BÁO CÁO KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HÀNH TỐT 5S DOANH NGHIỆP: Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam

BỘ CÔNG THƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HÀNH TỐT 5S DOANH NGHIỆP: Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam MÃ SỐ: 28 THÁNG 12 NĂM 2018 MỤC LỤC TÓM TẮT GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP THỰC HÀNH 5S 3.1 THÔNG TIN CHUNG DOANH NGHIỆP 3.2 HIỆN TRẠNG TRƯỚC KHI THỰC HÀNH 5S HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN 10 4.1 TÓM TẮT 10 4.2 GIAI ĐOẠN 1: CHUẨN BỊ 12 4.3 GIAI ĐOẠN 2: KHỞI ĐỘNG 14 4.4 GIAI ĐOẠN 3: THỰC HIỆN 3S 16 4.5 GIAI ĐOẠN 4: ĐÁNH GIÁ 3S VÀ HƯỚNG DẪN 2S SAU 20 4.6 GIAI ĐOẠN 5: THỰC HIỆN 2S SAU 21 4.7 GIAI ĐOẠN 6: ĐÁNH GIÁ 5S VÀ LẬP HỒ SƠ CẤP CHỨNG NHẬN 23 KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM 25 PHỤ LỤC 27 6.1 PHỤ LỤC -PHIẾU ĐĂNG KÝ THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH 27 6.2 PHỤ LỤC -KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ 5S 28 DANH MỤC CÁC BẢNG BẢNG MỤC TIÊU CỦA CHƯƠNG TRÌNH 5S BẢNG CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI 5S 10 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ 13 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN KHỞI ĐỘNG 15 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 3S 17 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC KHI ĐÁNH GIÁ 3S, HƯỚNG DẪN 2S 21 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHO GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 2S 22 BẢNG TỔNG HỢP CÁC KHUYẾN NGHỊ VÀ HOẠT ĐỘNG SAU KHI ĐÁNH GIÁ 5S 24 TÓM TẮT Báo cáo kết triển khai thực hành tốt 5S tổng hợp hoạt động kết triển khai thực hành 5S từ tháng 7/2018 đến tháng 12/2018 Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam khn khổ chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S Bộ Công Thương Công ty Cổ phần Tư vấn EPRO Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam sản xuất sữa sản phẩm từ sữa Hoạt động hướng dẫn thực hành tốt 5S triển khai khu vực kho, khu vực sản xuất khu vực văn phịng cơng ty Trong q trình triển khai áp dụng, doanh nghiệp chủ động tiếp tục hướng dẫn, mở rộng phạm vi áp dụng khu vực nhà ăn, khu vực vệ sinh, khu vực phòng bảo vệ khuôn viên công ty Kết triển khai thực hành tốt 5S mang lại cho doanh nghiệp lợi ích sau: 100% cán cơng nhân viên Công ty tham gia đào tạo 5S, 100% phận có tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá 5S; Giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ giấy tờ, thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu sử dụng phòng ban khối văn phòng 30s  Về quản lý trực quan: Công ty tiến hành kẻ vẽ lối lại cho người bộ, lối cho xe nâng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng, kẻ vẽ định vị đồ dùng, dụng cụ dễ di chuyển xe đẩy, cân, quạt…Bổ sung tem nhãn định danh cho tất đồ dùng, vật dụng, giá kệ, gáy file tài liệu Cơng ty bố trí hiệu, poster bảng tin 5S nhằm truyền thông hoạt động 5S nội Công ty  Về tác phong, nề nếp: Các tổ trưởng 5S phòng ban, phận tiến hành đánh giá nội hàng ngày theo biểu có Các biểu đánh giá treo bảng tin tổ Với tiêu chí khơng đạt, tổ trưởng có trách nhiệm nhắc nhở cá nhân liên quan khơng để tiêu chí khơng đạt ngày liên tiếp Ban 5S phân công lịch đánh giá chéo, tuần có tổ trưởng 5S đánh giá 5S tất tổ Kết tổng kết theo tháng  Về quản lý sản xuất: 100% cán công nhân viên công ty tham gia đào tạo 5S Trong 70% Tư vấn đào tạo, 30% cịn lại ban 5S đào tạo Trong khuôn khổ triển khai chương trình, Cơng ty ban hành Quyết định thành lập ban 