Kiểm sốt hàng hóa dựa trên mã vạch của sản phẩm hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay. Việc tạo mã vạch cho sản phẩm giúp quản lý kho cũng như nhân viên dễ dàng quản lý với số lượng hàng hóa lớn mà cịn tốn rất ít thời gian so với những phương pháp cũ.
Tránh sai sót trong kiểm hàng hóa: Tạo mã vạch cho sản phẩm giúp giảm đi sự sai sót khi kiểm kho theo cách truyền thống với số lượng hàng hóa lớn.
Dễ dàng tra cứu thông tin về sản phẩm: Chỉ với một thao tác qt mã vạch, tồn bộ thơng tin về sản phẩm đó sẽ hiện ra như tên sản phẩm kích cỡ, giá sản phẩm, số lượng sản phẩm, hạn sử dụng sản phẩm.
Hàng hóa khi được nhập vào kho cần phải được scan hoặc ghi chép lại để xác nhận là hàng đã đến nhằm phục vụ cho các hoạt động cất hàng, lưu trữ hoặc đối chiếu khi cần thiết. Kho phải kiểm tra hàng trước khi nhập để ghi nhận sai hỏng, số lượng nhập và cập nhật vào hồ sơ hàng hóa. Khi bộ phận nhập hàng thơng báo đã nhập hàng xong đồng thời kho xác định được vị trí lưu trữ phù hợp. Khi cất hàng cũng cần lưu trữ lại thông tin để bộ phận lấy hàng thực hiện nhanh chóng chính xác. Nhà kho nên áp dụng hệ thống quản lý nhà kho WMS với các gói phần mềm hỗ trợ như ERP, OMS…giúp lưu trữ, cập nhật thông tin theo thời gian thực, hỗ trợ xuất báo cáo chính xác về thơng tin hàng hóa trong kho
Cuối ca làm việc/cuối ngày, Thủ kho phải có trách nhiệm cập nhật thơng tin số liệu về tình hình nhập kho thành phẩm và nguyên vật liệu nhập kho trong ca/trong ngày và báo cáo số lượng cho các đơn vị quản lý. Việc cập nhật thông tin số lượng hàng hố xuất/nhập/tồn lớn bằng thủ cơng có rủi ro dễ gây sai sót và nhầm lẫn.
Ngồi việc cập nhật thông tin kho hàng theo từng ngày, từng chuyến hàng thì việc kiểm kho theo định kỳ là một trong những việc mang lại kết quả chính xác nhất về tài sản của hàng hóa tồn kho, thống kê được nguồn vốn lưu động hiện tại. Việc hàng hóa ra vào rất thường xuyên đối với một cửa hàng bán lẻ, đơi khi sẽ gây ra sai sót về số lượng hoặc có thể là những vấn đề khác như hàng hóa hư hỏng do những yếu tố khách quan ảnh hưởng, hàng hóa cận ngày hết hạn, kiểm kho thường xuyên để có được cách giải quyết sớm nhất.
Nếu khơng có mã vạch, thì cơng đoạn nhập hàng thủ cơng có thể được thực hiện, để xác nhận rằng hàng hóa đã được xác thực.
Bước 1: Quản lý kho cần phân chia công việc cho từng người trong bộ, chịu trách nhiệm cho và kiểm sốt cho từng quy trình cần kiểm kê như: Mã hàng, tên hàng, số lượng hiện có, khu vực được lưu trữ…
Bước 2: Mỗi bộ phận được phân quyền sẽ tự chịu trách nhiệm theo sự phân công của quản lý kho, sau kiểm kho và so sánh với số lượng thực tế, cập nhật số lượng được ghi trong sổ sách, hàng hóa cần được xử lý trước khi hết hạn sử dụng.
Sau khi kiểm tra số liệu kho theo định kỳ, bên quản lý kho cần thống kê số liệu và lập báo cáo kho, để bên quản trị doanh nghiệp có thể nắm bắt được tình hình xem xét và đưa ra chiến lược kinh doanh cho thời gian tới.