GIỚI THIỆU DỰ ÁN
Sự cần thiết triển khai dự án
Cà phê là một phần quan trọng trong văn hóa ẩm thực của người Việt, với sự phát triển từ những quán vỉa hè đến các chuỗi cửa hàng nổi tiếng Người Việt thưởng thức cà phê không chỉ đơn thuần là để giải khát mà còn coi đó là một trải nghiệm văn hóa, nơi họ nhâm nhi và suy tư Văn hóa cà phê Việt Nam mang đậm dấu ấn riêng, thể hiện sự giao lưu và kết nối giữa con người.
Quán café ngày nay không chỉ dành cho các dịp đặc biệt mà còn trở thành địa điểm lý tưởng cho việc gặp gỡ đối tác và trao đổi của giới trẻ Tuy nhiên, số lượng quán café đáp ứng nhu cầu học tập, làm việc và cung cấp không gian riêng tư cho các nhóm làm việc hoặc tổ chức hội thảo nhỏ vẫn còn hạn chế, trong khi nhu cầu này đang ngày càng gia tăng.
Hiện nay, nhiều quán café chú trọng vào thẩm mỹ và tạo không gian đẹp để thu hút giới trẻ Tuy nhiên, vẫn có một bộ phận bạn trẻ yêu thích không gian yên tĩnh để đọc sách, học tập và làm việc Để đáp ứng nhu cầu này, chúng tôi đã quyết định thành lập dự án “Aloha Workshop”, nhằm khai thác thị trường “cà phê không gian” tiềm năng, tập trung vào nhóm khách hàng mục tiêu là sinh viên có thói quen đọc sách và cần không gian riêng để học nhóm và thảo luận.
Mục tiêu và phạm vi của dự án
Nhóm triển khai dự án tập trung vào việc tạo ra lợi nhuận kinh tế bằng cách cung cấp các loại đồ ăn thức uống và cho thuê phòng họp, từ đó mở rộng hệ thống nếu có cơ hội.
- Xã hội: nhóm mong muốn tạo ra một không gian đúng nghĩa đối với những người có sở thích yêu sách và có nhu cầu làm việc, học nhóm,
Đối tượng khách hàng mục tiêu:
- Người có độ tuổi: 16 - 35 tuổi.
Nghề nghiệp: học sinh sinh viên nhân viên văn phòng và nhiều đối tượng khác
- Nhu cầu: Cần không gian sử dụng vào việc đọc sách, nghiên cứu học tập, làm việc nhóm, hội họp, hội thảo.
- Phạm vi phục vụ: Thành phố Hồ Chí Minh.
Giới thiệu chủ đầu tư
Chúng tôi, một nhóm sinh viên đam mê kinh doanh từ Đại học Tài Chính Marketing, đang khám phá lĩnh vực F&B thông qua dự án "Aloha Workshop" Với sự kết hợp giữa hoài bão, đam mê và ý tưởng chung, chúng tôi mong muốn biến những ước mơ thành hiện thực.
Thành viên và vốn góp:
Phạm Văn Hiếu Anh: 100.000.000 VND.
Huỳnh Thị Hồng Hoa: 100.000.000 VND.
Căn cứ pháp lý xây dựng dự án
Nghị định số 01/2021/NĐ-CP năm 2021 về đăng ký kinh doanh.
Luật Doanh nghiệp 59/2020/QH14 năm 2020.
Luật An toàn thực phẩm số 28/2018/QH14 năm 2018.
Một số quy định liên quan đến điều kiện đầu tư kinh doanh thuộc phạm vi quản lý nhà nước của bộ Y Tế số 155/2018/NĐ-CP năm 2018.
Nghị định về đăng kí doanh nghiệp 78/2015/NĐ-CP.
Nghị định 108/2018/ NĐ-CP, bổ sung nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng kí doanh nghiệp năm 2015.
Quản lý tổ chức dự án
Liên hệ với các đối tác gồm:
- Thiết kế nội thất, trang trí quán.
- Người cho thuê mặt bằng.
- Nguồn nguyên vật liệu, dụng cụ pha chế,
Tuyển dụng các vị trí làm việc tại quán như:
Nhân sự không làm việc trực tiếp tại quán.