5S, quy chế hoạt động ban 5S có nội dung thưởng phạt 5S Theo đó, hoạt động khen thưởng tập trung vào khen thưởng ý tưởng cải tiến CBCNV, phạt, công ty phạt lao động cơng ích thay phạt tiền  Các hiệu khác: Sau tiến hành thực 5S khối văn phòng, ghi nhận việc tìm kiếm giấy tờ tài liệu sử dụng năm vài năm gần cho thấy thời gian CBCNV phịng ban tìm kiếm giấy tờ không 30s Đây số ấn tượng trước thực 5S, nhiều phòng ban khơng tham gia kiểm tra “tìm buổi khơng thấy tài liệu” Ngồi hỗ trợ thường xun tư vấn, Cơng ty có nỗ lực sau:  Đầu tư 25 triệu đồng cho hạng mục khen thưởng cá nhân có ý tưởng cải tiến tốt, đóng góp ý kiến tích cực buổi phát động 5S; Mua công cụ dụng cụ thực 5S biển mica, tủ đựng đồ dùng, gáy file tài liệu, tem nhãn 5S…  Quá trình triển khai chương trình cơng ty có tham gia trực tiếp từ Phó Tổng giám đốc Cơng ty làm trưởng ban 5S  Thành lập Ban 5S gồm 12 thành viên gồm Phó tổng giám đốc Cơng ty làm trưởng ban 5S, thành viên lại trưởng phận, phòng ban Văn phòng nhà máy, tổ chức hành chính, kế tốn, điện, đảm bảo chất lượng, nghiên cứu phát triển, dịch vụ khách hàng, kiểm soát hệ thống, kiểm soát sản xuất  Đánh giá trạng để có kế hoạch triển khai phù hợp: Là công ty thực phẩm, Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam trọng vào S3 – Sạch thực 5S vài năm trước Tuy nhiên, điểm yếu Công ty trì 5S biến 5S thành văn hóa công ty Trong phiếu đăng ký tham dự Chương trình, Cơng ty ghi rõ mong muốn “Các phận gọn gàng hơn, hơn, dễ tìm tài liệu hồ sơ hơn; Nhân viên có ý thức kỷ luật tự hào nơi làm việc mình” Trong trình thực hiện, Tư vấn ban 5S thống trọng vào đào tạo nâng cao nhận thức người lao động, cải thiện 5S tất khu vực, đặc biệt phòng ban khối văn phòng Đây học cần chia sẻ nhân rộng với doanh nghiệp khác GIỚI THIỆU VỀ CHƯƠNG TRÌNH Trong khuôn khổ hoạt động triển khai thực Dự án "Nâng cao Năng suất Chất lượng sản phẩm hàng hóa ngành cơng nghiệp Thủ tướng Chính phủ phê duyệt định số 604/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2012, năm 2017-2018, Bộ Công Thương giao Công ty Cổ phần Tư vấn EPRO thực nhiệm vụ "Đào tạo, hướng dẫn triển khai thực hành tốt 5S cho doanh nghiệp sản xuất công nghiệp" Chương trình tập trung hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp ngành dệt may, da giầy, khí, nhựa, hóa chất, lượng, thép, chế biến gỗ, chế biến thực phẩm, khai thác chế biến khống sản tồn quốc với mục tiêu thúc đẩy hoạt động quản lý trực quan doanh nghiệp, qua nhân rộng mơ hình thực hành tốt 5S cho doanh nghiệp khác Chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S hướng đến mục tiêu sau: Bảng Mục tiêu chương trình 5S TT Nguyên tắc 5S Nội dung S1 Sàng lọc Loại bỏ vật dụng không cần thiết S2 Sắp xếp Sắp xếp vật dụng cách trật tự, gọn gàng, tuân theo nguyên tắc xếp đảm bảo dễ thấy, dễ lấy S3 Sạch Vệ sinh hàng ngày, giữ khu vực làm việc sẽ, thu dọn chất thải phát sinh sau ca làm việc S4 Săn sóc Duy trì thực 3S cách: Tiêu chuẩn hóa, tổ chức đánh giá thực định kỳ, đột xuất 5S S5 Sẵn sàng Thiết lập chế độ tuyên dương, khen thưởng, đào tạo, tuyên truyền phát động phong trào cải tiến nhằm tạo thói quen, ý thức thực 5S nơi, lúc Triển khai hoạt động thực hành tốt 5S doanh nghiệp đòi hỏi nỗ lực tư vấn doanh nghiệp Trong q trình hướng dẫn, có doanh nghiệp khơng thể đồng hành với chương trình khơng bố trí thời gian, nguồn lực đầu tư cam kết ban đầu Đến tháng 12 năm 2018, Công ty CP Tư vấn EPRO hỗ trợ 36 doanh nghiệp đạt chứng Bộ Cơng Thương có hoạt động phối hợp triển khai cam kết qua đạt kết đáng khích lệ Hoạt động hướng dẫn triển khai 5S thực doanh nghiệp