Quản trị hàng tồn kho là việc thực hiện các chức năng quản lí để thiết lập kế hoạch, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển, kiểm soát và cấp phát vật tư nhằm sử dụng tốt nhất các nguồn lực nhằm phục vụ cho khách hàng, đáp ứng mục tiêu của doanh nghiệp.
Quản trị hàng tồn kho là hoạt động kiểm soát sự luân chuyển hàng tồn kho thông qua chuỗi giá trị, từ việc xử lí trong sản xuất đến phân phối.
Số lượng tối đa và tối thiểu
Thời điểm đặt hàng là khi mức tồn kho ở mức tối thiếu, mức tồn kho tối thiểu này bao gồm việc đặt mua hàng và sản xuất hay chế biến trong nhà máy. Đối với mục đích kiểm soát, thời điểm đặt hàng quan trọng hơn mức tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho tối đa là khoảng tổng số của số lượng đặt hàng và mức tồn kho tối thiểu. Sự chính xác như thế hiểm khi xảy ra trong thực tế và kết quả là mức tồn kho tối đa luôn luôn gần như cao hơn con số lý thuyết một chút. Và đối với mức tồn kho tối thiểu cũng thế. Dưới những điều kiện thực tế mức tồn kho có thể giảm xuống dưới mức tối thiểu. Đây là điểm báo động.
Trong các giai đoạn gia tăng sản xuất và mở rộng nhu cầu thi trưởng lượng đơn đặt hàng có thể tăng và mức tối thiếu thường xuyên phải tăng. Nếu điều kiện kinh doanh là điều ngược lại thì mức tối thiếu thường phải thấp hơn. Xu hướng giá cả của hàng hóa được mùa là nhân tố chính được xem xét trong cùng một thời diem.
Trong việc thiết lập lượng tối đa, tối thiểu và đặt hàng mỗi đơn vị hàng hóa nên được tách ra theo những giới hạn của
1. Lương tiêu thụ của hàng hóa phải được đánh giá qua thống kê định kỳ.
2. Lượng đặt hàng phải luôn luôn được đặt ra với sự chú ý đến những lợi ích thương mại.
3. Sự giảm giá hay sự lỗi thời sẽ ảnh hưởng đến lượng hàng trong kho
4. Đối với những hàng hóa nhỏ và giá cả khơng đất thì việc đặt hàng nhận hàng, và chỉ trả có thể gia tăng lượng đặt hàng.
5. Thời gian cần thiết để bảo đảm hàng hóa được nhập kho đúng thời điểm cần sau khi yêu cầu được đề xuất xem xét.
Giới hạn lớn nhất - nhỏ nhất và mức độ cung cấp thêm
Tỉnh tốn giả xuất nhập của từng món hàng cũng là điều cần thiết. Trong trường hợp giá bán cao hơn giá gốc thì hàng tồn kho sẽ tất yếu tăng lên. Nếu khơng thì ngược lại. Giới hạn lớn nhất sẽ được đặt ra cho từng món hàng và có thể thay đổi tùy theo chế độ bảo hành. Co nhiều yếu tố để thiết lập nhu yếu tố đầu tiên là tỉ lệ tiêu dùng thêm vào đó là yếu tố thời gian cung cấp nguyên vật liệu hàng hóa. Một điều quan trọng khác là vốn, nơi tích trữ hàng hóa (kho hàng) và qui luật cung cấu - tất cả đều được xem xét. Nếu một người thủ kho thơng minh có thể phán đốn số lượng hàng hóa bán đi khơng q mức cũng như khơng q ít thì anh ta có khả năng nắm bắt cơ hội, làm biên bản và nếu lên ý kiến của mình về vấn đề tồn kho lên cấp lãnh đạo.
Trong việc thiết lập giới hạn lớn nhất cũng như mức độ cung cấp thêm và số lượng đặt hàng bình thường hàng hóa bán chạy sẽ là điều quan trọng Doanh thu sẽ là thước đo xem hàng hóa nào nên bổ sung thêm. Cịn hàng hóa bản chấm thì sẽ được xử lý theo chiều ngược lại, nhu cầu cung cấp thêm loại hàng hơn này sẽ ít hơn.