Dự án được phát triển bởi một nhóm người trẻ đam mê lĩnh vực kinh tế quản trị kinh doanh và marketing Do đó, các công việc nội bộ sẽ do chủ đầu tư đảm nhiệm.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các nghiệp vụ tài chính, bao gồm lập báo cáo tài chính và kế hoạch tài chính cho công ty Họ cũng dự kiến các nguồn vốn tài trợ cần thiết cho hoạt động của cửa hàng Để đảm bảo tính chính xác, kế toán cần phải cân đối sổ sách thu chi một cách cẩn thận và trung thực, đồng thời sở hữu kiến thức và kỹ năng chuyên môn vững vàng.
+ Quản lí các trang mạng xã hội, quảng bá cửa hàng café.
+ Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về các xu hướng thức uống.
+ Tìm hiểu về sản phẩm phù hợp với đối tượng khách hàng của cửa hàng.
- Kinh doanh: quản trị về điều hành tài chính và các chiến lược kinh doanh nói chung.
Nhân sự làm việc trực tiếp tại quán:
+ Có kinh nghiệm về công việc pha chế, có thẫm mĩ và khẩu vị tốt.
+ Chịu trách nhiệm phục vụ đồ uống theo yêu cầu của khách hàng.
+ Tìm hiểu, nghiên cứu tạo ra những thức uống mới để thu hút khách hàng.
+ Pha chế đồ uống đảm bảo an toàn, sạch sẽ.
Tiếp xúc đầu tiên với khách hàng là cơ hội quan trọng để tạo ấn tượng tốt, vì vậy cần thể hiện thái độ lịch sự, niềm nở và vui vẻ Đội ngũ nhân viên nên tận tình và chu đáo, đảm nhận trách nhiệm giao tiếp và hỗ trợ khách hàng, nhằm mang lại sự hài lòng tuyệt đối cho họ.
+ Giúp khách hàng nhận biết và lựa chọn các mặt hàng tại cửa hàng.
+ Đảm nhận trách nhiệm sắp xếp hàng hóa và vệ sinh tại cửa hàng.
+ Đón khách từ bên ngoài.
+ Phân luồng và hỗ trợ dẫn xe cho khách hàng.
+ Trông coi và bảo vệ tài sản cho khách hàng.
+ Nhiệt tình, vui vẻ và có sức khỏe tốt.
- Nhân viên quản lí cửa hàng:
+ Có kỹ năng lãnh đạo và nhắc nhở công việc cho các bộ phận khác.
+ Có trách nhiệm, công bằng, chính trực.
+ Trực tiếp làm việc, trao đổi thông tin của nhân viên, khách hàng với ban quản trị. + Kỹ năng giao tiếp tốt.
HÌNH THÀNH DỰ ÁN
Xác định dự án
- Dự án “Aloha Workshop” là quán cà phê không gian kết hợp phụ vụ các không gian đọc sách, hội hợp, hội thảo, làm việc nhóm và trò chuyện.
Đối tượng phục vụ mục tiêu của chúng tôi bao gồm học sinh, sinh viên và nhân viên văn phòng trong độ tuổi từ 16 đến 35 Họ cần một không gian năng động, sáng tạo và mới mẻ, phù hợp cho nhiều mục đích khác nhau.
- Địa điểm: Khu vực gần trường Đại học Tài Chính Marketing cơ sở Tp Thủ Đức (bán kính không quán 300m).
- Thời gian thực hiện dự án: 30 ngày.
- Vốn đầu tư: 600 triệu đồng từ chủ đầu tư.
- Diện tích kinh doanh: Sử dụng mặt bằng 6*12m, khai thác trệt và lầu 1 Tổng diện tích sử dụng là 144 mét vuông Với bãi giữ xe diện tích 20 mét vuông.
2.1.2 Các kết quả chuyển giao và yêu cầu kĩ thuật:
Aloha Workshop được trang bị đầy đủ các tiện nghi như wifi, máy lạnh, bàn ghế và kệ sách, với khả năng phục vụ lý tưởng lên đến 80 khách và tối đa 100 khách trong một thời điểm.
