PHẦN 5 : TỔ CHỨC QUẢN LÍ DỰ ÁN
5.1 Nhóm quản lý điều hành dự án
- Nhiệm vụ: Gắn kết các bộ phận khác của dự án và tổng hợp và xử lí các thơng tin, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác.
Là bộ phận quan trọng nhất và có vai trị chủ đạo trong tổng thể dự án. Có khả năng lãnh đạo, quản lý, biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý. Có tinh thần trách nhiệm trong cơng việc.
Mơ hình quản lí dự án: (theo cấu trúc chức năng)
28
Nhóm quản lí dự án được phân bổ theo mơ hình cấu trúc chức năng, chủ đầu tư khiêm quản lí dự án được phân quyền như sau:
Quản trị dự án Mr. Lâm Bộ phận Tài chính - Kế tốn Ms. Hoa
Bộ phận giám sát xây dựng Mr. Kiên + Mr. Trí Bộ phận giám sát thiết kế nội - ngoại thất Mr. Anh + Ms. Long Các chức năng được giao cho những người có khả năng chun mơn về lĩnh vực đó, nhà quản trị dự án được phân bổ bằng hình thức dân chủ biểu quyết, đồng thuần từ nhóm đầu tư, quản lí dự án.
Bảng phân công công việc của ban điều hành dự án
29
STT Tên cơng việc Chú thích
1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu
tư Có văn bản giấy tờ kèm theo. 2 Nghiên cứu và đóng góp ý kiến cho
chủ đầu tư Phối hợp với các phịng linh hoạt 3 Thơng tin lại cho chủ đầu tư
4 Họp tồn bộ các phịng và liên kế hoạch.
Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư
5 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích Lưu ý bám sát tư tưởng từ chủ đầu tư
6
Phân cơng cơng việc cụ thể cho từng phịng, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc.
Theo dõi tiến trình thực hiện của các phịng ban.
7 Ký kết hợp đồng với các bên hợp
tác Có tham khảo ý kiến của các bộ phận 8 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế
9 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban.
10 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu.
11 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thơng qua các phịng chức năng. 12 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến
độ làm việc của các phòng.
Phối hợp chặt chẽ với phòng kiểm tra giám sát.
13 Giải quyết các vấn đề phát sinh Phải công tâm và minh bạch
14 Họp tổng kết dự án Có mặt chủ đầu tư và đầy đủ phịng ban. 5.2. Nhóm Tài chính - Kế tốn
Nhiệm vụ:
+ Quản lí điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn.
30
+ Nghiên cứu thị trường giá cả để tính tốn các chi phí cho phù hợp với số vốn dự tính.
+ Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng cơng trình.
+ Báo cáo các thay đổi về tài chính xảy ra trong q trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành dự án.
+ Thanh tốn và lập báo cáo tài chính cho ban điều hành và chủ đầu tư
Yêu cầu:
Phụ trách các nghiệp vụ kế tốn, lập báo cáo tài chính, lập kế hoạch tài chính, dự kiến các nguồn vốn tài trợ cho hoạt động của công ty. Cân đối sổ sách thu chi, phải trung thực, cẩn thận, có kiến thức và kĩ năng chun mơn.
- Bảng phân cơng cơng việc của nhóm tài chính-kế tốn
STT Tên cơng việc Chú thích
1 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều hành
dự án. Có cơng văn đi kèm. 2 Phân tích thơng tin. Khách quan, trung thực
3 Tổng hợp thơng tin. Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ. Báo cáo phải văn bản hóa.
4 Báo cáo cho ban điều hành.
5 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban liên quan.
6 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản đã thống nhất. 7 Lập báo cáo định kỳ. Vào cuối mỗi cơng việc 8 Lập báo cáo thanh quyết tốn. Vào cuối dự án 9 Thanh quyết tốn số tiền cịn lại khi kết
thúc dự án.
Báo cáo trực tiếp cho quản trị dự án gồm các hóa đơn chứng từ liên quan. 5.3. BP. GS Thiết kế nội - ngoại thất
Nhiệm vụ
Các thành viên thuộc phịng thiết kế phối hợp cơng việc với nhau để hình ảnh hóa các đối tượng trước khi đưa vào thi cơng. Bằng các kỹ năng của mình,
31
phịng thiết kế sẽ triển khai các ý tưởng thành những hình ảnh trực quan và sinh động nhất giúp ban quản lý có thể kiểm sốt được hiệu quả của dự án. Ngồi ra phịng thiết kế có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho các nhà quản lý doanh nghiệp các vấn đề liên quan đến công tác thiết kế. Đồng thời, giám sát thi công và bảo bảo các vật liệu, tài sản cơng trình.