bao gồm giai đoạn với mục tiêu sau - Giai đoạn 1: Chuẩn bị Giai đoạn tư vấn doanh nghiệp thống mục tiêu chi tiết, cách thức tổ chức triển khai trách nhiệm bên thông báo cho phòng ban liên quan Tùy cách thức quản lý doanh nghiệp, ban 5S thành lập giai đoạn giai đoạn - Giai đoạn 2: Khởi động Giai đoạn tư vấn tổ chức tập huấn 5S cho đối tượng tham gia chương trình theo nhu cầu doanh nghiệp, hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp phát động phong trào 5S doanh nghiệp thực mẫu khu vực Một số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho Ban 5S, số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho khu vực mẫu để tiếp tục đào tạo số doanh nghiệp yêu cầu đào tạo cho tồn cán cơng nhân viên Trong giai đoạn này, Tư vấn hướng dẫn ban hành quy chế 5S, quy chế khen thưởng 5S tạo tiền đề sách cho triển khai hoạt động 5S - Giai đoạn 3: Thực 3S Giai đoạn tư vấn hướng dẫn Ban 5S, cán công nhân viên triển khai 3S khu vực mục tiêu lựa chọn, cung cấp tài liệu, hướng dẫn, tư vấn ghi nhận kết 3S ban đầu Giai đoạn tư vấn bắt đầu hướng dẫn ban 5S lồng ghép số chế theo dõi (có thể hình ảnh…), khuyến khích lập kênh thơng tin nội trao đổi vấn đề hàng ngày quản lý trực quan để làm tiền đề cho hoạt động trì giai đoạn - Giai đoạn 4: Đánh giá 3S hướng dẫn 2S sau Giai đoạn tư vấn đóng vai trị đánh giá độc lập để hướng dẫn khu vực triển khai tiếp tục cải tiến 5S, đồng thời hướng dẫn thiết lập hệ thống đánh giá nội thông qua biểu mẫu đánh giá, từ hướng dẫn chế trì 5S doanh nghiệp - Giai đoạn 5: Thực 2S sau Giai đoạn tư vấn hướng dẫn ban 5S thử nghiệm đánh giá 5S tổ thực 5S Với nhiều doanh nghiệp, tư vấn trực tiếp tham gia nhóm thảo luận triển khai 5S để có tiếng nói trung lập hướng dẫn hỗ trợ ban 5S tiếp tục trì sau kết thúc chương trình Trong trình đánh giá, tiêu chí đánh giá chưa phù hợp chưa đảm bảo tính cơng điều chỉnh - Giai đoạn 6: Thực đánh giá 5S lập hồ sơ cấp chứng nhận Giai đoạn tư vấn theo dõi kết thực thông qua kênh trao đổi nội bộ, làm việc trực tiếp với ban 5S đánh giá lại trường để xác định mức độ đạt động lực trì doanh nghiệp Thang điểm đánh giá cấp chứng nhận chia sẻ với doanh nghiệp để phấn đấu thực Tại số doanh nghiệp, sau đánh giá nhiều điểm cần cải tiến, tư vấn tiếp tục hướng dẫn, hỗ trợ để đạt kết quản lý trực quan bền vững nhất, đặc biệt trì hệ thống thực 5S, trước đề xuất Bộ Công Thương cấp chứng GIỚI THIỆU VỀ DOANH NGHIỆP THỰC HÀNH 5S Chương tóm tắt thơng tin doanh nghiệp, trạng trước tham gia triển khai thực hành 5S 3.1 Thông tin chung doanh nghiệp  Tên: Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam  Địa văn phòng: Khu CN Nam Phổ Yên, xã Thuận Thành, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên  Số nhà máy sản xuất: nhà máy Thái Nguyên  Địa nhà máy áp dụng: Khu CN Nam Phổ Yên, xã Thuận Thành, thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên  Sở hữu: Tư nhân  Số lượng cán công nhân viên: 359  Thời gian làm việc: 305 ngày/năm, giờ/ngày  Sản phẩm: Sữa sản phẩm từ sữa  Sản lượng: 2.575.032 thùng năm 2018  Tên phân xưởng, khu vực chính: khu vực văn phòng, khu vực chế biến sữa chua ăn, chế biến sữa nước, khu vực bao gói, khu vực kho nguyên liệu, kho thành phẩm, khu vực phụ trợ, khu vực nhà ăn, nhà bảo vệ  Thị trường: Trong nước xuất đến Trung Quốc  Hệ thống quản lý áp dụng: ISO 22000-2005 3.2 Hiện trạng trước thực hành 5S Công ty Cổ phần Elovi Việt Nam biết đến chương trình hướng dẫn thực hành 5S Bộ Công Thương thông qua mạng lưới tư vấn đăng ký tham gia chương trình vào tháng 5/2018 (xem phiếu đăng ký chương trình phụ lục 1) Đây