Bố trí sơ bộ Aloha Workshop
Tên khu vực Mục đích sử dụng
1 Khu vực đọc sách, tự học.
Phục vụ cá nhân thích đọc sách, cần không gian yên tĩnh để học tập, làm việc,
- 3 bàn hình chữ nhật x 6 khách.
2 Phòng họp nhóm, thảo luận
Phục vụ đối tượng sinh viên, nvvp cần không gian kín để thảo luận, học nhóm.
3*3 = 9 - 1 bàn dài cỡ lớn x 10 khách.
3 Phòng hội thảo, họp (20 người).
Phục vụ đối tượng cần không gian hội thảo nhỏ, giao lưu, học tập, kín đáo.
4 Khu vực chung, không gian mở.
- Phụ vụ khách tâm sự trò chuyện, vui vẻ.
5 Quầy pha chế - Nhân viên pha chế, nhân viên phụ vụ và thu ngân.
- Thông thoáng và sạch sẽ.
6 Toilet - Khách hàng và nhân viên.
- Chia khu vực nam và nữ.
- Phong cách: sạch sẽ, thơm mát, có quạt thông gió.
- Nhà vệ sinh nam:2 phòng, 2 bồn tiểu đứng, 2 lavabo.
- Nhà vệ sinh nữ: 4 phòng, 2 lavabo.
7 Giữ xe Giữ xe nhân viên và khách 20 - Thông thoáng chưa được 20 xe Khi quá tải sẽ được chuyển sang khu vực bãi xe gần đó.
- Tư vấn thiết kế: thống nhất ý tưởng và chọn đơn vị thiết kế: 2 ngày
- Thiết kế và duyệt: 5 ngày
- Chọn đơn vị thi công: 2 ngày
2.1.4 Hệ thống quy định và công tác quản lí
Điều kiện chung về đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm đối với quán cà phê
Nơi chế biến cà phê và các sản phẩm khác cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về vệ sinh an toàn thực phẩm Chủ quán cà phê phải đảm bảo không để lẫn thực phẩm chưa qua chế biến với thực phẩm đã qua chế biến Nguồn nước sử dụng trong chế biến phải đạt tiêu chuẩn, không bị ô nhiễm và hàm lượng sắt không vượt quá 0,5 mg/l, phù hợp với Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (QCVN) về chất lượng nước sinh hoạt số 02:2009/BYT.
Để đảm bảo vệ sinh tại khu vực quán cà phê và chế biến, cần có dụng cụ thu gom và chứa đựng rác thải hợp vệ sinh Cống rãnh phải thông thoát, không để nước ứ đọng Khu vực bàn ăn và chỗ ngồi của khách cần thoáng đãng, mát mẻ, đủ ánh sáng và duy trì vệ sinh sạch sẽ Cần có biện pháp ngăn ngừa côn trùng và động vật gây hại Thiết bị bảo quản thực phẩm, nhà vệ sinh và khu vực rửa tay phải được trang bị đầy đủ Việc thu dọn chất thải và rác thải hàng ngày cũng cần được thực hiện sạch sẽ Cuối cùng, thiết bị và phương tiện vận chuyển thực phẩm cần đảm bảo vệ sinh, không gây ô nhiễm cho thực phẩm.
Điều kiện đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm đối với khu vực chế biến
Khu vực chế biến thực phẩm cần phải có dụng cụ và đồ chứa riêng biệt cho thực phẩm chưa qua chế biến và đã qua chế biến Các dụng cụ nấu nướng và pha chế phải đảm bảo an toàn vệ sinh Dụng cụ ăn uống cần được làm từ vật liệu an toàn, được rửa sạch và giữ khô Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định về sức khỏe, kiến thức và thực hành của người trực tiếp sản xuất và kinh doanh thực phẩm.