Bảng phân cơng cơng việc của phịng thiết kế
STT Tên cơng việc Chú thích
1
Đưa ra kiến nghị, đề xuất để thể hiện các ý tưởng thiết kế thành các hình ảnh trực quan
Chủ động và có trách nhiệm đưa ra những lời khuyên đúng đắn để tốt cho dự án nhất.
2 Điều hành, tổ chức việc thực hiện cơng tác thiết kế
phịng thiết kế sẽ phối hợp với các bộ phận có liên quan để tính tốn ngân sách và xác định phương án thực hiện dự án tốt nhất, đảm bảo dự án có lãi 3 Truyền đạt và cung cấp thông tin dự
án thiết kế rõ ràng, đầy đủ Việc phản hồi các thông tin cần được thực hiện một cách liên tục và chính xác
4 Nghiên cứu, cập nhật xu hướng thị trường
5.4. PS.GS Xây dựng
Nhiệm vụ
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện thi công dự án, góp ý chọn đơn vị thi cơng phù hợp với dự án. Tham mưu cho ban quản lý trong công việc xây dựng.
Bảng phân cơng cơng việc của nhóm phụ trách xây dựng
STT Tên cơng việc Chú thích
1 Đề xuất cải tiến chính sách, quy trình tiêu chuẩn và thủ tục trong cơng ty xây dựng
Chủ động và có trách nhiệm đưa ra những lời khuyên đúng đắn để tốt cho dự án nhất.
32 2 Xác định yêu cầu, mục tiêu với đơn vị thi
công Rõ ràng và chi tiết.
3
Cập nhật kiến thức chuyên môn về các sản phẩm xây dựng, chi tiết cấu tạo và các quy tắc, quy định và tiêu chuẩn chất lượng liên quan.
Đảm bảo đúng quy định và chất lượng thi công.
33
PHẦN 6: KIỂM SỐT & KẾT THÚC DỰ ÁN
6.1. Kiểm sốt, giám sát và đánh giá
Để dự án “Aloha Workshop” của nhóm đầu tư diễn ra một cách chính xác với mục tiêu và kế hoạch đề ra, ban QLDA cần phải có những kiểm sốt đánh giá trong suốt q trình dự án thực hiện (30 ngày). Kiểm sốt bao gồm nhìn thấy những vấn đề nảy sinh => tìm cách giải quyết, thông tin trao đổi giữa các bộ phận phụ trách liên quan, khuyến khích động viên lao động,...
Nhìn chung, dự án “Aloha Workshop” có các vấn đề chính cần được kiểm soát:
Kiểm soát về yêu cầu và chất lượng
Kiểm sốt thời gian
Kiểm sốt chi phí
Việc kiểm sốt dự án (project control) & giám sát dự án (project monitoring) sẽ các bộ phận thực thi cụ thể: Tài chính - Kế tốn; BP.GS Xây dựng; BP.GS Thiết kế nội - ngoại thất. Còn lại, việc đánh giá dự án (project Evaluation) sẽ là công việc của nhà quản trị dự án nhằm đánh giá định kì hay cuối kì => đánh giá tồn diện, khơng thường xuyên và có sự phối hợp của các bộ phận và chuyên gia bên ngoài.
Bảng điều hành kiểm soát dự án
Bộ phận Nhiệm vụ kiểm soát Quản trị dự án BP.GS Xây
dựng
- Tiến độ thực hiện công tác kế hoạch & thực tế - Yêu cầu kỹ thuật giữa thực tế & đưa ra
Đánh giá định kì, cuối kì cho cả dự án với các bộ phần liên quan: - Khả năng bền vừng của dự án - Tính hiệu quả hệ thống giám sát - Những ảnh hưởng hiện tại và có thể xảy ra với dự án BP.GS Thiết kế nội - ngoại thất Tài chính - Kế tốn - Chi phí - Ngân sách dự trù & thực tế - Các số liệu: BCWP, BCWS, ACWP,... 0 0
34 6.2. Kết thúc dự án
Kết thúc dự án thường được tiến hành bởi nhà quản trị dự án. Các vấn đề được quan tâm khi kết thúc dự án là:
Con người Truyền thông Thông tin Quyền lực Dự án cần: - Xác định và hoàn thành các kết quả tồn đọng - Kết thúc các hợp đồng với các bên liên quan - Thanh lý tài sản
- Đối chiếu kết quả kế hoạch với thực tế - Nghiệm thu
Sau khi hoàn thành dự án “Aloha Workshop”, quán sẽ được tiến hành đến việc khai trương và đi vào hoạt động. Nhóm chủ đầu tư cũng là nhóm chủ sở hữu dự án, tiếp tục cơng việc quản lí và duy trì hoạt động kinh doanh qn theo mục tiêu ban đầu (giới thiệu dự án) với mong muốn dự án sẽ mang lại nhiều lợi nhuận và hiệu quả cho nhóm đầu tư!