doanh nghiệp triển khai thực hành 5S Sau tiếp nhận phiếu đăng ký, đoàn tư vấn vấn qua điện thoại xác nhận nhu cầu, mục tiêu đến làm việc, trao đổi khảo sát, đánh giá trạng tiềm triển khai 5S doanh nghiệp đưa kết đánh sau:  S1-S2-S3: có tiềm hướng dẫn, triển khai thực khu vực sản xuất sữa chua ăn, chế biến chiết rót sữa nước, bao gói, khu vực điện, kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm, kho linh kiện vật tư khu vực phòng ban khối văn phịng  S4-S5: Cơng ty có tiềm hướng dẫn, triển khai thiết lập tiêu chuẩn đánh giá 5S, đánh giá 5S, tuyên truyền đào tạo 5S, phát động phong trào cải tiến  Điểm mạnh Công ty cam kết cao lãnh đạo việc bố trí nguồn lực tài nhân việc thực thành công chương trình Căn nguồn lực, thời gian mức độ ưu tiên doanh nghiêp, chương trình hướng dẫn thực hành tốt 5S doanh nghiệp thống tập trung vào mục tiêu thời gian sau:  Mục tiêu chung: Triển khai thành cơng chương trình thực hành tốt 5S đạt chứng nhận Bộ Công Thương  Mục tiêu cụ thể: - 100% cán Công nhân viên Công ty tham gia đào tạo 5S - 100% phận có tiêu chuẩn, tiêu chí đánh giá 5S - Giảm thời gian tìm kiếm hồ sơ giấy tờ, công cụ dụng cụ, vật tư linh kiện  Phạm vi thực hiện: Tồn Cơng ty KCN Nam Phổ Yên, xã Thuận Thành thị xã Phổ Yên, tỉnh Thái Nguyên  Thời gian thực từ tháng 7/2018 đến tháng 12/2018 HOẠT ĐỘNG TRIỂN KHAI VÀ KẾT QUẢ THỰC HIỆN Chương mô tả hoạt động triển khai kết thu trình triển khai 5S học kinh nghiệm doanh nghiệp 4.1 Tóm tắt Thời gian nội dung triển khai cụ thể doanh nghiệp sau: Bảng Các bước triển khai 5S Giai đoạn Mục tiêu/ nội dung Khảo sát tiềm thực 4/7/2018 5S nhà máy Tồn Cơng ty Thống mục tiêu, kế 4-11/7/2018 hoạch triển khai Ban lãnh đạo, đầu mối 5S (sau thư ký 5S) Hướng dẫn thành lập ban 5S Lãnh đạo, đầu mối 5S Thời gian 10/7-20/7/2018 Phạm vi/Đối tượng Lập danh sách học viên tham 18/7/2018 gia đào tạo 5S Đầu mối 5S Đào tạo 5S, hướng dẫn bước triển khai chương trình 5S cho lãnh đạo ban 5S 20/7/2018 Lãnh đạo, ban 5S Đào tạo 5S cho cán công nhân viên 20-21/7/2018 70% cán công nhân viên Hướng dẫn chuẩn bị cho ngày phát động phong trào 5S 21/7/201816/8/2018 Lãnh đạo, ban 5S Doanh nghiệp đào tạo nội 21/7-10/8/2018 30% cán cơng nhân viên cịn lại Tổ chức phát động phong trào 5S Tồn cơng ty 17/8/2018 10 4.3 Giai đoạn 2: Khởi động Giai đoạn tư vấn doanh nghiệp gặp mặt, trao đổi thực hoạt động: - Đào tạo hướng dẫn bước triển khai chương trình 5S cho lãnh đạo ban 5S - Đào tạo 5S cho cán công nhân viên - Hướng dẫn chuẩn bị cho ngày phát động phong trào 5S - Doanh nghiệp đào tạo nội - Tổ chức phát động phong trào 5S Thời gian: Giai đoạn thực tuần, từ ngày 20/7/2018 đến 18/8/2018 Dưới hoạt động giai đoạn này: - Hoạt động 1: Đào tạo hướng dẫn bước triển khai chương trình 5S cho lãnh đạo ban 5S ngày 20/7/2018 Tư vấn đào tạo cho lớp lãnh đạo ban 5S với tham gia khoảng 15 người, tổng thời gian đào tạo 4h Nội dung đào tạo gồm phần: Lý thuyết tập - Hoạt động 2: Đào tạo 5S cho cán công nhân viên từ 20/7/2018 đến 21/7/2018 Tư vấn tiến hành đào tạo 5S cho lớp cán công nhân viên với khoảng 120 học viên tham dự, lớp kéo dài 80 phút Nội dung đào tạo gồm phần: Lý thuyết tập - Hoạt động 3: Hướng dẫn chuẩn bị cho ngày phát động phong trào 5S từ 21/7/2018 đến 16/8/2018 Một số nội dung hướng dẫn hoạt động gồm: Ban hành quy chế làm việc quy chế khen thưởng 5S; Bố trí hiệu, poster, bảng tin 5S; Đề xuất chuẩn bị công cụ dụng cụ phục vụ thực làm 3S ngày phát động; Chụp số hình ảnh trước thực 5S dán lên bảng tin; Thiết kế chương trình ngày phát động - Hoạt động 4: Doanh nghiệp đào tạo nội khoảng