Điều kiện đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm trong chế biến và bảo quản thực phẩm
Để đảm bảo an toàn thực phẩm, cần sử dụng nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng và lưu mẫu thức ăn Thực phẩm phải được chế biến một cách an toàn và hợp vệ sinh Các sản phẩm bày bán cần được bảo quản trong tủ kính hoặc thiết bị vệ sinh, chống bụi, mưa, nắng, và ngăn chặn sự xâm nhập của côn trùng và động vật gây hại Ngoài ra, thực phẩm cũng nên được đặt trên bàn hoặc giá cao hơn mặt đất để đảm bảo vệ sinh.
Điều kiện về người trực tiếp chế biến thực phẩm
Người chế biến thực phẩm cần được đào tạo về an toàn thực phẩm và phải có xác nhận từ chủ cơ sở Đồng thời, họ không được mắc các bệnh như tả, lỵ, thương hàn, viêm gan A, E, viêm da nhiễm trùng, lao phổi và tiêu chảy cấp trong quá trình sản xuất và kinh doanh thực phẩm.
Thiết lập ưu tiên dự án
- Chất lượng: Chất lượng là yêu cầu quan trọng nhất, là điều kiện ràng buộc.
- Chi phí: Vốn đầu tư được hoạch định là 600tr đồng nhưng có thể chấp nhận mức tăng thêm 15%
- Thời gian:Thời gian hoàn thành dự án ước tính là 30 ngày, có thể tăng thêm để đảm bảo chất lượng công trình (tối đa 40 ngày)
Xây dựng WBS
Cấu trúc phân việc (WBS) là công cụ quản lý dự án thiết yếu, giúp lập kế hoạch và kiểm soát hiệu quả Nó cho phép xác định hệ thống các công việc của dự án bằng cách chia nhỏ thành các nhiệm vụ cụ thể, từ đó tách biệt các công việc với mức độ chi tiết cao hơn WBS cũng giúp xác định rõ ràng tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện và phân chia trách nhiệm một cách hợp lý.
1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ
1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp
1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô
1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước
1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất
1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ
1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh
1.2.1 Chọn đơn vị thi công sửa chữa
1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên,
1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao
1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện
1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế,
1.3.2 Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách)
1.3.3 Mua và sắp xếp cây xanh không gian
1.3.4 Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí
1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án. 1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan. 1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… 1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án
1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án.
Ma trận trách nhiệm
Nhóm phụ trách thiết kế Nhóm phụ trách xây dựng
Kiên Anh Kiên Anh Hoa Lo
1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ R
1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp C R
1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô R C
1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước R C
1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất R C
1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ R R
1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh R R
1.2.1 Chọn đơn vị thi công sửa chữa R
1.2.2 Kiểm tra thi ốp nền C R
1.2.3 Kiểm tra thi công tường, vách, điện nước,
1.2.4 Kiểm tra việc hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … C
1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện C R C
1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế C R
1.3.2 Mua dụng và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) C R
1.3.3 Mua và bố trí cây xanh C C R
1.3.4 Mua sách, vật dụng trang trí C R
1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án C R I
1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan I
1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… I
1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án
1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án
CHI PHÍ DỰ ÁN
Ước tính và phân bổ dự án
Có nhiều phương pháp phân bổ và ước tính chi phí trong dự án xây dựng Dựa vào điều kiện cụ thể của từng dự án và tham khảo kinh nghiệm từ các dự án quán cà phê, nhóm đã quyết định áp dụng phương pháp tỷ lệ để tiếp cận chi phí theo hướng từ trên xuống.
Chi phí của dự án được chia thành ba loại chính: chi phí trực tiếp, chi phí quản lý trực tiếp và chi phí quản lý chung & hành chính, với tỷ lệ phân bổ tương ứng là 80%, 10% và 10%.
10 sẽ được bảng sau: Ước tính và phân bổ chi phí dự án
Tỷ lệ so với tổng chi phí
Chi phí cho cả dự án 600
Chi phí quản lý trực tiếp 10% 60
Chi phí quản lý chung & hành chính
Chi phí quản lý chung và hành chính ước tính chiếm 10% dựa trên kinh nghiệm của nhóm, mà không cần phân tích sâu Tiếp theo, bài viết sẽ tập trung vào việc phân tích chi phí trực tiếp và chi phí quản lý trực tiếp.
