Đối với một doanh nghiệp, quản lý kho hàng giống như việc quản lý hậu cần cho một cuộc chiến đầy cam go trên thương trường vậy. Hậu cần khơng tốt thì tiền tuyến sao có đủ nguồn lực để cạnh tranh đây. Chính vì thế quản lý kho hàng rất quan trọng, phải xây dựng một hệ thống chuyên nghiệp với các cơng việc định kì được làm cẩn thận và rõ ràng. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức đúng đắn được điều này, dẫn đến các sai lầm khơng đáng có. Sau đây là một số sai lầm nghiêm trọng mà doanh nghiệp cần tránh để quản lý kho hàng tốt nhất:
Không xác định lượng tồn kho tối ưu
Xác định hàng tồn kho tối ưu là việc xác định số lượng hàng hóa được duy trì trong kho với mức vừa đủ để cung cấp cho việc kinh doanh của công ty lại vừa tiết kiệm chi phí bảo quản, trữ kho tối đa. Đây là một khâu rất quan trọng cần được làm định kỳ để duy trì sự ổn định của quá trình kinh doanh. Nếu doanh nghiệp khơng làm tốt, khơng có kế hoạch rõ ràng dễ dẫn đến sự gián đoạn khi gặp phải những rủi ro không lượng trước từ biến động thị trường.
Xác định lượng hàng tồn tối ưu còn giúp doanh nghiệp sắp xếp được nguồn lực quản lý một cách tốt nhất, không quá nhiều dẫn đến lãng phí, cũng khơng q ít so với nhu cầu.
Hàng hóa sắp xếp khơng hợp lý
Là một doanh nghiệp được lên kế hoạch tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị cho tới vận hành, khơng có lý do nào để bạn cẩu thả khi sắp xếp hàng hóa trong kho. Các sản phẩm phải được phân loại, đưa vào những khu riêng biệt, xếp thành từng lơ tùy vào kích thước, hạn dùng, hay điều kiện bảo quản.
Việc sắp xếp khoa học hàng hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động cùng việc tra xuất, quản lý, kiểm soát thuận tiện, dễ dàng hơn. Nên bố trí hàng hóa theo một ngun tắc nhất định, hàng nào có nhu cầu cần gấp, nhiều hơn thì đưa ra đầu, hàng nào dễ vỡ thì đặt tại nơi ít phải va chạm...
Đừng nghĩ rằng sắp xếp hàng hóa chỉ là việc đơn giản mà bỏ qua, nó khơng những khiến công việc của bạn diễn ra thuận lợi mà cịn đánh giá khả năng quản lý của bạn.
Khơng kiểm tra kho hàng thường xuyên
Một trong những sai lầm nghiêm trọng trong công tác quản lý kho hàng là không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Nhiều người thường ngại việc kho quá lớn, hàng quá nhiều mà không muốn kiểm tra sát sao về số lượng và tình trạng hàng trong kho. Việc này dẫn đến hàng hóa bị thất thốt, hỏng hóc hay hết hạn mà doanh nghiệp khơng biết, đến khi cần dùng lại không đáp ứng được nhu cầu.
Việc kiểm tra hàng theo định kì giúp doanh nghiệp xác định được sản phẩm nào cịn, sản phẩm nào hết để có kế hoạch nhập – xuất phù hợp. Ngồi ra, bạn cịn đánh giá được lượng tiêu thụ của mặt hàng nào đó dựa nào số lượng vừa việc lưu chuyển hàng trong kho, từ đó nhận biết nhu cầu thị trường đúng đắn để đưa ra chiến lược cạnh tranh.
Trang thiết bị quản lý khơng đầy đủ, lạc hậu
Như đã nói, kho hàng giống như đội hậu cần của doanh nghiệp, nếu không bảo vệ chu tồn sẽ khơng đề phòng được những rủi ro bất ngờ. Trong khi đó sức lực con người có hạn, khả năng cũng bị hạn chế nên đi kèm với việc thuê nhân viên quản lý các doanh nghiệp nên trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ.
Ngoài các trang thiết bị liên quan đến việc bảo quản, xếp dỡ, vận chuyển, chúng tôi khuyên các doanh nghiệp nên sử dụng một phần mềm quản lý kho giúp quản lý kho hàng hiệu quả. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm như thế, thậm chí ngồi chức năng quản lý kho cịn có thêm nghiệp vụ kế tốn hay bán hàng rất tiện lợi, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian.
Một phần mềm chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nắm bắt được số lượng hàng hóa tồn kho hiện tại, thậm chí cịn thống kê sản phẩm nào đang bán chạy để lên kế hoạch bổ sung kịp thời. Những phần mềm như vậy thường có giao diện thân thiện, tính năng chi tiết, tích hợp cơng nghệ qt mã vạch hiện đại giúp quá trình kiểm kho trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn bao giờ hết. Đặc biệt, dù cửa hàng của bạn có nhiều chi nhánh với các kho khác nhau thì phần mềm đều có thể quản lý, mọi thao tác chuyển giao hàng hóa sẽ được thống kê, sắp xếp cân bằng nên chỉ cần ngồi một chổ bạn vẫn biết được tình hình của tồn cửa hàng.
Mất hàng do nhiều nguyên nhân khác
Mất hàng được xem là rủi ro trong quản lý kho hàng đầu, mà nguyên nhân chủ yếu là khâu kiểm sốt hàng hóa khơng được tối ưu. Khơng thể thừa nhận việc mất hàng xảy ra là do sự bất cẩn của những người quản lý kho. Họ đã khơng kiểm sốt triệt để lượng hàng hóa nhập vào dẫn đến việc mất hàng, và một khi đã ký biên bản nhận đủ hàng thì mọi khiếu nại đều vơ ích.
Tuy nhiên, vẫn có kẻ xấu lẻn vào kho để lấy hàng gây ra sự mất mát và hao hụt. Kiểm tra bằng camera có thể là biện pháp tốt nhất để bắt kẻ gian, nhưng điều này lại tốn rất nhiều thời gian. Chưa kể việc camera sẽ trở nên vơ dụng nếu gặp góc khuất,
hoặc đọ nét khơng đủ để nhận diện kẻ gian thì đó sẽ là tai nạn hy hữu khó quên của doanh nghiệp. Tuy nhiên, bằng những phương pháp hiện đại nhất thì việc kiểm sốt hàng hóa đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.