thời gian từ 21/7/2018 đến 10/8/2018 Thư ký 5S lập danh sách tiến hành đào tạo cho cán cơng nhân viên cịn lại - Hoạt động 5: Tổ chức phát động phong trào 5S vào ngày 17/8/2018 Công ty tổ chức lễ phát động phong trào 5S với có mặt Phó Tổng giám đốc, Ban 5S cán công nhân viên công ty Buổi lễ diễn vịng 1h30 phút, sau cán công nhân viên khu vực phụ trách tiến hành thực Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch ban đầu 14 Một số hình ảnh phát động phong trào 5S: Ơng Cao Văn Kiên, Phó Tổng giám đốc Công ty phát biểu lễ phát động Tổ chức trò chơi 5S So với kế hoạch ban đầu, hoạt động thực giai đoạn kế hoạch, khơng ảnh hưởng đến hoạt động Kết đạt được: 100% lãnh đạo, ban 5S, cán công nhân viên công ty tham gia đào tạo 5S Công ty tổ chức thành công buổi lễ phát động 5S, làm tiền đề để tạo phong trào 5S công ty Bảng tóm tắt số kết quan trọng giai đoạn Bảng Tổng hợp kết đạt cho giai đoạn khởi động TT Trước 5S Sau 5S Một số cán công nhân viên đào tạo 5S 100% cán công nhân viên đào tạo 5S Lãnh đạo ban 5S biết cách triển khai chương trình 5S Chưa có hiệu 5S Mỗi tổ có hiệu 5S Chưa phát động phong trào 5S Tổ chức thành công ngày phát động phong trào 5S Chưa có chế sách cụ thể 5S Ban hành quy chế làm việc quy chế thưởng ban 5S 15 Ghi Bài học kinh nghiệm: Công ty ban hành quy chế làm việc quy chế thưởng Ban 5S nhằm quy định rõ phương pháp thời gian đánh giá 5S, hình thức mức độ thưởng phạt 5S Văn thức sở sách cho xây dựng phát triển phong trào 5S Việc tổ chức lễ phát động cho thấy nghiêm túc, tâm Công ty việc thực chương trình Trong buổi lễ phát động, cá nhân có câu trả lời phần chơi trò chơi công ty tuyên dương khen thưởng kịp thời 4.4 Giai đoạn 3: Thực 3S Giai đoạn tư vấn doanh nghiệp gặp mặt, trao đổi thực hoạt động: - Tư vấn trực tiếp thực 3S - Cán công nhân viên tiến hành thực 3S - Tư vấn hướng dẫn ghi nhận kết ban đầu qua kênh thông tin nội Việc thực 3S thực khu vực sau: khu vực sản xuất, khu vực kho, khu vực văn phòng Thời gian: Giai đoạn thực khoảng tuần, từ 17/8/2018 đến 27/9/2018 Dưới hoạt động giai đoạn này: - Hoạt động 1: Hướng dẫn thực 3S từ 17/8/2018 đến 27/9/2018 Sau buổi phát động, tư vấn đại diện ban 5S trực tiếp thăm quan, tư vấn thực 3S sàng lọc đồ dùng vật dụng hỏng khơng cịn sử dụng, xếp đồ dùng lên giá kệ chuẩn bị, làm nhà xưởng chụp hình ảnh trước 5S khu vực triển khai Trong trình thực 3S, Tư vấn tiếp tục hỗ trợ từ xa thông qua Thư ký 5S - Hoạt động 2: Tiến hành thực 3S từ 17/8/2018 đến 27/9/2018 Cán công nhân viên thực 3S khu vực phụ trách hỗ trợ trực tiếp từ ban 5S hỗ trợ từ xa Tư vấn - Hoạt động 3: Hướng dẫn ghi nhận kết 3S ban đầu qua kênh thông tin nội ngày 18/8/2018 Cơng ty thiết lập nhóm 5S gồm thành viên Ban 5S mạng xã hội zalo để chia sẻ thông tin liên quan đến 5S 16 Một số hình ảnh thực 3S: So với kế hoạch ban đầu, hoạt động thực giai đoạn kế hoạch, khơng ảnh hưởng đến hoạt động Kết đạt được: Thực bước hoàn thiện 3S, có số hình ảnh trước – sau 5S bước đầu Bảng tóm tắt số kết quan trọng giai đoạn Bảng Tổng hợp kết đạt cho giai đoạn thực 3S Khu vực Trước 5S Sau 5S Phòng điều hành sản xuất Dây điện chưa bó gọn gàng, khó vệ sinh Dây điện bó gọn gàng, đảm bảo an tồn dễ vệ sinh Phịng QA Chưa sàng lọc loại bỏ loại giấy tờ, tài liệu khơng cịn sử dụng Đã sàng lọc tài liệu giấy tờ khơng cịn sử dụng, xếp tài liệu sử dụng gọn gàng 17 Phòng bán hàng Dây điện vắt ngang lối phòng Bố trí hộp kỹ thuật, đảm bảo dây điện gọn gàng, dễ vệ sinh Phịng bảo trì Chưa sàng lọc loại vật tư Đã sàng lọc, xếp vào khay Phịng đệm Chưa có tem nhãn loại vật tư Đã có tem nhãn định