Chi phí trực tiếp
Chi phí trực tiếp cho từng gói công việc cụ thể bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu và thiết bị.
Dự án này bao gồm 4 gói công việc: thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thành Gói công việc "hoàn thành" do nhóm quản lý dự án thực hiện, không phát sinh chi phí trực tiếp Chi phí trực tiếp cho 3 gói công việc còn lại được phân bổ cụ thể.
Tỷ lệ (so với tổng chi phí trực tiếp)
Chi phí cho thiết kế 10% 48
Chi phí trang trí nội thất 50% 240
Chi phí trực tiếp cụ thể cho từng công tác của dự án (bao gồm chi phí lao động, nguyên vật liệu, thiết bị:
Chi phí quản lý trực tiếp
Chi phí quản lý trực tiếp là khoản chi cho đội ngũ quản lý dự án trong suốt quá trình xây dựng Nhóm dự án chịu trách nhiệm quản lý các gói công việc được xác định trong WBS, bao gồm thiết kế, xây dựng, trang trí nội thất và hoàn thiện.
Chi phí trực triếp (triệu đồng)
% Thành tiền % Thành tiền % Thành tiền
Chi phí cho bản vẽ kiến trúc chính
19.2 Chi phí cho bản vẽ điện nước 20% 9.6
Chi phí thiết kế nội thất 20% 9.6
Chi phí thiết kế bố trí cây xanh
Lắp đặt kệ sách, bàn ghế 0.50% 1.2 54.5% 130.8
Lắp đặt dụng cụ nhà bếp 0.10% 0.24 9.9% 23.76
Bố trí sách, dụng cụ trang trí 0.10% 0.24 19.9% 47.76
Chi phí quản lý trực tiếp ước tính chiếm khoảng 10% tổng chi phí đầu tư cho dự án và được phân bổ cho các nhóm phụ trách theo bảng ma trận trách nhiệm.
Tổng chi phí quản lý trực tiếp 60
Nhóm phụ trách thiết kế 20% 12
Nhóm phụ trách thi công 30% 18
Nhóm phụ trách mua hàng 20% 12
Nhóm phụ trách quản lý 25% 15
Nhóm phụ trách tài chính 5% 3
Chi phí cho nhân viên phụ trách hỗ trợ công việc dao động từ 1-2 triệu đồng, trong khi nhóm thi công hỗ trợ có mức chi phí cao hơn, khoảng 3 triệu đồng Nhóm phụ trách chính nhận mức chi phí từ 9-10 triệu đồng Đặc biệt, nhóm thi công chính, do yêu cầu phải có mặt thường xuyên tại công trường xây dựng, có mức chi phí cao nhất là 15 triệu đồng.
Nhóm phụ trách thiết kế
Nhóm phụ trách thi công
Nhóm phụ trách mua hàng
Nhóm phụ trách quản lý
Nhóm phụ trách tài chính Tổng chi phí cho nhóm phụ trách
Lên ý tưởng bản vẽ sơ bộ
Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ thô
Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước
Hoàn chỉnh bản vẽ nội thất
Liên hệ tham vấn thiết kế gỗ
Liên hệ tham vấn chọn và trang trí cây xanh
Mua và lắp đặt kệ sách bàn ghế
Mua lắp đặt dụng cụ nhà bếp
Mua và bố trí cây xanh
Mua và sắp xếp sách, dụng cụ trang trí.
Nghiệm thu kiểm tra chất lượng
Thanh lý kết thúc hợp đồng với các bên liên quan
Hoàn thiện và lưu dữ các hồ sơ dự án
2.5 9 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án
4 Xây dựng Đấu thầu xây dựng 0.4 2.6 0.2
Thi công: tường, điện,hiên, cây xanh
Hoàn thiện dán tường sơn thạch cao
Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện
HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
Mục đích của việc lập sơ đồ dự án
- Cung cấp cơ sở để có thể lập tiến độ về nhân lực và thiết bị.
- Gia tăng giao tiếp giữa các thành viên của dự án.
- Cung cấp một ước tính về thời gian dự án.
- Cung cấp cơ sở cho lập dự trù dòng tiền.