Chức năng hàng tồn kho
Chức năng cân đối cung - cầu. Đây là chức năng đảm bảo cho sự phù hợp giữa nhu cầu và nguồn cung ứng về số lượng, không gian và thời gian. Trong sản xuất và
kinh doanh, phải tập trung khối lượng tồn kho thời vu, kho chở đến trước do điều kiện giao thơng vận tải và khí hậu, tồn kho đề ton phịng những biến động của nền kinh tế. Chức năng này là do ảnh hưởng của môi trường vĩ mô đến quan hệ cung - cầu
Chức năng điều hồ những biến động. Tồn kho để đề phịng những biến động ngắn hạn do sự biển động của nhu cầu và chu kỳ nhập hàng. Thực hiện những chức năng này cần phải có tồn kho bảo hiểm.
Chức năng giảm chi phí: tồn kho nhằm giảm những chi phí trong q trình sản xuất và phân phối. Chẳng hạn nhờ những lơ hàng tồn kho tập trung nên có thể vận chuyển những lơ hàng lớn để giảm chi phí vận chuyển, tuy phải tăng tồn kho nhưng tổng chi phí tồn kho và vận chuyển được giảm đi đáng kể.
Điểm Bất Lợi Khi Khan Hiếm Hàng Tồn Kho – Phải Nhập Kho Nhiều Lần Hàng tồn kho dùng trong việc kinh doanh:
Mất đi lợi nhuận vì mất đi cơ hội bán hàng. Làm mất đi khách hàng vì khơng thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa.
Phân loại hàng tồn kho
Tồn kho gồm nhiều loại và có thể phân theo nhiều tiêu thức khác nhau. Một số tiêu thức chủ yếu để phân loại tồn kho trong hoạt động logistics: Phân loại theo vị trí của sản phẩm trên dây chuyền cung ứng Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một cách khoa học và có hệ thống, nhằm chu chuyển hàng hóa dịch vụ, và những thơng tin có liên quan, từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng với mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng một cách tốt nhất.
Để đảm bảo cho quá trình logistics diễn ra liên tục thì tồn kho sẽ tồn tại trong suốt dây chuyền cung ứng, ở tất cả các khâu:
• Thu mua – sản xuất Tồn kho nguyên vật liệu và Tồn kho bán thành phẩm
• Sản xuất – Marketing Tồn kho sản phẩm tại kho của nhà SX • Marketing – Phân phối Tồn kho sản phẩm trong phân phối • Phân phối – Trung gian Tồn kho của nhà bán lẻ
• Trung gian – Người tiêu dùng Tồn kho của người tiêu dùng a. Phân loại theo mục đích tồn kho
Tồn kho thường xuyên
Nhằm đảm bảo thỏa mãn mục đích nhu cầu hàng ngày
Tồn kho thường xuyên phụ thuộc vào cường độ và sự biến đổi của nhu cầu Tồn kho thường xuyên bao gồm tồn kho chu kỳ và tồn kho bảo hiểm
Tồn kho thời vụ
Có những loại hàng tiêu thụ quanh năm những sản xuất theo thời vụ như: nơng sản nhưng cũng có những sản phẩm chỉ tiêu thụ theo mùa vụ nhưng có thể sản xuất được quanh năm. Để đáp ứng được nhu cầu trên thì có dạng tồn kho theo mùa vụ.
Tồn kho đầu cơ
Tồn kho đầu cơ khơng nhằm mục đích thoả mãn nhu cầu của khách hàng mà nhằm mục đích để tăng lợi nhuận cho công ty.
b. Phân loại giới hạn tồn kho
Tồn kho tối đa
Nếu vượt quá mức tồn kho tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng bị chôn vốn lưu động.
Tồn kho tối thiểu
Là mức sản phẩm tồn kho thấp nhất cho phép công ty hoạt động liên tục
Điểm Bất Lợi Khi Nhập Hàng Tồn Kho Quá Nhiều
Chi phí tồn trữ cao (nếu phải thuê mặt bằng kho, bãi, nếu là kho riêng thì bị chiếm dụng mặt bằng, lẽ ra dùng cho việc chứa hàng khác có vịng quay kho nhanh có lợi cho động vốn hơn).
Mức thuế và Bảo hiểm phải chịu đựng trong thời gian dài chờ tiêu thụ. Sự lôi thời sẽ xảy ra nếu thuộc hàng thời vụ.
Nếu hàng hóa có hạn dùng, nêu sử dụng chậm thì hàng hết hạn.