danh chỗ để loại vật tư 18 Kho linh Chưa sàng lọc, loại bỏ loại kiên vật vật tư khơng cịn sử dụng tư Đã sàng lọc, loại bỏ loại vật tư khơng cịn sử dụng Bài học kinh nghiệm: Q trình thực giai đoạn nhanh hiệu việc thưc 3S không yêu cầu phải đầu tư nhiều, lãnh đạo phê duyệt đầu tư nhanh, thành viên ban 5S tích cực thực hỗ trợ thành viên tổ quản lý Do đó, sau ngày phát động, CBCNV Cơng ty, đặc biệt khối văn phịng có đầy đủ điều kiện để bắt đầu thực 5S 19 4.5 Giai đoạn 4: Đánh giá 3S hướng dẫn 2S sau Giai đoạn tư vấn doanh nghiệp gặp mặt, trao đổi thực hoạt động: - Đánh giá 3S - Hướng dẫn thiết lập biểu đánh giá 5S - Hướng dẫn đánh giá Thời gian: Giai đoạn thực tuần, từ 18/8/2018 đến 28/9/2018 Dưới hoạt động giai đoạn này: - Hoạt động 1: Đánh giá 3S từ 1/9 đến 27/9/2018 Trong trình thực 3S, ban 5S tiến hành thăm quan ghi nhận kết thực 3S bước đầu, điểm chưa phù hợp để tiếp tục cải tiến - Hoạt động 2: Thiết lập biểu đánh giá 5S sơ cho khu vực thực 18/8/2018 Tư vấn Thư ký 5S trao đổi để thiết lập biểu đánh giá với tiêu chí phù hợp, thiết lập mục tiêu ban đầu tổ đạt 80% số điểm - Hoạt động 3: Hướng dẫn đánh giá tiến hành đánh giá ngày 28/9/2018 Sau có biểu đánh giá thức, tư vấn đại diện ban 5S tiến hành đánh giá tất phận triển khai Dựa vào kết đánh giá, Tư vấn Thư ký 5S tiếp tục chỉnh sửa biểu để phù hợp với khu vực triển khai đảm bảo tính cơng tổ Kết đánh giá cho thấy có văn phịng kiểm sốt hệ thống đạt u cầu 5S có số điểm đánh giá 88%, tổ lại có điểm 80% So với kế hoạch ban đầu, hoạt động thực giai đoạn kế hoạch, nhiên kết đánh giá 3S chưa tốt phía Cơng ty cần thời gian để cải tiến vị trí chưa phù hợp hoàn thiện xây dựng nhà xưởng Thời gian đánh giá cuối Tư vấn phải lùi đến tháng 12 Kết đạt được: Biểu đánh giá 5S cuối Một số hình ảnh chưa phù hợp 5S để tiếp tục khắc phục thời gian tới Bảng tóm tắt số kết quan trọng giai đoạn 20 Bảng Tổng hợp kết đạt đánh giá 3S, hướng dẫn 2S KHUYẾN NGHỊ SAU KHI ĐÁNH GIÁ Khu vực Khuyến nghị tư vấn Thực doanh nghiệp Đã thực mã hóa phân lơ kho thành phẩm, nhiên cần kẻ vẽ phân biệt lơ rõ ràng Kho thành Mã hóa phân lơ kho phẩm, kho ngun liệu Bao gói Tiêu chuẩn hóa vị trí để vật tư, dụng cụ, thành phẩm Đã thực Khối văn phịng Bố trí tủ giày dép Đã bố trí phịng ban tủ giày dép Chế biến sữa chua, sữa nước Tiêu chuẩn hóa vị trí để đồ dùng dễ di chuyển Đang thưc Nhà Kẻ vẽ layout lại lối lại xưởng sau cải tạo Đã thực Bài học kinh nghiệm: Quá trình thực giai đoạn diễn chưa nhanh chóng hiệu Cơng ty giai đoạn xây dựng, cải tạo nhà xưởng Công ty tiếp tục cải tiến vị trí chưa phù hợp tiến hành đánh giá 5S song song 4.6 Giai đoạn 5: Thực 2S sau Giai đoạn tư vấn doanh nghiệp trao đổi thực hoạt động: - Tiến hành đánh giá 5S - Hướng dẫn tiêu chuẩn hóa Thời gian: Giai đoạn thực tuần, từ 28/9/2018 đến 1/12/2018 Dưới hoạt động giai đoạn này: - Hoạt động 1: Tiến hành đánh giá 5S từ 1/10/2018 đến 1/12/2018 Ban 5S nhà máy tiến hành đánh giá chéo hai tuần/lần, tổ trưởng 5S đánh giá nội tổ hàng ngày Tư vấn kiểm tra kết đánh giá đối chiếu kết đánh giá Tư vấn ngày 7/12/2018 để xác minh tính 21 đắn đánh ghi nhận nỗ lực cải tiến điểm chưa phù hợp tổ 5S - Hoạt động 2: Hướng dẫn tiêu chuẩn hóa Tư vấn trực tiếp hướng dẫn ban 5S số nội dung tiêu chuẩn hóa 5S, cách thức trì 5S kế hoạch đào tạo, khen thưởng, phát động phong trào cải tiến vào ngày 28/9/2018 So với kế hoạch ban đầu, hoạt động thực giai đoạn chậm kế hoạch, đánh giá cuối Tư vấn phải dời đến tháng 12 Kết đạt được: Có biểu đánh giá cuối Tiêu chuẩn hóa 3S, tiêu chuẩn hóa hoạt động tuyên truyền, đánh giá Có kết đánh giá ban đầu