- Xác định các công tác găng.
- Làm nổi bật các công tác găng mà chúng không thể bị chậm trễ.
- Giúp nhà quản lý và nhân viên dự án có thể thực hiện theo kế hoạch.
Thông tin sơ đồ mạng dựa án
Thời gian thực hiện dự án 1.1 Thiết kế:
1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 2
1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 2
1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 3
1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 1
1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 3
1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 1
1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 1
1.2.1 Chọn đơn vị thi công sửa chửa H E 2
1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to … J D, I, G 3
1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … K J 3
1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 1 1.3 Trang trí nội thất:
1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L, F 2 1.3.2 Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 3
1.3.3 Mua và bố trí cây xanh O L 1
1.3.4 Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M, N, O 2
1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án Q P 1
1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan R Q 1
1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R 1
1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án T S 1
1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án U T 1
Sơ đồ PERT dự án
Dựa vào sơ đồ PERT như trên ta có: Đường Găng: A – B – C – E – H – I – J – K – L – N – P – Q – R – S – T – U.Tổng thời gian thực hiện dự án (Tcp): 30 ngày.
Điều hòa nhân lực
Thời gian thực hiện dự án
Nhân lực/ngày 1.1 Thiết kế:
1.1.1 Lên ý tưởng, bản vẽ sơ bộ A - 2 3
1.1.2 Tìm, liên hệ và chọn nhà thiết kế phù hợp B A 2 2
1.1.3 Nhận, duyệt, hoàn chỉnh bản vẽ thô C B 3 2
1.1.4 Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ điện nước D C 1 2
1.1.5 Nhận duyệt hoàn chỉnh bản vẽ nội thất E C 3 2
1.1.6 Liên hệ, tham vấn những thiết kế gỗ F E 1 2
1.1.7 Liên hệ, tham vấn việc chọn và trang trí cây xanh G E 1 2
1.2.3 Thi công tường, vách, điện nước, mái hiên, bờ rào, cây xanh to, …
1.2.4 Hoàn thiện: dán tường, sơn, thạch cao … K J 3 2
1.2.5 Nghiệm thu và sửa chữa hoàn thiện L K 1 3
1.3.1 Mua và lắp đặt kệ sách, bàn ghế M L, F 2 3
1.3.2 Mua và lắp đặt dụng cụ nhà bếp (ly tách) N L 3 3
1.3.3 Mua và bố trí cây xanh O L 1 4
1.3.4 Mua và sắp xếp sách, vật dụng trang trí P M, N, O 2 3
1.4.1 Nghiệm thu, kiểm tra chất lượng và bàn giao dự án Q P 1 4
1.4.2 Thanh lý, kết thúc tất cả các hợp đồng với các bên liên quan R Q 1 2
1.4.3 Hoàn thiện và lưu trữ các hồ sơ dự án, tài liệu kĩ thuật… S R 1 2
1.4.4 Viết báo cáo tổng kết cuối cùng cho dự án T S 1 2
1.4.5 Tổ chức cuộc họp tổng kết, đánh giá dự án U T 1 2
Chất tải nguồn lực
4.5.1 Chất tải nguồn lược trên sơ đồ Pert cải tiến
4.5.2 Biểu đồ chất tải nguồn lược
Số lao động sử dụng thấp nhất: 2 người
Số lao động sử dụng cao nhất: 10 người
Chênh lệch nguồn lực giữa các thời gian trong dự án là: 8 người
+ Dịch chuyển công tác F sau công tác G để giảm nguồn lực từ 7 người xuống 5 người.
+ Dịch chuyển công tác O sau công tác M để giảm nguồn lực từ 10 người xuống 7 người.
+ Dịch chuyển công tác D đến trước công tác J (chất tải lên I) để đảm bảo nhân lực ngày 11 đến 13 là 5 lao động.
Số lao động sử dụng thấp nhất: 2 người
Số lao động sử dụng cao nhất: 7 người
Chênh lệch nguồn lực giữa các thời gian trong dự án là: 5 người
TỔ CHỨC QUẢN LÍ DỰ ÁN
Nhóm quản lý điều hành dự án
Nhiệm vụ chính là kết nối các bộ phận trong dự án, tổng hợp và xử lý thông tin, điều hành hoạt động và đưa ra quyết định, đồng thời phân công công việc cho các bộ phận khác.
