn bảo quản trên bao bì thì phải thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
• Đối với các loại thực phẩm, gia vị mau hư hỏng. Thủ kho phải trao đổi với nhân viên mua hàng và bộ phận sử dụng để có biện pháp bảo quản phủ hợp.
CÁC QUI TẮC TRONG BỐC XẾP, XẾP DỠ
• Việc bố trí xe chở hàng – thiết bị bốc dỡ - kho bãi như thế nào để việc xếp dỡ hàng hóa an tồn.
• Hệ thống tồn trữ như thế nào để lấy hàng dễ dàng.
• Hệ thống quản lý như thế nào để hàng hóa vào kho trước sẽ được bốc dỡ trước.
• Các vị trí hàng hóa nguyên vật liệu phải được kiểm tra xem xét lại thường xuyên.
• Nếu như chúng ta phân bố các chi tiết có mức độ sử dụng thường xun tại các vị trí khó tìm kiếm hay khó lấy thì thời gian phục vụ khách hàng sẽ lâu.
• Khơng được đùa giỡn hay chạy trong kho.
CÁC QUI TẮC KHI KIỂM TRA XUNG QUANH KHO HÀNG Tất cả hiện tượng liệt kê sau cần chú ý:
• Vệ sinh mỗi ngày vì sự trơn trượt gây nguy hiểm cho cơng nhân bốc xếp và xe cơ giới.
• Hàng hóa đắt tiền cần quét dọn mỗi ngày, nếu cần để trong tủ có khóa. • Hệ thống điện nước cần quan tâm chặt chẽ
• Các bình chữa lửa thường xun kiểm tra ngày hết hạn. • Xử lý triệt để gián, chuột, mối, mọt, cơn trùng
• Qui tắc 5 S
• Để duy trì và cải tiến mơi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ, hiệu quả. Thủ kho có nhiệm vụ tập huấn nhân viên kho thực hiện 5S theo hướng dẫn sau:
• Sàng lọc (Seiri (Jap ) / Sort (Eng.)
• Sắp xếp (Seiton (Jap.) / Systemize (Eng). • Sạch sẽ (Seiso (Jap.) / Sanitize (Eng).
• Săn sóc (Seiketsu (Jap.) / Standardize (Eng.). • Sẵn sàng (Shitsuke (Jap.) / Self-discipline)
THỰC HIỆN QUI TẮC 5S Sàng Lọc
• Thanh lý, loại bỏ những thứ khơng cần thiết như bao bì các thùng giấy, thùng gỗ, bao nylon, thùng dụng chất lỏng phê thai...
• Tổng vệ sinh nhà kho, thiết bị sau mỗi ngày làm việc.
• Xử lý những hư hỏng của thiết bị như sạc bình ác qui, siết ốc xe đẩy... Lưu ý:
• Việc cất giữ đồ vật khơng cần thiết khơng những tốn khơng gian kho mà cịn nguy hiểm như dễ gây cháy kho.
• Những thứ sử dụng thường xun thì để tại ngay nơi làm việc.
• Chú ý dưới đáy quầy kệ, tủ, máy móc, trên nóc hoặc dưới đáy, trong những góc nhà kho, thường có chứa những đồ vật khơng sử dụng, dư thừa hoặc gãy hỏng.
• Cần kiểm tra kho đựng phụ tùng, có thể có những thứ cũ bị hư hỏng hoặc khơng sử dụng
• Kiểm tra các bảng thông báo, loại bỏ những thông báo cũ khơng cịn giá trị thơng tin.
Sắp Xếp
• Thực hiện với ngun tắc: “Dễ tìm, dễ thấy, dễ kiểm tra”:
• Đặt ra những qui định phải khả thi và tuân thủ những qui định đó. Ví dụ hàng nhập vào trước xuất ra trước, biển báo giới hạn khu vực vào/ra... • Nhận biết hàng hóa và vị trí qua hệ thống quay kê, có ghi nhận trên mỗi
• Mọi thứ phải được đặt một chỗ rõ ràng dễ lấy như vị trí các thẻ kho, hàng lẻ hồn trả lại đúng vị trí của nó, bình chữa lửa, phụ tùng sửa chữa thiết bị.
• Các bảng thơng bảo ngăn nắp, rõ ràng, dễ đọc như nội qui kho hàng, bảng cấm hút thuốc, tiêu lệnh báo cháy, bảng 5S treo trước cửa kho để mỗi ngày nhân viên vào ra thấy cho dễ ghi nhớ... dán ở ngang tầm mắt của mọi người để gây sự chú ý và dễ đọc.
• Có những khu vực riêng biệt để vật tư, đồ nghề phụ tùng xe nâng, xe đẩy và các thứ khác sao cho dễ nhìn thấy để giảm thiểu thời gian tìm kiếm. • Quầy kệ, tủ khơng nên đặt sát mặt đất.
• Khi sửa chữa các thiết bị nên sắp xếp mọi chi tiết theo một trật tự để đảm bảo rằng khơng bỏ sót các chi tiết khi lắp ráp trở lại.
Sạch Sẽ
• Thực hiện vệ sinh nơi làm việc hàng ngày 5 – 10 phút, loại bỏ những thứ không cần thiết ngay trong ngày, không để lưu đến ngày hơm sau. Có lịch tổng vệ sinh nhà kho, thiết bị, hệ thống chữa lửa định kỳ...
• Phân công trách nhiệm cá nhân cho từng khu vực. Xây dựng trách nhiệm và thói quen khơng vứt rác và thường xun làm vệ sinh nơi làm việc của mình, ngay cả những nơi khó vệ sinh nhất và những nơi ít người để ý nhất như dưới đáy kệ, đáy tủ...