Ban 5S tổ trưởng 5S Bảng tóm tắt số kết quan trọng giai đoạn Bảng Tổng hợp kết đạt cho giai đoạn thực 2S TT Trước 5S Sau 5S Chưa có biểu đánh giá 5S cuối Có biểu đánh giá thức Chưa đánh giá 5S Đã bắt đầu tiến hành đánh giá 5S có kết đánh giá ban đầu Chưa có tiêu chuẩn hóa 5S Đã tiến hành tiêu chuẩn hóa vị trí đồ dùng, vật dụng nhà xưởng Tiêu chuẩn hóa hoạt động đánh giá, đào tạo, tuyên truyền Bài học kinh nghiệm: Giai đoạn thực chậm tiến độ Công ty tiến hành xây dựng nhà xưởng khu vực sản xuất, khu vực phịng QA R&D, khu vực chưa đạt tiêu chí 5S chưa đánh giá 5S Thời gian đánh giá cuối Tư vấn phải lùi lại để Cơng ty hoàn thành việc xây dựng hoàn thiện 5S khu vực 22 4.7 Giai đoạn 6: Đánh giá 5S lập hồ sơ cấp chứng nhận Giai đoạn tư vấn doanh nghiệp gặp mặt, trao đổi thực hoạt động: - Tư vấn trực tiếp đánh giá 5S - Tổng kết kết đánh giá Doanh nghiệp hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận cho khu vực đạt 5S - Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ - Tư vấn kiểm tra hồ sơ - Đệ trình hồ sơ đề nghị Bộ Cơng Thương cấp chứng nhận Thời gian: Giai đoạn thực tuần, từ 7/12/2018 đến 15/12/2018 Dưới hoạt động giai đoạn này: - Hoạt động 1: Tư vấn trực tiếp đánh giá 5S vào ngày 7/12/2018 Tư vấn ban 5S, tổ trưởng 5S tiến hành đánh giá 5S phận, xác nhận điểm hoàn thành tốt điểm cần cải tiến - Hoạt động 2: Tổng kết kết đánh giá hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị cấp chứng nhận cho khu vực đạt 5S vào 7/12/2018 Sau đánh giá trường, Tư vấn, Ban 5S họp tổng kết kết đánh giá Sau buổi đánh giá, tất tổ gồm Khối văn phịng, kho, sữa chua ăn, chiết rót sữa nước, chế biến, bao gói, phụ trợ đạt 5S Sau buổi họp, tư vấn làm việc với Thư ký 5S để hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ đề nghị Bộ Cơng Thương cấp chứng nhận hồn thành chương trình 5S - Hoạt động 3: Doanh nghiệp hồn thiện hồ sơ gồm biên nghiệm thu lý hợp đồng, công văn đề nghị cấp chứng nhận 5S, hồ sơ tài chứng minh chi trả 25 triệu đồng cho hoạt động 5S từ 7/12/2018 đến 10/12/2018 Ngồi ra, doanh nghiệp bổ sung hình ảnh trước – sau 5S văn liên quan trình triển khai Chương trình gửi lại Tư vấn - Hoạt động 4: Tư vấn kiểm tra hồ sơ vào 10-12/12/2018 xác nhận hồ sơ đạt yêu cầu - Hoạt động 5: Tư vấn đệ trình hồ sơ đề nghị Bộ Cơng Thương cấp chứng nhận hồn thành chương trình 5S cho doanh nghiệp vào ngày 15/12/2018 So với kế hoạch ban đầu, hoạt động thực giai đoạn chậm kế hoạch phía Cơng ty hồn thiện cải tạo nhà xưởng 23 Kết đạt được: Kết đánh giá 5S, hồ sơ nghiệm thu đề nghị Bộ Công Thương cấp chứng nhận 5S Bảng tóm tắt số kết quan trọng giai đoạn Bảng Tổng hợp khuyến nghị hoạt động sau đánh giá 5S Khu vực Khuyến nghị Hoạt động doanh nghiệp sau đánh giá Tồn cơng ty Tiếp tục trì đánh giá nội theo biểu thống vòng tháng Sau kết đánh giá vào ổn định, doanh nghiệp nâng mức độ khó biểu Đã thực đánh giá nội tháng 10, 11, 12 theo biểu đánh giá Tư vấn Ban 5S cơng ty xây dựng Tồn cơng ty Có kế hoạch đào tạo cơng nhân mới, tái đào tạo công nhân cũ năm 2019 Sẽ tiến hành thiết lập kế hoạch đào tạo Công ty cấp chứng số 5S/2018/DN-28 ngày 20/12/2018 Bộ Công Thương thực hành tốt 5S doanh nghiệp Bài học kinh nghiệm Qua trường hợp Công ty Elovi, Cơng ty hồn thành Chương trình 5S tốt thời gian ngắn thời gian xây dựng diễn trước sau triển khai Chương trình 24 KẾT LUẬN VÀ BÀI HỌC KINH NGHIỆM Họat động hướng dẫn thực hành tốt 5S thực thời gian từ tháng 7/2018 đến tháng 12/2018 Nhóm tư vấn tiến hành hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp thực công tác chuẩn bị, khởi động, triển khai 3S, kiểm