Lãnh đạo dự án là bộ phận quan trọng nhất, đóng vai trò chủ đạo trong toàn bộ quá trình thực hiện Họ có khả năng quản lý hiệu quả, phân bổ công việc hợp lý cho từng bộ phận và luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Mô hình quản lí dự án: (theo cấu trúc chức năng)
Nhóm quản lí dự án được phân bổ theo mô hình cấu trúc chức năng, chủ đầu tư khiêm quản lí dự án được phân quyền như sau:
Quản trị dự án Mr Lâm
Bộ phận Tài chính - Kế toán Ms Hoa
Bộ phận giám sát xây dựng Mr Kiên + Mr Trí
Bộ phận giám sát thiết kế nội - ngoại thất do Mr Anh và Ms Long phụ trách, với các chức năng được giao cho những chuyên gia có năng lực trong lĩnh vực tương ứng Nhà quản trị dự án được phân bổ thông qua hình thức dân chủ biểu quyết, đảm bảo sự đồng thuận từ nhóm đầu tư và quản lý dự án.
Bảng phân công công việc của ban điều hành dự án
STT Tên công việc Chú thích
1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư Có văn bản giấy tờ kèm theo.
2 Nghiên cứu và đóng góp ý kiến cho chủ đầu tư Phối hợp với các phòng linh hoạt
3 Thông tin lại cho chủ đầu tư
4 Họp toàn bộ các phòng và liên kế hoạch.
Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư
5 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích Lưu ý bám sát tư tưởng từ chủ đầu tư
Phân công công việc cụ thể cho từng phòng, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc.
Theo dõi tiến trình thực hiện của các phòng ban.
7 Ký kết hợp đồng với các bên hợp tác Có tham khảo ý kiến của các bộ phận
8 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế
9 Lập nhóm thẩm định thiết kế Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban.
10 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu.
11 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối Phải thông qua các phòng chức năng.
12 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các phòng.
Phối hợp chặt chẽ với phòng kiểm tra giám sát.
13 Giải quyết các vấn đề phát sinh Phải công tâm và minh bạch
Nhóm Tài chính - Kế toán
+ Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn.
+ Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính.
+ Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng công trình.
Trong quá trình thực hiện dự án, việc báo cáo các thay đổi về tài chính là rất quan trọng, nhằm cung cấp thông tin chính xác cho ban điều hành Đồng thời, cần đề xuất các giải pháp tài chính hợp lý để đảm bảo sự thành công của dự án.
+ Thanh toán và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư
Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ kế toán, bao gồm lập báo cáo tài chính và kế hoạch tài chính, đồng thời dự kiến các nguồn vốn tài trợ cho hoạt động công ty Cần cân đối sổ sách thu chi một cách trung thực và cẩn thận, yêu cầu kiến thức và kỹ năng chuyên môn vững vàng.
- Bảng phân công công việc của nhóm tài chính-kế toán
STT Tên công việc Chú thích
1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều hành dự án Có công văn đi kèm.
2 Phân tích thông tin Khách quan, trung thực
3 Tổng hợp thông tin Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ.
Báo cáo phải văn bản hóa.
4 Báo cáo cho ban điều hành.
5 Lập kế hoạch chi phí Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan.
6 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn Theo văn bản đã thống nhất.
7 Lập báo cáo định kỳ Vào cuối mỗi công việc
8 Lập báo cáo thanh quyết toán Vào cuối dự án
9 Thanh quyết toán số tiền còn lại khi kết thúc dự án.
BP GS Thiết kế nội - ngoại thất
Các thành viên trong phòng thiết kế làm việc cùng nhau để hình ảnh hóa các đối tượng trước khi tiến hành thi công Họ sử dụng kỹ năng chuyên môn của mình để đảm bảo rằng mọi chi tiết được thể hiện một cách chính xác và sáng tạo.