tra, đánh giá kết quả, triển khai 2S đánh giá kết tồn chương trình 5S Doanh nghiệp cam kết có nỗ lực cao việc bố trí thời gian, nguồn lực nhân tài tham gia chương trình Kết đánh giá cho thấy việc thực hành tốt 5S mang lại nhận thức hiệu quản lý trực quan cho doanh nghiệp Cụ thể là:  Về quản lý trực quan: Công ty tiến hành kẻ vẽ lối lại cho người bộ, lối cho xe nâng có dấu hiệu nhận biết rõ ràng, kẻ vẽ định vị đồ dùng, dụng cụ dễ di chuyển xe đẩy, cân, quạt…Bổ sung tem nhãn định danh cho tất đồ dùng, vật dụng, giá kệ, gáy file tài liệu Cơng ty bố trí hiệu, poster bảng tin 5S nhằm truyền thông hoạt động 5S nội Công ty  Về tác phong, nề nếp: Các tổ trưởng 5S phòng ban, phận tiến hành đánh giá nội hàng ngày theo biểu có Các biểu đánh giá treo bảng tin tổ Với tiêu chí khơng đạt, tổ trưởng có trách nhiệm nhắc nhở cá nhân liên quan không để tiêu chí khơng đạt q ngày liên tiếp Ban 5S phân công lịch đánh giá chéo, tuần có tổ trưởng 5S đánh giá 5S tất tổ Kết tổng kết theo tháng  Về quản lý sản xuất: 100% cán công nhân viên công ty tham gia đào tạo 5S Trong 70% Tư vấn đào tạo, 30% lại ban 5S đào tạo Trong khn khổ triển khai chương trình, Cơng ty ban hành Quyết định thành lập ban 5S, quy chế hoạt động ban 5S có nội dung thưởng phạt 5S Theo đó, hoạt động khen thưởng tập trung vào khen thưởng ý tưởng cải tiến CBCNV, phạt, công ty phạt lao động công ích thay phạt tiền  Các hiệu khác: Sau tiến hành thực 5S khối văn phịng, ghi nhận việc tìm kiếm giấy tờ tài liệu sử dụng năm vài năm gần cho thấy thời gian CBCNV phòng ban tìm kiếm giấy tờ khơng q 30s Đây số ấn tượng trước thực 5S, nhiều phịng ban khơng tham gia kiểm tra “tìm buổi khơng thấy tài liệu” 25 Q trình thực gặp khó khăn định thời gian, nguồn lực hạn chế hai bên khắc phục kịp thời để phối hợp đạt kết tốt Dưới số kết luận:  Phạm vi áp dụng phù hợp nhất: Các khu vực triển khai 5S có hiệu tiềm ngành doanh nghiệp khu vực văn phòng, kho linh kiện vật tư, phòng QA  Giải pháp sàng lọc- xếp - hiệu nhất: Giải pháp doanh nghiệp hài lòng sàng lọc tài liệu cũ, không sử dụng phải giữ tập kết khu vực kho chung; Phân loại tài liệu cách mã hóa gáy file theo màu sắc khác nhau, loại tài liệu có màu gáy file khác Sàng lọc xếp lại công cụ dụng cụ, vật tư phịng bảo trì;  Giải pháp săn sóc - sẵn sàng hiệu nhất: Giải pháp doanh nghiệp hài lòng cán hưởng ứng tốt thiết lập biểu đánh giá chấm điểm để trì 5S, tuyên dương tổ làm tốt nhắc nhở tổ thực chưa tốt Ngoài ra, tổ chức phát động 5S lồng ghép chơi trị chơi liên quan đến 5S giúp nâng cao tinh thần thi đua, nâng cao nhận thức CBCNV  Khó khăn lớn nhất: Quá trình thực doanh nghiệp gặp khó khăn lớn công ty xây dựng, cải tạo nhà máy thời gian triển khai chương trình, thời gian triển khai kéo dài kế hoạch  Thông điệp với doanh nghiệp khác Thực 5S tảng để áp dụng công cụ suất chất lượng hệ thống quản lý khác 26 PHỤ LỤC 6.1 Phụ lục -Phiếu đăng ký tham gia chương trình 27 6.2 Phụ lục -Kết đánh giá 5S 28 ... động: - Đào tạo hướng dẫn bước triển khai chương trình 5S cho lãnh đạo ban 5S - Đào tạo 5S cho cán công nhân viên - Hướng dẫn chuẩn bị cho ngày phát động phong trào 5S - Doanh nghiệp đào tạo nội -. .. giá 28/9/2018 Ban 5S Tiến hành đánh giá 5S chỉnh sửa biểu đánh giá 1/1 0-1 /12/2018 Thư ký 5S Hướng dẫn tiêu chuẩn hóa 5S 28/9/2018 Ban 5S Đánh giá 5S 7/12/2018 Khu vực triển khai 5S Tổng kết kết... động: - Khảo sát tiềm thực 5S nhà máy - Thống mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể dự án - Thống kế hoạch triển khai - Hướng dẫn thành lập ban 5S - Lập danh sách học viên tham gia khóa đào tạo 5S Thời