Phòng thiết kế gồm 31 nhân viên sẽ chuyển hóa các ý tưởng thành hình ảnh trực quan, giúp ban quản lý theo dõi hiệu quả dự án Ngoài ra, phòng thiết kế còn có nhiệm vụ tư vấn cho các nhà quản lý doanh nghiệp về các vấn đề thiết kế, đồng thời giám sát thi công và đảm bảo chất lượng vật liệu, tài sản công trình.
Bảng phân công công việc của phòng thiết kế
STT Tên công việc Chú thích
1 Đưa ra kiến nghị, đề xuất để thể hiện các ý tưởng thiết kế thành các hình ảnh trực quan
Chủ động và có trách nhiệm đưa ra những lời khuyên đúng đắn để tốt cho dự án nhất.
Phòng thiết kế sẽ phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để tính toán ngân sách và xác định phương án thực hiện dự án hiệu quả nhất, nhằm đảm bảo dự án đạt lợi nhuận tối ưu.
Truyền đạt thông tin dự án thiết kế một cách rõ ràng và đầy đủ là rất quan trọng Việc phản hồi thông tin cần diễn ra liên tục và chính xác để đảm bảo sự hiểu biết và hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan.
4 Nghiên cứu, cập nhật xu hướng thị xác trường
PS.GS Xây dựng
Hướng dẫn và kiểm tra quá trình thi công dự án, đồng thời đưa ra ý kiến để lựa chọn đơn vị thi công phù hợp Cung cấp tư vấn cho ban quản lý trong công tác xây dựng.
Bảng phân công công việc của nhóm phụ trách xây dựng
STT Tên công việc Chú thích
1 Đề xuất cải tiến chính sách, quy trình tiêu chuẩn và thủ tục trong công ty xây dựng
Chủ động và có trách nhiệm đưa ra những lời khuyên đúng đắn để tốt cho dự án nhất.
2 Xác định yêu cầu, mục tiêu với đơn vị thi công Rõ ràng và chi tiết.
Cập nhật kiến thức chuyên môn về sản phẩm xây dựng, bao gồm chi tiết cấu tạo, quy tắc, quy định và tiêu chuẩn chất lượng liên quan, là rất quan trọng để đảm bảo thi công đúng quy định và đạt chất lượng cao.
KIỂM SOÁT & KẾT THÚC DỰ ÁN
Kiểm soát, giám sát và đánh giá
Để đảm bảo dự án “Aloha Workshop” của nhóm đầu tư đạt mục tiêu và kế hoạch đề ra, ban QLDA cần thực hiện kiểm soát và đánh giá liên tục trong suốt 30 ngày thực hiện dự án Việc kiểm soát bao gồm việc nhận diện các vấn đề phát sinh, tìm kiếm giải pháp, duy trì thông tin liên lạc giữa các bộ phận liên quan và khuyến khích, động viên lực lượng lao động.
Nhìn chung, dự án “Aloha Workshop” có các vấn đề chính cần được kiểm soát:
Kiểm soát về yêu cầu và chất lượng
Việc kiểm soát và giám sát dự án bao gồm các bộ phận thực thi như Tài chính - Kế toán, BP.GS Xây dựng, và BP.GS Thiết kế nội - ngoại thất Trong khi đó, đánh giá dự án là trách nhiệm của nhà quản trị dự án, diễn ra định kỳ hoặc vào cuối kỳ, nhằm thực hiện đánh giá toàn diện với sự phối hợp của các bộ phận và chuyên gia bên ngoài.
Bảng điều hành kiểm soát dự án
Bộ phận Nhiệm vụ kiểm soát Quản trị dự án
- Tiến độ thực hiện công tác kế hoạch & thực tế
- Yêu cầu kỹ thuật giữa thực tế & đưa ra Đánh giá định kì, cuối kì cho cả dự án với các bộ phần liên quan:
- Khả năng bền vừng của dự án
- Tính hiệu quả hệ thống giám sát
- Những ảnh hưởng hiện tại và có thể xảy ra với dự án
BP.GS Thiết kế nội - ngoại thất
- Ngân sách dự trù & thực tế
- Các số liệu: BCWP, BCWS, ACWP,